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09/05/13

Guia da Construo | Administrao contratual no (s) pleito - Executando um gerenciamento co


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Administrao contratual no (s) pleito
Executando um gerenciamento contratual eficiente, muitos pleitos podem ser evitados e terem suas situaes de origem identificadas e solucionadas sem desgastes excessivos
Por Decio Dalke Junior

A estruturao de uma equipe voltada especialmente para a elaborao de pleitos prtica comum entre as empresas da construo, especialmente as que prestam servio ao poder pblico. A necessidade de elaborao destes pleitos pela contratada normalmente nasce da constatao de que esta foi prejudicada, pois o cronograma executivo desviou-se muito do planejado originalmente (ou do ltimo replanejamento). Ou ento o custo orado estoura antes do final do projeto, obrigando a contratada a desviar a verba de contingncia (quando h) para cobrir o custo operacional do projeto - ou pior, diminuir o percentual de lucro estimado at mesmo a nveis de "empate" entre faturamento e despesas. inadmissvel identificar somente no momento da elaborao do pleito que existe uma lacuna de informaes em processos no monitorados e resultados no mensurados Empresas mais estruturadas j iniciam o projeto com equipe de Administrao Contratual (ADC), acompanhando o contrato para buscar "furos" e oportunidades de aumentar o faturamento. Em ambas as situaes, a administrao contratual normalmente tida como um departamento parte do processo rotineiro do contrato, acionado em eventos especficos e com propsitos diretos: ganho ou recuperao financeira ou, em ltimo caso, defesa de penalidades contratuais. O que acontece nas situaes onde a administrao contratual acionada? Sobrecarga aos demais setores, especialmente o planejamento, na elaborao de estudos, documentos, levantamento de informaes (mal) registradas e comunicaes com o cliente - alm de outros documentos que forem julgados pertinentes ao pleito especfico. Ou seja, o produto gerado pela rotina de cada setor no suficiente para comprovar a correta execuo do contrato ou para garantir direitos quando estes forem ameaados ou sonegados na relao contratual pelo contratante. Como citado no artigo do professor Alvaro Camargo em seu blog, disputas entre contratante e contratado s sero resolvidas de forma satisfatria se os fatos e evidncias tiverem sido (muito) bem documentados. (Camargo, Alvaro: A burrice nos processos de Administrao Contratual. http://alvarocamargo.wordpress.com/2009/12/03/burrice-contratual/. Acessado em 13 de fevereiro de 2013). Infelizmente, na maior parte dos casos, o produto gerado pelos setores responsveis pela execuo do projeto sequer suficiente para um correto monitoramento da execuo do contrato tornando a ADC uma atividade disparada por um gatilho de emergncia. Nova proposta para a ADC A nova (ou correta) proposta para a Administrao Contratual que ela faa parte dos processos de gerenciamento e monitoramento do contrato, nascendo no Gerenciamento da Integrao e sendo um novo e complementar foco nos processos de Planejamento e Controle. O gerenciamento de mudanas que seria a principal ferramenta da Administrao Contratual deve estar perfeitamente integrado a um correto Gerenciamento do Escopo e Gerenciamento do Tempo. Mas muito mais que isso, a funo primria da Administrao Contratual deve ser a garantia da correta execuo do Contrato, ou seja, uma ferramenta primordial ao gerente do projeto na garantia da execuo de todas as clusulas e normas pertinentes ao projeto. E entenda-se como garantia o monitoramento constante da execuo das obrigaes contratuais. Pois s cobra construcaomercado.com.br//administracao-contratual-nao-e-so-pleito-executando-um-gerenci

