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Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Diretrizes para a Gesto Arquivstica do Correio Eletrnico Corporativo

Rio de Janeiro | 2012

EQUIPE TCNICA DE ELABORAO DAS DIRETRIZES PARA A GESTO ARQUIVSTICA DO CORREIO ELETRNICO CORPORATIVO Equipe de redao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos Brenda Couto de Brito Rocco Carolina de Oliveira Daniel Flores Vanderlei Batista dos Santos Integrantes da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos que participaram deste trabalho Brenda Couto de Brito Rocco | Arquivo Nacional Carlos Augusto Silva Ditadi | Arquivo Nacional Carolina de Oliveira | Arquivo Nacional a partir de maio de 2012 Claudia Lacombe Rocha | Arquivo Nacional Daniel Flores | Universidade Federal de Santa Maria Eloi Juniti Yamaoka | Servio Federal de Processamento de Dados Humberto Celeste Innarelli | Universidade Estadual de Campinas Joo Alberto de Oliveira Lima | Senado Federal Luiz Fernando Sayo | Comisso Nacional de Energia Nuclear Margareth da Silva | Universidade Federal Fluminense Neire do Rossio Martins | Universidade Estadual de Campinas Rosely Curi Rondinelli | Fundao Casa de Rui Barbosa Vanderlei Batista dos Santos | Cmara dos Deputados Reviso Jos Cludio Mattar

SUMRIO 1. Introduo 1.1 Pblico-alvo 1.2. O que trata 1.3 O que no trata 1.4. Definies 2. Transmisso de mensagem de correio eletrnico: funcionamento 3. Gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico 3.1 O documento arquivstico digital 3.2 A mensagem de correio eletrnico como um documento arquivstico 3.3 Aplicao dos procedimentos da gesto arquivstica de documentos: produo, manuteno, uso e destinao. 3.4 A mensagem de correio eletrnico e sua redao 3.5 Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD: captura da mensagem de correio eletrnico 3.6 Estratgias de apoio para gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico na ausncia de um SIGAD 4. O uso da mensagem de correio eletrnico para formao de processos 5. Acesso e direito de uso do correio eletrnico 6. Preservao da mensagem de correio eletrnico 7. Capacitao e treinamento 8. Referncias

1. Introduo As tecnologias de informao trouxeram grandes mudanas s dinmicas institucionais. Dentre elas destaca-se a utilizao do correio eletrnico (do ingls electronic mail ou e-mail), que um sistema utilizado na produo, tramitao e recebimento de mensagens eletrnicas, as quais so documentos natos digitais. A comunicao interna e externa dos rgos ou entidades, via correio eletrnico, foi bastante ampliada devido velocidade de transmisso, facilidade de envio (evitando procedimentos burocrticos) e ao custo reduzido. Porm, esses benefcios tm como consequncia a produo de um grande volume de mensagens trocadas com ou sem anexos , ocasionando constantemente o esgotamento do espao das caixas postais de correios eletrnicos. Diante dessa situao, muitos usurios do sistema encontram como soluo apagar as mensagens mais antigas. Esse foco na administrao de espao de armazenamento ignora que tais mensagens podem ter sido produzidas no mbito das atividades desempenhadas pelos rgos ou entidades, o que, consequentemente, as caracterizariam como documentos arquivsticos. Uma vez assim consideradas, tais mensagens devem ser submetidas poltica de gesto arquivstica de documentos1 do rgo ou entidade, cujos fundamentos esto delineados em legislao federal e normas do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. Essa poltica pressupe a adoo de uma srie de medidas que possibilita o gerenciamento da mensagem de correio eletrnico em sua produo, uso, manuteno e destinao, aplicando as normas e os procedimentos arquivsticos para o tratamento desse documento, incluindo seus prazos de guarda e eliminao. Para orientar a gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico corporativo importante definir diretrizes e recomendaes para tal gesto, como referncias aos rgos ou entidades que utilizam o correio eletrnico como ferramenta de trabalho. Cabe destacar que as Diretrizes para a gesto arquivstica do correio eletrnico corporativo compem um documento que deve ser utilizado e aplicado conjuntamente com a publicao e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de
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O termo gesto arquivstica de documentos equivale aos termos gesto de documentos ou gesto de documentos arquivsticos. 4

gesto arquivstica de documentos, a qual aborda a gesto arquivstica de documentos digitais e no digitais e a especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos (SIGAD). 1.1. Pblico-alvo rgos ou entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR,2 a saber:

o Arquivo Nacional; os arquivos federais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo e Legislativo; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo; pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, mediante acordo ou ajuste com o CONARQ, rgo central do SINAR.

1.2. O que trata


Mensagem de correio eletrnico como documento arquivstico. Gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico: produo, manuteno, uso e destinao. Gerenciamento da mensagem de correio eletrnico dentro do Sistema Informatizado para Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD Gerenciamento da mensagem de correio eletrnico fora do SIGAD. Forma documental e redao. Acesso e direito de uso do correio eletrnico. Preservao da mensagem de correio eletrnico. Recomendaes para capacitao e treinamento de usurios.

