Organizarea auditului intern si a controlului intern Nume si prenume: CARUNTU RAMONA-CRISTINA An stagiu: II Categoria profesionala: Expert Contabil 12.

Aprovizionarea presupune: a) Comenzile sa contina produse care indeplinesc specificatiile corespunzatoare; b) Sa se plateasca preturi corespunzatoare; c) Comanda sa contina cantitatile de produse si termene de aprovizionare corespunzatoare; d) Actualizarea informatiilor legate de furnizor astfel incit comanda sa contina date reale; e) Produsele comandate sa se obtina in timp util; f) Inregistrarea comenzilor aprobate complet si corect; g) Prevenirea lansarii comenzilor neaprobate. Identificati si enumerati riscurile posibile ce pot sa apara si definiti proceduri de control intern care pot diminua aparitia riscurilor respective. Rezolvare: RISCURI POSIBILE: Specificaiile s fie necorespunztoare; Informaii incomplete legate de pre; Informaie indisponibil sau incorect legat de nivelul stocului sau nivelul; Informaiile dintr-o comand sunt neclare; Comenzile nu sunt introduse n sistem n timp util; Informaie indisponibil sau incorect a produselor comandate i neprimite; Comenzile date pot fi pierdute; Proceduri inadecvate de prevenire a utilizrii neautorizate. PROCEDURI DE CONTROL INTERN: Revizuirea specificaiilor existente de ctre personalul tehnic; Monitorizarea problemelor de producie legate de specificaiile materialelor folosite; Specificaiile trebuie s cuprind date ale perioadei curente, comenzi rapide, stoc corespunztor, preul materialului; Comunicarea specificaiilor de producie departamentului de aprovizionare; Revizuirea corespunztoare i aprobarea contractelor i comenzilor; Obinerea de oferte competitive pentru fiecare aprovizionare periodic; Volumul produciei aprovizionat s fie determinat prin analiza indicatorului de utilizare a unor materiale similare; Revizuirea corespunztoare a comenzilor de aprovizionare; Monitorizarea variantelor de pre, amnunit; Meninerea unor date corecte n evidena stocurilor; Corelarea programrii produciei cu informaiile legate de stoc i cerinele legate de termenele de livrare din comenzi;

Revizuirea corespunzatoare a comenzilor de aprovizionare; Folosirea previziunii; Emiterea de copii ale comenzilor emise personalului corespunztor; Prenumerotarea comenzilor; Verificarea periodic a intrarilor n sistem; Investigarea intrrilor de date; Specificarea modului de transport i a datei de livrare n comanda de aprovizionare; Prenumerotarea comenzilor de aprovizionare; Corelarea informaiei produciei recepionate i informaiile legate de comenzi date; Urmrirea comenzilor neonorate de furnizor; Prenumerotarea i nregistrarea corect a comenzilor; Proceduri de aprobare a comenzilor; Desemnarea de personal autorizat care s aprobe comenzile; Meninerea unei securiti a comenzilor de aprovizionare.

13. Activitatea Departamentului Resurse umane presupune: a) Respectarea legislatiei si reglementarilor in vigoare precum si a politicilor companiei; b) Mentinerea de inregistrari care demonstreaza respectarea legilor si reglementarilor ; c) Asigurarea confidentialitatii din cadrul Departamentului Resurse umane; d) Asigurarea productivitatii muncii la un nivel acceptabil; e) Angajarea unui numar sufficient si adcvat calificat de personal; f) Asigurarea ca personalul este pregatit adecvat in scopul indeplinirii responsabilitatilor corespunzatoare; g) Asigurarea ca personalul primeste informatii cu privire la performantele lor si la dezvoltarea carierei. Identificati si enumerati riscurile posibile ce pot sa apara si definiti proceduri de control intern care pot diminua aparitia riscurilor respective. Rezolvare: Riscurile posibile ce pot s apar : - neconcordane ntre atribuii i competena profesional; - neconformitatea cu legile, regulamentele, regulile i politicile specifice; - nerespectarea confidenialitii informaiilor; - caracterul incomplet i inexact al operaiilor i documentaiilor; - modul profesional de abordare a informaiilor financiare; - nerespectarea atribuiilor din fisa postului; - suprasolicitarea personalului; - nerespectrarea normelor privind securitatea muncii. Proceduri de control intern care pot diminua apariia riscurilor: - Atribuiile entitii pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de salariai i acetia acioneaz concentrat; - Fiecare salariat are un rol bine definit n entitatea public, stabilit prin fia postului; - Sarcinile sunt ncredinate i rezultatele sunt comunicate numai n raportul manager salariat manager (ef subaltern ef);

