AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS / MUTU

Dibuat untuk memenuhi salah satu tugas matakuliah

Oleh : Frita Margareth Sahala Tinggi S Yulisah Septri H (104020433) (104020450) (104020484)

JURUSAN AKUNTASI UNIVERSITAS PASUNDAN 2012

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Persaingan antar perusahaan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan fokus kepada keinginan, harapan, dan kebutuhan pelanggan. Perusahaan meningkatkan nilai pelanggan sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya. Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keingingan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang diterapkan perusahaan.

B. Rumusan Masalah Melihat latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka dapat dirumuskan beberapa masalah yang timbul sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Apa konsep untuk audit sistem kepastian kualitas? Apa yang dimaksud dengan audit kepastian kualitas? Apa peranan audit sistem kepastian kualitas? Apa tujuan dan manfaat audit sistem kepastian kualitas? Bagaimana langkah-langkah audit sistem kepastian kualitas? Apa persyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO?

C. Tujuan Penulisan Makalah Berdasarkan rumusan masalah yang telah disampaikan diatas maka dapat dikatakan tujuan dari penulisan makalah adalah sebagai berikut: 1. Menambah pengetahuan mengenai audit sistem kepastian kualitas. 2. Memberi informasi mengenai audit sistem kepastian kualitas. 3. Sabagai referensi tambahan dalam pengumpulan bahan penulisan makalah.

BAB II PEMBAHASAN

1.

Konsep Audit Sistem Kepastian Kualitas Konsep kualitas/mutu harus diadopsi oleh segenap komponen perusahaan,

mulai dari perencanaan produksi sampai bagian keuangan. Konsep ini disebut sebagai Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management) atau TQM. Auditor memiliki peranan besar dalam pelaksanaan TQM, yaitu: a. Harus memahami manajemen kualitas ketika melaksanakan fungsinya

mengawasi kegiatan atau aktivitas fungsi-fungsi perusahaan. b. Harus berpartisipasi aktif dalam menjalankan program TQM melalui pengawasan ketat terhadap program mutu yang dijalankan perusahaan dan menjalankan aktivitas mutu ketika melaksanakan pekerjaannya agar semakin memahami maksud dan tujuan manajemen mutu tersebut. 2. Audit Kepastian Kualitas Sebuah audit kualitas adalah review di mana sebuah auditor menganalisis dan memverifikasi berbagai catatan dan proses yang berkaitan dengan itu kualitas program suatu perusahaan. Secara umum, tujuan dari pemeriksaan mutu adalah untuk menentukan apakah perusahaan sesuai dengan program kualitas atau apakah perlu untuk melakukan perubahan praktik usaha. Sebuah perusahaan juga dapat melakukan audit mutu untuk menentukan apakah itu sesuai dengan standar kualitas tertentu, seperti yang ditetapkan oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO) 9000. Sederhananya, ISO 9000 adalah sertifikasi bahwa suatu perusahaan mengikuti prosedur usaha formal. Biasanya, audit kualitas adalah audit eksternal , yang berarti dilakukan oleh auditor independen atau tim auditor yang memiliki keahlian di daerah tersebut. Sebuah perusahaan juga dapat memilih untuk melakukan audit internal dari perusahaan kualitas kontrol sistem secara berkala. Anggota tim audit biasanya profesional yang memiliki pengetahuan yang luas tentang standar auditing , prosedur,

dan prinsip-prinsip. Selain itu, auditor harus memiliki pengalaman dengan memeriksa, mengevaluasi, dan pelaporan tentang apakah setiap aspek dari sistem mutu kurang atau memuaskan. Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. Upaya pemeriksaan dilakukan dalam dua cara, yaitu secara random yang bersifat jangka pendek dan terus-menerus yang bersifat jangka panjang. Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402 Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan yang direncanakan tersebut diimplemantasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. 3. Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan, pelanggan, pemerintah, asosiasi, dan lembaga sertifikasi. 4. Tujuan dan Manfaat Audit Sistem Kepastian Kualitas Tujuan Audit Kepastian Kualitas Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas, bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar

pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan / atau perubahan. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo,2000) : 1. 2. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 3. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan 4. 5. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata,2006): 1. 2. 3. 4. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency Menemukan peluang perbaikan Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin

Tujuan audit sistem kepastian kualitas menurut ISO 10010 yaitu: a. b. c. d. e. f. g. Menentukan ketidak sesuaian. Menentukan efektivitas sistem mutu. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem mutu. Memenuhi persyaratan peraturan. Memudahkan registrasi / pendaftaran atas sistem mutu. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem mutu pemasok. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri.

