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by Paula Ugalde 2009

Importância do Registro
Resistências em Registrar

Motivos das Resistências


Tipos de Registro
Importância do
Registro
• Registrar reuniões e outros encontros
para discussão do contexto e
estabelecimento de ações para
modificar a realidade é muito útil.
Constitui uma motivação adicional
que favorece o maior entendimento e
introjeção de aspectos antes pouco
claros, favorece o comprometimento
dos participantes, as ações e a
concretização do proposto. Ainda
‘inibe’ falas fora da pauta, otimizando
sua eficácia.
Resistências em
Registrar
• Alguns resistem em realizar os
registros. Em geral, por
comodismo, pois sempre haverá
alguém disposto. Também porque
registrar exige atenção integral,
para não perder as idéias e
decisões significativas. Outros por
medo de não saber fazer
corretamente. Ou, ainda alguns,
por preferirem falar e não
conseguirem participar ativamente
e ao mesmo tempo proceder o
registro.
Analisando as
Resistências
• Comodismo – Se as pessoas não são
realmente acomodadas, instigue-as à
refletir e perceber que fazer uma Ata
é oportunidade para aprendizagens. O
redator não tem a ‘obrigação’ de
registrar aspectos importantes não
abordados, mas tem ‘o direito e a
melhor oportunidade’ de cobrar tal
dos participantes. Apenas deve ser
comedido para com os presentes,
para não se sobrepor. O ideal é que
faça um discreto lembrete ao
facilitador do encontro, para que este
toma as providências.
• Receio de registrar – O redator
precisa compreender que sua
responsabilidade é anotar apenas
o que foi falado - especialmente
decisões / encaminhamentos. Não
precisa se preocupar em esquecer
algo importante, pois isso é de
responsabilidade do facilitador do
encontro.
• Algumas pessoas também resistem
por causa da letra, mas importa é
sua legibilidade.
• Pode ser usado um formulário
padrão, para registro de aspectos
importantes como, encontro, data,
local, assunto, objetivo,
apresentador, participantes, função e
órgão/setor que representam, dentre
outros. O mesmo pode ser ainda
preenchido digitalmente. Entretanto,
havendo decisões, o documento deve
ser impresso, para ações posteriores.
• Desejo de participar e
contribuir – Alguns redatores
preferem não assumir a
responsabilidade por achar que
não vão conseguir escrever e
apresentar as suas ideias ao
mesmo tempo. Isso pode ser
resolvido combinando-se
antecipadamente um escriba
substituto, para anotar, à parte, as
interações envolvendo o redator,
para que o mesmo faça o registro
depois. Com a prática, os
redatores se tornam mais
dinâmicos e administram bem as
duas ações, se necessário.
Tipos de
Registro
• Atas Oficiais – O objetivo é informar
e servir como testemunho para ‘fins
legais’. São redigidas de modo mais
formal e tem como características a
impessoalidade [escrita na terceira
pessoa], uso do padrão culto da
linguagem, clareza, concisão,
formalidade e uniformidade. Tem
como exigências a ausência de
parágrafos, números [incluindo datas]
e siglas escritos por extenso, para
evitar modificações futuras. Ver
emprego dos pronomes de tratamento
e outros em Normas para Redação
Oficial.
• Seguir a ordem cronológica da
Pauta facilita a redação e a
descrição mais fiel do que é
tratado, incluindo fatos ocorridos
que requeiram registro.
• As atas devem ser lidas ao final,
aprovadas pelos presentes e
assinadas por todos, começando
pelo redator. “Sem mais, a
presente Ata vai assinada por mim
(Fulano de Tal) e demais
presentes.”
• Concluída a leitura, havendo
discordância sobre algum ponto,
mesmo não havendo consenso,
deve ser registrada a solicitação e /
ou retificação. Faça um “Em tempo”
para o registro.
• Atas Operacionais – O objetivo é
informar e registrar as decisões.
Devem ser feitas da forma mais
adequada/conveniente para os
envolvidos. As manuscritas, em
formulário padrão, facilitam a
reprodução de cópias para os
interessados ao final do encontro.
Apesar de mais informal, não deve
conter rasuras. As assinaturas não são
exigência, bastando que o redator
faça sua leitura e, havendo aprovação,
a assine e, se preferirem, também um
ou dois dos presentes.
Atas
eletrônicas
• Para Atas não Oficiais podem ser
adotados formulários eletrônicos
[Excel]. Neste caso, o redator
digita [preferencialmente durante
o encontro], imprime, procede a
leitura para aprovação [se
necessário coleta as assinaturas]
e entrega cópias presentes. As
assinaturas são necessárias
apenas se houver a possibilidade
de alguém negar ou contestar
algo no futuro ou, da mesma
poder se tornar peça de algum
processo jurídico.
Modelo de Ata
Apresentação integrante do blog paula
ugalde engenha RH e do seu Porta-Fólio.
Texto elaborado com base na análise de
experiências, aprendizagens e estudos so-
bre registros de Reuniões em “Ata de
reunião – como, quando e porquê
fazer”, de Charbel Atalla Antonio /
Operando Bien

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porque.html ]

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