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AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Auxiliar Administrativo
Alencar Garcia Bacarji
FICHA DO ALUNO
Nome:
Endereo:
Telefone:
e-mail: Anotaes:
Sumrio
APRESENTAO 7 Unidade 1 - Fundamentos de Administrao11 1.1. Introduo a Administrao. 11 1.2. Habilidades do Administrador14 1.3. A empresa e seus recursos14 1.3.1. Recursos materiais 14 1.3.2. Recursos financeiros 15 1.3.3. Recursos Humanos 15 1.3.4. Recursos Mercadolgicos 15 1.3.5. Recursos administrativos 15 1.4. Objetivos da Administrao15 1.5. Tipos de organizaes16 1.6. Trabalho em equipe17 1.6.1 Relacionamento interpessoal 18 Nessa unidade foi possvel aprender que:19 Exerccios Propostos20 Auto-avaliao20
Unidade 2 - Noes de Gesto de Empresas23 2.1. Noes de departamento pessoal23 2.2. Noes de administrao financeira e oramentria24 2.3. Noes contabilidade 26
2.4. Noes de produo e custos30 2.5. Noes de matemtica financeira33 2.6. Noes de informtica 43 Nessa unidade foi possvel aprender que:51 Exerccios Propostos54 Auto-avaliao56
Unidade 3 - Gesto organizacional: O papel do auxiliar administrativo no ambiente empresarial59 3.1. Rotinas de escritrio. 59 3.2. tica profissional. 60 3.3. Comunicao empresarial. 61 3.4. Texto (redao) empresarial63 3.5. Sistemas de documentao e arquivos68 3.6. O mercado de trabalho para o Auxiliar Administrativo: Desafios e perspectivas futuras.69 Nessa unidade foi possvel aprender que:70 Exerccios Propostos71 Auto-avaliao71 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS72
APRESENTAO
O Programa Nacional de Acesso ao Ensino Tcnico e ao Emprego PRONATEC, tem como um dos objetivos a oferta de cursos de qualificao profissional e cursos tcnicos para trabalhadores/as e pessoas expostas excluso social. E vale lembrar tambm, que muitas dessas pessoas (jovens e/ou adultas) esto h tempos fora de escola e que preciso uma srie de incentivos para que se motivem e finalizem o curso escolhido. No IFPR o PRONATEC entendido como uma ao educativa de muita importncia. Por isso, necessrio que essas pessoas possam tambm participar de outras atividades, especialmente como alunos regulares em suas diversas formas de ensino: mdio, tcnico, tecnlogo, superior e outros. Essa instituio tambm oferece a possibilidade de participao em projetos de pesquisa e extenso alm de contribuir com a permanncia dos alunos com o Programa de Assistncia Estudantil. Alm disso, o PRONATEC-IFPR pode ser visto como um instrumento de incluso social pblico e gratuito e que tem como sua poltica de educao a formao de qualidade. Para isso, os alunos do PRONATEC-IFPR podem fazer uso da estrutura de bibliotecas e laboratrios sendo sua convivncia na instituio de grande valia para os servidores (professores e tcnicosadministrativos) bem como para os demais estudantes. O PRONATEC-IFPR tambm, conta com diversos parceiros que contribuem com a realizao dos cursos. Essas parcerias so importantes tanto para o apoio de selo de qualidade quanto possibilita estrutura fsica para que os cursos possam acontecer. Porm, mesmo os cursos ocorrendo em outros espaos (que no o do IFPR) no invalida a qualidade dos profissionais que ministram as aulas, pois esses forma especialmente selecionados para essa atividade.
Unidade 1
Anotaes
ao acaso. Elas precisam ser administradas. Essas instituies so chamadas organizaes. Todas as organizaes so constitudas de: recursos humanos e no humanos, isto recursos materiais e fsicos, recursos financeiros, recursos no financeiros, recursos mercadolgicos, entre outros.
No entanto organizao pode ser definida como um agrupamento humano composto por especialistas que trabalham em uma atividade comum.(Drucker, 1994 apud Costa, 2010)
conceitos e princpios conhecidos e divulgados pelas Cincias Matemticas (como por exemplo a Estatstica), nas Cincias Humanas e Sociais (Psicologia, Sociologia), bem como na Teoria Econmica, no Direito, nas Engenharias, etc.
A administrao
organizacionais de uma maneira eficiente, eficaz e efetiva, por meio do planejamento, da organizao, da liderana e do controle dos recursos organizacionais.(CARAVANTES, 2005)
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Tal conceito conduz a interpretao dos objetivos propostos pela organizao transformando-os em ao organizacional por meio do planejamento, da organizao, da liderana e do controle de todos os esforos realizados em todas reas e nveis de uma organizao, com a finalidade de alcanar os objetivos propostos de modo adequado a situao existente.
Histrico e Evoluo
A capacidade de administrar do homem muita antiga. A construo das pirmides do Egito, h 3000 anos, um exemplo da capacidade de administrar do homem, uma vez que reuniu eficientes supervisores e gerentes, capazes de organizar e conduzir o trabalho de centenas de pessoas. Diversos filsofos, entre eles Scrates, Plato, Aristteles registraram, em seus respectivos perodos de vivncia, os conceitos, ainda que rudimentares, da palavra administrao, sendo aprimorada ao longo do tempo. Quando falamos em evoluo da administrao unnime na teoria geral da administrao ter como marco histrico o aparecimento da mecanizao. O aparecimento da mquina a vapor de James Watt e o descaroador
de algodo de Eli Whitney, deu inicio a uma nova forma de produo e, conseqentemente, uma nova forma das relaes socioeconmica. De acordo com a maioria dos autores que se dedicam a estudar tal temtica, com o incio da Revoluo Industrial, na segunda metade do sculo XVIII, ocorreu uma grande transformao sobre a forma de organizao do trabalho, que deixou de ser manual para se tornar um trabalho com uso intenso de mquinas. A mquina dominou o imaginrio da sociedade e as relaes humanas passaram a ser vistas e analisadas dentro da perspectiva da mquina. Este conceito mecanicista passou a prevalecer nas organizaes, fazendo com que o perfil de uma organizao eficiente seja aquela que
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opera como uma mquina: eficiente, rotinizada e previsvel. Na figura abaixo, tem-se um quadro cronolgico da evoluo das teorias da administrao, bem como a nfase dado por cada teoria e o principal autor responsvel pela teoria:
Figura 01: Fluxo cronolgico da Evoluo das teorias da administrao
Para desempenhar suas funes de maneira adequada, o profissional na rea de administrao deve desenvolver algumas habilidades e caractersticas fundamentais ao perfil de um bom profissional: a) Habilidade Tcnica: consiste em fazer uso de conhecimentos, procedimentos, tcnicas e equipamentos necessrios para realizao de tarefas; b) Habilidade Humana: consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas e em equipe; c) Habilidade Conceitual: consiste na capacidade para lidar com idias e conceitos abstratos, compreendendo a complexidade da organizao. Esta habilidade est relacionada ao pensar, a raciocinar e diagnosticar situaes nos diversos contextos organizacionais.
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Recursos so os meios ou ativos de que dispem as organizaes para poderem atingir seus objetivos.
Quanto mais recursos as empresas tiverem ao seu alcance, tanto melhor o seu funcionamento e, conseqentemente, melhores sero os seus resultados. Existem vrios recursos organizacionais, porm os recursos mais importantes so os seguintes: 1.3.1. Recursos materiais: so os recursos fsicos de uma organizao, tais como prdios, edifcios, instalaes, mquinas, ferramentas, equipamentos, matrias-primas, etc.
