Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
ndice
Introduo ............................................................................................................................. 4 Melhor que um conjunto de listas....................................................................................... 5 Amizades com relaes ........................................................................................................ 6 A Estrutura de uma Base de Dados ................................................................................... 8 Ambiente do Microsoft Access 2007 ............................................................................... 9 Separadores do Microsoft Access 2007 ........................................................................ 11 Separador Base ............................................................................................................... 11 Separador Criar .............................................................................................................. 11 Separador Dados Externos ........................................................................................... 12 Separador Ferramentas da Base de Dados................................................................. 12 Separador Folha de Dados ............................................................................................ 13 Criao de Tabelas em Vista de Estrutura ..................................................................... 14 Tipos de Dados ................................................................................................................ 15 Propriedades do campo .................................................................................................. 16 Tamanho do Campo.......................................................................................................... 16 Formatar........................................................................................................................... 17 Mscara de Introduo .................................................................................................. 19 Obrigatoriedade de preenchimento dos campos Necessrio ................................ 21 Valor predefinido ............................................................................................................ 21 Indexar valores de campo ........................................................................................... 23 Validao dos dados introduzidos................................................................................. 23 Chave Primria ..................................................................................................................... 25 Chaves Primrias Mltiplas numa Tabela ................................................................. 25 Relacionamento entre tabelas........................................................................................... 26 Seleccionar as tabelas a relacionar ............................................................................. 26 Definir uma relao ........................................................................................................ 27
Pedro Afonso
Eliminar uma relao ....................................................................................................... 28 Adicionar tabelas na janela Relaes ........................................................................... 28 Eliminar tabelas da janela Relaes ............................................................................. 29
Pedro Afonso
Introduo
Aps a concluso deste mdulo, vais distinguir: A diferena entre uma Base de Dados e uma Lista. Tabelas, campos, registos e chaves primrias. Quatro itens principais, chamados de objectos, contidos na maioria das Bases de Dados. Queres gerenciar nmeros de vendas e de inventrio? Registos de alunos de uma escola? Ou quem sabe a tua prpria coleco de DVDs, CDs e vdeos? Uma Base de Dados pode ajudarte a inserir os dados com facilidade, encontrlos com rapidez, bem como resumilos em relatrios impressos ou online. Este mdulo ajudarte a compreender os benefcios e a estrutura de uma base de dados do Access 2007.
Uma Base de Dados muito mais que apenas uma lista ou tabela. Com uma Base de Dados, tens o comando de teus dados, pois ele permite recuperlos, classificlos, analislos, resumilos, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vrios arquivos para que no seja necessrio inserir informaes duas vezes e pode at mesmo tornar a entrada de dados muito mais eficiente e precisa.
Pedro Afonso
sociedade Possuis
caminhada.
lista de voluntrios para reciclagem, uma lista de voluntrios endereos para para festas rtulos em de
feriados,
panfletos, uma lista de associao e assim por diante. Supem que um membro da sociedade, que aparece em diversas listas, altera o e-mail pela segunda vez este ano. Com apenas um conjunto de listas, vais ter muito trabalho de alterar essas informaes em todos os locais em que elas aparecerem. Com uma base de dados bem estruturada, s vai ser necessrio alterar apenas uma vez e a Base de Dados trata de todo o trabalho restante. Se estiveres a trabalhar com aproximadamente 10 itens,
provavelmente irs preferir criar uma lista simples, talvez como uma Folha de Clculo no Microsoft Excel ou uma tabela no Microsoft Word. Se os teus dados so mais complexos ou so alterados
Pedro Afonso
Relaes vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades. O Access cria base de dados relacionais, ou seja, os dados so armazenados em vrias tabelas separadas de acordo com o assunto ou tarefa, mas esses dados esto relacionados e podem ser reunidos da maneira de como irs especificar. Mesmo que a base de dados de uma sociedade possa armazenar informaes de contacto dos membros separadamente das suas listas de voluntrios para reciclagem ou de dados para planeamento de feriados, ele tambm poder extrair todas essas informaes em conjunto sempre que precisares.
