A IMPORTNCIA DA AUDITORIA NOS ESTOQUES

AUTORES: CRISTIANE BRAIDA GELATTI - ACADMICA DO 8 SEMESTRE DO CURSO

DE CINCIAS CONTBEIS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA UFSM. END.: RUA 13, CASA 96. VILA ROSSI. FONE:32127827. E-MAIL: CRISTIANECONT@YAHOO.COM.BR.

DANIELA MENEGHETTI - ACADMICA DO 8 SEMESTRE DO CURSO DE

CINCIAS CONTBEIS DA UFSM. END.: RS 509, N. 4400, BLOCO B. APTO. 103. CAMOBI. FONE: 96315252. E-MAIL: MENEGHETTIDANI@YAHOO.COM.BR.

RENATA OLIVEIRA DE FREITAS - ACADMICA DO 8 SEMESTRE DO

CURSO DE CINCIAS CONTBEIS DA UFSM. END.: ALTO DAS PALMEIRAS, BR 158. FONE: 96031482. E-MAIL: FREITASCONTAB@YAHOO.COM.BR.

LARISSA DE LIMA TRINDADE PROFESSORA/ORIENTADORA DO CURSO

DE CINCIAS CONTBEIS DA UFSM. END. RUA AURELIANO PINTO, 06, N S DE LURDES. FONE: 81337033. E-MAIL:LARITRIN@YAHOO.COM.BR.

Santa Maria, RS, Brasil 2007

A IMPORTNCIA DA AUDITORIA NOS ESTOQUES Cristiane Braida Gelatti1 Daniela Meneghetti2 Renata Oliveira de Freitas3 Larissa de Lima Trindade4 RESUMO Para avaliar a confiabilidade dos registros e das demonstraes contbeis, a contabilidade vale-se da auditoria, que nada mais que o exame analtico e pericial seguido do desenvolvimento das operaes contbeis, desde o incio at o balano. Este trabalho tem como objetivo mostrar a importncia da auditoria dos estoques limitando-se apenas s tcnicas de auditoria aplicadas. O estoque representa o custo acumulado dos materiais e produtos ainda no vendidos ou consumidos, relacionados com os objetivos e atividade da empresa, sendo importante na apurao do lucro de cada exerccio social. Cabe ressaltar que para algumas empresas o seu valor insignificante. Palavras-Chave: auditoria; estoques. 1 - INTRODUO 1.1 - AUDITORIA: CONCEITO E DEFINIO. Segundo S (1998) a auditoria uma tcnica aplicada ao sistemtico exame dos registros, demonstraes e de quaisquer informes ou elementos de considerao contbil, visando a apresentar opinies, concluses, crticas e orientaes sobre situaes ou fenmenos patrimoniais da riqueza aziendal, pblica ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados.
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Acadmica do 8 Semestre do Curso de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Santa Maria UFSM. E-mail: cristianecont@yahoo.com.br; 2 Acadmica do 8 Semestre do Curso de Cincias Contbeis da UFSM. E-mail: meneghettidani@yahoo.com.br; 3 Acadmica do 8 Semestre do Curso de Cincias Contbeis da UFSM. E-mail: freitascontab@yahoo.com.br; 4 Professora/Orientadora do Curso de Cincias Contbeis da UFSM. E-mail: laritrin@yahoo.com.br.

O objeto de trabalho da auditoria contbil consiste no exame do conjunto de todos os elementos de controle do patrimnio administrado, os quais compreendem registros contbeis, papis, documentos, fichas, arquivos e anotaes que comprovem a veracidade dos registros e legitimidade dos atos e fatos da administrao. Ainda, pode a auditoria fundamentar-se em informaes obtidas externamente, tais como, dentre outras, as relativas confirmao de contas de terceiros e de saldos bancrios. As confirmaes obtidas dessas fontes, em muitos casos, oferecem melhores caractersticas de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da prpria entidade em exame. sobre o seu objeto que Franco & Marra (2001, p.31) relatam:
a auditoria exerce sua ao preventiva, saneadora e moralizadora, para confirmar a veracidade dos registros e a confiabilidade dos comprovantes, com o fim de opinar sobre a adequao das situaes e informaes contidas nas demonstraes contbeis, na salvaguarda dos direitos dos proprietrios, dos financiadores do patrimnio, do prprio fisco e, at, da sociedade em geral

