Enquadramento, Formalizao e Obrigaes das Micro e Pequenas Empresas

INTRODUO

O tratamento jurdico diferenciado, aplicado s micro e pequenas empresas, previsto pela Constituio Federal de 1988 em seu artigo 179 e h muitos anos tratado de forma relevante pela legislao de nosso pas. Deste modo, para atendimento ao disposto em nossa Carta Magna, foram publicados vrios diplomas legais, tanto em mbito federal, quanto em mbitos estadual e municipal, visando a simplificao ou, mesmo, a reduo ou eliminao das obrigaes administrativas, tributrias, previdencirias e creditcias das microempresas e das empresas de pequeno porte. Entretanto, dvidas existem em como definir melhor o porte da empresa, qual a melhor natureza jurdica de sua constituio, assim como quais as obrigaes contbeis, tributrias, trabalhistas e previdencirias a que esto sujeitas as micro e pequenas empresas. Intencionamos fazer deste texto um "orientador" para melhor esclarecimento das dvidas acima, indicando, quando for o caso, outros textos para a busca de informaes complementares.
ESPCIES E NATUREZAS JURDICAS DAS EMPRESAS

A constituio de uma empresa depende de uma srie de providncias, bem como da inscrio em vrios rgos pblicos, podendo ser adotadas as seguintes espcies jurdicas: Firma Mercantil Individual a forma em que o Titular responde pelo prprio negcio. No h scios. O nome da empresa o nome do empresrio, por extenso ou abreviado. Nesta modalidade de constituio, a responsabilidade da Pessoa Fsica ilimitada, pois, responde com seus bens pessoais pelos atos da Pessoa Jurdica. Sociedade A Sociedade a forma de constituio de empresas em que duas ou mais pessoas, juridicamente capazes, se renem contratualmente para a explorao de um objetivo comum. Os principais tipos de sociedade so: a) a Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada; e b) a Sociedade por Aes (chamada tambm de Companhia ou de Sociedade Annima). Os dois tipos de sociedade citados possuem responsabilidade limitada, ou seja, os scios respondem pela empresa at o montante do capital social. As sociedades, na rea privada, dividem-se, ainda, de acordo com sua essncia (natureza jurdica), em: a) Sociedades Civis; e b) Sociedades Comerciais (Mercantis). As sociedades civis so constitudas para praticarem atividades de prestao de servios, com ou sem fins lucrativos. As sociedades comerciais so empresas constitudas para exercer atividades mercantis, ou seja, atividades agropecurias, industriais ou comerciais.

Vale observar, porm, que mesmo que a sociedade tenha natureza civil, quando constituda sob a forma de sociedade annima, assume carter mercantil, para efeitos legais. O registro da empresa inicia com o arquivamento dos seus atos constitutivos em um dos rgos a seguir: JUCEES - Junta Comercial do Estado do Esprito Santo: rgo responsvel pelo registro da firma individual e das sociedades comerciais; ou Cartrio de Registro Civil das Pessoas Fsicas e Jurdicas: rgo que faz o registro das sociedades civis. Em seguida, em diversos rgos so exigidos outros registros, conforme a atividade e dependendo das caractersticas da empresa, conforme abaixo: Secretaria da Receita Federal (CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Corpo de Bombeiros; Prefeitura Municipal (Alvar de Licena e Funcionamento); Secretaria de Estado da Fazenda (Inscrio Estadual); Prefeitura Municipal (Cadastro Mobilirio de Contribuintes); INSS - Instituto Nacional do Seguro Social; Sindicato Patronal; Outros rgos Pblicos e Entidades de Classe (Inspees, Registros, Licenas, etc). Jurdicas);

Sobre esse assunto, indicamos leitura de nossas orientaes indicadas nos textos sobre "Registro da Indstria e do Comrcio" e "Registro da Prestao de Servios", disponibilizadas na seo "Planejamento e Registro da Empresa", neste "Manual do Empresrio".
ENQUADRAMENTO COMO MICROEMPRESA OU EMPRESA DE PEQUENO PORTE

Incialmente, deve-se observar, as microempresas e empresas de pequeno porte possuem dois regimes de tratamento jurdico diferenciado e simplificado: a) o da Lei 9.841, de 05/10/1999 (Estatuto da Micro e Pequena Empresa), aplicado nos campos administrativo, trabalhista, previdencirio, creditcio e de desenvolvimento empresarial; e b) o da Lei 9.317, de 05/12/1996 (SIMPLES), aplicado no campo tributrio. Em regra, os Estados e Municpios que no firmaram convnio com a Unio, para adoo do SIMPLES em suas competncias tributrias, tambm possuem regimes tributrios simplificados prprios. Vejamos, a seguir, os procedimentos de enquadramento como microempresa ou empresa de pequeno porte para efeito do tratamento jurdico diferenciado e simplificado nos campos administrativo, trabalhista, previdencirio, creditcio e de desenvolvimento empresarial:

