Ral H.

Saroka *
y Ricardo O. Rivas * *
Anlisis de formularios
l. INTRODUCCION
El prodigioso desarrollo de las organizaciones ha trado aparejada, entre
otras cosas, una creciente burocracia administrativa qu_e se materializa en la
multiplicidad de formularios que se emiten y reciben. Sera lgico suponer, por
lo tanto, que as. como se l1an generado y perfeccionado prolijas tcnicas de
anlisis que proveen la metodol oga y esquemas de tlabajo para eslructurar or
ganizaciones giles y eficientes, tambin ha ocur rido algo similar en lo relativo
al anlisis y diseo de formularios.
Los hechos, sin embargo, se encargan de desmentir tal supuesto; no obs-
tante el perfeccionamiento de los estudios de los fenmenos administrativos en
cuanto a problemas de estructura, procedimientos, procesamiento de datos, to-
ma de decisiones, etc., slo encontramos referencias parciales, o a lo sumo
breves captulos dedicados especficamente al enfoque prctico de los formula
ros, como elementos principa1es dentro de la rutina administrativa.
Por otro lado, la constante evolucin de los medios de registracin, espe-
cialmente en materi a de equipos de computacin electrnica, ubica al formulario
en Ia condicin de elemento clave que justifica y requiere la aplicacin de
tcnicas especializadas de anlisis y diseo, tanto en In etapa previa de provi-
sin de informacin para procesal, como en la presentacin de los datos ya
procesados.
Contador Pblico y Licenciado en Admini$lracin de Empresas U.B.A. RMliz<i estudio>J
de pereccionomiento en la Ohio State Univecsily EJUfU. Profcsor de la U.D.A. y Uniermdad
Naciono] de La Plata.
Contador Pblico y Ucenr.Jad<> en Administracin de Empresas U.B.A. Dicr cursos
""bre organizacin y mtodos en instituciontlS y privadas.
T. 1 - ADMINISTRACIOI-.1 DE EMPRESAS - 687
.. ...
'Lo expuesto nos ha animado a intentar un breve estudio cle los formularios.
sistemotizando ciertos conceptos tericos que l'urgen de la realidad prctic1t
que enfrentamos diariamente al intentar perfeccionar los sistemas y procedi-
mientos administrativos y adaptarlos a las necesidades siempre crecientes de
informacin y control. En consecuencia, nos sentiremos satisfechos a travs
de estas pginas logramos proporcionar o toc.los aquellos que de una 1l otro ma-
nera vinculados con el fenmeno administrativo, una visin ms clara
ocerca de cmo encarar el estudio de lo.s formularios en uso dentro de u ua
planificar su actualizacin progresiva, y sistematizar anteceden-
tes suficientes para lograr un corN'clo diseo.
11. ENFOQUE GENERAL
Hablar del anlisis, diseo y control de formulario.:! como una tcnica
que req:uiere la aplir.acin de una serie de principios sistemticos y un cono-
ci miento previo profundo de los hechos, puede parecer una scbreestimacin del
problema. En apoyo de esta creencia, suele comprobarse en la prctica que
la tarea de disear, imprimir y las frmulas en uso se asigna a per-
5Qnal de inferior nivel, que poco o nada conoce acerca de ello.
Los problemas que se derivan de esta costumbre son de muy diversa na-
turaleza; pero po1' Jo comn pasan desaper cihidos, o se atribuyen a alguna otra
causa. Ejemplo de tales problemas son los siguientes
a) emisin de un mayor nmero de formularios .que los estrictamente
n eeesnrios;
b) repeticin de datos en formularios que se complementan;
e) formularios con formato inadec'uado para su archivo o para su mani-
puleo corriente;
d) prdidas de tiempo al cubtir los formularios, por deficiente diagrarnacin;
e) nmero excesivo de copias, cue origina un proceso de destruccin de
los ejemplares sobrantes;
f) nmero insuficiente de copias, que se subsana sea con un cambio en
la circulacin adecuada de los ejemplares existentes, sea mediante repeticin
, de datos en ot ro for mulario;
g) exposicin poco clara de la informacin, q:ue demanda mayor tiemp()
para interpretarla; o directamente causa interpretacin errnea;
h) prdi da de tiempo en la bsqueda de los datos a re-gistrar en otros for-
mularios o libros (contables o no);
i) demora en el armado de los j uegos (cuando existen varias copias) por
deficiente seleccin del tipo de reproduccin;
j) dificultades para controlar la informacin numrica del formulario.
Estas son apeWls uuu muestra de las muchas situaciones que se presentan
a diario en las organizaciones, y que perturban en distinto grado el desarrollo
de las rutinas de trabajo. Vistas aisladamente resultan obvias, y parecera que
slo debcrnn aparecer excepcionalmente. En la prctica, sin embargo, ocurren
688 .o....,. ADMINISTRACJON DE EMPRESAS T.
'
1

con tal f recuencia que justifican lo estructuracin de un sistema de anlisis que
permita deteetorlos y encarar soluciones ' 'iahles y econmicas.
En ltima instancia, los problemas que directa o indirectamente se gene-
ran por las deficiencias de los formularios en uso, repercuten en una prdida
de eficiencia y un mnyor costo administrativo.
Haciendo una referencia ms generalizada, el conjunto de efectos parti-
culares mencionados como ejemplo, constituye la respuesta a algtma de es.tas dos
situaciones tpicas:
a) Los ormuluios tienen una vigencia histrica: fueron implantados en
alguna oportunidad y se siguen utilizando indefinidamente, sin cambios en su
diseo y cuando su utilidad hoya desaparecido; se desestima la incidencia
que los cambios en los procesos administrativos y lat< necesidades del trabajo
tienen sobre los formula.rios en uso.
b) Continuamente se disenn nuevos formularios: el cambio de :formu
larios constitu)e un fin en si mismo, sic. importar si la informacin se obtiene
o no por otro medio ms econmico, o puede lograrse introduciendo cambios
menores en formulados ya existentes.
Podemos llfirmar que no existe formulario carente de importnncia o cuyo
diseo resulte intrascendente. Ningn formulario se mueve en completa inde
pendencia del resto de las tareas que se desnrrollan en In empresa; para llenarlo
ie toma siempre informacin de otro u otros formularios; y a su vez sirve de
medio de transmisin de una serie de dat os cuya complejidod y extensin depen
dern del proceso al cual sirva y de su incidencia en el rrsto del trabajo. Por
lo tanto, su estudio debe realizorse necesal'iamente tomando en cuenta el con-
-junto de los formul4rios de _14 organizaci6n y no en forma aislada.
111. IMPORTANCIA DE LA FUNCION
Del panorama general que antecede, surgen eomo conclusiones importantes:
a} Los p.roblemas relativos al diseo y circulacin de los for mularios en
una organizacin, deben considerarse parte esencial de los administra-
tivos;
b) El estudio y control de los formularios se \'incula estrechamente con
el anlisis de los sistemas administrativos. El analista de sistemas asigna prc-
erenle atencin a la comunicacin y transmisin de datos, y los formul ados
constituyen el medio de realiuxlos. Un diseo adecuado proveer un fluj o de
datos rpido, ,efectivo y econmico. En consecuencia, ambos estudios son com
plementarios: un examen de los procedimientos en uso r equiere un replanteo .
crtico de l os ormuluios que se utilizan; un cambio, sustitucin o ojuste en las
frmulas en uso no ser electivo si previamente no se contemplan l as necesi
dades que surgen del o l os procesos a los cual es sirven;
e) El estudio de los formularios de una organizacin puede y debe aj us
tarse a procedimientos sistemticos de anlisis, que implican la existencia de
una metodologa de trabajo definida y racional.
Cuando so estudian Jos problemas del procesamiento de datos, se hacen
ms evidentes los vinculaciones existentes entre los sistemas administrativos y
T, 1 AOMINISTRACION DE EMPRESAS - 689
los formularios que se originan y/o completan. As pot ejemplo, no se utuuar
. d mismo formulario de factura cuando so prev la de la misma en
forma manual, que cuando se obtiene a ltavs de un computador; ms all
del cambio formal en l a ubicacin de los datos, incidir el sistema y formato
del for mulario en uso. Mientras en el primer caso bastar con una frmula tipo
dispuesta en juegos independientes (cuyo nmero de copias variar segn los
requerimientos del sistema de distribucin y control ulterior), en el segundo
d eber optarse por un formulario continuo, con los juegos ya armados y l os car
bnicos incluidos. De esta manera, el tipo de formulado facilitar la obtencin
de una facturacin econmica y rpida, aprovechando la capacidad de absorcin
y celeridad de trabajo _del
A medida que se perfeccionan y desarrollan los sistemas de procesamiento
de datos, se van imponiendo profundos en las tcniCI!S de diseo y
reproduccin de formularios; con el avance rcgistndo en los equipos electrni
eos se produce un impacto que puede transformar incluso l os conceptos gene
rales sobre qu es un formulario y sus aplicaciones.
Ejemplos de este fenmeno los tenemos a diarios y es1n al alcance del
hombre corriente, como ser las act Ul1lll de l os servicios pblicos (gas, luz, con
tribuciones inmobiliarias, telfono, etc.). Con un simple esfuerzo de memoria,
podremos sintetizar las profundas variaciones que se han producido en los for
mularios que llegan al usuario, conforme fueron introducindose cambios en los
sistemas y equipos de prooesnmicnto de datos. La tecnol oga moderna avanza a
tal ritmo que ya crea, i ncluso, serios problemas a las casas impresoras, que ven
agravados los riesgos comunes en la impresin con requerimientos rigurosos en
cuanto a precisin de medidas, sistemas de corte y perforado de formularios,
resistencia de ajusto de colores, trazado, incorporacin de nmeros
magt'.etizorlos, impresin de caracteres para lectura ptica, etc. Toda esta serie
de fenmenos determinar, sin duda, un cambio tanto en el concepto mismo
del formulario como vehculo de informacin, como en los procesos de anlisis
y diseo.
No puede concebirse, pues, Ul1 proceso de simpliiicacin de procedimientos
sin un estudio profundo y paralelo de los formularios, para determinar cules
deben ser suprimidos, de qu manera pueden combinarse los datos para reducir
el nmero de frmulas, cules se consolidarn, cmo se resuelven formalmente
los problemas de presentaci n de la informacin deseada en cada una de las
etapas del proceso, etc. Inclusive, la resolucin de una purte importante de los
problemas detectados por los analistas de sistemas podra Iognrse a travs de
la adecuacin de los formularios en usl'.
'V. EL CONCEPTO DE FORMULARIO
Es de suma .i.wportancia que exista un primer acuerdo sobre este punto,
no por el problema de lo definicin en s mismo, sino porque condiciona la
interpretacin de todo el desarrollo posterior. Resulta particularmente dificil
intentar una definicin abstracta y general del formulario; por lo comn se
define una frmula o tipo de frmula en particular, pero el concepto gen-
rico uo es fcil Sin pretender llegar a una conceptuacin elaborada
uti.lizaremos los aspectos ms salientes en los definiciones siguientes.
690 - A!)MINISTRACION DE EMPRESAS T. 1
En ]u forma ms gener1ca, puede concebirse a un formulario como "un
impreso diseado en forma tal que sirva a loa propsitos de un determinado
proeedimiento".
En trminoa ms especficos, podemos decir tambin que:
"Constituyen los medios principales de comunicar, transmitir y registrar
informacin, particularmente datos cuantitativos, dentro y fuera de la orga-
nizacin'',
El formulario es el elemento base de las comunicaciones formales en los
procesos administrati,os; en todos ellos existe un conjunto variado. de com-
probantes que doeumentan las distintas etapas del proeedimiento, desde que se
incia hasta el momento en que se completo el circuito y se archivan los com-
prohantes remanentes. As, por ejempl o, si estamos en el proceso de un pago,
existe un formulario que documenta el crdito a favor del proveedor (factura) ,
e informa el monto de la deuda y la forma de cancelacin; otro por medio del
cual 11c ordena el pago y se autoriza a realizarlo (comprobante de pago), uno
de cuyos ejemplares servir para registrnr l a operacin del pago; finalmente,
todos estos formularios se archivarn (al menos alguno de sus ejemplares) para
.servir como elementos de informncin en los casos de consulta sobre operaciones
ya terminada.
V. PROPOSJTOS DEL USO DE FORMULARIOS
Hablar de los propsitos perseguidos con el uso de formularios, es utilizar
los trminos del concepto general en forma ms concreta. Una enunciDcin de
los propaitos ms importantes, nos provee de una gua de pr.incipios que nece-
sar)amente deben tomarse en c11enta torla vez que se inicia un proceso de racio-
nalizacin o diseo dE? formularios.
Los propsitos bsicos de todos los formularios son los mismos; se disean
para facilitar el flujo, procesamiento y anlisis de la informacin dentro de
Ia organizacin. Se espera de ellos que provean la mayor cantidad posible do
datos en el espacio fsico ms reducido (tamao de la frmula), con el menor
costo y mnimo esfuerzo.
En una orma ms especifica, dichos propsitos pueden enunciarse de la
forma que sigue.
S, l. IMPRIMIR UNIFORMI DAD EH LOS PROCEDIMIENTOS
Cada. vez que se plantea una situ'acin para la cual se ha provisto la uti-
lizacin de un formulario determinado, deber utilizarse ste y no otro. Los
beneficios de In uniformidad alcanzan a todas las etapas de un proceso ad-
ministrativo:
a) Se gana en scgul'idail, al no depende!' la correccin del proceso de una
decisin acerca de qu tipo de frmula utilizar por parte del o los responsables
de la rutina;
b) Se ahorra tiempo al :;eguirse para t odos los ca.:os simiJarcs un nico
procedimiento. El tipo y dlseo de formularios obliga y controla ese proeeso
uniforme.
T. 1 t\DMJNISTRACION DE EMPRE'iAS - 691
. ...
5, 2. DAR VALOR LEGAL A DETERMINADAS TRANSACCIOHES
Es una de las principales funciones que cumple un formularlo. Pora citar
algunos ejemplos, tenemos:
R ECI DO: respalda la recepcin de valores en cancelacin de uno deuda.
Es el reconocimiento formal ante el tercero.
FACTURA DE VEXT.\: respalda In veuta de tUJil mercadera efectuada a un
tercero.
OnDEN DE COMPRA: autoriza al bcne[iciario a proveer determinada meren
deria conforme con ciertas especi!icacione.s tcnicos y financieras.
Como los expuestos, podemos citar mucl1os casos en los cuales el formula
r io, adems de su utilidad para los procesos admioistrntivos internos y /o sis-
temas de registracin de informacin de la ol'ganizacin, acta como elemento
formal de prueba respecto de la de una determinada transaccin.
5,3. DETERMINAR QUE INFORMACION 'DEBE SER REGISTRADA Y COMUNICADA
De esta manera no se deja librado a la que debe emitir una co
munieacin qu es lo que conesponde incluir y de tu informacin se puede
prescindir.
5,4. FACILITAR EL CONTROL DE OPERACIONES EN LA ORGANtZACtON
Los formularios constituyen una herramienta efecti va y econmica para el
control de las operaciones. As, . permiten deslindar responsnbilidades entre dis
tintos sectores y /o personas proveen una uenlc de referencia objetiva fncili.
tan el punteo de operacioucs ya pasadas para verificar si se han cumplimentudo
respetando las formalidades previstos para el proceso hacen posible la recons
truccin de opt)racioncs al constar en ellos los antecedentes concretos.
Ello no sera posible en un sistema de trabajo en el cual p.redominen las
comunicaciones por va oral. Por lo tanto, todos los aspectos rclevantes de una
operacin deben rellejarse en formularios, que los concretan por escrito y los
preservan para uso o control futuros.
5,5. EVITAR LA ESCRITURA DE IHFORMACION REPETITIVA
En los procesos administrativos existe un cmulo de datos que se repiten en
1oda operacin de un mismo tipo. En lugar de repetir los registros y tomar la
informacin varias veces, es posible contar con los datos mediante:,
a) La impresin de esa informacin invariable en el cuerpo dul formulario
{numeracin, identilcaci6n de columnas, nombre de la empresa, etc.);
b) La previsin de un nmero suficiente de copias para sor distribuidas
entre los distintos sectores y/o responsables que requieren Jo informacin. Me-
diant e carbnicos S: registran una sola vez los datos y luego se aplican a sus
<lifcrentes usos .(archivo, recopilacin, registro, control , etc.).
Es evidente que cuaolo menos se repitan los datos en los que
1ntervicnen en un proceso, menor ser el costo operativo del mismo y tambin
92 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS T. 1
se simplificAr el control de In informacin. dcben ci rcumeribirsc nicu
mente a aquellas constancias que se anoten en r.nda caso parliculnr.
I'or estas razones, se ha extendido en Jos organizaciones el uso de frmu
las preimpresas con todos los datos respectivos y los formularios combinados
(IXlmo ser : fact ura-remito; rcci!Jo.conforme de pago y comprobante !Xlntablc, etc.).
5, 6. SINTETI ZAR Y RELACIONAR INfORMAC!OH
Esta es una funcin esencial que debe crist;lizor.<e n travs de las frmulas
en uso, tanto en lo relativo a los comprobantes primarios 'JUC inician r utinas
administrath11s, como aquellos ql e son el producto fi nal de una el aboracin y
sistematizacin do datos ( estadisticas-cuadr()S de evolucin).
Definido el objeto de una frmub, dt>bc prestarse p:micular atencin a In
determinacin do todos nqucllos datos que deben y pueden presentarse en ello,
tomando en consideracin el uso directo e inmediato ( rcgist.rar-informar-iniciar
o IXlmpletar un proce.<O) y aquellos complementarios o C\'cntuoles ( archivo de
seguimiento - para reclamo--, cte. ).
Cuando e.stc pr incipio es tomado en cuenta, result an realistas que
permiten cubrir con un mnimo de formularios lns necesidudcs IXlrrientcs.
S,7 . FACI LITAR EL flUJO DE LA INfORMACION
Los formulad os constituyen elementos imprescindibles parn logra-r una cir
culacin eficiente de la i nformacin entre los distintos sectores de ln organiza
cin que deben intervenir en cada proceso administrativo; permiten prever
circuitos lgicos, de modo que :responsable intervinieote pueda contar con
los datos que necesita en la formn y tiempo opot"lunos. Ello se logra planilicando
adecuadamente la var iedad y distribucin de la informacin a constar en el
cuerpo del formul ario o bien predeterminando un nmero suCicienle de copias.
5, 8. FACILITAR EL PROCESAMIENTO DE DATOS
Formularios bien diseados, contemplan las necesi dades en cuanto a la
visualizacin de datos y varicdnd que debe constar para permiti r 1tn registro
de operaciones claro y analtico, conforme n las necesidades do la organizaci n.
Especialmente cuando el volumen de operaciones es elevado, so puede apre
ciar la intpor lancia de un Iormulnrio adecuado a las necesidades del sistema
y equipo de procesamiento.
Por ejemplo, un aspecto ton simple como la ubicacin de lo informacin a
l'cgistrllr, :rel evancia. Como principio bsico de diseo, es necesario
que les datos a ser registrados se encuentren dispuestos en for ma tal que el
operador los lea en la mismn secuencia en que los registra. Si, por el contrario,
debe comenu.r a "rastrear la informacin" en el cuerpo del IXlmp:robante, per-
der tiempo y el riesgo de error en la toma de elatos aumentar. Ambos aspec
tos implican un costo adicional en el p rocesamiento administrativo.
T. 1 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 693
VI. LA UBICACION DE LA FUNCION EN LA ESTRUCTURA
DE LA ORGANIZACION
Es evidente que el proceso de anlisis y diseo de formularios no puede
quedar librado a la accin autnoma e independiente de los distintos jefes
de una organizacin; por el c.ontrario; se trata de enfrentar un cmulo 1ie pro-
blemas que por sus caractersticas requieren no slo la aplicacin do tcnicas
propias y definidas, sino tambin en una posicin ciara en la de
la organizacin, de modo tal que:
Un sector determinado encare el proceso de anlisis y diseo de los
formularios necesarios en la organizacin;
b) Resulte clnu y terminante la responsabilidad de sector, tanto en
la etapa previa de anlisis c1>mo en la gestin que hnce a la puesta en uso de
los formularios diseados.
La centralizacin de la funcin es un imperativo ineludible, puesto que,
en caso contrario, se perdera la unidad de criterio y direccin del proceso de
anlisis y diseo que es imprescindible para evitar una situacin anrquica.
P.ara definir la posicin estructural ms adecuada, tenemos que tomar en
consideracin el tamao de la organ izacin y sus caracterSticas. Esta dependen
ca plantt:a variantes que van desde. la posicin ms elemental, en donde un
responsable jerrquico del rea administrativa ( contador; gerente administra-
tiTo) debe asuinir la tarea de sistematizacin y creacin de los formularios en
uso, hasta la ms compleja, propia de una gran organizacin, en donde se requerir
im sector especializado en las tcnicas de anlisis y diseo.
6, 1. AHALISIS DE LAS POSICIONES ESTRUCTURALES A.LTERHA.TIVAS
Descontando desde ya que puede plantearse una numerosa cantidad de
alternativas, optaremos por ejemplificar aquellas que aparecen como las ms
claras y comunes.
1 O"GANIZACIOHES QUE NO CU ENTAN CON UN DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOH Y MnOoOS
En este ca.so, la responsabilidad bsica por el anlisis y diseo de formu
Iarios debe recaer en una alta autoridad administrativa ( contador; jefe admi-
nistrativo).
Frente a esta conclusin, se plantean varios interrogantes que hacen a
l11 puesta en prctica de la sol ucin propuesta: con qu alcances se hace nece-
saria esa intervencin? ;, Es de tipo temporario o permanente? De qu ma-
nera puede ejercitar la funcin en f orma efectiva? Cmo se hace compatible
con las dems tareas de supervisin que son inherentes al puesto? Qu parte
de las tareas puede dclcgarsc a un menor nivel?
Responder a estos interroga.ntes, implica preceder con arreglo a un patrn
de trabajo basado en los siguientes puntos:
a) Establecer la obligacin formal para todos los sectores (administrativos
y de la organizacin, de presentat l as propuestas de cambio, intro-
duccin o .repeticin de formularios, para su aprobacin previa;
b) Organizar un fichero ordenado de todos los formularios en uso;
694 - AOMINISTRACION DE EMPRESAS T. 1
e) Organizar un control de existencias y consumo de. frmulas, para pre-
ver y controlar las reposiciones;
d) Seleccion8l' un responsable entre sus empleados subalternos, delegn-
(]ole las siguientes tareas:
1) Seguimiento y actualizacin de 8l'chivos de frmulas; actualizacin del
fichero de existencia de formularios; des:nrollo de diseos; :relevamientos par-
ciales o totales de tareas, usos, archivos, etc., de formularios, conforme se orde-
nen; verii.icacin de aplicacin de f.rm'lllas;
2) Practicar un anlisis general de los formulados en uso para determinar
las bases uniformes a las que se sujetarn los ulteriores diseos o :reimpresiones;
3) Poner en conocimiento de los distintos sectores de la organizacin los
alcances y motivos de su interveucin respecto de los formul8l'ios en uso;
4) Reservarse el examen general de los diseos propuestos por los diferen-
tes sectores, para sugerir eambios y dirigir el procedimiento posterior de dis-
cusin y ajustes.
Un t:squema de este tipo lleva a un esquema de estnlctura sencilla, que no
crea puestos adicionales dentro de la organizacin, pues con toda probabilidad
no lo justificara; y con slo unos poros ajustes en la asignacin y distribucin
de funciones permite poner bajo control un proceso normalmente descuidado co-
mo es el del diseo de los formularios en uso.
t>) ORGAHIZACIOHES QUE C:UEI<TAH C:ON UN DEPARTAMENTO DE ORGAHIZACION Y METODOS
Con esl1l base estructural pueden alcanzarse objetivos bsicos del anlisis
y diseo de formularios slo con aj ustes en la determinacin y asignacin de
tareas al departamento. En efecto, por la propia naturaleza del problema se
impone asignar la responsabilidad del anlisis y diseo un departamento de
este tipo. Desde el momento en que existe una ntima relacin entre los mtodos
y sistemas de trabajo y los formularios que se utilizan en los usmos, es evidente
que por una unidad elemental de criterio, se i mpone esta absorcin.
Para aquellas organizaciones de mayor volumen podr justificarse, incluso,
la creacin dentru del departamento de mtodos y procedimientos, de una sec-
dn especializada en el estudio de los formularios en uso y su diseo, como
grupo de trabajo especial, pero siempre integrando dicho departamento.
e) LA POSICION ESTRUCTURAL EN lA DOCTRINA
Tenemos un antecedente concreto en las normas ACME (AssocrATON OF
CONSULTING MANAGEMENT E NCINEERS) que al fijar un modelo de estructura
tipo para empresas prev la ubicacin del anlisis y diseo de formularios como
tarea especfica de la funcin de sistemas y procedimientos, que a su vez forma
parte de la funcin general de control (rea de finanzas y control).
En sntesis, debemos decir que, independientemente de la posicin estruc
tural de Ja funcin, deLe existir una estrecha y obligad.a relacin entre quien
estudia y proyecta los mtodos y sistemas de trabajo, y quien programa los for-
mularios. No se admite que el analista de desconozca los principios
bsicos relativos a .finalidad y diseo de los formularios, por cuanto ellos posi-
bilitan la aplicacin de procesos econmicos y eficientes.
T. 1 ADMINISJ'MCION DE EMPRESAS - 695
. ...
Para que esta funcin se cu:roplimeole cficienlr.mcnte, es necesario que:
a) En todos los sectores de la organizacin se conozca cloramPntc la exis-
tencia <:'e esto unidad, su funcin bsica, autoridnd y responsabilidad. Caso con
trario, se regist.rarn omisiones y/o decisiones inconsultns llobrc !ormularios (re
impresiones, nuevos diseos, etc.) que se tramitarn sin la previa intervencin
del principal responsable;
h) Toda solicitud o sugerencia de implantacin, o discontinuacin
en el uso de cua}quj er formulario, debe ean11lizarsc, si11 excepciuncs, a trnvs del
responsable de la programacin y control de formularios.
En otros trminos, no se habrn de imprimir, comprar, usar o tomar cual-
quier tjpo de decisin respecto de los formularios, sin que haya sido o probada
previamente por la unidad estructural correspondiente.
VIl. LAS ETAPAS ESENCIALES DE LA FUNCION
Tal como queda reflejado a travs de la designacin misma de lr funcin,
existen tres etapas fundamentales en el proceso de Jos formularios en una or
gan.izacin: anlisi$, diseo y control.
Cada etapa cuhre un captulo determinado en el proceso que va desde la
toma de conocimiento sobre la existencia o necesidad de un formulario hasta
el seguimiento final de su aplicacin.
Previamente al estudio en profundidad de cada uno de los pasos indicados,.
es menester concretar las caractersticas de cada uno de las etapas mencionados;
de esta manera obviaremos confusiones. futuras sobre los alcances de cada una
de ellas.
7,1. AHALISIS
Es la primera etapa en el proceso cronolgico y el aspecto clave de las tareas
que deben Jlevarsc a cabo en la unidad estructural respectiva. De su cumpli-
mentacln en formu correcta, depender el acierto del diseo, la f uo.cionnlidad
del formulario aplicado y un control normalizado.
En trminos general es podemos definirla diciendo que "comprende el estu
dio de lBS posibilidades de eliminacin, combinacin, consolidacin, sustitucin.
simpllicncin, estnndodzacin o creacin de nuevos formularios para la organi
zacin".
E! la etapa por medio de la cual el responsable de la funcin toma contact<>
directo con los formularios existentes y /o las necesidades man.i{iestas (o latentes)
en los distintos sectores administrativos (u operativos) de la organizacin. En
ella procede a la evaluacin de los cambjos que se imponen en razn del uro
evidenciado, la realidad del sistema al cual sirve el formulario, los eonlbios pre
vistos o producidos en la utilizacin de la informacin, la de los datos.
que se extraen del formulario parll el procesamiento adtnicistrativo:-eontal.tle (re-
gistro), etc.
Producto de esta evaluacin, ser la decisin fundamentada con relacin
a los cambios a proponer y la enunciacin de los objetivos (lineamientos gene-
rales) a los cuales deber ajustarse el diseo (parcial o total). Por lo tanto, si
696 - AOMINJSTRACION DE EMPRESAS T. 1
la informacin analizada es incompleto, o no se toma debida cuenta de todos los
factores en el cambio o nuevo proyecto, el c:seo que so produzca
podr resultar imperfecto e inadecuado porn el sistemn al cucl h:1 de servir.
Si todo el proceso relativo a la programacin de formularios y su contcol
implica un costo administrativo ugregado que debe compensarse con creces a
travs de la economicidad y funcionalidad de los formularios, un anlisis imper
fccto puede impedir la cumplimentacin de esto obj etivo.
7,2. DISEO
Es la etapa subsiguiente. Capitaliza la informacin y antecedentes reunidos,
evaluados y sistematizados en la etapa de anlisis.
Comprende el proceso por el cual, en hase a las necesidades y propsitos
a cubrir con el formulario anclizado, se evalan y determinan las reglas a las
que se ajustar el modelo definitivo, y se originn el primer modelo de la frmula.
Las reglas que el diseo de Eormularios, debe procurar, como pautas
generales:
a) Asegurar la mximo sencmez y eficiencia en los procedimientos futuros
de llenado y tramitacin;
h ) Una disposicin esttica, armonioso, clara y prctica de los datos esenciales;
o) Practicidad de tamao para ol manipuleo y archivo;
d) Economa en la reproduccin (tipo de impresin y papel) ;
e) Flei..l .visualizacin de la informacin;
) Secuencia ttrdenada de datos para el registro;
g) Encuadernacin adecuada y funcional, segn el uso previsto;
h) Capacidad informativa para cubrir las necesidades de todos los .sectores
intervienen en ef proceso. .
Producto de la aplicacin meditada de estas reglas (el listado antecedente
.es meramente enunciativo) ser un primer modelo, que, luego de loa respectivos
ajustes, constituir el antecedente en base al cual se efectuar y controlar la im
presin del formulario a utili2:ar.
Los aspectos particulares que contempla el diseo de formularios, son los
siguientes:
a) Papel (clase, peso y color):
b) Tamao;
o) Rayado;
d) Ti:po de encuadernacin (formularios suelto!, en blocks, en talonuio.s,
'COntinuos);
e) Tipo de impresin (reproduccin mimeogrfica, rotaprint, tipogrfica,
offset );
f ) Perforacin de archivo;
g) Marginado
h ) Nmer o de ejemplares.
T. 1 ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 697
El IRAM (INSTITUTO ARCEN'l'INO DE RAciONALIZACIN DE MATERIALEs)
se ha ocupado de varios aspectos vinculados al diseo de formularios, concretn-
dose sus recomendaciones en una serie de normas, especialmente refctida.s al
formato (tamao) de los miBmos.
CONTROL
Si bien es la . etapa final del proceso, entraa el impulso a una futura din-
mica de la funcin. En efecto, a travs del control se m.antiene un 5eguimient>
comtante sobre cada formulario implantado paro. verificar su Aplicacin y ade-
cuacin a las. necesidades que motivaron su diseo.
Por el control detectaremos posibles falla.s y/ o la necesidad de introducir ajus-
tes para un uso ms eficiente de las fnnulas. Si no montam<)B un buen sistema
de control se pierde contacto con los formularios en uso y las necesidade! de
los sectores y pr()Cesos a los cuales sirven.
En trminos generales, entonces, el control de formularios implica un segui-
miento estricto de todos los formularios en uso dentro de una organizacin, para:
a) Verificar si su utilizacin responde a los propsitos que impiraron su
diseo e implantacin;
b) Detectar posibles cambios en las necesidades de sectores y/o caracters-
ticas de los procesos que puedan justicar ajustes en los diseos;
e) la funcionalidad de cada formulario;
d) Cuootificar los consumos y el ritmo de reposicin de los formularios en
uso.
Como puede apreciarse, mantiene una estrecha vinculacin con el
de anliBis; precisamente, aporta elementos de. referencia que permiten decidir
si se justifica o no un nuevo anlisis de formularios en uso.
El control sobre los fo1mularios en uso, no puede descuidarse en ningn
instante; caso contrario se enfrenta el riesgo de desperdiciar los beneficios de
contar con una funcin como la que nos ocupa: dotar a la organizacin 4e un
sistema de formularios modernos, econmicos, funcionales y totalmente identi-
ficados con los requerimientos de los sistemas administrativos vigentes.
VIII. EL ANALISIS DE FORMULARIOS
Desde el momento en que es sta la etapa por la cual se determinan las po-
sibilidades eliminacin, combinacin, consolidacin, cambio, simplificacin,
normalizacin, etc., de formularios, se constituye en la primera etapa obligada para:
Tomar conocimiento previo de los procedimientos, como para encarar una
modificacin fundame.ntada de un formulario;
Conocer en detalle la totalidad de formularios que se utilizan en la orga
nizacin en sus aspectos trascendentes (denominacin; cdigo de identificacin;
aplicacin; tamao; formato; dimensiones; nmero de copias, etc.).
698 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS - T. 1
Pata que la f uncin que nos ocupa pueilil des:llTolla.rse con eficiencia, es
jmprescindible contar en la org:mizaciu con los elementos bsicos de anlisis.
Estos son los que :se indican a continllllcin:
1 8,1, ARCHIVO DE FORMULARIOS EH USO
Su variedad y coostitucion depender de varios factores, como ser:
Magnitud de la organizacin;
Complejidad de los procesos administrativos;
Variedad de formularios en uso;
Grado de identicacin de los formularios.
EUo no obstan le, en trminos generales, podemos hablar de tres tipos de
.archivo:
l ARCHIVO EN ORDEN COIRtu.TIVO
Cada formulario de la organizacin :se archivar siguiendo l a secuencia del
cdigo de designacin que rija. Este cdigo puede ser numrico, o nUanumrico.
El mismo deber estar permanentemente actualizado, sustituyendo aquellos
fortnularios que dejen de ut.i..l.iurse e incorporo.ndo los nuevos y/o modificatorios
de anteriores.
Los formularios que son sustituidos por otros, pueden conserva!'lle un cierto
tiempo en un archivo complementario de "fo:rmulnros modificados". Por lo me-
nos, mientras el recin implantado se encuentre en perodo .:le prueba. Podrn
servir de antecedentes de futuros diseos.
1>) ARCHIVO FUNCIONAL
Es ms importante que el anterior. por cuanto la misma clasicacin nos
da ya el orden en que se utilizan y se identifica el proceso al cual sirven. Segn
los antecedentes disponibles en la organizacin respecto de la descripcin formal
de los procesos ad.m.in.ist:rntivos, tenemos estas dos posibilidades:
a) Sj existe un curso grama ( diagramn del proceso), los formularios se agro-
pazan por circuito y en la misma secutlncia en que se utilizan;
b) As, por ejemplo, si se trata de un pr()ceso de compras 5e arcbivar et
-cur.sograma con l o ~ formularios que intervienen segtn la secuonc:ia de m10;
solicit ud de precios; frmula de anlisis de cotizaciones; frmula de adjudicacin;
orden de compra, etc.;
e) Cuand no se cuento con los antecedentes suficientes como para orga-
niulr el archivo segD a), se agruparn todos los formularios por funcin homQ-
gnea y se archivarn de esa forma. As tendremos en grupos :separados a todos
l os formularios de compra, a los de venta, a los de recepcin de valores, etc.
e) AIICHIVO DE fORMULARIOS A UTILIZAR EN EL ANALISIS
Es conveniente disponer de ejemplares aclicionnles de los formula rios en uso,
en un archivo independiente. Se utilizar en el proceso del anlisis, para pruebas,
ag:regad9J, ensayos, mutilaciones, etc. Es decir, consritaye un archivo de trabajo
y no de referencia o conservacin.
T. 1 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS- 699
. ...
Los archivos mencionados en primer y segundo trmino, pueden unificarse
en uno solo, si el sistema de codificacin (numeracin identifica ti va ) de los
formularios se ha practicado teniendo. en cuento las funciones en l os cuales se
utili.:t.on y su secuencia. Paro que estn posibil idad resulte viable, es menester
cuc el cri terio de archivo se haya definido desde un principio, o bi en que se
proceda o una reenumcracio de In total idad de formul arios en uso (cosa difci l
de logrnr teniendo en cuenta las diferencias de consumo y los momentos en que
se introducen cada uno de ellos en la organizacin).
Un buen sistema de archivo es fundamental para el anlisis, ya que permite
el desarrollo de Ia tarea con rapidez y precisin.
8, 2. FICHA DE DATOS FtSICOS DEL FORMULARIO
Adems de los archivos anteriormente mencionados, hobr que instrumentar
un fichero compuesto por fichas individuales que contengan todos los datos de
ndole fsica que caracterizan (definen) al formulario.
En otros trminos, es necesario contar con fichas de identificacin por for-
mulario. Es un elemento complementario indispensable para el trabajo de an-
l isilS, ya que acumula una informacin de inestimable valor para toda valoracin
ele cambios en formularios existentes.
Aun en el caso de no operarse modificaciones en los formularios, resulta
importante este fichero, pues facilita la r eimpresin, evitando que se ordenen
pedidos sin el nmero suficiente de datos como para lograr formularios de
idnticas caractersticas a los que se encontraban en uso.
El diseo de esta ficha (puede ser tambin una hoja para carpetas-archivo,
depende del volumen de formularios en uso dentro de la organizacin) vara
segn las necesidades y el mayor nfasis que los expertos de cada organizacin .
asignan a los datos que se recopilan. Ello no obstante, una ficha de este t ipo debe
contener los siguientes datos principales:
1) Nombre del formulario y cdigo de designacin;
2) Circuito (proceso) administrativo al cual pertenece;
3) Sector emisor;
4) Tamao del formulario;
5) Nmero de ejemplares;
6) Tipo de impresin;
7) Tipo de pnpel;
8) Forma de encuadernacin;
9) Annado de Jos juegos;
10) Tipografa a ser utilizada;
11) I nstrucciones especiales (textos) del formulario;
12) Stocks mximos y minimos previstos para el formulario;
13) Cantidad ptima a reponer;
14) Fechas de revisin del diseo;
15) Hcaponsab1e/ .s del diseo y/ o la rc,isin.
700 - AOMINISTRACION DE EMPRESAS - T. 1
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T iPO o. lmpn$i6o:
::J , impronta
:J : Mlmflrofo C:: Ofi-S&r
:_t: Rlto;:dnt
::J : - -- --
Roprodl.'Cti6n:
: Corbonlodo
:-J : Corb6nk.o "One woy"
:-1 :
Tipcagrafo:
reunch' elUod cvol< sl ;Jrrtenece (n).;
Fcrmo d impt&ticln:
::; : U .-.e lo
:. . Doblo loo
Perforado ;>aro archivo:
J : Stondord
:"J : Espo<iol
. --:
. C:abe1:::t
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Tipo: .... ... . .... ............ ........... .. ,. ..... .
M:didos: .. ...................... .
Encobuomif nto ................... ........ .... ....... - ....... - .... - .. .. --- ... - .......

C.:..JI!IO . . ...... ------ ,
To"ftti\o:
Mldldos: .................................... ....... .
3 ....................... .
Encuudernoc16n:
Hojas w olros
.., En
.. -. Cn tolcr\ario
Mroenu:
1J: Form. Cont
O : En tiros
0 : ................. , .... .
2. Modelo de fi cha i:le idenrificc;cia {reverso J.
En general, cabe mencionar cualquier otro unto q;,; la identifica-
cin del formulario fichado.
A modo de ejemplo ilustrativo, se adjunta un modc!t de Iicha de referen-
cia (ilustraciones Nos. l y 2).
8,3. LISTA DE CONTROl PARA EL ANALISIS
Dado que el proceso de anlisis rle formularios requiere la aplicacin de
una metodologa de trabajo, imprescindible que se desarrolle conforme a un
plan de trabajo bsico que permita cubrir la mayor parte de los fcto:res inci-
dentes en In evaluacin de un formulario. Por otro lado, los factores a tener
en .cuenta son mltiples y no pueden quedar librados a la improvisacin del
momento y jo n la mayor o menor capacidad de memoria del responsable de la
funcin. Para auxiliarlo en este campo, se preparan las listas de control.
a) FINALIDAD DE LA LISTA DE
Esta lista se confecciona para guiar al analista en el proceso de estudio
previo ele formularios, tanto a ser incorporados '(no existentes), como a ser mo-
dificados, Sf{,tn los :requerimiento de los procesos a los cuales sirven.
1>1 CONTtHIDO PRINCIPAL
Al p.rocederse a la evaluacin de un fom:mlaro que debe introducirse ()o
hien modifieaxse, sustituirse, etc., es necesario tomar en cuenta todos los factores
positivos y negati vos (rue incidan en su utilizacin. En consecuencia, la llita dt:
contt"ol deber ser lo ms completa posible. Normalmente se parte con un cues-
bsico que a travs del tiempo se va modilicando y completando confor-
mo a la e'lt}lerienca y necesidades que el mismo analista percibe.
En trminos generales, debe contener pregunta! relativas a:
a) Los procesos administrativos en Jos cuales participa el formulario;
b) Nmero de ejemplares que deben circular;
e) La opinin de los responsables de los sectores que harn uso (o gestio-
narn) del formulario;
l) El t;rado de simplificacin que aporta la incorporacin del nuevo formu-
lario;
e) Posibilidad de combinar dos o ms formularios por la similitud de la
informacin contenida;
f) Tipo de numeracin que llevar el formulario;
g) Destino final del formulario
h) Los tamaos adecuados (tiles y econmicos);
i) Los datos de tipo estndar que pueden venir preimpresos en el formu-
la ro;
j) I.os espacios necesarios para destacar datos y/o de control;
k) La gama de colores a respetar en los ejemplares eegn finalidatl, uni-
formidad, etc.;
T. 1 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 703
. ...
1) Tipo de papel aconsejable para original y copias eventuales, segn des-
lino finnl y manipuleo intersectoriol;
m) Tipo de encuadernacin ndccuoda al uso;
n) Grado de uniformidad a respetar en cuanto al oncauez.omiento, disposi
dones ti.; datos estndar, cte., oLsenndos para la generalidad de Jos formula-
rios en uso dentro de la empresa;
1 ) Los antecedentes escritos disponibles sobre antcce<lentcs de los {ormu
laios en uso yfo proyec tados;
o) El sistema de control del consumo y uso (por sectores responsables) de
los formularios;
p) Adecuacin del tamao, gramaje de papel, dingramacin, etc., segn los
requisitos y finnlidad<>.s de los sistemas de registracin ntpcrantes en la empresa
( conta)Jcs y fo extracontables);
q) La responsabilidnd de Jos sectores operativos en materia de d.iseo, mo
dicacin, sustitucin, anulacin, etc., de fotmularios;
r) La disposicin de los elatos de conformidad a la secuencia del uso;
s) Lotes econmicos de impresin; stocks mnimos y mximos del impre-
t) Plazo de vigenci11 p:revisto para el formulario.
Esta lisia, simplemente enumerativa de asuntos a contemplar, puede ser
completndn por otros elementos cuya incidencia ser consecuencia de las carac-
tersticos de cada organizacin.
8,4, DIAGRAMA DE ANALtStS DE INFORMACION RECURRENTE
o ) CONCEPTO
Es un diagrnma que se prepara con el propsito de poner en evidencia el
ti po y magnitud de los datos que se repiten entre dos o ms formularios. Es
decir, es una tcnica de anlisis que se aplica slo en determinados casos, cuan
c.lo del estudio de un grupo de formularios surge la presuncin de que una bueno
t'arte de los datos se repiten. en dos o ms de ellos.
Es una herramienta de tr11bajo simple, pero de suma utilidad para meje-
Tilr la economi cidad de Jos formularios en uso.
b) FINAliDAD
Permitir una rpida de la.s posibilidades (o conveniencia) de
proceder a la combinacin de dos o ms formulatios de tal manera que su emi
sin sea conjunta (simultnea), mediante la combinacin de los diseos respec
tivos y el uso de papel carbnico.
Como puede apreciarse, la aplicacin de esto tcnica excede los lmites del
y control de formularios y alcanzo a los mismos procesos administrativos.
En la medida que 6e compruebe por un estudio de este tipo de viabilidad de com
binar dos o ms formuloros, se simplifi car tambin el proreso en el oual in
terviencn. El ahorro alcanza tanto a los ormularios como al trabajo adminis-
trativo in,olucratlo (se evita la repeticin de trabajos).
704 -- AOMINISTRACION OE EMPRESAS T. t
Ser tanto ms necesaria la aplicacin del diagrama de informacin recu-
rrente, cuanto mayor resulte el nmero de formulados que se emitan diaria-
mente; los ahorros potenciales (ventajas de la simpliiicaein) crecen en igual
medida.
e) CARACTIRISTICAS DEL DIAGRAMA
Consisto en un cuadro de noble entrada en donde so listan:
a) En los lineas los datos que aparecen en los formularios que se compn-
ran;
INFORMACION QU[
REMITO FACTURA
OBSERVACIONES
CONTIENEN
<
NOMBRE DfL
1 X
.
X
CLIENTE
'
DOMICILIO Y -
2 . X X
lOCAliDAD
FECiiA DE
3 X X
E MIS ION
NUMUACION
4 .
PREIMPRfSA
X X
DET "Llf DE LAS
5 . UNIDADES
X X
DESPAC'"IADAS
-.
IX
6. LA MEI\CADERIA X X <
DESPACHADA
-
7. PRECIO UNITMIO
X
/
3. IMPORTf TOfAI.
X
ESPAC!O M RA El
9 . CONFORME X
DEL CLIENTE
3. Diag1ama de informacin recurrente.
T. 1 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 705
il
b) En las columnas, los formull!rOS que se comparan.
Eu cada lnea, se prQCeder a colocar una cruz en la colum:oa eo.rrespoodien-
tc de cada formulario en que aparezca el dato respectivo.
Completada la labor, a simple vista podr apreciarse la cantidad dA cruces
comunes a los formularios comparados. De esta forma, la evaluacin final ser
rpida y basada en una informacin objetiva.
Es evidente que par a ciertos formularios simples, la apreciacin de los da-
tos comunes es fcil, y puede obviarse el uso del diagrama de infoCIDacin re
cur rente, pe:ro cuando la cantidad de datos es elevada es muy conveniente pre
pararlo, no slo para una mayor claridad en el anlisis, sino como un medi<.'
concreto de demostracin, para ser utilizado en la fundamentacin ante los res
ponsablC3 sectoriales de una combinacin de formularios.
1
A titulo de ejemplo, se presenta en Ja ilustracin N9 3, un modelo en el
cual se aalizan <los formularios (ue normahnontt> justifican su emisin com-
binada: factura de venta y .re1uito de entrega a clientes.
d) LIMITACIONES DEL ANALISIS POR DIAGRAMA DE I NFORMACION RECURRENTE
Si bien el anlisis a travs de este tipo de diagrama puede llevar a concluir
la conveniencia de combinar dos o m.-\s formularios, este j uicio no debe tomarse
COliJo definitivo. Corresponde proceder de la siguiente manera:
a) Elevar la propuesta de combinacin de doo o ms formularios, con la
fundamentacin y diagrama correspondientes ( incluso puede acompaarse un
primer diseo aproXiruldo), al responsable de organizacin y mtodos;
b) 11nn evaluacin conjunta de la viabilidad tcnica de combina-
. cin rlc los formularios, y de viabilidad prctica de aplicacin, segn las par
tieularidades del proceso en el cual se utilizan;
e) Tomar la decisin final conjunta.
Esta obser vacin es importanle por cuanto se dan casos en los cuales si
bien resulta factible combinar los formularios, las caractersticos del proceso ad-
ministrativo y del flujo de datos, impiden la confeccin simulttnea de los mis-
Veamos un ejemplo:
Tomando el caso de la factura-remito, si bien es posible combinar ambos
formularios, la forma en que se cumple el proccSQ puede impedirlo. Las causas
pueden sor:
a) El despacho se realiza desde un depsito y la emisi6n de las factur as
desde una oficina central. Por razones de espacio, disponibilidad de elementos
administrativos, etc., no puede unificarse el lugar de emisin;
b) El despacho se realiza en el mismo lugar en donde se encuentra instalada
la admi nistracin, pero el tipo de producto slo permite conocer la cantidad des-
pachada (litros, kgs., cte.) en el momento de operarse la entrega. La dinmi-
ca del despacho impide esperar la conCecci.n de un foCIDulario conjunto; etc.
Como vemos, los requerimientos del proceso pueden anular la convencn
ca de una combinacin de formularioD e impedir su implantacin.
706 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS T. 1
r
1
i
IX. CONCLUSIONES
Este trabajo se propuso llamar la ntcncin sobre una tcnica comnmente
descuid:u.l a o implementada sin un criterio metodolgico.
Su aplicacin es relativamente sencillo y el contenido de este articulo pro-
veo las bases para la instalacin del sistema.
En esta oportunidad hemos dosnrrollado una parte de la funcin de anli-
sis, diseio y control del formulario. Es ln primera y la ms importante, puesto
que un anlisis correctamente reali:z:uclo representa ms de la mitad del cami
no rcconido para el logro de w1 eficiente control de los y sus
costos.
Para que esta etapa pueda cumplirse adccnadamente adem:is de la eapa
cidad de aDlisis es imprc.3Cindible contar con los siguientes elementos de tra
bajo:
n) Archivos de formularios en wo:
l ) ordenados por nmero correlativo;
2) ordenados por procedimientos;
3) ejemplares para el anlisis;
b) Ficha referencia con datos fsicos del formulario;
o) Lista de control;
d) Diagrama de informacin r ecurrente.
T. 1 - ADMINISTaACION DE EMPRESAS - 707