repositrios institucionais

Fernando Leite Bianca Amaro Tain Batista Michelli Costa

BOAS PRTICAS PARA A CONSTRUO DE REPOSITRIOS INSTITUCIONAIS DA PRODUO CIENTFICA

repositrios institucionais
Fernando Leite Bianca Amaro Tain Batista Michelli Costa

BOAS PRTICAS PARA A CONSTRUO DE REPOSITRIOS INSTITUCIONAIS DA PRODUO CIENTFICA

Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia IBICT

Diretor Emir Jos Suaiden

Coordenadora Geral de Pesquisa e Manuteno de Produtos Consolidados do IBICT Maria Carmen Romcy de Carvalho

Coordenadora do Laboratrio de Metodologias de Tratamento e Disseminao da Informao Bianca Amaro

I59 Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia Boas prticas para a construo de repositrios institucionais da produo cientfica / II. Leite, Fernando. III. Amaro, Bianca. IV. Batista, Tain. V. Costa, Michelli.. -- Braslia: Ibict, 2012. 34 p. il. Cartilha. 1. Cincia da Informao. 2. Gesto da Informao. 3. Repositrios Institucionais. 4. Comunicao cientfica. I. Ttulo. II. Amaro, Bianca. III. Batista, Tain. IV. Costa, Michelli. CDU 001.89

SUMRIO
1) Introduo............................................................................................................ 7 2) Eliminando males entendidos acerca de repositrios institucionais.............. 8 3) Etapas para a construo de repositrios institucionais: planejamento, implantao e funcionamento.............................................................................. 10 3.1) Planejamento.......................................................................................... 10 Definio das polticas do repositrio institucional..............................................10 Estrutura do repositrio institucional........................................................................16 3.2) Implantao............................................................................................. 18 Metadados...........................................................................................................................18 Controle de autoridade...................................................................................................22 Definio da URL do repositrio institucional........................................................23 3.3) Funcionamento....................................................................................... 24 Povoamento dos repositrios institucionais...........................................................24 Diretrios internacionais de repositrios digitais..................................................29 Avaliao e estatsticas do repositrio institucional.............................................29 Servios dos repositrios institucionais para a comunidade acadmica......31 Estratgias de marketing para os repositrios institucionais............................31 4) Concluso............................................................................................................. 33

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Sobre a construo de repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica

1) Introduo
Inseridos no corao do movimento mundial em favor do acesso aberto informao cientfica, repositrios institucionais (RIs) constituem de fato inovao no sistema de comunicao da cincia e no modo como a informao aquela que alimenta e resulta das atividades acadmicas e cientficas gerenciada. As recomendaes para a construo de repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica propostas aqui constituem um conjunto de boas prticas que sistematizam processos que devem ser considerados no momento da elaborao e execuo de um projeto de repositrio institucional (RI) em universidades e institutos de pesquisa.

Repositrios institucionais: conceitos e natureza

Antes da definio do que constitui um repositrio institucional de acesso aberto informao cientfica, importante tecermos consideraes acerca de um conceito mais amplo: repositrios digitais (RDs). Os repositrios digitais so criados para facilitar o acesso produo cientfica. So bases de dados desenvolvidas para reunir, organizar e tornar mais acessvel a produo cientfica dos pesquisadores. Os RDs podem ser institucionais ou temticos. Repositrios temticos: lidam com a produo cientfica de uma determinada instituio. Tratam, portanto, da produo intelectual de reas do conhecimento em particular. Exemplo: E-LIS - EPrints in Library and Information Science (http://eprints.rclis.org/) e arXiv.org (http://arxiv.org/); Repositrios institucionais: lidam com a produo cientfica de uma determinada instituio. Exemplo: e-Prints Soton - repositrio de Pesquisa da Universidade de Southampton (http://eprints.soton.ac.uk/). Todo repositrio institucional de acesso aberto pode ser considerado um tipo de biblioteca digital. Entretanto, nem toda biblioteca digital pode ser considerada um repositrio institucional. Um repositrio institucional de acesso aberto constitui um servio de informao cientfica - em ambiente digital e interopervel - dedicado ao gerenciamento da produo cientfica e/ou acadmica de uma instituio (universidades ou institutos de pesquisa). Contempla a reunio, armazenamento, organizao, preservao, recuperao e, sobretudo, a ampla disseminao da informao cientfica produzida na instituio.

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2) Eliminando males entendidos acerca de repositrios institucionais