1.3. O que no trata Configuraes tcnicas para implantao de sistemas informatizados. Especificaes tecnolgicas de software e hardware. Mensagem de correio eletrnico particular.
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BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Artigo 10. 5

Assinatura digital e certificao digital. Migrao entre sistemas informatizados aplicados gesto de documentos arquivsticos. 1.4. Definies

No escopo destas diretrizes, devem-se considerar as seguintes definies: Acessibilidade: qualidade do documento arquivstico de permitir acesso ao seu contedo e seu significado. (CONARQ, 2011, p. 22) Aplicativo: programa executvel destinado a auxiliar o usurio na realizao de determinadas tarefas num computador, como, por exemplo, os processadores de texto (Word) e planilhas (Excel). (DICWEB, 2010) Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, no tendo sofrido alterao, corrompimento e adulterao. Caixa postal eletrnica ou caixa de correio: rea de armazenamento de um usurio no servio de correio eletrnico. Contm as pastas Caixa de entrada, Mensagens Enviadas, entre outras. Captura: incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por meio de registro, classificao e arquivamento. (CONARQ, 2011, p. 124) Comunicao assncrona: comunicao que no ocorre ao mesmo tempo, no simultnea; a mensagem emitida por uma pessoa recebida e respondida mais tarde pelas outras (MENEZES; SANTOS, 2002). Confiabilidade: qualidade do documento arquivstico de possuir credibilidade enquanto contedo ou declarao de um fato. a responsabilidade do autor dos materiais, seja ele uma pessoa fsica ou a pessoa jurdica que um indivduo representa. Ela estabelecida com base na completeza e acurcia do material, e no grau de controle exercido no processo de sua produo (CONARQ, 2011, p. 21-22) Cpia autoritria: Manifestao de um documento arquivstico considerada pelo produtor como sendo o seu documento arquivstico oficial e que est comumente sujeita a controles de procedimentos que no exigidos para outras manifestaes. (INTERPARES 3 PROJECT, 2011)
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Correio eletrnico: Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrnica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores. (I) Email. (CONARQ, 2011, p. 127) Documento arquivstico digital: Documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivstico. (I) Digital record. Ver tambm: Documento arquivstico; documento digital. (CONARQ, 2011, p. 128) Documento arquivstico: Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ao ou referncia. (I) Record. (CONARQ, 2011, p. 128) Documento digital: Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de sistema computacional. (I) Digital document. (CONARQ, 2011, p. 128) Documento: Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o formato ou o suporte (ARQUIVO NACIONAL, 2010, p. 73).

E-mail (electronic mail). Ver: Correio eletrnico. Endereo de correio eletrnico: nome nico de uma caixa postal eletrnica, de uma pessoa, grupo ou organizao, associado a um servio de correio eletrnico. formado por um identificador (nome, apelido, sigla ou cdigo), um sinal @ (arroba) e o domnio do provedor do servio. (CONARQ, 2010b, p. 14)

Mensagem eletrnica: Documento digital criado ou recebido via um sistema de correio eletrnico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem. (CONARQ, 2010b, p. 17)

Organicidade: qualidade do documento arquivstico pelas relaes que mantm com os demais documentos do rgo ou entidade e que refletem suas funes e atividades. (CONARQ, 2011, p. 21)

Provedor de acesso: empresa que oferece o servio de acesso Internet para usurios residenciais ou empresas. Unicidade: o documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual pertence. (CONARQ, 2011, p. 21)

2. Transmisso de mensagem de correio eletrnico: funcionamento A mensagem de correio eletrnico, apesar de ser, na maioria das vezes, produzida em poucos segundos, no uma comunicao em tempo real. No necessrio que o remetente e o destinatrio estejam conectados simultaneamente; uma comunicao assncrona. O mecanismo de transmisso de uma mensagem de correio eletrnico compreende outros componentes alm dos computadores do remetente e do destinatrio conectados a uma rede. Antes de compreender esse mecanismo preciso entender como funciona um servio de correio eletrnico. Desta forma, a seguir, apresentado o funcionamento da troca de mensagem, seja via Internet, ou mesmo via rede local (LAN Local Area Network). Assim, para que efetivamente acontea uma troca de mensagem entre dois ou mais usurios de correio eletrnico, pode ser necessria a utilizao de vrios servidores, protocolos e aplicativos.
PARA SABER UM POUCO MAIS... Um usurio que queira enviar uma mensagem para outro utilizar um aplicativo de correio eletrnico, tambm conhecido como MUA (Mail User Agent) ou Agente de Mensagens do Usurio. Uma vez redigida a mensagem, esta ser enviada pelo MUA a um MTA ( Mail Transport Agent), Agente Transportador de Mensagens, que se encarregar ento de entreg-la ao MTA do destinatrio, caso ele se encontre em outra mquina, ou simplesmente coloc-la na caixa postal do destinatrio, caso ele se encontre no mesmo servidor. A transferncia da mensagem entre o MUA e o MTA se efetua utilizando-se um protocolo chamado SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), Protocolo Simples de Transferncia de Mensagens. O protocolo SMTP ser utilizado tambm entre o MTA do remetente e o MTA do destinatrio. O servidor de correio eletrnico do destinatrio, quando receber uma mensagem para um dos seus usurios, simplesmente a coloca na caixa postal deste usurio. A transferncia de mensagens recebidas entre o servidor e o cliente de correio eletrnico requer a utilizao de outros programas e protocolos. Usualmente utilizado para este fim o protocolo POP (Post Office Protocol), Protocolo de "Agncia" de Correio, que guarda as mensagens dos usurios em caixas postais e aguarda que estas sejam acessadas. Observe-se que, neste protocolo, ao se ler as mensagens, estas so copiadas para o computador local. Outro protocolo que pode ser utilizado para este mesmo fim o IMAP ( Internet Message Access Protocol), Protocolo para Acesso de Mensagens via Internet, que implementa muitos outros recursos, alm das funcionalidades fornecidas pelo POP, destacando-se que no IMAP as mensagens lidas permanecem no servidor, at que se solicite que sejam excludas. Os protocolos POP e IMAP so protocolos para recebimento de mensagens, ao contrrio do protocolo SMTP, que serve somente para enviar mensagens.

