MenemukanSkalaPrioritas SistemInformasi SeriArtikel ManajemenSistemdanTeknologiInformasi

RichardusEkoIndrajit

SeriArtikelManajemenSistem&TeknologiInformasi

RichardusEkoIndrajit,2000

MENEMUKANSKALAPRIORITASSISTEMINFORMASI1
Penentuan skala prioritas terhadap teknologi informasi jenis apa yang harus diperhatikan di sebuah perusahaan dan yang mana tidak perlu terlalu serius dikembangkan dapat dilakukan dengan mempergunakan salahsatuvariansdarikerangkamatriksWarrenMcFarlan.Dilihatdari tingkat kepentingannya, sistem informasi dapat dikategorikan menjadi empat jenis: strategic information system, potential strategic information system, critical information system, dan vital information system. Manajemen perusahaan harus mengerti benar karakteristik masingmasing kategori agar dapat mengalokasikan sumber daya finansialdansumberdayalainnyaseefektifdanseoptimummungkin. Warren McFarlans Strategic Matrix (lihat Warren McFarlan Strategic Matrix MemposisikanPerananSistemInformasidiPerusahaan)padadasarnyadapatpula dipergunakan untuk menentukan skala prioritas sistem informasi perusahaan. Untukkeperluanitu,yangbersangkutanmembagisisteminformasimenjadiempat kelompokbesar(Remenyiet.al.,1995): StrategicInformationSystem(SIS) PotentialStrategicInformationSystem(PSIS) CriticalInformationSystem(CIS)

VitalInformationSystem(VIS) Bagaimana cara melihat tingkat kepentingan masingmasing sistem dan apa saja contohcontohnya? Berikut adalah penjelasan secara lebih mendetail sehubungan denganhalini.
1MerupakanbagiandarisejumlahartikelyangtelahdipublikasikandalambukuPengantarKonsep

DasarManajemenSistemdanTeknologiInformasi,karanganRichardusEkoIndrajit,terbitanElex MediaKomputindotahun2000. 2

indrajit@post.harvard.edu

SeriArtikelManajemenSistem&TeknologiInformasi

RichardusEkoIndrajit,2000

Sumber:Sumber:WarrenMcFarlan,1983.

Sepertiterlihatpadamatriksdiatas,SISmerupakansuatusistemyangmemberikan keunggulan kompetitifbagi perusahaan, sehinggamerupakansenjatautamauntuk mengalahkanpesaingpesaingnya(kompetitor).Dansecarafungsional,perusahaan tidak dapat beroperasi tanpa diperlengkapi dengan sistem informasi yang bersangkutan. Seperti sudah dijelaskan dalam artikel terkait, bahwa ATM (Automatic Teller Machine) bagi sebuah bank dewasa ini merupakan salah satu contoh teknologi informasi dalam kategori SIS. Apa ancamannya bagi perusahaan jika tidak memiliki SIS yang baik? Biasanya yang akan terjadi adalah perusahaan tersebut akan kehilangan market share secara signifikan. Bisa dibayangkan apa yang terjadi saat ini, seandainya secara mendadak, BCA (Bank Central Asia) menghentikanoperasiATMnyayangtersebardiseluruhpropinsidiIndonesia Seperti halnya SIS, PSIS merupakan jenis sistem yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Namun bedanya, sistem ini merupakan sesuatu yang nicetohave atau additional, atau dengan kata lain, tanpa sistem inipun perusahaandapatberoperasidenganbaik(ingatcontohsistemtelemedicinepada industri rumah sakit). Lalu apa dampaknya bagi perusahaan yang tidak berniat mengembangkan sistem ini? Ancaman terbesar adalah bahwa perusahaan yang bersangkutan dapat kehilangan keunggulan kompetitifnya terhadap perusahaan perusahaan sejenis lainnya. Contohnya adalah sebuah bank yang pada awalnya memiliki Call Center untuk melayani nasabah melalui telepon, tibatiba harus menghentikan operasi Call Center tersebut (paling tidak akan mendatangkan kekecewaanbaginasabahyangbersangkutan). McFarlan mendefinisikan CIS sebagai suatu sistem yang secara prinsip sangat kritikal bagi perusahaan karena tanpa memiliki sistem tersebut, perusahaan akan sulituntukdapatmencapaitingkatprofitabilitasyangdiinginkan.Sisteminformasi yangmasukkedalamkelasinibiasanyamerupakansistemyangmutlakdiperlukan
indrajit@post.harvard.edu 3

