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UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS


SECRETARIADO
VANESSA S. CAVALCANTE

RELATÓRIO DA VISITA AO ARQUIVO PÚBLICO DA CHESF

Recife
2009
VANESSA S. CAVALCANTE

RELATÓRIO DA VISITA AO ARQUIVO PÚBLICO DA CHESF

Relatório apresentado à disciplina de


Arquivística, para obtenção de nota, sob
orientação da Profª Simone Rosa.

Recife
2009

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RESUMO

Descreve a visita feita ao arquivo público da Companhia Hidro Elétrica do São Francisco
(Chesf), realizada no dia 24 de março de 2009. Analisa e comenta sobre as atividades
desenvolvidas no arquivo da Instituição. Aponta falhas e sugere soluções.

Palavras-chave: Arquivo – Diagnóstico; Companhia Hidro Elétrica do São Francisco (Chesf)


– Arquivo público; Arquivo – Análise.

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO.......................................................................................................................05
1 HISTÓRICO........................................................................................................................06
2 DESENVOLVIMENTO DA VISITAÇÃO AO ARQUIVO PÚBLICO DA CHESF...07
2.1 Administração..................................................................................................................07
2.2 Acervo..............................................................................................................................08
2.3 Segurança.........................................................................................................................08
2.4 Conservação.....................................................................................................................08
3 PONTOS NEGATIVOS......................................................................................................09
CONCLUSÃO.........................................................................................................................09

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INTRODUÇÃO

No dia 24 de março de 2009, foi realizada visita ao arquivo público da Companhia


Hidro Elétrica do São Francisco (Chesf), sob a orientação dos funcionários Salim e do
arquivista Paulo Neri. Durante a visita, foram observadas as instalações e os procedimentos de
preparo dos documentos produzidos pela Instituição, bem como do seu armazenamento e
arquivamento.
O objetivo deste relatório é fazer um breve comentário da visitação, relatar como foi
de grande valia o aprendizado, citando os pontos positivos e negativos.

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1 HISTÓRICO

A Companhia Hidro Elétrica do São Francisco (Chesf)1, pelo Decreto-Lei nº. 8.031, de
03 de outubro de 1945, e fundada em 15 de março de 1948, com a missão de produzir,
transmitir e comercializar energia elétrica para a Região Nordeste do Brasil. Além de atender
tradicionalmente aos estados da Bahia, de Sergipe, de Alagoas, de Pernambuco, da Paraíba,
do Rio Grande do Norte, do Ceará e do Piauí, com a abertura permitida pelo novo modelo do
Setor Elétrico Brasileiro, a Chesf tem contratos de venda de energia em todos os submercados
do sistema interligado nacional. O despacho das usinas da Chesf é realizado pelo Operador
Nacional do Sistema – ONS, que faz a otimização dos recursos energéticos disponíveis,
intercambiando energia entre as diversas regiões do País.

O Sistema de Geração da Chesf, atualmente, é composto de 14 usinas hidrelétricas e 1


termelétrica, possuindo nove escritórios regionais: Teresina (PI), Fortaleza (CE), Recife (PE),
Xingó (AL), Paulo Afonso (BA), Sobradinho (BA), Brasília (DF) e São Paulo.

Presente na Região e sintonizada com as diretrizes sociais e econômicas do


Governo, a Chesf atua como um vetor de desenvolvimento sócio-econômico e cultural do
Nordeste, buscando o aumento da participação da Região no desempenho da economia
nacional e a conseqüente redução das diferenças regionais.

Consciente da sua responsabilidade social, a Chesf busca o fortalecimento da


cidadania, através de ações nas áreas de pesquisa científica e tecnológica, educação,
saúde e meio ambiente, bem como a promoção do desenvolvimento sustentável do
Nordeste.

1
Fonte: http://www.chesf.gov.br/acompanhia_historico.shtml. Acesso em 01 abr. 2009.

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2 DESENVOLVIMENTO DA VISITAÇÃO AO ARQUIVO PÚBLICO DA CHESF

2.1 Administração

Antes de começar a visitação, sob a coordenação dos funcionários Salim e Paulo


Neri (arquivista), foi passado um vídeo institucional, fazendo um breve histórico do
surgimento e das atividades da Chesf. Após, o arquivista Paulo Neri começou a explicar
sobre o arquivo, que desde 2006 está sendo organizado e sua fase de conclusão poderá
ocorrer em 2010, quando será feita a reestruturação de todo o Centro de Documento
(CDOC), para depois ser realizado o descarte do material.

