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Tecnologa de la Informacin
Gua de Trabajos Prcticos
Universidad de Buenos Aires Facultad de Ciencias Econmicas
CASO CPA
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Actividad 1 Seleccin de Software (Guillermo Tricoci Pablo Corral)......8 Actividad 2 Anlisis de Alternativas de Solucin (Guillermo Tricoci Pablo Corral)..................................................................................................8 Actividad 3 Implementacin de Software (Guillermo Tricoci Pablo Corral)............................................................................................................9 Actividad 4 DER Aplicacin para aprobacin crediticia (Pablo Gil).........10 Solucin Actividad 1 Seleccin de Software (Guillermo Tricoci Pablo Corral)..........................................................................................................12 Solucin Actividad 2 Anlisis de Alternativas de Solucin (Guillermo Tricoci Pablo Corral).................................................................................14 Solucin Actividad 3 Implementacin de Software (Guillermo Tricoci Pablo Corral)................................................................................................15 Solucin Actividad 4 DER Aplicacin para aprobacin crediticia............27
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Opcin 2: Desarrollo de un software in-house con interfase al paquete de gestin actual Funcionalidad: Centro de atencin de llamadas y reclamos Centro de atencin de reclamos por Internet Base de datos centralizada de cliente y pedidos Comercio electrnico Ventas mviles Integracin total con el sistema actual con interfases. Se crear una base de datos paralela integrada de clientes Facilidad de operacin remota y con varias sucursales Facilidad para operar a travs de Internet La seguridad es bsica. Flexibilidad: El sistema ser desarrollado ntegramente en forma local, pero requiere de importante programacin adicional cada vez que se quiera modificar algo. A su vez, es necesario construir interfases con el paquete de gestin actual. Dichas interfaces debern se modificadas cada vez que se realice mantenimiento en el paquete de gestin actual o se realicen migraciones de versin. Escalabilidad: Requiere de importante programacin para realizar mejoras y escalar el producto. La ventaja es que el conocimiento de desarrollo permanece en la compaa Hardware adicional requerido: Se requiere aumentar la capacidad de disco del servidor y las PC. No requiere de cambios de software ni de handheld nuevas. Integracin y facilidad de uso: El software ser altamente integrado y diseado exclusivamente de acuerdo a las necesidades de los usuarios. Ser muy intuitivo y fcil de manejar. Estimacin de proyecto: Tiempo de anlisis: 3 meses Tiempo de diseo: 4 meses Tiempo de construccin: 3 meses Tiempo de pruebas: 1 mes Tiempo de capacitacin: 15 das Tiempo de Migracin y puesta en marcha: 15 das Programadores requeridos: 2 a tiempo completo Usuarios participantes requeridos: 2 a tiempo completo Programadores internos requeridos: 2 a tiempo completo Gerente de proyectos: 1 a tiempo parcial Duracin total: 12 meses Costo: Licencias: $0 Hardware adicional: USD 5000. $ 15.500 Programadores: 2 $ 35 la hora. 160 hs mensuales x 7 meses. $ 134.400 Usuarios participantes: Sueldo mensual de usuario tiempo completo $4000 cada uno. $96.000 Programadores internos: Sueldo $ 5500 cada uno. $132.000 Gerente de proyectos: Gerente de Sistemas a tiempo parcial 40 hs mensuales. $30.000 Otros gastos asociados: $ 10.000 Costo total: $ 417.900
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$ 15.500,00 $ 134.400,00 $ -
Con el informe en la mano, Javier y Brent debern seleccionar la opcin a seguir, considerando que la inversin ser costeada en un 50% por la compaa inversora y el 50% restante por CPA. Modalidad de Trabajo: Cada equipo deber resolver el caso en conjunto y traer a la clase la resolucin propuesta. Durante la clase, los equipos expondrn sus propuestas y se organizar un debate entre todos para obtener una conclusin.
