Outlook

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Ficha tcnica
Reservados todos os direitos patrimoniais e de reproduo Fundao Bradesco Homepage: www.fb.org.br AUTORIA Fundao Bradesco COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundao Bradesco PROJETO GRFICO E REVISO Setor Gerao de Recursos Didticos PUBLICAO: 2010

APRESENTAO

Esta apostila compe o material didtico dos cursos de Informtica referentes ao Pacote Ofce 2007, composto pelos aplicativos Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook e Internet.

Na sequncia, apresentamos denies, orientaes tcnicas, procedimentos e exerccios prticos, fundamentais para qualicar prossionalmente jovens e adultos, para que possam ter autonomia no uso da ferramenta, dominar as competncias exigidas pelo mercado de trabalho e, assim, favorecer sua empregabilidade em qualquer rea ocupacional.

Lembramos que as profundas transformaes ocorridas no mundo do trabalho, a velocidade da informao, a comunicao, a globalizao, a difuso de novas tecnologias e de novas formas de organizao do trabalho so alguns exemplos das mudanas que vm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competncias frente s prosses.

Diante desse contexto, a informtica parte fundamental dessa transformao, visto que est presente em todos os setores da sociedade: no comrcio, na indstria, na sade, na educao etc.

Enm, as informaes aqui apresentadas serviro para alicerar a base do conhecimento requerida para a construo das competncias e habilidades propostas na qualicao de Operador de Microcomputador.

SUMRIO
1. ACESSANDO O OUTLOOK 7.0 ....................................................................................9 2. CONHECENDO A JANELA PRINCIPAL DO OUTLOOK 2007 ............................................9 3. UTILIZANDO A AJUDA DO OUTLOOK .......................................................................13 4. FAIXA DE OPES ..................................................................................................15 5. ENVIANDO E RECEBENDO EMAILS (MENSAGENS) ....................................................16 5.1 Estrutura do email (endereo eletrnico) ..........................................................17 5.2 Enviando uma mensagem ...............................................................................17 5.2.1 Anexando arquivos mensagem ............................................................19 5.3 Salvando uma mensagem para envio posterior .................................................21 5.4 Lendo mensagens...........................................................................................22 5.5 Apagando mensagens .....................................................................................23 5.6 Respondendo a mensagens .............................................................................25 5.7 Utilizando assinaturas .....................................................................................27 5.7.1 Criando uma assinatura .........................................................................28 5.7.2 Modicando uma assinatura ...................................................................30 5.7.3 Excluindo uma assinatura.......................................................................30 5.7.4 Incrementando uma assinatura ..............................................................31 5.7.5 Aplicando uma assinatura ......................................................................32 5.8 Alterando o layout das mensagens ...................................................................33 5.9 Imprimindo uma mensagem ............................................................................35 6. EDITANDO UMA MENSAGEM ...................................................................................36 6.1 Navegando pelo documento ............................................................................36 6.2 Selecionando partes da mensagem ..................................................................36 6.3 Inserindo texto ...............................................................................................37 6.4 Deletando (apagando) texto ............................................................................37 6.5 Formatando caracteres e pargrafos ................................................................38 6.5.1 Alterando fonte, cor e tamanho do caractere ou texto..............................38 6.5.2 Alterando alinhamento de linhas ou pargrafos .......................................41 6.5.3 Alterando o espaamento entre linhas ....................................................41 6.6 Trabalhando com listas, numeradores e marcadores ..........................................43 6.6.1 Criando lista de vrios nveis ..................................................................45 6.6.2 Interrompendo a lista ............................................................................46 6.6.3 Utilizando marcadores ou nmeros .........................................................46 6.7 Inserindo bordas e sombreamento ...................................................................47 6.8 Visualizando marcas de pargrafos e smbolos de formatao ocultos.................49 6.9 Copiando uma formatao...............................................................................49 6.10 Movendo partes do documento ......................................................................50 6.11 Copiando partes do documento......................................................................51 6.12 Utilizando estilos rpidos ...............................................................................52

6.13 Aumentando ou diminuindo a visualizao da mensagem ................................53 6.14 Localizando e substituindo textos ...................................................................53 6.14.1 Localizando texto ................................................................................54 6.14.2 Localizando e realando um texto na tela ..............................................54 6.14.3 Localizando e substituindo texto ...........................................................55 6.14.4 Indo para um ponto especco .............................................................56 6.14.5 Selecionando textos, objetos e formataes ..........................................56 7. ORGANIZANDO MENSAGENS EM PASTAS .................................................................57 7.1 Criando pastas ................................................................................................57 7.2 Movendo mensagens para outra pasta..............................................................58 7.2.1 Usando um comando para mover mensagens ..........................................59 7.3 Usando Pastas Favoritas ..................................................................................60 7.3.1 Removendo Pastas Favoritas ..................................................................61 7.4 Excluindo pastas .............................................................................................62 8. CATLOGO DE ENDEREOS ....................................................................................63 8.1 Listas criadas PARA voc .................................................................................63 8.2 Listas criadas POR voc...................................................................................63 8.3 Inserindo um novo contato..............................................................................64 8.3.1 Inserindo imagem no contato ................................................................65 8.4 Localizando contatos no catlogo de endereos ...............................................66 8.5 Criando listas de distribuio ...........................................................................68 9. USANDO O OUTLOOK PARA DEFINIR AES ...........................................................70 9.1 Utilizando o calendrio ....................................................................................71 9.1.1 Visualizando o calendrio.......................................................................71 9.1.2 Conhecendo as opes do calendrio .....................................................72 9.1.3 Apenas voc? Insira um compromisso ....................................................73 9.1.4 Uma vez no basta: recorrncia .............................................................73 9.1.5 H outros envolvidos? Marque uma reunio ............................................75 9.1.6 Agendando um evento ..........................................................................80 9.1.7 Utilizando o recurso Lembrete ................................................................80 9.1.8 Barra de Tarefas Pendentes ...................................................................81

INTRODUO

Seja bem-vindo ao Microsoft Ofce Outlook 2007!

O Microsoft Ofce Outlook um programa de gesto de informaes e de mensagens eletrnicas (correio eletrnico) que nos auxilia no gerenciamento de mensagens, compromissos, contatos (nomes e endereos) e tarefas.

Ele funciona em completa integrao com as outras aplicaes do Pacote Ofce, tornando mais fcil a comunicao e a coordenao de atividades pessoais ou prossionais.

1. Acessando o Outlook 7.0

H vrias formas de acessar o Outlook. A mais utilizada clicar no boto Iniciar, Todos os programas, Microsoft Ofce, Microsoft Ofce Outlook 2007. Observe a gura abaixo:

Figura 1

2. Conhecendo a janela principal do Outlook 2007

Figura 2

Barra de Menus Exibe os menus do Outlook (gura 3). Clicando sobre cada um deles, temos acesso a seus comandos.

Figura 3

Barra de Ferramentas Padro Contm as principais aes do Outlook (gura 4), inclusive, o Boto Ajuda , que acessa a ajuda do Ofce Online ou a local (salva no computador).

Figura 4

Barra de Ferramentas Web Permite acessar sites na Web, sem deixar de acompanhar as atividades do Outlook, por exemplo, ver quantas mensagens h na Caixa de entrada (gura 5). O Outlook passa a agir como se fosse seu navegador.

Figura 5

10

Painel de Navegao Permite navegar entre as pastas do Outlook (gura 6).

Figura 6

Nome da Pasta Mostra o nome da pasta selecionada (gura 7).

Figura 7

rea de Visualizao Local onde so exibidas as mensagens, calendrio ou tarefas (gura 8). O contedo visualizado depende da pasta selecionada.

Figura 8

11

Barra de Tarefas Pendentes Mostra as tarefas pendentes (gura 9), que tambm so exibidas em Tarefas e na lista de tarefas dirias do Calendrio. A barra de tarefas aparece verticalmente, conforme mostra a gura 2. Porm, abaixo, ela aparece na horizontal para facilitar sua visualizao.

Figura 9

Barra de Status Mostra informaes sobre a pasta atual e a quantidade de emails que ela contm (gura 10).

Figura 10

Controle da Janela Controle para Minimizar (aparece na barra de tarefas), para Maximizar (ca do tamanho da tela), para Restaurar (pode ser redimensionada conforme a necessidade) e para Fechar (fecha a janela), conforme mostra a gura 11.

Figura 11

12

3. Utilizando a ajuda do Outlook

Precisa de ajuda? s clicar no boto Ajuda, localizado na Barra de Ferramentas Padro, ou pressionar a tecla F1. Abrir-se-, ento, uma janela, como mostra a gura 12.

Figura 12 Objeto Funo

Voltar e Avanar

Voltar ou avanar para outra pesquisa feita anteriormente.

Parar

Parar uma pesquisa, antes que ela seja completamente apresentada.

Atualizar

Atualizar a pesquisa mostrando novos resultados, caso existam.

Pgina inicial

Voltar para a pgina inicial da janela de Ajuda.

Imprimir

Imprimir o contedo da rea de pesquisas.

13

Objeto

Funo Alterar o tamanho da fonte, que, por padro, mdio. Os tamanhos

Alterar tamanho da fonte

predenidos so: mximo, maior, mdio, menor, mnimo.

Mostrar / Ocultar Sumrio

Mostrar ou exibir o sumrio dos tpicos de ajuda.