Pedro Afonso
Portanto, possvel imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntrios para reciclar papis no sbado, incluindo seus endereos e nmeros de telefone actualizados. Os dois conjuntos de dados so relacionais, ou seja, as informaes em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de reciclagem) esto associadas s informaes, ou as "conhecem", no outro conjunto de dados (informaes de contacto de Nancy Davolio). Para aproveitar ao mximo da tua base de dados, convm configurar as tabelas de dados para reflectir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados. Ao planear a base de dados, leva em considerao os cenrios nos quais os dados sero inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas. Uma simples precauo pode ser um grande empreendimento.
Pedro Afonso
Tabelas: armazenam dados em linhas e colunas. Todos as bases de dados contm uma ou mais tabelas.
Consultas: recuperam e processam dados. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas, actualizar dados e executar clculos com base nesses dados.
Formulrios: controlam a entrada e as exibies de dados. Eles fornecem indicaes visuais capazes de facilitar o trabalho com dados.
Relatrios: fazem o resumo e a impresso de dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados comunicao de ideias.
Pedro Afonso
1. Barra de Ttulo: Fornece o nome da aplicao e o nome da base de dados aberta; 2. Categorias de Modelo: Opes que permitem acederem a modelos j estruturados com base em determinadas reas de actividade; 3. Nova Base de Dados em Branco: Permite criar uma base de dados de raiz, sem qualquer tipo de modelo; 4. Modelos Online Apresentados: Opes que permitem
acederem a modelos j estruturados, baseadas em vrias reas de actividades disponveis no Microsoft Access Online. O acesso a este recurso, necessria uma ligao atravs da internet;
Pedro Afonso
5. Office Online: Opes que permitem aceder a vrios recursos disponveis no Microsoft Access Online. Novamente, para aceder a estes recursos necessria uma ligao atravs da internet; 6. Abrir Base de Dados Recente: Esta rea mostra as bases de dados previamente gravadas e permite aceder lhes
directamente, sem o recurso a menus. Para os teus futuros trabalhos nas Aulas Prticas e para teu Projecto, irs sempre seleccionar uma Base de Dados Vazia. Assim que seleccionares esta opo, o Microsoft Access vai perguntar que nome queres dar tua base de dados e qual a localizao onde a base de dados ir ser gravada periodicamente.
Pedro Afonso
10
Separador Criar
Pedro Afonso
11
Pedro Afonso
12
Pedro Afonso
13
A partir do momento que crias a tua Base de Dados aparece logo a Estrutura de uma Tabela. Isto acontece porque uma Base de Dados tem de ter pelo menos uma tabela. Clicas em Vista de Estrutura e grava a Tabela com o nome de uma das tabelas que configuraste no papel, por exemplo CLIENTE. Depois de introduzires os campos na Tabela Cliente, no Separador Folha de Dados, vais seco Vistas e selecciona Folha de Dados (irs chegar concluso que a folha de dados igual ao Excel), para assim introduzires os registos necessrios.
Pedro Afonso
14
Depois de dares o nome da tua tabela comea a inserir os atributos. O primeiro campo que preencheres tem de ser a chave primria, pois o Access assume de imediato. Para cada atributo tens de definir o Tipo de Dados e se quiser podes dar alguma informao sobre o atributo na Descrio. Guarda sempre a tua tabela.
Tipos de Dados
Para cada atributo necessrio definir um tipo de dado correcto de acordo com seu contedo.
Pedro Afonso
15
Propriedades do campo
Cada um dos campos que constituem uma tabela tm algumas propriedades que podes definir e, posteriormente, modificar.
Para cada linha possvel alterar, por exemplo, o Tamanho do Campo (mudar Nmero inteiro longo, para Decimal), Casas Decimais (indicar com quantas casas decimais pretendes ter), etc., de acordo com o contedo do campo.
Tamanho do Campo
o nmero de caracteres que o campo pode conter. Para campos do tipo Numrico deves seleccionar um dos itens da lista. Por Exemplo: para o campo Telefone podamos por Decimal, pois sabemos que os nmeros do telefone so nmeros decimais.
Pedro Afonso
16
Formatar
Define como o contedo do campo ser visualizado. Por exemplo se o teu campo usado para percentagens, no Formatar escolhes Percentagem.
