1 │ Curso Auxiliar de Escritório

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CURSO DE AUXILIAR DE ESCRITÓRIO

"A aprendizagem é um simples apêndice de nós mesmos; onde quer que estejamos, está também nossa aprendizagem.". William Shakespeare

É simples assim! Sucesso e boa sorte em sua nova jornada! Equipe PET CURSOS. . de modo a facilitar qualquer decisão que a empresa precise tomar a partir da análise dos fatos. seu foco vinculado ao da empresa. disponibilizamos algumas fontes de dados e informações existentes em documentos importantes para o bom andamento de uma empresa. competência significa a soma de conhecimentos. a improvisação. melhor. é que irão lhe conferir status e ascensão profissional. válido em todo território nacional e com prazo de validade determinado. vai perceber como se portar e que atributos deverão desenvolver frente a novos desafios. como fazer bem e faça. uma questão urgente de sobrevivência profissional. . que deverá fazê-lo com toda presteza e rapidez. devem antes circular pelas várias pessoas e departamentos ligados àqueles assuntos. assinado pelo cliente.CNPJ => Nº. O recado é: tenha foco. portanto. é sim. para conhecimento. evitando assim. as suas atitudes. habilidades e comportamentos para gerar resultados superiores nas mais diversas situações. de identificação da empresa na SRF. CLIENTE: VALOR: TOTAL GERAL: . Registrar e armazena-los são essenciais para as empresas garantirem os resultados de suas atuações. Quanto mais qualidades técnicas e habilidades interpessoais possuir em sua base. o profissional busca informações para lidar com o desconhecido. atua melhor sob pressão e consegue trabalhar em situações de escassez. como profissional. é o poder da empresa de resgatar e de recuperar dados e informações com rapidez e em tempo hábil para serem utilizados. . a sua capacidade de superar expectativas. a saber: . Hoje. Outra questão importante para a qualidade dos negócios. a moeda da vez chama-se competência.Inscrição Municipal => Nº. mesmo depois que você não fizer mais parte dela. de identificação da empresa no município onde atua. estabelece: finalidades e objetivos da empresa.2 │ Curso Auxiliar de Escritório MENSAGEM PET CURSOS Na cotação das empresas de primeira linha. sua localização e o grau de participação de cada sócio. Dessa forma. A recuperação de um dado ou de uma informação dentro da empresa fica a cargo do pessoal que realiza o serviço de apoio administrativo. com os respectivos direitos e deveres.Inscrição Estadual => Nº. é crucial lidar com dados e informações importantes para fundamentar tomada de decisões. . FORMULÁRIO DE PEDIDO DE COMPRA NOME: CPF/CGC: ENDEREÇO: BAIRRO: CIDADE/ESTADO: CEP/TELEFONE: Título Valor Unitário Quantidade Total FRETE: (__) SEDEX (__) REEMBOLSO POSTAL ASS. que registra os produtos que ele deseja comprar. para lançar seu passe no mercado. O que ele deve fazer é manter. Sendo assim. a capacidade de agregar valores e processos que ficarão na organização. de identificação da empresa no estado onde se localiza. Ser competente é mais do que gerar resultados e ter resposta pronta para qualquer problema. o tempo todo. naturalmente.Contrato Social => Acordo firmado entre os sócios. o seu jeito de se relacionar com os outros e o seu comportamento profissional.Pedido => Documento de uso interno da empresa. Os dados e as informações podem ser armazenados de forma mecânica ou informatizados e. a sua vontade de desenvolver. consegue obter dentro da organização. Descubra o que quer fazer. No dicionário das empresas modernas. Aula N° 01 DOCUMENTAÇÃO EMPRESARIAL Nas empresas. O que faz a diferença é quanta responsabilidade você. Descobrir o que você sabe fazer bem e como isso pode interessar ao mercado é. O seu interesse. Conhecer bem a sua área de atuação virou uma necessidade básica.

através do qual: o governo fiscaliza os negócios. podendo circular livremente com o produto adquirido.Nota Fiscal => Documento que contém a descrição do produto ou serviço vendido ao cliente.Carta de Correção de Nota Fiscal => Documento usado para corrigir erro de preenchimento na NF em poder do cliente.3 │ Curso Auxiliar de Escritório . apurando os valores das vendas para cobrança de tributos e os consumidores têm seus direitos protegidos. . o que impossibilita o cancelamento da mesma. .

