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Apostila Auxiliar de Escritorio - Curso Gratis

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1 │ Curso Auxiliar de Escritório

Única franquia de cursos profissionalizantes do Brasil com selo de qualidade NBR ISO 9001: 2000. “Conquista nossa, vantagem sua”.

CURSO DE AUXILIAR DE ESCRITÓRIO

"A aprendizagem é um simples apêndice de nós mesmos; onde quer que estejamos, está também nossa aprendizagem.". William Shakespeare

Aula N° 01 DOCUMENTAÇÃO EMPRESARIAL Nas empresas. melhor. habilidades e comportamentos para gerar resultados superiores nas mais diversas situações. de modo a facilitar qualquer decisão que a empresa precise tomar a partir da análise dos fatos.CNPJ => Nº. para conhecimento. de identificação da empresa na SRF. disponibilizamos algumas fontes de dados e informações existentes em documentos importantes para o bom andamento de uma empresa. de identificação da empresa no município onde atua. mesmo depois que você não fizer mais parte dela. as suas atitudes. Os dados e as informações podem ser armazenados de forma mecânica ou informatizados e. naturalmente. atua melhor sob pressão e consegue trabalhar em situações de escassez. como fazer bem e faça. Hoje. Dessa forma. como profissional. é crucial lidar com dados e informações importantes para fundamentar tomada de decisões. válido em todo território nacional e com prazo de validade determinado. é sim. O seu interesse. devem antes circular pelas várias pessoas e departamentos ligados àqueles assuntos. é que irão lhe conferir status e ascensão profissional.2 │ Curso Auxiliar de Escritório MENSAGEM PET CURSOS Na cotação das empresas de primeira linha. competência significa a soma de conhecimentos. evitando assim. o tempo todo. O que ele deve fazer é manter. Ser competente é mais do que gerar resultados e ter resposta pronta para qualquer problema. . Outra questão importante para a qualidade dos negócios. a improvisação. vai perceber como se portar e que atributos deverão desenvolver frente a novos desafios. Conhecer bem a sua área de atuação virou uma necessidade básica. . seu foco vinculado ao da empresa. para lançar seu passe no mercado. o profissional busca informações para lidar com o desconhecido. a saber: .Pedido => Documento de uso interno da empresa. de identificação da empresa no estado onde se localiza. O que faz a diferença é quanta responsabilidade você. . A recuperação de um dado ou de uma informação dentro da empresa fica a cargo do pessoal que realiza o serviço de apoio administrativo. FORMULÁRIO DE PEDIDO DE COMPRA NOME: CPF/CGC: ENDEREÇO: BAIRRO: CIDADE/ESTADO: CEP/TELEFONE: Título Valor Unitário Quantidade Total FRETE: (__) SEDEX (__) REEMBOLSO POSTAL ASS. uma questão urgente de sobrevivência profissional. com os respectivos direitos e deveres. Descobrir o que você sabe fazer bem e como isso pode interessar ao mercado é. Sendo assim. a moeda da vez chama-se competência. Descubra o que quer fazer. sua localização e o grau de participação de cada sócio. é o poder da empresa de resgatar e de recuperar dados e informações com rapidez e em tempo hábil para serem utilizados. estabelece: finalidades e objetivos da empresa. Registrar e armazena-los são essenciais para as empresas garantirem os resultados de suas atuações. consegue obter dentro da organização. a sua capacidade de superar expectativas. No dicionário das empresas modernas. assinado pelo cliente. É simples assim! Sucesso e boa sorte em sua nova jornada! Equipe PET CURSOS.Inscrição Estadual => Nº. portanto. CLIENTE: VALOR: TOTAL GERAL: .Inscrição Municipal => Nº. que deverá fazê-lo com toda presteza e rapidez. a sua vontade de desenvolver. que registra os produtos que ele deseja comprar. o seu jeito de se relacionar com os outros e o seu comportamento profissional. a capacidade de agregar valores e processos que ficarão na organização.Contrato Social => Acordo firmado entre os sócios. . O recado é: tenha foco. Quanto mais qualidades técnicas e habilidades interpessoais possuir em sua base.