1.3.2. Recursos financeiros: engloba todos os recursos monetrios, como capital, dinheiro em caixa ou em bancos, crditos, investimentos, financiamentos, contas a receber etc. 1.3.3. Recursos Humanos: so todas as formas de atividade humana, seja ela mental, conceitual, social, manual, braal ou verbal. Tais recursos operam e dinamizam os demais recursos empresariais. 1.3.4. Recursos Mercadolgicos: so os recursos comerciais que as empresas utilizam para colocar seus produtos ou servios no mercado. So as vendas, a promoo, a propaganda, a canais de distribuio, pesquisa de mercado, definio de preos, etc. 1.3.5. Recursos administrativos: so os recursos gerenciais que as empresas possuem, tais como a direo e a superviso, utilizados para planejar, organizar, dirigir e controlar suas atividades.
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A eficincia est ligada aos meios, ou seja, aos processos, mtodos, regras e regulamentos sobre como as coisas devam ser feitas na empresa, visando sempre otimizar a utilizao dos recursos da empresa. A eficcia refere-se aos fins, ou seja, os objetivos e resultados a serem alcanados pela empresa. Sendo assim, a tarefa da Administrao incide em interpretar os objetivos propostos pela empresa e estabelecer as formas de alcan-los da melhor maneira possvel. Importante: O administrador no Brasil
de administrador no Brasil. As atividades do administrador compreendem a elaborao dos pareceres, relatrios, planos, projetos, arbitragens e laudos, em que se exija a aplicao de conhecimentos inerentes s tcnicas de organizao e pesquisas, estudos, anlises, interpretao, planejamento, implantao, coordenao e controle dos trabalhos nos campos de administrao geral.
As Ltda no so obrigadas a divulgar suas contas ou os resultados de sua gesto, embora devam elaborar Balanos e Demonstraes de Resultados anualmente, conforme previsto em lei. Deve-se lembrar que a pessoa jurdica no se confunde com as pessoas fsicas dos proprietrios. A organizao possui direitos e obrigaes e tudo que for praticado em seu nome, a organizao quem responde perante a lei. Porm, sob o ponto de vista jurdico, os efeitos de certos atos da organizao podem ser estendidos aos bens particulares dos scios e acionistas.
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Equipe
Todo grupo composto por pessoas com perfis distintos, sendo importante estar consciente das diversas maneiras de agir destas pessoas, bem como as influencias e distores que podemos causar no ambiente de trabalho. Por isso fundamental ter a capacidade de se colocar no lugar do outro, facilitando a compreenso das suas atitudes, dificuldades e desejos. Para que haja equilbrio neste grupo se faz necessrio um conjunto de elementos: normas bem definidas, comprometimento da equipe com objetivos e metas a serem alcanados, e conseqentemente, os resultados desejados pela organizao. O trabalho em equipe exige dilogo e respeito perante todas as idias do grupo, ou seja pressupe um processo democrtico onde os indivduos se integram equipe, decidem e implementam aes em conjunto, agregando novos conhecimentos a organizao. J no trabalho individual
numa concluso comum, nem mesmo emitir opinies ou realizar crticas. Este modelo formalmente definido, onde cada integrante representa o seu setor, defende o seu espao e se manifesta em nome dele prevalecendo o comportamento individualista. Devemos lembrar que o trabalho em equipe fundamental para o desenvolvimento profissional de cada indivduo. Ento para saber trabalhar em equipe necessrio, respeitar o prximo; saber ouvir o colega; ser cooperativo; compartilhar idias e, sobretudo, respeitar a opinio do prximo. Lembre-se: Uma equipe de sucesso deve se manter unida com respeito, confiana e honestidade para que seja possvel a realizao de um bom trabalho. Importante: A equipe ser mais produtiva quanto mais inteligente for, quanto melhor tiver conscincia de suas emoes e souber lidar com elas. Devemos lembrar que o trabalho em equipe proporciona o despertar do lder que h em cada em cada um de ns, criando oportunidades de exerc-la com cooperao, comprometimento e aprendizagem. 1.6.1 Relacionamento interpessoal O bom relacionamento dentro da organizao um fator fundamental para se obter sucesso na carreira profissional nos dias atuais.
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O relacionamento interpessoal o relacionamento entre as pessoas considerando a forma de como se comunicar e como se tratar. O relacionamento interpessoal envolve conhecer aspectos internos de cada um de ns, tal como o conhecimento dos prprios sentimentos, das emoes, do pensamento, das intuies, ou seja, envolve sair de dentro
de si e olhar-se como um observador de sua postura profissional. O bom funcionrio aquele que objetiva conquistar esse papel de observador, bem como de contribuir para construir um ambiente de respeito, com oportunidades de aprendizado e crescimento profissional. Lembre-se: Saber trabalhar em equipe origina-se na aptido intrapessoal: se me conheo, consigo estabelecer relacionamentos saudveis e reconhecer o outro.
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gerar bens e/ou servios, vendendo-os para a sociedade, com uma margem de
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lucro que viabilize o investimento de capital. Basicamente h duas formas de formao das organizaes lucrativas: sociedades annimas e as sociedades por cotas limitadas. 6. Equipe um pequeno grupo de pessoas com habilidades complementares que trabalham juntas visando atingir um propsito comum. 7. O relacionamento interpessoal o relacionamento entre as pessoas considerando a forma de como se comunicar e como se tratar. O bom relacionamento dentro da organizao um fator fundamental para se obter sucesso na carreira profissional.
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Exerccios Propostos
1. O que uma organizao? 2. Qual o conceito de administrao? 3. Para desempenhar suas funes de maneira adequada, o profissional na rea de administrao deve desenvolver algumas habilidades. Quais so essas habilidades? 4. Qual a importncia dos recursos organizacionais? Classifique-os 5. Conceitue equipe. Qual sua importncia para o contexto organizacional?
Auto-avaliao
Nesta unidade verificamos que o relacionamento interpessoal o relacionamento entre as pessoas considerando a forma de como se comunicar e de como se tratar. Comente alguma situao que voc tenha presenciado algo negativo a esse respeito e discuta com os colegas qual a melhor maneira de lidar com esta situao.
Unidade 2
Anotaes
O departamento pessoal a unidade de execuo vinculada ao departamento de recursos humanos incumbida da administrao do cadastro e da folha de pagamento do pessoal. competncia deste departamento a execuo das seguintes atividades: admisso, atualizao cadastral, desligamentos, concesso de licenas, de afastamentos, de frias, entre outras atividades. Basicamente o departamento pessoal composto por trs setores: admisso, compensao e desligamento. O setor de admisso tem por atribuio cuidar de todo o processo de integrao do funcionrio a empresa, dentro dos critrios administrativos e as conformidades da legislao trabalhista vigente. O setor de compensao tem por atribuio cuidar de todo processo de controle de freqncia, pagamento de salrios e demais benefcios, bem como de pagamentos de taxas, impostos e contribuies, conforme as exigncias legais em vigncia.
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A administrao financeira e oramentria cuida dos assuntos relacionados administrao das finanas de organizaes pblicas e privadas.