Manfaat dari audit sistem kepastian mutu yaitu: a. b. c. d. e. f. g. h. 5. Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal. Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu. Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu. Meningkatkan produktivitas. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar. Langkah-langkah Audit Sistem Kepastian Kualitas (Mutu) Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a. Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu, yaitu dengan memahami tujuan, maksud, dan standar acuan kegiatan audit. b. Perencanaan Audit Kepastian Mutu, dilakukan dengan menentukan sumber daya, jadwal, urutan kegiatan, kertas kerja dan prosedur sampling audit. c. Implementasi Audit Kepastian Mutu, dilakukan dengan peninjauan lapangan, pertemuan dengan manajemen, dan fungsi manajemen terkait, dan menyiapkan kertas kerja audit. d. Analisis Audit Kepastian Mutu, dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu, efektivitas kegiatan mutu, dan kesesuaian dengan standar. e. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu, yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. Mengadopsi model PDSA (Plan Do Study Act) yang dipopulerkan oleh Deming, audit sistem kepastian kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: a. b. c. d. Perencanaan Audit, Pelaksanaan, Mempelajari Hasil Audit, Tindakan Perbaikan.

6.

Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 90001:2001 Lima klausul dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (referensi) tentang

sistem kepastian kualitas, yang meliputi: a. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas. Beberapa kriteria kualitas yang termuat dalam klausul ini yaitu persyaratan umum, persyaratan dokumen, dan pengendalian dokumen. b. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen. Meliputi komitmen manajemen, fokus pada pelanggan, kebijakan kualitas, perencanaan, tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi, serta tujuan manajemen. c. Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya. Meliputi ketersediaan sumber daya, SDM, Infrastruktur, dan lingkungan kerja. d. Klausul 7 tentang Realisasi Produk. Meliputi perencanaan realisasi produk, proses yang berhubungan dengan pelanggan, desain dan pengembangan, pembelian, produksi dan penyediaan jasa, serta pengendalian, pengukuran, dan pemantauan alat. e. Klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan. Meliputi umum, pemantauan dan pengukuran, dan peningkatan.

Contoh Kasus Audit Kepastian Mutu PT. Biggy Bags merupakan perusahaan yang didirikan oleh Ms. Biggy pada tahun 2000 yang berlokasi di kota Depok. Perusahaan tersebut memproduksi tas wanita dengan berbagai macam variasinya. Perusahaan ini belum memiliki cabang, untuk mendistribusikan produknya perusahaan ini hanya memiliki satu toko yang menjadi satu dengan tempat produksi dan juga menitipkan produknya pada toko-toko buku dan supermarket di daerah depok. Akhir-akhir ini perusahaan mendapat orderan dari

PT. Tassar Tas yang terletak di kota Makasar, namun karena pertimbangan lokasi yang jauh, maka perusahaan masih memikirkan kemungkinan untuk menjalin kerjasama dengan PT. Tassar Tas. Persediaan PT. Biggy Bags tidak dikomputerisasi dan pada akhir tahun selalu ada perbedaan antara nilai persediaan fisik dengan buku persediaan. Untuk menjaga mutu dari produknya maka PT. Biggy Bags akan mengadakan audit mutu. Berikut Laporan Biaya Kualitas dan Laporan Performa Standar Biaya Kualitas tahun 2003: PT. BIGGY BAGS LAPORAN BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 % thdp Penjualan

Biaya-Biaya Biaya Pencegahan: - Pelatihan mutu - Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: - Inspeksi bahan - Penerimaan produk - Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: - Sisa - Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Keluhan pelanggan Garansi Reparasi Jumlah Jumlah Biaya Kualitas Penjualan:

Biaya Kualitas Rp Rp 4.000.000 5.500.000 Rp 9.500.000 Rp Rp Rp 4.500.000 3.000.000 6.000.000 Rp 13.500.000 Rp Rp 2.000.000 3.000.000 Rp 5.000.000 Rp Rp Rp 3.000.000 2.500.000 2.000.000 Rp 7.500.000 Rp 35.500.000 Rp 100.000.000

9,5%

13,5%

5,0%

7,5% 35,5%

PT. BIGGY BAGS LAPORAN PERFORMA STANDAR BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 Biaya Aktual Biaya pencegahan: Biaya tetap: Pelatihan mutu Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: Biaya tetap: Inspeksi bahan Penerimaan produk Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: Biaya variabel: Sisa Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Biaya tetap: keluhan pelanggan Biaya Variabel: Garansi Reparasi Jumlah Jumlah biaya kualitas Persentase terhadap penjualan aktual * Penjualan sesungguhnya Rp100,000,000 Biaya Anggaran Varian