Nos seguintes exemplos, podes ver que tipo de formatos existe para tipo de dados Data e Sim/No.
Pedro Afonso
17
Na formatao de campos do tipo Sim/No podes optar por Verdadeiro/Falso ou ainda Ligado/Desligado.
Pedro Afonso
18
Mscara de Introduo
As mscaras so modelos utilizados para a introduo de dados. A sua utilizao recomendada quando os dados devem respeitar um determinado tamanho e/ou formato. Recorrendo ao Assistente, depois de clicares no boto com 3 pontos pedido que graves a tabela e visualizada a janela Assistente de Mscaras de Introduo (Nota: o assistente de Mscara de Introduo s trabalha com tipo de dados Texto ou Data).
Pedro Afonso
19
Depois de seleccionares a mscara (por exemplo, Data Abreviada) que mais se adapta ao teu campo, clica no boto Seguinte.
Clica em seguida no boto Seguinte e irs finalizar o assistente clicando no boto Concluir.
Pedro Afonso
20
H Campos que, pela sua importncia, devem ser obrigatoriamente preenchidos. Para que a introduo de um campo seja obrigatria deves, na propriedade Necessrio seleccionar Sim. Exemplos destes campos obrigatrios poderiam ser: A tabela Factura, a indicao da Data_Factura e a Quantidade. A Tabela Cliente, o nome, a morada e o telefone.
Valor predefinido
Quando existe uma grande probabilidade de um campo ter o mesmo contedo, conveniente indiclo na propriedade Valor predefinido como predefinido: Na Tabela Fornecedor, o campo relativo ao CdigoPas de onde os Fornecedores podero ser, na grande maioria Portugus logo pode ter o contedo PT.
Pedro Afonso
21
1. Clica no boto; 2. Zona de Visualizao da expresso; 3. Botes de acesso a funes, operadores e constantes mais comuns; 4. Clica sobre Funes, Constantes ou Operadores; 5. Selecciona um subgrupo para acederes apenas s funes que lhes esto associadas;
6. Selecciona a Funo.
Por Exemplo: Partindo do princpio que a data da Factura efectuada no momento do preenchimento desta, o campo Data Factura dever ser preenchido com a data do prprio dia. Como j estudaste o Mdulo do Excel, a funo DATA()
retorna a data do sistema. No exemplo, o campo Data Factura seria preenchido com a data do sistema, podendo ser alterado
posteriormente.
Pedro Afonso
22
Pedro Afonso
23
Tambm podes inserir uma frase para indicar melhor o que pretendes com este campo. Ao tentares inserir mais de 20 unidades no campo Quantidade ir aparecer este erro:
Pedro Afonso
24
Chave Primria
importante atribuir pelo menos um campo em cada tabela como chave primria para garantir que cada registo nico. No Access, sempre que crias uma nova Tabela em Vista de Estrutura o primeiro campo j est identificado como chave primria, por isso, tens de ter o cuidado de verificar sempre se o campo que ests introduzir mesmo a chave primria. Para Remover a chave primria, vais em Vista de Estrutura, e no Separador Ferramentas clicas no cone Chave Primria. Para adicionar chave primria fazes pelo mesmo processo. Chaves Primrias Mltiplas numa Tabela Selecciona o campo ou campos que pretende utilizar como chave primria. Para seleccionar um campo, clica no selector de linha correspondente ao campo pretendido. Para seleccionar mais de um campo, mantm premida a tecla CTRL e, em seguida, clique no selector de linha correspondente a cada campo.
Pedro Afonso
25
Os relacionamentos entre as tabelas devem ser definidos antes da introduo de dados para evitar eventuais erros de insero ou falhas na sua articulao. Para que possamos relacionar duas tabelas basta que a chave primria de uma delas esteja presente na outra como chave secundria.
Pedro Afonso
26
1. Selecciona a tabela a adicionar janela Relaes; 2. Clica sobre Adicionar; 3. Repete os passos 1 e 2 at que todas as tabelas pretendidas estejam seleccionadas; 4. Clica sobre Fechar.
Pedro Afonso
27
Pedro Afonso
28
Pedro Afonso
29