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O objetivo da administrao financeira e oramentria administrar os recursos financeiros, de modo que eles proporcionem o maior rendimento e retorno esperado, frente ao capital investido. Ela est diretamente ligada a administrao, economia e a contabilidade. Trabalhar com finanas aplicar de uma srie de princpios econmicos, administrativos e contbeis, objetivando a maximizao da riqueza da empresa e do valor das suas aes. Maximizar a riqueza, segundo anlise financeiroeconmica, consiste em selecionar aqueles investimentos que possuem a melhor compensao entre risco e retorno, contribuindo para gerao de valor da empresa. Os fluxos financeiros, por sua vez, ocorrem por intermdio das operaes e servios financeiros realizados por instituies, empresas, governos e indivduos, os quais cedem e captam recursos financeiros. O administrador financeiro deve preocupar-se com trs tipos bsicos de questes: a) Realizar a anlise, o planejamento e o controle financeiro, alm de coordenar, monitorar e avaliar todas as atividades da empresa, bem como participar ativamente das decises estratgicas da empresa, visando potencializar suas operaes;
b) Decises de financiamentos: a tomada de deciso do administrador quanto a captao de financiamentos para investimentos, considerando a combinao adequada dos financiamentos a curto e a longo prazos; c) Decises de investimentos: o administrador deve buscar a aplicao de recursos financeiros, considerando a relao adequada de risco e de retorno dos capitais investidos. Abaixo, seguem alguns conceitos importantes acerca da administrao financeira e oramentria: a) Ciclo operacional: inicia-se com a compra da matria-prima e encerraAUXILIAR ADMINISTRATIVO
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se com o recebimento da venda; b) Ciclo financeiro: inicia-se no momento do pagamento da matriaprima e encerra-se no recebimento do pagamento dos produtos; c) Ciclo econmico: inicia-se com a compra da matria-prima e encerrase com a venda do produto; d) Perodo de contas a receber: intervalo de tempo entre a venda dos produtos at o recebimento do pagamento; e) Perodo de contas a pagar: intervalo entre o recebimento da matriaprima at o seu pagamento; f) Estoques: utilizada para registrar os estoques de produtos para venda; g) Caixa: conta utilizada para registrar todas as disponibilidades da empresa, dinheiro, aplicaes, depsitos em bancos, etc.; h) Capital Social: conta utilizada para registrar o valor investido na empresa pelos scios ou acionistas; i) Gasto: o valor dos insumos adquiridos pela empresa num determinado perodo;
empresa e no identificados com a fabricao; l) Custo: o valor dos insumos gastos pela empresa com a fabricao de seus produtos; m) Desembolso: o valor devidamente pago pelos insumos adquiridos num determinado perodo; n) ndice de liquidez: visa medir a capacidade de pagamento de uma empresa, ou seja, a capacidade de cumprir com suas obrigaes.
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A contabilidade a cincia que se ocupa do registro, atravs de tcnicas prprias, dos atos e fatos da administrao das entidades econmico-financeiras, que possam ser expressos monetariamente, possibilitando o controle, o estudo, a interpretao e o fornecimento de informaes sobre as variaes do Patrimnio das empresas, para todos os usurios interessados (VILA, 2006).
Resumidamente, contabilidade a cincia que estuda e controla o patrimnio em suas variaes quantitativas e qualitativas. O conceito de contabilidade nos revela, de maneira implcita, as funes que iro auxiliar em sua aplicao: registrar, organizar, demonstrar, analisar e acompanhar as informaes contbeis de uma organizao. As tcnicas contbeis so procedimentos que complementam as funes contbeis, com o intuito de facilitar a correta aplicao da contabilidade.
Dentre as principais tcnicas, segundo vila (2010) destacam-se: a) Escriturao: consiste em registrar, em ordem cronolgica, as ocorrncias que influenciam a evoluo patrimonial. importante lembrar que a escriturao baseada em documentos comprobatrios que devem estar disposio para consulta, visando a comprovao de sua veracidade; b) Demonstraes Contbeis: consiste em apresentar todos os registros efetuados em forma condensada que apresente os resultados atingidos pela empresa em determinado perodo. A Lei n 6.404/76 denomina as demonstraes contbeis como Demonstraes Financeiras;
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c) Auditoria: consiste na tcnica que visa validar a exatido dos registros efetuados e apresentados nas demonstraes contbeis, ou seja, na verificao das tcnicas da escriturao e das demonstraes contbeis. uma conferncia documental de todos os procedimentos utilizados pela contabilidade. d) Anlise: consiste em uma interpretao das informaes fornecidas pela contabilidade, visando facilitar seu manuseio e sua utilizao.
Patrimnio o conjunto de bens, direitos e obrigaes de uma pessoa fsica ou jurdica, com ou sem fins lucrativos, que possam ser avaliados monetariamente.
Os bens so aqueles elementos que podem ser transformados em dinheiro e que possuam algum valor econmico, ou seja, tudo que possa ser suscetvel de avaliao econmica e possa satisfazer as necessidades humanas. Classificam-se em: a) Bens Mveis: So aqueles que podem ser deslocados de seu local de origem para outro, sem provocar danos.Ex.: Veculos, mquinas, estoque de mercadorias, etc.
natural sem provocar danos.Ex.: Imveis, terrenos, construes, etc. c) Bens Tangveis: So aqueles que podem ser tocados, ou seja, que possuem corpo fsico. Ex.: Mquinas, veculos, estoque de mercadorias, imveis, etc. d) Bens Intangveis: So aqueles que no podem ser tocados e que no possuem corpo fsico. Ex.: Direitos autorais, marcas e patentes, etc. Os direitos representam todos os valores que se tm a receber de terceiros, provenientes de transaes comerciais de venda a prazo. Na venda a prazo o cliente tem a posse da mercadoria, mas s ter a propriedade depois do pagamento. Nas aplicaes o dinheiro da empresa, mas est em poder do banco. So valores a receber, a recuperar, a compensar. Ex.: Duplicatas a receber (surge de uma venda a prazo), adiantamento para funcionrios (direito de descontar no pagamento), etc. As obrigaes representam o valor que se tem a pagar a terceiros, provenientes de transaes comerciais de compra a prazo. Em outras palavras, so bens de terceiros em nosso poder. Ex.: Duplicatas a pagar, salrios a pagar, financiamentos obtidos, adianta-mento de clientes, etc. Abaixo temos a representao grfica do patrimnio:
Figura 02: Representao Grfica do Patrimnio
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Patrimnio
ATIVO PASSIVO
BENS
Caixa....................................5.100,00 Banco conta movimento.......2.400,00
OBRIGAES
Fornecedores.......................6.000,00 Salrios a pagar...................3.400,00
Mercadorias..........................5.800,00
DIREITOS
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Patrimnio Lquido (situao lquida): Segundo vila (2010) patrimnio lquido representa o grupo que tem por caracterstica demonstrar todos os valores que os proprietrios in-vestiram para que a empresa pudesse existir, bem como ficam demonstrados os valores que retornaram desse investimento. Em outras palavras, o Patrimnio Lquido representa as obrigaes da entidade para com os proprietrios, scios ou acionistas e indica a dife-rena entre o valor dos bens e direitos (Ativo) e o valor das obrigaes com terceiros (denominado de passivo exigvel). Equao fundamental do patrimnio:
Importante: 1) Se o Ativo for maior que o Passivo, temos uma Situao Lquida Positiva; 2) Se o Ativo for igual ao Passivo, temos uma Situao Lquida Nula; 3) Se o Ativo for menor que o Passivo, temos uma Situao Lquida Negativa.
da oferta da firma individual. Esses temas foram inicialmente tratados pela teoria econmica e, com o decorrer do tempo, foram incorporados nas reas de contabilidade, engenharia e administrao. Os princpios da teoria da produo e da teoria dos custos de produo so peas fundamentais para a anlise dos preos e do emprego dos fatores de produo (capital, mo de obra, tecnologia, recursos naturais), assim como de sua alocao entre os diversos usos alternativos na economia. Assim sendo, a teoria da produo e a teoria dos custos de produo desempenham dois papis extremamente importantes: a) Servem de base para anlise das relaes existentes entre produo e custos de produo; b) Servem de apoio para a anlise da procura da firma com relao aos fatores de produo que utiliza: para produzir bens, as empresas dependem da disponibilidade de fatores de produo. Ou seja, a teoria da produo trata apenas de relaes fsicas, enquanto a teoria dos custos de produo envolve tambm os preos dos insumos de produo.
