DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN

Modulo de Anlisis y Diseo Organizacional

Expositor: Licenciado Carlos Alberto Mndez Vicua e-mail : cmendez.academico@gmail.com

Anlisis y Diseo Organizacional

ANALISIS DEL MACRO Y MICRO ENTORNO EMPRESARIAL

Macro - Entorno

Contexto Poltico

Micro - Entorno
Clientes

Contexto Tecnolgico

Misin FODA
Proveedores

Valores Polticas Recursos Visin

Competencia indirecta

Objetivos Planes

Contexto Socio Cultural y ambiental

Competidores directos

Contexto Econmico

Anlisis y Diseo Organizacional

DEFINICIN

Anlisis y Diseo Organizacional

El Anlisis y Diseo Organizacional, es un proceso de cambio para encarar y enfrentar aquellos problemas que obstaculizan el normal desarrollo de la organizacin, a travs de un enfoque sistmico, significa revisar: Organigramas Cuadros de distribucin de trabajo Mtodos Procesos Flujogramas Normas Reglamentos , etc.

Anlisis y Diseo Organizacional

ESTRUCTURA Y DISEO ORGANIZACIONAL: ANLISIS, HERRAMIENTAS.

Estructura y diseo organizacional: anlisis, herramientas.

FACERAP

FACERAP
Falla: Es la explicacin de la situacin anormal del trabajo. Apariencia: Es la manifestacin de la falla, o sea la forma en que nos damos cuenta. Causa: Es la razn por la cual se ha (n) generado la (s) falla (s). Efecto: Son las consecuencias que trae consigo la falla. Responsable: Indica quienes o quien es el responsable de la falla. Accin: Es aquella operacin generadora de la falla. Prevencin: Indica las medidas preventivas a implantar para evitar la falla.
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FACERAP

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Falla

Apariencia

Causa

Efecto

Responsable

Accin

Prevencin

Tiempo de espera excesivo

Cliente incomodo

Falta tinta en a maquina registradora

Cliente abandona la compra

Jefe de servicio tcnico

Cambiar cartucho de tinta

Hacer mantenimiento preventivo

No retiro de mecanismo de seguridad en prenda

Mala codificacin de productos

Cliente ofendido por sospecha de hurto

Descuadre en inventarios

Falta de capacitacin

Cliente no regresa

Jefe de seguridad

Retirar el sensor de seguridad

Capacitar en el retiro y uso de los sensores de seguridad

Reimprimir y etiquetar

Cdigo de barras errneo

Perdida de control de los inventarios

Jefe de almacn

Hacer conteo fsico

Motor no funciona

Automvil sin movimiento

Falta gasolina

Nos perdimos un da de playa

Chofer

Empujar el auto hasta gasolinera

Hacer revisin bsica previaje del automvil

Mtodos y tcnicas de Anlisis y Diseo Organizacional

ANLISIS FACTORIAL

Anlisis Factorial Conceptos

Consiste en la identificacin de los factores que convergen en los resultados de operacin de una entidad, con el objeto de determinar su contribucin en el resultado de las operaciones realizadas.
En el anlisis factorial se concibe la operacin de una entidad como resultado de la combinacin ponderada de sus componentes genricos, unos internos y otros externos, a los que se denomina" factores de operacin".
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Anlisis Factorial
Factores internos de una organizacin industrial
- Medio ambiente. - Administracin. - Productos. - Procesos. - Funcin Financiera. - Facilidades de produccin - Mano de obra - Materias primas. - Produccin. - Mercadotecnia. - Contabilidad. - Estadsticas.
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Anlisis factorial

El fin del anlisis factorial aplicado a una entidad, es cuantificar la contribucin de cada factor en el resultado de las operaciones que sta realice, es, por tanto, un medio de control.
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Metodologa
Obtencin de informacin. Clculo de ndices y porcentajes. Presentacin de resultados.
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Anlisis Factorial

I Etapa

Funciones/Factores
Medio Ambiente. Produccin. Finanzas. Recursos Humanos. Logstica. Imagen Institucional. Marketing. Contabilidad Direccin

Componentes
Planeacin Organizacin Direccin Coordinacin Control Motivacin Liderazgo Trabajo en equipo Delegacin Comunicacin

Anlisis Factorial
Elaboracin de la escala
Se disea una escala que represente el grado de satisfaccin del funcionamiento o la realizacin de cada Funcin/Factor, Cero (para la total insatisfaccin) hasta Uno (para la total satisfaccin). a) b) c) d) Muy bueno Bueno Regular Malo 1.00 0.50 0.25 0.00

Anlisis Factorial
Evaluacin de cada Factor/Funcin por Componente
Se vala cada Factor/Funcin por Componente y se marca el grado que corresponde a la escala. La evaluacin se hace utilizando como criterios lo que mejor se considere conveniente (Subjetivo), teniendo sumo cuidado en examinar la tendencia, direccin, exactitud y precisin del Componente, para darle la valuacin correspondiente.

