Gerenciamento dos Custos

Baseado no PMBOK Guide 2000 Hermano Perrelli hermano@cin.ufpe.br

Objetivos desta aula

Apresentar os processos, ferramentas e tcnicas utilizadas para gerenciar os custos de um projeto na viso do PMBOK

Ao final deste aula voc ser capaz de

Compreender os processos necessrios para controlar os custos dos projetos Entender as ferramentas e tcnicas para planejar, estimar, alocar e gerenciar as mudanas nos custos do projeto

O que Gerncia dos Custos do Projeto?

Garantir que que o o projeto projeto seja seja executado executado Garantir dentro do do oramento oramento aprovado aprovado para para o o dentro projeto projeto

A importncia da Gerncia dos Custos no Projeto?

O projeto projeto executado executado sob sob um um oramento oramento O aprovado e e limitado limitado aprovado

Pontos Importantes na Gerncia de Custos (1/2)

O foco principal no custo dos recursos necessrios para finalizar as atividades do projeto A estimativa deve ser baseada na WBS A estimativa deve ser realizada por quem ir realizar o trabalho Informaes histricas so extremamente importantes
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Pontos Importantes na Gerncia de Custos (2/2)

Um custo base deve ser estimado e aprovado, s podendo sofrer alteraes sob autorizao Aes corretivas devem ser tomadas para garantir o custo durante a execuo
O gerente gerente de de projetos projetos sempre sempre deve deve analisar analisar e e discutir discutir O as reais reais necessidades necessidades do do projeto projeto (( custo tempo as custo ,, tempo ,, etc independente que que essas essas sejam sejam impostas impostas pela pela etc )) independente alta gerncia!!! gerncia!!! alta
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Processos da Gerncia de Custos

Resource Planning Planning Resource

Cost Control Control Cost

Cost Estimating Estimating Cost

Cost Budgeting Budgeting Cost

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Resource Planning

Qual a finalidade do processo Resource Planning?

Determinar quais quais,, quando quando e e quantos quantos recursos recursos Determinar (pessoas, equipamentos, equipamentos, material, material, etc) etc) (pessoas, sero necessrios necessrios para para realizar realizar as as atividades atividades sero do projeto projeto do

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Resource Planning :: Custos Envolvidos

Custos Custos Custos Custos Custos Custos de de de de de de mo de obra materiais e suprimentos servios contratados gerenciamento sistemas utilizados inflao e juros

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Elementos do Processo Resource Planning

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Resource Planning :: Inputs

Work Breakdown Structure
Identifica os processos e sub-produtos que necessitaro de recursos

Historical Information
Dados histricos sobre os tipos de recursos que foram necessrios para atividades semelhantes em projetos passados

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Resource Planning :: Inputs

Scope Statement
Contm a justificativa e os objetivos do projeto

Resource Pool Description

Mostra quais os recursos (pessoas, equipamentos, materiais, etc) que estaro disponveis podendo ser potencialmente alocados no projeto
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Resource Planning :: Inputs

Organizational Policies
Polticas da organizao no que diz respeito a recursos humanos e compra ou aluguel de materiais e equipamentos

Activity Duration Estimates

Durao prevista de cada atividade

Expert Judgment
Ajudam na avaliao das informaes
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Resource Planning :: Tools and Techniques

Alternatives Identification Project Management Software
Ferramentas de apoio para auxiliar na organizao dos recursos Pode chegar a definir disponibilidade e cronograma para cada recurso

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Resource Planning :: Resultado Principal

Documento que descreve quais e quantos tipos de recursos so necessrios para cada elemento no menor nvel da WBS
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Cost Estimating

Qual a finalidade do processo Cost Estimating?