Recibo => Geralmente é numerado. Aula N° 02 . destaca o valor recebido por uma pessoa ou empresa pela venda de algum produto ou prestação de serviço.4 │ Curso Auxiliar de Escritório .

não sendo paga. onde é descontado o ISS. num certo prazo.5 │ Curso Auxiliar de Escritório . ela passa a ser um título de crédito desde a sua emissão. determinada quantia em dinheiro. e o seu possuidor ou portador poderá. logo após o vencimento. . . Como é emitida pelo próprio devedor. propor ação executiva para recebê-la.Nota Promissória => É um título pelo qual alguém se compromete a pagar a outrem.Recibo de Pagamento de Autônomo – RPA => Documento para pagar prestadores de serviços que não possuem NF.

assinado pelo locador e pelo locatário.6 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 03 . com respectivas firmas reconhecidas em cartório. .Contrato de Locação => Oficializa uma transação imobiliária de aluguel.

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.8 │ Curso Auxiliar de Escritório . . Contribuição Social e Imposto de Renda.Recibo de Aluguel => Comprova o pagamento de aluguel. COFINS.Documento de Arrecadação Federal – DARF => Utilizado para o recolhimento dos impostos federais como: PIS. . impostos e outras despesas decorrentes e especificadas no contrato de locação. taxas.Ficha de Estoque => Documento de controle interno na empresa que possui a finalidade de registrar a movimentação de uma determinada mercadoria no estoque.

na sua constituição. . uma ou duas semanas. Somente terá validade nos seguintes casos: . o empregado não tem direito ao aviso prévio. Contrato de experiência => Constitui-se em uma das formas de contrato por prazo determinado admitido pela legislação trabalhista e não pode ser superior a 90 (noventa) dias. as partes não fixaram o termo final e prolonga-se no tempo. .Serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo. Não é aconselhável a celebração de contratos por períodos demasiadamente curtos. Ao seu término. . a outro por prazo determinado. Caso o empregado seja demitido sem justa causa. desde que não ultrapasse os 90 (noventa) dias. Prazo Indeterminado => É aquele que. É recomendável que os contratos sejam feitos com 30 (trinta) dias e prorrogados por mais 60 (sessenta) ou por dois períodos de 45 (quarenta e cinco) dias.Atividades empresariais de caráter transitório.Contrato de experiência. O contrato por prazo determinado não poderá ser estipulado por mais de 2 (dois) anos e se prorrogado mais de uma vez passará a vigorar por prazo indeterminado. 30 (trinta) dias. Todo contrato que suceder. salvo se a expiração deste dependeu da execução de serviços especializados ou da realização de certos acontecimentos. dentro de 6 (seis) meses.9 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 04 CONTRATOS DE TRABALHO Conceituação => O contrato individual de trabalho poderá ser acordado verbalmente ou por escrito e por prazo determinado ou indeterminado. A prorrogação do contrato é permitida por uma única vez. no mínimo. por exemplo. terá direito ao aviso prévio de. configura-se como contrato por prazo indeterminado. Prazo Determinado => É o contrato cuja vigência depende de termo pré-fixado ou da execução de serviços especificados.

sendo extensivo aos empregados rurais. por outros órgãos autorizados ou pelo Fiscal do Trabalho. bem como de suas continuações. .10 │ Curso Auxiliar de Escritório REGISTRO DE EMPREGADO Conceituação => Em todas as atividades é obrigatório o registro de empregado em livro. bem como. tornando-se desnecessária sua autenticação. utilizando-se de arquivo magnético ou ótico para o registro de seus empregados. A autenticação do primeiro livro ou grupo de fichas de empregado. será efetuada pela Delegacia Regional do Trabalho. Os empregados domésticos estão excluídos dessa obrigação. quando da fiscalização no estabelecimento do empregador. ficha ou sistema eletrônico. Sistema de Informatização => A empresa pode optar pela adoção do sistema informatizado. para armazenar informações dos empregados admitidos anteriormente à implantação do sistema.

