Plano de Comunicao

Introduo A comunicao pr-ativa importante em todos os projetos. O gerente do projeto deve ter certeza de que os membros da equipe, clientes e stakeholders possuem as informaes necessrias para seus trabalhos. A comunicao tambm vital para gerenciar as expectativas sobre o andamento do projeto e quem est fazendo o qu. Isto pode ser simples como conversar com seus membros de equipe sobre como eles esto realizando as tarefas a eles delegadas, ou como uma reunio regular sobre a posio do projeto. No importa como voc faa, a comunicao quando apropriada pode garantir o sucesso do projeto. Em projetos menores a comunicao simples e no requer muito esforo pro-ativo. No entanto quanto maior o projeto e mais pessoal envolvido, maior ser a complexidade da comunicao. Projetos maiores necessitam que a comunicao seja planejada com antecedncia, levando-se em conta as necessidades especificas das pessoas envolvidas. Este o momento onde o Plano de Comunicao til. Um Plano de Comunicao permite a voc pensar na possibilidade mais eficiente e eficaz de realizar a comunicao com os diversos integrantes. Comunicao significa efetivamente que voc esta fornecendo informaes na forma correta, no tempo certo e com o impacto correto. Comunicao eficiente significa que voc esta fornecendo informaes que so necessrias e nada mais. Criando o Plano de Comunicao Sumrio Use, de forma geral, o processo a seguir, quando estiver criando um Plano de Comunicao. Informaes mais detalhadas esto tambm disponveis nas sees seguintes. 1. Determine os stakeholders do projeto. Em alguns casos estes grupos de stakeholders tero necessidades de comunicao similar, por exemplo, o Comit Diretivo do Projeto. Em outros casos poder haver somente uma pessoa a se reportar. Por exemplo, o financiador. 2. Determine as necessidades de comunicao para cada stakeholder e o que voc est empenhado em realizar. Geralmente isto dever se ramificar em trs reas gerais:

Comunicaes ou Documentos Obrigatrios que geralmente so includos no Relatrio da Posio do Projeto, requerimentos legais, relatrios financeiros etc. Esta informao levada at o receptor. Material Informativo o necessrio que se saiba, ou que se possa vir a precisar para a execuo dos trabalhos. Geralmente esta informao esta disponvel para os stakeholders lerem, mas a iniciativa de buscar
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a comunicao deve partir do pessoal envolvido diretamente no projeto.

Informao de Marketing tem o objetivo de criar interesse e entusiasmo em torno do projeto e suas deliverables. Para projetos que requerem uma cultura organizacional, ou a necessidade de mudana dos hbitos de trabalho pode-se at criar uma marca em torno do projeto com intuito motivacional. (Olhar www.tenstep.com.br, 6.1.2 Conferindo Marca a um Projeto)

3. Para cada stakeholder identificado faa um brainstorm (tempestade de idias) de como alcanar a necessidade de comunicao que este requer. Determine qual informao eles precisam saber, com qual freqncia que as informaes precisam ser atualizadas, e qual a melhor forma de distribuir a informao. Neste ponto, seja criativo ao buscar caminhos de como comunicar aos stakeholders do projeto. Por exemplo, todos stakeholders ainda precisam de um uma atualizao da posio do projeto. O Comit Diretivo talvez precise se reunir para uma reunio para criar e prover diretrizes estratgicas a cada dois meses. O Patrocinador do Projeto poder precisar de um resumo personalizado, mensalmente. O Boletim Informativo trimestral poder necessitar ser endereada a todos os clientes da organizaro de trs em trs meses com propsito de atender aos objetivos do marketing e de informar. Para outros exemplos de mecanismos de comunicao, olhar www.TenStep.com.br , 6.1.1 Exemplos de Planos de Comunicao. 4. Determine o esforo necessrio para criar e distribuir as informaes para cada uma das opes de comunicao resumidamente criada no step 2.0. Determinem tambm quais so os benefcios potenciais da comunicao. 5. Priorize as opes de comunicao que foram estabelecidas acima. Descarte as opes que requeiram alto esforo para benefcios de baixa relevncia. Descarte tambm aquelas opes que provem benefcios de baixa relevncia, at mesmo que estes necessitem de um baixo nvel de esforo da equipe de trabalho. Implemente as opes de comunicao que produziro alto valor e necessitem de pouco esforo da equipe do projeto. Algum das opes poder fazer sentidas, outras no. Independente das prioridades, implemente qualquer opo de comunicao que seja obrigatria ao projeto ou ao ambiente do projeto. Pode-se incluir o Relatrio de Posio do Projeto, Relatrios requeridos pelo governo, relatrios legais, e etc. 6. Adicione os resultados das atividades de comunicao no Workplan (Plano de Trabalho). Poder incluir as obrigaes regulares, data do vencimento,
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horas de esforo e as pessoas que tero a responsabilidade de implementao de cada opo. Criando um Plano de Comunicao - Detalhes Determine stakeholder do projeto. Podero existir muitos tipos de clientes, usurios, fornecedores, gestores e stakeholders. Primeiro determine ou defina quais as pessoas e quais grupos de pessoas voc deseja incluir no Plano de Comunicao. Para maiores informaes acesse www.TenStep.com.br Determine as Necessidades de Comunicao para Cada Stakeholder Determinem quais sero as necessidades de comunicao para cada stakeholder identificado acima. Por exemplo, certos gestores tm necessidades de obter a posio das informaes de forma continua. Membros do comit Diretivo precisam de posicionamento continuo, acrescidos de conversas a respeito da estratgia e da viso. Seus usurios podero precisar de comunicados de advertncia, de aconselhamento, folheto de perguntas e respostas, informativos promocionais para promover entusiasmo, etc. Principalmente em projetos grandes a equipe do projeto deve ser criativa para determinar o que, como, para quem, onde e com que freqncia a comunicao se efetivara. Determine Como Satisfazer as Necessidades de Comunicao de Cada Stakeholder O projeto de comunicao poder ter muitos moldes e formas. Neste passo, realize um brainstorm para determinar como voc ira satisfazer as necessidades de cada stakeholder. Quando possvel, procure por formas de comunicao que possam cobrir mais que uma necessidade dos stakeholders. Comunicaes ou Documentos Obrigatrios : As formas de comunicao so determinadas pela sua empresa, industria ou pela lei. Estas informaes devem ser encaminhadas aos receptores.