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09/05/13 Guia da Construo | Administrao contratual no (s) pleito - Executando um gerenciamento co garantia o monitoramento constante da execuo das obrigaes contratuais. Pois s cobra quem no deve. E s no deve quem j fez (ou achou algum que faa). A ADC comea no completo mapeamento das definies de escopo, direitos e obrigaes contratuais. Passa pela divulgao massiva destas informaes a todo o time do contrato e fundamenta-se no monitoramento desta execuo. Com a criao de checks e holdpoints possvel identificar situaes conflitantes, acompanhar o desenrolar das mesmas utilizando ferramentas e informaes prprias da execuo do projeto e, se houver realmente a necessidade da elaborao de pleito, que este seja o final do processo de controle e no o incio de novos processos. inadmissvel identificar somente no momento da elaborao do pleito que existe uma lacuna de informaes em processos no monitorados e resultados no mensurados. A Administrao Contratual deve ser guia j na elaborao da Estrutura Analtica do Projeto (EAP), pois deve antever necessidades adicionais de controle em pontos crticos do contrato (fornecimento de um equipamento pelo cliente, por exemplo). Assim, eventuais desvios podero ser facilmente controlados pelos processos rotineiros de gerenciamento, diminuindo a probabilidade de lacunas de informaes em momentos de conflito. A indefinio de quais dados devem ser coletados, ou falhas nos processos de aquisio, so danosas e podem acabar com a possibilidade de sucesso de um pleito, at mesmo com a possibilidade de elaborao do mesmo.
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Pleito como instrumento da ADC Este artigo no se prope a discutir tcnicas ou ferramentas de monitoramento do contrato ou estratgias na elaborao de pleitos. Mas trazer luz viso de que o pleito uma consequncia de um contrato muito bem executado, gerenciado e monitorado. Pleito um dos frutos da Administrao Contratual, no o principal objetivo. O pleito, apesar de muitas vezes ser justo e de direito, depende de aceitao do cliente. E esta aceitao normalmente conflitante aos interesses dos stakeholders (prazo e custo). Tomando como exemplo a nova postura de uma das maiores contratantes do Brasil, a Petrobras, esta ferramenta como forma de equalizao do equilbrio do contrato ficar de uso muito mais restrito. No mais "fato certo" a aprovao de pleito para recuperao da margem necessria aps assinatura do contrato ganho com preos inferiores aos mnimos necessrios. (Filgueiras, M. Luiza: Acabou a mamata na Petrobras. Exame On line. 26 de novembro de 2012. http://exame.abril.com.br/revista-exame/edicoes/1029/noticias/acabou-a-mamata. Acessado em 13 de fevereiro de 2013). Isto significa que o uso da reivindicao de prazo e custo, mais do que nunca, dever ser feito com grande embasamento, fruto de um processo de controle muito mais abrangente e eficaz do que o praticado pela maioria das empresas atualmente no mercado de construo e montagem. Como um pleito objeto de discusso entre cliente e contratado, parte-se do princpio de idoneidade e lisura na relao comercial. Mesmo assim, a correta interpretao e aceitao do pleito dependem de clusulas contratuais com definies claras em relao a desvios de prazo e custo. Infelizmente esta clareza contratual no presente na maior parte dos contratos. Pode-se ainda adotar critrios e orientao, como os indicados pela Society of Construction Law (SCL) em seu Delay and Disruption Protocol (Society of Construction Law. Delay and Disruption Protocol. Disponvel em http://www.eotprotocol.com/. Acesso em 13 de fevereiro de 2013). Este documento um excelente guia sobre a conduo do contrato, desde a aquisio de registros at os critrios de definio de pleito e sua anlise. Mesmo assim, o sucesso do pleito depender da aceitao do cliente. E nos piores casos da interveno de terceiros como rbitros ou at mesmo a justia. Executando um gerenciamento no s eficaz, mas eficiente, muitos pleitos podem ser evitados e terem suas situaes de origem identificadas quando ainda podem ser tratadas como eventos futuros, antes de impactarem no trip prazo x qualidade x custo e serem administradas sem maiores desgastes, no gerenciamento de mudanas. Decio Dalke Junior, formando em Engenharia de produo e consultor em Planejamento e Gerenciamento de Projetos (decio.dalke@complangerenciamento.com.br)

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