Produo o processo de transformao dos fatores adquiridos pela empresa em produtos para venda no mercado, ou seja, servios, transportes, atividades financeiras, comrcio entre outras atividades. Funo de Produo: a relao que mostra a quantidade fsica obtida do produto a partir da quantidade fsica utilizada dos fatores de produo em determinado perodo de tempo.
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Q = f (x1,x2,x3,....,xn)
onde, Q representa a quantidade produzida do bem ou servio, em determinado perodo de tempo; f uma funo da quantidade de insumos utilizados; x1,x2,x3,.... xn insumos de produo. Fatores de produo: a) Fatores de produo variveis: so aqueles cujas quantidades utilizadas variam quando o volume de produo se altera. Ex.: matria prima, mo de obra, etc. b) Fatores de produo fixos: so aqueles cujas quantidades no mudam quando a quantidade do produto varia. Ex.: infra estrutura. Importante: No curto prazo no h possibilidade de variao do insumo capital, somente do insumo mo de obra. identificam as quantidades utilizadas dos diferentes
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Custos de produo:
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O objetivo bsico de uma firma a maximizao de sua atividade produtiva. A otimizao da atividade produtiva da firma poder ocorrer quando ocorrer a maximizao da produo (para um dado custo total) e/ou a minimizao do custo total (para um dado nvel de produo).
Maximizao do Lucro Total: Diferena entre as receitas de vendas da empresa e seus custos totais de produo.
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LT = RT CT
onde, LT = lucro total; RT = receita total de vendas CT = custo total de produo Receita de Vendas (ou receita total): o produto da quantidade total vendida pelo preo de venda, ou seja:
RT = P x Q
Custo Total de Produo: dado pelo somatrio dos custos fixos (CF) e custos variveis (CV), ou seja:
CT = CF + CV
Importante: Os custos totais de curto prazo so caracterizados pelo fato de serem compostos por parcelas de custos fixos e de custos variveis. J os custos totais de longo prazo so formados unicamente por custos variveis.
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i = J/C Ci = J J = Ci
onde:
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i = taxa de juro J = Juro C = capital Chamamos de montante ao valor do capital acrescido do juro, ou seja:
M=C+J
Ex.: a) Qual o juro e o montante de uma aplicao de R$800,00, durante um ano a taxa de juro de 30% a.a.? Resolvendo: C = 800,00 i = 30%a.a. Durante um ano Montante (M) =? j = ci j = 800 x 30% j = 800 x 30/100 j = $240,00 M=c+j
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M =800 + 240 M = $1040,00 Lembre-se: a unidade de tempo utilizada ao ano! b) Qual o juro e o montante de uma aplicao de R$900,00 durante um semestre a taxa de juro de 20% a.s.? Resolvendo:
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J=? M=? C = 900,00 I = 20%a.s. Durante um semestre J = Ci J = 900 x 20% J = 900 x 20/100 J = $180,00 M=j+c M = 180 + 900 M = 1080,00 Lembre-se: a unidade de tempo utilizada ao semestre!
Juros Simples
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Os juros so sempre calculados sobre o valor inicial da transao, ou seja, sobre o capital. Assim, em todos os perodos os juros sero sempre iguais ao produto do capital pela taxa. A frmula para o clculo do juros simples :
J = C. i . n
onde, C refere-se ao capital, i representa a taxa de juros e n representa o tempo (em dias, ms, trimestre, quadrimestre, semestre, ano, etc..) Ex.: Um homem tem uma dvida de R$ 1.000,00 que deve ser paga com juros de 10% a.a (ao ano), em 3 anos, pelo regime de capitalizao simples. Qual o valor do juro e do montante? Resolvendo: C = 1000,00 i = 10% a.a. n = 3 anos.
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J = Ci J1 = 1000 x 10% = J1 = 100 = J2 = J3 - no regime de capitalizao simples o juros ser o mesmo em todo o perodo (isto s ocorre na teoria, pois na pratica o regime sempre o composto). J = juros totais
J = j1 + j2 + j3 J = 100 + 100 + 100 = 300 ou J = C.i.n J = 1000 x 10% x 3 J = 1000 x 10/100 x 3 J = 300
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Montante (M) = ?
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perodo anterior para gerar juro no perodo atual, ou seja, o juro calculado a partir do segundo perodo financeiro sobre o montante do perodo anterior, e no mais somente do capital que deu inicio a transao.
Para facilitar o entendimento devemos lembrar que o regime de capitalizao de juro composto quando a cada perodo os juros so incorporados ao capital inicial e o novo capital passa tambm a render juros. Ex.: Um homem tem uma dvida de R$ 1.000,00 que deve ser paga com juros de 10% a.a (ao ano), em 3 anos, pelo regime de capitalizao composto. Qual o valor do juro e do montante? Resolvendo: C = 1000 i = 10% a.a. n = 3 anos
J = juros totais
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Montante = ? M=C+J
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M = 1000 + 331 M = 1331,00 Para facilitar o clculo, primeiramente calculamos o montante da seguinte forma: M = C (1 + i ) n onde (1 + i )n o fator de capitalizao (acumulao de capital) Em seguida, subtramos o capital inicial da transao do montante final: (J = M - C) Aplicando ao exemplo anterior, teremos: M = 1000 (1 + 10/100) 3 M = 1000 x 1,331 M = 1331,00 J=M-C J = 1331,00 - 1000,00 J = 331,00
Desconto
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a operao na qual calculamos o valor do abatimento de uma dvida que paga antecipadamente.
calculado por: A = N - D
onde, A: corresponde ao valor atual (ou nominal); N: corresponde ao valor do ttulo (ou dvida); D: corresponde ao desconto concedido. Desconto Simples
D = N.i.n
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vencimento, de um banco que utiliza uma taxa de juro simples de 1% a.m. Qual o valor atual do ttulo? D = N.i.n D = 10.000 x 1/100 x 2 D = 200,00 A=N-D A = 10.000,00 - 200,00
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A = 9.800,00 Desconto Composto O conceito de desconto em juro composto similar ao de desconto em juro simples. A frmula utilizada :
A= N. 1/ (1+i)n
onde, N = valor do ttulo (ou dvida) i = taxa de juro n = unidade de tempo Ex.: Voc quer descontar um ttulo de R$ 5.000,00 , 2 meses antes do vencimento, de um banco que utiliza uma taxa de juro composto de 2% a.m. Qual o valor atual do ttulo?
deve sofrer alguma mudana ou alterao para que possa ser repassada
Bit a menor unidade de medida usada em informtica. Cada bit representa um valor da linguagem binria, que a linguagem utilizada pela mquina para processamento de clculos (0,1). Quando enviado um pulso eltrico de tenso mais alta, a mquina entende como o valor 1 da linguagem binria. Quando enviado um pulso com tenso mais baixa, a mquina o considera como valor 0 . E a cada 8 bits, formado um byte, que representa um caractere ou letra do alfabeto. Ex: Letra A = 0011 0101 Nmero 5 = 0100 0001 Abaixo est a tabela de representao das unidades de medida utilizadas na informtica:
UNIDADE 46
COMPOSTO DE:
Hardware: a parte fsica do computador, aquela que voc pode tocar. ele quem permite a entrada de dados no computador, processa, e permite a sada das informaes.