entrada. caso isto não ocorra. pagamento de despesas. devem ser lançados no campo de Entrada e do dinheiro que sair da empresa durante o dia. . seja através de alguma venda à vista. . equipamentos e outros.Reavaliação -> Embora haja aumento do valor do ativo permanente e do patrimônio líquido. histórico da transação. Todo caixa precisa ser iniciado com um saldo inicial. recebimento de contas.Provisão para devedores duvidosos => Estimativa de prováveis perdas com clientes que não representa desembolso para a empresa. . concessão de vale a funcionários. O saldo final do Movimento de Caixa tem que ser correspondente ao dinheiro do Caixa da empresa. O campo Saldo é o resultado da diferença entre as Entradas e as Saídas de dinheiro durante a movimentação diária da empresa.Acréscimos ou diminuições de itens de investimentos pelo método de equivalência patrimonial. cujo valor é estipulado de acordo com a necessidade da empresa. pode ainda. É através do movimento do Caixa que a empresa pode organizar suas vendas. . Transações que não afetam o Caixa . código da transação. É composto por data do movimento. não representa desembolso ou encaixe. Todo dinheiro que a empresa receber durante o dia. saída e saldo total do movimento. seja através de algum pagamento de despesas ou empréstimos.Depreciação.. deverão ser lançados no campo de Saída. amortização e exaustão => São as meras reduções do ativo. recebimento de contas e.11 │ Curso Auxiliar de Escritório DADOS A SEREM PREENCHIDOS NA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL Aula N° 05 MOVIMENTO DE CAIXA O Movimento de Caixa ou Fluxo Diário de Caixa é uma das principais funções administrativas na empresa e tem como objetivo controlar todo o dinheiro que entra e que sai durante o expediente financeiro da empresa. compra de materiais. pode ter havido alguma transação feita de maneira incorreta ou algum desvio do dinheiro do Caixa. auxiliar o controle de estoques. empréstimos adquiridos e outros.

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48 sem entrada.90 sem entrada.50.13 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 06 CONTROLE DE CONTA CORRENTE O controle de Conta Corrente é utilizado para organizar e controlar as vendas a prazo que as empresas fazem durante o mês.00.50.00 3. o valor que a empresa tem para receber durante determinado período. O controle de Conta Corrente facilita a visualização das dívidas dos clientes e. Nele são lançados todos os débitos e créditos. as que foram pagas antecipadamente ou saudadas. 25/11 – Compra de um jogo de jantar em três vezes sem entrada com parcelas fixas de R$ 200. ou seja.50 SALDO 3. conseqüentemente. 18/08 – Compra de um aparelho DVD em três vezes iguais de R$ 135.137.90 sem entrada.00 CRÉDITO 827. Compra de um Edredom Casal em quatro vezes iguais de R$ 19. EXERCÍCIO: Você trabalha como auxiliar financeiro de uma loja de móveis e eletrodomésticos e precisa realizar o controle de Conta Corrente da cliente Escolástica Sanches durante o período de sete meses.896. lança-se o valor no crédito e diminui o saldo abatendo o valor pago. Resumindo: quanto mais o cliente compra. 24/09 – Compra de um Edredom Casal em quatro vezes iguais de R$ 19. O resultado final terá que ser saldo igual à zero. Atenção: O exercício acaba quando todos os lançamentos estiverem feitos e todas as parcelas estiverem pagas. Compra de uma Máquina Fotográfica com entrada de R$ 100.796. 04/08 – Compra de um televisor em cinco vezes iguais com entrada e prestações fixas de R$ 827.310. É necessário controlar as vendas a prazo. Preste atenção às datas e somente lance novas compras se ela estiver com os pagamentos das parcelas em dia.00 100.296.48 sem entrada. maior fica o seu saldo devedor da sua conta na empresa e quanto mais ele paga as prestações ou salda as compras.716.04 .50 406. menor fica seu saldo devedor. quando o cliente compra à prazo. Compra de um jogo de jantar em três vezes sem entrada com parcelas fixas de R$ 200. Compra de um aparelho DVD em três vezes iguais de R$ 135. quando o cliente paga a dívida ou alguma parcela de dívida.44 3.60 500. porque nem sempre o cliente termina de pagar uma dívida para realizar outra.00. lança-se o valor no débito e aumenta no valor do saldo. DATA 04/08 18/08 24/09 08/10 25/11 DESCRIÇÃO Compra de um televisor em cinco vezes iguais com entrada e prestações fixas de R$ 827.00 e mais cinco parcelas fixas de R$ 80.44 79. Através dele é possível verificar as parcelas atrasadas de cada cliente. DÉBITO 4.04 4. 08/10 – Compra de uma Máquina Fotográfica com entrada de R$ 100.00.00.00 e mais cinco parcelas fixas de R$ 80.00 600. assim como.04 4.