Quanto ao empréstimo dos documentos, é necessário solicitar, via intranet, através


do programa de comunicação interna chamado Notes. O empréstimo é feito em
protocolo manual, com a duração de 15 dias, podendo ser renovado o prazo.
Normalmente, são feitas cópias para preservar o original e evitar perda.

O setor possui um manual interno, titulado “Padronização dos processos: gestão


documental”, no qual orienta de todos os procedimentos e rotinas a serem realizadas no
CDOC, e também obedece a lei do Arquivo nº. 8.159, de 08/01/1991.

Os documentos recentes são registrados no sistema SADNA, para então serem


acondicionados em envelopes cor papelão e depois colocados em caixas-box, que são
indexados por assunto, em ordem numérica crescente, seguindo as orientações da tabela
de temporalidade, do documento eletrônico “Classificação, temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública”, publicado
e disponibilizado, via internet, pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).

Para localizar determinado documento no arquivo permanente, procura-se no


sistema SADNA sua numeração, que é baseada em corredor, estante, caixa, prateleira e
posição.

Quanto aos documentos antigos, que ainda não estão registrados no sistema
SADNA, estão protocolados nas Remessas de Documentos (RDs), para controle dos
funcionários do setor, sendo que apenas estes têm acesso ao arquivo.

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O arquivo é permanente e sua temporalidade é de 100 anos.

2.2 Acervo

O acervo é constituído:

• Mapoteca: classificação dos mapas: nº do desenho e empresa quem o fez;


• Documentos técnicos e administrativos;
• Acervo iconográfico: filmes institucionais que foram gravados em VHS
convertidos em DVD, organizados em ordem numérica;
• Fotografias: estão sendo restauradas pela Fundação Joaquim Nabuco,
tanto que, no momento, não estão fazendo parte do acervo.

O acervo está armazenado num enorme galpão, porém, não climatizado.


Importante salientar que o arquivista informou que a temperatura do local, no
momento, era 21º C, entretanto, foi observado que estava em 31º C.

O galpão é bem espaçoso, sendo que as estantes foram divididas em parte inferior e
superior, além de muitas delas estarem vagas.

O arquivo ainda possui um arquivo de segurança de documentos históricos,


climatizado, porém, em outra sala, sendo que não houve acesso à mesma.

2.3 Segurança

• Duas saídas de emergência;


• Iluminação anexada à parede, para evitar curtos circuitos e incêndios;
• Extintor de incêndio.

2.4 Conservação

Empresa terceirizada que faz a higienização e detetização mensalmente, além de


restauração e organização (cadastramento dos documentos).

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3 PONTOS NEGATIVOS

• Temperatura inadequada, aliás, o galpão não é climatizado. Apenas na sala


dos funcionários há ar-condicionado;
• Telha inapropriada, causando calor excessivo. Nos dias de chuva, pode
ocasionar goteiras.

CONCLUSÃO

Por ser um arquivo público, o arquivo da Chesf é muito bem organizado, visto que
houve a preocupação de se contratar um funcionário formado em Arquivologia e que conhece
as necessidades do setor.

O arquivo está em processo de reestruturação, por isso, alguns documentos não estão,
ainda, no galpão. Após a reunificação, pretende-se descartar o material desnecessário; para
isso, será publicado edital no Diário Oficial da União (D.O.U.), para que o Arquivo Nacional
analise e verifique o que poderá ser descartado. A intenção do descarte também é permitir que
o arquivo tenha mais espaço para os documentos realmente relevantes para a instituição.

O arquivo planeja, futuramente, a criação de um portal (site) das fotografias, contando


a história iconográfica da Chesf.

Os funcionários foram extremamente atenciosos e responderam, na medida do


possível, as questões apresentadas da turma, no entanto, a atividade seria bem mais produtiva
se tivesse feita à divisão da turma para evitar tumulto e falatório desnecessário, que em alguns
momentos, atrapalhou na coleta de informações do funcionamento do arquivo.

O arquivo da Chesf de Pernambuco armazena todos os documentos da Regional Leste


(não tive a oportunidade de esclarecer quais seriam os escritórios dos outros Estados
pertencentes a esta regional). Paulo Afonso, na Bahia, possui um arquivo próprio, enquanto as
outras regionais menores possuem salas-arquivo.

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