Rp Rp Rp

4.000.000 5.500.000 9.500.000

Rp 4.000.000 Rp 6.000.000 Rp 10.000.000

Rp Rp Rp

500.000 500.000

L L

Rp 4.500.000 Rp 3.000.000 Rp 6.000.000 Rp 13.500.000

Rp 4.800.000 Rp 3.500.000 Rp 5.500.000 Rp 13.800.000

Rp Rp Rp Rp

300.000 500.000 500.000 300.000

L L R L

Rp Rp Rp

2.000.000 3.000.000 5.000.000

Rp 2.500.000 Rp 2.500.000 Rp 5.000.000

Rp Rp Rp

500.000 500.000 -

L R

Rp

3.000.000

Rp 3.250.000 Rp 3.000.000 Rp 2.300.000 Rp 8.550.000 Rp 37.350.000 37,35%

Rp Rp Rp Rp Rp

250.000

Rp 2.500.000 Rp 2.000.000 Rp 7.500.000 Rp 35.500.000 35,50%

500.000 L 300.000 L 1.050.000 L 1.850.000 1,85%

Hasil analisis kondisi mutu PT. Biggy Bags: Biaya pelatihan mutu / kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan biaya pelatihan mutu / kualitas yang sesungguhnya terjadi. Biaya perekayasaan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan melebihi biaya yang sesungguhnya terjadi. Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang dianggarkan melebihi Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang sesungguhnya terjadi. Biaya Penerimaan Proses yang dianggarkan masih terlalu kecil daripada Biaya Penerimaan Proses yang sesungguhnya. Biaya sisa yang dianggarkan melebihi biaya sisa yang sesungguhnya harus dikeluarkan. Biaya pengerjaan kembali yang dianggarkan oleh perusahaan masih terlalu kecil dari Biaya pengerjaan kembali sesungguhnya. Sedangkan pada semua biaya-biaya kegagalan eksternal yang dianggarkan melebihi biaya kegagalan eksternal yang sesungguhnya terjadi. Dari analisis biaya kualitas diatas dapat disimpulkan: a. Biaya Pencegahan: Total Biaya pencegahan pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Pencegahan yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Pencegahan yang sesungguhnya ini berarti Biaya Pencegahan yang meningkat diharapkan dapat mengurangi biaya kegagalan dan mengurangi jumlah unit yang tidak baik. b. Biaya penilaian: Total Biaya penilaian pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Penilaian yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Penilaian yang sesungguhnya ini berarti Biaya Penilaian yang meningkat diharapkan dapat mengoptimalkan pengawasan terhadap produk yang akan dibuat. c. Biaya Kegagalan Internal: Total Kegagalan Internal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Internal yang dianggarkan sama Biaya Kegagalan Internal yang sesungguhnya ini berarti biaya

kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. d. Biaya Kegagalan Eksternal: Total Kegagalan Eksternal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Eksternal yang dianggarkan melebihi Biaya Kegagalan Eksternal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. Laporan Audit mutu (kondisi, akibat, rekomendasi) : No 1 Kondisi Belum memiliki cabang untuk memperluas pangsa pasar Akibat Produk kurang dikenal oleh daerah - daerah diluar Depok Rekomendasi Sebaiknya membuka cabang baru di daerah strategis dan menjalin kerjasama dengan perusahaan lain untuk mendistribusi produknya Adanya penyediaan aplikasi database untuk mencatat persediaan perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan

Persediaan PT. Biggy Bags tidak terkomputerisasi atau belum menggunakan aplikasi database untuk persediaannya

Pencatatan persediaan, pemrosesan data dan pelaporan data menjadi lambat dan kurang akurat

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a) Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu, yaitu dengan memahami tujuan, maksud, dan standar acuan kegiatan audit. b) Perencanaan Audit Kepastian Mutu, dilakukan dengan menentukan sumber daya, jadwal, urutan kegiatan, kertas kerja dan prosedur sampling audit. c) Implementasi Audit Kepastian Mutu, dilakukan dengan peninjauan lapangan, pertemuan dengan manajemen, dan fungsi manajemen terkait, dan menyiapkan kertas kerja audit. d) Analisis Audit Kepastian Mutu, dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu, efektivitas kegiatan mutu, dan kesesuaian dengan standar. e) Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu, yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. Analisis Audit Kepastian Mutu, dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu, efektivitas kegiatan mutu, dan kesesuaian dengan standar. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu, yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen.

Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. Audit kepastian mutu bertujuan untuk menilai efektivitas dan efisiensi pengendalian mutu dalam suatu perusahaan yang merupakan lintas fungsi dalam perusahaan dan harus dipahami oleh segenap komponen perusahaan.