Repositrios institucionais X peridicos cientficos. Repositrios institucionais so diferentes e no concorrem com peridicos cientficos. Registro (estabelecimento da propriedade intelectual), certificao (validao e qualidade dos resultados de pesquisa), circulao (assegurar a acessibilidade aos resultados de pesquisa) e arquivamento (preservao para uso futuro) constituem funes bsicas do peridico cientfico. Os RIs potencializam as funes dos peridicos e no concorrem com eles. Repositrios institucionais e avaliao pelos pares (peer review). A avaliao por pares uma das caractersticas dos peridicos de qualidade, como tambm de outros veculos de publicao cientfica. De modo algum deve estar presente na gesto dos repositrios institucionais. A seleo do material que far parte do RI dever ser ditada por uma poltica institucional. Repositrios institucionais como veculos de publicao cientfica. Um equvoco cometido por gestores, quando falam de seus repositrios institucionais. No h que se falar em artigos cientficos publicados no repositrio, principalmente quando se pretende convencer/sensibilizar pesquisadores ou gestores institucionais. Eles ficam confusos acreditando que o RI mais um veculo de publicao cientfica. Ainda que exista a possibilidade de depositar nos RIs os chamados pre-prints, esta ainda no uma prtica adotada amplamente no Pas. Portanto, os RIs servem para o depsito de material j publicado. importante frisar que repositrios institucionais so veculos de maximizao da disseminao de resultados de pesquisa, dado que tornam seus contedos disponveis e acessveis amplamente. Do ponto de vista formal, entretanto, a publicao uma prerrogativa de peridicos e outros tipos de veculos. Esse mal entendido refora a falsa ideia de concorrncia entre repositrios e peridicos. Um artigo cientfico publicado em um peridico e depositado no repositrio. Repositrios institucionais de sistemas de gerenciamento de bibliotecas. Os sistemas de gerenciamento de bibliotecas servem para a manuteno, desenvolvimento e controle do acervo como um todo, j os RIs lidam exclusivamente com a produo cientfica e acadmica da instituio, em formato digital. bem verdade que, a fim de potencializar o uso e benefcios na instituio, ainda na fase de planejamento e implementao de repositrios institucionais, deve-se considerar a possibilidade de integrao com processos e sistemas com funes prximas j existentes na instituio, como o caso dos sistemas de gerenciamento de bibliotecas. No Brasil, a Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria (Embrapa), p. ex., possui uma bem sucedida integrao entre o seu repositrio institucional e o sistema de gerenciamento de suas bibliotecas. Repositrios institucionais e o problema da proteo do conhecimento. Um dos maiores e mais comuns equvocos enfrentados por gestores de RIs, proveniente, na

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maioria das vezes, de pesquisadores, a considerao de que o depsito da produo cientfica contribui para que os resultados de pesquisa sejam roubados e apropriados por outros pesquisadores, instituies ou pases. De fato, o RI promove maior visibilidade e uso da informao cientfica. Contudo, a preocupao com a proteo de conhecimentos sensveis ou resultados de pesquisa patenteveis deve existir antes da sua publicao (ou aceitao para publicao), que, na realidade, ocorre antes do depsito em repositrio institucional. Deve-se ter o cuidado em no publicar em nenhum veculo os conhecimentos sensveis ou resultados de pesquisa patenteveis. A publicao de resultados de pesquisa em peridicos cientficos ou outro veculo de comunicao por si j garante, de algum modo, que interessados tenham acesso. As polticas de depsito obrigatrio, muito teis para o povoamento dos repositrios, geralmente tm como objeto a informao cientfica publicada formalmente. Repositrios institucionais aumentam a possibilidade de plgio. Uma questo complementar da proteo ao conhecimento a de que, de fato, por tornar a informao cientfica amplamente disponvel, repositrios aumentam, de certo modo, a possibilidade de plgio. No entanto, ao mesmo tempo, aumentam exponencialmente o registro da autoria, pois quanto mais disponvel e acessvel um trabalho, mais sua autoria intelectual reforada. Outro aspecto a mencionar que a disponibilidade e acessibilidade expandidas aumentam tambm a descoberta do plgio. muito mais complexa a identificao de uma obra plagiada quando esta se encontra apenas em formato impresso na estante da biblioteca. Por outro lado, quando a obra plagiada encontra-se acessvel em meio digital online, como o caso dos repositrios institucionais, a identificao do plgio facilitada, seja manualmente, seja por meio do uso de software para identificao de plgios. Repositrios institucionais = informao cientfica ou academicamente orientada. Para serem considerados como tal os repositrios institucionais de acesso aberto devem reter alguns atributos. Um dos mais relevantes que a finalidade da informao a ser gerenciada seja fundamentar o avano cientfico e tecnolgico, em atividades de pesquisa e ensino, e que o pblico-alvo seja a comunidade cientfica e acadmica. Repositrios institucionais e memria da instituio. A plena adoo e funcionamento de um repositrio institucional contribuem para a composio do acervo da memria institucional. Entretanto, importante no perder de vista sua finalidade primordial, que aumentar a visibilidade dos resultados de pesquisa, do pesquisador e da instituio, como centro de pesquisa. Repositrios institucionais e o foco na tecnologia. A instalao e configurao de um software de repositrio institucional no garantem sua existncia como tal. De modo algum um software suficiente para determinar a existncia de um RI. Um repositrio institucional, compreendido no contexto da comunicao cientfica e do acesso aberto, est relacionado com a produo cientfica de uma instituio.

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3) Etapas para a construo de repositrios institucionais: planejamento, implantao e funcionamento

A construo de um repositrio institucional envolve etapas de planejamento, implantao e funcionamento. Estas trs fases so interdependentes e constitudas de atividades que devem ser cumpridas a fim de que a iniciativa de construo do repositrio institucional seja bem sucedida. Evidentemente, esta no a nica maneira de se construir repositrios institucionais, mas o esquema proposto cobre aspectos relevantes que devem ser considerados nesse tipo de empreendimento. Este documento se deter discusso de alguns aspectos relacionados com as fases propostas por Leite (2009) buscando apresentar um conjunto de boas prticas para a criao e gerenciamento de repositrios institucionais.

3.1) Planejamento
Definio das polticas do repositrio institucional
Na etapa de planejamento muito importante elaborar e implementar uma poltica institucional de funcionamento do repositrio institucional. A poltica de funcionamento deve refletir as decises tomadas ao longo do planejamento do repositrio. recomendvel que esta poltica esteja em concordncia com aquelas j vigentes na biblioteca e na instituio. A poltica deve abordar os objetivos do repositrio, deve contribuir para a definio do servio, determinar a formao da equipe responsvel pela implantao e manuteno do repositrio e sobre o prazo definido para o depsito no repositrio. Ela tambm pode conter o tipo de material que ser depositado, como tambm aqueles que no faro parte desse sistema de informao. A poltica de funcionamento do repositrio dever estabelecer ainda quem poder realizar o depsito, as responsabilidades no fluxo de trabalho, e todos os demais aspectos que as instituies considerem que podem vir a contribuir/garantir o funcionamento de seus repositrios. Dentre os repositrios j implantados e que estabeleceram suas polticas, encontram-se abaixo, a ttulo de exemplo, as polticas de funcionamento da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e da Universidade de So Paulo (USP):

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Poltica de funcionamento do repositrio institucional da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.