através do qual: o governo fiscaliza os negócios. .3 │ Curso Auxiliar de Escritório . o que impossibilita o cancelamento da mesma.Nota Fiscal => Documento que contém a descrição do produto ou serviço vendido ao cliente. apurando os valores das vendas para cobrança de tributos e os consumidores têm seus direitos protegidos. .Carta de Correção de Nota Fiscal => Documento usado para corrigir erro de preenchimento na NF em poder do cliente. podendo circular livremente com o produto adquirido.

destaca o valor recebido por uma pessoa ou empresa pela venda de algum produto ou prestação de serviço.Recibo => Geralmente é numerado.4 │ Curso Auxiliar de Escritório . Aula N° 02 .

ela passa a ser um título de crédito desde a sua emissão. num certo prazo. propor ação executiva para recebê-la. logo após o vencimento. determinada quantia em dinheiro.5 │ Curso Auxiliar de Escritório . não sendo paga. e o seu possuidor ou portador poderá. .Recibo de Pagamento de Autônomo – RPA => Documento para pagar prestadores de serviços que não possuem NF. .Nota Promissória => É um título pelo qual alguém se compromete a pagar a outrem. Como é emitida pelo próprio devedor. onde é descontado o ISS.

com respectivas firmas reconhecidas em cartório.Contrato de Locação => Oficializa uma transação imobiliária de aluguel. assinado pelo locador e pelo locatário.6 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 03 . .

7 │ Curso Auxiliar de Escritório .

8 │ Curso Auxiliar de Escritório . impostos e outras despesas decorrentes e especificadas no contrato de locação.Ficha de Estoque => Documento de controle interno na empresa que possui a finalidade de registrar a movimentação de uma determinada mercadoria no estoque. COFINS.Recibo de Aluguel => Comprova o pagamento de aluguel. . . taxas. . Contribuição Social e Imposto de Renda.Documento de Arrecadação Federal – DARF => Utilizado para o recolhimento dos impostos federais como: PIS.

Contrato de experiência => Constitui-se em uma das formas de contrato por prazo determinado admitido pela legislação trabalhista e não pode ser superior a 90 (noventa) dias. .9 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 04 CONTRATOS DE TRABALHO Conceituação => O contrato individual de trabalho poderá ser acordado verbalmente ou por escrito e por prazo determinado ou indeterminado. Não é aconselhável a celebração de contratos por períodos demasiadamente curtos. a outro por prazo determinado. Somente terá validade nos seguintes casos: . Prazo Determinado => É o contrato cuja vigência depende de termo pré-fixado ou da execução de serviços especificados.Serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo. na sua constituição. dentro de 6 (seis) meses. no mínimo. É recomendável que os contratos sejam feitos com 30 (trinta) dias e prorrogados por mais 60 (sessenta) ou por dois períodos de 45 (quarenta e cinco) dias. O contrato por prazo determinado não poderá ser estipulado por mais de 2 (dois) anos e se prorrogado mais de uma vez passará a vigorar por prazo indeterminado. . uma ou duas semanas. . Ao seu término. as partes não fixaram o termo final e prolonga-se no tempo.Contrato de experiência. por exemplo.Atividades empresariais de caráter transitório. salvo se a expiração deste dependeu da execução de serviços especializados ou da realização de certos acontecimentos. 30 (trinta) dias. desde que não ultrapasse os 90 (noventa) dias. Prazo Indeterminado => É aquele que. o empregado não tem direito ao aviso prévio. A prorrogação do contrato é permitida por uma única vez. configura-se como contrato por prazo indeterminado. terá direito ao aviso prévio de. Todo contrato que suceder. Caso o empregado seja demitido sem justa causa.