Determinacin del Factor/Funcin limitante por cada Componente

Cuando el Factor/Funcin evaluado no es totalmente aceptable, o sea, cuando tiene limitaciones, se determina cul es el Factor o Funcin que es la causa principal de la limitacin (el que genera mayor impacto).

Anlisis Factorial
Computo de resultados
Se procede al cmputo de cada Factor/Funcin, sumando cuntas marcas o anotaciones (x) corresponden a cada grado de la escala y a los Factores/Funciones Limitantes.

Anlisis Factorial II Etapa

Clculo de ndices y Porcentajes ndice de Eficiencia de cada Factor o Funcin (IE)
El ndice de Eficiencia (IE) de cada Factor/Funcin se obtiene promediando los grados de satisfaccin ponderados por el nmero de marcas (anotaciones) que a cada uno le corresponde. Es recomendable representar este ndice, porcentualizado.

ndice de Deficiencia de cada Factor o Funcin (ID)

El ndice de Deficiencia (ID), es el complemento a la unidad del ndice de Eficiencia, o sea: ID = 1 - IE Tambin es recomendable presentarlo porcentualizado.

Porcentaje Limitante (PL)

Este porcentaje, se obtiene dividiendo la unidad entre la sumatoria de la columna "n".

Anlisis Factorial
Porcentaje de Limitacin de cada Factor/Funcin Limitante (PLFk) Este porcentaje se obtiene multiplicando el nmero de veces que aparece cada Factor/Funcin Limitante, dentro del Factor o Funcin bajo anlisis, por el Porcentaje Limitante (PL):

Anlisis factorial III Etapa

Matriz de Valores Limitantes

Es una Matriz o Cuadro donde pueden apreciarse todos los Factores/Funciones, su Eficiencia y Deficiencia y los Factores/Funciones que son la Causa por la cual de dichos Factores/Factores, no son ptimos, con sus respectivos porcentajes de influencia limitante.

DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN
Estructura y Diseo Organizacional

Estructura y diseo organizacional

Es la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organizacin en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados.
Su finalidad es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin.
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Estructura y diseo organizacional

El Diseo Organizacional
-El Diseo de la Organizacin es la construccin o cambio de la estructura de la organizacin: Sus aspectos bsicos: -Divisin del Trabajo / Especializacin -Autoridad -Cadena de Mando -Unidad de Mando -Tramo de control -Centralizacin -Departamentalizacin
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Estructura y diseo organizacional

Divisin y Especializacin -Grado en que las tareas en la organizacin se subdividen en puestos separados. Autoridad -Derechos y deberes inherentes a una posicin de jefe para dar rdenes y esperar que sean obedecidas. Unidad de Mando -Un subordinado un Jefe.
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Cadena de Mando -Lnea de toma de decisiones: Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas, al Jefe de Contabilidad y Tesorera, al Contador. Tramo de Control -Es la respuesta a: Cuntos subordinados tiene un jefe? Puede ser grande o breve.

Estructura y diseo organizacional

La buena organizacin realiza especficamente para la empresa lo siguiente: Facilita la administracin Puede facilitar el crecimiento y la diversificacin Coadyuva al ptimo aprovechamiento de la tecnologa Alienta el desarrollo y efectividad del trabajador Estimula el esfuerzo creador

Estructura y Diseo Organizacional

ORGANIGRAMAS
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Definicin de organigrama
Los organigramas son la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa u organizacin que refleja, en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora
Se recomienda la lectura del libro Anlisis administrativo. tcnicas y mtodos, Carlos Hernndez Orozco, Pagina 88.

Clasificacin por su contenido

ORGANIGRAMAS

Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin, donde se muestra las relaciones de jerarqua o dependencia.

Integrales

Funcionales
Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general.

De puestos, plazas y unidades

Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Clasificacin por su presentacin

ORGANIGRAMAS

Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo.

Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos
Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficar. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

Organigrama Escalar
Consiste en sealar con diferentes sangras en el margen izquierdo los diferentes niveles jerrquicos

Organigrama Circular
Est formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos, cada uno constituye un nivel jerrquico y se colocan en ellos los puestos de jefatura inmediatos.

Organigrama matricial
Esta estructura consiste en la agrupacin de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean as, equipos con integrantes de varias reas de la organizacin con un objetivo en comn: El Proyecto, dejando de existir con la conclusin del mismo.

Organigramas Criterios para su construccin

Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.

Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, lneas, figuras y composicin para facilitar su interpretacin.
Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios tcnicos como de servicio, en funcin de su objeto. Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparacin, as como la fecha de autorizacin.

