Herramientas para la ejecucin del mantenimiento.

Manual de Operaciones o Procedimientos El Manual de Procedimientos contiene la informacin necesaria para llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades administrativas, de la misma forma, determina la responsabilidad e identifica los mecanismos bsicos para la instrumentacin y el adecuado desarrollo, con el propsito de generalizar y unificar los criterios bsicos para el anlisis de los procedimientos que realicen las distintas unidades administrativas de la empresa, sealando lo que se pretende obtener con la ejecucin de los mismos. De igual forma, permite conocer los mecanismos tiles para la realizacin de las actividades de la administracin, nos proporciona esquemas o panoramas, sobre los que sustentan las acciones que se realizan en la dependencia y que refleja una actitud de la direccin

Elementos que integran un Manual de Procedimientos En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que ste vara segn los objetivos y propsitos de cada dependencia, as como con su mbito de aplicacin. A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboracin:

Cartula: Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organizacin responsable. Portada: sta contina despus de la cartula, lleva el nombre del manual, de la organizacin responsable de su aplicacin y el lugar y la fecha de edicin. ndice General: Es la presentacin resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento. Presentacin o Introduccin: Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de l, incluyendo una explicacin clara y concisa de los objetivos del manual y la exposicin de la estructura del documento; Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y actualizaciones, as como la autorizacin del titular. Es recomendable que, al formular la

introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento. En sntesis, la introduccin deber

Sealarse el objetivo del documento. Incluir informacin acerca del mbito de aplicacin del documento. Ser breve y de fcil entendimiento.

Objetivo del Manual: El objetivo deber contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboracin se ajustara a los lineamientos que se describen a continuacin:

Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento. La redaccin ser clara, concreta y directa La descripcin se iniciara con un verbo en infinitivo. Se describir en una extensin mxima de doce renglones.

Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc. El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deberexpresar qu se hace; y la segunda, para qu se hace. Procedimientos: Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados: El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido. La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla. No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno

Objetivos del Procedimiento: Que es donde se plantear el propsito finalidad o razn de ser del procedimiento o lo que se pretende lograr con la ejecucin del mismo. Alcance: Se describe el mbito de aplicacin de un procedimiento, es decir, a que reas involucra, puestos y actividades, as como a qu no aplica. Referencias: Se enlista la documentacin de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento: Manuales Internos, Normatividad, etc. Responsabilidades:

Aqu se debe indicar quien es el responsable de la elaboracin, emisin, control, vigilancia del procedimiento; as como tambin, quien es el responsable de la revisin y aprobacin del mismo. Definiciones: Son los trminos de uso frecuente que se emplean consentido especfico o restringido en comparacin al conjunto de definiciones del diccionario. Mtodo de Trabajo: Dentro del mtodo de trabajo se debern tomar en cuenta los siguientes apartados: Polticas y normas de operacin: Se encuentra referida a la exposicin de criterios y normas que orienten la realizacin de las actividades sin tener que consultar los niveles jerrquicos superiores. Descripcin de las operaciones: Se entiende como la presentacin secuencial de los pasos que se deben a seguir dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecucin. Diagrama de flujo: Estar entendida como la representacin del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbologa. Formas e instrucciones: Deber presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en las diferentes operaciones del procedimiento. Se habr de adjuntar, adems, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos

Base Jurdica: Es la enumeracin de los ordenamientos o normas jurdico - administrativas que rigen la operacin de la unidad, especficamente capitulo, artculo y fraccin que fundamentan el procedimiento. Glosario: Como parte final, se incluir un compendio alfabtico que habr de contener los conceptos referidos a las acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual. Luego de la realizacin del manual se debe realizar un anlisis del procedimiento con las normas jurdico administrativas o la verificacin de que efectivamente exista similitud del procedimiento con el marco existente y procurando siempre que no se contradiga ninguna de las disposiciones vigentes y normas jurdicas aplicables al procedimiento de que se trate. Por ltimo, es conveniente, incluir la informacin referente a la duracin aproximada y a la frecuencia del procedimiento, as como los mecanismos que se utilizan para la revisin y actualizacin del manual

En este procedimiento es de suma importancia, verificar los tiempos de ejecucin desde que se comienza y hasta que se finaliza, todo esto con el propsito de captar los puntos y las unidades administrativas donde se dan con mayor frecuencia los problemas o retrasos en los servicios, que en general obstaculizan y disminuyen la celeridad en los procesos en su conjunto

Ordenes de Trabajo

Los trabajos del mantenimiento correctivo los podemos contabilizar por orden de trabajo requerido, es decir generando un formato para su fcil cuantificacin.