Estimar aproximadamente aproximadamente os os custos custos dos dos Estimar recursos necessrios necessrios para para realizar realizar as as recursos atividades do do projeto projeto atividades

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Pontos Importantes em Cost Estimating

A definio do contrato deve levar em considerao o valor estimado para o projeto e o valor que ser cobrado!!! Deve-se considerar uma margem razovel devido aos riscos existentes

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Preciso das Estimativas

Order of Magnitude Estimate
Realizada na fase de inicial do projeto na faixa de 25% a +75% do valor real

Budget Estimate
Realizada na fase de planejamento do projeto na faixa de 10% a +25% do valor real

Definitive Estimate
Realizada tambm na fase de planejamento do projeto na faixa de 5% a +10% do valor real

Gerentes de de projeto projeto devem devem perseguir perseguir a a terceira terceira alternativa alternativa Gerentes
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Elementos do Processo Cost Estimating

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Cost Estimating :: Inputs

WBS Resource Requirements Resource Rates
As estimativas dependem das unidades de medida a serem utilizadas no projeto (custo de pessoal por hora, quantidade de material por metro cbico, etc)

Activity Duration Estimates

As estimativas de durao afetam diretamente as estimativas de custo
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Cost Estimating :: Inputs

Publicaes sobre Estimativas
Dados comercialmente disponveis sobre Estimativas de Custos

Riscos
O riscos, caso aconteam, tm impacto considerado nos custos do projeto

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Cost Estimating :: Inputs

Informaes Histricas
Arquivos de Projetos Bancos de dados comerciais sobre estimativa de custos Conhecimento da prpria equipe

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Cost Estimating :: Inputs

Chart of Accounts
Plano de contas da organizao Utilizada para manter correspondncia para os nmeros das contas contbeis da organizao

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Cost Estimating :: Tools and Techniques

Analogous Estimating
Denominada de Top-Down Estimating Alta gerncia utiliza expert judgment ou o custo de projetos similares para estimar o custo do projeto atual Utilizada quando no h informao suficiente para se fazer uma estimativa mais eficiente uma forma de expert judgment
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Cost Estimating :: Tools and Techniques :: Analogous Estimating

Vantagens
Rpida Tarefas no precisam ser identificadas Menor custo Quando existe pouca informao para a anlise Dar ao gerente de projetos uma idia das expectativas da alta gerncia

Desvantagens
Pouca preciso Feita sob pouca compreenso e informao sobre o projeto Requer muita experincia para dar certo Disputa na alta gerncia pela maior parte Menor compromisso da equipe

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Cost Estimating :: Tools and Techniques :: Bottom-up Estimating

Bottom-up Estimating
Os prprios indivduos que realizam o trabalho fazem as estimativas de custo e tempo para atividades ou work packages O custo total do projeto feito pela soma dos custos individuais O custo e a preciso desta tcnica esto relacionados ao tamanho e complexidade de cada atividade individual A utilizao desta tcnica impe custo e tempo para a avaliao
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Cost Estimating :: Tools and Techniques :: Bottom-up Estimating

Vantagens
Maior Preciso Compromisso da equipe Baseado em viso detalhada do projeto Prov uma base para monitorao e controle

Desvantagens
Mais lenta Exige mais tempo e custo Tendncia ao time em superestimar Requer que o projeto esteja bem compreendido e definido Disputa da equipe pela maior parte

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Cost Estimating :: Tools and Techniques

Parametric Modeling
Usa um modelo matemtico para previso dos custos Como exemplo, custo por linha de cdigo, por metro linear ou por instalao Tipos:
Regression analysis Learning curve
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Cost Estimating :: Tools and Techniques

Computerized Tools
Ferramentas como planilhas eletrnicas e ferramentas de simulao so largamente utilizadas para auxiliar na estimativa de custos Podem facilitar enormemente a tarefa

Other Cost Estimating Methods

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Cost Estimating :: Resultado Principal

Documento com a avaliao quantitativa dos custos esperados para os recursos necessrios para a concluso das atividades do projeto
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Caractersticas do Cost Estimates

Pode-se apresentar as informaes de forma resumida ou no Inclui plano de contingncia para tratar os riscos Deve expressar o valor financeiro na moeda adotada Pode apresentar outras unidades de medida como horas/dias que sero despendidos
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Cost Estimating :: Outros Resultados

Supporting detail
Representa toda a documentao utilizada durante o processo (premissas, bases de estimativa, WBS, etc)

Cost Management Plan

Descreve como as eventuais mudanas e variaes de custo sero gerenciadas

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Cost Budgeting

Qual a finalidade do processo Cost Budgeting?