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2. Al comenzar la etapa de pruebas, uno de los usuarios claves identifica 5 nuevas funcionalidades que no estaban contempladas en el plan original. Agregar cada funcionalidad tiene las siguientes implicancias Tablero de comando Esta funcionalidad fue considerada deseable por el equipo de proyecto, aunque los usuario claves la consideran clave para el funcionamiento de la nueva estrategia de CRM de la compaa. Incluirla demandara o En el caso de la instalacin del componente CRM de paquete de gestin actual: 2 das de anlisis, 3 de diseo, 3 de desarrollo y 5 de pruebas o En el caso de desarrollo de un software in-house: 5 das de anlisis, 5 de diseo, 10 de desarrollo y 5 de pruebas. o En el caso de la adquisicin de un software CRM local: 2 das de anlisis, 5 de diseo, 7 de desarrollo y 5 de pruebas Actualizacin de la base de datos de clientes en el sistema actual, completando los datos requeridos por el nuevo sistema y que el anterior no registraba Al hacer las pruebas integrales, se detect que los datos de clientes del sistema actual no estaban actualizados. Se plantean dos alternativas: o Actualizar los datos antes de la migracin: 10 das de actualizacin y 5 das de nuevas pruebas. o No actualizar los datos y corregirlos una vez que el sistema est productivo con el riesgo grande de errores que esto implica. Actualizacin del historial del cliente para la migracin de datos histricos. Luego de las pruebas los usuarios claves se dieron cuenta que no haba datos histricos en el sistema, sobre devoluciones y sobre las compras de los clientes. Es por ello que solicitan actualizar estos datos antes de la salida en vivo. Esto implica desarrollar una nueva interfase para cargar datos histricos: o En el caso de la instalacin del componente CRM de paquete de gestin actual: 1 da de anlisis, 2 de diseo, 3 de desarrollo y 5 de pruebas o En el caso de desarrollo de un software in-house: 2 das de anlisis, 2 de diseo, 5 de desarrollo y 5 de pruebas. o En el caso de la adquisicin de un software CRM local: 1 das de anlisis, 2 de diseo, 4 de desarrollo y 5 de pruebas Re configuracin de la funcionalidad de clculo de descuentos. Al realizar las pruebas, se determin que era necesario re configurar el sistema de descuentos que haba en el paquete de gestin actual. El equipo de implementacin considera esto como una funcionalidad deseable pero no critica para la implementacin. Si se hiciera lugar al pedido, se necesitaran: 2 das de anlisis, 3 de diseo, 3 de desarrollo y 5 de pruebas.
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Actividad 4 DER Aplicacin para aprobacin crediticia (Pablo Gil) Habiendo transcurrido 6 meses luego de la exitosa implementacin de la aplicacin CRM, Brent plantea en una reunin de gerencia la necesidad de desarrollar una aplicacin que agilice y mejore el proceso de aprobacin crediticia en CPA S.A., debido a que el volumen de ventas y clientes se ha visto considerablemente incrementado, y los lmites de crdito y dems condiciones (ej: condicin de pago), an se aprueban manualmente, resguardando toda la documentacin en legajos fsicos. Brent aclara en la reunin que el sistema integrado no contempla esta opcin. Javier se muestra muy interesado en la propuesta de Brent, y le pide a Pedro que disponga los recursos necesarios para comenzar con el proyecto. Cuando Brent le presenta a Pedro el requerimiento formal de desarrollo, el mismo incluye las siguientes especificaciones: El nmero de cliente que se utilice debe ser el nmero de cliente del sistema integrado (Javier piensa de forma instantnea que deber tener un segundo archivo maestro de clientes en la aplicacin que se actualice desde la base de datos del sistema integrado). Los clientes a los cuales se los puede someter a anlisis crediticio son aquellos clientes nuevos que soliciten comprar a crdito o aquellos clientes que operan con pago anticipado y tambin lo solicitan. Para cada anlisis, algn integrante del rea Comercial debera iniciar un legajo electrnico, y de acuerdo al lmite de crdito solicitado se le asignar automticamente al legajo un cdigo que indique la ruta de aprobacin del mismo. Cada ruta de aprobacin se compone de dos niveles aprobadores que varan segn el lmite de crdito analizado. Deben contemplarse diferentes condiciones de pago (ej: 15 das fecha factura, 7 das fecha factura, etc), que sern otorgadas en conjunto con el lmite de crdito. Cada legajo debe permitir la posibilidad de resguardar diversos archivos relacionados (ej estados contables del cliente, anlisis VERAZ, etc). Una vez aprobado el legajo el mismo deber pasar a estado Cerrado (se deben considerar estados adicionales) y los datos se actualizarn en la aplicacin para el cliente correspondiente, teniendo que ser transmitidos luego al sistema integrado. Pgina 10 de 27
Se pide: Realizar el diseo del diagrama de entidad-relacin (DER) para la aplicacin de anlisis crediticio.