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O funcionamento de um computador dividido basicamente em trs grupos de hardware, conforme apresentado na figura abaixo:
Figura 3: Hardware - composio de um computador
Dispositivos de Entrada - Teclado; - Mouse; - Scanner; - Cmera digital;
Dispositivos de entrada: So os equipamentos que permitem que o usurio insira dados no computador. Ex.: Teclado, mouse, scanner, etc. Processamento: So representados pelo hardware que recebem estes dados, e fazem os clculos e processamentos necessrios. Ex.: Processador, placa me, memria RAM, etc. Dispositivos de sada: So aqueles perifricos que devolvem ao usurio o resultado dos dados inseridos e processador pelo computador. Ex.: Monitor, impressora, etc. Porm, neste processo, muitas vezes necessrio armazenar os dados dispositivos de armazenamento. Tais dispositivos so responsveis por gravar as informaes contidas em um computador, garantindo que elas no se percam mesmo quando o computador desligado. Por esta caracterstica, so classificados como memria no voltil. So eles: a) Disco Rgido: Conhecido tambm como HD, um dispositivo de armazenamento composto de discos magnticos responsveis pelo armazenamento dos dados. nele que ficam gravados o sistema operacional e os arquivos do computador. Tem alta capacidade de armazenamento de arquivos (at 750 GigaBytes) b) Disco tico: So os drives que fazem a leitura e gravao em CD-R (Compact Disc Recordable). Permitem que sejam armazenados um grande volume de arquivos (em mdia 700 MegaBytes) em um CD e levados para outro computador. Funes do teclado Como dito anteriormente, o teclado um dispositivo de entrada responsvel pela insero de dados no computador por um usurio. Alm das teclas representando nmeros e letras, possui algumas teclas com funes especficas:
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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TECLA 48 ESC
FUNO
Cancela uma operao (cancela uma excluso, uma cpia, etc.) So teclas padronizadas que podem ser utilizadas para executar
F1 a F12
determinada operao, de acordo com o software utilizado. (Ex.: No Windows, a tecla F1 abre a janela de ajuda)
TAB
Em um editor de textos, muda a posio do texto ou cursor. Em uma planilha, ele muda de clula. Trava/destrava as letras do teclado em somente MAISCULA. Quando ligado, acende um led no teclado Quando o CAPS LOCK est desligado, serve para inserir uma letra
CAPS LOCK
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SHIFT
MAISCULA. Serve tambm para inserir os smbolos grafados na parte de cima das teclas do teclado. Tecla que, quando combinada com outra, serve para acionar atalhos de comandos dos softwares. Tecla que, quando combinada uma letra, serve para acessar o menu do software. (Ex.: Alt + A) Acessa o menu iniciar da barra de tarefas Captura a tela que est sendo exibida no monitor Quando ligada, move a barra de rolagem lateral em vez do cursor. Quando est ativada, acende um led no teclado. Pausa uma operao. Alterna o modo de incluso de letras em um texto, podendo adicionar letras ou substituir as letras existentes. Apaga o contedo de um texto situado a direita do cursor. Apaga o contedo de uma clula. Em um editor de textos, posiciona o cursor no comeo de uma linha. Numa planilha, posiciona na primeira clula da linha.
CRTL (Control)
DELETE
HOME
Em um editor de textos, posiciona o cursor no final de uma linha. Numa planilha, posiciona na ltima clula da linha. Sobe a pgina que est sendo exibida na tela. Desce a pgina que est sendo exibida na tela. Ativa/Desativa as teclas do teclado numrico, situadas na parte direita do teclado. Quando ligado, acende um led no teclado. Controlam a posio do cursor na tela/clula.
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O mouse um dos principais dispositivos de entrada de um computador. Com ele, voc pode apontar para um determinado objeto, executar aes, arrastar objetos e modific-los. Geralmente possui trs botes, porm os mais usados so os dois botes situados nas extremidades laterais do mouse. O boto esquerdo usado para executar a ao, enquanto o direito usado para acessar o menu de opes de um objeto, conforme veremos mais a frente. Software a parte do conjunto computacional que controla as tarefas do hardware. a parte no palpvel do computador. atravs dele que o computador consegue entender o que o usurio deseja que ele faa. So divididos por categorias: a) Sistemas Operacionais: So os softwares que controlam todo o funcionamento do hardware. b) Aplicativos de escritrio: So os softwares que realizam as tarefas comuns a um escritrio, como criao de documentos de texto, planilhas de clculo, agendas, apresentaes. Dentre os aplicativos disponveis atualmente, temos o pacote Microsoft Office (word, excel, powerpoint...) e o OpenOffice (writer, calc, draw...)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Utilizao do mouse
para gerenciar as informaes de uma determinada empresa. Sistema operacional o software que faz a interface entre o usurio do computador e o hardware, gerenciando todas as tarefas executadas pelo computador de acordo com os comandos dados pelo usurio. Ele responsvel em transformar as tarefas solicitadas pelo operador em linguagem de mquina, fazendo com que o hardware processe esta tarefa e retorne um resultado, que tambm ser traduzido pelo sistema operacional para uma linguagem que o usurio compreenda.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Usurio
TEXTO
Sistema Operacional
0100101
Insere
L HARDWARE i n g .
r o
A estrutura de um sistema operacional composta por arquivos. Cada arquivo possui determinadas instrues em seu contedo. Eles so diferenciados por um nome e por uma extenso. A extenso de um arquivo representa o tipo de arquivo que ele e a sua funo no computador. Existem arquivos que fazem parte de um software ou auxiliam no seu funcionamento, que so denominados arquivos de sistema. Estes arquivos no podem ser alterados pelo usurio, e so utilizados somente pelo Sistema Operacional e pelo software do qual faz parte. Tambm existem os arquivos que so criados pelo usurio atravs de um aplicativo, como o Word por exemplo. Um texto gravado se transforma em um arquivo com uma extenso .doc, que o identifica como documento de texto criado no Microsoft Word. Estes arquivos quando acionados abrem o aplicativo no qual foram criados e permitem que sejam alterados pelo usurio.
