Introduccin al Valor Ganado, una Metodologa para el Control de Proyectos

Ing Marino Martnez Minio

PRESENTACIN PREPARADA POR: Ing Marino Martnez Minio MGC, PMI, CPM, CIV 16.800 E-mail: marinomm@gmail.com Telfs: +58 412 421.87.22 +58 241 913.16.61 Valencia, Venezuela

AGENDA
ELCONTROLDELOSPROYECTOS DEFINICINDELVALORGANADO INDICADORESDEDESEMPEO SESINDEPREGUNTAS

MMM, CIV 16.800

EL CONTROL DE LOS PROYECTOS

EL CONTROL Proceso que permite el monitoreo y la evaluacin del desempeo de ejecucin del proyecto, para la toma de acciones correctivas pertinentes que permitan la ejecucin segn los planes establecidos

EL CONTROL Por tanto corresponde establecer cuales factores se deben monitorear durante la ejecucin del proyecto, as como fijar los procedimientos de evaluacin del desempeo respectivo

FACTORES CLAVE DEL XITO Los factores claves para el xito de los proyectos y por tanto los que se deben monitorear para el debido control, son: Costo Tiempo Alcance (Calidad)

LA TRIPLE RESTRICCIN Costo, Tiempo y Alcance forman lo que se conoce como la Triple Restriccin:
O ST UE UP ES PR

PR OG RA MA

ALCANCE

CAMBIOS EN LOS PROYECTOS El cambio en uno cualquiera de los componentes de la Triple Restriccin ocasiona cambios en los dems:
O ST UE UP ES PR
PR OG RA MA

TO ES PU U ES PR

ALCANCE

PR O G R AM A

ALCANCE
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EFECTOS DE LOS CAMBIOS

Alto Influencia en los resultados Costo de los cambios

Bajo T

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CONTROL DE CAMBIOS Para el control del Alcance se implementa un proceso formal de Control de Cambios, de manera que no haya deslizamiento del mismo, por lo que slo se realizarn los cambios debidamente aprobados por el Gerente del Proyecto

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CONTROL DE TIEMPO Y COSTOS El tiempo se controla usando el programa de ejecucin del proyecto y el costo con procesos organizacionales para tal fin, aunque existe una herramienta que permite realizar la integracin de la Triple Restriccin y dar aviso temprano de variaciones en T y C

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INTEGRACIN COSTO-TIEMPO-ALCANCE La herramienta que permite la integracin de la Triple Restriccin es la denominada Metodologa del Valor Ganado El objetivo principal de esta disertacin es presentar una introduccin bsica de dicha herramienta e ilustrar su aplicacin
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DEFINICIN DEL VALOR GANADO

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REQUISITOS DEL CONTROL DE EJECUCIN

Conocer qu se va a hacer (Lnea de base) Conocer qu se ha hecho (Progreso fsico) Conocer qu queda por hacer (Proyeccin) Evaluar ejecucin real vs la lnea de base Tomar acciones correctivas, si proceden Seguimiento a las acciones correctivas

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LNEA DE BASE El qu se va a hacer, o lnea de base, es el conocimiento del Alcance del proyecto, su programa de ejecucin (Tiempo) y el presupuesto correspondiente (Costo) Se resume como la Curva de Inversin del proyecto
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CURVA DE INVERSIN
Curva de Inversin Planificada o Lnea de Base
220 Inversin Acumulada

170 PAT

120 VP VP 70

20

Tiempo 0 1 2 DP 3 T 4 5 6 FET 7 8

-30

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QU ES VP, EL VALOR PLANIFICADO? Es la suma de los estimados de costos programados para ser invertidos durante la ejecucin de un proyecto o actividad perteneciente al mismo, hasta una fecha dada. Viene dado por la ordenada de la Curva de Inversin a esa fecha dada

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PROGRESO FSICO El qu se ha hecho, o progreso fsico, es el avance fsico porcentual del proyecto a la fecha de control, que se determina mediante la expresin:
AvancePr oy =

Pr oyecto

( Avance

Fase

* PesoFase )

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PROYECCIONES El qu queda por hacer, o proyecciones, se puede establecer una vez conocidos los indicadores de desempeo, para lo cual se utiliza el Valor Ganado (Earned Value)

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QU ES EL VALOR GANADO? El Valor Ganado (VG) no es otra cosa que el Valor del Trabajo realmente ejecutado, medido en los trminos del presupuesto o estimado original y se calcula como: VG = %TR x VP (VP = Valor Planificado)