Exibir a janela de ajuda por cima do documento utilizado (Manter Manter Visvel / Nem Sempre Visvel Visvel). Ela car oculta, se voc alternar para outro aplicativo ou minimiz-la. A opo Nem Sempre Visvel abrir a janela na barra de tarefas do Windows. Permitir a digitao do assunto a ser pesquisado. Para efetuar a pesquisa, deve-se clicar no boto Pesquisar. Ao clicar na seta para abrir a lista de opes, podemos obter: 1. Contedo do Ofce Online, que trar ajuda do site da Microsoft, ou seja, a mais atualizada. 2 .Contedo do prprio computador, que abrir a ajuda instalada junto com o Pacote Ofce.

Pesquisar

Mostrar o contedo da janela Ajuda.

Contedo pesquisado

Curiosidade!
Quando voc abrir a janela de Ajuda, o Outlook tentar conectar-se ao Ofce Online automaticamente. Isso acontece, pois o contedo online mais completo e atualizado. Contudo, se voc quiser usar o Contedo Ofine, instalado junto com o Ofce, sem a necessidade de estar conectado Internet, basta clicar no boto Conectado ao Ofce Online (gura 13) e na opo Mostre contedo apenas deste computador.

14

Figura 13

4. Faixa de opes
Voc encontrar a Faixa de Opes ao criar ou modicar emails, itens do calendrio, contatos, tarefas ou entradas do dirio. Esse sistema foi adotado aps vrias pesquisas da Microsoft sobre como as pessoas usam os comandos do Outlook. Com base nessas pesquisas, os comandos tornaram-se mais organizados, de modo a serem exibidos e agrupados facilitando sua localizao e uso. Se voc j usou o Microsoft Ofce Word 2007, a Faixa de Opes do Outlook lhe ser familiar. Isso acontece porque o editor do Outlook 2007 baseado no Word 2007.

Figura 14

Para ajud-lo a usar a Faixa de Opes, explicaremos sua disposio bsica:

1 Guias H quatro guias bsicas na parte superior representando reas de atividade.

Em cada uma delas, os comandos so reunidos por grupos. Por exemplo, a guia Mensagem contm os comandos que voc utiliza com mais frequncia. E os botes Recortar, Copiar e Colar esto no grupo rea de Transferncia. 15

2 Grupos Cada guia tem vrios grupos que mostram os itens relacionados em

conjunto. Texto Bsico um grupo.

3 Comandos O boto Negrito e a lista Fonte (mostrando a fonte Calibri) so

comandos. Um comando um boto, uma caixa para inserir informaes ou um menu. Os comandos mais usados, como o comando Colar, tm os botes maiores A Faixa de Opes mostra guias e comandos apropriados ao executada. Ou seja, as guias diferiro, conforme a rea do Outlook em que voc esteja trabalhando. Observe algumas dessas diferenas na imagem a seguir:

Figura 15

Uma nova mensagem mostra as guias Mensagem e Opes, com grupos e comandos que voc usa ao redigir e enviar uma mensagem. Um novo compromisso mostra uma guia Compromisso, com grupos e comandos especcos para trabalhar com uma entrada do calendrio. Um novo contato mostra uma guia Contato, com grupos e comandos para ajud-lo a manter atualizadas as informaes do contato.

5. Enviando e recebendo emails (mensagens)

Enviar mensagens para outros usurios pela Internet to fascinante, que mesmo quem, h muito tempo, deixou de se corresponder com os amigos recupera esse prazer. Em questo de minutos, a mensagem enviada chega a seu destino e l permanece armazenada, at que o destinatrio a leia, podendo guard-la para consulta posterior, copi-la para outros usurios ou enviar resposta ao remetente. 16

5.1 Estrutura do email (endereo eletrnico)

Assim como precisamos informar nosso endereo correto e completo para receber correspondncias pelo correio, tambm precisamos informar nosso endereo eletrnico de forma correta e completa para receber emails (mensagens pela Internet). Para criar corretamente um email, observe o exemplo abaixo: jcsouza@hotmail.com onde:

Jcsouza @ (arroba) Hotmail

Nome escolhido pelo usurio. Smbolo utilizado em endereos de email para indicar em que provedor est a conta de email. Nome do provedor. Tipo de usurio. necessrio haver um ponto nal (.) entre o provedor e o tipo. Seguem os tipos mais utilizados: .com: ns comerciais .org: organizaes sem ns lucrativos .edu: organizaes educacionais (universidades, escolas etc.) .gov: governamental

.com

Embora no tenha feito parte do exemplo anterior, em alguns casos, voc poder encontrar emails com a sigla do pas do provedor (.br Brasil, .pt Portugal, .uk Inglaterra). Por exemplo, ...@yahoo.com.br. Os endereos na Internet levam em considerao letras maisculas e minsculas. Por exemplo: jcsouza@hotmail.com diferente de JCSOUZA@hotmail.com, que, por sua vez, diferente de JCsouza@hotmail.com.

5.2 Enviando uma mensagem

Para criar uma nova mensagem, siga os passos abaixo: 1. Clique no boto , na barra de ferramentas Padro.

Voc tambm pode selecionar essa opo no menu Arquivo (gura 16).

Figura 16

2. Ser exibida uma tela semelhante da gura 17 solicitando sua senha. A diferena ocorre por conta de seu provedor de email. 17

Figura 17

3. Aps ter digitado a senha, aparecer uma nova janela com vrias opes (gura 18).

Figura 18

Figura 19

18

Caso a opo de envio e recebimento automtico no esteja ativada (padro), as mensagens cam armazenadas na Caixa de Sada, at que voc clique no boto , na barra de ferramentas Padro.

Dica! Uso de letras maisculas

A maior parte das regras de etiqueta na Internet diz respeito composio de mensagens de correio eletrnico ou em grupos de discusses. A primeira e mais conhecida dessas regras : nunca use CAIXA ALTA em todo o seu texto. Convencionou-se, na Internet, que caixa alta simula que voc est gritando. Somente utilize maisculas quando quiser dar nfase a algumas palavras.

5.2.1 Anexando arquivos mensagem

possvel anexar mensagem arquivos armazenados em seu computador, de modo que, quando voc envi-la, uma cpia deles ir juntamente com ela. 1. Clique no boto , na barra de ferramentas Padro.

Voc tambm pode selecionar essa opo em Arquivo (gura 20).

Figura 20

2. Na guia Mensagem, grupo Inserir, clique no boto Anexar Arquivo (gura 21).

Figura 21

19

3. Aparecer uma tela (gura 22) solicitando o nome do arquivo a ser anexado.

Figura 22

Onde:
1 2 3

Local em que o arquivo est gravado. Arquivo desejado. Boto Inserir, que anexar o arquivo mensagem.

Observe que o campo Anexado, no visualizado antes, aparece com o(s) arquivo(s) selecionado(s) (gura 23).

Figura 23

20

5.3 Salvando uma mensagem para envio posterior

Quando comeamos a redigir um email, pode acontecer de faltar alguma informao e no termos como conclu-lo. O que fazer para no perder tudo o que j foi redigido? Voc pode salvar sua mensagem na pasta Rascunhos para conclu-la e envi-la aos destinatrios posteriormente. 1. Clique no boto , na barra de ferramentas Padro.

2. Digite um pequeno texto, como exemplo, e clique no comando de janela Fechar (gura 24).

Figura 24

3. Observe a mensagem que ser exibida (gura 25).

Figura 25

4. Clique em Sim e observe a pasta Rascunho (gura 26).

21

Figura 26

5. Quando voc quiser enviar essa mensagem, basta dar um clique duplo nela, conclula e clicar no boto Enviar (gura 27).

Figura 27

5.4 Lendo mensagens

Assim que voc acessar o Outlook e digitar sua senha, as mensagens sero migradas do servidor de email para a sua Caixa de Entrada, localizada no Painel de Navegao. Para ler as mensagens recebidas, proceda da seguinte forma: 1. Clique na pasta Caixa de Entrada. 2. Do lado direito da janela, so exibidos os ttulos das mensagens. Para l-las, escolha um dos ttulos, clique sobre ele e visualize o texto (gura 28).

22

Figura 28

Por padro, o Outlook verica a chegada de mensagens a cada 30 minutos. Caso voc queira vericar se existem mais mensagens a serem entregues, clique no boto enviar e receber, na barra de ferramentas Padro ou pressione a tecla F9. Ser exibida a seguinte tela (gura 29):

Figura 29

Conrme a senha de acesso, caso a informao seja solicitada.

5.5 Apagando mensagens

Para no deixar sua caixa de entrada cheia com mensagens que no lhe interessam mais, voc poder exclu-las de forma rpida e fcil. Para isso: 1. Selecione a mensagem a ser excluda e clique sobre ela. 2. Clique no boto Excluir da barra de ferramentas Padro (gura 30) ou pressione a tecla Delete. 23

Figura 30

Caso voc apague uma mensagem por engano, no se preocupe, pois mensagens excludas so movidas para a pasta Itens Excludos, no Painel de Navegao (gura 31), e podero ser recuperadas, clicando-se sobre elas e arrastando-as at a pasta especca para armazen-las, ou mesmo para a Caixa de entrada.