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Poltica da Universidade de So Paulo (Resoluo n 6.444, de 22-10-2012)

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Interessante observar que a USP nomeou o seu repositrio institucional como Biblioteca Digital da Produo Intelectual. Entretanto, dada as suas caractersticas e finalidade essa biblioteca digital na verdade um repositrio institucional. imprescindvel, para a ampliao da visibilidade do repositrio, o registro da poltica de funcionamento em diretrios internacionais, tais como: ROARMAP (http://roarmap.eprints.org/), Sherpa/Juliet (http://www.sherpa.ac.uk/juliet/) e Polticas Melibea (http://www.accesoabierto.net/politicas/).

Estrutura do repositrio institucional

na fase de planejamento onde dever ser concebida a arquitetura de informao do repositrio. Entende-se como arquitetura de informao, neste caso, organizao do contedo. Cada repositrio institucional organiza seus contedos de maneira que melhor se ajuste s suas necessidades. Tem-se observado nos repositrios institucionais brasileiros j implantados que: As universidades, em geral, estruturam as suas comunidades de acordo com as suas faculdades, institutos, departamentos ou centros de pesquisa. Os institutos de pesquisa tm adotado a prtica de estrutura a diviso por tipos de documento ou assunto. Essas eleies podem ser explicadas pela prpria natureza das instituies. A estrutura organizacional de um instituto de pesquisa pode sofrer mudanas com maior frequncia do que a estrutura de uma universidade. Exemplos:

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Uma maneira fcil de compreenso do modo como os contedos podem ser organizados dentro de um repositrio institucional a adoo da estrutura de Comunidades > Subcomunidades (caso sejam necessrias) > Colees (onde os itens sero de fato depositados). recomendvel elaborar previamente essa estrutura do contedo que formar parte do repositrio institucional antes do incio dos depsitos.

3.2 Implantao
Na etapa de implantao devem ser observados os seguintes aspectos:

Metadados
Os metadados tm por objetivo descrever e identificar um documento, a fim de facilitar o processo da recuperao da informao. Nos repositrios institucionais recomendvel que para cada tipo de documento (artigo de peridico, livros, teses, dissertaes...) seja utilizado um esquema de metadados prprio. Em geral, os gestores de repositrios utilizam o esquema de metadados j pr-definido pelo sistema, adicionando novos campos de acordo com a necessidade da instituio. Observa-se que a necessidade de ampliar os esquemas de metadados para poder contemplar novos tipos de materiais pode surgir medida que o repositrio cresce. Recomenda-se, para o preenchimento de alguns metadados, o uso das Directrizes DRIVER 2.0 e do documento OpenAire 2.0. interessante manter no metadado dc.rights o preenchimento em ingls para facilitar a interoperabilidade com outros sistemas. Ver quadro 2, p. 21. Abaixo seguem exemplos de formulrios para cada tipo de documento (que podem ser inseridos no DSpace; procure informar-se com a sua equipe de informtica), bem como o vocabulrio recomendado para o preenchimento.

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Artigos de peridicos
Metadado dc.contributor.author dc.date.issued dc.identifier.citation dc.identifier.uri dc.description.abstract dc.language.iso dc.rights dc.subject dc.title dc.title.alternative dc.type Uso para o metadado Autoria do artigo Data de publicao do artigo Citao do artigo1 Link para o acesso ao artigo em outros sistemas ou URL alternativa para o acesso ao artigo no prprio repositrio Resumo do artigo Idioma de publicao do artigo Direitos sobre acesso concedido para o artigo2 Assunto do artigo Ttulo na lngua de publicao do artigo Ttulo na lngua estrangeira disponvel no artigo Tipo de documento3

Trabalhos apresentados em eventos acadmicos4

Metadado dc.contributor.author dc.date.issued dc.identifier.citation dc.identifier.uri Uso para o metadado Autoria do trabalho Data de publicao do trabalho Citao do trabalho Link para o acesso ao trabalho em outros sistemas ou URL alternativa para o acesso ao trabalho no prprio repositrio Idioma de publicao do trabalho Direitos sobre acesso concedido para o trabalho Assunto do trabalho Ttulo na lngua de publicao do trabalho Ttulo na lngua estrangeira disponvel no trabalho Tipo de documento Local do evento onde o trabalho foi apresentado

dc.description.abstract Resumo do trabalho dc.language.iso dc.rights dc.subject dc.title dc.title.alternative dc.type dc.location.country
1 2 3 4

Recomenda-se utilizar uma norma de padronizao para citao. Veja o quadro 1 na pgina 21. Recomenda-se utilizar o vocabulrio OpenAIRE 2.0 para o preenchimento deste campo. Veja o quadro 2 na pgina 21. Recomenda-se utilizar o vocabulrio DRIVER para o preenchimento deste campo. Veja o quadro 3 na pgina 22. Este formulrio tambm pode ser utilizado para o depsito de anais de evento acadmico.