Para a utilizao dos protocolos POP e/ou IMAP, necessria a instalao de um servidor apropriado, que vai ser o responsvel por atender as solicitaes do cliente de correio eletrnico por novas mensagens. O recebimento de mensagens pelo cliente se d atravs da solicitao do MUA do usurio ao seu servidor de correio eletrnico, que aps a autenticao do usurio vai informar se existem mensagens em sua caixa postal e quantas so. A seguir, o MUA solicita a transferncia das mensagens para a mquina local, finalizando assim o processo de troca de mensagem entre dois ou mais usurios.

Existem vrias arquiteturas do sistema de correio eletrnico, as quais possibilitam que a mensagem fique armazenada no servidor, no computador do usurio cliente ou em ambos. A Figura 1 remete a um exemplo de configurao.

Figura 1 Infraestrutura do correio eletrnico cliente-servidor Entre os vrios componentes envolvidos numa troca de mensagens de correio eletrnico, podem ser destacados:

computador conectado a uma rede de computadores; provedor de servio de correio eletrnico; endereo de correio eletrnico; software de correio eletrnico; e
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protocolo de envio, transmisso e recebimento.

Os rgos ou entidades devem sempre considerar que uma mensagem pode ser perdida ou extraviada, devido a problemas tecnolgicos, implicando prejuzo nas transaes realizadas. Devem, portanto, a fim de reduzir a incidncia desses problemas, envidar esforos na identificao de suas necessidades especficas em termos de gesto de correio eletrnico e, a partir da, adotar a arquitetura que melhor os atenda.

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3. Gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico De acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991). O e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos, instrumento do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, apresenta a mesma definio, ressaltando a qualidade arquivstica da gesto, isto , o fato de os documentos serem produzidos naturalmente, mantendo-se uma relao orgnica entre eles, a fim de atender s funes e atividades desenvolvidas por um rgo ou entidade. A gesto arquivstica de documentos tem que ser contemplada pela poltica arquivstica institucional, a qual consiste em definir aes, normas e procedimentos tcnicos para a gesto e a preservao de documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades realizadas pelo produtor, com base na teoria e princpios da Arquivologia. Dentre essas aes, est a elaborao de um programa de gesto arquivstica com a definio de procedimentos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade dos documentos, assim como o acesso contnuo a eles. Concluindo, a mensagem de correio eletrnico reconhecida como documento arquivstico, assim como os demais documentos de arquivo, tem que estar inserida na poltica arquivstica e, consequentemente, no programa institucional de gesto arquivstica de documentos. Dessa maneira, servir de apoio s funes e atividades, e como evidncia das aes do rgo ou entidade. 3.1 O documento arquivstico digital Documentos digitais so aqueles codificados em dgitos binrios, somente acess veis e interpretveis por meio de recursos computacionais. Eles so considerados como ar quivsticos quando so produzidos ou recebidos pelo rgo ou entidade no decorrer de suas atividades, e possuem relao orgnica entre si.
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No final do sculo XX, a produo crescente de documentos arquivsticos digitais (textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens, gravaes so noras, material grfico, pginas da web etc.), tanto representantes digitais quanto natos digi tais,3 reforou a necessidade de insero dos documentos digitais nos programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos ou entidades. Os documentos digitais apresentam especificidades que podem comprometer sua autenticidade e seu acesso, uma vez que so suscetveis degradao fsica dos seus supor tes, obsolescncia tecnolgica de hardware, software, de formatos e a intervenes no autorizadas. O resultado disso a sua adulterao e/ou destruio. Portanto, fundamental que sejam desenvolvidas estratgias de preservao digital que considerem as caractersticas do documento arquivstico, principalmente no que diz respeito forma fixa, ao contedo estvel e relao orgnica. 3.2 Mensagem de correio eletrnico como um documento arquivstico Para identificar a mensagem de correio eletrnico como um documento arquivstico, necessrio, primeiramente, reconhec-la como um documento. Documento a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o formato ou o suporte (CONARQ, 2010b, p. 12). A mensagem de correio eletrnico uma informa o registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de sistema computacional (CONARQ, 2010b, p. 13), logo um documento digital. Num rgo ou entidade, a mensagem de correio eletrnico geralmente produzida para atender e apoiar as atividades desenvolvidas, devendo ser reconhecida e tratada como um documento arquivstico, isto , um documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ao ou referncia4 (CONARQ, 2010b, p. 12).
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Documentos natos digitais: so aqueles originalmente produzidos e mantidos em meio digital. Representantes digitais: documentos digitais oriundos de processo de digitalizao (comumente chamados documentos digitalizados). 4 Atividade prtica o conjunto de atos cujo objetivo o cumprimento da atividade em si, onde atos so manifestaes da vontade com um fim especfico (DURANTI, 2002). Ao significa o exerccio da vontade que visa criar, mudar, manter ou encerrar situaes (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 811). Referncia quer dizer a consulta feita em algo para apoiar uma outra ao. 12

Uma vez reconhecida como um documento arquivstico, a mensagem de correio eletrnico dever ser dotada das qualidades inerentes a esse documento, quais sejam: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. Nesse sentido, so documentos arquivsticos as mensagens de correio eletrnico com a capacidade de:

conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o controle social das informaes; apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso; possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro; fornecer evidncia em caso de litgio; proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes; assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao; e manter a memria corporativa e coletiva.