El formato de las rdenes de trabajo deber llevar datos como son:

Departamento que lo solicita Fecha de pedido Nombre del departamento ejecutor (algunas veces existen varias secciones de mantenimiento) Descripcin del trabajo Firma del solicitante Firma de recibido. Esta firma es del encargado del departamento ejecutor Firma de autorizacin. Aqu firma el encargado de produccin Fecha de entrega Firma de conformidad del trabajo. Cuando el trabajo es recibido por el solicitante firma de conformidad. Folio

Para nuestro estudio tomaremos la existencia de una subdivisin en el departamento de mantenimiento: Mantenimiento elctrico, Taller mecnico, Mantenimiento general y ser el ejemplo que trataremos en este manual.

Formato para la bitcora de servicio. Para poder desarrollar el mantenimiento preventivo y/o correctivo con ms eficiencia, se debe contar primero con un formato en donde se apuntar la falla reportada as como la solucin encontrada, el tiempo invertido en horas-hombre y un costo real de dichas horas. Son estas bitcoras y su revisin las que con apoyo de los manuales de la maquinaria (en donde ya de inicio nos indican sus periodos de mantenimiento) que nos permitir el desarrollo de un plan de

mantenimiento realista para cada una de nuestras mquinas, al observar la tendencia de fallas reportadas. Entonces, en este primer formato debern figurar los siguientes datos: Nombre de la mquina, modelo, nmero de serie, tipo de control, nmero de identidad, Fecha de fabricacin, fecha del servicio. Posteriormente vendr el espacio en donde la persona o personas que acudan al servicio expondrn sus actividades. Despus un lugar para firmas, del operador o encargado de produccin al recibir la mquina lista para reiniciar operaciones y, para firma de la persona que realiz el servicio. Igualmente viene un espacio donde se apuntarn las horas-hombre invertidas, su costo y un espacio donde se apunte el tiempo real de paro de la mquina. No olvide apuntar las causas por las que una mquina queda detenida durante un tiempo excesivo. Considere que en un ejemplo real, produccin podr reclamarle que ya tiene una semana sin que repare la mquina, pero si Usted no genera un reporte, describiendo que hace ya esa semana que mando una orden de compra por las refacciones (la cual debe firmarle dicho departamento) entonces justamente ser responsable por la demora en el servicio. Sin embargo, si por cada pedimento obtiene un documento y una firma que lo ampare, su departamento poco a poco dejar de ser el responsable de los retrasos.

Costo del mantenimiento.

Dentro del anlisis de los costos del mantenimiento se va a ver que el costo de reparacin de la maquinaria es un costo ms que se suma al costo final del producto. El costo de mantenimiento se ubica dentro de los costos de la empresa, como el de la materia prima, pero a diferencia de esta, el costo de mantenimiento es variable, ya que la empresa puede variar la cantidad de recursos que destina para esta accin. El costo de mantenimiento se sita entre el 5 al 10 % del total. Si se descompone los costos que involucran el mantenimiento en sus diferentes aspectos, se los puede dividir en cuatro bloques: 1. Costos fijos 2. Costos variables 3. Costos financieros 4. Costos de fallo

Costos fijos.- Las caractersticas de este tipo de costos es que son independientes del volumen de produccin o de ventas de la empresa, estos como su nombre lo dicen son fijos, dentro de este tipo de costos podemos destacar la mano de obra directa, los alquileres, seguros, servicios, etc. Los costos fijos en el mantenimiento estn compuestos principalmente por la mano de obra y los materiales necesarios para realizar el mantenimiento preventivo, predictivo, as como todo gasto originado por el engrase de las maquinas o mantenimiento. Desde el punto de vista del mantenimiento, estos costos son gastos que aseguran el mantenimiento en la empresa y la vida til de la maquinaria a mediano y largo plazo. La disminucin del presupuesto y recursos destinados a este gasto fijo limita la cantidad de inversiones programadas, y al principio representa un ahorro para la empresa que despus se traduce en mayor incertidumbre y gastos mayores para mantener a la empresa en su nivel ptimo.