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Cada Item se clasifica cmo 1 Alto, 2 Medio, 3 Bajo La ponderacin indica el peso que tiene cada tem 0 - 1 N: Valor nominal del item P: Valor ponderado del item Matriz de Seleccin Item Funcionalidad (ver Matriz de Funcionalidad) Flexibilidad Escalabilidad Hardware Adicional Integracin Facilidad de Uso Tiempo Costo Total Ponderacin 0,25 0,05 0,03 0,02 0,10 0,10 0,15 0,30 1 N Opcin 1 P 0,51 0,15 0,09 0,02 0,3 0,2 0,3 0,3 1,87 Opcin 3 N P 1,95 1 1 3 3 3 1 3 0,49 0,05 0,03 0,06 0,3 0,3 0,15 0,9 2,28 Opcin 3 N P 1,90 2 3 2 3 3 3 1 0,48 0,1 0,09 0,04 0,3 0,3 0,45 0,3 2,06
2,05 3 3 1 3 2 2 1
Cada Item se clasifica cmo 1 Alto, 2 Medio, 3 Bajo La ponderacin indica el peso que tiene cada tem 0 - 1 N: Valor nominal del item P: Valor ponderado del item Luego de desarrollar la matriz de seleccin en dnde se detallaron los principales atributos a tener en cuenta para la seleccin de un proveedor, se ponderaron en funcin de su importancia, de 0 a 1 y se calificaron como alto (3), medio (2) y bajo (1). Se construy una matriz adicional de funcionalidad para poder trabajar todos los atributos de funcionalidad en forma ms cmoda. La ponderacin y la evaluacin de posesin se hizo en base a supuestos, ya que no surgen del enunciado. Basados en los resultados de la matriz, se deber seleccionar la Opcin B, con el mayor puntaje.
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Solucin Actividad 2 Anlisis de Alternativas de Solucin (Guillermo Tricoci Pablo Corral) 1) Mariano haba realizado un anlisis de situacin, pero de forma preliminar. Durante un mes evalu las principales variables para poder tener un rpido diagnstico y tener argumentos suficientes para poder encarar un trabajo serio de mejora de procesos. l est convencido que existen problemas en la forma en que CPA se relaciona con sus clientes, pero necesita un anlisis detallado para llegar a una conclusin sobre el diagnstico y sobre las acciones requeridas para solucionar el problema. Adems, es consciente que CRM es una filosofa de la empresa y no una mera herramienta de gestin de clientes. El Software de CRM es necesario, pero slo en el marco de un proyecto ms grande de reingeniera del negocio. 2) Brent necesita informacin adicional para cuantificar adecuadamente el rendimiento que va a producir la inversin en un activo intangible como lo es el software. Para ello requiere: a. Evaluar el costo total de la inversin (TCO). En este caso, falta evaluar algunos puntos importantes, como el mantenimiento, el costo de cambios de versin, capacitacin y material de entrenamiento, etc. b. Se desconocen las inversiones adicionales derivadas de la implementacin del software, ms all de los costos asociados a la inversin en el software en estudio. c. Determinar claramente los beneficios o ahorros a obtener de la inversin. El anlisis de los beneficios es muy complicado, ya que es difcil establecer en muchos casos cul es el beneficio econmico de las distintas funcionalidades y del proyecto en su totalidad. La intangibilidad de los beneficios del software hace muy difcil la cuantificacin y el anlisis econmico de las inversiones en sistemas de informacin. Los beneficios podran obtenerse de aumentos en las ventas, pero es necesario demostrar como aumentaran las ventas en funcin de las distintas funcionalidades del software. Tambin se pueden producir ahorros, por reduccin de personal encargado de tareas manuales que se automatizan. Este ltimo caso no aplicara para el caso de CPA. d. Evaluacin de los costos de oportunidad de otras inversiones que podran tambin tener efectos sobre las ventas y que podran ayudar a conseguir el 2 lugar del mercado nuevamente (cmo ser campaas de marketing y accin promocional y publicitaria).