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ILUSTRACIN DEL VALOR GANADO Se construir una cerca cuadrada de la que se ha estimado que cada lado tomar 1 da de trabajo a un costo de 1000 Bs. La cerca se ejecutar de forma secuencial. Por lo tanto la duracin total prevista es de 4 das y el PAT es de 4000 Bs

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ILUSTRACIN DEL VALOR GANADO Al final del tercer da se han ejecutado 2 lados y medio de la cerca. Cules son los Valores Planificado y Ganado? VP = 3 x 1000 = 3000 Bs VG = 2,5 x 1000 = 2500 Bs

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ILUSTRACIN DEL VALOR GANADO

ACTIVIDAD COSTO ESTIMADO 20.000.000 PESO (%) CALENDARIO (MESES) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A 40,0%

20.000.000

40,0%

C TOTAL

10.000.000 50.000.000

20,0% 100,0%

ACTIVIDAD

VALOR GANADO 10.000.000

PESO (%)

CALENDARIO (MESES) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

40,0%

EJECUCION = 50%

4.000.000

40,0%

EJECUCION = 20%

C TOTAL

4.000.000 18.000.000

20,0% 100,0% HOY

EJECUCION = 40%

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ILUSTRACIN DEL VALOR GANADO

DETERMINACIN DEL VALOR GANADO AL MES Costo Peso de la % Real de Actividad Estimado Activ. (%) Terminacin A 20.000.000 40 50 B 20.000.000 40 20 C 10.000.000 20 40 TOTAL 50.000.000 100 36 3 (HOY) VG 10.000.000 4.000.000 4.000.000 18.000.000

VG = %TR x VP

%TR = (% Avance Activ x Peso Activ)

%TR = 50 x 0,40 + 20 x 0,40 + 40 x 0,20 = 36% PAT = 50.000.000 VG = 36% x 50.000.000 = 18.000.000
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COMPONENTES DEL MTODO DEL VG

Valor Planificado (VP): Corresponde a valores de la lnea de base del presupuesto (costo) de las actividades del proyecto Presupuesto a la Terminacin (PAT): Es el valor total del presupuesto del proyecto. Viene dado por la ordenada mxima y punto final de la lnea de base
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COMPONENTES DEL MTODO DEL VG

Valor Ganado (VG): Es el valor acumulado acreditado a una fecha dada por el % del trabajo ejecutado hasta ese momento, que se expresa en trminos del presupuesto Costo Real (CR): Es el valor acumulado de lo invertido realmente a una fecha dada de la ejecucin del proyecto
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MTODO SIMPLE DEL VALOR GANADO En el ejemplo de la cerca, supngase que al final del tercer da la inversin ha sido de 2800 Bs. Por tanto el status es: VP = 3 x 1000 = 3000 Bs VG = 2,5 x 1000 = 2500 Bs CR = 2800 Bs Retraso de da y sobrecosto 300 Bs
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MTODO SIMPLE DEL VALOR GANADO El ejemplo de la cerca ha mostrado de manera simple la aplicacin del mtodo del Valor Ganado en el control de ese proyecto Veamos ahora la explicacin de cmo se evala el desempeo con la tcnica

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INDICADORES DE DESEMPEO Y CONTROL CON EL VALOR GANADO

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MTODO DE CONTROL TRADICIONAL Tradicionalmente, para el control de los costos del proyecto se ha procedido a la comparacin de los costos reales con el Valor Planificado a la fecha de control, lo que en general puede conducir a malas interpretaciones. Veamos:

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COMPARACIN DEL VP vs EL CR
Curvas de Inversin Planificada y Real
Inversin Acumulada 220

170 PAT

?
120 CR

70

VP

20

Tiempo 0 1 2 DP 3 4 HOY 5 6 FET 7 8

-30

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COMPARACIN DEL VP vs EL CR La comparacin entre el VP y el CR no es concluyente porque las diferencias entre los valores pueden deberse a adelantos (o retrasos) en los trabajos, o bien a excesos de costos (o ahorros) obtenidos durante la ejecucin del proyecto. No es definitivo

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COMPARACIN DEL VP vs EL CR En la comparacin entre VP y CR falta la indicacin del avance fsico realmente obtenido a la fecha de control, lo que se logra incluyendo la curva del VG. Ahora s las diferencias son concluyentes y se pueden obtener mtricas de desempeo

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COMPARACIN DEL VP vs VG y CR
Curvas de Inversin Planificada, Real y del Valor Ganado
Inversin Acumulada 220

170 PAT VP 120 CR 70 VT 20 VG 0 -30 1 2 3 4 HOY 5 6 FET 7 VEJ VC

Tiempo DP 8

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COMPARACIN DEL VP vs VG y CR
Curvas de Inversin Planificada, Real y del Valor Ganado
Inversin Acumulada 220 VT 170 PAT VP 120 VG 70