bem como de suas continuações. ficha ou sistema eletrônico. A autenticação do primeiro livro ou grupo de fichas de empregado. bem como. quando da fiscalização no estabelecimento do empregador.10 │ Curso Auxiliar de Escritório REGISTRO DE EMPREGADO Conceituação => Em todas as atividades é obrigatório o registro de empregado em livro. será efetuada pela Delegacia Regional do Trabalho. Os empregados domésticos estão excluídos dessa obrigação. utilizando-se de arquivo magnético ou ótico para o registro de seus empregados. tornando-se desnecessária sua autenticação. Sistema de Informatização => A empresa pode optar pela adoção do sistema informatizado. por outros órgãos autorizados ou pelo Fiscal do Trabalho. sendo extensivo aos empregados rurais. . para armazenar informações dos empregados admitidos anteriormente à implantação do sistema.

empréstimos adquiridos e outros. Transações que não afetam o Caixa . não representa desembolso ou encaixe. código da transação. entrada. equipamentos e outros. seja através de algum pagamento de despesas ou empréstimos. pode ter havido alguma transação feita de maneira incorreta ou algum desvio do dinheiro do Caixa. amortização e exaustão => São as meras reduções do ativo.Depreciação. pode ainda. compra de materiais. pagamento de despesas. .. cujo valor é estipulado de acordo com a necessidade da empresa. concessão de vale a funcionários. Todo dinheiro que a empresa receber durante o dia. recebimento de contas e.Reavaliação -> Embora haja aumento do valor do ativo permanente e do patrimônio líquido. devem ser lançados no campo de Entrada e do dinheiro que sair da empresa durante o dia. O campo Saldo é o resultado da diferença entre as Entradas e as Saídas de dinheiro durante a movimentação diária da empresa. É através do movimento do Caixa que a empresa pode organizar suas vendas. histórico da transação. . . recebimento de contas.11 │ Curso Auxiliar de Escritório DADOS A SEREM PREENCHIDOS NA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL Aula N° 05 MOVIMENTO DE CAIXA O Movimento de Caixa ou Fluxo Diário de Caixa é uma das principais funções administrativas na empresa e tem como objetivo controlar todo o dinheiro que entra e que sai durante o expediente financeiro da empresa.Acréscimos ou diminuições de itens de investimentos pelo método de equivalência patrimonial. Todo caixa precisa ser iniciado com um saldo inicial. . O saldo final do Movimento de Caixa tem que ser correspondente ao dinheiro do Caixa da empresa. saída e saldo total do movimento. auxiliar o controle de estoques. seja através de alguma venda à vista. caso isto não ocorra. É composto por data do movimento.Provisão para devedores duvidosos => Estimativa de prováveis perdas com clientes que não representa desembolso para a empresa. deverão ser lançados no campo de Saída.

12 │ Curso Auxiliar de Escritório .

