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TOC 101 - Agosto 2008

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Dbito de despesas como proceder?

Por Paula Franco

Tive oportunidade, h cerca de um ms, de elaborar um artigo de opinio sobre a forma de distinguir determinado tipo de despesas que ocorrem nas empresas e que se relacionam com os trabalhadores internos.
artigo ento publicado versava sobre a distino entre despesas com deslocao e estada, despesas de representao, ajudas de custo e compensao pela deslocao em viatura prpria do trabalhador, ao servio da entidade patronal, mas apenas se referia a trabalhadores dependentes da empresa. Paula Franco Consultora da Cmara Aps a publicao deste texto, vrios leitores dos Tcnicos Oficiais de Contas questionaram-me sobre se aquele enquadramento tambm se aplicava a elementos externos s empresas quando estes pretendiam debitar/imputar custos a empresas clientes, como sejam trabalhadores independentes ou mesmo dbitos de outras empresas que prestem servios com ou sem regularidade. A resposta no. Assim, importa esclarecer a forma como se proceder nesses casos. Em primeiro lugar, fundamental termos presente que qualquer despesa, para que seja aceite como custo por determinada empresa, tem que ter como suporte um documento legal emitido por quem est a imputar essa mesma despesa.
Entende-se por documento legal uma factura ou documento equivalente.

Vejamos um caso prtico relacionado com um trabalhador independente, isto , um prestador de servios que normalmente emite recibos de modelo oficial vulgo recibos verdes. Um trabalhador independente tem vrias avenas acordadas com empresas. Para alm da avena estabelecida, por vezes, efectua deslocaes relacionadas com servios prestados a empresas suas clientes, e, obviamente quer ser ressarcido dos custos suportados. O hipottico profissional liberal, apenas utiliza recibos verdes e um sujeito passivo de IVA no regime normal. Assim, supondo que numa deslocao efectuada relacionada com um trabalho para um cliente, para alm de ter solicitado um adiantamento por conta de honorrios, reuniu os seguintes encargos: Km percorridos na sua viatura 450 Km;

Refeies no valor de 200 euros, todas suportadas por documentos legais emitidos pelos vrios restaurantes em nome do seu cliente; Pagamento de Hotel no valor de 175 euros, suportada com factura emitida em seu prprio nome; Realizao de vrios telefonemas para o seu cliente que pretende debitar-lhos; Pagamento por conta do cliente de custas judiciais no Tribunal. Para cada uma das situaes acima referenciadas, o sujeito passivo da categoria B dever emitir os seguintes documentos: Adiantamento por conta de honorrios Dever ser emitido um recibo verde assinalando a opo Adiantamento por conta de honorrios, este recibo encontra-se sujeito a IVA, reteno na fonte e ser considerado rendimento da categoria B. Quilmetros percorridos na sua viatura 450 Km Este dbito dever ser efectuado como se de uma prestao de servios se tratasse, isto , dar lugar emisso de um recibo verde com indicao que se refere a Honorrios. Este dbito encontra-se sujeito a IVA, reteno na fonte e ser considerado rendimento da categoria B. Para suportar este tipo de despesas nunca servir um simples mapa de quilmetros como o que elaborado pelos trabalhadores dependentes da empresa para apresentao das suas deslocaes, quanto muito o mapa poder vir anexo ao recibo para justificar empresa cliente as deslocaes efectuadas. Refeies no valor de 200 euros suportadas por documentos emitidos em nome do cliente. Neste caso, como os documentos foram emitidos originalmente em nome do cliente, apesar de ter que emitir recibo verde com o valor de 200 euros, assinalando a opo de adiantamento para despesas em nome e por conta do cliente, este documento no constituir rendimento na esfera da categoria B pois apenas servir para suportar a movimentao financeira existente entre o prestador e o cliente. Este dbito no se encontra sujeito a IVA nem a reteno na fonte. Juntamente com o recibo verde devem ser enviadas todos os documentos originais de todas as despesas em causa para que possam ser lanadas como custos (despesas de representao) na contabilidade da empresa cliente. O