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Captulo de livro
Metadado dc.contributor.author dc.date.issued dc.identifier.citation dc.identifier.uri dc.language.iso dc.rights dc.subject dc.title dc.type Uso para o metadado Autoria do captulo de livro Data de publicao do captulo de livro Citao do captulo de livro Link para o acesso ao trabalho em outros sistemas ou URL alternativa para o acesso ao trabalho no prprio repositrio Idioma de publicao do captulo de livro Direitos sobre acesso concedido para o captulo de livro Assunto do captulo de livro Ttulo na lngua de publicao do captulo de livro Tipo de documento

Livro
Metadado dc.contributor.author dc.date.issued dc.identifier.citation dc.relation.ispartof dc.identifier.uri dc.identifier.isbn dc.description dc.language.iso dc.rights dc.subject dc.title dc.type dc.location.country Uso para o metadado Autoria do livro Data de publicao do livro Citao do livro Coleo pertencente do livro [se for o caso] Link para o acesso ao trabalho em outros sistemas ou URL alternativa para o acesso ao trabalho no prprio repositrio ISBN do livro Notas sobre o livro Idioma do livro Direitos sobre acesso concedido para o livro Assunto do livro Ttulo na lngua de publicao do livro Tipo de documento Pas de publicao do livro

dc.description.abstract Resumo do livro

Importante: Sempre que for possvel, recomenda-se a indicao do ttulo e do resumo na lngua de publicao do documento e em lngua estrangeira.

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Quadro 1: Normas de padronizao de citao de documentos mais utilizadas

Norma ABNT Exemplo LEITE, F. Como gerenciar e ampliar a visibilidade da informao cientfica brasileira: repositrios institucionais de acesso aberto. Braslia: IBICT, 2009. Leite, F (2009). Como gerenciar e ampliar a visibilidade da informao cientfica brasileira: repositrios institucionais de acesso aberto. Braslia: IBICT. Leite FCL. Como gerenciar e ampliar a visibilidade da informao cientfica brasileira: repositrios institucionais de acesso aberto. Braslia: IBICT; 2009.

APA

VANCOUVER

Quadro 2: Vocabulrio Access Rights

Vocabulrio openAccess restrictedAccess embargoedAccess closedAccess Descrio Para documentos que forem disponibilizados sem restries de acesso, sem obstculos. Para documentos cujo acesso ser condicionado a identificao (login) no repositrio. Para documentos que tiverem o seu acesso embargado por um tempo determinado. Para documentos que no podero ser acessados publicamente por meio do repositrio, contrrio do acesso aberto.

Fonte: OPENAIRE Guidelines 2.0 (2012)5

Para saber mais sobre a questo, acesse o documento fonte, disponvel em: http://www.openaire.eu/en/component/content/article/9-news-events/427-openaire-releases-version-20-of-the-openaire-guidelines

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Quadro 3: Vocabulrio tipos de publicao

Vocabulrio tipos de publicao article bachelorThesis masterThesis doctoralThesis book bookPart review conferenceObject lecture workingPaper preprint report annotation contributionToPeridical patente
other

Artigo ou um editorial publicado em uma revista cientfica Trabalho de concluso de curso Dissertao de mestrado Tese de doutorado Livro Captulo de livro Resenha Trabalho apresentado em evento e anais de evento Palestra ou apresentao realizada durante um evento acadmico Documento cientfico ou tcnico preliminar que publicado em uma instituio onde a pesquisa conduzida Documento cientfico ou tcnico preliminar (que no publicado em uma srie institucional) Relatrios de pesquisa Anotaes e decises jurisprudenciais Artigo publicado em jornal, revista ou outro tipo de publicao peridica no acadmica Patente Outros documentos no citados nesta tabela. Especialmente indicado para dados no publicados: dados cientficos, materiais audiovisuais, animaes, etc.

Fonte: DIRECTRIZES DRIVER 2.0 (2008)6

Controle de autoridade
O controle de autoridade em um repositrio institucional torna-se importante uma vez que possibilita manter uma uniformidade bibliogrfica, e servir como base para a descrio de outros documentos. Interessante observar algumas prticas que vm sendo desenvolvidas em algumas instituies, tais como a Embrapa e PUC-Rio, que utilizam o seu repositrio integrado com o sistema dos recursos humanos da prpria instituio.
6 Para saber mais sobre a questo, acesse o documento fonte, disponvel em: http://www.driversupport.eu/documents/DRIVER_Guidelines_v2_Final__PT.pdf

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Definio da URL do repositrio institucional

O endereo web do repositrio (URL) um fator importante para propiciar visibilidade para os documentos armazenados. Portanto, necessrio seguir algumas orientaes para este item7.

1. altamente recomendvel que o repositrio tenha um domnio, seguindo o modelo abaixo:

repositorio.instituio.pas
Exemplos: http://repositorio.ufes.br/ http://repositorio.ufba.br/

2. A URL no dever ser composta das seguintes formas:

http://www.instituio.pas/repositrio http://www.repositrio.departamento.instituio.pas
3. interessante usar o mesmo domnio institucional usado pelos outros servios da instituio. 4. aconselhvel evitar alteraes na URL institucional como tambm evitar a criao de URLs alternativas ou espelhos. 5. muito importante por questes de facilidade de acesso e visibilidade do repositrio que o link para o RI esteja na pgina inicial da instituio.