A auditoria visa avaliar o controle das principais reas das empresas, buscando proteg-las contra situaes propiciadoras de fraudes, simulaes, desfalques, dentre outras, atravs de tcnicas prprias. A finalidade da auditoria contbil a confirmao dos registros contbeis e conseqentes demonstraes contbeis. Na consecuo de seus objetivos ela contribui para confirmar os prprios objetivos da cincia contbil, avaliando a adequao dos seus registros e fornecendo administrao, ao fisco, aos credores, aos investidores e sociedade em geral a convico de que as demonstraes financeiras refletem, satisfatoriamente ou no, a situao patrimonial da entidade em determinada data e suas variaes em determinado perodo analisado. 1.2 - ESTOQUES Os estoques so bens destinados venda ou produo, ligados com os objetivos e atividades da empresa. Representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posio financeira da maioria das companhias industriais e comerciais.

O elenco de contas que representam os estoques varia de empresa para empresa, e normalmente esto classificados nas seguintes categorias: . Mercadorias para revenda - Que composta por todos os materiais adquiridos de terceiros para a revenda; . Produtos Acabados - Representam os produtos prontos produzidos na prpria empresa e disponveis para revenda. . Produtos em Elaborao - Compostos pelos bens j requisitados que esto em processo de transformao e todos os custos diretos e indiretos relativos produo ainda no concluda no encerramento do balano. . Matrias-primas - Representadas pelos materiais que iro ser aplicados na produo. . Materiais auxiliares - Composto por todos os itens destinados a manuteno das atividades da produo e de consumo geral. . Material de embalagem - Composto pelos itens destinados a embalagem ou acondicionamento dos produtos acabados. . Importaes em andamento - Engloba todos os custos j incorridos referentes a importao em andamento realizadas pela empresa. . Almoxarifado - Engloba todos os itens de estoques de consumo em geral, podendo incluir produtos de alimentao do pessoal, materiais de escritrio, peas em geral e uma variedade de itens. Muitas empresas, por questo de controle, adotam a prtica de, para fins contbeis, j lanar tais estoques como despesas no momento da compra, somente mantendo controle quantitativo, pois muitas vezes representam uma quantidade muito grande de itens, mas de pequeno valor total, no afetando os resultados. Os estoques merecem uma ateno especial por parte do auditor fiscal, pois a sua avaliao no incio e no fim do perodo contbil, reflete diretamente na apurao do Lucro Lquido de cada exerccio, pois ter efeito no custo dos produtos vendidos. 2 METODOLOGIA A metodologia ser utilizada no presente artigo constitui-se do tipo bibliogrfica. Silva (2003) entende por pesquisa bibliogrfica a discusso que envolve um tema ou problema com base em referncias tericas j publicadas.

Para o seu desenvolvimento necessitar-se- de uma base terica elaborada de acordo com a exigncia da pesquisa, constitudo como fonte de pesquisa livros e artigos cientficos, auxilio da internet, entre outros. 3. DISCUSSO DOS RESULTADOS 3.1 - AUDITORIA DOS ESTOQUES Entre os procedimentos de auditoria nos estoques destaca-se a realizao do inventrio fsico, acompanhado pessoalmente pelo auditor, verificando se os itens contados foram includos no inventrio, sua avaliao e conferncia de clculos, observando o corte que o momento em que os registros contbeis, os registros auxiliares e os documentos com eles relacionados, refletem o levantamento do inventrio porque um item pode ser includo ou excludo a depender deste momento. Muitas vezes, o inventrio realizado antes da data do balano e, neste caso, avulta a importncia dos controles internos, pois, posteriormente, s ser feita uma avaliao da razoabilidade dos valores constantes no balano, a partir da contagem efetuada e da confiana que meream os controles internos. Concludo o trabalho do inventrio, as diferenas porventura apuradas, se relevantes, devem ser propostas como ajustes no balano. Finalmente, o auditor deve apurar a razoabilidade do inventrio, considerando suas quantidades histricas, procurando identificar variaes relevantes, principalmente no incio e final do exerccio, aplicando, inclusive, o teste do lucro bruto e comparando-o com o de exerccios anteriores. 3.1.1- OBJETIVO: O objetivo da auditoria de estoque , primeiramente, assegurar-se de sua existncia fsica e propriedade; verificar a existncia de nus sobre os mesmos; julgar se so apropriados para a finalidade da empresa; se tm condies de realizao e examinar os critrios de avaliao em conformidade com os princpios de contabilidade. Verificar se os estoques incluem todos os produtos na data do balano e se as informaes referentes aos estoques foram adequadamente divulgadas