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Alta rotacin de los miembros del equipo Indefinicin del alcance del proyecto
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Baja participacin de usuarios claves Cambios constantes de alcance Desconocimiento de la herramienta a implementar
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6. Otros componentes presentes en un plan de desarrollo de software. a. Plan de Proyecto Gantt Anlisis Diseo Construccin Pruebas Capacitacin Migracin Ocupacin Consultor A Consultor B Gerente Consultra Usuario A Usuario B Usuario C Gerente Total Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 40 40 40 40 40 40 40 160 160 40 40 160 160 160 160 160 40 40 160 160 160 80 80 0 0 80 80 80 160 160 160 160 160 160 160 920 920 600 600 920 920 920
b. Plan de Control de Cambios: Determina el procedimiento de administracin y aceptacin del los cambios que se proponen luego de que la etapa correspondiente fuera aprobada. c. Plan de Mantenimiento: Establece los procedimientos que se seguirn para mantener el sistema operativo una vez que el proyecto salga en vivo y cmo ir realizndole mejoras a lo largo del ciclo de vida d. Plan de Corte: Establece la secuencia de pasos, tiempos y personar responsables para desactivar el sistema viejo y activar el sistema nuevo.
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Baja participacin de usuarios claves Cambios constantes de alcance Malas pruebas de usuarios Desconocimiento de los lenguajes de programacin
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3 2
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Mes 12
160 1120 160 1120 80 560 160 1160 160 1120 160 1120 160 1120 1040 7320
b. Plan de Control de Cambios: Determina el procedimiento de administracin y aceptacin del los cambios que se proponen luego de que la etapa correspondiente fuera aprobada. c. Plan de Mantenimiento: Establece los procedimientos que se seguirn para mantener el sistema operativo una vez que el proyecto salga en vivo y cmo ir realizndole mejoras a lo largo del ciclo de vida d. Plan de Corte: Establece la secuencia de pasos, tiempos y personar responsables para desactivar el sistema viejo y activar el sistema nuevo. Opcin 3 1) 2) 3) 4) 5) Entregables de cada etapa: Idem Opcin 1 Informacin a incluir en cada documento: Idem Opcin 1 Actividades a realizar en cada fase: Idem Opcin 1 Hitos significativos de cada etapa: Idem Opcin 1 Riesgos existentes en cada etapa y sus mitigadores: Idem Opcin 1
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Plan de Control de Cambios: Idem Opcion 1 Plan de Mantenimiento: Idem Opcion 1 Plan de Corte Idem Opcion 1
Esta modificacin no agrega valor en esta etapa del proyecto y se desarrollar como una segunda fase. Desarrollar una interfase entre el sistema de devoluciones del software de produccin y el sistema integrado de control de devoluciones del nuevo sistema CRM.