lança-se o valor no crédito e diminui o saldo abatendo o valor pago.00. as que foram pagas antecipadamente ou saudadas.896.60 500. conseqüentemente. 04/08 – Compra de um televisor em cinco vezes iguais com entrada e prestações fixas de R$ 827.48 sem entrada. 18/08 – Compra de um aparelho DVD em três vezes iguais de R$ 135. Compra de um jogo de jantar em três vezes sem entrada com parcelas fixas de R$ 200.00 e mais cinco parcelas fixas de R$ 80. 24/09 – Compra de um Edredom Casal em quatro vezes iguais de R$ 19. Compra de uma Máquina Fotográfica com entrada de R$ 100.90 sem entrada.00 100.50. Compra de um Edredom Casal em quatro vezes iguais de R$ 19. o valor que a empresa tem para receber durante determinado período.00. Compra de um aparelho DVD em três vezes iguais de R$ 135. ou seja. O controle de Conta Corrente facilita a visualização das dívidas dos clientes e. assim como.716. Preste atenção às datas e somente lance novas compras se ela estiver com os pagamentos das parcelas em dia.296. maior fica o seu saldo devedor da sua conta na empresa e quanto mais ele paga as prestações ou salda as compras. Nele são lançados todos os débitos e créditos.13 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 06 CONTROLE DE CONTA CORRENTE O controle de Conta Corrente é utilizado para organizar e controlar as vendas a prazo que as empresas fazem durante o mês.00 3.137.00. Atenção: O exercício acaba quando todos os lançamentos estiverem feitos e todas as parcelas estiverem pagas.44 3.50 SALDO 3. quando o cliente compra à prazo.44 79.50. O resultado final terá que ser saldo igual à zero. DATA 04/08 18/08 24/09 08/10 25/11 DESCRIÇÃO Compra de um televisor em cinco vezes iguais com entrada e prestações fixas de R$ 827. Através dele é possível verificar as parcelas atrasadas de cada cliente. EXERCÍCIO: Você trabalha como auxiliar financeiro de uma loja de móveis e eletrodomésticos e precisa realizar o controle de Conta Corrente da cliente Escolástica Sanches durante o período de sete meses. Resumindo: quanto mais o cliente compra.04 4.50 406. 08/10 – Compra de uma Máquina Fotográfica com entrada de R$ 100. É necessário controlar as vendas a prazo.00 CRÉDITO 827.00 e mais cinco parcelas fixas de R$ 80.04 . menor fica seu saldo devedor.00 600. lança-se o valor no débito e aumenta no valor do saldo.04 4. quando o cliente paga a dívida ou alguma parcela de dívida. DÉBITO 4.90 sem entrada. 25/11 – Compra de um jogo de jantar em três vezes sem entrada com parcelas fixas de R$ 200.310.796.00.48 sem entrada. porque nem sempre o cliente termina de pagar uma dívida para realizar outra.

: 09/04/1982 QUALIFICAÇÕES PROFISSIONAIS . . 177 – Centro – Chapecó/SC Estado Civil: Solteiro Fone: (49) 3321-0052 Nasc. Crediarista com serviços de cobrança. é a entrega de currículos nas empresas.14 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 07 PROCESSO DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO CURRÍCULO A forma mais utilizada para quem está pretendendo entrar ou alcançar uma promoção no mercado de trabalho.Nível I – Digitação. FORMAÇÃO Segundo grau completo CURSOS EXTRACURRICULARES Auxiliar Administrativo com Secretariado. .Conhecimento em rotina trabalhista.Perfil de acordo com o mercado de trabalho. .Conhecimento e habilidade em telemarketing.Profissional dinâmica com facilidade de relacionamento com o público. . . Modelo de currículo: ANTONIO CARLOS DE OLIVEIRA E SILVA Rua Nereu Ramos.Conhecimento em rotinas administrativas. Informática . .Conhecimento em crédito e cobrança. . . Windows e Office. EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL Empresa: Escritório Contábil Somatudo Duração: 2 anos Cargo: Auxiliar Administrativo ANTONIO CARLOS DE OLIVEIRA E SILVA .Conhecimento em redação comercial. .Conhecimento em vendas. Telemarketing.Conhecimento em matemática financeira. Informática – Nível II – Corel Draw e Photoshop.Preocupação com atendimento ao púbico e clientes.