Mais informaes sobre boas prticas para a definio da URL podem ser encontradas na pgina Buenas prcticas do Ranking Web de Repositorios, disponvel no link: <http://repositories.webometrics.info/es/buenas_practicas>

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3.3 Funcionamento
Povoamento dos repositrios institucionais
Mapeamento e seleo dos documentos Em um repositrio institucional da produo cientfica s devem ser armazenados os documentos referentes publicao cientfica dos membros da instituio que o mantm. Caso a instituio sinta necessidade de organizar/armazenar/difundir outro tipo de documentao que no aquela relacionada com a produo cientfica, sugere-se que crie uma nova instalao do software para este fim. Neste caso, outra possibilidade seria criar uma comunidade ou coleo especfica para esses documentos no prprio repositrio. O que no se deve fazer de nenhuma maneira colocar documentao que no seja produo cientfica em comunidades e/ou colees criadas com este objetivo. Assim o repositrio permanecer interopervel com outros sistemas destinados exclusivamente produo cientfica. Armazenamento do documento Para o armazenamento do documento em um repositrio, recomendamos a utilizao das orientaes expostas nos formulrios para os tipos de documentos indicados nas pginas 19 a 22. Nomeao do arquivo do documento Os documentos armazenados nos RIs so passveis de coleta por buscadores na Internet. Esta coleta importante para que o documento ganhe mais visibilidade e tenha mais chances de ser citado e aumentar seu impacto em determinada rea do conhecimento. Uma boa prtica para que o documento se torne mais visvel para os motores referente ao arquivo do documento. Para o tratamento do arquivo do documento, considere: 1. Nomear o arquivo do documento com o ttulo do documento 2. Salvar o documento no formato .pdf. Permisses para o armazenamento do documento O cenrio ideal que toda a produo intelectual da instituio estivesse armazenada e pudesse ser livremente distribuda na Internet. No entanto, os direitos autorais patrimoniais de parte dos contedos, especialmente a maioria dos artigos publicados em peridicos cientficos, so de propriedade de editores cientficos. interessante entender os aspectos relacionados com os direitos autorais. Direitos autorais As questes relacionadas com os Direitos Autorais (ver Lei n 9.610/98 sobre Direitos Autorais) so consideradas entraves no povoamento dos repositrios. interessante esclarecer alguns pontos.
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Os conflitos que podem surgir, no momento de realizar um depsito, esto relacionados com o titular do direito autoral. No confundam, nem sempre o autor o titular do direito de autor. O autor, em geral, para ter o seu artigo publicado em um peridico, ou qualquer outro tipo de publicao, abre mo da sua titularidade para uma editora. Isso no quer dizer que ele abra mo de ser o autor intelectual daquela obra; quer dizer que ele cedeu editora o seu direito de utilizar, fruir e dispor da obra (direito autoral patrimonial). Mas o qu quer dizer que isso? Quer dizer necessria a obteno de autorizao prvia (licena) do titular do direito de autor (lembre-se, que nem sempre (ou quase nunca) o autor o titular do direito autoral) para poder realizar as seguintes aes: a reproduo parcial ou integral; a edio; a adaptao, e quaisquer outras transformaes; a traduo para qualquer idioma; a distribuio, a utilizao, direta ou indireta da obra cientfica, a incluso em base de dados (lembrem-se que um repositrio uma base de dados), o armazenamento em computador, a microfilmagem e as demais formas de arquivamento do gnero; quaisquer outras modalidades de utilizao existentes ou que venham a ser inventadas. Mas como proceder? Caso o repositrio tenha sido construdo com o software DSpace h a possibilidade de se colocar nos passos do preenchimento do depsito um formulrio de licena, onde fica especificada a autorizao para o depsito do documento. A licena padro do DSpace a seguinte (que pode ser reformulada, caso a Instituio considere necessrio):

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Este exemplo de licena fornecido apenas para fins informativos. LICENA DE ARMAZENAMENTO E DISTRIBUIO NO-EXCLUSIVA Ao concordar com esta licena, voc(s) autor(es) ou titular(es) dos direitos autorais da obra aqui descrita concede(m) (NOME DA INSTITUIO), gestora do Repositrio (NOME DO REPOSITRIO), o direito no-exclusivo de reproduzir, converter (como definido abaixo) e/ou distribuir o documento depositado em formato impresso, eletrnico ou em qualquer outro meio. Voc(s) concorda(m) que a (NOME DA INSTITUIO), gestora do Repositrio (NOME DO REPOSITRIO), pode, sem alterar o contedo, converter o arquivo depositado a qualquer meio ou formato com fins de preservao. Voc(s) tambm concorda(m) que a (NOME DA INSTITUIO), gestora do Repositrio (NOME DO REPOSITRIO), pode manter mais de uma cpia deste depsito para fins de segurana, back-up e/ou preservao. Voc(s) declara(m) que a apresentao do seu trabalho original e que voc(s) pode(m) conceder os direitos contidos nesta licena. Voc(s) tambm declara(m) que o envio de seu conhecimento e no infringe os direitos autorais de outra pessoa ou instituio. Caso o documento a ser depositado contenha material para o qual voc(s) no detm a titularidade dos direitos de autorais, voc(s) declara(m) que obteve a permisso irrestrita do titular dos direitos autorais de conceder (NOME DA INSTITUIO), gestora do Repositrio (NOME DO REPOSITRIO), os direitos requeridos por esta licena e que os materiais de propriedade de terceiros, esto devidamente identificados e reconhecidos no texto ou contedo da apresentao. CASO O TRABALHO DEPOSITADO TENHA SIDO FINANCIADO OU APOIADO POR UM RGO, QUE NO A INSTITUIO DESTE RESPOSITRIO: VOC DECLARA TER CUMPRIDO TODOS OS DIREITOS DE REVISO E QUAISQUER OUTRAS OBRIGAES REQUERIDAS PELO CONTRATO OU ACORDO. O repositrio identificar claramente o seu(s) nome(s) como autor(es) ou titular(es) do direito de autor(es) do documento submetido e declara que no far qualquer alterao alm das permitidas por esta licena.