Ex.: Texto.txt Um arquivo com a extenso .txt contm um texto dentro dele. Aplicativo.exe Um arquivo com a extenso .exe contm comandos a serem executados pelo hardware. Existem vrios outros tipos de arquivos, com suas devidas extenses e funes, tais como .arj, .zip, .doc, .xls, .bat, etc. Todos estes arquivos, para no ficarem todos jogados de qualquer forma
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Pastas
Para facilitar o entendimento, imagine um grande arquivo de uma empresa, onde cada pasta representa um assunto determinado, e dentro de cada pasta existem vrios documentos (arquivos). Em um sistema operacional, voc pode perfeitamente ter uma pasta dentro de outra pasta. Ou seja, uma pasta pode conter ao mesmo tempo arquivos e outras pastas, que so denominadas subpastas. Abaixo seguem alguns conceitos e definies acerca dos sistemas operacionais e demais componentes:
sistemas operacionais em 1980, sendo o DOS (Disk Operating System) seu primeiro sistema operacional. De l para c foram desenvolvidas e aperfeioadas vrias verses do DOS, at serem substitudas pelas verses do Windows. Hoje, a Microsoft possui duas verses que atuam em grande parte do mercado. b) Linux e suas verses: O Linux um popular sistema operacional que possui o seu cdigo fonte e diversos programas aplicativos livres, desenvolvidos por programadores e empresas espalhados pelo mundo. Por possuir o seu cdigo fonte aberto, existem vrias verses criadas a partir do cdigo padro, como a verso brasileira Linux Conectiva (que foi uma das primeiras verses), desenvolvida para o padres brasileiros de hardwares. c) Redes de computadores: as redes de computadores so formadas pela ligao de dois ou mais computadores e tambm outros dispositivos, como: HUB, Switch, roteador, entre outros. Ex.: internet. d) Segurana da informao: est relacionada a diferentes aspectos referentes integridade, confiabilidade e disponibilidade de informaes. e) Vrus de computador: considerado vrus um programa malicioso que, muitas vezes, por seu tamanho reduzido, passa despercebido e infecta os sistemas e demais computadores. Atualmente grande parte das contaminaes acontece por anexos em: e-mails, sistemas operacionais e programas de antivrus desatualizados. f) Antivrus: so programas desenvolvidos para detectar ameaas de vrus e elimin-las. Esses programas possuem uma base de dados atualizada cotidianamente, contendo informaes das principais ameaas existentes. Dentre os principais antivrus disponveis no mercado, sobressaem: Norton, AVG, Avast, McAfee, Panda, etc.
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g) Criptografia: consiste em transformar uma mensagem, em sua forma original, em uma outra forma, totalmente ilegvel, utilizando uma codificao chave secreta, sendo conhecida somente para quem est enviando e recebendo a mensagem. h) Firewall ou barreira de fogo o nome dado ao software responsvel por verificar e regular todo o trfego existente entre redes diferentes, impedindo que a transmisso de dados no autorizados possa circular de uma rede outra.
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pessoa fsica ou jurdi-ca, com ou sem fins lucrativos, que possam ser avaliados monetariamente. 8. Bens so todos os elementos que podem ser transformados em dinheiro e que possuam algum valor econmico, ou seja, tudo que possa ser suscetvel de avaliao econmica e possa satisfazer as necessidades humanas. Podem ser classificados em: bens mveis e imveis, bens tangveis e intangveis. 9. Direitos representam todos os valores que se tm a receber de terceiros, provenientes de transaes comerciais de venda a prazo. 10. Obrigaes representam o valor que se tem a pagar a terceiros, provenientes de transaes comerciais de compra a prazo, em outras palavras, so bens de terceiros em nosso poder. 11. Patrimnio Lquido representa as obrigaes da entidade para com os proprietrios, scios ou acionistas e indica a diferena entre o valor dos bens e direitos (Ativo) e o valor das obrigaes com terceiros (denominado de passivo exigvel). 12. A equao fundamental do Patrimnio Lquido dado pelo somatrio dos bens e direitos, subtraindo as obrigaes da organizao. 13. Os princpios da teoria da produo e da teoria dos custos de produo so peas fundamentais para a anlise dos preos e do emprego dos fatores de produo (capital, mo de obra, tecnologia, recursos naturais), assim como de sua alocao entre os diver-sos usos alternativos na economia. 14. Funo de Produo a relao que mostra a quantidade fsica obtida do produto a partir da quantidade fsica utilizada dos fatores de produo em determinado perodo de tempo. 15. Fatores de produo variveis so aqueles cujas quantidades utilizadas variam quando o volume de produo se altera.
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16. Fatores de produo fixos so aqueles cujas quantidades no mudam quando a quantidade do produto varia. 17. Produto total corresponde a quantidade do produto que se obtm da utilizao do fator varivel de produo, mantendo-se fixa a quantidade dos demais fatores. 18. A maximizao do lucro total corresponde a diferena entre as receitas de vendas da empresa e seus custos totais de produo. 19. Juro a remunerao sobre algum recurso financeiro, ou seja, o valor do aluguel do recurso financeiro. 20. Taxa nominal ocorre quando o perodo de formao e o perodo de incorporao de juros ao capital no coincide com aquele em que a taxa est referenciada. 21. Taxa efetiva ocorre quando o perodo de formao e o perodo de incorporao de juros ao Capital coincide com aquele a que a taxa est referenciada. 22. Taxa real a taxa efetiva corrigida pela taxa inflacionria do perodo. 23. Juros compostos o regime em que a taxa de juro incide sobre o montante do perodo anterior para gerar juro no perodo atual, ou seja, o juro calculado a partir do segundo perodo financeiro sobre o montante do perodo anterior, e no mais somente do capital que deu inicio a transao. 24. Desconto a operao na qual calculamos o valor do abatimento de uma dvida que paga antecipadamente. 25. Bit a menor unidade de medida usada em informtica. Cada bit representa um valor da linguagem binria, que a linguagem utilizada pela mquina para processamento de clculos (0,1). 26. Hardware a parte fsica do computador.
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o usurio insira dados no computador. 28. Processamento so representados pelo hardware que recebem estes dados, e fazem os clculos e processamentos necessrios. 29. Dispositivos de sada so aqueles perifricos que devolvem ao usurio o resultado dos dados inseridos e processados pelo computador. 30. Sistema operacional o software que faz a interface entre o usurio do computador e o hardware, gerenciando todas as tarefas executadas pelo computador de acordo com os comandos dados pelo usurio.
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31. Aplicativos de escritrio so os softwares que realizam as tarefas comuns a um escritrio, como criao de documentos de texto, planilhas de clculo, agendas, apresentaes. 32. Aplicativos de gesto so softwares desenvolvidos especialmente para gerenciar as informaes de uma determinada empresa. 33. Segurana da informao est relacionada a diferentes aspectos referentes integridade, confiabilidade e disponibilidade de informaes. 34. Antivrus so programas desenvolvidos para detectar ameaas de vrus e elimin-las. 35. Criptografia consiste em transformar uma mensagem em outra, totalmente ilegvel, utilizando uma chave secreta, sendo conhecida somente para quem est enviando e recebendo a mensagem.
Exerccios Propostos
1. Qual o objetivo da Contabilidade? 2. As tcnicas contbeis so procedimentos que complementam as funes contbeis, com o intuito de facilitar a correta aplicao da contabilidade.
Descreva as principais tcnicas contbeis e comente a sua utilizao. 3. Com base nos dados abaixo, faa uma representao grfica do Patrimnio. Caixa.............................................................................. 50.000,00 Banco conta movimento............................................. 300.000,00
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Veculos...................................................................... 40.000,00 Fornecedores............................................................... 100.000,00 Impostos a pagar......................................................... Financiamento a pagar................................................ 10.000,00 14.000,00
4. De acordo com os dados abaixo, calcule custo total, receita total e lucro total. Custo fixo............................................................ Custo varivel..................................................... Preo (por unidade)............................................ Quantidade vendida............................................ 10,00 5,00 20,00 120
deve ser paga com juros de 10% a.a (ao ano), em 3 anos, pelo regime de capitalizao simples (juros simples)? 6. Qual o juro e o montante de uma aplicao de R$ 10.000,00 que deve ser paga com juros de 10% a.a (ao ano), em 3 anos, pelo regime de capitalizao composto (juros composto)? 7. Voc quer descontar um ttulo de R$ 30.000,00 , 4 meses antes do vencimento, de um banco que utiliza uma taxa de juro simples de 2 % a.m. Qual o valor atual do ttulo? 8. Voc quer descontar um ttulo de R$ 3.000,00 , 2 meses antes do vencimento, de um banco que utiliza uma taxa de juro composto de 1,75% a.m. Qual o valor atual do ttulo? 9. O que um Sistema operacional? Quais so os principais sistemas operacionais disponveis atualmente? 10. O que significa criptografar uma mensagem?