Figura 31

Para apagar denitivamente a mensagem, selecione-a na pasta Itens Excludos e clique em Excluir da barra de ferramentas Padro, ou pressione a tecla Delete. Para a excluso denitiva, ser solicitada uma conrmao (gura 32):

24

Figura 32

Dica!
Tanto para mover, como para apagar ou encaminhar a outro destinatrio, voc poder selecionar mais de uma mensagem ao mesmo tempo. Como? Para selecionar mensagens sequenciais, clique na primeira e pressione a tecla SHIFT, enquanto clica na ltima.

Figura 33

Para selecionar mensagens alternadas, clique na primeira e pressione a tecla CTRL em cada uma das outras.

Figura 33

5.6 Respondendo a mensagens

Existem algumas diferenas entre enviar uma mensagem e responder a ela. Para responder a uma mensagem, proceda da seguinte forma: 1. Selecione a mensagem e clique sobre ela do lado esquerda da Caixa de Entrada. 25

2. Clique no boto Responder para responder apenas ao remetente principal, ou em Responder a Todos , caso haja destinatrios em cpia (Cc), na barra de ferramentas Padro (gura 35), ou selecione uma dessas opes no menu Aes.

Figura 35

3. Quando voc responde, o Outlook preenche automaticamente o campo Para, j que o destinatrio o prprio remetente da mensagem original, e o campo Assunto, adicionando RES: ao ttulo da correspondncia a que voc est respondendo (gura 36).

Figura 36

4. Escreva a resposta na rea de edio (gura 37).

Figura 37

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5. Clique no boto Enviar. Voc pode congurar seu Outlook para envio e recebimento automtico de mensagens (tpico a ser visto posteriormente). Caso contrrio, a resposta car na Caixa de Sada, at que voc clique no boto , na barra de ferramentas Padro, ou pressione a tecla F9. As mensagens enviadas so armazenadas na pasta Itens Enviados (gura 38) e podero ser recuperadas. Quando as mensagens tratam de assuntos prossionais, interessante mant-las por um determinado perodo, pois pode ser necessria uma nova consulta a elas.

Figura 38

5.7 Utilizando assinaturas

A assinatura um aspecto fundamental da correspondncia e acrescenta a ela um toque pessoal. Alm disso, pode desempenhar um papel importante ao fornecer informaes de contato e ajudar a encerrar a mensagem com um tom apropriado. No Outlook 2007, voc poder fazer o seguinte: Criar suas prprias assinaturas usando texto, hiperlinks, imagens ou um carto de visita eletrnico. Usar sua assinatura em todas as mensagens ou apenas quando desejar. Criar assinaturas diferentes para diferentes funes ou contas de email e alternar a escolha entre elas de acordo com a necessidade. Como uma assinatura em uma carta, uma assinatura de email adicionada ao nal da mensagem. O elemento mais conhecido de uma assinatura o encerramento cordial, como, por exemplo, Atenciosamente, So os mais sinceros votos ou Obrigado(a). O que voc usa depende do tom de sua mensagem. O que h em uma assinatura de email? 27

Alm de um encerramento cordial, sua assinatura pode conter informaes sobre voc. Muitos prossionais gostam de incluir informaes de contato comercial, para que clientes e parceiros de negcios possam entrar em contato facilmente. Uma assinatura tambm pode incluir uma mensagem de marketing ou at mesmo uma citao favorita para expressar humor ou valores pessoais.

Figura 39

Alm desses elementos, voc pode adicionar assinatura outros mais sosticados, como o logotipo da empresa, uma imagem ou um hiperlink por exemplo.

Dicas!
Imagens, fotos e clip-arts podem atrasar a entrega dos emails. Se possvel, mantenha o tamanho do arquivo abaixo de 100KB. Ao denir o que sua assinatura poder conter, lembre-se de que melhor optar pela simplicidade, para que as informaes importantes sejam reconhecidas facilmente. Alm disso, considere cuidadosamente o seu pblico-alvo antes de divulgar qualquer informao condencial, como endereo comercial e nmero de telefone.

5.7.1 Criando uma assinatura

A criao de uma assinatura simples e voc pode ter acesso aos comandos necessrios a partir de qualquer mensagem. 1. Clique no boto mensagem. , na barra de ferramentas Padro, para criar uma nova do grupo Incluir.

2. Na guia Mensagem, clique na seta do boto Assinatura Voc tambm ter acesso a esse boto na guia Inserir. 3. Clique na opo Assinaturas... (gura 40):

28

Figura 40

4. Na caixa de dilogo que ser aberta na guia Assinatura de Email, clique no boto Novo e d um nome assinatura, preenchendo a caixa de texto (gura 41).

Figura 41

5. Na caixa de texto destinada edio da assinatura, digite o contedo desejado 1 e, em seguida, clique no boto Salvar 2 (gura 42).

Figura 42

29

Para dar um pouco de sosticao, voc pode usar formataes diferentes para linhas diferentes de sua assinatura. Por exemplo, aplicamos ao nome de CARLOS DE ANDRADE uma cor diferente do restante do texto. 6. Observe que, to logo voc clique em Salvar, o nome da assinatura ser inserido na caixa de opes Novas Mensagens (gura 43).

Figura 43

7. Voc poder utilizar essa assinatura para respostas e mensagens encaminhadas, selecionando-a na caixa de opes correspondente (gura 44).

Figura 44

5.7.2 Modificando uma assinatura

Depois de criar uma assinatura, fcil modic-la. Se desejar fazer alterao apenas uma vez para uma mensagem especca, basta modicar a assinatura diretamente na mensagem. J se desejar modicar a assinatura salva, voc precisar retornar caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta, refazendo os passos de 1 a 3, descritos no item 5.7.1, e l fazer as alteraes.

5.7.3 Excluindo uma assinatura

Caso voc queira excluir uma assinatura, precisar retornar caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta, refazendo os passos de 1 a 3, descritos no item 5.7.1. Em seguida, selecione a assinatura a ser excluda, clique no boto Excluir e conrme a excluso clicando em Sim, na caixa de dilogo apresentada (gura 45).

30

Figura 45

5.7.4 Incrementando uma assinatura

Alm das opes j conhecidas de fonte e alinhamento, na guia Assinatura de Email, h mais trs comandos que podero ser utilizados para incrementar sua assinatura: Carto de visita, Imagem e Hiperlink. Lembre-se de que, para criar uma assinatura, voc deve seguir os passos do item 5.7.1. E, para modic-la, os passos do item 5.7.2. Carto de visita Insere as informaes do contato no formato de carto de visita. Para ter acesso a essa opo, clique no boto correspondente , selecione o contato a ser utilizado e clique em OK (gura 46).

Figura 46

31

 Imagem Permite inserir uma imagem como assinatura. Aps clicar no boto correspondente , selecione a imagem desejada e clique em Inserir.

Figura 47

Hiperlink Permite inserir um link como assinatura. Aps clicar no boto Inserir hiperlink, preencha os campos conforme modelo abaixo (gura 48):

Figura 48

Onde:
1 Texto que aparecer na assinatura. 2 Endereo de site, email ou local a ser acessado.

Clique em OK para criar o hiperlink, que s poder ser ativado quando a 3 assinatura for inserida na mensagem.

5.7.5 Aplicando uma assinatura

Quando voc cria sua primeira assinatura, o Outlook a dene como a assinatura 32

padro e a aplica a todas as novas mensagens automaticamente. Portanto, para usar a nova assinatura, basta comear a criar mensagens e voc ver essa nova assinatura em cada mensagem criada. Se voc criou mais de uma assinatura, possvel inserir qualquer uma delas automaticamente. Para isso, faa o seguinte: 1. Antes de nalizar a mensagem, apague a assinatura padro, caso ela exista. 2. Na guia Mensagem, clique na seta do boto Assinatura, do grupo Incluir. 3. Clique sobre a assinatura desejada (gura 49).

Figura 49

Depois de criar uma assinatura e comear a us-la, voc poder se perguntar: ser que todos os destinatrios a veem da mesma maneira? Provavelmente, no. Como um destinatrio v a sua assinatura depende do programa que ele usa para ler email e de como o congura. A seguir, so apresentados dois exemplos de situaes em que aquilo que voc envia pode ser diferente daquilo que seu destinatrio v: O destinatrio l email no formato de texto sem formatao Uma pessoa que l email no formato de texto sem formatao (somente texto) pode no ver cores ou outros efeitos sosticados. Portanto, quando criar a sua assinatura, convm lembrar como ela aparecer em texto sem formatao. O destinatrio no tem a fonte que voc usou em sua assinatura As fontes no so incorporadas em sua mensagem. Isso signica que, para ver a fonte que voc usou, o destinatrio precisar t-la instalada no computador. Como voc no sabe que fontes seu destinatrio tem instaladas em seu computador, uma prtica recomendada usar apenas o conjunto principal de fontes includo no Microsoft Windows, como Arial, Verdana, Times New Roman e Courier.

5.8 Alterando o layout das mensagens

Na guia Papel de carta pessoal, voc poder escolher um tema de fundo para suas mensagens. Para isso: 1. Clique no boto nova mensagem. , na barra de ferramentas Padro, para criar uma 33

2. Na guia Mensagem, clique na seta do boto Assinatura do grupo Incluir. 3. Clique na opo Assinaturas... 4. Clique na guia Papel de carta pessoal e no boto Tema... (gura 50).