SeriArtikelManajemenSistem&TeknologiInformasi

RichardusEkoIndrajit,2000

olehperusahaanperusahaandalamindustrisejenis.ContohnyaadalahSistemBasis DataNasabahuntukindustriperbankan,SistemInformasiMedisuntukrumahsakit, Sistem Penjadwalan Ruang untuk industri perhotelan, dan lain sebagainya. Jelas terlihat bahwa dampak yang dihasilkan jika perusahaan atau organisasi yang bersangkutantidakmemilikisistemyangbaikakanmenurunkankinerja(company performance)secaraumum,terutamabagiperusahaanyangbergerakdibidangjasa (biasanyamengakibatkanpelayananmenjadilambat,seringterjadikesalahan,dsb. yangsecaralangsungdapatmengecewakanpelanggan). Kelompok terakhir adalah VIS, yang secara prinsip tidak memiliki fungsi strategis, tapi keberadaannya mutlak dibutuhkan perusahaan karena memiliki karakteristik sebagaipenunjangkegiatanseharihari(olehkarenaitudipergunakanistilahvital). Secara umum, sistem ini tidak memberikan kontribusi penting kepada penciptaan proses kerja yang efisien dan efektif, namun keberadaannya dibutuhkan sebagai medium penunjang kegiatan administratif. Contohnya adalah Sistem Penggajian, Sistem Pendaftaran Asset Perusahaan, Sistem Pencatatan Keluhan Karyawan, dan lainsebagainyayangnotabenemenyimpandatayangdibutuhkanolehinstitusiluar (seperti Departemen Tenaga Kerja membutuhkan data serupa sebagai pelengkap aspeklegalitas). Matriksinisangatbergunabagiparamanajerpuncak(eksekutif)perusahaandalam melihat portfolio proyekproyek teknologi informasi yang diajukan kepala bagian atau manajer sistem informasi. Setiap proyek yang direncanakan untuk dikembangkan, harus dipetakan terlebih dahulu ke matriks McFarlan untuk membantumenilaitingkatprioritasnya.Tentusajamasingmasingproyektersebut selain harus dianalisa cost/benefitnya, juga harus diperhatikan dampaknya seandainya perusahaan yang bersangkutan tidak memiliki sistem informasi yang handal: kehilangan market share, menurunnya kinerja, tidak memiliki keunggulan kompetitif,atauancamangulungtikardalamwaktudekat.Wedonthaveallmoney intheworld,begitukataorangbijaksana,yangartinyabahwaketerbatasansumber dayafinansialuntukmengembangkansistemdanteknologiinformasidiperusahaan memaksa manajemen untuk benarbenar menentukan pilihan yang tepat. Salah mengambil keputusan tidak hanya berakibat terbuangnya biaya investasi dengan percuma, namun juga berarti kehilangan waktu, tenaga, dan kesempatan untuk beradadidepandalamberkompetisi.Prioritaskankebutuhandenganbenar! akhirdokumen

