GUA PARA ESCRIBIR CARTAS FORMALES

Las cartas formales son las que enviamos a personas que no conocemos o personas con las que tenemos una relacin estrictamente profesional. Por su inmediatez, este tipo de comunicacin suele hacerse hoy en da por correo electrnico u otros medios digitales, pero an existe abundante correo profesional o comercial en papel. Su contenido es idntico en ambos modelos, aunque, lgicamente, cambia su disposicin formal. Te ofrecemos aqu un ejemplo de cada tipo. Las situaciones especficas de una carta formal son variadas, pero son siempre ms reducidas que las de una carta informal o personal. Sus contenidos habituales son: una reclamacin una solicitud de informacin una disculpa formal un ofrecimiento una invitacin, etc.

En nuestra Gua general para escribir en espaol encontrars unas pautas tiles para planificar y escribir tus textos. En este documento, encontrars informacin concreta para redactar cartas formales que no son especficas de mundo del trabajo. Escribir este tipo de cartas es una prueba habitual en el examen DELE (Examen Oficial de Espaol como Lengua Extranjera) de los niveles B2, C1. DELE B2. Para la prueba escrita de este examen (Prueba 1) debers escribir una carta formal o informal y una composicin personal. Ambos textos debern tener entre 150 y 200 palabras cada uno. Atencin al tiempo! Para los dos textos slo tendrs 60 minutos. Por lo tanto, debes estimar 30 minutos aproximadamente para la redaccin de la carta. Te recomendamos ajustarte a este tiempo para escribir las composiciones del curso. DELE C1. Para la prueba escrita de este examen (Prueba 3) debers escribir un texto argumentativo a partir de una conferencia y un texto formal extenso: puedes elegir entre escribir una carta formal o un artculo o resea. Ambos textos debern tener entre 220 y 250 palabras cada uno.
2

Para los dos textos tendrs 80 minutos. Por lo tanto, debes estimar 30 minutos aproximadamente para la redaccin de la carta (u otro texto formal) y unos 50 minutos para la audicin de la conferencia y la redaccin del texto argumentativo. Te recomendamos ajustarte a este tiempo para escribir las composiciones del curso.

1. Disposicin de las cartas formales en papel

Las cartas formales en papel deben contener informacin especfica: fecha, datos del destinatario y datos del remitente. Su disposicin habitual es la siguiente:

Datos del remitente Alicia Prez Mora. C/ Prado, 34 Datos del destinatario Sr. Alfonso Gutirrez. Dept. Comercial. Telefona, S.L. C/ Arganda, 65 Lugar y fecha Bilbao, 25 de marzo de 2010. Saludo

Estimado seor:

Texto Me dirijo a usted para solicitar informacin

Despedida Atentamente, Firma / Nombre / (Cargo)

Alicia Prez
Alicia Prez Mora

Atencin: en una prueba de examen no debers escribir los datos del remitente y el destinatario, pero s el lugar, la fecha y los saludos y despedidas adecuados. La fecha: lleva siempre delante el lugar. Los nombres de los meses se escriben siempre con letra minscula. Madrid, 5 de mayo de 2010. La firma: en una carta de trabajo, se debe escribir el cargo bajo la firma. Atentamente,

Eduardo Pea
Eduardo Pea Director de Recursos Humanos. Si quieres incluir documentos adjuntos, puedes mencionarlos al final de la carta, bajo la firma, con las expresiones: Documentos adjuntos: o Adjunto los siguientes documentos:

Eduardo Pea
Eduardo Pea Director de Recursos Humanos. Documentos adjuntos: Nuevo listado de precios y Nota informativa sobre descuentos.

2. Formato de las cartas formales en correo electrnico

En un correo electrnico (e-mail), no debes escribir en el inicio: - los datos del remitente (estos aparecen en la firma) - los datos del destinatario - el lugar y la fecha Por tanto, la carta empieza con el saludo. El saludo, el texto y la despedida son iguales que en una carta en papel. Los documentos
5

adjuntos se indican tambin al final de la carta y con las mismas expresiones que en las cartas impresas. Cmo se firma una carta en correo electrnico? Se introducen los datos fundamentales del remitente: - nombre - cargo o posicin - detalles de contacto: direcciones de correo electrnico, nmeros de telfono o faxes - direccin de pgina web, si la hubiera Ejemplo: Sonia Valle Solano. Directora del Departamento de Marketing de TECNET. C/ Serrano, 68, 5 A. 28012- Madrid. Email: solano@tecnet.com Telfonos: 91 456 34 89 678 34 08 56. www.tecnet.com

Consejos para escribir cartas formales en correo electrnico:

1. No olvides escribir siempre el asunto. Este debe ser una sntesis del objetivo de tu carta: Solicitud de informacin, Reclamacin por retraso del pedido XP-435, Reunin de Ventas, etc. 2. Si escribes a alguien desconocido, especifica al principio tu identidad y el motivo de tu carta. 3. Escribe los saludos y despedidas siempre, como haras en una carta impresa. 4. Escribe un prrafo para cada tema. Deja un espacio entre los prrafos.