Figura 50

5. Clique em todos os temas e escolha o que mais lhe agradar. Em seguida, clique em OK. A partir dessa denio, todas as mensagens sero criadas com esse tema de fundo (gura 51).

Figura 51

Nessa guia, voc tambm poder denir o tipo de fonte a ser utilizado para enviar mensagens e responder a elas. 1. Clique no boto Fonte e faa suas escolhas quanto a tipo, tamanho, cor etc. (gura 52). 34

Figura 52

5.9 Imprimindo uma mensagem

1. Selecione a mensagem a ser impressa clicando sobre ela, no lado esquerdo da Caixa de Entrada. 2. Clique no boto Imprimir, na barra de ferramentas Padro, ou escolha essa opo no menu Arquivo (gura 53).

Figura 53

3. A seguinte tela ser visualizada (gura 54). Dena as opes desejadas e clique em OK, para que a mensagem seja impressa.

Figura 54

35

6. Editando uma mensagem

6.1 Navegando pelo documento
Existem vrias maneiras de navegar por mensagens. Alm da barra de rolagem e do mouse, podemos utilizar as seguintes teclas para navegar pelo documento:
Pressione
HOME END SETA PARA A ESQUERDA OU SETA PARA A DIREITA CTRL+SETA PARA A ESQUERDA CTRL+SETA PARA A DIREITA SETA PARA CIMA OU SETA PARA BAIXO PAGE DOWN PAGE UP CTRL+HOME CTRL+ END

Para fazer isto

Ir para o incio da linha. Ir para o m da linha. Avanar ou retroceder um caractere. Retroceder uma palavra esquerda. Avanar uma palavra direita. Avanar ou retroceder uma linha. Avanar pgina. Retroceder pgina. Ir para o incio da mensagem. Ir para o m da mensagem.

6.2 Selecionando partes da mensagem

Pressione
SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA SHIFT+SETA PARA A DIREITA CTRL+SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA CTRL+SHIFT+SETA PARA A DIREITA SHIFT+HOME SHIFT+END CTRL+SHIFT+HOME

Para fazer isto

Selecionar ou desmarcar um caractere esquerda do cursor. Selecionar ou desmarcar um caractere direita do cursor. Selecionar ou desmarcar uma palavra esquerda do cursor.

Selecionar ou desmarcar uma palavra direita do cursor. Selecionar do ponto onde se encontra o cursor ao incio da linha. Selecionar do ponto onde se encontra o cursor ao m da linha. Selecionar do ponto onde se encontra o cursor ao incio da mensagem. Selecionar do ponto onde se encontra o cursor ao m da mensagem.

CTRL+SHIFT+END

36

Alguns comandos podem ser realizados com o mouse, caso voc prera:
Ao
D um clique duplo sobre a palavra.

Para fazer isto

Selecionar uma palavra.

Clique no incio da linha. O apontador do mouse precisar ter esta forma: .

Selecionar a linha.

D um clique duplo no incio da linha. O apontador do mouse precisar ter esta forma: .

Selecionar pargrafo.

D um clique triplo em qualquer linha ou pgina do arquivo, desde que o apontador do mouse esteja desta forma: .

Selecionar todo o documento.

Clique sobre gura, grco ou outro objeto desejado.

Selecionar uma gura, grco ou outro objeto.

Clique no local de incio e arraste o mouse at a posio nal.

Selecionar trechos de textos.

6.3 Inserindo texto

Para inserir texto da mensagem (uma letra, uma palavra, um pargrafo, uma pgina etc.), basta posicionar o cursor no local desejado e digitar os dados a serem inseridos. Vale lembrar que a insero ocorrer esquerda do cursor.

6.4 Deletando (apagando) texto

Pressione
BACKSPACE (I)

Para fazer isto

Apagar um caractere esquerda do cursor.

DELETE

Apagar um caractere direita do cursor.

CTRL+ BACKSPACE (I)

Apagar a palavra esquerda do cursor.

CTRL+ DELETE

Apagar a palavra direita do cursor.

37

6.5 Formatando caracteres e pargrafos

Utilizaremos os comandos da guia Formatar Texto, da Faixa de Opes, para trabalhar com as formataes de caracteres e pargrafos que incluem mudana de fonte, cor, tamanho e alinhamento de texto dentre outras. Voc ver que muitos comandos tambm se encontram na guia Mensagem. Um novo recurso do Ofce 2007, que facilita a formatao do documento, o preview, ou pr-visualizao de uma alterao, sem ter que aplic-la. Por exemplo, para alterar o tipo de fonte (letra), conforme voc passa o mouse pelas fontes instaladas, possvel, automaticamente, visualizar como car o texto selecionado. E isso vale para algumas das opes de formatao, como cor, tamanho, estilo etc.

6.5.1 Alterando fonte, cor e tamanho do caractere ou texto

Utilizaremos o grupo Fonte, da guia Formatar Texto, para trabalhar com caracteres e textos. Para poder fazer as alteraes desejadas, necessrio que o texto esteja selecionado (ver comandos de seleo no item 6.2). 1. Crie uma nova mensagem clicando no boto Padro. 2. Digite o texto, conforme mostra a gura a seguir: , na barra de ferramentas

Figura 55

3. Selecione a palavra ANIVERSRIO. Clique na caixa de dilogo para abrir as opes de fonte (gura 56) e v passando o mouse sobre elas. Observe que a palavra selecionada visualizada de acordo com a fonte escolhida. Aps denir a fonte, clique sobre ela.

38

Figura 56

4. Agora, faa o mesmo com a opo de tamanho (gura 57).

Figura 57

Procedimento idntico dever ser feito para alterar a cor do realce do texto, que, por padro, no apresenta cor; e tambm a cor da fonte, que, por padro, preta. Para os demais comandos, o efeito s ser visualizado depois de executado. 39

Objeto

Funo
Aplicar o efeito negrito ao texto selecionado.

Negrito

Aplicar o itlico ao texto selecionado. Normalmente, utilizado em Itlico termos de outro idioma.

Sublinhado

Aplicar o efeito sublinhado ao texto selecionado.

Aplicar o efeito tachado (uma linha no meio) ao texto selecionado. Por Tachado exemplo, CANCELADO.

Subscrito

Aplicar o efeito de subscrito ao texto selecionado. Por exemplo, H2O.

Sobrescrito

Aplicar o efeito de sobrescrito ao texto selecionado. Por exemplo, M3.

Limpar a formatao, deixando o texto conforme foi digitado Limpar formatao originalmente. Alterar o texto selecionado para: MAISCULA, minscula, Primeira letra da sentena em maiscula (Cada Palavra Ter A Primeira Letra Maiscula), aLTERNANAR mAISCULA/ Maisculas / Minsculas mINSCULA. Um atalho que pode ser utilizado SHIFT+F3.

Aumentar /diminuir fonte

Aumentar ou reduzir o tamanho da fonte de 2 em 2 pontos.

Dica!
Quando voc seleciona um texto e passa o mouse sobre ele, aparece uma caixa de ferramentas, com algumas opes de formatao, para tornar seu trabalho mais rpido (gura 58).

Figura 58

40

6.5.2 Alterando alinhamento de linhas ou pargrafos

Agora, utilizaremos os comandos do grupo Pargrafo da guia Formatar Texto. O texto da linha em que o cursor estiver posicionado ou o pargrafo selecionado podero ser alinhados de quatro formas:
ESQUERDA (padro) O texto ca alinhado na margem esquerda. Exemplo de visualizao do texto alinhado Esquerda

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio.
DIREITA O texto ca alinhado na margem direita. Exemplo de visualizao do texto alinhado Direita

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio.
CENTRALIZADO O texto ca centralizado entre as margens esquerda e direita. Exemplo de visualizao do texto com alinhamento Centralizado

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio.
JUSTIFICADO O texto ca alinhado nas margens esquerda e direita Exemplo de visualizao do texto com alinhamento Justicado

Vamos preparar uma na prxima sexta-feira,

festa no

surpresa salo de

para nossa festas do

colega Ana meu prdio.

6.5.3 Alterando o espaamento entre linhas

Podemos alterar o espaamento entre linhas, clicando no boto entre linhas. Observe a gura 59. Espaamento

Figura 59

41

Espaamento simples Espaamento padro, ou seja, uma linha. Exemplo de texto com espaamento simples

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio.
Espaamento 1,5 O espaamento de uma linha e meia. Exemplo de texto com espaamento 1,5

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio.
Espaamento duplo O espaamento de 2 linhas. Exemplo de texto com espaamento duplo

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio.

Todos os comandos vistos at agora podero ser efetuados clicando-se na opo Pargrafo ou no Iniciador de Caixa de Dilogo do grupo Pargrafo (gura 60).

Figura 60

42

6.6 Trabalhando marcadores

com

listas,

numeradores

As listas desempenham vrias funes. Sua nalidade resumir informaes para facilitar a compreenso e a assimilao por parte do leitor. Elas podem apresentar numeradores ou marcadores.

1. 2. 3. 4.