indrajit@post.harvard.edu

SeriArtikelManajemenSistem&TeknologiInformasi

RichardusEkoIndrajit,2000

Richardus Eko Indrajit, guru besar ilmu komputer ABFI Institute Perbanas, dilahirkan di Jakarta pada tanggal 24 Januari 1969. Menyelesaikan studi program Sarjana Teknik Komputer dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya dengan predikat Cum Laude, sebelum akhirnya menerima bea siswa dari Konsorsium Production SharingPertaminauntukmelanjutkanstudidiAmerikaSerikat,dimanayangbersangkutan berhasil mendapatkan gelar Master of Science di bidang Applied Computer Science dari HarvardUniversity(Massachusetts,USA)denganfokusstudidibidangartificialintelligence. AdapungelarDoctorofBusinessAdministrationdiperolehnyadariUniversityoftheCityof Manyla (Intramuros, Phillipines) dengan disertasi di bidang Manajemen Sistem Informasi Rumah Sakit. Gelar akademis lain yang berhasil diraihnya adalah Master of Business Administration dari Leicester University (Leicester City, UK), Master of Arts dari the London School of Public Relations (Jakarta, Indonesia) dan Master of Philosophy dari Maastricht School of Management (Maastricht, the Netherlands). Selain itu, aktif pula berpartisipasidalamberbagaiprogramakademismaupunsertifikasidisejumlahperguruan tinggi terkemuka dunia, seperti: Massachusetts Institute of Technology (MIT), Stanford University, Boston University, George Washington University, CarnegieMellon University, Curtin University of Technology, Monash University, EdithCowan University, dan Cambridge University. Saat ini menjabat sebagai Ketua Umum Asosiasi Perguruan Tinggi Informatika dan Komputer (APTIKOM) seIndonesia dan Chairman dari International Association of Software Architect (IASA) untuk Indonesian Chapter. Selain di bidang akademik, karir profesionalnya sebagai konsultan sistem dan teknologi informasi diawali dari Price Waterhouse Indonesia, yang diikuti dengan berperan aktif sebagai konsultan seniormaupunmanajemenpadasejumlahperusahaanterkemukaditanahair,antaralain: Renaissance Indonesia, Prosys Bangun Nusantara, Plasmedia, the Prime Consulting, the Jakarta Consulting Group, Soedarpo Informatika Group, dan IndoConsult Utama. Selama kuranglebih15tahunberkiprahdisektorswasta,terlibatlangsungdalamberbagaiproyek di beragam industri, seperti: bank dan keuangan, kesehatan, manufaktur, retail dan distribusi, transportasi, media, infrastruktur, pendidikan, telekomunikasi, pariwisata, dan jasajasa lainnya. Sementara itu, aktif pula membantu pemerintah dalam sejumlah penugasan. Dimulai dari penunjukan sebagai Widya Iswara Lembaga Ketahanan Nasional (Lemhannas), yang diikuti dengan beeperan sebagai Staf Khusus Bidang Teknologi Informasi Sekretaris Jendral Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), Staf Khusus Balitbang Departemen Komunikasi dan Informatika, Staf Khusus Bidang Teknologi Informasi Badan Narkotika Nasional, dan Konsultan Ahli Direktorat Teknologi Informasi dan Unit Khusus Manajemen Informasi Bank Indonesia. Saat ini ditunjuk oleh pemerintah Republik Indonesia untuk menakhodai institusi pengawas internet Indonesia IDSIRTII (Indonesia Security Incident Response Team on Internet Infrastructure). Seluruh pengalaman yang diperolehnya selama aktif mengajar sebagai akademisi, terlibat di dunia swasta, dan menjalanitugaspemerintahandituliskandalamsejumlahpublikasi.Hinggamenjelangakhir tahun2008,telahlebihdari25bukuhasilkaryanyayangtelahditerbitkansecaranasional dan menjadi referensi berbagai institusi pendidikan, sektor swasta, dan badan pemerintahan di Indonesia diluar beragam artikel dan jurnal ilmiah yang telah ditulis untuk komunitas nasional, regional, dan internasional. Seluruh karyanya ini dapat dengan mudahdiperolehmelaluisituspribadihttp://www.ekoindrajit.comatauhttp://www.eko indrajit.info.Sehariharidapatdihubungimelaluinomortelepon0818925926atauemail indrajit@post.harvard.edu.

indrajit@post.harvard.edu