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prestador de servios dever ficar com cpias de todos os documentos para justificar a operao. Pagamento de Hotel no valor de 175 euros factura emitida em nome do profissional liberal Este dbito dever ser efectuado como se de uma prestao de servios se tratasse, isto , emisso de um recibo verde com indicao que se refere a Honorrios. Este dbito encontra-se sujeito a IVA, reteno na fonte e ser considerado rendimento da categoria B. Dbito de telefonemas Este dbito dever ser efectuado como se de uma prestao de servios se tratasse, isto , emisso de um recibo verde com indicao que se refere a Honorrios. Este dbito encontra-se sujeito a IVA, reteno na fonte e ser considerado rendimento da categoria B. Pagamento por conta do cliente de custas judiciais no Tribunal Neste caso, como o documento foi originalmente emitido em nome do cliente, apesar de ter que emitir recibo verde com o valor respectivo, dever assinalar a opo de adiantamento para despesas em nome e por conta do cliente, este documento no constituir rendimento na esfera da categoria B pois apenas servir para suportar a movimentao financeira existente entre o prestador de servios e o cliente. Este dbito no se encontra sujeito a IVA nem a reteno na fonte. Juntamente com o recibo verde devem ser enviadas todos os documentos originais de todas as despesas em causa para que possam ser lanadas como custos na contabilidade da empresa cliente. Se o que foi acima referido no for cumprido, o cliente nunca poder considerar tais despesas como custo. Chamamos a ateno para o facto da maioria destas operaes se encontrarem mal suportadas, muitas vezes por falta de conhecimento sobre o procedimento correcto. Assim, importante que, quer o prestador do servio quer o adquirente estejam atentos ao cumprimento destas normas para que mais tarde o reconhecimento do custo no seja posto em causa. Tambm no caso de ser uma empresa a debitar a outra o tipo de despesas acima mencionadas, e considerando que a empresa um sujeito passivo de IVA no regime geral dever ser seguido o seguinte procedimento: Adiantamento por conta servios a prestar No momento em que efectuado o adiantamento dever ser emitido uma factura ou documento equivalente, neste caso entendemos o mais adequado um recibo. Este recibo encontra-se sujeito a IVA. Quilmetros percorridos em viatura prpria Este dbito dever ser efectuado como se de uma prestao de servios se tratasse, isto , dar lugar emisso de uma factura ou documento equivalente, neste caso entende-se como mais indicada uma nota

de dbito. Este dbito encontra-se sujeito a IVA, e ser considerado proveito da empresa. Para suportar este tipo de despesas nunca servir um simples mapa de quilmetros como o que elaborado pelos trabalhadores da empresa para apresentao das suas deslocaes, quanto muito o mapa poder vir anexo nota de dbito para justificar empresa cliente as deslocaes efectuadas. Refeies no valor de 200 euros suportadas por documentos emitidos em nome do cliente. Neste caso, como os documentos foram emitidos originalmente em nome do cliente, apesar de ter que se emitir uma nota de dbito, este documento no constituir proveitos na esfera da empresa, pois, apenas servir para suportar a movimentao financeira existente entre o prestador e o cliente. Este dbito de despesas em nome e por conta do cliente no se encontra sujeito a IVA. Pagamento de Hotel no valor de 175 euros Este dbito dever ser efectuado como se de uma prestao de servios se tratasse, isto , tem que ser emitido uma factura ou documento equivalente que neste caso se sugere que seja uma nota de dbito. Este dbito encontrase sujeito a IVA, e ser considerado proveito da empresa. Dbito de telefonemas Este dbito dever ser efectuado como se de uma prestao de servios se tratasse, isto , tem que ser emitido uma factura ou documento equivalente que neste caso se sugere que seja uma nota de dbito. Este dbito encontrase sujeito a IVA, e ser considerado proveito da empresa. Pagamento por conta do cliente de custas judiciais no Tribunal Neste caso, como os documentos foram emitidos originalmente em nome do cliente, apesar de ter que se emitir uma nota de dbito, este documento no constituir proveitos na esfera da empresa, pois, apenas servir para suportar a movimentao financeira existente entes o prestador e o cliente. Este dbito de despesas em nome e por conta do cliente no se encontra sujeito a IVA. A ttulo de concluso refira-se que se pode, e deve, debitar todos os custos que se relacionem com os clientes contudo, tero que, obviamente, ser seguidas regras para efectuar tais imputaes. Lembro tambm o princpio que, a um custo corresponder sempre um proveito. Assim, basta pensarmos um pouco racionalmente, para que tudo o que foi acima referido ganhe forma e lgica, pois s assim se poder entender esta troca de documentos que embora nos possa parecer bizarra indispensvel para a sustentabilidade do dbito de despesas a efectuar.
(Texto recebido pela CTOC em Junho de 2008)

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