Estabelecer uma medida base de custos para controlar os gastos do projeto alcanado distribuindo-se o oramento total disponvel para o projeto s suas atividades

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Elementos do Processo Cost Budgeting

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Cost Budgeting :: Inputs

Cost Estimates WBS
Identifica os elementos de projeto onde os recursos sero alocados

Project Schedule
Contm a data planejada para o incio e a data esperada do trmino dos componentes para os quais os custos sero alocados

Risk Management Plan

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Cost Budgeting :: Tools and Techniques

As mesmas ferramentas e tcnicas empregadas para desenvolver Cost Estimates

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Cost Estimating :: Resultado Principal

Distribuio base do oramento durante a execuo do projeto (tempo) para medir e monitorar os gastos do projeto

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Cost Budgeting :: Resultado Principal :: Cost Baseline

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Cost Control

Qual a finalidade do processo Cost Control?

Influenciar os os fatores fatores que que criam criam as as mudanas mudanas Influenciar no custo, custo, garantindo garantindo que que todos todos concordem concordem no com as as mudanas mudanas com Determinar que que o o Cost Cost Baseline Baseline sofreu sofreu Determinar alteraes alteraes Gerenciar as as mudanas mudanas quando quando e e como como elas elas Gerenciar ocorrerem ocorrerem
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Atividades do processo Cost Control

Monitorar o custo durante a execuo do projeto para detectar e entender as suas variaes Garantir que todas as mudanas foram registradas de forma precisa no Cost Baseline Evitar mundanas incorretas, inapropriadas ou desautorizadas Informar aos stakeholders as mudanas autorizadas Agir para que os custos esperados estejam nos limites aceitveis

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Atividades do processo Cost Control (cont.)

Verifica tambm tambm os os motivos motivos das das variaes, variaes, Verifica sejam negativas negativas ou ou positivas!!! positivas!!! sejam

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Elementos do Processo Cost Control

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Cost Control :: Inputs

Cost Baseline Change Requests Cost Management Plan Performance Reports
Fornecem informaes sobre o escopo do projeto e custo executado Progress Reports
Um tipo especial de relatrio de performance que descreve o trabalho que j foi realizado
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Cost Control :: Inputs :: Performance Reports

O custo custo depende depende do do trabalho trabalho que que ainda ainda O precisa ser ser realizado!!! realizado!!! precisa

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Cost Control :: Inputs :: Performance Reports

Expressando o trabalho realizado
uma das tarefas de controle mais importante Existe uma dificuldade muito grande em estimar essa informao Normalmente a equipe informa ao gerente de projeto um percentual que muitas vezes no confivel Diante desse contexto, regras mais eficientes so necessrias, como a que veremos a seguir

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Cost Control :: Inputs :: Performance Reports

Regras Progress Reports
Regra 0/100
Uma tarefa no pode receber crdito de trmino parcial, apenas de trmino total

Regra 20/80
Uma tarefa considerada 20% completa quando iniciada e outros 80% somente quando for terminada

Regra 50/50
Uma tarefa considerada 50% completa quando iniciada e outros 50% somente quando for terminada

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Cost Control :: Tools and Techniques

Cost Change Control System
Define os procedimentos atravs dos quais o Cost Baseline pode ser alterado Inclui os papis, sistemas de rastreamento das mudanas e nveis de autorizao necessrios para efetivar as mudanas Deve estar relacionado ao Integrated Change Control System
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Cost Control :: Tools and Techniques

Performance Measurement
Tcnicas de medio de performance ajudam na avaliao da magnitude das variaes que ocorrem na prtica Uma atividade importante do Cost Control determinar o que est causando a variao nos custos e decidir se essa requer aes corretivas
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Cost Control :: Tools and Techniques

Earned Value Management (EVM)
Mtodo utilizado para medir a performance do projeto considerando custo, tempo e escopo muito importante conhecer os conceitos e frmulas relacionados com este tema Abordado na aula sobre gerenciamento da comunicao
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Leitura Recomendada
PMBOK: Captulo 7

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