A Organizao das Naes Unidas ONU, ao estabelecer orientaes sobre como gerenciar a mensagem de correio eletrnico, aponta situaes em que possvel identificla como documento arquivstico; dentre elas, destacamos (UNITED NATIONS, 2010): - mensagem cujo contedo inicia, autoriza ou completa uma ao de um rgo ou entidade. - mensagem trocada entre pessoas da mesma equipe ou de outras equipes, em trabalho conjunto, e cujo contedo se refere atividade do rgo ou entidade. - mensagem recebida de fonte externa (pessoa fsica ou jurdica) que compe um documento arquivstico oficial. - mensagem cujo contedo refere-se pauta ou registro de reunio. - mensagem cujo contedo nota, relatrio final ou recomendao para uma ao em desenvolvimento ou finalizada. As mesmas orientaes da ONU apontam situaes em que a mensagem de correio eletrnico NO considerada documento arquivstico; dentre elas, destacamos:

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- mensagem cujo contedo de carter pessoal (no tem relao com as atividades do rgo ou entidade). - mensagem cujo contedo se refere a correntes, propagandas, promoes e afins. - cpia de mensagem enviada para grupos de trabalho ou coordenaes, com a nica finalidade de referncia ou informao. - material de referncia, isto , documentos usados apenas para subsdio terico no desenvolvimento de uma atividade. A mensagem de correio eletrnico considerada como um documento arquivstico precisa ser declarada como tal, ou seja, incorporada ao conjunto de documentos do rgo ou entidade, a fim de manter sua autenticidade, confiabilidade e acessibilidade pelo tempo que for necessrio.

3.3 Aplicao dos procedimentos da gesto arquivstica de documentos mensagem de correio eletrnico: produo, manuteno, uso e destinao A implementao de um programa de gesto arquivstica de documentos resulta no uso racional dos documentos produzidos e recebidos pelo rgo ou entidade, garantindo a eficincia e a eficcia no processo de tomada de deciso, assim como a preservao daqueles de carter probatrio e testemunhal. Gerir mensagem de correio eletrnico consiste em control-la desde a produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Alguns questionamentos so necessrios para apoiar esse gerenciamento: por que a mensagem foi produzida, para quem ser enviada, se surtir rplicas, se ser arquivada ou eliminada. Na produo de uma mensagem de correio eletrnico num mbito organizacional, fundamental o uso de uma escrita formal, bem como demais orientaes indicadas na seo A mensagem de correio eletrnico e sua redao destas diretrizes. Nessa fase, tal documento tambm deve ser classificado, de acordo com o plano de classificao definido no programa de gesto documental do rgo ou entidade; o mesmo procedimento aplica-se mensagem recebida.

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A manuteno e o uso da mensagem de correio eletrnico caracterizam-se pelo controle da sua tramitao, arquivamento e acesso. A tramitao de uma mensagem eletrnica inicia-se quando esta enviada ao destinatrio nico ou mltiplo. De acordo com o contedo tratado na mensagem, poder haver rplicas, o que exige maior ateno no momento da classificao e da avaliao documental. A destinao de uma mensagem decorrente do processo de avaliao e consiste em decidir pela sua guarda temporria ou permanente, assim como a eliminao daquelas desprovidas de valor para a guarda. Tal destinao dever estar prevista na tabela de temporalidade e destinao de documentos adotada pelo rgo ou entidade. No mbito dos membros do SINAR, por exemplo, deve-se adotar, para as atividades-meio, o modelo aprovado pela Resoluo n 14/2001, do CONARQ. 3.4 A mensagem de correio eletrnico e sua redao A mensagem de correio eletrnico composta, obrigatoriamente, por cabealho e corpo, e, opcionalmente, por anexos. O cabealho onde se encontram os seguintes campos: de, para, cc (do ingls carbon copy cpia carbono ou simplesmente com cpia), cco (do ingls blind carbon copy cpia carbono oculta ou simplesmente com cpia oculta), assunto e indicao de anexos. Alm das informaes contidas nesses campos, so registradas, no cabealho, outras informaes estruturadas que podem ou no ser exibidas, como data e hora de envio e data e hora de recebimento. Essas informaes que aparecem no cabealho permitem que a mensagem seja entregue ao(s) destinatrio(s) e servem para identificar, classificar e contextualizar a mensagem, assim como quem a enviou. O corpo da mensagem destina-se apresentao do seu contedo (texto, imagem, hyperlink etc.). Quando existentes, os anexos podem apresentar-se em qualquer formato, tais como: arquivos de processadores de texto e planilhas, vdeos, arquivos de udio etc.

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Cabealho Anexo (ponteiro)

Corpo da mensagem

Figura 2 Exemplo de mensagem de correio eletrnico A apresentao da mensagem pode variar de acordo com a ferramenta de correio eletrnico utilizada pelo rgo ou entidade. Redao da mensagem A definio de uma estrutura mnima de redao na elaborao de uma mensagem de correio eletrnico colabora para a aceitao do documento como um registro oficial das informaes institucionais. Nesse sentido, alm de evitar o uso de linguagem coloquial e no abordar informaes de cunho pessoal, deve-se observar algumas orientaes na redao da mensagem de correio eletrnico, conforme especificado a seguir. No cabealho: De: campo reservado ao nome/endereo eletrnico da pessoa ou unidade responsvel pela emisso da mensagem. Para: campo reservado ao nome/endereo eletrnico da(s) pessoa(s) ou unidade(s) a quem a mensagem se destina.