Mercrio Vnus Terra Marte

Mercrio Vnus Terra Marte

Se voc tiver uma sequncia de informaes, uma lista numerada ser essencial para fornecer rapidamente o nmero de itens. As listas podem apresentar um nvel nico ou vrios nveis. Na lista de nvel nico, todos os itens tero a mesma hierarquia e o mesmo recuo. J a lista de vrios nveis signica que h uma lista dentro de outra lista. Veja, abaixo, a diferena entre elas:

Mercrio Vnus Terra Marte

Mercrio Vnus Terra Lua Marte Fobos Deimos

Tanto marcadores, quanto numeradores podem ser inseridos nos pargrafos selecionados. H mais de uma maneira de iniciar uma lista. Uma das mais utilizadas cri-la automaticamente, enquanto os dados so digitados. Se voc precisar de uma lista com marcadores, basta digitar um asterisco (*) seguido de um espao: o asterisco se transforma em marcador e a lista iniciada. Quando terminar de digitar o primeiro item, pressione ENTER, que um novo marcador aparecer na linha seguinte. 43

H vrios smbolos que voc pode usar para iniciar uma lista. O marcador padro o bollet . Ao abrir a caixa de dilogo Marcadores, voc poder utilizar um marcador existente ou Denir Novo Marcador (gura 61-A).

Figura 61-A

Os smbolos disponveis dependero da fonte selecionada. Na gura 61-B, a fonte Wingdings. Tambm podero ser adicionadas imagens.

Figura 61-B

Para criar automaticamente listas numeradas, digite o nmero 1 e um ponto (1.), seguido de um espao. O numerador padro 1. De modo semelhante ao anterior, ao abrir a caixa de dilogo Numerao, voc poder utilizar um formato existente (gura 62-A) ou Denir Novo Formato de Nmero (gura 62-B).

44

Figura 62-A

Figura 62-B

6.6.1 Criando lista de vrios nveis

Podemos criar listas de vrios nveis automaticamente. Para isso, basta pressionar o boto Lista de Vrios Nveis e selecionar o modelo desejado (gura 63).

Figura 63

45

Para que os subnveis apaream, basta clicar no boto Aumentar recuo exemplo abaixo: 1. VITAMINAS 1.1 Complexo B 1.1.1. B1 1.1.2. B2 1.1.3. B12 2. SAIS MINERAIS

. Veja o

Caso voc avance um recuo a mais do desejado, basta clicar no boto Diminuir recuo .

6.6.2 Interrompendo a lista

A maneira mais fcil de interromper a criao de uma lista pressionar a tecla ENTER duas vezes. Com isso, voc estar pronto para iniciar um novo pargrafo em uma nova linha. Se voc estiver no meio de uma lista e precisar digitar algum texto abaixo do marcador no mesmo nvel do texto acima, use a tecla BACKSPACE. Isso remover o marcador, mas manter o recuo de texto. Para alinhar o novo texto abaixo do prprio marcador, e no do texto acima, pressione a tecla BACKSPACE duas vezes. Por m, para eliminar o recuo de lista, pressione a tecla BACKSPACE trs vezes.

6.6.3 Utilizando marcadores ou nmeros

Se voc quiser mudar o tipo de lista, ou tiver iniciado sua lista com marcadores e achar que nmeros seriam mais adequados ou vice-versa, no se preocupe. fcil fazer a troca. Basta clicar em qualquer lugar da lista e, em seguida, no boto Marcadores ou Numerao , no grupo Pargrafo, na guia Formatar Texto.

Curiosidade!
Esses dois botes registram o tipo de lista utilizado pela ltima vez . Assim, quando voc clicar neles novamente, esse mesmo tipo de lista ser acessado.

46

Dica!
Para classicar uma lista aps cri-la em ordem alfabtica por exemplo, selecione-a e use o boto Classicar. Tenha em mente que, ao classicar uma lista numerada, somente os itens sero classicados. A ordem numrica permanecer a mesma.

6.7 Inserindo bordas e sombreamento

Para dar destaque a palavras, pargrafos, imagens e clulas (tabelas), entre outros objetos, o Outlook dispe do recurso de borda e de sombreamento. Selecione a palavra ANIVERSRIO e d um clique na seta que abre a caixa de dilogo do boto Bordas e Sombreamento (gura 64).

Figura 64

Observe que as opes apresentadas permitem colocar bordas na parte inferior, superior etc. Clique na opo Bordas e Sombreamento (gura 65).

Figura 65

47

Essa opo possibilita trabalhar com o seguinte: Bordas Permite colocar borda no texto selecionado ou no pargrafo. No exemplo abaixo, foi inserida uma borda verde com 3 pontos de espessura (gura 66).

Figura 66

Sombreamento Permite denir cor de Preenchimento e o estilo dos Padres do texto ou pargrafo selecionado (gura 67).

Figura 67

No exemplo abaixo, o Preenchimento amarelo. E, no item Padres, o estilo selecionado Horizontal clara na cor verde (gura 68).

Figura 68

48

6.8 Visualizando marcas de pargrafos e smbolos de formatao ocultos

s vezes, voc deseja obter um resultado de formatao e no consegue entender por que ele no aparece. Pode ser que existam caracteres ocultos em seu documento. Para visualiz-los, clique no boto Mostrar Tudo . Observe a gura 69.

Figura 69

O que cada smbolo representa: Foi pressionada a tecla ENTER. M Utilizao de marcador ou numerao. . (ponto) Existncia de espao em branco.

6.9 Copiando uma formatao

Imagine que voc trocou o tipo, a cor e o tamanho da fonte, inseriu borda e/ou sombreamento e quer repetir isso em um novo pargrafo ou parte da mensagem. Ser preciso fazer tudo novamente? No! O Outlook dispe de um boto que copia a formatao de uma rea selecionada e a aplica em outra. Esse boto chama-se Formatar Pincel . Aps selecionar a formatao desejada, d um clique duplo nesse boto e, em seguida, no local onde voc quer repetir a formatao. Caso seja mais de um, voc pode arrastar o mouse para expandir a seleo. Para cancelar a cpia de formatao, d um clique no boto Formatar Pincel desativ-lo. 49 para

Veja o exemplo abaixo, em que a formatao da palavra ANIVERSRIO foi copiada para o restante da frase (da Ana).

6.10 Movendo partes do documento

Observando a mensagem sobre o aniversrio da Ana, voc decide inverter a ordem do primeiro pargrafo. Em lugar de Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio., dever car assim: Na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio, vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana. Voc no precisa excluir a frase e digit-la novamente. Em vez disso, mova-a, realizando uma operao de recortar e colar: recorte a frase para exclu-la do local atual e, em seguida, cole-a no novo local. 1. Primeiramente, selecione o trecho a ser movido. Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio.

2. Em seguida, clique em Recortar que a frase desaparece do texto.

, no grupo rea de Transferncia. Observe

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana

3. Em seguida, mova o cursor para o incio do pargrafo e, no grupo rea de Transferncia, clique em Colar .

Na prxima sexta-feira, no salo de festas do meu prdio, vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana. Note que foi necessrio fazer ajustes gramaticais.

Dica!
Um atalho de teclado para recortar CTRL+X e para colar CTRL+V. Quando voc comear a editar o documento com frequencia, ver como esse atalho rpido e conveniente. 50

Os itens recortados ou copiados permanecem na rea de transferncia, at que voc saia de todos os programas do Ofce ou os exclua, clicando no item desejado e, em seguida, em Excluir ou em Limpar tudo (gura 70).

Figura 70

6.11 Copiando partes do documento

Os procedimentos para copiar partes de uma mensagem so praticamente os mesmos de recortar. A diferena que o contedo ser mantido na posio original. Selecione o trecho (nada de lcool, hein!) do segundo pargrafo.

Cada uma das garotas dever trazer um prato de salgado ou doce e os rapazes sero responsveis pelas bebidas (nada de lcool, hein!).

Em seguida, clique em Copiar , no grupo rea de Transferncia. Observe que o trecho permanece no local de origem.

Cada uma das garotas dever trazer um prato de salgado ou doce e os rapazes sero responsveis pelas bebidas (nada de lcool, hein!).

Em seguida, mova o cursor para o m do ltimo pargrafo, onde deseja que a frase aparea e, no grupo rea de Transferncia, clique em Colar . Observe que o texto foi duplicado (gura 71).

51

Figura 71

Dica!
Um atalho do teclado para copiar CTRL+C e para colar CTRL+V.

6.12 Utilizando estilos rpidos

No grupo Estilos, temos o boto Estilos Rpidos , que exibe diversas combinaes de formatao (gura 72). Quando voc posiciona o ponteiro do mouse sobre uma delas, pode ver como o estilo rpido afeta o texto selecionado.

Figura 72

O estilo utilizado no exemplo acima foi Citao intensa. O boto Alterar Estilos permite a voc selecionar estilos rpidos para todo o documento e no apenas para a rea selecionada (gura 73).

52

Figura 73

6.13 Aumentando ou diminuindo a visualizao da mensagem

Para facilitar a visualizao da mensagem, voc pode clicar no boto Zoom grupo Zoom, na guia Formatar Texto (gura 74). do

Figura 74

Voc pode optar por uma das porcentagens preestabelecidas (75%, 100% e 200%) ou selecionar outro valor na caixa de texto Porcentagem.

6.14 Localizando e substituindo textos

Imagine que, em uma mensagem, voc tivesse que procurar ou substituir uma palavra que aparece vrias vezes, em diferentes pontos do texto. Isso levaria bastante tempo, no mesmo? Um recurso que auxilia voc, e muito, o de localizao e substituio rpida de uma palavra ou frase. Para isso, utilizamos os comandos do grupo Edio da guia Formatar Texto.