5. Aunque el estilo de los correos electrnicos tiende a ser ms informal que el de las cartas, no seas demasiado informal o familiar. 6. No uses LETRAS MAYSCULAS para destacar algo. Es descorts. 7. Cuida y corrige siempre la ortografa (usa el corrector), la correccin gramatical y el estilo, como haras en una carta impresa.

Ejemplo: Carta de reclamacin en correo electrnico

Situacin: has comprado un bolso en una tienda de comercio electrnico. Has tenido dos problemas: el bolso ha llegado con retraso y es de un color diferente al que t queras. En las condiciones de compra de la empresa se ofrecen cambios de productos, pero t solicitas una devolucin del dinero de tu compra. En tu carta debes: - presentarte - explicar los motivos de tu reclamacin - solicitar la devolucin del importe de tu compra Esta carta sigue directamente las instrucciones de la prueba escrita del examen DELE C1.

3. El estilo
En una carta formal, sea comercial o no, el objetivo es siempre el protagonista. Por ello, te aconsejamos seguir nuestras cuatro CCCC fundamentales. Tu carta formal deber ser: 1. Clara. Lo importante es lo que quieres comunicar. El estilo debe ser siempre natural. Evita las formalidades anticuadas, la excesiva familiaridad o el lenguaje demasiado tcnico. No uses palabras raras para elevar el tono. 2. Concisa. Tu lector ser una persona ocupada y agradecer tu brevedad. Usa frases y expresiones cortas. 3. Concreta. Escribe slo la informacin relevante, pero asegrate de que est toda! Repasa con atencin antes de enviarlo. 4. Corts. Escribe siempre con cortesa.

10. Ejemplo 2. Carta de reclamacin en correo electrnico

Situacin: has comprado un bolso en una tienda de comercio electrnico. Has tenido dos problemas: el bolso ha llegado con retraso y es de un color diferente al que t queras. En las condiciones de compra de la empresa se ofrecen cambios de productos, pero t solicitas una devolucin del dinero de tu compra. En tu carta debes: - presentarte - explicar los motivos de tu reclamacin - solicitar la devolucin del importe de tu compra Esta carta sigue directamente las instrucciones de la prueba escrita del examen DELE C1.

T o usted?
En espaol, el tratamiento de la segunda persona determina el tono de la comunicacin. Como regla general, se usa el modo formal usted / ustedes para las cartas formales. Sin embargo, en Espaa, no en Latinoamrica, el tratamiento informal t / vosotros comienza a utilizarse tambin en situaciones de formalidad. El uso del t personaliza ms la comunicacin. El grado de formalidad, depende de varios factores: 1. El sector o rea de la empresa. Las empresas tienen su estilo de comunicacin. El sector legal o bancario usa siempre un tono muy formal: uso de usted. Las administraciones pblicas tambin: uso de usted. Las empresas de tecnologa, marketing, comunicacin u ocio (agencias de viajes online, comercio electrnico, productoras de cine y televisin, agencias de comunicacin y publicidad, etc.) tienen una imagen ms moderna. Su estilo es ms informal o personalizado: suelen dirigirse a sus clientes con t. 2. La nacionalidad. En los pases latinoamericanos, no slo se usan las formas usted / ustedes como tratamiento general de la segunda persona, es que el tono de las cartas es siempre ms formal que en el espaol de Europa. 3. El medio. Las cartas en correo electrnico tienden a ser siempre ms breves y menos formales que las cartas impresas. Su estilo suele ser personalizado. Es ms comn el uso de t. 4. La situacin. El motivo de tu carta y su futuro lector determinarn el tono. No escribes igual al Rector de tu universidad (uso de usted) que al representante de los alumnos (uso de t). La utilizacin de usted implica siempre impersonalidad. Es la forma que se usa para dirigirse a personas desconocidas o departamentos. Esta forma expresa tambin distancia en situaciones delicadas, como cartas de reclamacin. Si ha habido un contacto previo con la persona a la que nos dirigimos, el t es aceptado. Atencin! Si tu carta formal es un ejercicio de clase o de examen, debes seguir la norma tradicional general: usa siempre usted.

10

La cortesa: expresiones indirectas / uso del condicional o subjuntivo

El tono de cortesa es siempre muy importante en una carta formal. Un modo habitual de hacer nuestras preguntas o peticiones ms elegantes es hacer preguntas indirectas y usar verbos en forma condicional (querra) o imperfecto de subjuntivo (quisiera). Ejemplos: - Cundo llegar el pedido? (abrupto) - Me gustara saber cundo llegar el pedido (corts) - Dnde debo enviar la solicitud? (abrupto). - Quisiera saber dnde tengo que enviar la solicitud (corts) (El contenido termina aqu por la finalidad de esta visita autoguiada)

11