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Cc: campo reservado ao nome/endereo eletrnico da(s) pessoa(s) ou unidade(s) que precisa(m) ter conhecimento da mensagem. Cco: similar ao campo anterior, utilizado quando h interesse de que os destinatrios no tenham conhecimento um do outro ou para preservar o sigilo de seus endereos de correio eletrnico. Assunto: campo destinado identificao do contedo a ser tratado na mensagem ou no documento que estiver sendo encaminhado como anexo. Recomenda-se o uso do plano de classificao adotado pelo rgo ou entidade para apoiar a identificao do assunto referente atividade em que a mensagem est inserida. Observao: Os rgos ou entidades devem regulamentar o uso dos campos acima descritos de acordo com a sua poltica de comunicao. importante evitar o uso de mensagem anterior, cujo assunto tenha se encerrado, para iniciar novas discusses. Cada nova atividade ou assunto deve ser tratado em uma nova mensagem. No corpo: Nesta rea, recomenda-se que: - o texto apresente a forma documental de protocolo inicial/ texto/ protocolo final (ver Anexo 1); - a saudao e a despedida sejam formais e impessoais, como: Ilmo. sr., prezado, atenciosamente, cordialmente, respeitosamente etc.; - a identificao do autor da mensagem contenha informaes como: nome, cargo, rgo ou entidade, endereo completo, telefone/fax, correio eletrnico. - mensagem adicional sobre sigilo, segurana da informao, aes de preservao ambiental.

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Exemplo de identificao do autor e de mensagem adicional: Andrmeda Bromlia Agente administrativo Arquivo Nacional Praa da Repblica, 173, Centro - sala D2-02 Rio de Janeiro - RJ CEP: 20211-350 Telefone: 55 21 2179-1228 / 2179-1273 Fax: 55 21 2179-1273 Correio eletrnico: androbrom@arquivonacional.gov.br - Ateno: imprima apenas se for estritamente necessrio. Privilegie o documento digital. A natureza agradece. - As informaes existentes nesta mensagem e nos arquivos anexados so para uso restrito, sendo seu sigilo protegido por lei. Caso no seja o destinatrio, favor apagar as informaes e notificar o remetente. Observao: nos casos em que o correio eletrnico for utilizado apenas para encaminhar documentos anexos, no necessrio utilizar a forma documental anteriormente recomendada, porm deve-se sempre identificar o documento que est sendo encaminhado. Exemplo: Encaminha-se Ofcio Circular RH 25/2012. Utilizar regras de redao oficial, evitar abreviaturas, no escrever exclusivamente em caixa alta ou baixa e submeter o texto a um verificador ortogrfico antes de enviar a mensagem so boas prticas a serem adotadas.

Com o intuito de minimizar rudos e promover o estabelecimento de padres na troca de mensagens, recomendvel a adoo da chamada netiqueta ou etiqueta eletrnica. A seguir, so apresentadas algumas dessas recomendaes de conduta:

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prefira elaborar seu texto fora da caixa de correio, pois, deste modo, possvel garantir uma reflexo adequada sobre o contedo elaborado e evitar envios indevidos, assim como perder a mensagem por instabilidade do correio eletrnico;

no supervalorize sua mensagem e restrinja o uso de marcadores de prioridade (urgente, importante) quelas que, realmente, necessitem dessa marcao; atente para o uso da funo responder para todos quando a resposta se destina a um destinatrio especfico; e reconhea as limitaes do uso do correio eletrnico, tais como: a mensagem pode no chegar ao seu destino, pode ter sido identificada como spam, o destinatrio pode no checar sua caixa de correio eletrnico regularmente.

3.5 Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD: captura da mensagem de correio eletrnico O Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD um sis tema especfico destinado a efetuar a gesto arquivstica de documentos digitais, no digi tais e hbridos.5 Os requisitos que devem ser atendidos por um SIGAD j esto apropriada mente definidos pela Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007, complementada pela Resolu o n 32, de 17 de maio de 2010, ambas do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. O SIGAD compreende um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caracte rstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, porm processado por computador. Esse conjunto apoia as aes de captura, avaliao, temporalidade, destinao, pesquisa, lo calizao, indexao, apresentao, segurana, armazenamento e preservao de documen tos arquivsticos e metadados relacionados, bem como a utilizao dos instrumentos de ges to documental. Dentre as aes citadas, destacamos a captura, que consiste em incorporar um do cumento ao SIGAD, a fim de que seja tratado como arquivstico. Essa ao tem como obje tivos identificar tal documento arquivstico e demonstrar a relao orgnica do mesmo com os demais documentos relativos atividade a que se refere.

Que envolvem ao mesmo tempo documentos digitais e no digitais. 19

A seguir, apresenta-se um diagrama de captura da mensagem de correio eletrnico pelo SIGAD.


Correio eletrnico (sistema usado para produzir, transmitir e receber mensagem)

Exportao da mensagem de correio eletrnico + anexos (se aplicvel)

SIGAD > captura:


- registro - classificao - indexao - atribuio de metadados - atribuio de restrio de acesso - arquivamento

Figura 3 A captura da mensagem de correio eletrnico pelo SIGAD Na captura, a mensagem de correio eletrnico declarada como um documento ar quivstico por meio das seguintes operaes: registro, classificao, indexao, atribuio de restries de acessos, atribuio de metadados e arquivamento. Mas, como se d a captu ra da mensagem de correio eletrnico no SIGAD? A mensagem pode ser capturada automaticamente pelo SIGAD ou por indicao do usurio, segundo regras especficas definidas na poltica de gesto de documentos do rgo ou entidade. Nesse sentido, o correio eletrnico deve dispor de uma funo que exporte a mensagem e anexos (quando existentes).
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Nesse processo de exportao, recomenda-se que a mensagem e seus anexos te nham, preferencialmente, um formato aberto e padronizado, previamente definido pelo r go ou entidade em sua poltica de gesto arquivstica. Cabe lembrar que se est trabalhando com dois sistemas: um de correio eletrnico e outro de gesto arquivstica de documentos. Ambos precisam ter interfaces que permitam a comunicao entre eles para que a captura da mensagem de correio eletrnico seja bem su cedida. Dessa maneira, e reafirmando o que foi dito, o SIGAD possuir uma interface para importao de mensagem de correio eletrnico e permitir controles de gesto para duas formas de captura: capturar todas as mensagens e anexos emitidos e recebidos ou dotar os usurios da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos previamente seleciona dos (CONARQ, 2011, p. 53). Caber instituio definir qual a melhor forma de captura para sua realidade, estabelecendo regras que apoiem cada uma delas, levando em considera o os seguintes pontos: - a captura automtica demanda, posteriormente, uma reviso e seleo da mensa gem de correio eletrnico reconhecida como arquivstica, considerando-se que o correio eletrnico institucional no poder ser utilizado para fins pessoais; - a seleo pelo usurio implica alta discricionariedade, por meio de conscientiza o, treinamento e regras bem definidas sobre os critrios para identificao da mensagem a ser capturada.