Empresas j constitudas A pessoa jurdica ou firma mercantil individual que, mesmo antes da promulgao da Lei 9.841, de 05/10/1999, preenchia os seus requisitos de enquadramento como microempresa ou empresa de pequeno porte, excetuadas as j enquadradas no regime jurdico anterior, comunicar esta situao, conforme o caso, Junta Comercial ou ao Cartrio de Registro Civil das Pessoas Jurdicas, para fim de registro, mediante simples comunicao, da qual constaro: a) a situao de microempresa ou de empresa de pequeno porte; b) o nome e demais dados de identificao da empresa;

c) a indicao do registro de firma mercantil individual ou do arquivamento dos atos constitutivos da sociedade; d) a declarao do titular ou de todos os scios de que o valor da receita bruta anual da empresa no excedeu, no ano anterior, o limite fixado na legislao, respectivamente para microempresa ou para empresa de pequeno porte (incisos I ou II do artigo 2 da Lei 9.841, de 05/10/1999), conforme o caso, e de que a empresa no se enquadra em qualquer das hipteses de excluso relacionadas no artigo 3o da mesma Lei. Empresas em constituio Tratando-se de empresa em constituio, dever o titular ou scios, conforme o caso, declarar a situao de microempresa ou de empresa de pequeno porte, que a receita bruta anual no exceder, no ano da constituio, o limite fixado na legislao, respectivamente para microempresa ou para empresa de pequeno porte (incisos I ou II do artigo 2 da Lei 9.841, de 05/10/1999), conforme o caso, e que a empresa no se enquadra em qualquer das hipteses de excluso relacionadas no art. 3 desta mesma Lei. Simplificao do arquivamento dos atos constitutivos nos rgos de registro O arquivamento, nos rgos de registro, dos atos constitutivos de firmas mercantis individuais e de sociedades que se enquadrarem como microempresa ou empresa de pequeno porte, bem como o arquivamento de suas alteraes, dispensado das seguintes exigncias: a) certido de inexistncia de condenao criminal (exigida pelo inciso II do art. 37 da Lei no 8.934, de 18/11/1994), que ser substituda por declarao do titular ou administrador, firmada sob as penas da lei, de no estar impedido de exercer atividade mercantil ou a administrao de sociedade mercantil, em virtude de condenao criminal; b) prova de quitao, regularidade ou inexistncia de dbito referente a tributo ou contribuio de qualquer natureza, salvo no caso de extino de firma mercantil individual ou de sociedade. No se aplica, tambm, s microempresas e s empresas de pequeno porte a exigncia do visto do advogado no Contrato Social (conforme disposto no 2o do artigo 1o da Lei 8.906, de 04/07/1994). Uso das expresses "ME" e "EPP" Feita a comunicao e independentemente de alterao do ato constitutivo, a microempresa adotar, em seguida ao seu nome, a expresso "microempresa" ou, abreviadamente, "ME" e a empresa de pequeno porte a expresso "empresa de pequeno porte" ou "EPP", privativo de microempresa e de empresa de pequeno porte o uso destas expresses. O enquadramento como microempresa ou empresa de pequeno porte, para efeito do tratamento jurdico diferenciado e simplificado, no campo tributrio, apresentado nos estudos dos respectivos assuntos, na pgina sobre "tributos".
ESCRITURAO DE LIVROS OBRIGATRIOS

So

obrigatrias

escriturao

manuteno

dos

seguintes

livros

pelas

empresas:

Livros Comerciais Dirio Razo

OBS.: A legislao do IR tem dispensado a escriturao comercial para empresas optantes pelo SIMPLES ou pela tributao com base no Lucro Presumido, desde que seja escriturado o Livro Caixa, contendo toda a movimentao financeira da empresa, inclusive bancria. Entretanto, importante alertar que, alm de uma necessidade GERENCIAL, a escriturao comercial uma exigncia expressa em outras legislaes vigentes, como no Cdigo Comercial Brasileiro, no Cdigo Tributrio Nacional, na Lei das Sociedades por Aes (que atende tambm a outros tipos de sociedades), na Lei de Falncias e Concordatas, na Legislao Previdenciria, bem como na Legislao Profissional da Contabilidade (constante das Normas Brasileiras de Contabilidade, emitidas por meio de Resolues do CFC - Conselho Federal de Contabilidade). Livros Fiscais LRE - Livro Registro de Entradas LRS - Livro Registro de Sadas Livro de Registro de Apurao do IPI Livro de Registro de Apurao do ICMS LRI - Livro Registro de Inventrio Livro Registro de Controle da Produo e do Estoque (industriais, equiparados a industriais e atacadistas) Livro Registro de Selo Especial de Controle (utilizado nas hipteses previstas na legislao do IPI) Livro Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncias Livro de Impresso de Documentos Fiscais (em geral, estabelecimentos grficos) LMC - Livro de Movimentao de Combustveis (postos revendedores de combustveis) Livro Registro da Prestao de Servios Livros Trabalhistas Livro de Inspeo do Trabalho Livro Registro de Empregados
OBRIGAES CONTBEIS