Relatrio de Posio do Projeto Atualizaes via mensagem eletrnica ou e-mail Reunies de posicionamento do Projeto (Reunies de Status) Reunies com o comit diretivo Teleconferncias regulares por telefone e vdeo com os stakeholders que se encontram distantes. Relatrios requeridos pelo governo e outras informaes
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Relatrios financeiros assim como oramento X realizado, ou qualquer outra informao financeira

Material Informativo: Esta a informao que as pessoas querem saber, ou que elas podero precisar nos seus trabalhos. Esta informao faz-se disponvel para que as pessoas possam ler, mas so elas que devem ter a iniciativa ou dar inicio comunicao.

Sesses de construo de informativos em que as pessoas so convidadas a participar. (Estas no tero propsito de treinamento, destinam-se somente construo de informativos) Os documentos das deliverables do projeto devem estar disponibilizados em local de comum acesso, diretrio ou livraria em que as pessoas passam acessar. Informaes do projeto em um website

Informao de Marketing: Estas informaes so criadas para despertar o interesse e entusiasmo frente ao projeto e suas deliverables. Este tipo de comunicao tambm encaminhado aos leitores.

Projetar Boletim Informativo, com conotao positiva de marketing Realizar constantemente stakeholders reunies com cada um dos principais

Realizar palestras para diversos departamentos e locais a fim de explicar o projeto e seus benefcios Buscar testemunhos de onde os ganhos foram promovidos Promover competies com prmios simples para criar estmulo e motivao Projetar slogans e abreviaes que retratem imagens positivas do projeto Realizar contagem regressiva a contar da data atual Transitar de forma informal (propositalmente) entre os membros da equipe, usurios e stakeholders a fim de conversar a respeito do projeto. Celebrar com propsito de trazer visibilidade competio e seus principais marcos histricos Projetar brindes do projeto associados a um nome de projeto que retrata uma imagem positiva por parte dos membros de uma equipe.
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Os brindes podem ser botes, canetas, frisbees, copos, camisetas e etc...

Fazer propaganda a respeito das conquistas

Determine o Esforo Necessrio Determine quanto esforo necessrio para que cada uma das idias de comunicao transite previamente. Algumas das atividades podem ser relativamente fceis de executar. Outras precisaram mais esforo. Se a comunicao continua, estime o esforo em perodos maiores de um ms. Por exemplo, o relatrio de posio poder levar apenas uma hora para ser criado, mas poder ser necessrio duas vazes ao ms. O total do esforo seria de duas horas. Priorize as Opes de Comunicao Algumas atividades de comunicao agregam e fornecem mais valor que outras. No exerccio preliminar, listas de opes de comunicao foram criadas a partir de um brainstorm. Agora se devem priorizar os itens listados que agreguem mais valor com menos custo. Se a atividade de comunicao tomar muito tempo e agregar pouco ou praticamente nenhum valor, esta deve ser descartada. Se a opo de comunicao exige pouco esforo e fornece muito valor, esta deve ser includa no Plano de Comunicao final. Logicamente se a atividade for obrigatria, esta dever ser includa no projeto no importando seu custo. Se a atividade obrigatria for consumidora de tempo, pode-se tentar negociar com os stakeholders para achar uma alternativa menos intensiva.

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XXXX Project Plano de Comunicao

Deliverables / Descrio Tipo
Obri/Mktg/Info

Alvo

Leitores

Mtodo de Distribuio

Freqncia de Distribuio
Mensalmente

Quem o Responsvel?
Gerente do Projeto Lead Analista

Relatrios de Posio

Obrigatrios

Patrocinador Gestores Comit Diretivo Usurios da comunidade local

Template Documento de Relatrio de Posio via e-mail para a audincia Apresentaes motivadoras

Sesses Locais de Construo de Informativos Informar o pessoal relacionado com o projeto bem como os deliverables que tenham impacto sobre eles. Sesses Remotas de Construo de Informativos Informar o pessoal relacionado com o projeto e os deliverables que tenham impacto sobre eles Botes do Projeto Botes sero entregues para o pessoal que participa das apresentaes informativas para promover entusiasmo e a imagem da marca

Informativo

Duas vazes por semana at todos os usurios estarem cobertos Mantenha trs sesses por semana at os usurios estarem cobertos A mesma freqncia que as sesses informativas

Informativo

Usurios da comunidade remota

Apresentaes via web

Lead Analista

Marketing

Todos usurios, Clientes e stakeholders

Entregar a aqueles que atendem s apresentaes informativas. Envie os botes atravs do malote interno da empresa para aqueles que participam via

Jose Barbosa Administrador do Projeto

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