CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA UNIDAD II

qu es auditora administrativa?

Examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.

OBJETIVO FINALIDAD

Descubrir deficiencias o irregularidades en algunas de las partes de la empresa examinada Ayudar a la direccin a lograr una administracin ms eficaz

ALCANCE

La auditoria administrativa puede ser de una funcin especifica, un departamento o grupo de departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad

Los auditores trabajan de una manera muy estrecha con los servicios de la direccin. Mediante el anlisis, la comparacin y la evaluacin, la auditora administrativa trata de ayudar a los ejecutivos administrativos en todas la reas, a fin de mejorar los mtodos y la operacin.

La experiencia nos demuestra que una de las mayores deficiencias en numerosas empresas, es la de que la administracin no da pleno cumplimiento a los principios de la organizacin. En general, puede decirse que ello se debe a una indiferencia, o si se quiere a una falta de comprensin y aprecio del valor que tienen dichos principios. En algunos casos, no hay una persona o personas calificadas que puedan implantar los requisitos necesarios.

Planes y objetivos

Otro aspecto a considerar es que

organizacin

cambio, sea en los productos, mtodos de operacin, canales de distribucin, aumento o disminucin en volumen y hasta cambios en el personal clave, exigen una revisin y evaluacin hasta cierto punto, a efecto de sealar defectos y sugerir remedios.

es

ninguna esttica. Todo

Antes que el auditor pueda valorar la eficiencia de una operacin, es indispensables entender bien los planes generales y objetivos de la empresa.

Estos planes y objetivos sirven de gua en la determinacin de las polticas, seleccin de recursos e implementacin de mtodos y procedimientos detallados.

Estructura orgnica

Las deficiencias en la estructura orgnica, son comunes en muchas empresas. A continuacin damos algunos ejemplos:

Escasa libertad de los supervisores para actuar

Insuficiente delegacin de autoridad

Deficiencias que perjudican a la empresa

La direccin moderna lograr mejores resultados si delega, distribuye la carga de trabajo y asigna responsabilidades entre un mayor nmero de personas, a ms de reorganizar y redisear la estructura, cuando se haga necesario, a fin de que todo el grupo administrativo pueda realizar un trabajo mejor.

Las polticas y prcticas sanas son, desde luego, esenciales para una administracin eficaz. Delinean las intenciones de la direccin y constituyen los principios orientados que contribuyen los principios orientados que contribuyen a que la empresa pueda seguir un curso planeado para alcanzar sus objetivos.

Las polticas, expresadas por escrito y comunicadas en forma debida a toda organizacin, son un medio para que haya uniformidad y coordinacin, ayudando al personal a hacer las cosas de un modo coherente y econmico.

Polticas y prcticas

Algo que es sumamente necesario, a fin de asegurar el cumplimiento de la poltica de la empresa, es que el auditor lleva a cabo exmenes peridicos. Por ejemplo, en la evaluacin de un departamento de compras, el funcionario citado deber examinar y valorar entre otras cosas, lo siguiente:
Responsabilidad de las compras Autorizacin para cada compra Apego a las especificaciones estipuladas Otorgacin de pedidos como resultado de un concurso competitivo Disponibilidad de fuentes de abastecimiento Seriedad y solvencia del proveedor

Tambin deber ver si falta alguna poltica eficaz en alguna rea. Al cotejar polticas y prcticas, el auditor tiene que tomar en cuenta la totalidad de los elementos que concurren.

Son instrumentos por medio de los cuales la direccin obtiene ciertos resultados para conseguir una accin coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. LA FINALIDAD DEL CONTROL ES ALCANZAR EL OBJETIVO DESEADO.
Todo mtodo de control, dentro de una empresa, comprende una comparacin del desempeo real contra el desempeo pretendido, trtese de objetivo, norma o reglamento; tanto la causa como el costo de la diferencia o variacin, deben ser determinados, adems, tomar las providencias necesarias para aplicar las medidas correctivas.