mas gostaria de trabalhar nas empresas do comercio que totalizam 125. .00. pois retrata a sua vida profissional. . esteja selecionando um profissional desta área eu estou a sua disposição (neste momento tire o currículo do envelope e o entregue). (candidato) .00.80 cada. uma boa apresentação pessoal. semana ou mês e conseguir trabalho é ganhar na loteria mesmo!!! 2 – Como fazer para passar pela secretária ou atendente? .Diálogo: .5% no preço do jogo de jantar e 5% na enceradeira 7. Sr. o nome do responsável.O Sr. O que você faria? Entregaria ou não o currículo ao chefe? A maioria das pessoas imediatamente rasga e joga fora o currículo.15 │ Curso Auxiliar de Escritório ENTREGA DO CURRÍCULO Entregar currículo para secretária ou qualquer outra pessoa que não seja o responsável pela contratação é o mesmo que jogar na loteria. O cliente reclama que não recebeu o troco e você tem certeza que já o efetuou. Pedro está. mas quando não puder entregar diretamente para o dono ou responsável pela contratação. Lembre-se: “Você é um profissional. Se você fosse adquiri-las quanto gastaria? 5. PROVAS SITUACIONAIS: 1.40 e dois pares de meia por R$ 5. Após o fechamento do movimento de caixa foi detectada uma diferença. Numa venda promocional. Pedro eu sou o Antonio. Como proceder? 2. Em 30 dias quero arrumar um trabalho. Você está atendendo uma cliente que entra no provador com 03 peças para provar. uma geladeira R$ 897.Bom dia/tarde. por favor. 6.125. a probabilidade de chegar à pessoa certa é mínima.É um assunto do interesse dele. colocando-se a disposição da empresa caso ela esteja selecionando um profissional da área”. a fila está longa. um ventilador R$ 65. o telefone está tocando. uma loja de departamentos deu um desconto de 5% sobre as seguintes mercadorias: uma TV R$ 1. mas caso não falar nada se retire do ambiente. Pedro. portanto: 125 dividido por 30 é igual a 05 currículos entregues por dia durante 30 dias.Olá. segue abaixo uma dica para a entrega do currículo: 1 – Quantos currículos devem entregar por dia? A conta é simples. um rádio R$ 289. ao sair a cliente lhe devolve 02 peças.00. (candidato) Quando você não fala o que seria e pede para falar com a pessoa dizendo o nome dele. não deixe. currículo organizado e bem elaborado. transmite a idéia de que a conhece e se trata de um assunto importante.00 cada. os clientes estão nervosos e há falha nos sistema que gerencia o caixa. antes de chegar ao atendente e secretária.Sobre o que seria? (secretária) . Quanto você gastou na compra de um jogo de jantar de R$ 625. irá repetir a entrega de currículo de empresa em empresa. sou um profissional da área administrativa.Mas sobre o que seria? (secretária) . quantas empresas têm na sua cidade? Em quais delas você gostaria de trabalhar? Exemplo: Tem 300 empresas na cidade. um cinto por R$ 22. Como você lidaria com esta situação? 4.Deve colocar o currículo dentro de um envelope ofício branco para transmitir uma idéia de documento. Caso o Sr. cobrando uma produtividade maior e de repente aparece algum procurando emprego.Deve saber/descobrir.00 e 15 CD’s a R$ 26. Que providências você tomaria para solucionar o problema? 3. eu sou o Antonio e gostaria de falar com o Sr. por exemplo: Você está trabalhando e o seu chefe de vez em quando pega no seu pé. Devemos entender que o ser humano quando se sente ameaçado tente a se defender. Quanto uma pessoa reclama que está desempregada devemos fazer a seguinte pergunta a ela.00. Quantos currículos você entrega por dia? Entregar 01 currículo por dia. volte outro dia. Assim. boa fluência verbal. uma pessoa que se seu chefe conhecer pode ser o seu substituto na empresa. O que você faria? . sendo que você obteve um desconto de 12. Um cliente comprou uma jaqueta por R$ 634. afinal de contas o seu currículo é um documento importante. Pedro queira fazer alguma pergunta ele irá fazer.Se retire do ambiente. Qual foi o total de cada prestação. .00 e uma enceradeira de R$ 256.00. tem seu valor. Este exemplo nos demonstra que devemos entregar de maneira diferenciada. enfim. Você está atendendo clientes no caixa. caso o Sr.00 e o restante dividiu em 3 vezes? (A compra em 03 prestações sem juros). Ele está? (candidato) .Quando está diante do Sr. considerando que o cliente deu uma entrada de R$ 50. Pedro: . . muito obrigado.