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Muitos repositrios esto fazendo uso das licenas Creative Commons. Mas o que so as licenas Creative Commons? So licenas que o prprio autor, sem necessitar de intermedirios (como advogados), atribui sua obra. Ao utilizar essas licenas o autor informa ao mundo o que ele permite que terceiros faam, sem que estes tenham que pedir-lhe autorizao. Vale pena dar uma visitada no site dessa organizao sem fins lucrativos, que vem facilitando muito as questes relacionadas com as licenas autorais. J h no site do CC (este o smbolo das licenas Creative Commons) uma seo aonde possvel buscar obras que esto licenciadas fazendo uso do CC <http://creativecommons.org.br/>.

J existem repositrios brasileiros que esto fazendo uso das licenas CC no seu formulrio de depsito.

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1. Identificao Autor:_______________________________________________________________________ RG.:________________CPF:________________e-mail:_______________________________ Fone:_________________________Vnculo na UnB: _________________________________ Local de Trabalho na UnB:_______________________________________________________ Ttulo do documento(*): _________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ DECLARAO DE DISTRIBUIO NO-EXCLUSIVA
O referido autor: a) Declara que o documento entregue seu trabalho original, e que detm o direito de conceder os direitos contidos nesta licena. Declara tambm que a entrega do documento no infringe, tanto quanto lhe possvel saber, os direitos de qualquer outra pessoa ou entidade. b) Se o documento entregue contm material do qual no detm os direitos de autor, declara que obteve autorizao do detentor dos direitos de autor para conceder Universidade de Braslia os direitos requeridos por esta licena, e que esse material cujos direitos so de terceiros est claramente identificado e reconhecido no texto ou contedo do documento entregue. Se o documento entregue baseado em trabalho financiado ou apoiado por outra instituio que no a Universidade de Braslia, declara que cumpriu quaisquer obrigaes exigidas pelo respectivo contrato ou acordo.

Termo de autorizao
Na qualidade de titular dos direitos de autor do contedo supracitado, autorizo a Biblioteca Central da Universidade de Braslia a disponibilizar a obra, gratuitamente, de acordo com a licena pblica Creative Commmons Licena 3.0 Unported por mim declarada sob as seguintes condies: Permitir uso comercial de sua obra? ( ) Sim ( ) No Permitir modificaes em sua obra? ( ) Sim ( ) Sim, contanto que outros compartilhem pela mesma licena ( ) No A obra continua protegida por Direito Autoral e/ou por outras leis aplicveis. Qualquer uso da obra que no o autorizado sob esta licena ou pela legislao autoral proibido. _______________________________,_____/_____/_____ Local Data ________________________________________ Assinatura do Autor e/ou Detentor dos Direitos Autorais

(*) Quando se tratar de autorizao para mais de um documento, especificar, em anexo, quais publicaes devero ser disponibilizadas no Repositrio Institucional.

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As licenas disponveis e que podem ser combinadas entre si so as seguintes: A maioria dos peridicos cientficos permite alguma modalidade de arquivamento e/ ou acesso e j declarou sua poltica sobre o acesso aberto em algum diretrio especfico. Para conhecer a poltica editorial de um peridico cientfico, e assim agilizar o depsito, acesse o diretrio Diadorim <http://www.ibict.br/diadorim>. O Diadorim um diretrio de polticas editorias sobre o acesso aberto das revistas cientficas brasileiras. Por meio do Diadorim tambm possvel consultar as polticas das revistas estrangeiras, pois o diretrio brasileiro est conectado ao principal diretrio de polticas editoriais estrangeiras, o diretrio SHERPA/RoMEO <http://www.sherpa.ac.uk/romeo/>. Caso o artigo a ser depositado seja parte de uma revista que no est em nenhum diretrio de polticas, brasileiro ou estrangeiro, ser necessrio entrar em contato com a editora e solicitar uma licena, por escrito, para a realizao do depsito do documento no repositrio.

Diretrios internacionais de repositrios digitais

Para potencializar a disseminao e visibilidade de contedos armazenados e do prprio repositrio de sua instituio, recomenda-se registrar o repositrio institucional em diretrios especializados, tais como: Registry of Open Access Repositories (ROAR) <http://roar.eprints. org/> Directory of Open Access Repositories (OpenDOAR) <http://www.opendoar.org/> O registro nestes diretrios importante porque muitos buscadores, dos especializados aos multidisciplinares, utilizam estes cadastros para localizar repositrios de seu interesse.

Para mais informaes sobre como cadastrar o repositrio nesses diretrios, acesse os guias para cadastramento, disponveis em: www.ibict.br/rd.

Avaliao e estatsticas do repositrio institucional

Os repositrios, assim como qualquer sistema de informao, devem passar por avaliaes a fim de melhorar aspectos deficientes e identificar seus pontos de sucesso. Para a realizao de avaliaes e gerao de estatsticas do sistema, neste documento destacaremos: as estatsticas geradas pelo repositrio e o Ranking Web of Repositories. Existem outros documentos de avaliao, a seguir listados, que so utilizados como indicadores de qualidade e padronizao dos sistemas. Recomenda-se a leitura destes documentos e ateno aos elementos avaliados.