53

6.14.1 Localizando texto

Ainda utilizando o email de exemplo, clique no grupo Edio e, em seguida, selecione a opo Localizar. Observe a gura 75.

Figura 75

Em seguida, digite, por exemplo, a palavra trazer na caixa de texto Localizar. Para localizar cada ocorrncia, clique em Localizar prxima. Para localizar todas as ocorrncias de uma vez, clique em Localizar em e em Documento principal (gura 76).

Figura 76

Para cancelar uma pesquisa em andamento, pressione a tecla ESC.

6.14.2 Localizando e realando um texto na tela

Para ajud-lo a examinar visualmente um documento para cada ocorrncia de uma palavra ou frase, possvel pesquisar por todas as ocorrncias e real-las na tela. Apesar de o texto estar realado na tela, ele no ca realado quando o documento impresso. Clique em Edio e, em seguida, selecione a opo Localizar. Observe que a palavra trazer j est na caixa de texto Localizar, pois o Outlook mantm a ltima pesquisa feita. Clique em Realce de Leitura e em Realar Tudo (gura 77). 54

Figura 77

Para desativar o realce na tela, clique em Realce de Leitura e em Limpar Realce.

6.14.3 Localizando e substituindo texto

possvel substituir automaticamente uma palavra ou frase por outra. Por exemplo, possvel substituir prdio por edifcio. Observao: O texto de substituio usar a mesma capitalizao que o texto a ser substitudo. Portanto, sempre digite o novo texto em minsculas, a no ser que deseje que a substituio seja em maisculas. Por exemplo:

Texto de substituio
Edifcio Edifcio Edifcio EDIFCIO

Texto encontrado Prdio Prdio PRDIO Prdio

Resultado
edifcio Edifcio EDIFCIO EDIFCIO

Clique em Edio e, em seguida, selecione a opo Substituir. Observe, na gura 78, que a caixa de dilogo apresentada muito semelhante anterior.

Figura 78

55

Na caixa de dilogo Localizar, digite o texto que deseja pesquisar e, na Substituir por, digite o texto de substituio (gura 79).

Figura 79

Para localizar a prxima ocorrncia da palavra no texto, clique em Localizar Prxima. Caso queira substitu-la, clique em Substituir 1 . Aps clicar nessa opo, o cursor ir para sua prxima ocorrncia no texto. Para substituir todas as ocorrncias, clique em Substituir Tudo 2 .

6.14.4 Indo para um ponto especfico

Ao clicar nas opes Localizar ou Substituir, voc ter acesso guia Ir para, que, como o ttulo sugere, permite que voc v diretamente a um ponto do documento, que pode ser uma pgina, seo, linha etc. (gura 80).

Figura 80

6.14.5 Selecionando textos, objetos e formataes

No grupo Edio, ainda temos a opo Selecionar (gura 81), que permite Selecionar Tudo (seleciona todo o documento), Selecionar Objetos (imagens, grcos etc.) e Selecionar texto com formatao semelhante (mesma fonte, cor, tamanho etc.).

56

Figura 81

Para selecionar texto com formatao semelhante, selecione uma das ocorrncias com a formatao desejada e clique na opo correspondente.

7. Organizando mensagens em pastas

Voc gosta de uma Caixa de Entrada vazia? Uma maneira fcil de remover o excesso de mensagens criar pastas personalizadas e, em seguida, mover as mensagens para essas pastas. Voc quem dene os nomes das pastas. Com isso, possvel organizar as mensagens de um modo que faa sentido.

7.1 Criando pastas

Saber por que criar pastas no o bastante. Para utiliz-las, preciso saber cri-las. Felizmente, esse processo simples. Para criar uma pasta em sua caixa de correio, siga os passos abaixo: 1. Clique com o boto direito do mouse na pasta Caixa de Entrada, no Painel de Navegao, e selecione a opo Nova Pasta (gura 82).

Figura 82

57

2. Em seguida, digite o nome da nova pasta e clique em OK (gura 83).

Figura 83

Observe que a nova pasta foi criada como subpasta da Caixa de Entrada (gura 84).

Figura 84

7.2 Movendo mensagens para outra pasta

1. Para mover uma mensagem, basta clicar sobre ela, arrast-la e solt-la sobre a pasta de destino (gura 85).

Figura 85

58

2. Clique na pasta de destino e verique que a mensagem est l e no mais na Caixa de Entrada (gura 86).

Figura 86

O mesmo procedimento utilizado para mover mensagens entre quaisquer pastas.

7.2.1 Usando um comando para mover mensagens

O mtodo de arrastar mensagens de uma pasta para outra que acabamos de utilizar rpido. Entretanto, ele tem um inconveniente: possvel "soltar" as mensagens, acidentalmente, em pasta errada. Um mtodo mais seguro utilizar o comando Mover para Pasta. Veja o que voc deve fazer: 1. Selecione a(s) mensagem(ns) desejada(s). 2. D um clique com o boto direito do mouse sobre a(s) mensagem(ns) selecionada(s). 3. Selecione a opo Mover para Pasta (gura 87):

Figura 87

59

4. Na tela que se abrir, Mover Itens, selecione o nome da pasta desejada e clique em OK (gura 88).

Figura 88

7.3 Usando Pastas Favoritas

Quando comear a arquivar suas mensagens de email em pastas, voc perceber que algumas delas so usadas com mais frequncia do que outras. Para acelerar a localizao e o arquivamento de mensagens, mova essas pastas para as Pastas Favoritas. E como fazer isso? Voc se lembra dos componentes do Painel de Navegao? Se no, observe a imagem abaixo:

Figura 89

Provavelmente, o grupo Pastas Favoritas estar fechado. Clique no boto Expandir Grupo e veja que um espao aberto (gura 90).

Figura 90

60

Para incluir uma pasta no grupo Pastas Favoritas, arraste-a do grupo Pastas de Email para ele (gura 91).

Figura 91

Dica!
As pastas permanecem nos locais originais em sua caixa de correio. A rea Pastas Favoritas, simplesmente, fornece uma maneira rpida e fcil de acess-las.

7.3.1 Removendo Pastas Favoritas

Nossas preferncias mudam com o tempo. Quando uma pasta favorita perder a utilidade, possvel remov-la do grupo Pastas Favoritas. Para isso, clique nela com o boto direito do mouse e em Remover das Pastas Favoritas (gura 92).

Figura 92

No se preocupe. A pasta em questo no ser apagada, permanecendo em sua pasta de email. 61

Ateno!
No use o comando Excluir para remover uma pasta do grupo Pastas Favoritas. Isso excluir denitivamente a pasta e todo o seu contedo.

7.4 Excluindo pastas

Para excluir uma pasta e todo o seu contedo de uma vez, faa o seguinte: 1. D um clique sobre a pasta a ser excluda e, em seguida, selecione a opo Excluir (gura 93).

Figura 93

2. Ser solicitada uma conrmao. Caso a pasta realmente deva ser excluda, clique em Sim (gura 94). Caso contrrio, clique em No.

Figura 94

62

8. Catlogo de endereos
Provavelmente, voc tem em casa vrios catlogos perto do telefone. Por exemplo, uma lista telefnica residencial ou comercial de sua cidade, que foi fornecida pela companhia telefnica. Voc tambm pode ter algumas listas de telefones menores e pessoais, que voc mesmo criou. Catlogo de Endereos uma coleo de catlogos ou listas de endereos criados com base nas pastas de contato do Outlook. Voc pode usar o Catlogo de Endereos para pesquisar e selecionar nomes, endereos de email e listas de distribuio ao enderear mensagens. No Catlogo de Endereos, as listas de endereos podem ser classicadas em dois tipos bsicos: listas criadas para voc e listas criadas por voc.

8.1 Listas criadas PARA voc

Dependendo do tipo de servidor de email que voc usa e de como o Outlook est congurado, seu Catlogo de Endereos pode conter um destes tipos de diretrios: Lista de Endereos Global (GAL) Servios de diretrio da Internet (LDAP) Catlogos de endereos de terceiros Por exemplo, se a sua empresa usa o Microsoft Exchange Server, provvel que seu catlogo de endereos possua uma Lista de Endereos Global. Se voc recebe seus emails por meio de provedor de servios de Internet (Hotmail, Yahoo, UOL, IG etc.), ele pode permitir que voc acesse um protocolo LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), que uma forma complicada de dizer Lista de Assinantes da Internet, alm dos endereos de terceiros (clientes, fornecedores, prestadores de servios etc.)

8.2 Listas criadas POR voc

Alm dos endereos disponibilizados para voc, normalmente, haver a necessidade de acrescentar endereos pessoais, bem como criar listas de endereos que facilitem seu trabalho. No catlogo de endereos, as listas pessoais de endereos podem car armazenadas em um dos seguintes locais: Lista de Endereos Global (GAL) Recebe o nome de Contatos. Catlogo de endereos do Outlook Voc pode inserir seus contatos ou criar suas listas nesse recipiente. Vale lembrar que ele parte do Catlogo de Endereos. 63

 Catlogo Particular de Endereos Opo includa no Microsoft Ofce Outlook 2007, principalmente, para compatibilidade com verses anteriores do Outlook. Como possvel fazer muito mais com Contatos, recomendamos que, caso ainda no tenha feito, converta suas entradas existentes do Catlogo Particular de Endereos para Contatos.