A verificao dos controles internos inicia os exames, no cumprimento desses objetivos, para determinar a profundidade e extenso dos procedimentos. Estes controles consistem num sistema eficiente de registros de entradas e sadas e rgido controle desta movimentao; verificaes fsicas freqentes; segregao de funes entre compradores, almoxarifes e faturistas. Finalmente, o auditor deve apurar a razoabilidade do inventrio, considerando suas quantidades histricas, procurando identificar variaes relevantes, principalmente no incio e final do exerccio, aplicando, inclusive, o teste do lucro bruto e comparando-o com o de exerccios anteriores. A avaliao dos estoques deve ser feita em consonncia com o princpio do conservadorismo pelo preo de custo ou mercado, dos dois o menor. Tambm vrios critrios de avaliao podem ser adotados, alguns sofrendo restries do fisco por conduzir a resultados diferentes. No entanto, uma vez definido, este deve ser uniforme no tempo para obedecer a princpio contbil da uniformidade e caso haja mudana de critrio este deve ser objeto de avaliao e evidenciado nas demonstraes atravs de nota explicativa. 3.2 - PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA NOS ESTOQUES Procedimentos de Auditoria o conjunto de tcnicas que permitem ao auditor obter evidncias ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinio sobre as Demonstraes Contbeis auditadas, e abrangem testes de observncia e testes substantivos. (Resoluo Conselho Federal de Contabilidade n. 700/91, 1991 p.58) Os testes de observncia, objetivam obteno de uma margem de segurana de que esto em pleno funcionamento os procedimentos de controle interno adotados pela administrao da empresa auditada. J os testes substantivos, objetivam obteno de evidncia quanto suficincia, preciso e validade das informaes geradas pelo sistema de contabilidade da entidade, dividindo-se em duas partes: Testes de transaes e saldos e Procedimentos de reviso analtica. FILHO (1998) descrimina os procedimentos de auditoria dos estoques da seguinte forma:

a) O procedimento inicial a ser executado pelo auditor, o confronto entre o saldo apresentado no Balano e o saldo declarado no livro registro de inventrio. As diferenas a maior verificadas na contabilidade pode caracterizar a superavaliao dos estoques, podendo levar o auditor a concluir que ocorreu omisso de receitas. b) A comprovao fsica dos estoques tambm indispensvel. A verificao pode ser realizada atravs de testes estatsticos, mas, recomendvel que se esteja atento medida ou extenso. Quando houver dificuldades para contagem ou medio do material o auditor deve tambm apelar para o sentido prtico, usando de cubagens, etc., a fim de facilitar o trabalho e no torn-lo demasiadamente lento quanto a verificao. Deve ser procedida a avaliao do controle interno dos estoques, antecedendo a verificao do inventrio de modo a ter-se conscincia sobre os limites de alcance dos estoques em sua evidenciao e exatido. c) O auditor deve proceder obrigatoriamente, ao exame da avaliao dos estoques, pois est correlacionado comprovao fsica; analisando os procedimentos da formao dos custos bem como os critrios de avaliao dos estoques. Quando a fixao do valor exigir o conhecimento do preo de mercado ou de reposio, necessrio se faz certificar-se das fontes fornecedoras de dados sobre a realidade dos nmeros como tambm se o critrio adotado respeitou o critrio do custo ou mercado, dos dois o menor. d) A veracidade da expresso contbil dos estoques deve ser verificada atravs do mais amplo exame dos registros, da realidade fsica, da exatido aritmtica e do valor, em consonncia com a legislao fiscal e os princpios fundamentais de contabilidade. O objetivo que o auditor certifique-se de que a cifra constante do Balano, bem como as apropriaes aos custos dos bens de venda que se converteram em receitas, representam de forma adequada a posio e a circulao dos estoques. e) A abrangncia das provas um critrio pessoal do auditor, assim como o mtodo de amostragem, mas, ser sempre conveniente que se atribua maior ateno aos bens de maior valor e de maior volume de giro, mas sem tendnciar a amostra. f) Quando houver a impossibilidade de verificao dos estoques em armazns gerais ou consignados a terceiros ou de pouca relevncia, bem como aqueles gravados por nus,