Independentemente do porte, diversas obrigaes contbeis esto sujeitas as empresas, a saber: Seleo, organizao e guarda dos documentos negociais e demais papeis base para a escriturao dos livros comerciais, fiscais e trabalhistas (pelo prazo determinado nas diversas legislaes vigentes); Classificao, Digitao e Conciliao de contas; Emisso e Anlises de Relatrios Gerenciais (como relatrios financeiros, de apurao de custos, patrimoniais, etc.); Emisso e Anlises de Demonstraes Contbeis Obrigatrias (como Balano Patrimonial, Demonstrao do Resultado, Demonstrao dos Lucros ou Prejuzos Acumulados, etc.); Publicao de Diversos Atos (conforme exigncia das legislaes vigentes).
OBRIGAES TRIBUTRIAS

Devem ser arquivados, em boa guarda e ordem, os documentos fiscais referentes s atividades negociais e arrecadao dos diversos tributos incidentes, bem como apresentadas as informaes econmicofiscais, de acordo com a legislao vigente: Blocos ou Formulrios de Notas Fiscais; Autorizao para Utilizao de ECF - Equipamento de Emissor Fiscal (somente no caso de empresa comercial varejista, obrigada manuteno e utilizao deste equipamento); Apresentao de Guias de Informaes Econmico-Fiscais das reas Federal, stadual e Municipal;

Recolhimento dos diversos impostos e contribuies, como SIMPLES (para os optantes), IRPJ, IRRF, IPI, Contribuio Social sobre o Lucro Lquido, PIS, COFINS, ICMS e ISS. Sobre as obrigaes tributrias (principal e acessrias), sugerimos consulta ao "Calendrio de Obrigaes das Micro e Pequenas Empresas", disponibilizado nesta seo de "Legislao Empresarial", neste "Manual do Empresrio".
OBRIGAES TRABALHISTAS E PREVIDENCIRIAS

So as seguintes, as principais rotinas trabalhistas e obrigaes previdencirias das empresas: Registro de Empregados; Recolhimento de contribuies e cumprimento de obrigaes junto ao INSS, FGTS e Sindicatos; Apresentao de informaes ao Ministrio do Trabalho e Emprego em formulrios como CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, RAIS - Relatrio Anual de Informaes Sociais; Mapa de Avaliao Anual dos Dados Atualizados de Acidentes do Trabalho, etc. Sobre as principais obrigaes trabalhistas e previdencirias, sugerimos consulta ao "Calendrio de Obrigaes das Micro e Pequenas Empresas", disponibilizado nesta seo de "Legislao Empresarial", neste "Manual do Empresrio".
ENTIDADES DE CLASSE DA PROFISSO CONTBIL

Listamos, abaixo, os principais rgos de classe da profisso contbil, para a busca de indicao de profissionais ou outras consultas pertinentes. CRC/ES - Conselho Regional de Contabilidade Rua Alberto de Oliveira Santos, n 42, 20 andar, Ed. AMES, Centro - CEP: 29010-901 Tel.: 223-7744 e 223-7624 SESCON/ES - Sindicato das Empresas de Servios Contbeis, Auditorias, Assessoramento, Percias, Informaes e Pesquisas do Estado do Esprito Santo Rua Alceu Aleixo, n 117, trreo, Jucutuquara - CEP: 29042-010 - Tel.: 223-49369 e 223-3547 e-mail: sescones@zaz.com.br SINDCONTBIL - Sindicato dos Contabilistas do Estado do Esprito Santo Av. Jernimo Monteiro, n 124, salas 401 a 403, Ed. Santa Mnica, Centro CEP: 9010-002 - Tel.: 223-5522 Links Interessantes: Conselho Regional de Contabilidade do Estado do Esprito Santo (http://www.crc-es.org.br) Fontes: BIBLIOGRAFIA: 1 - Silva, J. Miguel - Guia IOB de Contabilidade - Volume I - "Orientao n 3 - As Sociedades e Suas Relaes com Scios e Terceiros" - Atualizao 06/99 - So Paulo - IOB - Informaes Objetivas Publicaes Jurdicas Ltda - Dezembro de 1999; 2 - Normas de Registro de Comrcio - Volume 1 - "Orientaes" - Rio de Janeiro - COAD - Centro de Orientao, Atualizao e Desenvolvimento Profissional Ltda - 2000; 3 - Coelho Neto, Pedro - Micro e Pequenas Empresas - Manual de Procedimentos Contbeis - 2 edio Braslia CFC - Conselho Federal de Contabilidade & SEBRAE - Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas - 1998.

Responsvel pela atualizao Wiliam Wagner Silva Sarandy Sebrae-ES