Aps a captura no SIGAD, os demais procedimentos e operaes tcnicas para a gesto da mensagem de correio eletrnico devero estar de acordo com o e-ARQ Brasil, j mencionado, e alinhados com a poltica e o programa de gesto arquivstica de documentos do rgo ou entidade.

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3.5.1 Captura de hyperlink (Uniform Resource Locator URL), assinatura digital, anexo Ao efetuar a captura de uma mensagem de correio eletrnico para o SIGAD, devese observar que a mesma pode conter no corpo hyperlink, assinatura digital e/ou anexos, os quais precisam de um tratamento especfico no momento da captura. Recomenda-se que o rgo ou entidade, em sua poltica arquivstica, defina a pertinncia ou no de uso de links na produo de documentos no decorrer de suas atividades. I Hyperlink O hyperlink, comumente chamado de link, uma hiperligao existente dentro do texto que ter o seu destino aberto ao ser acionada pelo usurio. Esse pode ser uma pgina web, uma figura, um arquivo multimdia, um documento textual, um software ou mesmo um endereo de correio eletrnico. Exemplo: <https://www.diretrizesgestaoemails.com.br>. Um hyperlink colocado numa mensagem de correio eletrnico remete a um recurso externo a ela, o que dificulta a sua gesto. O destino do hyperlink poder ficar indisponvel por diversos motivos: falhas de sistemas, mudana de endereo, corrupo do endereo etc., o que impossibilitar seu acesso e deixar a mensagem de correio eletrnico que contm seu link incompleta. Nesse sentido, recomenda-se que se restrinja o uso do hyperlink para referenciar outros contedos que no compem a mensagem. Nos casos em que o contedo do hyperlink seja imprescindvel ao entendimento da mensagem, deve ser inserido como anexo para que a mensagem possa ser capturada de forma completa pelo SIGAD. No caso de recebimento de mensagem com hyperlinks essenciais sua compreenso, recomenda-se o registro de metadados que auxiliem na identificao dos recursos externos apontados pelo hyperlink no momento da captura da mensagem de correio eletrnico. O registro deve compreender, no mnimo, a indicao da URL e o assunto.

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II Assinatura digital A assinatura digital um recurso tecnolgico utilizado para garantir a autoria e/ou a integridade de uma mensagem de correio eletrnico transmitida entre sistemas ou entre usurios e sistemas. Ela um exemplo de autenticao, visto que identifica o autor da mensagem e permite a verificao de que seu contedo no foi adulterado. Num SIGAD, a assinatura digital deve ser capturada juntamente com a mensagem de correio eletrnico, validada pelo sistema e registrada em metadados, os quais devem identificar, no mnimo, a ao da validao, a data da validao, o agente responsvel pela validao e os resultados da validao.

Mesmo que a mensagem de correio eletrnico no seja assinada digitalmente, ela poder ser considerada autntica desde que inserida num SIGAD ou correio eletrnico idneo. Logo, a assinatura digital no necessria em toda e qualquer mensagem de correio eletrnico.

III Anexos

O anexo um arquivo eletrnico que est associado mensagem de correio eletrnico e utilizado como recurso para o envio de materiais de referncias ou de documentos arquivsticos. Quando o anexo for documento arquivstico, deve-se seguir um dos seguintes procedimentos: a) caso o rgo ou entidade faa a gesto da mensagem de correio eletrnico por meio de um SIGAD, o anexo dever ser capturado juntamente com a mensagem de correio eletrnico para o SIGAD. b) caso o rgo ou entidade faa a gesto da mensagem por meio do sistema de correio eletrnico, o anexo e a mensagem devero ser mantidos dentro do prprio sistema. Porm, quando o anexo for material de referncia, ele no precisa ser capturado para o SIGAD e poder ser eliminado (apagado) da caixa de entrada.
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Conforme j citado, quando a mensagem de correio eletrnico for usada somente para encaminhamento de um documento arquivstico anexo, ele dever ser identificado no assunto e mencionado no corpo dessa mensagem. 3.6 Estratgias de apoio para gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico na ausncia de um SIGAD Em virtude de diversos fatores, alguns rgos ou entidades ainda no dispem de um SIGAD para gerenciar de forma ideal seus documentos arquivsticos digitais. No entan to, essa situao no deve impedir a gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico. A fim de garantir a manuteno da mensagem de correio eletrnico importante para o rgo ou entidade no desempenho de suas funes, recomendam-se duas estratgias de apoio:

1) Adoo de um sistema informatizado especfico para a gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico. Consiste no desenvolvimento ou aquisio de um sistema informatizado que far a captura da mensagem de correio eletrnico a partir do correio eletrnico adotado pelo rgo ou entidade. Os requisitos a serem contemplados nesse sistema informatizado so aqueles recomendados pelo e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos. Essa soluo parcial dever ser desenvolvida com vistas a uma futura integrao com um SIGAD que contemple toda a documentao arquivstica do rgo ou entidade.