- Managerul trebuie s susin salariatul n ndeplinirea sarcinilor sale; - Managementul entitii publice va comunica tuturor angajailor care sunt sarcinile entitii, rezultate din actul normativ de organizare i funcionare. Totodat, se va ngriji c aceste sarcini s se regseasc n Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice, la care s aib acces toi salariaii. Se vor ntocmi i se vor actualiza, ori de cte ori necesitile o vor cere, fiele postului pentru toi funcionarii publici i personalul contractual din entitatea public. Aceasta este o obligaie permanent a fiecrui nivel de management; - Managerul asigur ocuparea posturilor de ctre persoane competente, crora le ncredineaz sarcini potrivit competenelor i asigur condiii pentru dezvoltarea capacitii profesionale a salariatului; - Managerul i salariaii au acele cunotine, abiliti i experiena care fac posibil ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor; - Competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru permanent, stabil. Aciuni pentru asigurarea controlului intern: a) definirea cunotinelor i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc; b) conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit; c) identificarea planului de pregtire de baz a noului angajat, nc din timpul procesului de recrutare; d) revederea necesitilor de pregtire, n contextul evalurii anuale a angajailor i urmrirea evoluiei carierei; e) asigurarea faptului c necesitile de pregtire identificate sunt satisfcute; f) dezvoltarea capacitii interne de pregtire, complementar formelor de pregtire externe entitii publice; g) definirea politicii de pregtire / mobilitate; h) se verific dac se respect programul de lucru, norma de lucru: - Performanele angajailor se evalueaz cel puin o dat pe an i sunt discutate cu acetia de ctre realizatorul raportului; - Competena i performana trebuiesc susinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc.; - Se verific listele de pontaj, ntocmirea corect a statelor de plat i a celorlalte documente privind asigurrile sociale. 14. Receptia presupune: a) Asigurarea ca se primesc numai materiale comandate; b) Asigurarea ca se primesc numai materiale de calitatea specificata in ordinele de achizitii; c) Asigurarea ca toate materialele receptionate si transmise la alte departamente sunt correct inregistrate; d) Protejarea materialelor primate; e) Asigurarea ca informatiile privitoare la facturile de cumparare, stoc si dispozitiile de achizitie sunt consecvente; f) Returnarea prompte a materialelor necorespunzatoare; g) Documentarea completa si corecta a tuturor transferurilor catre deposit si de la deposit; h) Existenta cererilor de transfer in productie si onorarea acestora la timp; i) Conditii de munca sigure si depozitarea corespunzatoare a materialelor periculoase. Identificati si enumerati riscurile posibile ce pot sa apara si definiti proceduri de control intern care pot diminua aparitia riscurilor respective.

Rezolvare: Riscurile posibile ce pot sa apara sunt riscuri legate de natura operatiilor tratate. Conturile anuale reflecta operatiile tratate de catre intreprindere. Datele punctuale prezentate din contabilitate sunt purtatoare de riscuri particulare. Datele punctuale sunt complementare celor repetitive dar sunt puse in evidenta la intervale de timp mai mult sau mai putin regulate, ca de exemplu la inventare fizice, evaluare la sfarsitul exercitiului. Aceste sunt purtatoare de riscuri semnificative atunci cand descoperirea lor nu este facuta la timp si deci este necesar ca auditorul sa le cunoasca din timp pentru a-si organiza controalele din timp. RISCURI POSIBILE: Informatiile legate de ordinele de cumparare sunt indisponibile departamentului de receptie; Specificatiile cuprinse in ordinele de achizitie nu sunt clare; Riscul netestarii materialelor primite cu specificatii ce se regasesc in ordinele de achizitii; Risc de neintocmire a acestor documente; Risc de pierdere a acestor documente; Diferente intre evidenta receptionerului si a gestionarului; Risc de supraincarcare cu responsabilitati a unui singur angajat; Risc de sub/supra-evaluare a stocului; Protejare fizica inadecvata a bunurilor primite; Risc de inregistrare distorsionata a informatiilor; Verificare inadecvata sau neefectuata la timp a materialelor primite; Risc de neinregistrare sau inregistrare incorecta si/sau incompleta; Risc de pierdere a documentatiei de transfer; Inexistenta sau folosirea inadecvata a procedurilor de transfer in productie a materialelor; Risc de pierdere a acestor cereri de transfer; Existenta de materiale transferate fara acte; Nerespectarea unor astfel de conditii.

PROCEDURI DE CONTROL INTERN: Transmiterea ordinelor de achizitie departamentului de receptie pentru a se putea compara din punct de vedere cantitativ si valoric materialele primite cu cele comandate; Verificarea facturilor primite cu ordinele de achizitie; Inspectarea materialelor primite pentru a se constata ca indeplinesc cerintele de calitate dorite; Monitorizarea permanenta a eventualelor probleme de productie aparute ca urmare a prelucrarii unor materiale a caror calitate este sub standard; Existenta unor proceduri de testare a materialelor primite; Proceduri de implemenare a acestor documente la cele doua nivele; Prenumerotarea acestor documente; Reconciliere periodica a celor dou documente cu ordinele de achizitie si facturile primite; Numirea unor persoane autorizate pentru aceste nivele; Asigurarea protectei materialelor primite; Luarea la cunostiinta a conditiilor de stocare pentru fiecare categorie de materiale; Reconcilierea periodica (ex.: la fiecare aprovizionare) a facturii de cumparare cu ordinele de achizitie si stocul;

 Mentinerea si controlul periodic asupra procedurilor de testare a materialelor primite; Existenta documentatiilor de transfer; toate materialele ce se transfera sa fie insotite de o asemenea documentatie; verificarea la primire in depozit a documentatiei cu materialele primite; Prenumerotarea acestor documente; Investigarea numerelor lipsa; Numararea periodica a materialelor si compararea acestora cu necesarul normal ce ar trebui sa existe in depozit la un anumit moment dat; Transferul materialelor in productie doar pe baza unor cereri de tranfer aprobate; Prenumerotarea acestor documente; Verificare in cadrul departamentului de productie ca toate materialele receptionate sunt in conformitate cu cererile de transfer; Crearea si respectarea unor proceduri de protectie a muncii in conformitatea cu legislatia in vigoare; Existenta unor proceduri precise legate de pastrarea materialelor periculoase.