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O gerenciamento da informao e a gesto de documentos Vamos iniciar nosso estudo falando sobre um assunto que vem antes da gesto

de documentos: a organizao e administrao de arquivos. A organizao de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho: 1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de informaes acerca da documentao do arquivo. Nessa etapa, so coletadas as informaes sobre o gnero dos documentos (textuais, iconogrficos, informticos etc.), as espcies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservao do acervo, os recursos humanos da instituio, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituio. 2- Anlise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, ser feita uma anlise objetiva da real situao dos servios de arquivo e um diagnstico que permita propor alteraes no sistema a ser implantado. Ou seja, o diagnstico consiste em uma constatao das falhas existentes na administrao que impedem o correto funcionamento do arquivo. 3- Planejamento: elaborao de um plano arquivstico que leve em considerao tanto as disposies legais quanto as necessidades da organizao. Esse plano deve levar em considerao os seguintes elementos: a. posio do arquivo na estrutura organizacional da administrao recomenda-se que seja a mais alta possvel; b. centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?); c. criao de uma coordenao central dos servios de arquivo, nos casos de descentralizao; d. definio dos mtodos de arquivamento; e. estabelecimentos das regras e normas de funcionamento; f. necessidades de recursos humanos; g. escolha das instalaes e equipamentos; h. constituio de arquivos intermedirios e permanentes. 4- Implantao e acompanhamento: implementao do plano de arquivo na instituio em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulrios etc. A implantao deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivstico.