DSQA Direo de Servios de Qualidade e Acreditao Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 2 de 82
Gerir, Conhecer e Intervir Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 3 de 82
Manual do Utilizador da Plataforma de Certificao Verso 3.12 (atualizado a 3/7/2012) A Portaria n. 851/2010, de 6 de setembro, que regulamenta o Sistema de Certificao de Entidades Formadoras, determina que os pedidos de certificao devem ser requeridos por via eletrnica. Para o efeito, a Direo-Geral do Emprego e das Relaes de Trabalho (DGERT) desenvolveu uma plataforma eletrnica que permite s entidades formadoras a submisso e gesto dos seus pedidos de certificao, de alargamento da certificao a outras reas de educao e formao e de transmisso da certificao. A gesto da plataforma e do relacionamento com os seus utilizadores compete Direo de Servios de Qualidade e Acreditao (DSQA). Este manual tem como objetivo apoiar as entidades formadoras na explorao e utilizao da plataforma eletrnica e ser alvo de atualizaes sempre que se verifiquem alteraes aos seus contedos ou funcionalidades.
Contactos Ministrio da Economia e do Emprego Direo-Geral do Emprego e das Relaes de Trabalho (DGERT) Direo de Servios de Qualidade e Acreditao (DSQA) Praa de Londres, n 2 6 andar 1049-056 Lisboa W 21 8441470/68 21 8441496 Correio eletrnico (helpdesk): acreditacao@dgert.mtss.gov.pt Stio na Internet: http://certifica.dgert.mtss.gov.pt
Notas teis Este documento est disponvel no stio da DSQA e pode igualmente ser disponibilizado via correio eletrnico a pedido dos interessados. Se j efetuou o download do documento h algum tempo, verifique se existe uma verso mais atualizada, confirmando o nmero na capa ou no incio desta pgina. Se possvel, por uma questo ambiental, evite imprimir o documento. Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 4 de 82
ndice INTRODUO ................................................................................................................................... 6 1. SEGURANA E UTILIZAO DOS DADOS ............................................................................................ 6 2. REQUISITOS TCNICOS ....................................................................................................................... 6 3. ORGANIZAO DO MANUAL DO UTILIZADOR ................................................................................... 7 PARTE I. UTILIZAR A PLATAFORMA ELETRNICA ................................................................................ 8 1. ACESSO ............................................................................................................................................... 8 2. AES PRINCIPAIS .............................................................................................................................. 8 3. NOTIFICAES AUTOMTICAS ........................................................................................................... 9 PARTE II. FORMULRIOS ELETRNICOS ............................................................................................ 11 PARTE III. REGISTO DA ENTIDADE FORMADORA ................................................................................ 14 1. REGISTO PASSO A PASSO .................................................................................................................. 14 2. RECUPERAR DADOS DE ACESSO ....................................................................................................... 16 PARTE IV. REA RESERVADA DA ENTIDADE FORMADORA ................................................................. 17 1. INICIAR E TERMINAR SESSO ........................................................................................................... 17 2. AMBIENTE DE TRABALHO ................................................................................................................. 18 PARTE V. PEDIDO DE CERTIFICAO ................................................................................................. 20 1. PEDIDO DE CERTIFICAO PASSO A PASSO ..................................................................................... 20 2. ALTERAO DE DADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO .................................................................... 24 PARTE VI. PEDIDO DE ALARGAMENTO DA CERTIFICAO .................................................................. 27 1. PEDIDO DE ALARGAMENTO PASSO A PASSO ................................................................................... 27 PARTE VII. RESPOSTA A PARECER EM AUDINCIA PRVIA DE PEDIDOS (CERTIFICAO E ALARGAMENTO) .............................................................................................................................. 31 PARTE VIII. DESISTNCIA DE PEDIDOS (CERTIFICAO E ALARGAMENTO) .......................................... 34 PARTE IX. PEDIDO DE TRANSMISSO DA CERTIFICAO .................................................................... 36 PARTE X. GERIR A REA RESERVADA ................................................................................................ 37 1. CONSULTAR E ATUALIZAR OS DADOS DE IDENTIFICAO E CONTACTOS ....................................... 38 2. ALTERAR OS DADOS DE ACESSO PLATAFORMA ............................................................................ 39 3. CONSULTAR AS OCORRNCIAS RELATIVAS AO REGISTO E AOS PEDIDOS SUBMETIDOS ................. 40 4. CONSULTAR O ESTADO E OS DADOS DA CERTIFICAO .................................................................. 41 5. CONSULTAR O ESTADO DOS PEDIDOS E RESPOSTAS A AUDINCIA PRVIA .................................... 43 Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 5 de 82
FICHAS DE CONSULTA ...................................................................................................................... 45 FICHA 1. TIPO DE CAMPOS E FUNCIONALIDADES DOS FORMULRIOS ELETRNICOS ....................... 46 1. CAMPOS ............................................................................................................................................ 46 2. FUNCIONALIDADES ........................................................................................................................... 49 FICHA 2. FORMULRIO DE REGISTO - Orientaes de preenchimento ............................................. 50 FICHA 3. FORMULRIO DE PEDIDO DE CERTIFICAO - Orientaes de preenchimento ................... 54 FICHA 4. FORMULRIO DE PEDIDO DE ALARGAMENTO DE REAS DE EDUCAO E FORMAO - Orientaes de preenchimento ...................................................................................................... 70 FICHA 5. FLUXO DOS PEDIDOS ........................................................................................................ 79 FLUXO E ESTADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO ................................................................................ 79 FLUXO E ESTADOS DO PEDIDO DE ALARGAMENTO DA CERTIFICAO ................................................ 81 FLUXO DE ALTERAO DE DADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO, DA RESPOSTA A PARECER EM AUDINCIA PRVIA E DA DESISTNCIA DE PEDIDOS ............................................................................. 82
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INTRODUO A plataforma eletrnica destina-se formalizao e gesto dos pedidos de certificao das entidades formadoras que pretendem obter esse reconhecimento, nos termos da Portaria n 851/2010, de 6 de setembro. A sua utilizao pressupe um registo da entidade formadora, sujeito a aprovao pela DSQA. Aps aprovao do registo e atribuio de nome de utilizador e senha de acesso, a entidade formadora pode aceder a uma rea reservada prpria que permite: Consultar e atualizar os seus dados de identificao e contactos Submeter pedidos de certificao Consultar o estado dos pedidos e a deciso final Consultar o estado da certificao
1. SEGURANA E UTILIZAO DOS DADOS O uso exclusivo da plataforma eletrnica por utilizadores registados, mediante atribuio de dados de acesso, visa promover a segurana da informao submetida pelos mesmos. Na qualidade de utilizador registado, a entidade responsvel por todas as atividades inerentes utilizao da plataforma, pela confidencialidade dos seus dados de acesso e pela correo e veracidade de toda a informao submetida. Na qualidade de gestor da plataforma, a DSQA reserva-se o direito de no aprovar o registo de utilizadores, caso detete que as informaes fornecidas so desadequadas ou incorretas, e de eliminar utilizadores registados, caso os mesmos no apresentem pedidos de certificao no prazo de 1 ano aps aprovao do registo. Os dados inseridos pela entidade formadora destinam-se exclusivamente avaliao tcnica dos pedidos submetidos.
2. REQUISITOS TCNICOS Para uma correta utilizao e visualizao do contedo e funcionalidades da plataforma eletrnica, a entidade deve considerar os seguintes requisitos mnimos: Computador com ligao internet Ecr com resoluo igual ou superior a 1024x768 Browser de internet: Microsoft Internet Explorer, verso 7.0 ou superior IMPORTANTE! Se utilizar outros browsers no conseguir usar todas as funcionalidades e a informao no submetida corretamente! Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 7 de 82
! O tamanho mximo do conjunto de ficheiros que pode ser anexado em cada gravao dos pedidos de 40 MB. Para evitar erros e problemas na submisso dos pedidos, a entidade deve verificar previamente qual o tamanho dos ficheiros informticos que pretende anexar. Caso os ficheiros a anexar sejam muito pesados pode optar por algumas solues: - Preenchimento faseado, de modo a conseguir gravar mais conjuntos at 40 MB; - Dividir os documentos em diferentes ficheiros, retirar ou comprimir imagens ou grficos que no sejam imprescindveis nos documentos; - Enviar ficheiros comprimidos em formato zip; - Comprimir a dimenso dos ficheiros ao mximo, sempre que digitalizar documentos
3. ORGANIZAO DO MANUAL DO UTILIZADOR Para facilitar a explorao da plataforma eletrnica e potenciar a utilizao das suas funcionalidades, o presente manual encontra-se organizado da seguinte forma:
Corpo do manual: C Partes I e II Informao genrica sobre a utilizao da plataforma e os formulrios eletrnicos C Parte III - Descrio do processo de registo da entidade formadora C Parte IV Informao sobre acesso rea reservada da entidade formadora C Partes V a IX Descrio dos diferentes tipos de pedidos que podem ser submetidos ao Sistema de Certificao C Parte X Informao sobre as aes possveis na rea reservada da entidade formadora
Anexos: C Fichas de consulta Descrio dos campos e funcionalidades dos formulrios eletrnicos Orientaes de preenchimento dos formulrios eletrnicos do registo e dos pedidos Fluxos dos pedidos na plataforma (estados dos pedidos e aes da entidade e da DSQA) Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 8 de 82
PARTE I. UTILIZAR A PLATAFORMA ELETRNICA
1. ACESSO O acesso plataforma e s suas funcionalidades efetua-se a partir do stio da DSQA na Internet http://certifica.dgert.mtss.gov.pt
2. AES PRINCIPAIS Na pgina inicial constam os menus que permitem as diferentes aes necessrias para a utilizao da plataforma.
REGISTO DE ENTIDADE FORMADORA Obrigatrio para aceder rea reservada e apresentar o pedido de certificao; exige aprovao pela DSQA Localizao: menu lateral direito Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 9 de 82
ACESSO REA RESERVADA DA ENTIDADE FORMADORA Na rea reservada possvel consultar/atualizar os dados da entidade formadora, submeter os pedidos de certificao e acompanhar o seu estado de avaliao e deciso Localizao: campos no canto superior esquerdo e link no menu lateral direito
RECUPERAR DADOS DE ACESSO Permite a recuperao dos dados de acesso (nome de utilizador e senha) Localizao: menu lateral direito
3. NOTIFICAES AUTOMTICAS Aps a execuo de determinadas aes na plataforma eletrnica, da responsabilidade da entidade ou da DSQA, a entidade recebe notificaes automticas no endereo de e-mail identificado no formulrio de registo. As mensagens so geradas a partir do endereo acreditacao@dgert.mtss.gov.pt e correspondem s diferentes fases pelas quais passam o registo da entidade e os pedidos submetidos ao Sistema de Certificao.
Fluxo do registo consultar Parte III. Registo de entidade formadora Fluxo do pedido de certificao e do pedido de alargamento consultar Ficha 5. Fluxo dos pedidos
REGISTO DE ENTIDADE FORMADORA Receo do pedido de registo Aprovao do registo e atribuio de nmero de processo e dos dados de acesso / No aprovao do registo
Alterao de dados da entidade (aps registo) Alterao de dados de acesso plataforma eletrnica
Mensagens automticas Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 10 de 82
Recuperao de dados de acesso Recuperao do nome de utilizador e senha de acesso plataforma eletrnica
PEDIDO DE CERTIFICAO Validao inicial do pedido e orientaes para pagamento de taxa / No validao do pedido Alertas para o prazo de pagamento Pedido arquivado por falta de pagamento Pedido em avaliao aps pagamento Pedido em audincia prvia Resposta a parecer em audincia prvia em avaliao Deciso sobre o pedido (deferido ou indeferido)
Alterao de dados do pedido de certificao Aprovao da alterao de dados ao pedido de certificao /No aprovao da alterao de dados
PEDIDO DE ALARGAMENTO DE REAS DE EDUCAO E FORMAO Validao inicial do pedido e notificao para pagamento de taxa / No validao do pedido Alertas para o prazo de pagamento Pedido arquivado por falta de pagamento Pedido de alargamento da certificao em fase de avaliao aps pagamento Pedido de alargamento da certificao em audincia prvia Resposta a parecer em audincia prvia em avaliao Deciso sobre o pedido (deferido ou indeferido)
Desistncia de pedidos (certificao ou alargamento da certificao) Pedido arquivado na sequncia de desistncia
As aes da entidade sobre o registo e os pedidos geram, igualmente, notificaes automticas para a DSQA.
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PARTE II. FORMULRIOS ELETRNICOS
No stio da DSQA e na plataforma eletrnica esto disponveis os formulrios necessrios para o registo e apresentao de pedidos ao Sistema de Certificao:
Formulrio de registo de entidade formadora (disponvel no stio da internet)
Formulrio de pedido de certificao (disponvel na rea reservada, aps registo)
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Formulrio de alterao de dados do pedido de certificao (disponvel na rea reservada, aps submisso do pedido)
Formulrio de pedido de alargamento de reas de educao e formao (disponvel na rea reservada, quando a entidade se encontra no estado certificada")
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Formulrio de resposta a parecer em audincia prvia (disponvel na rea reservada, quando o pedido se encontra no estado em audincia prvia")
Formulrio de desistncia de pedidos (disponvel na rea reservada, aps submisso do pedido)
Formulrio de transmisso de certificao (em desenvolvimento, a disponibilizar oportunamente na rea reservada)
Os formulrios eletrnicos so compostos por campos que permitem editar texto ou dgitos e anexar ficheiros, atravs da utilizao de uma barra de funcionalidades.
Ver Ficha de consulta 1 Tipo de campos e funcionalidades dos formulrios eletrnicos Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 14 de 82
PARTE III. REGISTO DA ENTIDADE FORMADORA
O registo como utilizador obrigatrio para a entidade formadora poder aceder e utilizar a plataforma eletrnica da Certificao.
! Apenas as entidades formadoras que pretendam requerer a certificao devem efetuar este registo ! O registo na plataforma apenas permite aceder s suas funcionalidades, mas no significa a atribuio de certificao entidade
1. REGISTO PASSO A PASSO
Aceder ao formulrio de registo no stio da DSQA Preencher o formulrio e anexar os documentos solicitados Confirmar os dados inseridos e enviar o formulrio Aguardar a aprovao da DSQA
O Aceder ao formulrio de registo O formulrio de registo est disponvel no stio da DSQA http://certifica.dgert.mtss.gov.pt no menu lateral direito.
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O Preencher o formulrio Consultar Ficha 2. Formulrio de registo orientaes de preenchimento
O Confirmar os dados e enviar o formulrio Antes de enviar o formulrio: Verificar se todos os dados esto corretos, na medida em que so elementos fundamentais para a aprovao do registo e sero utilizados nos futuros contactos com a entidade e na identificao da mesma em qualquer deciso emitida pela DGERT Imprimir o formulrio, pois s volta a ter acesso ao mesmo aps aprovao. Clicar na funcionalidade Imprimir e selecionar impresso total ou os separadores individualmente
- Enviar o formulrio de registo selecionando a funcionalidade Enviar
Aps o envio gerado um alerta de receo com sucesso na pgina do site. Este alerta no significa ainda a aprovao do registo pela DSQA.
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O Aguardar a aprovao da DSQA Aps aprovao do registo pela DSQA, a entidade recebe, no e-mail indicado nos contactos, o nmero de processo e os dados de acesso sua rea reservada (nome de utilizador e senha de acesso)
! Se o formulrio apresentar informao desadequada para os fins em causa, o registo no aprovado, sendo a entidade igualmente notificada desse facto.
2. RECUPERAR DADOS DE ACESSO Esta ao est disponvel no stio da DSQA http://certifica.dgert.mtss.gov.pt, no lado direito da pgina principal
Preencher os campos NIPC e e-mail da entidade Clicar em Enviar
Os dados sero enviados por e-mail
ACEDER REA RESERVADA DA ENTIDADE FORMADORA Notificao automtica por e-mail
PASSO SEGUINTE
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PARTE IV. REA RESERVADA DA ENTIDADE FORMADORA
1. INICIAR E TERMINAR SESSO A rea reservada est apenas disponvel para utilizadores registados e o acesso feito atravs do stio http://certifica.dgert.mtss.gov.pt
Para iniciar a sesso: Introduzir nome de utilizador e senha de acesso nos campos disponveis para o efeito Clicar no smbolo Clicar no link rea reservada da entidade formadora no lado direito da pgina
: A sesso expirou, o que fazer? Caso a entidade esteja algum tempo sem introduzir ou consultar informao na sua rea reservada, com a sesso ativa, pode ocorrer uma mensagem de sesso expirada. Neste caso, deve sair da rea (fechar sesso) e entrar novamente com os seus dados de acesso. Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 18 de 82
2. AMBIENTE DE TRABALHO Uma vez na rea reservada, a entidade visualiza um ambiente de trabalho que integra: A pgina inicial com a sua identificao, nmero de processo e o estado da certificao Um conjunto de menus e submenus, onde esto disponveis diferentes aes relacionadas com o registo da entidade e os pedidos de certificao
Os meus dados Pedido de certificao - Novo pedido de certificao - Pedido de certificao em preenchimento - Consultar estado do pedido de certificao Alterao de dados do pedido de certificao - Novo pedido de alterao - Consultar estado dos pedidos de alterao Pedido de alargamento de reas de educao e formao - Novo pedido de alargamento - Pedido de alargamento em preenchimento - Consultar estado do pedido de alargamento Resposta a parecer em audincia prvia - Nova resposta - Consultar resposta a parecer em audincia prvia Desistncia de pedidos - Novo pedido de desistncia - Consultar pedido de desistncia Consultar dados da certificao (Menu disponvel apenas para entidades certificadas)
A descrio das aes possveis na rea reservada est disponvel na Parte X Gerir a rea reservada Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 19 de 82
Funcionalidades do ambiente de trabalho: ... Pgina Inicial .......... voltar pgina inicial da rea reservada ... Fechar Sesso ......... sair da rea reservada ... ........................... consultar nome do utilizador, data e hora da sesso ativa
Para terminar a sesso: Clicar em Fechar Sesso
! Sempre que pretenda sair da sua rea reservada, siga este passo. Caso contrrio, a sesso pode continuar ativa!
SUBMETER O PEDIDO DE CERTIFICAO
PASSO SEGUINTE
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PARTE V. PEDIDO DE CERTIFICAO
Na sua rea reservada, a entidade formadora pode submeter o pedido de certificao e acompanhar os diferentes estados pelos quais o mesmo vai passando at deciso da DGERT.
1. PEDIDO DE CERTIFICAO PASSO A PASSO Aceder ao formulrio do pedido de certificao Preencher o formulrio e anexar os documentos solicitados Confirmar os dados inseridos e submeter o pedido Aguardar a validao da DSQA Submeter comprovativo de pagamento Consultar os estados do pedido para acompanhar a sua avaliao e deciso
O Aceder ao formulrio do pedido de certificao Para iniciar o preenchimento do formulrio, aceder ao menu: Pedido de certificao - Novo pedido de certificao
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O Preencher o formulrio Consultar Ficha 3. Formulrio do pedido de certificao - orientaes para preenchimento
O Confirmar os dados e submeter o pedido Antes de submeter o formulrio: Verificar se todos os dados esto corretos, na medida em que so elementos fundamentais para a avaliao do pedido de certificao Imprimir o formulrio Clicar na funcionalidade Imprimir na barra de funcionalidades e selecionar a impresso total do formulrio ou os separadores de forma individual
- Para a submisso do formulrio, consultar Ficha 3. Formulrio do pedido de certificao orientaes de preenchimento (separador 10)
O Aguardar a validao da DSQA Aps validao do pedido pela DSQA, a entidade recebe, no e-mail indicado nos contactos, a notificao para proceder ao pagamento da taxa correspondente. Notificao automtica por e-mail
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O Submeter comprovativo de pagamento Aps efetuar o pagamento da taxa, a entidade deve proceder ao envio do comprovativo, anexando-o no separador do pedido de certificao disponvel para o efeito:
Aceder ao menu Pedido de certificao - Consultar estado do pedido de certificao
Fica disponvel uma tabela com os estados do pedido Clicar na funo Ver no estado de Pedido em pagamento
Para selecionar o pedido clicar duas vezes ou clicar na funo Vista
NOTA O envio de comprovativo no se aplica a entidades que tenham efetuado o pagamento presencialmente nos servios financeiros da DGERT Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 23 de 82
Abre o formulrio de pedido submetido Selecionar separador 10. Comprovativo de pagamento e anexar o respetivo documento
Como anexar documentos consultar Ficha consulta 1 Tipo de campos e funcionalidades dos formulrios
Aps anexar o comprovativo, gerado um alerta de confirmao e informao sobre a nova etapa de validao pela DSQA
Gravar o formulrio para submeter o comprovativo. Nesta fase, o pedido mantm-se no estado em pagamento
Aguardar a validao da DSQA, aps a qual a entidade recebe, no e-mail indicado nos contactos, a notificao de pedido em avaliao
O Consultar os estados do pedido para acompanhar a sua avaliao e deciso Consultar Ficha 5. Fluxo dos pedidos Consultar Parte X. Gerir a rea reservada Notificao automtica por e-mail
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2. ALTERAO DE DADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO A alterao de dados ao pedido de certificao permite atualizar elementos de informao do mesmo, devendo ser uma ao pontual e ocorrer apenas em situaes de estrita necessidade. Aps aprovao pela DSQA, os novos dados sero os considerados para avaliao tcnica, mas no substituem o formulrio original.
S possvel efetuar alteraes quando o pedido de certificao se encontra no estado em avaliao
ALTERAO DE DADOS PASSO A PASSO Aceder ao formulrio do pedido de alterao Preencher o formulrio e anexar os documentos, se aplicvel Confirmar os dados inseridos e submeter o pedido Aguardar a aprovao pela DSQA Consultar o estado do pedido
O Aceder ao formulrio do pedido de alterao Para aceder ao formulrio, selecionar o menu: Alterao de dados do pedido de certificao - Novo pedido de alterao ATENO! A alterao de dados de identificao e contactos da estrutura principal ou da(s) estrutura(s) descentralizada(s) efetuada no menu Os meus dados Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 25 de 82
O Preencher o formulrio de pedido de alterao No separador Dados, assinalar o(s) separador(es) do formulrio do pedido de certificao onde pretende efetuar alteraes ou anexar novos documentos
Para consultar o pedido de certificao submetido, clicar em Visualizar
Clicar em cada separador selecionado e preencher os campos disponveis: Descrio sucinta das alteraes pretendidas (informao dos quadros, novos documentos) Campo para anexar novo(s) documento(s), se aplicvel
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O Confirmar os dados inseridos e submeter o pedido Antes de submeter o formulrio: Confirmar se foram efetuadas todas as alteraes ou atualizaes pretendidas
Para submeter o formulrio: Voltar ao separador Dados, assinalar a caixa E Preenchimento concludo e Gravar para submeter o pedido
! Caso grave o pedido de alterao de dados sem assinalar a caixa E Preenchimento concludo, este fica no estado de Pedido em preenchimento. Para retomar o preenchimento ou submeter o formulrio, deve entrar no submenu Consultar estado dos pedidos de alterao e selecionar a funo Ver.
O Aguardar a aprovao pela DSQA Aps validao pela DSQA, a entidade receber, no e-mail indicado nos contactos, a informao sobre a deciso da DSQA (aprovao ou no aprovao). Caso no seja aprovada a alterao de dados, a notificao contempla a respetiva justificao.
O Consultar o estado do pedido (aprovado/no aprovado) Consultar Parte X. Gerir a rea reservada
Notificao automtica por e-mail
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PARTE VI. PEDIDO DE ALARGAMENTO DA CERTIFICAO
Uma vez obtida a certificao, a entidade formadora pode submeter pedidos de alargamento desse reconhecimento a outras reas de educao e formao, sempre que desenvolva nova oferta formativa e desde que detenha as competncias e recursos adequados s novas reas a certificar.
A funcionalidade de pedido de alargamento de reas de educao e formao s est disponvel quando a entidade se encontra no estado certificada
1. PEDIDO DE ALARGAMENTO PASSO A PASSO Aceder ao formulrio do pedido de alargamento de reas de educao e formao Preencher o formulrio e anexar os documentos solicitados Confirmar os dados inseridos e submeter o pedido Aguardar a validao da DSQA Submeter o comprovativo de pagamento Consultar os estados do pedido para acompanhar a sua avaliao e deciso
O Aceder ao formulrio do pedido de alargamento de reas de educao e formao Para iniciar o preenchimento do formulrio, aceder ao menu: Pedido de alargamento de reas de educao e formao - Novo pedido de alargamento
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O Preencher o formulrio Consultar Ficha 4. Formulrio do pedido de alargamento de reas de educao e formao - orientaes para preenchimento
O Confirmar os dados e submeter o pedido Antes de submeter o formulrio: Verificar se todos os dados esto corretos, na medida em que so elementos fundamentais para a avaliao do pedido de alargamento Imprimir o formulrio Clicar na funcionalidade Imprimir na barra de funcionalidades e selecionar a impresso total do formulrio ou os separadores de forma individual
- Para a submisso do formulrio, consultar Ficha 4. Formulrio do pedido de alargamento de reas de educao e formao - orientaes para preenchimento (separador 7)
O Aguardar a validao da DSQA
Aps validao do pedido pela DSQA, a entidade recebe, no e-mail indicado nos contactos, a notificao para proceder ao pagamento da taxa correspondente.
Notificao automtica por e-mail
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O Submeter comprovativo de pagamento Aps efetuar o pagamento da taxa, a entidade deve proceder ao envio do comprovativo, anexando-o no separador disponvel para o efeito:
Aceder ao menu Pedido de alargamento de reas de educao e formao - Consultar estado do pedido de alargamento
Fica disponvel uma tabela com os estados do pedido Clicar na funo Ver no estado de Pedido em pagamento
Para selecionar o pedido clicar duas vezes ou clicar na funo Vista
NOTA O envio de comprovativo no se aplica a entidades que tenham efetuado o pagamento presencialmente nos servios financeiros da DGERT Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 30 de 82
Abre o formulrio de pedido submetido Selecionar separador 7. Comprovativo de pagamento Selecionar a funo Editar e anexar o respetivo documento
Como anexar documentos consultar Ficha consulta 1 Tipo de campos e funcionalidades dos formulrios
Aps anexar o comprovativo, gerado um alerta de confirmao e informao sobre a nova etapa de validao pela DSQA
Gravar o formulrio para submeter o comprovativo. Nesta fase, o pedido mantm-se no estado em pagamento
Aguardar a validao da DSQA, aps a qual a entidade recebe, no e-mail indicado nos contactos, a notificao de pedido em avaliao
O Consultar os estados do pedido para acompanhar a sua avaliao e deciso Consultar Ficha 5. Fluxo dos pedidos Consultar Parte X. Gerir a rea reservada Notificao automtica por e-mail
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PARTE VII. RESPOSTA A PARECER EM AUDINCIA PRVIA DE PEDIDOS (CERTIFICAO E ALARGAMENTO) Esta funcionalidade permite entidade apresentar a resposta ao parecer tcnico de inteno de indeferimento do pedido submetido (parecer em audincia prvia) emitido pela DGERT. Esse parecer consta de uma informao em formato papel enviada para a morada da entidade e emitido sempre que a avaliao do cumprimento dos requisitos de certificao no permita, desde logo, uma deciso positiva. Os dados apresentados nesta resposta sero considerados para avaliao tcnica, mas no substituem os formulrios originais dos pedidos. S possvel usar esta funcionalidade quando o pedido se encontra no estado em audincia prvia
RESPOSTA A PARECER EM AUDINCIA PRVIA PASSO A PASSO Aceder ao formulrio de resposta a parecer em audincia prvia Preencher o formulrio e anexar os documentos, se aplicvel Confirmar os dados inseridos e submeter a resposta Consultar a resposta submetida
O Aceder ao formulrio de resposta a parecer em audincia prvia Para aceder ao formulrio, selecionar o menu: Resposta a parecer em audincia prvia - Nova resposta
O Preencher o formulrio No separador Seleo, assinalar o(s) separador(es) do formulrio de resposta correspondentes aos grupos de requisitos indicados na informao tcnica que recebeu e nos quais pretende apresentar informaes ou anexar documentos.
O separador Enquadramento da resposta de preenchimento obrigatrio e por isso encontra-se automaticamente selecionado
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Exemplo do pedido de certificao: se na informao tcnica foram apontados requisitos relativos aos grupos Recursos humanos e Resultados e melhoria contnua, deve selecionar esses separadores no formulrio de resposta e anexar os dados convenientes.
Clicar no separador Enquadramento da resposta e preencher o campo disponvel
Clicar em cada separador selecionado e preencher os campos disponveis: Descrio sucinta da resposta ao grupo em causa (nova informao ou documentos) Campo para anexar novo(s) documento(s), se aplicvel
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O Confirmar os dados inseridos e submeter a resposta Antes de submeter o formulrio: Confirmar se foram inseridas todas as informaes e documentos pretendidos ! A entidade apenas pode submeter uma resposta ao parecer em audincia prvia
Para submeter o formulrio: Voltar ao separador Seleo, assinalar a caixa E Preenchimento concludo e Gravar para submeter a resposta
! Caso grave o formulrio sem assinalar a caixa E Preenchimento concludo, a resposta mantm- se no estado de Resposta em preenchimento. Para retomar o preenchimento ou submeter o formulrio, deve aceder ao submenu Consultar resposta a parecer em audincia prvia e selecionar a funo Ver.
Aps a submisso da resposta, a entidade receber, no e-mail indicado nos contactos, a confirmao do envio da mesma.
O Consultar a resposta submetida Consultar Parte X. Gerir a rea reservada Notificao automtica por e-mail
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PARTE VIII. DESISTNCIA DE PEDIDOS (CERTIFICAO E ALARGAMENTO) A entidade pode apresentar a desistncia do seu pedido de certificao ou de alargamento quando este se encontra num dos seguintes estados: ..... Pedido em avaliao ..... Pedido em audincia prvia
DESISTNCIA PASSO A PASSO Aceder ao formulrio de pedido de desistncia Preencher e submeter o formulrio
O Aceder ao formulrio do pedido de desistncia Para iniciar o preenchimento do formulrio, aceder ao menu: Desistncia de pedidos - Novo pedido de desistncia
O Preencher e submeter o formulrio No separador Pedido de desistncia, assinalar a caixa E Pretendo desistir do PEDIDO DE CERTIFICAO ou Pretendo desistir do PEDIDO DE ALARGAMENTO em curso consoante os casos
Exemplo do pedido de certificao
Para consultar o pedido submetido, clicar em Visualizar
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No separador Motivo, apresentar uma breve descrio dos motivos de desistncia
Para imprimir o pedido, clicar em Imprimir e selecionar os separadores pretendidos
Clicar em Enviar para submeter o pedido de desistncia
! A desistncia do pedido de certificao ou de alargamento no est sujeita a aprovao da DSQA. Quando submete o formulrio, o pedido fica automaticamente arquivado.
A entidade recebe uma mensagem que confirma esta situao
Notificao automtica por e-mail
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PARTE IX. PEDIDO DE TRANSMISSO DA CERTIFICAO
Funcionalidade em desenvolvimento na plataforma, a disponibilizar brevemente.
GERIR A REA RESERVADA PASSO SEGUINTE
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PARTE X. GERIR A REA RESERVADA
Na rea reservada, a entidade pode efetuar diversas aes relativas gesto dos seus dados e dos pedidos apresentados ao Sistema de Certificao, utilizando os menus disponveis:
Os meus dados Consultar e atualizar os dados de identificao e contactos Adicionar ou eliminar estruturas descentralizadas (Ficha consulta 3, separador 9) Alterar os dados de acesso plataforma Consultar as ocorrncias relativas ao registo da entidade Consultar o estado da certificao
Pedido de certificao Submeter ou retomar o preenchimento do pedido de certificao (Parte V, ponto 1 e ficha consulta 3) Consultar o estado do pedido de certificao Consultar as ocorrncias relativas ao pedido de certificao
Alterao de dados do pedido de certificao Submeter pedidos de alterao de dados ao pedido de certificao (Parte V, ponto 2) Consultar o estado do pedido de alterao
Pedido de alargamento de reas de educao e formao (Menu disponvel apenas para entidade certificadas) Submeter ou retomar o preenchimento do pedido de alargamento da certificao (Parte VI, ponto 1 e ficha consulta 4) Consultar o estado do pedido de alargamento da certificao Consultar as ocorrncias relativas ao pedido de alargamento da certificao
Resposta a parecer em audincia prvia (Menu disponvel apenas para entidade com pedidos em audincia prvia) Nova resposta (Parte VII) Consultar resposta a parecer em audincia prvia
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Desistncia de pedidos Desistir do pedido de certificao ou de alargamento da certificao (Parte VIII) Consultar o pedido de desistncia efetuado
Consultar dados da certificao (Menu disponvel apenas para entidades certificadas) Consultar os dados relativos certificao da entidade
Nesta parte do Manual esto detalhadas as aes relacionadas com a atualizao de dados da entidade e a consulta dos estados dos pedidos e da certificao. As restantes aes encontram-se j descritas em partes anteriores ou nas fichas de consulta.
1. CONSULTAR E ATUALIZAR OS DADOS DE IDENTIFICAO E CONTACTOS Aps aprovao do registo pela DSQA, o formulrio com os dados da entidade est disponvel para consulta e atualizao no menu Os meus dados. Sempre que ocorra alguma alterao nos dados de identificao e/ou contactos, na estrutura principal ou estrutura(s) descentralizada(s), a entidade deve efetuar a respetiva atualizao.
Aceder ao menu Os meus dados No formulrio, selecionar o(s) separador(es) pretendido(s) Clicar na funo Editar Atualizar os dados Clicar em Gravar
NOTA A atualizao de dados no est sujeita a aprovao pela DSQA. Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 39 de 82
A plataforma gera um alerta de confirmao de gravao dos novos dados
A DSQA recebe uma notificao automtica com os novos dados atualizados pela entidade
2. ALTERAR OS DADOS DE ACESSO PLATAFORMA Por questes de segurana e de maior facilidade de memorizao, sugere-se que a entidade altere o nome de utilizador e senha de acesso atribudos no primeiro acesso rea reservada.
Aceder ao menu Os meus dados Selecionar o separador 4. Dados de acesso Clicar na funo Editar Assinalar a caixa E Pretendo alterar o Nome de utilizador/Senha de acesso Preencher novos dados de acesso e clicar em Gravar
A plataforma gera um alerta de confirmao de gravao dos novos dados
A entidade receber, no e-mail indicado nos contactos, os novos dados de acesso Notificao automtica por e-mail
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3. CONSULTAR AS OCORRNCIAS RELATIVAS AO REGISTO E AOS PEDIDOS SUBMETIDOS No formulrio do registo e dos pedidos de certificao e de alargamento da certificao, encontra-se disponvel o separador Ocorrncias que permite consultar o percurso dos diferentes estados dos mesmos, na sequncia das aes efetuadas pela entidade e pela DSQA.
Passo 1. Aceder ao menu pretendido: menu Os meus dados ou menu Pedido de Certificao submenu Consultar o estado do pedido de certificao ou menu Pedido de alargamento de reas de educao e formao submenu Consultar o estado do pedido de alargamento
Passo 2. Selecionar o separador Ocorrncias
Exemplo do formulrio de registo
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Passo 3. Clicar na linha respetiva para ver a informao associada a cada ocorrncia:
Exemplo do formulrio do pedido de certificao
Tipo Data
Descrio (este campo est disponvel apenas quando existem observaes especficas em cada ao efetuada)
4. CONSULTAR O ESTADO E OS DADOS DA CERTIFICAO O estado de certificao da entidade pode ser consultado de trs formas:
Pgina principal da rea reservada Indicao de Entidade certificada ou Entidade no certificada
NOTA O estado de Entidade no certificada assumido quando ainda no tenha sido emitida deciso positiva de certificao Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 42 de 82
Menu Os meus dados Aceder ao separador 6. Dados de certificao Consultar os dados disponveis
Entidade certificada
Entidade no certificada
Menu Consultar dados da certificao (disponvel para entidades certificadas) Tabela com a identificao da entidade e os dados da certificao
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5. CONSULTAR O ESTADO DOS PEDIDOS E RESPOSTAS A AUDINCIA PRVIA Na rea reservada, a entidade pode consultar o estado dos seus pedidos de certificao, de alterao de dados ao pedido de certificao, de alargamento da certificao, da resposta a parecer em audincia prvia e de pedidos de desistncia. Posteriormente, esta funcionalidade estar disponvel para o pedido de transmisso da certificao.
A forma de consulta do estado similar para os diferentes pedidos ou respostas submetidas, apresentando-se neste manual o exemplo do pedido de certificao:
Aceder ao menu pretendido: Pedido de certificao - Consultar estado do pedido de certificao
Fica disponvel uma tabela com o nmero de pedidos em cada estado Clicar na funo Ver para aceder ao formulrio do pedido, no estado pretendido
Abre uma listagem com o(s) pedido(s) existente(s) Selecionar o pedido que pretende visualizar e clicar duas vezes ou clicar na funo Vista
Para voltar lista de pedidos, clicar na funo Vista Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 44 de 82
Estados possveis dos pedidos
Pedido de certificao e de alargamento de reas de educao e formao:
Pedido de alterao de dados
Desistncia de pedidos e respostas a parecer em audincia prvia:
Pedidos em pagamento Pedidos em avaliao Pedidos em audincia prvia Pedidos arquivados Pedidos deferidos Pedidos indeferidos
Pedidos aprovados Pedidos no aprovados
Consulta da informao submetida Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 45 de 82
FICHAS DE CONSULTA Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 46 de 82
FICHA 1. TIPO DE CAMPOS E FUNCIONALIDADES DOS FORMULRIOS ELETRNICOS
1. CAMPOS Os formulrios eletrnicos integram campos com caractersticas diferenciadas que permitem a introduo da informao necessria ao seu preenchimento, nomeadamente:
Campos editveis Permitem a edio de texto ou dgitos Exemplo: Designao da entidade e NIPC/NIF
Campos de seleo Apresentam opes para que a entidade selecione o que se aplica sua situao Exemplo: constituio e registo legal
Campos para anexar documentos Permitem anexar os documentos solicitados ao longo do formulrio Exemplo: carto de identificao de pessoa coletiva
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Anexar documentos passo a passo: a) No caso de possuir o documento em suporte digital: Clicar na opo Procurar ou Browse Pesquisar o documento nas pastas do seu computador Adicionar o documento solicitado
b) No caso de possuir o documento em suporte papel: Digitalizar o documento Guardar o documento (em suporte digital) numa pasta criada para o efeito Clicar na opo Procurar ou Browse Pesquisar o documento nas pastas do seu computador Adicionar o documento solicitado
Campos com caixa de seleo Estes campos abrem uma listagem para seleo de um ou mais itens Exemplo: a lista de distritos e concelhos
Campos com lista pendente Permitem a visualizao dos itens selecionados nos campos com caixa de seleo Exemplo: as reas de educao e formao associadas a cada colaborador, no formulrio do pedido de certificao
NOTA Se pretender alterar o ficheiro, clicar em X para apagar o anterior e de seguida em Procurar ou Browser. Percorrer novamente os passos indicados Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 48 de 82
Smbolos associados aos campos
Todos os campos assinalados com asterisco (*) so de preenchimento obrigatrio. Em caso de campos obrigatrios por preencher, o formulrio no submetido e gera-se um alerta, destacando a vermelho os campos em falta
O smbolo permite a replicao de campos para introduo de novos dados, devendo clicar-se as vezes necessrias quantas as novas ocorrncias ou registos que se pretendam criar
O smbolo permite a consulta de documentos anexados nos formulrios. Os ficheiros ficam disponveis para consulta somente aps gravao dos mesmos
O smbolo permite a eliminao de campos ou ficheiros
Exemplos: adicionar uma estrutura descentralizada no formulrio de registo; adicionar novos documentos comprovativos de propriedade dos espaos; adicionar novo campo para descrio de espaos, etc. NOTA Os documentos anexados no formulrio de registo, s podem ser consultados aps aprovao do registo pela DSQA, na rea reservada da entidade formadora, no menu Os meus dados Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 49 de 82
2. FUNCIONALIDADES A utilizao dos formulrios apoiada por uma barra de funcionalidades, que podem variar consoante a fase em que se editam ou consultam os mesmos.
Registo de entidade formadora .... Enviar ................... submeter o formulrio de registo .... Imprimir ............... imprimir parcial ou totalmente o formulrio .... Voltar ............... voltar pgina do site consultada anteriormente, sem gravar o formulrio
Pedido de certificao e de alargamento de reas de educao e formao (incluindo alterao de dados, resposta a parecer em audincia prvia e desistncia do pedido) Novo ................... criar novo formulrio de pedido de certificao Editar .............. editar texto ou dgitos Gravar ............ gravar e/ou submeter o formulrio Imprimir ......... imprimir parcial ou totalmente o formulrio Refrescar ....... atualizar informao no formulrio em edio ou consulta Vista ................... alternar o modo de visualizao entre listagem de registos e um registo especfico Eliminar .............. eliminar um formulrio, antes da sua submisso Fechar ................. fechar a janela de visualizao Selecionar ........... selecionar um registo da listagem ............................ Visualizar um registo ou formulrio um registo da listagem
Visualizar Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 50 de 82
FICHA 2. FORMULRIO DE REGISTO - Orientaes de preenchimento
O formulrio de registo composto por trs separadores: Separador 1. Identificao da entidade Separador 2. Contactos Separador 3. Estruturas descentralizadas
! O formulrio de registo deve ser preenchido integralmente e enviado pois a plataforma no permite a gravao de dados. Se sair do formulrio a meio do preenchimento, os dados inseridos no sero gravados e ter que iniciar um novo.
Iniciar o preenchimento, selecionando o separador onde pretende inserir os dados.
SEPARADOR 1. IDENTIFICAO DA ENTIDADE Neste separador, a entidade deve proceder introduo de todos os dados respeitantes sua identificao, de acordo com os campos previstos:
DICA No clique na funo Voltar para selecionar outro separador. Essa funo apenas permite voltar pgina inicial do site Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 51 de 82
NIPC/NIF Nmero de identificao de pessoa coletiva ou de identificao fiscal, consoante a situao aplicvel
Denominao social Identificao social da entidade conforme consta do seu registo legal
Denominao comercial Se aplicvel
Representante legal Identificar colaborador que assegura a responsabilidade legal (administrador, scio-gerente, presidente, vogal, etc.
Gestor de formao Identificar o colaborador que assegura essa funo, de acordo com o previsto nos requisitos de estrutura e organizao internas, na Portaria 851/2010, de 6 de setembro
Constituio e registo legal Selecionar as opes aplicveis sua situao e anexar os documentos solicitados
CAE Indicar o cdigo de classificao de atividade econmica aplicvel (CAE-Rev3)
mbito de interveno da atividade formativa Selecionar o mbito de interveno aplicvel atividade formativa da entidade
Total de colaboradores internos Identificar o nmero total de pessoas com vnculo laboral entidade, sejam ou no profissionais na rea da formao
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SEPARADOR 2. CONTACTOS Neste separador devem ser identificados todos os contactos da entidade, incluindo os de eventuais espaos de atendimento ao pblico.
Endereo da sede Morada completa da sede da entidade
Cdigo postal Inserir cdigo postal associado morada indicada Se necessrio consultar http://www.ctt.pt
Distrito e concelho Escolher o distrito e concelho nas caixas respetivas. Clicar no smbolo e escolher o distrito clicando duas vezes na designao ou acionar a funcionalidade Selecionar Aps seleo fica disponvel a lista de concelhos desse distrito. Escolher o concelho, seguindo os mesmos passos
Telefone, fax e telemvel Indicar, no mnimo, um contacto telefnico fixo
E-mail Identificar o endereo eletrnico da entidade, atravs do qual ir receber as notificaes automticas da plataforma Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 53 de 82
Website Se aplicvel
Espao de atendimento ao pblico Selecionar conforme a situao Se a entidade dispuser de atendimento ao pblico, indicar os contactos de forma idntica aos da sede
SEPARADOR 3. ESTRUTURAS DESCENTRALIZADAS Neste separador pretende-se que a entidade identifique as estruturas descentralizadas de que dispe e os respetivos contactos.
Se dispe de estruturas descentralizadas, selecionar a opo Sim Preencher os campos de designao e contactos Por cada estrutura existente, clicar no smbolo Nova estrutura e preencher os campos
NOTA Estruturas descentralizadas - plos ou delegaes da entidade com recursos humanos e materiais que asseguram o seu funcionamento de forma autnoma da estrutura principal Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 54 de 82
FICHA 3. FORMULRIO DE PEDIDO DE CERTIFICAO - Orientaes de preenchimento
O formulrio do pedido de certificao integra dez separadores numerados e identificados em funo dos requisitos de qualidade previstos na Portaria n 851/2010, de 6 de setembro, de forma a facilitar a organizao da informao a apresentar pela entidade formadora:
Separador 1. Requisitos prvios Separador 2. reas de educao e formao Separador 3. Enquadramento do pedido Separador 4. Recursos humanos Separador 5. Recursos fsicos Separador 6. Atividade formativa - planificao e gesto Separador 7. Atividade formativa conceo e desenvolvimento Separador 8. Resultados e melhoria contnua Separador 9. Estruturas descentralizadas Separador 10. Submisso do pedido
Iniciar o preenchimento, selecionando o separador onde pretende inserir os dados
! O formulrio de pedido deve ser gravado aps a primeira insero de dados. A partir da 1 gravao, fica no estado Pedido em preenchimento. No caso de pretender aceder novamente ao formulrio, deve faz-lo atravs do submenu Pedido de certificao em preenchimento. Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 55 de 82
DICA Deve selecionar a funo Editar para proceder introduo de dados sempre que necessrio
SEPARADOR 1. REQUISITOS PRVIOS Neste separador, pretende-se que a entidade faa a demonstrao de cumprimento dos requisitos prvios previstos na Portaria n 851/2010, de 6 de setembro, nomeadamente no que respeita a:
Situao relativa ao exerccio da atividade e a apoios financeiros - Selecionar as trs opes apresentadas
Situao tributria e contributiva Neste campo, a entidade pode optar por: Anexar certides comprovativas de situao regularizada ou Autorizar a DGERT a consultar essa informao nos stios da internet das declaraes eletrnicas (DGCI) ou da Segurana Social Direta, anexando os documentos emitidos pelos respetivos sistemas, que comprovam essa autorizao
SEPARADOR 2. REAS DE EDUCAO E FORMAO Neste separador, a entidade deve selecionar as reas de educao e formao para as quais pretende certificao.
Seleo de reas
Clicar no smbolo para abrir a janela de seleo NOTA Caso opte por autorizar a consulta dos seus dados nos stios eletrnicos das instituies referidas, necessitar do nome e NIPC da DGERT disponvel no formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 56 de 82
As reas esto organizadas em trs nveis. Para chegar s reas de educao e formao pretendidas tem que fazer um percurso de escolhas: 1 nvel abre as opes dos grandes grupos de estudo 2 nvel abre as opes das reas de estudo 3 nvel escolher as reas de educao e formao pretendidas
Assinalar com - e clicar em OK
1 nvel 2 nvel 3 nvel
Se pretender modificar a seleo de reas, deve aceder novamente janela e anular a seleo efetuada.
A janela de seleo apresenta as seguintes opes: OK ............. confirmar a seleo de reas efetuada Cancelar ... sair da janela de listagem sem assumir qualquer seleo efetuada Limpar ....... anular a seleo efetuada na totalidade Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 57 de 82
Clculo de reas e taxa
Somatrio automtico das reas de educao e formao selecionadas e do montante total a pagar pelo pedido de certificao (correspondente s taxas previstas na Portaria n 1196/2010, de 24 de novembro).
SEPARADOR 3. ENQUADRAMENTO DO PEDIDO Este separador constitudo por um nico campo editvel no qual a entidade deve contextualizar o seu pedido, de acordo com as orientaes do texto introdutrio. Nmero de carateres correspondentes aproximadamente a duas pginas de tamanho A4
Sugesto Grave o formulrio Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 58 de 82
IMPORTANTE! Se existirem estruturas descentralizadas, a identificao dos seus colaboradores feita no separador 9. Estruturas descentralizadas
SEPARADOR 4. RECURSOS HUMANOS Neste separador, pretende-se que a entidade proceda identificao dos seus colaboradores, com funes na formao, afetos sua estrutura principal.
Quadro de identificao e caracterizao dos recursos humanos da estrutura principal
Obrigatrio para todas as entidades: Identificar colaboradores que asseguram as funes de gestor de formao, coordenador pedaggico e gestor de formao a distncia (apenas se desenvolver esta forma de organizao) Identificar formadores e outros tcnicos
Para acrescentar colaboradores, clicar no smbolo e identificar funo e respetivo colaborador. Ex: outros coordenadores, formadores, mediadores, etc.
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Selecionar as reas de educao e formao em que o colaborador tem interveno (para seleo de reas, ver ponto anterior) Seta azul
Aps seleo das reas de educao e formao de cada colaborador, pode consult- las, atravs do smbolo
Selecionar o tipo de vnculo do colaborador INT-interno ou EXT-externo Seta roxa
Se aplicvel: Identificar colaborador(es) que asseguram as funes de atendimento dirio e servio de contabilidade Seta cinza
Prova de vnculo contratual
Anexar documento de vnculo contratual dos colaboradores: Gestor de formao, coordenador pedaggico e gestor de formao a distncia (se aplicvel) Atendimento dirio e servio de contabilidade
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IMPORTANTE! Se existirem estruturas descentralizadas, a identificao dos espaos e equipamentos das mesmas feita no separador 9. Estruturas descentralizadas
Fichas curriculares Anexar as fichas curriculares (modelo prprio DGERT) dos colaboradores com funes de gesto e coordenao e dos formadores
SEPARADOR 5. RECURSOS FSICOS Neste separador, pretende-se que a entidade proceda identificao dos espaos e equipamentos afetos sua estrutura principal.
Documentos de propriedade, arrendamento ou autorizao de utilizao dos espaos e equipamentos Anexar documentos comprovativos de propriedade, arrendamento ou autorizao de utilizao dos espaos identificados no Quadro de caracterizao dos recursos fsicos
Quadro de identificao e caracterizao dos recursos fsicos da estrutura principal
Obrigatrio para todas as entidades: Identificar nmero de espaos disponveis para a atividade formativa: Locais de atendimento Instalaes sanitrias
Clicar no smbolo para adicionar outros espaos que considere pertinentes
Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 61 de 82
Se aplicvel: Identificar as salas de formao terica disponveis Indicar rea Identificar equipamento disponvel
Identificar as salas de formao em informtica disponveis Indicar rea Identificar equipamento disponvel
Identificar os espaos de formao prtica disponveis Indicar nmero e rea Identificar equipamento disponvel
Clicar no smbolo para adicionar outros espaos, se necessrio
Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 62 de 82
SEPARADOR 6. ATIVIDADE FORMATIVA - PLANIFICAO E GESTO Neste separador, a entidade deve apresentar evidncias da planificao da atividade formativa e caracterizar a sua oferta formativa.
