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ROTEIRO PARA PRESIDIR UMA REUNIO (Sugesto de protocolo)

Por Silvana Heidemann Rocha, 01/05/2010
(Tomei por base minha experincia adquirida no perodo em que estive frente da conduo da seo sindical dos professores da UTFPR, em que muitas vezes era preciso conduzir assemblias de at quase 1000 pessoas, em momentos de greve. apenas uma sugesto de protocolo que pode ser adaptada dependendo do contexto. O mais importante planejar com antecedncia como se pretende encaminhar os trabalhos, isto , imaginar com antecedncia como ser o momento da reunio, quem ir, quais os interesses que sero defendidos, etc e combinar com antecedncia com os que vo compartilhar da conduo da reunio, como se dar o encaminhamento dos trabalhos.)

O protocolo que se segue numa reunio pode ser mais formal ou menos formal dependendo da ocasio (se de tranqilidade ou de polmica). Mas uma reunio tem de ter suas formalidades, uma vez que excessos de informalidades podem comprometer a legitimidade da reunio. Isto , a reunio perde seus efeitos legais juridicamente e vira apenas uma conversa entre amigos ou bate-boca entre adversrios.

muito importante que a mesa condutora dos trabalhos (presidente, secretrio e auxiliares) procure estabelecer um clima de confiana e tranqilidade entre os presentes. s vezes isso possvel, s vezes no. O fundamental que seja estabelecido um clima de respeito entre os presentes, ou seja, respeito ao contraditrio.

Para a mesa condutora dos trabalhos, obrigatrio o estabelecimento do presidente e do secretrio da reunio, podendo ser nomeados/solicitados auxiliares, como por exemplo a pessoa que vai controlar os inscritos para as falas e o tempo das falas, caso o presidente e o secretrio no possam realizar tais tarefas conjuntamente.

O presidente da reunio no precisa ser necessariamente o presidente da entidade em questo ou da instncia administrativa, isto , aquele que convocou a reunio. Por isso no se deve confundir presidncia da reunio com a presidncia da entidade, mas se o presidente da entidade puder presidir os trabalhos da reunio melhor. No caso de sndicos, por causa das peculiaridades da formao ou, talvez, da falta de formao poltica da pessoa, comum que o presidente da reunio seja outra pessoa, que no o sndico.

De modo geral, uma reunio deve passar pelas seguintes etapas:

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1)

Apresentao (so os prembulos):

A pessoa que vai presidir a reunio comea falando, pedindo a ateno dos presentes dizendo que a reunio vai comear, cumprimentando os presentes, se apresentando pessoalmente, nomeando/solicitando um secretrio(a) (para fazer a ata, ajudar a controlar o tempo das falas, por exemplo), fazendo esclarecimentos sobre como a reunio ser conduzida, sobre a durao da reunio e sobre outros esclarecimentos que julgar necessrios de modo a estabelecer um clima de confiana e tranqilidade, dentre outros requisitos necessrios ao andamento da reunio. 2) Aprovao da pauta (a reunio comea efetivamente com a aprovao da pauta) O presidente da reunio l a pauta, consulta se os presentes querem incluir, excluir ou permutar pontos da pauta. Na pauta da convocao da reunio, em geral previsto um ponto para outros assuntos, justamente para viabilizar ajustes de ltima hora. O que pode acontecer: 1. Todos concordam com a pauta. Neste caso a pauta votada simblica ou explicitamente, dependendo da ocasio. O presidente da reunio prossegue com os trabalhos respeitando os pontos da pauta. 2. Algum pede modificao (incluso, excluso ou permutao de pontos) O presidente da reunio consulta os demais presentes para ver se concordam com a modificao solicitada. 2.1) Se houver consenso entre os presentes a respeito da modificao solicitada, a nova pauta votada e o presidente prossegue com os trabalhos respeitando os pontos da pauta atualizada. 2.2) Se no houver consenso quanto ao pedido de modificao da pauta, o presidente viabiliza o contraditrio, abrindo falas de defesa e de no-defesa a respeito da modificao. Quando os presentes se sentirem esclarecidos das questes implicadas na modificao ou no modificao da pauta, esta votada. Se o consenso foi estabelecido, a votao pode ser simblica. Caso contrrio, a votao deve ser formalizada.

3) Prosseguimento dos trabalhos.

Tendo uma pauta aprovada, o presidente da reunio prossegue com os trabalhos respeitando os pontos da pauta e sempre buscando obter/explicitar como sero os encaminhamentos futuros das questes referentes ao respectivo ponto em debate.

4) Encerramento da reunio
Cumprido os pontos da pauta ou esclarecido como ficam os encaminhamentos dos pontos no cumpridos, o presidente da reunio agradece a presena de todos e encerra a reunio.

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Observaes gerais: Durante a reunio, no calor do debate, s vezes perde-se o foco dos trabalhos ou a mesa condutora fica sem clareza de como deve proceder. Nesses momentos, algum dos presentes pode solicitar questo de ordem, questo de encaminhamento ou questo de esclarecimento. Questo de ordem: Este tipo de questo precede s demais. Isto , superior s questes de encaminhamentos e s de esclarecimentos. relativa ao re-estabelecimento da ordem dos trabalhos, isto , de como os trabalhos devem ser conduzidos naquele momento at que a ordem seja re-estabelecida. Ordem aqui tem o significado de que os presentes voltem a concordar com os procedimentos relativos conduo dos trabalhos. Este tipo de questo s pode ser solicitada quando a reunio se transforma em completa confuso e a mesa condutora dos trabalhos d sinais claros de que perdeu o controle da conduo. Questo de esclarecimento: Este tipo de questo precede s de encaminhamentos, uma vez que no se pode votar algo sem que os presentes estejam esclarecidos satisfatoriamente a respeito do que est sendo votado. Questo de encaminhamento: relativa apresentao de propostas de como ficam os encaminhamentos futuros da questo em debate. Numa reunio, todos os presentes, inclusive os componentes da mesa condutora dos trabalhos tem direito a expressar seus posicionamentos pessoais, uma vez que o respeito ao contraditrio foi estabelecido inicialmente como princpio norteador da reunio. Em se tendo clareza do que significa respeito ao contraditrio, os participantes da reunio estaro aptos a expressar a sua opinio, bem como ouvir o ponto de vista do outro ainda que este seja divergente do seu, aguardando o seu tempo para falar. mais produtivo para o grupo quando as falas se do num sentido de uma reflexo ampla, abrangendo vrios pontos, e no apenas num bate-rebate pontual, tal qual pingue-pongue. Para finalizar, muitos pensam que o ato de abster-se de votar quando se trata de questo polmica sinnimo de altivez de pensamento. Vale lembrar que na Grcia antiga era proibido aos senadores abster-se de expressar seu voto quando se tratava de questes polmicas.