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Certificado DINI: Servicio de documentacin y publicaciones. 2007. Disponvel em: < http://edoc.hu-berlin.de/series/dini-schriften/2008-3/PDF/3.pdf> Directrizes DRIVER 2.0: Directrizes para fornecedores de contedos - Exposio de recursos textuais com o protocolo OAI-PMH. 2008. Disponvel em: < http:// www.driver-support.eu/documents/DRIVER_Guidelines_v2_Final__PT.pdf> Guia para la evaluacin de repositorios institucionales cientficos. 2010. Disponvel em: < http://www.recolecta.net/buscador/documentos/GuiaEvaluacionRecolectav1.0-1.pdf> Criterios de Evaluacin: Premio al Mejor Repositorio Digital. RENATA. 2011. Disponvel em: <http://www.renata.edu.co/index.php/convocatorias/2452-premio -al-mejor-repositorio-digital-renata.html>

Mdulo de estatsticas
O software DSpace possui um mdulo bsico para estatsticas, no qual possvel observar o total de visitas geral, total de visitas por ano, as cidades e pases que visitaram o repositrio8. Entretanto, outras instituies brasileiras e internacionais tambm aperfeioaram esse mdulo, como o caso do repositrio institucional da Universidade Federal do Rio Grande do Sul9 e da Universidade do Minho (Portugal)10.

O ranking de repositrios
Assim como as universidades, os repositrios so hoje avaliados por rankings. Estar bem posicionado em um ranking leva a uma maior visibilidade e prestgio. Este prestgio pode facilitar o desenvolvimento dos repositrios, em termos de gesto interna e obteno de recursos externos. O Ranking Web of Repositories um sistema de rankings mais conhecidos da atualidade e avalia os repositrios digitais de informao cientfica. Alm de produzirem dados para a medio e comparao do desenvolvimento de sistemas, os rankings tm produzido indicadores de qualidade que devem ser considerados. O ranking em questo avalia aspectos relacionados com: A quantidade de pginas do repositrio recuperada pelo Google <www.google.com.br>; A visibilidade do repositrio na web; Quantidade de documentos que utilizam formato em arquivo rico. Ex.: Adobe Acrobat (.pdf ), MS Word (.doc, .docx), MS Powerpoint (.ppt, .pptx) e PostScript (.ps, .eps);
8 Essa funcionalidade deve ser implementada. 9 Ver http://www.lume.ufrgs.br/estatisticas 10 Ver http://repositorium.sdum.uminho.pt

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Quantidade de artigos recentes encontrados no Google Scholar <http:// scholar.google.com.br/>; Para mais informaes sobre o Ranking Web of Repositories e sua metodologia de avaliao visite a pgina < http://repositories.webometrics.info/>.

Servios dos repositrios institucionais para a comunidade acadmica

Um repositrio institucional pode oferecer uma srie de servios sua comunidade. A realidade de muitas instituies no permite o oferecimento de todos os servios, contudo, na medida do possvel, quanto mais facilidades e valor forem agregados ao repositrio institucional, maiores as possibilidades de atrair a comunidade para a sua adoo e uso. Alguns servios que podem ser observados nos repositrios institucionais so: Disseminao seletiva de informao (uso de RSS, por exemplo); Digitalizao da produo cientfica impressa (para o acesso online e a preservao digital); Dados estatsticos para os autores (ver o tpico Avaliao e indicadores de desempenho do RI); Depsito mediado e auxlio para o autodepsito; Orientao sobre direitos autorais (tratado anteriormente); Treinamento e suporte aos usurios; Servio de identificadores persistentes com vistas preservao do acesso.

Estratgias de marketing para os repositrios institucionais

A boa propaganda do repositrio um processo necessrio, tanto para garantir a participao da comunidade acadmica interna, quanto para atrair reconhecimento e investimento da instituio e do pblico externo. No livro de Leite (2009), so abordados com detalhes os processos para um plano de marketing para repositrios. Aqui, destacam-se algumas aes que podem ser implementadas para fazer a divulgao do repositrio.

Divulgao das estatsticas do repositrio

A divulgao das estatsticas do repositrio pode ser uma boa estratgia para atrair autores interessados em ver suas obras armazenadas no RI. Isto porque os documentos armazenados tendem a ter altas taxas de acesso e downloads, e alm de mostrar para os autores que seus trabalhos podem se tornar mais visveis por meio do repositrio, tambm lhe d a possibilidade de acompanhar este processo (ver Mdulo de estatsticas).

Divulgao de notcias do repositrio institucional

Uma forma de chamar a ateno dos usurios utilizar, no RI, o recurso de divulgao de, p.ex., notcias e eventos relacionados com a instituio e trabalhos depositados no RI.

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Para utilizar este recurso, basta acessar o repositrio com a permisso de administrador e em suas ferramentas, clicar em Editar notcias. Neste mdulo, possvel editar o campo de notcias que aparece na parte superior do RI (cabealho) e na barra lateral. Concluda a edio, basta atualizar o sistema e as notcias estaro disponveis para todos os usurios.

Assinatura de colees
Uma forma de atrair o pblico para a permisso de depsito e utilizao do RI fazer uso da funcionalidade assinatura de colees. O usurio pode ativar a funo assinatura de coleo e assim o sistema avisar ao usurio interessado sobre todos os novos registros depositados na coleo indicada. Para que isto acontea o usurio ter que se cadastrar no repositrio, acessar a coleo de interesse e clicar em Assinar. Assim, todas as informaes referentes atualizao da coleo vo direto para o e-mail cadastrado do usurio, sem demandar mais recursos da gesto do RI. Este procedimento simples e automtico, permite que o RI mantenha contato constante com seus usurio e promova ainda mais o seu uso.