VEJ VC

20

CR 0 1 2 3 HOY 4 5 FET 6 7

Tiempo DP 8

-30

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INDICADORES DEL DESEMPEO

Variacin de Ejecucin: Mide la diferencia entre el valor de la ejecucin prevista y el de la realmente lograda (VEJ) VEJ = VG VP; VEJ debe ser 0

Valores positivos indican adelantos y valores negativos indican retrasos

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INDICADORES DEL DESEMPEO Pede calcularse la Variacin de Ejecucin como porcentaje del Valor Planificado con el uso de la siguiente expresin: VEJ% = VEJ / VP = (VG VP) / VP Representa el adelanto o retraso en la ejecucin real, como % de la planificada
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INDICADORES DEL DESEMPEO

Variacin de Costo: Mide la diferencia entre el valor presupuestado del trabajo realizado y el Costo Real invertido para ejecutarlo (VC) VC = VG CR; VC debe ser 0

Valores positivos indican ahorros y valores negativos indican sobrecostos

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INDICADORES DEL DESEMPEO Pede calcularse la Variacin de Costo como porcentaje del Valor Ganado con el uso de la siguiente expresin: VC% = VC / VG = (VG CR) / VG
Representa el ahorro o sobrecosto en la inversin real, como % del valor del trabajo realizado
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INDICADORES DEL DESEMPEO

Variacin de Tiempo: Mide la diferencia entre la fecha prevista para la obtencin de un VP igual al VG y la fecha de Hoy (VT). Se mide grficamente VT = (Fecha de VP = VG) - (Fecha de Hoy) VT debe ser 0 para un buen desempeo

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INDICADORES DEL DESEMPEO

Adems de las variaciones, se puede evaluar la eficiencia en el desempeo obteniendo un par de ndices: el ndice de Desempeo de Ejecucin (IDE) y el ndice de Desempeo de Costos (IDC).

VG IDE = VP

VG IDC = CR
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INDICADORES DEL DESEMPEO Al Igual que las Variaciones de Costo y de Ejecucin deben ser positivas, un buen desempeo es aquel en que los ndices son 1 Buen desempeo: Mal desempeo: IDE 1; IDE < 1; IDC 1. IDC < 1

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PROYECCIONES A LA TERMINACIN
Curvas de Inversin Real y del Valor Ganado, Proyectadas
Inversin Acumulada 220 EAT FR 170 PAT CR 120 TF VEJ 70 VT 20 VG DFP Tiempo 0 -30 1 2 DP 3 4 HOY 5 6 FET 7 FPT 8 VFT VP VC FF VAT

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ESTIMACIONES A LA TERMINACIN Trabajo Faltante: TF = PAT VG

Fecha Pronosticada de Terminacin: FPT (Fecha de terminacin proyectada del VG) Variacin de la Fecha de terminacin: VFT VFT = FET FPT Debe ser 0

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ESTIMACIONES A LA TERMINACIN Estimados del costo faltante para terminar (FF = EPT) y del costo total estimado a la terminacin (EAT = CR + EPT)
TF PAT VG EPT = = IDC IDC

EAT = CR Hoy

PAT VG + IDC

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ESTIMACIONES A LA TERMINACIN Variacin del Costo a la Terminacin: VAT VAT = PAT EAT La FPT se puede determinar del programa de trabajo, o bien hacer una aproximacin aplicando la expresin FPT = DP / IDE = FET / IDE
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ESTIMACIONES A LA TERMINACIN
ACTIVIDAD COSTO ESTIMADO 20.000.000 PESO (%) CALENDARIO 1 2 3 4 5 (MESES) 6 7 8 9 10 A 40,0%

20.000.000

40,0%

C TOTAL

10.000.000 50.000.000

20,0% 100,0%

ACTIVIDAD

VALOR GANADO 10.000.000

PESO (%)

CALENDARIO 1 2 3 4 5

(MESES) 6 7 8 9 10

40,0%

EJECUCION = 50%

4.000.000

40,0%

EJECUCION = 20%

C TOTAL

4.000.000 18.000.000

20,0% 100,0% HOY

EJECUCION = 40%

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ESTIMACIONES A LA TERMINACIN
DATOS PARA EVALUACION DEL DESEMPEO AL MES 3 (HOY) Costo % Real de % Planificado Actividad VP VG Estimado de Terminacin Terminacin A 20.000.000 50 50 10.000.000 10.000.000 B 20.000.000 25 20 5.000.000 4.000.000 C 10.000.000 20 40 2.000.000 4.000.000 TOTAL 50.000.000 34 36 17.000.000 18.000.000 CR 9.900.000 5.500.000 7.400.000 22.800.000