Modelo de currículo: ANTONIO CARLOS DE OLIVEIRA E SILVA Rua Nereu Ramos. Windows e Office. é a entrega de currículos nas empresas.Conhecimento em redação comercial. Informática – Nível II – Corel Draw e Photoshop.Conhecimento em rotina trabalhista.: 09/04/1982 QUALIFICAÇÕES PROFISSIONAIS . Informática .Nível I – Digitação.Profissional dinâmica com facilidade de relacionamento com o público.Conhecimento em matemática financeira.Conhecimento em rotinas administrativas.14 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 07 PROCESSO DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO CURRÍCULO A forma mais utilizada para quem está pretendendo entrar ou alcançar uma promoção no mercado de trabalho.Conhecimento e habilidade em telemarketing.Perfil de acordo com o mercado de trabalho. .Conhecimento em vendas. . EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL Empresa: Escritório Contábil Somatudo Duração: 2 anos Cargo: Auxiliar Administrativo ANTONIO CARLOS DE OLIVEIRA E SILVA . . .Preocupação com atendimento ao púbico e clientes. . . 177 – Centro – Chapecó/SC Estado Civil: Solteiro Fone: (49) 3321-0052 Nasc. Crediarista com serviços de cobrança. . . Telemarketing.Conhecimento em crédito e cobrança. FORMAÇÃO Segundo grau completo CURSOS EXTRACURRICULARES Auxiliar Administrativo com Secretariado. .

considerando que o cliente deu uma entrada de R$ 50.00. sendo que você obteve um desconto de 12. Após o fechamento do movimento de caixa foi detectada uma diferença. uma loja de departamentos deu um desconto de 5% sobre as seguintes mercadorias: uma TV R$ 1. transmite a idéia de que a conhece e se trata de um assunto importante. Se você fosse adquiri-las quanto gastaria? 5.00.00 e o restante dividiu em 3 vezes? (A compra em 03 prestações sem juros). .00.É um assunto do interesse dele. Numa venda promocional. cobrando uma produtividade maior e de repente aparece algum procurando emprego. Pedro eu sou o Antonio.40 e dois pares de meia por R$ 5. Pedro. sou um profissional da área administrativa. boa fluência verbal. Assim. o telefone está tocando. muito obrigado.Olá.Diálogo: . Devemos entender que o ser humano quando se sente ameaçado tente a se defender. um ventilador R$ 65. portanto: 125 dividido por 30 é igual a 05 currículos entregues por dia durante 30 dias. a fila está longa. Você está atendendo clientes no caixa.5% no preço do jogo de jantar e 5% na enceradeira 7. irá repetir a entrega de currículo de empresa em empresa. semana ou mês e conseguir trabalho é ganhar na loteria mesmo!!! 2 – Como fazer para passar pela secretária ou atendente? . O cliente reclama que não recebeu o troco e você tem certeza que já o efetuou. Quantos currículos você entrega por dia? Entregar 01 currículo por dia.00 e uma enceradeira de R$ 256. Um cliente comprou uma jaqueta por R$ 634. colocando-se a disposição da empresa caso ela esteja selecionando um profissional da área”. uma pessoa que se seu chefe conhecer pode ser o seu substituto na empresa. Que providências você tomaria para solucionar o problema? 3. Pedro queira fazer alguma pergunta ele irá fazer.O Sr. Qual foi o total de cada prestação. ao sair a cliente lhe devolve 02 peças. um cinto por R$ 22. Este exemplo nos demonstra que devemos entregar de maneira diferenciada. Quanto você gastou na compra de um jogo de jantar de R$ 625. mas quando não puder entregar diretamente para o dono ou responsável pela contratação. esteja selecionando um profissional desta área eu estou a sua disposição (neste momento tire o currículo do envelope e o entregue). tem seu valor. volte outro dia. afinal de contas o seu currículo é um documento importante.80 cada.Sobre o que seria? (secretária) . quantas empresas têm na sua cidade? Em quais delas você gostaria de trabalhar? Exemplo: Tem 300 empresas na cidade. uma geladeira R$ 897. Em 30 dias quero arrumar um trabalho. currículo organizado e bem elaborado. (candidato) Quando você não fala o que seria e pede para falar com a pessoa dizendo o nome dele. não deixe.00.Deve saber/descobrir. . Como você lidaria com esta situação? 4. eu sou o Antonio e gostaria de falar com o Sr.Bom dia/tarde. O que você faria? . caso o Sr. pois retrata a sua vida profissional. Você está atendendo uma cliente que entra no provador com 03 peças para provar.Quando está diante do Sr.00 e 15 CD’s a R$ 26.Deve colocar o currículo dentro de um envelope ofício branco para transmitir uma idéia de documento. mas caso não falar nada se retire do ambiente. PROVAS SITUACIONAIS: 1. Lembre-se: “Você é um profissional. 6. segue abaixo uma dica para a entrega do currículo: 1 – Quantos currículos devem entregar por dia? A conta é simples. os clientes estão nervosos e há falha nos sistema que gerencia o caixa. Pedro está. uma boa apresentação pessoal. .00. (candidato) . Sr. antes de chegar ao atendente e secretária. Caso o Sr. mas gostaria de trabalhar nas empresas do comercio que totalizam 125. enfim.15 │ Curso Auxiliar de Escritório ENTREGA DO CURRÍCULO Entregar currículo para secretária ou qualquer outra pessoa que não seja o responsável pela contratação é o mesmo que jogar na loteria. .Mas sobre o que seria? (secretária) . o nome do responsável. Ele está? (candidato) .00 cada.125. O que você faria? Entregaria ou não o currículo ao chefe? A maioria das pessoas imediatamente rasga e joga fora o currículo. a probabilidade de chegar à pessoa certa é mínima. Como proceder? 2. Pedro: . um rádio R$ 289. por exemplo: Você está trabalhando e o seu chefe de vez em quando pega no seu pé.Se retire do ambiente. Quanto uma pessoa reclama que está desempregada devemos fazer a seguinte pergunta a ela. por favor.