RSS e redes sociais

Ferramentas externas do repositrio e que so recomendadas para fazer o seu marketing so os recursos RSS, para a disseminao de contedos de interesse dos usurios e o uso de redes sociais (ex. pgina no Facebook, conta no Twiter etc), para a interao com a comunidade interna e externa. Aqui, destacamos alguns repositrios que j utilizam estes recursos: RI da Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria - EMBRAPA http://www.alice.cnptia.embrapa.br/ RI da Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN http://repositorio.ufrn.br:8080/jspui/ RI da Universidade de So Paulo - USP http://www.producao.sibi.usp.br/ RI da Universidade de Braslia -UnB http://repositorio.bce.unb.br/ RI da Universidade Tecnolgica Federal do Paran - UTFPR http://repositorio.utfpr.edu.br/jspui/

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4) Concluso
As orientaes aqui apresentadas foram baseadas em pesquisas bibliogrficas sobre o tema e no acompanhamento da experincia de implantao e desenvolvimento de repositrios institucionais brasileiros. Pretendeu-se com elas auxiliar os gestores de repositrios institucionais a realizar o seu trabalho a construir e manter repositrios de qualidade e que estes alcancem a maior visibilidade possvel. muito importante acompanhar as iniciativas de criao de repositrios no Brasil e no mundo e absorver as prticas exitosas. O Ibict ficar sempre atento s boas prticas e as difundir, sempre que possvel, para a comunidade de informao cientfica brasileira. Contamos com a sua colaborao!

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Documentos consultados

BRASIL. Lei n 9.610, de 19 de fevereiro de 1998. Altera, atualiza e consolida a legislao sobre direitos autorais e d outras providncias. Disponvel em: <http://www. planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9610.htm>. Acesso em: 13 nov. 2012. LEITE, Fernando Csar Lima. Como gerenciar e ampliar a visibilidade da informao cientfica brasileira: repositrios institucionais de acesso aberto. Braslia: IBICT, 2009. Disponvel em: <http://repositorio.bce.unb.br/bitstream/10482/4841/1/LEITE_ComoAmpliareGerenciar.pdf>. Acesso em: 14 nov. 2012. OPEN ACCESS INFRASTRUCTURE FOR RESEARCH IN EUROPE. OpenAIRE Guidelines 1.0: guidelines for content providers of the OpenAIRE information space. 2012. Disponvel em: <https://www.google.com.br/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=3&cad=rja&ved=0CDIQFjAC&url=https%3A%2F%2Fwww.openaire.eu%2Fpt%2Fcomponent%2Fattachments%2Fdownload%2F31.html&ei=npOjUIqyDY6W8gTqpYGgCA&usg=AFQjCNHQfDhvW8HbtWhtvsPBoXntKP5E6Q>. Acesso em: 14 nov. 2012. ROOSENDAAL, H. E.; GEURTS, P. A. T. M. Forces and functions in scientific communication: an analysis of their interplay. In: Conference on Co-operative Research in Information Systems in Physics, 1998, Alemanha. Disponvel em: <http://doc.utwente. nl/60395/>. Acesso em: 14 nov. 2012. SO PAULO (Estado). Resoluo n 6444, de 22 de outubro de 2012. Dispe sobre as diretrizes e procedimentos para promover e assegurar a coleta, tratamento e preservao da produo intelectual gerada nas Unidades USP e pelos Programas Conjuntos de PsGraduao, bem como sua disseminao e acessibilidade para a comunidade. Dirio Oficial do Estado de So Paulo, Poder Executivo, So Paulo, 23 out. Seo I, p. 63. Disponvel em: <http://www.usp.br/leginf/resol/r6444m.htm>. Acesso em: 14 nov. 2012. UNIVERSIDADE DO MINHO. Directrizes DRIVER 2.0: directrizes para fornecedores de contedos exposio de recursos textuais com o protocolo OAI-PMH. Portugal, 2008. Disponvel em: <http://www.driver-support.eu/documents/DRIVER_Guidelines_v2_Final__PT.pdf>. Acesso em: 14 nov. 2012.

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Diretrios consultados

Directorio y estimador de polticas en favor del acceso abierto a la produccin cientfica (Polticas MELIBEA). Disponvel em: <http://www.accesoabierto.net/politicas/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Registry of Open Access Repositories Mandatory Archiving Policies (ROARMAP). Disponvel em: <http://roarmap.eprints.org/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Sherpa/Juliet. Disponvel em: <http://www.sherpa.ac.uk/juliet/>. Acesso em: 14 nov. 2012.

Repositrios consultados

Repositrio Institucional da Universidade do Minho. Disponvel em: <http://repositorio.bce.unb.br/bitstream/10482/4841/1/LEITE_ComoAmpliareGerenciar.pdf>. Acesso em: 14 nov. 2012. Repositrio da Universidade Federal da Bahia. Disponvel em: <https://repositorio. ufba.br/ri/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Repositrio Institucional da Universidade Federal do Esprito Santo. Disponvel em: <http://repositorio.ufes.br/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Repositrio Institucional da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Disponvel em: <http://www.repositorio.ufrn.br/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Repositrio Institucional da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Disponvel em: <http://www.lume.ufrgs.br/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Repositrio Institucional da Universidade Tecnolgica Federal do Paran. Disponvel em: <http://repositorio.utfpr.edu.br/jspui/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Repositrio Institucional da Universidade de Braslia. Disponvel em: <http://repositorio.bce.unb.br/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Repository of Library & Information Science. Disponvel em: <http://eprints.rclis. org/>. Acesso em: 14 nov. 2012.

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Sites consultados

Creative Commons Brasil . Disponvel em: <http://creativecommons.org.br/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Museus Paraense Emlio Goeldi. Disponvel em: <http://www.museu-goeldi.br/>. Acesso em: 14 nov. 2012. Ranking Web of Repositories. Disponvel em: <http://repositories.webometrics.info/>. Acesso em: 14 nov. 2012.

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