Documentos de planificao da atividade formativa Anexar plano de atividades ou plano de formao Se aplicvel, anexar documentos de fundamentao da formao Se aplicvel, anexar documentos de formalizao de parcerias, acordos ou contratos e documentos
Quadro de identificao e caracterizao da oferta formativa Obrigatrio para todas as entidades
Identificar todos os cursos que desenvolve ou pretende desenvolver por cada rea de educao e formao a certificar
Clicar no smbolo para adicionar as linhas necessrias
Selecionar a rea de educao e formao (consultar separador 2) Indicar designao e durao do curso Indicar cdigo do curso no Catlogo Nacional de Qualificaes, se aplicvel Selecionar a modalidade de formao (aceder caixa de seleo e escolher) Selecionar forma de organizao (aceder caixa de seleo e escolher) Se o curso j foi desenvolvido alguma vez, selecionar a caixa curso realizado
Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 63 de 82
NOTA Consultar Guio orientador do MQAF no stio da DSQA SEPARADOR 7. ATIVIDADE FORMATIVA - CONCEO E DESENVOLVIMENTO Neste separador, pretende-se que a entidade apresente evidncias das suas prticas de conceo, organizao e execuo da formao.
Procedimentos e instrumentos da atividade formativa Anexar manual de qualidade da atividade formativa Anexar regras de funcionamento
Evidncias de conceo e execuo da formao Dos cursos indicados no separador 6, escolher um por cada rea de educao e formao e anexar os respetivos: Programa de formao Planos de sesso Outros possveis: estudos ou diagnsticos de necessidades de formao ou necessidades de desenvolvimento de competncias, recursos pedaggicos
Formao a distncia Se aplicvel Indicar endereo web da plataforma tecnolgica e respetivos dados de acesso no perfil de administrador e de formando
SEPARADOR 8. RESULTADOS E MELHORIA CONTNUA A informao solicitada neste separador destina-se apenas a entidades formadoras com histrico de atividade formativa.
Evidncias de avaliao dos resultados da atividade e melhoria contnua Balano de Atividades Resultados de acompanhamento ps-formao Resultados de autoavaliao, se aplicvel Sugesto Grave o formulrio Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 64 de 82
SEPARADOR 9. ESTRUTURAS DESCENTRALIZADAS Neste separador, pretende-se que a entidade caracterize as suas estruturas descentralizadas, em termos de recursos humanos e fsicos.
! O preenchimento desta informao s obrigatrio no caso de a entidade ter indicado a existncia de estruturas descentralizadas, quer no registo inicial, quer em atualizao posterior dos seus dados na rea reservada
IMPORTANTE Este separador apresenta caractersticas distintas dos restantes separadores do formulrio do pedido de certificao:
Constitui um formulrio especfico que s fica disponvel para edio aps a primeira gravao do formulrio principal Tem associada uma barra de funcionalidades prpria para editar, gravar e imprimir a informao de cada estrutura
O preenchimento deste formulrio tem que estar completo, para poder prosseguir o formulrio principal
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ORIENTAES DE PREENCHIMENTO
O Para iniciar o preenchimento, clicar duplamente no nome da estrutura que se pretende caracterizar.
O Clicar Editar para preencher dados nos separadores
O O formulrio das estruturas est dividido em dois separadores:
1. Recursos humanos Preencher conforme orientaes do separador 4. Recursos Humanos do formulrio principal
2. Recursos fsicos Preencher conforme orientaes do separador 5. Recursos Fsicos do formulrio principal
O Aps preenchimento dos dois separadores, assinalar a caixa Preenchimento concludo E e Gravar
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Dispe de mais estruturas descentralizadas?
Sim
Clicar em Vista para abrir a listagem com as restantes estruturas Clicar na estrutura pretendida e seguir os passos anteriores
No
Imprimir os separadores de cada estrutura descentralizada Clicar em Vista para ficar com as estruturas em formato de listagem Continuar o preenchimento do formulrio principal
Adicionar ou eliminar estruturas descentralizadas Aps efetuar o seu registo e durante o preenchimento do formulrio do pedido de certificao a entidade formadora pode adicionar ou eliminar estruturas descentralizadas, caso se verifique a abertura ou encerramento das mesmas. Estas alteraes realizam-se no menu Os meus dados.
Situao 1. Eliminar estruturas descentralizadas
O Na rea reservada da entidade formadora, aceder ao menu Os meus dados e ao separador Estruturas descentralizadas O Clicar em Editar O Clicar no smbolo para eliminar a estrutura pretendida (exemplo da imagem, Plo Norte)
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Quando acede ao menu pedido de certificao e consulta o estado do seu pedido, pode verificar no separador 9 que a estrutura j no consta da listagem
Situao 2. Adicionar estruturas descentralizadas
O Na rea reservada da entidade formadora, aceder ao menu Os meus dados e ao separador Estruturas descentralizadas O Clicar em Editar O Clicar no smbolo para adicionar a estrutura pretendida (exemplo da imagem, Plo Norte) O Preencher os campos de informao e Gravar
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O Aceder ao Pedido de certificao em preenchimento O No separador 9. Estruturas descentralizadas, clicar em Novo
Aps esta ao, fica disponvel a ficha da nova estrutura para caracterizao dos recursos humanos e fsicos (exemplo da imagem, Plo das Beiras)
Preencher de acordo com as orientaes j referidas NOTA Os separadores ficam disponveis para editar, no necessrio selecionar essa funo
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IMPORTANTE! Se clicar em Gravar sem selecionar a caixa E, o pedido fica gravado mas no submetido O Clicar em Vista para aceder listagem de estruturas. A nova estrutura descentralizada j consta da mesma (exemplo da imagem, Plo das Beiras)
SEPARADOR 10. SUBMISSO DO PEDIDO O ltimo separador do formulrio do pedido permite a sua submisso.
Concluiu o preenchimento do formulrio? Antes de submeter, confirme se preencheu todos campos obrigatrios e grave o formulrio.
Em seguida, assinalar a caixa E e grave novamente.
Ainda no concluiu o preenchimento do formulrio ou no pretende submet-lo j?
Gravar apenas, sem assinalar a caixa E Pode retomar o preenchimento ou a submisso posteriormente, acedendo ao submenu Pedido em preenchimento
IMPORTANTE! Se tiver assinalado a caixa de seleo E, sem ter gravado previamente o formulrio, perde toda a informao j inserida Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 70 de 82
FICHA 4. FORMULRIO DE PEDIDO DE ALARGAMENTO DE REAS DE EDUCAO E FORMAO - Orientaes de preenchimento
O formulrio do pedido de alargamento de reas de educao e formao integra sete separadores numerados e identificados em funo dos requisitos de qualidade previstos na Portaria n 851/2010, de 6 de setembro, aplicveis avaliao deste tipo de pedidos, de forma a facilitar a organizao da informao a apresentar pela entidade formadora:
Separador 1. reas de educao e formao Separador 2. Enquadramento do pedido Separador 3. Recursos humanos Separador 4. Recursos fsicos Separador 5. Atividade formativa planificao e gesto Separador 6. Atividade formativa conceo e desenvolvimento Separador 7. Submisso do pedido
Iniciar o preenchimento, selecionando o separador onde pretende inserir os dados
! O formulrio deve ser gravado aps a primeira insero de dados. A partir da 1 gravao, fica no estado Pedido em preenchimento. No caso de pretender aceder novamente ao formulrio, deve faz-lo atravs do submenu Pedido de alargamento em preenchimento. Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 71 de 82
DICA Deve selecionar a funo Editar para proceder introduo de dados sempre que necessrio
SEPARADOR 1. REAS DE EDUCAO E FORMAO Neste separador, a entidade deve selecionar as novas reas de educao e formao para as quais pretende certificao.
Seleo de reas
Clicar no smbolo para abrir a janela de seleo
As reas esto organizadas em trs nveis. Para chegar s reas de educao e formao pretendidas tem que fazer um percurso de escolhas: 1 nvel abre as opes dos grandes grupos de estudo 2 nvel abre as opes das reas de estudo 3 nvel escolher as reas de educao e formao pretendidas
Assinalar com - e clicar em OK
1 nvel 2 nvel 3 nvel
Se pretender modificar a seleo de reas, deve aceder novamente janela e anular a seleo efetuada. Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 72 de 82
A janela de seleo apresenta as seguintes opes: OK ............. confirmar a seleo de reas efetuada Cancelar ... sair da janela de listagem sem assumir qualquer seleo efetuada Limpar ....... anular a seleo efetuada na totalidade
Clculo de reas e taxa
Somatrio automtico das reas de educao e formao selecionadas e do montante total a pagar pelo pedido de alargamento (correspondente s taxas previstas na Portaria n 1196/2010, de 24 de novembro).