8.3 Inserindo um novo contato

Para inserir um novo contato, siga os passos abaixo: 1. Clique no boto Catlogo de Endereos , na barra de ferramentas Padro.

Voc tambm pode selecionar essa opo no menu Ferramentas (gura 95).

Figura 95

2. Na caixa de dilogo Catlogo de Endereos (gura 96), clique no menu Arquivo e na opo Nova Entrada...

Figura 96

3. Na caixa de dilogo Nova entrada (gura 97), selecione Novo contato e, na opo Inserir esta entrada, selecione Contatos:

Figura 97

64

Nota!
Catlogo de Endereos do Outlook Esse catlogo criado automaticamente e contm os contatos cujos endereos de email ou nmeros de fax esto listados em sua pasta Contatos. Eles so exibidos, quando voc clica em Contatos. 4. Preencha as informaes sobre o novo contato e clique no boto Salvar e Fechar, no grupo Aes da guia Contato (gura 98).

Figura 98

Observe que, medida que as informaes so inseridas, elas vo aparecendo no canto superior direito da tela, abaixo da faixa de opes.

8.3.1 Inserindo imagem no contato

Voc observou a foto inserida no contato do Joo Carlos? muito simples fazer isso: 1. Repita os passos de 1 a 3, vistos no item 8.3. 2. Clique no boto Adicionar Imagem de Contato , selecione a imagem desejada e clique em OK (gura 99). 65

Figura 99

8.4 Localizando contatos no catlogo de endereos

Quando se tem poucos contatos cadastrados, encontrar um deles fcil. Contudo, a partir do momento em que h muitos, nem sempre rpido localizar o destinatrio desejado. O Outlook conta com recurso para isso. 1. Clique no boto Catlogo de Endereos , na barra de ferramentas Padro. Na gura 100, observe as opes disponveis para pesquisa de contatos:

Figura 100

2. Digite o contedo a ser pesquisado na caixa de texto Pesquisar. Se a opo Somente nome estiver ativada, como resultado da pesquisa, ser visualizada a primeira ocorrncia que atende ao valor digitado (gura 101): 66

Figura 101

J se a opo Mais colunas estiver ativada, como resultado da pesquisa, sero visualizadas apenas as ocorrncias que atenderem ao contedo digitado (gura 102):

Figura 102

3. A caixa de opes Catlogo de Endereos permite selecionar se a pesquisa ser realizada em Contatos ou em Catlogo de Endereos do Outlook. A opo Localizao Avanada (gura 103) traz o mesmo resultado de quando a opo Mais colunas est ativada.

Figura 103

67

8.5 Criando listas de distribuio

Imagine que voc tenha que enviar emails com informaes atualizadas cinco vezes por dia para 50 fornecedores. J imaginou ter que selecionar os contatos 250 vezes por dia? E se voc possui um grupo de trabalho de escola e precisa enviar vrios emails a seus amigos para discusso sobre as atividades a serem realizadas? Para tornar essa atividade mais fcil e evitar que voc envie mensagem a algum que no deve receb-la, voc pode criar uma lista de distribuio. Dessa forma, basta selecion-la no momento de enviar a mensagem, que todos a recebero. Para isso, faa o seguinte: 1. Clique na seta do boto suas opes. , na barra de ferramentas Padro, para abrir

Voc tambm pode selecionar essa opo no menu Arquivo, Novo. 2. Selecione a opo Lista de Distribuio (gura 104).

Figura 104

3. Preencha a caixa de dilogo Nome (gura 105). Vale lembrar que os nomes das listas devem favorecer a identicao de seus membros, como, por exemplo, Fornecedores, Grupo-Trabalho etc.

Figura 105

68

4. Em seguida, clique no boto Selecionar Membros para inserir os contatos que devero fazer parte da lista. A cada membro selecionado, seu nome aparecer na caixa Participantes (gura 106).

Figura 106

5. Clique em OK e veja que os membros selecionados j fazem parte da lista de distribuio (gura 107).

Figura 107

6. Na guia Lista de distribuio, clique no boto Salvar e Fechar Aes. Para enviar mensagens para essa lista, basta fazer o seguinte: 1. Clique no boto , na barra de ferramentas Padro.

do grupo

2. Clique no boto Para e selecione a lista de distribuio desejada (gura 108).

Figura 108

1. Aps digitar o contedo da mensagem, clique em Enviar 69

9. Usando o Outlook para definir aes

Quando voc l uma mensagem de email, ela frequentemente o leva a executar algum tipo de ao. Essa ao tanto pode ser responder imediatamente, como adotar algum procedimento secundrio, por exemplo, organizar uma reunio. Para evitar o congestionamento de sua Caixa de Entrada, pense sobre uma mensagem, enquanto a l, e decida se ela requer alguma ao. Em caso armativo, pense no que necessrio fazer. preciso respond-la imediatamente? Mais tarde? Agendar uma reunio ou criar uma tarefa? Use o Outlook para entrar em ao quando e como for necessrio. possvel iniciar cada ao simplesmente arrastando a mensagem para o boto apropriado, no Painel de Navegao. Embora no seja nova no Outlook 2007, essa funcionalidade oferece uma maneira prtica de ver como as mensagens podem ter outros usos alm do email. Por exemplo, se voc arrastar uma mensagem para o boto Calendrio 1 , no Painel de Controle, ser aberta a caixa de dilogo utilizada para agendamento de reunies 2 . Aps a denio dos participantes, o Outlook enviar a convocao automaticamente, assim que voc clicar no boto Enviar 3 (gura 109).

Figura 109

importante lembrar que, ao arrastar uma mensagem, um novo item ser criado, mas a mensagem no ser removida de sua Caixa de Entrada. Caber a voc exclu-la, quando se tornar desnecessria. 70

9.1 Utilizando o calendrio

O calendrio do Outlook economiza seu tempo, lembra a voc seus compromissos e mostra seu tempo disponvel a outras pessoas.

9.1.1 Visualizando o calendrio

Antes de mais nada, para consultar o calendrio, preciso saber como localiz-lo. Estas so duas maneiras rpidas de exibi-lo: Clique em Calendrio, no Painel de Navegao (gura 110).

Figura 110

Clique em uma data no Navegador de Data, na parte superior da Barra de Tarefas Pendentes (gura 111).

Figura 111

Quando seu calendrio estiver sendo exibido, ser possvel usar os botes na parte superior da janela para navegar e mostrar ou ocultar detalhes (gura 112):

Figura 112

71

Clique em Dia, Semana ou Ms para alternar rapidamente os modos de exibio.

2 Os botes Avanar e Voltar permitem a voc movimentar-se facilmente pelo seu

calendrio.
3 Mais botes permitem a voc mostrar ou ocultar dias ou detalhes, dependendo do

modo de exibio. Na viso de semana, por exemplo, voc pode ver apenas os dias teis (segunda a sexta-feira).

9.1.2 Conhecendo as opes do calendrio

Com o calendrio visvel, possvel comear a agendar atividades como compromissos, reunies, eventos ou tarefas. Sua opo de tipo de entrada depende de quem mais estar envolvido e de como voc quer que a entrada aparea. H quatro tipos de entradas disponveis (gura 113).

Figura 113

1 Compromisso uma atividade que envolve apenas voc em um horrio

agendado.
2 Reunio Como um compromisso, ocorre em um horrio agendado. A diferena

que voc convida outras pessoas, usando uma solicitao de reunio enviada por email.
3 Evento uma atividade que dura o dia todo. Ao contrrio de um compromisso ou

reunio, um evento no bloqueia horrios no calendrio. Com um evento, possvel ter outras entradas aparecendo na agenda do dia.
4 Tarefa uma atividade que envolve apenas voc e no requer um horrio agendado.

Uma novidade do Outlook 2007 uma rea nos modos de exibio Dia e Semana do calendrio mostrando tarefas. Conhecendo os diferentes tipos, possvel agendar suas atividades de maneira mais ecaz. 72

9.1.3 Apenas voc? Insira um compromisso

Use um compromisso quando souber que estar ocupado, mas no haver mais ningum envolvido. Tambm possvel inserir um compromisso em seu calendrio para bloquear o horrio, reservando-o para pesquisar um projeto, redigir um relatrio ou executar alguma tarefa externa ao nal do expediente. Observe a gura 114, que ilustra uma maneira rpida de inserir um compromisso ou qualquer outro tipo de entrada no calendrio. Para isso, faa o seguinte:

Figura 114

Posicione o ponteiro do mouse sobre o horrio desejado no modo de exibio Dia e d um clique.
1 Digite os detalhes. 2 Se for necessrio mais tempo para o compromisso, arraste a ala para aumentar sua

durao.

9.1.4 Uma vez no basta: recorrncia

Anotar um item em um calendrio fcil. Mas e se for algo que deve ocorrer no primeiro dia de cada ms, durante o prximo ano? Seria preciso gravar as mesmas informaes doze vezes. J no parece to fcil, no mesmo? Entretanto, voc pode criar essa entrada apenas uma vez e deixar que o Outlook a aplique a todas as outras ocasies. Basta usar o recurso de Recorrncia. A frequncia da atividade conhecida como seu padro de recorrncia.