Costos variables.- Estos costos tienen la particularidad de ser proporcionales a la produccin realizada. Podemos destacar dentro de estos costos como mano de obra indirecta, materia prima, energa elctrica, adems de los costos variables que incluyen el mantenimiento. Dentro de los costos variables de mantenimiento nos encontramos bsicamente con el de la mano de obra y los materiales necesarios para el mantenimiento correctivo. El mantenimiento correctivo ser consecuencia de las averas imprevistas en la maquinaria, como de las reparaciones programadas por otros tipos de mantenimiento a la maquinaria. Parecera que no fuera posible reducir este tipo de gasto de mantenimiento, dado que este viene directamente de la necesidad de realizar una reparacin para poder seguir produciendo. La manera de reducir este tipo de gasto no pasa por dejar de hacer mantenimiento correctivo, si no por evitar que se produzcan las averas esperadas.

Costos financieros.- Los costos financieros asociados al mantenimiento se deben tanto al valor de los repuestos de almacn como a las amortizaciones de las maquinas duplicadas para asegurar la produccin. El costo que supone los recambios de un almacn para realizar reparaciones, es un desembolso para la empresa que limita su liquidez. Si los recambios son utilizados con cierta frecuencia nos encontraremos con un mal menor, dado a que esto es una inversin que hace la empresa para mantener la capacidad productiva de la instalacin. Sin embargo, cuando los recambios tardan mucho tiempo en ser utilizados, estamos incurriendo en un gasto que, en principio, no genera ningn beneficio para la empresa. Dentro de estos gastos financieros debe tenerse en cuenta el costo que supone tener ciertas instalaciones o mquinas duplicadas para obtener una mayor disponibilidad. En determinadas circunstancias que se obliga a una disponibilidad total, es necesario montar en paralelo una mquina similar que permita la reparacin de una de ellas mientras la otra est en funcionamiento. El costo de esta duplicidad puede olvidarse en el cmputo de los gastos de mantenimiento, pero debe

tenerse en cuenta dado que el motivo de su presencia es el aumento de la disponibilidad y este concepto es responsabilidad del mantenimiento.

Costo de fallo.- El costo de fallo se refiere al costo o perdida de beneficio que la empresa soporta por causas relacionadas directamente con el mantenimiento. Normalmente, este concepto no suele tenerse en cuenta cuando se habla de los gastos de mantenimiento, pero su volumen puede ser incluso superior a los gastos tradicionales, costos fijos, costos variables y financieros. Este concepto es aplicable tanto a empresas productivas como a empresas de servicios.

Empresas productivas.- En las empresas productivas los costes por fallo en los equipos se deben principalmente a: * Perdidas de materia prima * Descenso de la productividad del personal mientras se realizan las reparaciones * Prdidas energticas por malas reparaciones o por no realizarlas * Rechazo de productos por mala calidad * Produccin perdida durante la reparacin, menores ventas, menores beneficios * Averas medioambientales que pueden suponer desembolsos importantes.* Averas que pueden suponer riesgo para las personas o para la instalacin * Costos indirectos * Perdidas de imagen, ventas, etc.

A los costos que pueden generar estos hechos, se debe sumar el importe de las reparaciones para volver a la normalidad.

Empresas de servicios.- En el caso de las empresas de servicios al no existir produccin de costo de fallo, por lo tanto esta no ser predominante, pero aun as no es menos importante, se relacionara con otros aspectos, como por ejemplo con la prdida de clientes. En este caso es difcil cuantificar el costo de fallo, pero se puede tomar indicadores del tiempo necesario para realizar las reparaciones desde que se conoce de estas hasta la culminacin, tomando en cuenta que tipo de falla es para su comparacin.

Costo integral

El costo integral es el resultante de la suma de los cuatro costos anteriormente descritos. Este costo nos da una idea ms global de la gestin de mantenimiento que el anlisis de cualquiera de los costos que la componen. Con este costo se pretende relacionar no solo el gasto que el mantenimiento ocasiona a la empresa, sino tambin los posibles beneficios que pueda generar. Como por ejemplo tenemos un caso que es representativo, el del aislamiento trmico. Si no se realiza un mantenimiento sobre el aislamiento, los gastos disminuyen, pero a su vez el consumo de energa aumentar. De ah el buscar el equilibrio entre los costos y la cantidad de mantenimiento que se debe realizar.