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Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 40 0 0 0 0 0 0 120 0 0 0 0 0 0 40 40 40 40 40 40 40 160 160 40 40 160 160 160 160 160 40 40 160 160 160 80 80 0 0 80 80 80 40 0 0 0 0 0 0 40 0 0 0 0 0 0 80 0 0 0 0 0 0 160 160 160 160 160 160 160 920 920 600 600 920 1240 920
Total 1120 1120 40 120 280 880 880 400 40 40 80 1120 6120
El camino crtico de las mejoras est definido por la interfase de devoluciones que es de un mes. Se proceder a realizarlo en paralelo con la capacitacin y con las modificaciones a las migraciones de datos. Esto requerir el agregado de un consultor adicional, de utilizar al usuario C a tiempo completo y agregar un nuevo usuario a tiempo parcial. Con esta estrategia no ser necesario cambiar la fecha de salida en vivo. Los costos adicionales producidos por el agregado de las nuevas funcionalidades son de: Costos Consultor C Usuario C Usuario D Total Replanificacin Opcin 2 Horas 160 80 80 320 $/hs Total $ $ 70,00 $11.200 $ 25,00 $2.000 $ 25,00 $2.000 $15.200
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Ocupacin Programador E A Programador E B Gerente proyectos Gerente proyectos Usuario A Usuario A Usuario A Usuario A Usuario B Usuario C Programador I A Programador I A Programador I A Programador I B Programador I B Programador I B Total
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Mes 13 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 0 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 0 160 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 0 80 80 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 160 160 160 160 160 160 160 40 40 40 160 0 160 40 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 40 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 80 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 160 160 160 160 160 160 160 40 40 40 160 0 160 40 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 0 160 40 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 0 160 40 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1040 1040 1040 1040 1040 1040 1040 800 800 800 1040 560 1080
Total 1920 1920 960 80 1560 40 40 80 1560 40 1920 40 120 1920 40 120 12360
Dado que el tiempo entre las pruebas y salida en vivo en el proyecto original era de un mes y que el camino crtico de las nuevas funcionalidades a agregar es de un mes y medio, no queda ms remedio que postergar la salida en vivo. Esto genera un sobre costo importante, sobre todo de las horas parciales del gerente de proyectos. Se deber suspender la participacin de los programadores externos y se utilizar el trabajo de los programadores internos para desarrollar las nuevas aplicaciones, dado que son de menor costo. Esto requiere una negociacin con los dos programadores externos. Los costos adicionales producidos por el agregado de las nuevas funcionalidades son de: Costos Gerente de proyectos Usuario A Usuario C Programador I A Programador I B Total Replanificacin Opcin 3 Horas $/hs Total $ 80 187,5 $15.000 160 25 $4.000 40 25 $1.000 160 34 $5.500 160 34 $5.500 600 $31.000
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Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 160 160 160 160 160 160 160 160 160 160 56 0 0 0 0 80 72 0 0 0 40 40 40 40 40 160 160 40 160 160 160 160 40 160 160 80 80 0 80 80 80 0 0 0 0 40 0 0 0 40 0 0 0 40 40 160 160 160 160 160 920 920 600 1136 1152
Total 800 800 56 152 200 680 680 320 80 40 40 40 40 800 4728
En este caso, si bien la funcionalidad adicional tiene un camino crtico de un mes y es posible agregarla antes de la fecha de salida en vivo adicional, es necesaria una importante actividad de replanificacin de las tareas de capacitacin y migracin. Se reduce la migracin en 10 das, pero se agregan horas adicionales de un nuevo usuario (el C) ya que no es posible reducirla tanto tiempo. Por otro lado, se pone en paralelo con la capacitacin lo que requiere tambin del apoyo del usuario C. sern necesarios dos consultores adicionales para poder llevar adelante la nueva funcionalidad, ya que los dos consultores iniciales (A y B) ya estn con actividades para esas etapas que le consumen todo su capacidad mensual. Los costos adicionales producidos por el agregado de las nuevas funcionalidades son de: Costos Consultor C Consultor D Usuario C Total Horas $/hs Total $ 56 100 $5.600 152 100 $15.200 240 25 $6.000 448 $26.800
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