o auditor pode recorrer a circularizaes de correspondncias onde se solicitem dados analticos sobre as mercadorias, tais como: quantidade, qualidade, especificao completa, codificao, tipo de embalagem, obsoletos, danificados ou incompletos; ou a solicitaes de certificados de depsitos ou nus, solicitando sejam assinados por elementos credenciados dos informantes. g) O auditor deve atentar para a avaliao dos itens dos estoques que por natureza deve ter seus valores minimizados, como: resduos, refugos, obsoletos avariados e semelhantes. Se a eles foram atribudos valores equivalentes ou aproximados dos demais itens do estoque. h) recomendvel que exista uma correlao entre a auditoria dos estoques, e os custos dos produtos vendidos ou mercadorias vendidas e as vendas, atravs de integrado critrio de exame. i) Devoluo de Vendas - Verificar pelas fichas de estoque, casos de devoluo pelos clientes, examinar se as devolues se processaram com documento fiscal e devidamente lanadas nos livros de entrada de mercadorias; verificar no livro dirio e identificar lanamentos contbeis de devolues. 3.4 - AVALIAO DOS ESTOQUES A avaliao dos estoques deve ser feita em consonncia com o princpio do conservadorismo pelo preo de custo ou mercado, dos dois o menor. Tambm vrios critrios de avaliao podem ser adotados, alguns sofrendo restries do fisco por conduzir a resultados diferentes. No entanto, uma vez definido, este deve ser uniforme no tempo para obedecer a princpio contbil da uniformidade e caso haja mudana de critrio este deve ser objeto de avaliao e evidenciado nas demonstraes atravs de nota explicativa. 3.4.1 - SUPERAVALIAO DE ESTOQUES - CAUSAS E EFEITOS A sada de mercadorias sem a respectiva emisso do documento fiscal, resultar naturalmente na falta dessas mercadorias quando do levantamento do Inventrio fsico no final do perodo. Para regularizar esta situao a empresa inclui no livro registro de Inventrio as quantidades que deveriam constar fisicamente, superavaliando desta

forma os estoques. Esta prtica ilcita s poder ser detectada atravs de um levantamento especfico dessas mercadorias, antes que a empresa regularize de fato esta falta, com a compra/entrada de mercadorias da mesma espcie e quantidades, tambm desacompanhadas de documento fiscal. A superavaliao tambm pode se dar, com o valor unitrio das mercadorias e ou produtos superior ao de aquisio. Outra forma de superavaliar os estoques, so erros propositais nos clculos e nos transportes de valores, ou simplesmente efetuar o registro contbil a maior que o registro de inventrio. Neste caso acabe ao auditor concentrar teste que busquem a identificao desta prtica, tais como contagem fsica e inspeo de documentos fiscais, a fim de evitar fraudes ou erros atravs da superavaliao dos estoques. 3.4.2 - SUBAVALIAO DOS ESTOQUES - CAUSAS E EFEITOS As empresas que se utilizam da prtica da subavaliao, avaliando os estoques por valor inferior ao seu valor real; visam precipuamente, elevar o custo das mercadorias e ou produtos vendidos, reduzindo, consequentemente o lucro lquido do exerccio, resultando em parcela do imposto de renda a recolher a menor; e induzindo a prtica do subfaturamento no perodo seguinte. Formas de subavaliar os estoques a) Avaliao por preo inferior ao do perodo b) Diminuio das quantidades fsicas c) Omisso no arrolamento das mercadorias adquiridas no fim do perodo. d) Erros propositais: Soma, multiplicao, transposio de valores, etc. Formas de detectar a subavaliao a) Teste envolvendo as ltimas aquisies, proceder o levantamento especfico. b) Confronto entre o Inventrio e as vendas do ms de janeiro do exerccio subseqente; envolvendo as ltimas aquisies. c) Confronto do registro de Inventrio com o Balano Patrimonial.