VEJ = VG VP = 18.000.000 17.000.000 = 1.000.000 (Adelanto) VC = VG CR = 18.000.000 22.800.000 = -4.800.000 (Sobrecosto

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ESTIMACIONES A LA TERMINACIN
VG 18.000.000 IDE = = = 1,06 VP 17.000.000
IDC = VG 18.000.000 = = 0,79 CR 22.800.000

TF PAT VG 50.000.000 18.000.000 EPT = = = = 40.506.330 IDC IDC 0,79

EAT = CRHOY + EPT = 22.800.000+ 40.506.330 = 63.306.330

VAT = PAT EAT = 50.000.000 63.306.330= 13.306.330

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OBSERVACIONES AL CR Al determinar el CR debe considerarse que el mismo no se refiere nicamente a los pagos o desembolsos realizados, sino que se deben tomar en cuenta circunstancias especiales que ameriten reducir o incrementar el monto de los mismos

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OBSERVACIONES AL CR
CR puede requerir ser reducido por: Pagos anticipados que se hayan realizado sin trabajo realizado Pagos por materiales en inventario que no hayan sido instalados en trabajos realizados

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OBSERVACIONES AL CR
CR puede requerir ser incrementado por: Retenciones a suplidores por trabajos realizados Trabajos realizados por suplidores a los que no se les ha pagado Costos retrasados por trabajos realizados (como por ejemplo facturas tardas, etc.)
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VALORES ACEPTABLES DE LOS NDICES Si bien IDE e IDC debe ser 1 para un buen desempeo, valores que estn por encima de 0,95 se consideran buenos VERDE: AMARILLO: ROJO: > 0,95 0,90 0,95 < 0,90
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TERMINOLOGA DE LA PRESENTACIN vs ACRNIMOS OFICIALES

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TERMINOLOGA Como se aclar en el evento del da 20, los acrnimos utilizados en la presentacin para los trminos que conforman el mtodo del Valor Ganado no fueron los oficiales que se usan en ingls en la traduccin castellana de la 4ta edicin del PMBoK

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TERMINOLOGA A continuacin se ilustran los acrnimos oficiales correspondientes a los utilizados en la presentacin, siguiendo al trmino en castellano usado, para que quienes lean los oficiales no tengan complicacin alguna a la hora de querer establecer las equivalencias con los presentados aqu
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TERMINOLOGA Lnea de Base: PMB (Performance Measurement Baseline) Valor Planificado (VP): PV (Planned Value) Presupuesto a la Terminacin (PAT): BAC (Budget at Completion) Valor Ganado (VG): EV (Earned Value) Costo Real (CR): AC (Actual Cost)
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TERMINOLOGA Variacin de Costo (VC): CV (Cost Variance) Variacin de Ejecucin (o del Cronograma, VEJ): SV (Schedule Variance) ndice de Desempeo de Costos (IDC): CPI (Cost Performance Index)

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TERMINOLOGA ndice de Desempeo de la Ejecucin (o del Cronograma, IDE): SPI (Schedule Performance Index) Trabajo Faltante (TF): WR (Work Remaining). (No se usa en PMBoK 4a ed) Estimado para Terminar (EPT): ETC (Estimated Cost to Complete)
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TERMINOLOGA Estimado a la Terminacin (EAT): EAC (Estimated Cost at Completion) Variacin a la Terminacin (VAT): VAC (Variance at Completion). (No se usa en PMBoK 4a ed)

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pmi.org pmi.org.ve
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DISPONIBILIDAD DE LA PRESENTACIN Esta presentacin estar disponible en la web, en formato PDF, para quien quiera revisarla con ms calma, a partir del da lunes 24 de Junio 2013. Se ubicar en: http://sites.google.com/site/vgydgceidec as como en la Carpeta Dropbox PMI Vzla

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BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
Navarro, Diego (2006). Seguimiento de Proyectos con el Anlisis del Valor Ganado. Documento descargable en versin pdf, disponible en: http://direccionproyectos.blogspot.com/search?updated-min=200601-01T00:00:00%2B01:00&updated-max=2007-0101T00:00:00%2B01:00&max-results=42 Localizable en la entrada N 4 del 26 de Noviembre, bajo el artculo Seguimiento de Proyectos con el Anlisis del Valor Ganado (y 13): eplogo, en la cuarta lnea del artculo, link documento en anaranjado. (Consultado el 28 de Mayo de 2012).

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