Exija qualidade de sua equipe de trabalho. quando as metas não são claras e objetivas e você não compreende porque está executando uma tarefa específica. Superar suas expectativas. Não aceite os pequenos erros. Normas de Ouro: Fixe metas de qualidade pessoal. Lembre-se. e assumem uma posição central na moderna Psicologia e este conceito é chamado por ela de “AFAGO” (qualquer espécie de atenção que as pessoas sejam capazes de demonstrar). erre a favor do cliente. Se errar. pois sem os clientes. Verifique o quanto às outras pessoas estão satisfeitas com seu trabalho/atendimento. Aprenda a terminar aquilo que começa. Experiência e Habilidades => Quando você é bom em alguma coisa. aumentando suas chances de ser bem sucedido e conseqüentemente. O desenvolvimento da qualidade pessoal do provedor de serviço irá elevar imediatamente sua qualidade. Young). nada é possível. não prometa o que sabe que não cumprirá. Fatores de Influência na Qualidade: Reconhecimento => O fator que mais influencia é a auto-estima. afetam o desenvolvimento do trabalho pautado em metas e qualidade. Verifique o quanto os outros estão satisfeitos com o seu esforço. Procure fazer certo da 1ª vez. Crie o hábito de verificar que está sendo feito. O nível de auto estima é determinado pelo reconhecimento/ recompensas que recebemos pelo desempenho. Seja ético. sempre que o princípio do bom atendimento não for praticado. harmonioso.16 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 08 A Qualidade no Atendimento: “Aquilo que você não pode medir. Seja comprometido. Reprimendas ou críticas. é ele quem paga o seu salário. sendo assim. tolerância. Qualidade Pessoal e Qualidade do Serviço A qualidade pessoal é a base de todas as outras qualidades e inicia uma reação em cadeia de melhoramentos como um processo de desenvolvimento. Atualize-se sempre. Se a mesma pergunta for feita 5 ou 6 vezes. também elevam ou abaixam a auto-estima. Esta palavra será pronunciada como forma de alerta. . Importante: Mantenha-se atento. confiança. Jamais se irrite quando um cliente interromper seu trabalho. informação completa. altos padrões éticos. Os esforços e o desempenho dos indivíduos determinam a percepção dos clientes. Responda com o mesmo entusiasmo da 1ª vez. pergunte. cordialidade e prioridades. e aquilo que é medido é feito” (J. segurança. Conhecendo as Metas => Seu nível de qualidade tende a cair. deve-se encontrar um equilíbrio que melhor se adapte ao seu ritmo de trabalho. recompensado. Quando estiver na frente do atendimento. bom humor. Procure sempre se superar. quando se está sob quantidade de pressão. O sucesso ou o fracasso influenciam sobremaneira o humor e o desejo de assumir novos projetos. na dúvida. Crie uma palavra chave para sua empresa de modo que só os funcionários a identifiquem. Evite erros por desatenção. Execute tarefas de forma eficaz. Ser criativo. Se mantenha atualizado a respeito dos resultados do trabalho do qual você faz parte. Encantar o cliente É o verdadeiro caminho para o sucesso e significa: Satisfazer suas necessidades. lembre-se de que são clientes diferentes. possuir equipamentos técnicos apropriados e atualizados e deve ser caracterizado por: respeito mútuo. Evite cometer erros. Ambiente Psicológico => Deve ser: funcional. normalmente você gosta de fazê-la. Conquistar sua preferência. Grandes idéias podem vir de fontes inesperadas. Tempo Disponível => Tempo demais ou falta de tempo. Motivação é fundamental ao cumprimento de metas. você representa a própria empresa. a favor do serviço a ser prestado. não pode ser aperfeiçoado.

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