SEPARADOR 2. ENQUADRAMENTO DO PEDIDO No campo de insero de informao, a entidade deve contextualizar o seu pedido, de acordo com as orientaes do texto introdutrio. Para alm disso, pode ainda anexar documentos relacionados com estudos ou levantamentos de necessidades de formao que fundamentem a interveno em novas reas e eventuais parcerias, protocolos ou contratos relativos a essa interveno Nmero de carateres correspondentes aproximadamente a duas pginas de tamanho A4
Sugesto Grave o formulrio Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 73 de 82
SEPARADOR 3. RECURSOS HUMANOS Neste separador, pretende-se que a entidade proceda identificao dos seus colaboradores com interveno nas novas reas de educao e formao, afetos a todas as estruturas da entidade (estrutura principal e eventuais estruturas descentralizadas).
Quadro de identificao e caracterizao dos recursos humanos
Obrigatrio para todas as entidades: Identificar colaboradores que asseguram as funes de gestor de formao, coordenador pedaggico, gestor de formao a distncia (apenas se desenvolver esta forma de organizao) e de formador Para acrescentar colaboradores, clicar no smbolo e identificar funo e respetivo colaborador. Ex: outros coordenadores, formadores, mediadores, etc.
Clicar no smbolo e identificar funo e respetivo colaborador
Selecionar as reas de educao e formao em que o colaborador tem interveno (para seleo de reas, ver ponto anterior) Seta azul
Selecionar o tipo de vnculo do colaborador INT-interno ou EXT-externo Seta roxa
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Aps preenchimento das reas de educao e formao de cada colaborador, pode consultar as reas seccionadas, atravs do smbolo
Prova de vnculo contratual Anexar documento de vnculo contratual dos colaboradores: Gestor de formao e coordenador pedaggico
Fichas curriculares Anexar as fichas curriculares (modelo prprio DGERT) dos colaboradores identificados no quadro
SEPARADOR 4. RECURSOS FSICOS Este separador deve ser preenchido apenas no caso de se verificarem alteraes face ao pedido de certificao, decorrentes da interveno da entidade nas novas reas de educao e formao.
Se aplicvel: Documentos de propriedade, arrendamento ou autorizao de utilizao dos espaos e equipamentos Anexar documentos comprovativos de propriedade, arrendamento ou autorizao de utilizao dos espaos identificados no Quadro de caracterizao dos recursos fsicos
Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 75 de 82
Se aplicvel: Quadro de identificao e caracterizao dos recursos fsicos
Identificar as salas de formao terica disponveis Indicar rea Identificar equipamento disponvel
Identificar as salas de formao em informtica disponveis Indicar rea Identificar equipamento disponvel
Identificar os espaos de formao prtica disponveis Indicar nmero e rea Identificar equipamento disponvel
Clicar no smbolo para adicionar outros espaos, se necessrio
Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 76 de 82
SEPARADOR 5. ATIVIDADE FORMATIVA - PLANIFICAO E GESTO Neste separador, a entidade deve caracterizar a sua oferta formativa, atravs do preenchimento do Quadro de identificao e caracterizao da oferta formativa.
Quadro de identificao e caracterizao da oferta formativa Obrigatrio para todas as entidades
Identificar todos os cursos que desenvolve ou pretende desenvolver nas novas reas de educao e formao a certificar
Clicar no smbolo para adicionar as linhas necessrias
Selecionar a rea de educao e formao (consultar separador 1) Indicar designao e durao do curso Indicar cdigo do curso no Catlogo Nacional de Qualificaes, se aplicvel Selecionar a modalidade de formao (aceder caixa de seleo e escolher) Selecionar forma de organizao (aceder caixa de seleo e escolher) Identificar os destinatrios do curso Se o curso j foi desenvolvido alguma vez, selecionar a caixa curso realizado
Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 77 de 82
SEPARADOR 6. ATIVIDADE FORMATIVA - CONCEO E DESENVOLVIMENTO Neste separador, pretende-se que a entidade apresente evidncias das suas prticas de conceo, organizao e execuo da formao.
Evidncias de conceo e execuo da formao Dos cursos indicados no separador 5, escolher um por cada rea de educao e formao e anexar os respetivos: Programa de formao Planos de sesso Outros possveis: estudos ou diagnsticos de necessidades de formao ou necessidades de desenvolvimento de competncias, recursos pedaggicos
Formao a distncia Se aplicvel
Indicar endereo web da plataforma tecnolgica e respetivos dados de acesso no perfil de administrador e de formando
Sugesto Grave o formulrio Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 78 de 82
IMPORTANTE! Se clicar em Gravar sem selecionar a caixa E, o pedido fica gravado mas no submetido
SEPARADOR 7. SUBMISSO DO PEDIDO O ltimo separador do formulrio do pedido permite a sua submisso.
Concluiu o preenchimento do formulrio? Antes de submeter, confirme se preencheu todos campos obrigatrios e grave o formulrio.
Em seguida, assinalar a caixa E e grave novamente.
Ainda no concluiu o preenchimento do formulrio ou no pretende submet-lo j?
Gravar apenas, sem assinalar a caixa E Pode retomar o preenchimento ou a submisso posteriormente, acedendo ao submenu Pedido em preenchimento
Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 79 de 82
FICHA 5. FLUXO DOS PEDIDOS Aps submeter pedidos na plataforma eletrnica, a entidade pode consultar o estado dos mesmos na rea reservada, acompanhando a sua avaliao e deciso. Para tal, importante conhecer o fluxo de aes realizadas quer pela entidade quer pela DSQA, bem como os estados pelos quais os pedidos vo passando, em consequncia das mesmas.
FLUXO E ESTADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO
AO DA ENTIDADE
Inicia preenchimento e grava o formulrio Estado PEDIDO EM PREENCHIMENTO
Retoma o preenchimento e submete o pedido Estado PEDIDO SUBMETIDO
AO DA DSQA
No valida o pedido de certificao Estado PEDIDO ARQUIVADO Entidade pode submeter novo pedido
- Valida o pedido de certificao Estado PEDIDO EM PAGAMENTO
AO DA ENTIDADE
AO DA DSQA No paga a taxa ou paga fora do prazo Verifica situao e no valida
Estado PEDIDO ARQUIVADO Entidade pode submeter novo pedido
- Paga a taxa no prazo e submete comprovativo - Confirma situao e valida
Estado PEDIDO EM AVALIAO Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 80 de 82
AO DA DSQA
- Avalia o pedido e emite deferimento Estado PEDIDO DEFERIDO
Avalia o pedido e emite parecer para audincia prvia Estado PEDIDO EM AUDINCIA PRVIA
AO DA ENTIDADE AO DA DSQA Estado
- Responde audincia prvia - Avaliao positiva da resposta PEDIDO DEFERIDO Avaliao negativa da resposta PEDIDO INDEFERIDO Entidade pode submeter novo pedido
No responde audincia ou responde fora do prazo Emite deciso de indeferimento PEDIDO INDEFERIDO Entidade pode submeter novo pedido Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 81 de 82
FLUXO E ESTADOS DO PEDIDO DE ALARGAMENTO DA CERTIFICAO
AO DA ENTIDADE
Inicia preenchimento e grava o formulrio Estado PEDIDO EM PREENCHIMENTO
Retoma o preenchimento e submete o pedido Estado PEDIDO SUBMETIDO
AO DA DSQA
No valida o pedido de certificao Estado PEDIDO ARQUIVADO Entidade pode submeter novo pedido
- Valida o pedido de certificao Estado PEDIDO EM PAGAMENTO
AO DA ENTIDADE
AO DA DSQA No paga a taxa ou paga fora do prazo Verifica situao e no valida
Estado PEDIDO ARQUIVADO Entidade pode submeter novo pedido
- Paga a taxa no prazo e submete comprovativo - Confirma situao e valida
Estado PEDIDO EM AVALIAO AO DA DSQA
- Avalia o pedido e emite deferimento Estado PEDIDO DEFERIDO
Avalia o pedido e emite parecer para audincia prvia Estado PEDIDO EM AUDINCIA PRVIA
Plataforma Certificao Manual do Utilizador Pgina 82 de 82
AO DA ENTIDADE AO DA DSQA Estado
- Responde audincia prvia - Avaliao positiva da resposta PEDIDO DEFERIDO Avaliao negativa da resposta PEDIDO INDEFERIDO Entidade pode submeter novo pedido
No responde audincia ou responde fora do prazo Emite deciso de indeferimento PEDIDO INDEFERIDO Entidade pode submeter novo pedido
FLUXO DE ALTERAO DE DADOS DO PEDIDO DE CERTIFICAO, DA RESPOSTA A PARECER EM AUDINCIA PRVIA E DA DESISTNCIA DE PEDIDOS
AO DA ENTIDADE AO DA DSQA Estado do pedido de certificao Submete pedido de alterao de dados - Alterao aceite PEDIDO EM AVALIAO Alterao no aceite
Submete resposta a parecer em audincia prvia Toma conhecimento PEDIDO EM AUDINCIA PRVIA
Aguarda deciso final
Submete pedido de desistncia Toma conhecimento PEDIDO ARQUIVADO Entidade pode submeter novo pedido