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2) Gesto da mensagem de correio eletrnico dentro do prprio sistema de correio eletr nico. A prtica de gerenciar a mensagem de correio eletrnico dentro do prprio sistema comum em diferentes rgos ou entidades, porm essa uma gesto limitada. Ao adotar essa estratgia, o rgo ou entidade deve ter claro que ela no contempla todos os procedimentos da gesto arquivstica de documentos. Deve-se ressaltar que essa uma estratgia transitria, podendo ser implementada at o rgo ou entidade desenvolver um SIGAD completo ou apenas um mdulo, como citado na Estratgia 1. Para a gesto da mensagem de correio eletrnico dentro do prprio sistema, as tare fas que poderiam ser automatizadas ficaro sob a responsabilidade daquele que faz uso do correio eletrnico. Assim, o usurio dever: - adotar o plano de classificao de documentos definido pelo rgo ou entidade para nominar as pastas na caixa de entrada Figura 4; - para a mensagem enviada, indicar o cdigo de classificao de documentos no campo Assunto Figura 5; - identificar se a mensagem de correio eletrnico documento arquivstico e elimi nar (apagar) aquelas que no o so (Ver item 3.2 destas Diretrizes); - aplicar a tabela de temporalidade e destinao de documentos. A caixa postal dever ser, preferencialmente, armazenada no servidor de correio eletrnico e no nas estaes de trabalho individuais. Alm disso, a realizao da cpia de segurana da mensagem de correio eletrnico no servidor deve ser responsabilidade do rgo ou entidade e no do usurio.

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Exemplos:

Figura 4 Pastas na caixa de entrada organizadas de acordo com o plano / cdigo de classificao de documentos de atividades-meio e fim do rgo ou entidade.

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Figura 5 Mensagem de correio eletrnico classificada de acordo com o plano / cdigo de classificao de documentos de atividades-meio do rgo ou entidade.

Com a adoo da Estratgia 2, recomenda-se ao usurio acessar, no mnimo, duas vezes ao dia, a sua caixa postal para apagar a mensagem de correio eletrnico sem interesse profissional, a fim de promover a reduo do volume documental a ser avaliado. Outro cuidado que se deve ter com o recebimento de spams, vrus, trojans, hoaxes, malwares, entre outros. Contra isso, o uso de procedimentos de segurana e programas antivrus fundamental.

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4. O uso da mensagem de correio eletrnico para formao de processos A formao de processos uma prtica ordinria na realidade dos rgos e entidades pblicos brasileiros e consiste no agrupamento de documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de tais rgos e entidades (BRASIL, 2002). Com a adoo do correio eletrnico como ferramenta para comunicao interna e externa de um rgo ou entidade, assim como para envio e recebimento de documentos, a mensagem de correio eletrnico, reconhecida como documento arquivstico, passou a ser inserida em processos, sejam no digitais, digitais ou hbridos. O uso da mensagem de correio eletrnico como documento de um processo pode ser feito nas seguintes situaes: 1) Processo no digital: produzido e tramitado fora do ambiente digital. Nesse caso, a mensagem de correio eletrnico deve ser impressa e o usurio deve apor carimbo confere com o original imediatamente aps a impresso. Quanto mensagem de correio eletrnico original (formato digital), esta dever ser mantida no servidor de correio eletrnico pelo prazo estabelecido pela tabela de temporalidade do rgo ou entidade. 2) Processo digital: produzido integralmente em ambiente digital. A gesto do processo digital deve ser realizada por um SIGAD, o qual far a captura da mensagem de correio eletrnico com seus metadados e manter a relao orgnica dos documentos digitais. Sobre o gerenciamento de processos digitais, recomenda-se a leitura da Parte II, itens 1.3, 1.4, 1.5 do e-ARQ BRASIL.

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5. Acesso e direito de uso do correio eletrnico O acesso e o direito de uso do correio eletrnico pressupem a definio de regras, com base na poltica de comunicao do rgo ou entidade, visto as especificidades dessa ferramenta no ambiente corporativo. Por ser uma ferramenta tambm adotada para assuntos particulares, o hbito da redao informal acaba influenciando o ambiente profissional na elaborao da mensagem. No mbito de um rgo ou entidade, o correio eletrnico adquire status de ferramenta de trabalho corporativa e oficial e, portanto, torna-se passvel de monitoramento quanto ao acesso e uso. A inexistncia ou desconhecimento de regras para a utilizao do correio eletrnico pode ocasionar problemas administrativos, ticos, legais e econmicos para o rgo ou entidade, ou mesmo a perda da memria corporativa. Para evitar esse comprometimento, o rgo ou entidade deve estabelecer regras e dissemin-las entre os usurios, enfatizando que a mensagem de correio eletrnico registra informaes oficiais, e, como tal, precisa ser dotada da formalidade requerida a todo documento institucional. As regras devem ser estabelecidas por meio de instrumentos normativos (portaria, resoluo, ato, instruo normativa, manual etc.), orientando quanto ao acesso e uso do correio eletrnico. Esses instrumentos devem conter, no mnimo:
a.

informao sobre a propriedade e monitoramento institucional do correio eletrnico; orientao sobre o tipo de documento / informao que devem ser transmitidos por mensagem de correio eletrnico; definio da possibilidade ou no de uso do correio eletrnico do rgo ou entidade para fins particulares; determinao de que a mensagem de correio eletrnico declarada como documento arquivstico deve seguir os procedimentos do programa de gesto arquivstica de documentos do rgo ou entidade como, por exemplo, o uso do plano de classificao de documentos e da tabela de temporalidade e destinao de documentos;
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b.

c.

d.

e.

esclarecimento de que a responsabilidade do usurio de manter sua caixa de entrada vazia no significa apagar as mensagens, mas submet-las aos procedimentos de gesto arquivstica de documentos por meio da captura no SIGAD ou da manuteno no sistema de correio eletrnico;

f.

definio da responsabilidade pela captura da mensagem de correio eletrnico no SIGAD, seja de forma automtica ou manual; estabelecimento de requisitos para abertura de caixa postal individual; orientao quanto aos critrios de marcao do grau de sigilo da mensagem; esclarecimento sobre a concesso ou no de caixa postal de correio eletrnico institucional ao pessoal terceirizado.

g. h. i.