Ser criativo. lembre-se de que são clientes diferentes. possuir equipamentos técnicos apropriados e atualizados e deve ser caracterizado por: respeito mútuo. Young). Seja comprometido. Reprimendas ou críticas. confiança. Lembre-se. bom humor. Evite cometer erros. Fatores de Influência na Qualidade: Reconhecimento => O fator que mais influencia é a auto-estima. Seja ético. Crie o hábito de verificar que está sendo feito. Crie uma palavra chave para sua empresa de modo que só os funcionários a identifiquem. na dúvida. Jamais se irrite quando um cliente interromper seu trabalho. Se a mesma pergunta for feita 5 ou 6 vezes. não pode ser aperfeiçoado. Importante: Mantenha-se atento. pois sem os clientes. O desenvolvimento da qualidade pessoal do provedor de serviço irá elevar imediatamente sua qualidade. Qualidade Pessoal e Qualidade do Serviço A qualidade pessoal é a base de todas as outras qualidades e inicia uma reação em cadeia de melhoramentos como um processo de desenvolvimento. Se errar. Os esforços e o desempenho dos indivíduos determinam a percepção dos clientes. a favor do serviço a ser prestado. segurança. Experiência e Habilidades => Quando você é bom em alguma coisa. quando as metas não são claras e objetivas e você não compreende porque está executando uma tarefa específica. Responda com o mesmo entusiasmo da 1ª vez. normalmente você gosta de fazê-la. Procure fazer certo da 1ª vez. Atualize-se sempre. aumentando suas chances de ser bem sucedido e conseqüentemente. cordialidade e prioridades. tolerância. Quando estiver na frente do atendimento. informação completa. deve-se encontrar um equilíbrio que melhor se adapte ao seu ritmo de trabalho. . Motivação é fundamental ao cumprimento de metas. Verifique o quanto às outras pessoas estão satisfeitas com seu trabalho/atendimento. Normas de Ouro: Fixe metas de qualidade pessoal. erre a favor do cliente. O sucesso ou o fracasso influenciam sobremaneira o humor e o desejo de assumir novos projetos. Exija qualidade de sua equipe de trabalho. recompensado. Superar suas expectativas. O nível de auto estima é determinado pelo reconhecimento/ recompensas que recebemos pelo desempenho. sendo assim. Se mantenha atualizado a respeito dos resultados do trabalho do qual você faz parte.16 │ Curso Auxiliar de Escritório Aula N° 08 A Qualidade no Atendimento: “Aquilo que você não pode medir. também elevam ou abaixam a auto-estima. quando se está sob quantidade de pressão. Evite erros por desatenção. é ele quem paga o seu salário. não prometa o que sabe que não cumprirá. harmonioso. Encantar o cliente É o verdadeiro caminho para o sucesso e significa: Satisfazer suas necessidades. afetam o desenvolvimento do trabalho pautado em metas e qualidade. sempre que o princípio do bom atendimento não for praticado. você representa a própria empresa. e assumem uma posição central na moderna Psicologia e este conceito é chamado por ela de “AFAGO” (qualquer espécie de atenção que as pessoas sejam capazes de demonstrar). Grandes idéias podem vir de fontes inesperadas. altos padrões éticos. Execute tarefas de forma eficaz. Tempo Disponível => Tempo demais ou falta de tempo. pergunte. Procure sempre se superar. Não aceite os pequenos erros. Esta palavra será pronunciada como forma de alerta. Ambiente Psicológico => Deve ser: funcional. Aprenda a terminar aquilo que começa. e aquilo que é medido é feito” (J. Conhecendo as Metas => Seu nível de qualidade tende a cair. Conquistar sua preferência. Verifique o quanto os outros estão satisfeitos com o seu esforço. nada é possível.

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