Construccin de organigramas

Construccin de organigramas

DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN
Procesos en las organizaciones: sistemas, procesos y subprocesos.
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Expositor: Licenciado Carlos Alberto Mndez Vicua e-mail : cmendez.academico@gmail.com

Procesos Definicin
Segn la norma ISO9000:2000

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, los cuales transforman elementos de entradas en resultados.
Otra definicin

Serie de actividades, acciones o toma de decisiones interrelacionadas y orientadas a obtener un resultado especfico como consecuencia del valor aadido aportado por cada una de las actividades que se llevan a cabo en las diferentes etapas de dicho proceso.

Identificacin y delimitacin de proceso

MAPA DE PROCESO Empresa de calzado Ingelmo C L I E N T E S
Compras
SELECCIN PROVEED. CONTRATAC. DE PROVEED ALMACENAMIENT O RECEPCIN SALIDAD A ALMACENMTO PROCESOS

PREPARACIN TECNICA

Fabricacin
PREPARACIN DEL CALZADO MONTA DEL CALZADO ENVASE DEL CALZADO

PREPARACIN DE LOS CORTES

C L I E N T E S

Comercializacin
ALMACENAMIENTO DEL CALZADO DESPACHO DEL CALZADO ENTREGA DE CALZADO COBRO

PROCESOS ASOCIADOS A LA FABRICACIN DEL CALZADO

Funcional Vertical

Inter-Funcional Horizontal

Identificacin y delimitacin del proceso

Desde Proceso Hasta Producto

Insumo

Lmite (Inicio)

Lmite (Fin)

Delimitacin
Define lmites inicial y final del proceso (inicio y fin) Tarea crucial del responsable del proceso Alguien puede ver un proceso en un sentido limitado, otros en un sentido ms amplio.

Procesos y Procedimientos Definiciones

Procesos
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas

Procedimientos
Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso

Cinco fases para implementar una gestin basada en procesos

Identificacin y clasificacin de procesos

Identificacin de procesos

Inventario de procesos

Clasificacin De los procesos

Mapa De Procesos

Seleccin de Procesos

Secuencia de un proceso
PROCESO A
PROCESO C

PROCESO B

PROCESO D

Entrada Salida Controles

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Proyecto de mejora de procesos

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Proyecto de mejora de procesos

MAPEO DE PROCESOS

El mapeo de procesos
El mapa de procesos es la imagen mediante la cual una organizacin muestra su estructura de gestin por procesos. El nivel de detalle de los mapas de proceso depender del tamao de la propia organizacin y de la complejidad de sus actividades.

El mapeo de procesos
Beneficios
Proporciona una visin global Muestra las relaciones y los roles Ayuda a explicar el proceso Permite identificar los procedimientos e instrucciones de trabajo que se requiere documentar Ayuda a simplificar las actividades del proceso, permitiendo identificar las complejidades innecesarias. Ayuda a la estandarizacin del proceso.

El mapeo de procesos
Pasos
1. Identificar los principales resultados de la Organizacin o proceso (salidas). 2. Identificar a los clientes inmediatos (internos o externos). 3. Identificar los principales insumos que requiere el proceso para producir cada uno de los resultados. 4. Identificar la procedencia de los insumos (suministradores). 5. Identificar las principales etapas del proceso (subproceso). 6. Gestionar las etapas con el enfoque a procesos. 7. Identificar las interacciones entre cada etapa. 8. Identificar los procedimientos a documentar por cada etapa del proceso. 9. Establecer objetivos para cada proceso e indicadores numricos que indiquen lo lejos o lo cerca de cumplir con los objetivos. 10. Definir al dueo del proceso y de cada etapa, para asegurar su correcta implementacin. DOC

El mapeo de procesos
as
PROCESOS ESTRATGICOS

CLIENTE

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE APOYO

CLIENTE

Mapeo de procesos

P.as ESTRATGICOS

CLIENTE

P. OPERATIVOS

CLIENTE

Mapeo de procesos Cascada

Procesos

P. DE APOYO

Subprocesos

Subprocesos

Mapeo de procesos

FLUJOGRAMAS
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Flujogramas
Definiciones
Segn Chiavenato Idalberto. Ao 1.993; El Flujograma, es una grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin. Segn Gmez Rondn Francisco. Ao 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo Segn Carlos Mndez. Ao 2007.; Es la representacin grafica y abstracta de la secuencia lgica de actividades de un proceso de negocio.

Flujogramas Simbologa

Flujogramas

Ejercicio de flujogramas
Flujogramas de procedimientos Aduaneros Tomado del Peruano del 12 de Septiembre de 1999

Procedimientos Generales y Especficos adecuados al sistema de calidad de ADUANAS Resolucin Nro 000984

Flujogramas

DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN
Fin del Modulo de Anlisis y Diseo Organizacional
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