Mtodos de control

Tambin se necesita un constante examen, anlisis y evaluacin de los medidos de operaciones. En virtud de su amplia experiencia, el auditor llega a ser verdadero experto en la evaluacin de ciertas operaciones, particularmente en aspectos de control. Como resultado de sus numerosos exmenes, se encuentra en posicin de suministrar ideas tiles y constructivas en lo referente al control de muchas fases de la operaciones de las empresas. El cual consiste en:

Medios de operacin

Plan de control
OBJETIVO PROCEDIMIENTO MEDIDA EVALUACIN

Expresa lo que se pretende conseguir

Seala claramente los medios para la ejecucin

Para que el desempeo sea satisfactorio

Determina lo bien que se est desempeando

El auditor siempre tendr presente que los objetivos de la empresa no podrn alcanzarse al menos que se hagan planes, que debern mantenerse siempre al da. Una planificacin hacia el futuro es condicin bsica de cada una de las funciones de las empresas, a saber: finanzas, produccin, ventas, etc.

La evaluacin del personal comprende una valoracin de las prcticas que se siguen en relacin al mismo y una revisin para determinar la capacidad, puntos dbiles y fuertes de la gente que figura la nmina. Es necesario que la polticas y procedimientos de personal se asienten por escrito y corresponde al auditor revisarlas acuciosamente para ver que estn completos comprobando si se reflejan bien la filosofa de la direccin con respecto a las relaciones industriales. Es importante que los trabajadores conozcan bien los servicios que les brinda la empresa, por que contribuyen a mantenerle la moral en alto. En la auditora administrativa de personal, habr que atender al sistema que se sigue para llevar registros y trmite de los informes de personal. El informe sobre rotacin del personal merece atencin especial.

Recursos materiales y humanos

Es conveniente que el auditor conozca y aplique, siempre que sea posible, los mtodos de medicin cuantitativa y cualitativa, para lo cual deber preparar cuestionarios u otras tcnicas, medidas, escalas, etc. que le sirvan en su trabajo para establecer si algo es bueno, malo, alto, bajo, medio, etc.

Medicin cuantitativa y cualitativa

INICIACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

UNIDAD IV

Las auditoras administrativas pueden llevarse a cabo en FORMA EFICIENTE si se plantean con cuidado. Esto significa la existencia de mtodos sistemticos de procedimiento, para recopilar e interpretar los hechos pertinentes y de importancia.
Entrevistas
Emprender investigaciones

Hacer anlisis
Aplicar tcnicas modernas Determinar la realidad de los hechos Medicin de desempeo

Este anlisis corresponder a una funcin y al rea en que sta se lleva a cabo.

Tocar ciertos puntos necesarios para saber cmo acta la funcin y dnde se realizan las actividades

Entrevista a unas pocas personas para obtener algunos datos bsicos relacionados con la funcin y el rea

Buscar clasificar los datos informativos

Se cerciorar de que la persona entrevistada conozca bien aquello de que est hablando

ANLISIS PRELIMINAR

Siempre existir la posibilidad de tener que realizar estudios ms amplios en alguna rea, los cuales exijan la ayuda de un especialista que est ms familiarizado con los problemas especficos de esta rea o que conozca mtodos ms modernos, a efecto de que proponga soluciones ms eficaces.

La planeacin de una auditora administrativa

Comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el auditor debe tener presente aun durante el anlisis preliminar

Al efectuar una entrevista es necesario saber de antemano qu clase de informacin se desea obtener y para ello formular preguntas concretas. Cualquier inquisicin, bsqueda, prueba o examen, requiere de una cierta dosis de preparacin anticipada, a efecto de evitar posibles prdidas de esfuerzo y tiempo.

ENTREVISTAS

La entrevista se realizar de un modo informal

Establecer qu es lo que se pretende , sealar la informacin especfica y la recopilacin de datos pertinentes Obtener informacin suficiente y digna de confianza, lo cual no siempre es empresa fcil

El auditor decidir que personas son las que conocen la informacin pretendida

La tarea del auditor al llevar a cabo una entrevista

ENTREVISTAS

Se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirn todos los aspectos. En l se registrarn posteriormente lo hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.

MTODOS SISTEMTICOS DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORA ADMINISTRATIVA