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Auto-avaliao
Nesta unidade verificamos que segurana da informao est relacionada a diferentes aspectos referentes integridade, confiabilidade e disponibilidade de informaes eletrnicas. Comente alguma situao que voc tenha presenciado algo negativo a esse respeito e discuta com os colegas qual a melhor maneira de lidar com esta situao.
Unidade 3
Anotaes
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A rotina de escritrio visa demonstrar como importante a organizao e a execuo de atividades de apoio administrativo de maneira adequada, atendendo s necessidades da empresa, de acordo com as caractersticas de cada setor.
Entre as atividades a serem executadas, sobressaem: a) preparar expedientes administrativos sob orientao dos superiores; b) operar equipamentos diversos, tais como telefones, aparelhos de fax, computadores, copiadoras, projetores multimdia; c) controlar a entrada e a sada de materiais bem como a sua distribuio durante o expediente; d) manter arquivos e documentos organizados, e) contribuir para manter o ambiente de trabalho limpo e saudvel. importante lembrar que cada empresa possui sua rotina, devendo o profissional da rea administrativa seguir as orientaes de seus superiores, bem como contribuir para sua melhoria.
tica um conjunto de valores morais, e o homem, por sua vez, orientado por estes valores; por este motivo, pode haver vrias vises em diferentes segmentos, pois depende da criao de cada indivduo e do seu equilbrio mental (COSTA, 2010)
A tica no se confunde com a moral. A moral a regulao dos valores e comportamentos considerados legtimos por uma determinada sociedade, um povo, uma certa tradio cultural, uma religio, etc. Isto significa dizer que uma moral um fenmeno social particular, que no tem necessariamente compromisso com a universalidade, isto , com o que vlido e de direito para todos os homens. A tica, por sua vez, uma reflexo crtica sobre a moralidade. A tica existe como uma referncia para os seres humanos em sociedade, de tal forma que a sociedade possa se tornar cada vez mais humana. A tica ilumina a conscincia humana, sustenta e dirige as aes do homem, norteando a conduta individual e social. um produto histrico-cultural que busca definir o que virtude, o que bom ou mal, certo ou errado, permitido ou proibido, para cada cultura e sociedade. Em outra palavras, tica um conjunto de regras, princpios ou maneira de pensar e expressar. tudo aquilo que envolve integridade, ser tolerante e flexvel, honesto em qualquer situao, ter coragem para assumir seus erros e decises. A tica profissional se inicia com a reflexo. Quando escolhemos a nossa profisso, passamos a ter deveres profissionais obrigatrios. Ao completar a formao em nvel superior, o formando faz um juramento, que significa seu comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moral da tica profissional. Ser um profissional tico ser profissional mesmo em situaes indesejveis.
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A comunicao empresarial consiste num processo de gerenciamento que integra todas as atividades orientadas para o relacionamento entre uma organizao e os ambientes interno e externo.
A comunicao o processo de transmitir uma informao e obter compreenso de uma pessoa para outra. Se no houver esta compreenso, no for compreendida por outra pessoa, a comunicao no se concretizou. O processo de comunicao composto de trs etapas distintas: 1) Emissor: a pessoa que pretende comunicar uma mensagem. Esta primeira etapa caracterizada por possuir: a) Significado: corresponde idia, ao conceito que o emissor deseja comunicar; b) Codificao: constitudo pelo mecanismo vocal para decifrar a mensagem. 2) Mensagem: a idia que o emissor deseja comunicar. Esta segunda etapa caracterizada por possuir: a) Canal: tambm chamado de veculo, o espao situado entre o emissor e o receptor; b) Rudo: uma perturbao indesejvel em qualquer processo de comunicao, que pode provocar perdas ou desvios na mensagem, seja ela sonora, visual, escrita etc.
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Esta etapa possui: a) Decodificador: estabelecido pelo mecanismo auditivo para decifrar a mensagem, para que o receptor a compreenda; b) Compreenso: o entendimento da mensagem pelo receptor. c) Regulamentao: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor, representa a resposta da mensagem enviada pelo emissor, ou seja, feedback. Resumidamente, o processo de comunicao pode ser representado da seguinte maneira:
Figura 06: O processo de comunicao
REFERENTE
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EMISSOR OU DESTINADOR
RECEPTOR OU DESTINATRIO
CDIGO
Pode-se afirmar que a comunicao s pode ser considerada eficaz quando a compreenso do receptor coincide com o significado pretendido pelo emissor. Porm, o processo de comunicao nem sempre perfeito. No decorrer de suas etapas sempre ocorrem perturbaes que prejudicam o processo, ao qual chamamos de rudos. A comunicao empresarial, por sua vez, para ser clara e precisa, necessita de um organograma bem planejado para que a mensagem no seja prejudicada. Dentre os modelos de canais de comunicao, temos: a) Canais Verticais: podem ser descendentes (de cima para baixo) e referem-se comunicao entre o superior e os subordinados, veiculando
ordens ou instrues. Podem ser ascendentes (de baixo para cima) e referem-se comunicao entre o subordinado e o supervisor, veiculando informaes a respeito do trabalho executado. b) Canais Horizontais: referem-se s comunicaes laterais entre dois setores (dois departamentos, duas sees) ou dois cargos (dois gerentes) no mesmo nvel hierrquico.
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setores de uma organizao para encaminhar, solicitar, pedir, distribuir informaes ou documentos.Ex.:
TIMBRE DA EMPRESA (CABEALHO) Memorando n. XX/ DPSS So Paulo, 15 de maio de 2011. Sra. Maria Jos - Diretora DwFN - Departamento Financeiro Assunto: Liberao de recursos Prezada Diretora,
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Dado o atraso no fornecimento de arquivos suspensos, solicitamos a liberao de R$ 400,00 (quatrocentos reais) para a compra desse material. Aps compra realizaremos a prestao de contas. Desde j agradeo a colaborao.
c) Ofcio um tipo de correspondncia muito utilizada nos rgos pblicos, originalmente uma correspondncia oficial, podendo ser usado tambm por empresas e demais organizaes. Ex.:
Indstria AGB S/A. Rio de Janeiro - So Paulo - Curitiba -Londrina - Maring - Ponta Grossa Maring, 11 de setembro de 2011. Of. n XX/2011 Senhor Prefeito Temos o prazer de convid-lo para inaugurao do espao cultural Saber, localizado na rua Francisco Jos Maia, n. 2012, bairro Jardim das Florestas. O evento ser realizado no prximo dia 15 de novembro, s 20h. Gostaramos de contar com a presena de V.Ex para descerrar a placa de inaugurao e falar aos participantes sobre a importncia dos espaos culturais em nossa cidade. Atenciosamente
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d) Relatrio um tipo de redao tcnica usado para expor o modo como foi realizado um trabalho, ou as circunstncias em que se deu determinado fato ou ocorrncia. O relatrio poder conter descries de objetos, processos, experincias e narrativas detalhadas de fatos ou acontecimentos, inclusive com anexos especficos. A estrutura de um relatrio deve conter: folha de rosto (ttulo, autor, destinatrio), sumrio, introduo, desenvolvimento, concluso. e) Fac-smile ou Fax deve ser utilizado para transmisso de mensagens e para o envio de documentos. necessrio um formulrio prprio que contenha os seguintes dados: nome, cargo, setor, nmero do fax do destinatrio; nome, cargo, setor, nmero do fax do remetente; local, dia, ms e ano; assunto; quantidade de folhas que sero transmitidas, entre outras informaes que julguem necessrias.