3.5 - CUT-OFF DOS ESTOQUES (CORTES) o momento em que os registros e documentos contbeis, refletem o levantamento do inventrio. Considera-se o que est registrado at aquele momento no inventrio e exclu os posteriores registros, que equivale a materiais no registrados at o momento do corte e no devem ser inventariados. Deve haver um cuidado em relao a mercadorias j faturadas e no entregue ainda, pois elas devem ser segregadas, isto , inventariadas e depois excludas, evitando assim a duplicidade de apropriao. Tambm pode ocorrer com as mercadorias entregues (entregas parciais), no registrada a fatura e com mercadorias em viagem (no chegou), mas j registradas. Deve haver um cuidado muito grande nesses casos, para evitar que eles influenciem duplamente nas demonstraes contbeis. Na data do corte, o auditor deve anotar os ltimos registros e aps verificar as entradas e sadas anteriores e posteriores ao corte, para certificar-se que o inventrio est correto. O auditor no pode deixar de investigar os produtos internos, que abrange a movimentao entre o almoxarifado e as sees de produo, de expedio ou de depsito, evitando que ocorra alguma distoro. Para se assegurar de que no existem valores de um exerccio registros em exerccio anterior ou posterior, o auditor deve realizar os testes de corte, que podem incluir: pedido de informao a clientes, fornecedores e bancos quanto a direitos e obrigaes que devem estar indicados nas demonstraes de determinado exerccio e confronto das notas fiscais de venda emitidas at a data do encerramento do exerccio com os documentos de despacho, com vistas confirmao da remessa das mercadorias aos clientes at a data do balano. A realizao da receita de vendas ocorre no momento da entrega das mercadorias ao cliente. 4 - CONSIDERAES FINAIS O objetivo da auditoria nos estoques verificar a exatido dos saldos demonstrados no Balano Patrimonial e/ou declarado no livro prprio de registro de inventrio das empresas, adotando alguns procedimentos que visam assegurar a real existncia e propriedade dos estoques.

O auditor deve efetuar testes de contagens, anotando-os em seus papis de trabalho e examinar as folhas do inventrio para constatar a existncia dos itens por ele testados. Esses testes devem ser tanto mais numerosos quanto maior for o estoque ou mais complexo e diversificado for o inventrio. Diante de todo o exposto podemos concluir que a auditoria nos estoques requer um planejamento cuidadoso e investimentos substancial de tempo, custo e empenho. Mesmo que para algumas empresas estoques nada mais representam que despesas pagas antecipadamente, em outras representam o ativo mais importante a ser examinado, sejam eles relevantes ou no os mesmos objetivos de auditoria so aplicveis formando instrumento de grande valia para o auditor. 5 - REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. So Paulo: Atlas, 2003. ANJOS, Margarida dos.; FERREIRA, Marina Baird. Nova Aurlio: O Dicionrio da Lngua Portuguesa - sculo XX. So Paulo: Nova Fronteira, 1999. ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicaes. So Paulo: Atlas, 1998. FILHO, Joo Lcio da Silva. Auditoria dos Estoques. 34f. Monografia (Especializao em Auditoria Fiscal-Contbil) Universidade Federal da Paraba, Joo Pessoa, 1998. FRANCO, Hilrio.; MARRA, Ernesto. Auditoria Contbil: Normas de Auditoria, Procedimentos e Papeis de Trabalho, Programas de Auditoria, Relatrios de Auditoria. So Paulo: Atlas, 2001. JNIOR, Jos Barbosa da Silva. (Coord.). Coleo Seminrio CRC-SP/IBRACON: Controles Internos Contbeis e Alguns Aspectos de Auditoria. So Paulo: Atlas, 2000. MAS, Jos Ademir Dal. Auditoria Independente: Introduo aos Procedimentos de Auditoria. So Paulo: Atlas, 2000. OLIVEIRA, Luiz Martins de.; FILHO, Andr Diniz. Curso Bsico de Auditoria. So Paulo: Atlas, 2001. S, Antnio Lopes de. Curso de Auditoria. So Paulo: Atlas, 1998. SILVA, Antnio Carlos Ribeiro. Metodologia da Pesquisa aplicada Contabilidade. So Paulo: Atlas, 2003.