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6. Preservao da mensagem de correio eletrnico A mensagem de correio eletrnico, por ser um documento nato digital, tem que estar contemplada na poltica de preservao digital do rgo ou entidade que utiliza esse documento para o desenvolvimento de suas atividades. Cabe ressaltar que a preservao digital compreende aes tomadas para garantir a autenticidade e a acessibilidade dos documentos arquivsticos digitais pelo tempo que se fizerem necessrios, ou mesmo, permanentemente. Tais aes incluem monitoramento dos formatos da mensagem e dos anexos, bem como do conjunto de software e hardware do sistema de correio eletrnico. Tambm se deve ressaltar que a mensagem e seus respectivos anexos tm que manter a relao orgnica, pois um documento faz referncia a outro, para fins de confiabilidade, autenticidade e preservao do documento. Para a preservao da mensagem de correio eletrnico recomenda-se a adoo das orientaes do e-ARQ Brasil quanto aos requisitos para preservao e os elementos de metadados que um SIGAD deve conter.

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7. Capacitao e treinamento O presente item trata da capacitao e do treinamento dos usurios do correio eletrnico. Assim, no sero abordadas questes metodolgicas inerentes a essas atividades e sim seus objetivos e resultados no mbito institucional. Muito se fala em tecnologia, uso das ltimas geraes de equipamentos tecnolgicos, software e hardware de ponta, no entanto quem opera tudo isso o ser humano. Para um rgo ou entidade, ter todos os avanos tecnolgicos em seu parque de equipamentos, sem seu corpo tcnico estar familiarizado com essa evoluo, subutilizar os recursos investidos para a otimizao dos trabalhos. A partir da definio de que capacitao a ao de tornar algum apto a fazer alguma atividade e treinamento a ao de tornar algum capaz, por meio de instruo e prtica, a realizar alguma atividade, conclui-se que o objetivo de ambos fazer com que o usurio do correio eletrnico seja capaz de compreend-lo e us-lo como uma ferramenta para produo e recebimento de mensagem, que poder ser reconhecida como documento arquivstico. Por isso, a capacitao e o treinamento precisam focar em quatro tpicos principais:

Correio eletrnico: uso do programa de correio eletrnico para produo e recebimento de mensagem. Gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico. Redao de documentos oficiais: boas prticas para a elaborao de documentos oficiais. Aspectos de segurana da informao relativos ao uso do correio eletrnico.

relevante destacar que capacitao e treinamento so atividades dinmicas, sobretudo quando envolvem tecnologia. Deste modo, devem ser peridicas e constar no planejamento anual do rgo ou entidade. O resultado disso o melhor uso dos recursos tecnolgicos e, principalmente, a correta gesto da mensagem de correio eletrnico reconhecida como documento arquivstico.

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8. Referncias ARQUIVO NACIONAL. Norma para uso dos recursos computacionais no Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2010. AUSTRALIA. National Archives. Archives advices 20: Email is a record!, 2002. Disponvel em: <http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice20.html>. Acesso em: 15 set. 2010. BRASIL. Lei n 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=52>. Acesso em: 16 fev 2012. BRASIL. Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao SLTI. Portaria normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos ser vios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades in tegrantes do Sistema de Servios Gerais SISG. Disponvel em: <https://conlegis.planejamen to.gov.br/conlegis/legislacao/atoNormativoDetalhesPub.htm?id=2413>. Acesso em: 22 out. 2012. CENTRO DE ESTUDOS, RESPOSTAS E TRATAMENTO DE INCIDENTES DE SEGURANA NO BRASIL CERT.br. Cartilha de segurana para a Internet 3.1. Disponvel em: <http://cartilha.cert.br>. Acesso em: 20 nov. 2011. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ. Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004. Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ. Resoluo n 32, de 17 de maio de 2010a. Dispe sobre a insero dos metadados na Parte II do modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ Brasil. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. Glossrio de termos tcnicos (v5). 2010b. Disponvel em: < http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em: 15 set. 2011. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. e-ARQ Brasil: modelo de requisito para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. v. 1.1. DICWEB. Dicionrio de informtica. (2001-2010). <http://www.dicweb.com/aa.htm>. Acesso em: 28 nov. 2011. Disponvel em:

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Anexo 1 Documento com forma documental

Memorando AN/GABIN/nXXX/2020 Rio de Janeiro, 30 de fevereiro de 2020 Ao Senhor Fulano de Tal Assunto: Solicitao de Proposta Traduo Simultnea -------------------------------------------------------------------------protocolo inicial----------------Prezado Sr. Fulano, 1. Solicitamos uma proposta de preos para a execuo do servio de traduo simultnea nos seguintes perodos: Ingls-portugus-ingls Em 7 de agosto de 2007: de 9h s 12h e de 14h s 17h = 6 horas (dois perodos de trs horas)

-------------------------------------------------------------------------texto------------------------------Atenciosamente, _____________________________________________ Nome Cargo ------------------------------------------------------------------------protocolo final--------------------

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