Declaramos, para os devidos fins, que Marcela de Oliveira e Costa participou do projeto Amigos do Ibirapuera, com carga horria de 32 horas.
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g) Procurao um documento por meio do qual uma pessoa transfere a outra poderes para praticar atos em seu nome. Ex.:
PROCURAAO
Jos da Silva, brasileiro, vivo, professor, inscrito no CPF sob o n. xxx.xxx.xxxxx portador da Carteira de Identidade n. xxxxx-x, residente a Rua xxxxx, n. xxx, municpio de So Paulo, pelo presente instrumento nomeia e constitui seu bastante procurador o Sr. Joo da Silva, brasileiro, casado, inscrito no CPF sob o n. xxx.xxx. xxx-xx, ao qual confere os mais amplos poderes, para represent-lo perante o foro em geral.
h) Requerimento um meio de comunicao escrita usado para fazer um pedido a uma autoridade pblica. Deve ser redigido na terceira pessoa e conter os seguintes itens em sua estrutura: invocao (pronome de tratamento adequado e ttulo da pessoa a quem se dirige), prembulo (identificao do requerente), texto (exposio do que est sendo solicitado), fecho, data e assinatura do requerente. Ex.:
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do departamento de Cincias Contbeis, Economia e Administrao, sob o registro acadmico n. 123.456.789 - 00 vem solicitar a V.Sa. o certificado de participao na palestra Empreendendo o seu prprio Negcio ministrada pelo professor Dr. Joo Silva, com carga horria de 04 horas.
i) Atas so formas de registros, em que se relata o ocorrido numa reunio, conveno, congresso, assemblias, etc. Documento de circulao restritaa e, geralmente, de carter confidencial. Por isso deve-se tomar o cuidado de no deixar espao onde se possa, mais tarde, alterar o texto original. Ex.:
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ATA DE REUNIO
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s oito horas e trinta minutos do dia quinze de maro de dois mil e onze, realizouse a primeira reunio de diretoria deste ano do Clube gata, , em sua sede social, localizado na Rua Maria Peixoto, nmero vinte e dois, na cidade de Botucatu. A reunio foi presidida pelo Diretor, senhor Manuel Oliveira, que sugeriu aos presentes a realizao de jantar beneficente a Creche So Joo Batista. Todos os presentes aceitaram as sugestes e o senhor Manuel Oliveira ficou de entregar os convites na prxima reunio, que ficou marcada para o dia vinte e cinco de abril de dois mil e onze, as dez horas, no mesmo local. Nada mais havendo a tratar, a reunio foi encerrada. E, eu, Maria Silva, secretria, lavrei a presente ata, a qual ser devidamente assinada por todos os participantes. Botucatu, quinze de maro de dois mil e onze.
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Manuel Oliveira
Maria Silva
Jos Apolinrio
Raul Silva
Carlos Apolinrio
Raimundo Oliveira
Peter Souza
Jos Almeida
Segundo a associao de arquivistas brasileiros arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.
O arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Atualmente, os arquivos podem ser classificados como: pblicos (federal, estadual, municipal), institucionais (escolas, igrejas, associaes, etc.), comerciais (empresas, corporaes, companhias) e pessoais (fotos de famlia, trabalhos etc.) Devemos lembrar que existem arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel, como por exemplo discos, filmes, fitas. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados de literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So denominados de arquivos especializados. O sistema de arquivos um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. Como exemplo, podemos citar o sistema de arquivos em universidades, departamento estadual de trnsito, etc.
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da empresa, pois esto diretamente relacionadas com o bom funcionamento administrativo. O mercado de trabalho nessa rea amplo, visto que muitas novas empresas so constitudas anualmente. A maioria dessas empresas oferece vagas para auxiliares administrativos, pois tais profissionais exercem atividades fundamentais para a administrao dessas empresas. Assim, um auxiliar administrativo pode trabalhar em qualquer rea, seja uma empresa privada ou pblica. Fbricas, escolas, bancos, hotis, clnicas, hospitais so poten-ciais postos de trabalho a serem conquistados por esses profissionais. Para se destacar neste mercado de trabalho se faz necessrio ser prativo e manter-se sempre em desenvolvimento contnuo, buscando sempre estar atualizado.
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5. Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.
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Exerccios Propostos
1. Descreva e comente as etapas do processo de comunicao. 2. O que um sistema de arquivos? 3. Construa uma carta comercial utilizando os seguintes dados: Souza & Costa solicita a DrogaMagic o envio dos seguintes medicamentos, conforme
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anexo (construa o anexo com medicamentos de seu conhecimento). 4. Faa um ofcio endereado ao prefeito de sua cidade solicitando a previso de liberao de verbas para a decorao de Natal em 2012. 5. A rotina de escritrio visa demonstrar como importante a organizao e a execuo de atividades de apoio administrativo. Descreva as principais atividades a serem organizadas e executadas.
Auto-avaliao
Nesta unidade verificamos que tica um conjunto de regras, princpios ou maneira de pensar e expressar, ou seja, tudo aquilo que envolve integridade, tolerncia e flexibilidade. Comente alguma situao que voc tenha presenciado, no contexto organizacional, algo negativo a esse respeito e discuta com os colegas qual a melhor maneira de lidar com esta situao.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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VILA, C. A. Contabilidade Bsica. Curitiba: Editora Livro Tcnico, 2010. CAUTHIER, F. A.O; MACEDO, M.; LABIAK JR. S. Empreendedorismo. Curitiba: Editora Livro Tcnico, 2010. COSTA, E. S. Gesto de Pessoas. Curitiba: Editora Livro Tcnico, 2010. CARAVANTES, G. R.P; KLOECKNER, C. M.; PANNO, C. Administrao: teoria e processos. So Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005. CHIAVENATO I. Administrao: teoria, processo e prtica. 2 ed. So Paulo:
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Makron Books; 1998. MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da administrao: da revoluo urbana revoluo digital. 4.ed. So Paulo: Atlas, 2004. SHERMERHORN, JR. J.R.; HUNT. J. G; OSBORN, R. N. Fundamentos do Comportamento Organizacional. Porto Alegre: Bookman, 1999. SOARES. D. Curso de assistente administrativo (apostila). Disponvel em: <http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/apostila-de-umcurso-de-assistente-administrativo>. Acesso em 12 de dezembro de 2011. VASCONCELLOS, M. A. S; GARCIA, M. E. Fundamentos de economia. So Paulo: Saraiva, 2005.
Sites Consultados:
http://www.administradores.com.br http://www.aab.org.br/ http://www.brasilprofissoes.com.br/profissoes/auxiliar-ou-assistenteadministrativo http://blog.jrlages.com.br/2010/08/a-origem-da-profissao-de-assistenteadministrativo/ http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.
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