73

Figura 115

Como mostra o compromisso Exerccios na gura acima, um compromisso recorrente aparece repetidamente e exibe um cone de recorrncia . Para congurar um padro de recorrncia, abra o compromisso, dando um clique duplo sobre ele, e clique no boto Recorrncia , no grupo Opes da guia Compromisso. Os parmetros a serem denidos esto ilustrados na gura 116.

Figura 116

Onde:
1 Dene o horrio de incio e trmino do compromisso, bem como sua durao. 2 Estabelece o padro de ocorrncia. 3 Disponibiliza as opes em conformidade com o padro de ocorrncia estabelecido. 4 Dene a data de incio e trmino do compromisso, o nmero de ocorrncias desejadas, ou mesmo se o compromisso no tem data de trmino.

Editando uma entrada recorrente Caso haja necessidade de editar uma entrada recorrente, d um clique duplo sobre ela para ver seus detalhes ou fazer alteraes. Ao fazer isso, surgir uma mensagem como a da gura abaixo, que oferece duas opes: 74

Figura 117

Abrir esta ocorrncia Selecione essa opo quando quiser ver ou modicar a ocorrncia selecionada e no a srie inteira. Por exemplo, voc pode querer comear os exerccios meia hora mais tarde em um dia especco, sem alterar o horrio habitual. Abrir a srie Escolha essa opo, quando quiser ver ou modicar toda a srie. Por exemplo, se voc decidir adiar em meia hora todas as ocorrncias do compromisso Exerccios. Depois de abrir a srie, para alterar seu padro de recorrncia, clique no boto Recorrncia , no grupo Opes da guia Compromisso.

Dica!
No exclua uma entrada recorrente. Em vez disso, altere a data Termina em. Assim, voc ter um registro das ocorrncias passadas.

9.1.5 H outros envolvidos? Marque uma reunio

possvel diferenciar uma reunio de um compromisso com base nas informaes exibidas quando de sua criao, pois uma reunio ocorre em local especco 1 , em um horrio agendado e inclui outras pessoas 3 (gura 118).

Figura 118

75

Uma reunio no Outlook congurada com a ajuda de uma solicitao de reunio, que enviada aos participantes por email. Seu calendrio exibir tanto as reunies criadas por voc, como aquelas para as quais voc foi convidado. Agendando uma reunio Para agendar uma reunio, voc deve seguir os passos abaixo: 1. Posicione o ponteiro do mouse sobre o horrio desejado no modo de exibio Dia e d um clique duplo. 2. Digite o assunto, estabelea o local da reunio e redija o texto que os participantes iro visualizar ao receber a convocao para a reunio. Como exemplo, use o texto da gura 118, na pgina anterior. 3. Para selecionar os participantes, clique no boto Convidar Participantes do grupo Aes da guia Compromisso. ,

4. Clique no boto , selecione os participantes e clique em OK. Voc poder denir se a presena de cada um ser necessria ou opcional (gura 119).

Figura 119

5. Clique no boto Enviar a convocao.

, para que os participantes selecionados recebam

Respondendo a uma convocao de reunio Todos os convocados para uma reunio recebero email. Nele, visualizaro as seguintes informaes (gura 120):

76

Figura 120

1 Tema (assunto) da reunio 2 Quem convocou a reunio 3 Participantes necessrios e/ou opcionais 4 Data e horrio 5 Local 6 Opes de resposta 7 Calendrio (exibe o calendrio do convocado)

Para aceitar participar da reunio, clique em

Voc ainda ter a opo de enviar uma resposta (gura 121).

Figura 121

Para aceitar provisoriamente participar da reunio, clique em Voc ainda ter a opo de enviar uma resposta (gura 122).

Figura 122

77

 Para recusar participar da reunio, clique em

Voc ainda ter a opo de enviar uma resposta (gura 123).

Figura 123

Se voc optar por editar a resposta antes de envi-la a quem o convocou para a reunio, basta digitar o texto desejado e clicar no boto Enviar .

Figura 124

Para propor alterao de horrio, clique em

Aps denir o novo horrio, clique em Propor horrio (gura 125-A).

Figura 125 - A

78

Caso julgue necessrio, digite uma justicativa e clique no boto Enviar (gura 125-B).

Figura 125 - B

Caso queira ver seu calendrio para visualizar seus compromissos antes de aceitar ou recusar a convocao (gura 126), clique no boto .

Figura 126

Visualizando as respostas sobre a convocao Assim que cada participante responder ao email de convocao de reunio, quem a convocou receber as devidas noticaes (gura 127).

Figura 127

79

9.1.6 Agendando um evento

Um evento usado para registrar atividades que duram o dia todo. Os eventos no conitam com outros compromissos em seu calendrio e so visualizados como faixas na parte superior da data estabelecida. Por exemplo, na gura 128, o Congresso Internacional e-Learning Brasil um evento com dois dias de durao e o Workshop Melhores prticas um evento de apenas um dia.

Figura 128

Para agendar um evento, siga os mesmos passos utilizados para agendar um compromisso, descritos no item 9.1.3. Aps denir a data do evento, selecione a opo O dia inteiro, ou estabelea o horrio desejado (gura 129).

Figura 129

9.1.7 Utilizando o recurso Lembrete

Quando se inserem compromissos, reunies ou eventos no calendrio, um lembrete denido automaticamente. O Outlook avisa sobre compromissos e reunies 15 minutos antes de seu incio e voc pode alterar esse tempo de acordo com sua necessidade. No caso de eventos, voc avisado com 18 horas de antecedncia e no pode alterar essa congurao. 80

Alterando a configurao de um lembrete 1. D um clique duplo sobre o compromisso ou reunio cujo lembrete deseja alterar. 2. Clique na seta , que abre as opes do boto Lembrete de tempo conforme sua necessidade (gura 130). , e faa as alteraes

Figura 130

3. Para alterar o som emitido, quando o lembrete acionado, clique na opo Som. Procure o som desejado e clique em OK (gura 131).

Figura 131

9.1.8 Barra de Tarefas Pendentes

Localizada na extremidade direita da janela, a Barra de Tarefas Pendentes pode ser vista de todas as pastas do painel de navegao. Ela ajuda voc a controlar tarefas e compromissos futuros. Na gura 132, destacamos alguns de seus principais elementos: 81

Figura 132

1 Navegador de data 2 Compromissos futuros do calendrio 3 Local para digitar novas tarefas 4 Lista de tarefas (mensagens sinalizadas e tarefas)

9.1.8.1 Visualizando a Barra de Tarefas Pendentes A imagem abaixo mostra como tornar visvel a Barra de Tarefas Pendentes.

Figura 133

Onde:
1 Menu Exibir 2 Opo Barra de Tarefas Pendentes 3 Visualizao Normal (gura 134) ou Minimizada (gura 135)

82

Figura 134

Figura 135

Voc pode alternar rapidamente as formas de visualizao, clicando nos botes Expandir ou Minimizar a Barra de Tarefas Pendentes, localizados na parte superior da barra. 83

Personalizando a visualizao da Barra de Tarefas Pendentes Quando a Barra de Tarefas Pendentes estiver no modo de visualizao Normal, voc poder visualizar apenas o que achar necessrio, ativando ou desativando as opes Navegador de Data, Compromissos ou Lista de Tarefas. Observe a imagem abaixo:

Figura 136

Criando uma tarefa H duas formas de criar uma tarefa: Clique na opo , na Barra de Tarefas Pendentes (gura 136).

Ative a opo Tarefas, no Painel de Navegao, e acesse o menu Arquivo, Novo, Tarefa (gura 137).

Figura 137

A imagem a seguir ilustra todas as opes da tela de criao de uma tarefa:

84

Figura 138

Onde:
1 Com base na data de incio e trmino da tarefa, o Outlook calcula o nmero de dias

previstos para sua concluso.

2 Faz uma breve descrio da tarefa. 3 Estabelece data de incio e concluso da tarefa. 4 Indica o status da tarefa: No iniciada, Em andamento, Concluda, Aguardando outra

pessoa e Adiada.
5 Estabelece a prioridade da tarefa: Baixa, Normal e Alta. 6 Indica o porcentual de execuo da tarefa. 7 Aciona um lembrete sobre a tarefa em data e hora estabelecidas. 8 Mostra o nome do responsvel pela tarefa (proprietrio).

Voc deve ter observado que uma nova guia apareceu na faixa de opes, Tarefa (gura 139).

Figura 139

85

Caso seja necessrio atribuir a tarefa outra pessoa, clique no boto Atribuir Tarefa e a envie ao responsvel.

Figura 140

Para cancelar a atribuio, clique no boto correspondente Quando concluir, no exclua

Talvez voc se sinta tentado a excluir os itens concludos da Barra de Tarefas Pendentes. Entretanto, h uma alternativa melhor. Ao concluir uma tarefa, selecione-a e marque-a como concluda, usando o comando Marcar como Concluda, localizado no menu Aes, Acompanhamento (gura 141).

Figura 141

Uma maneira mais rpida de fazer isso clicar no sinalizador ao lado do item (gura 142).

Figura 142

Note que a tarefa concluda passa a aparecer riscada na lista. Essa uma excelente maneira de manter um registro das tarefas concludas. 86

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