TAJUK 3: SISTEM FAIL

Skop Perbincangan 1. Konsep Fail 2. Jenis-jenis Fail 3. Senarai Fail Panitia Di Sekolah 4. Isu-isu Semasa Dalam Sistem Fail

KONSEP FAIL
Merupakan

folder atau tempat menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen yang penting Setiap folder akan dilabelkan mengikut tajuk atau nombor panggilan. Ia merupakan alat rujukan bagi sesuatu proses pengurusan sesebuah organisasi.

SISTEM FAIL
Cara

atau kaedah penyimpanan data, rekod dan dokumen yang tersusun dan kemas Ia juga merupakan satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod Ia berfungsi untuk pelaporan, pelaksanaan dan proses tindakan susulan

CIRI-CIRI FAIL
Mudah

disimpan, dicari dengan cepat dan difahami Tidak kompleks dan mengelirukan Memenuhi keperluan organisasi Mudah diproses dan diklasifikasikan Mempunyai sistem rujukan atau carian

SISTEM FAIL UTAMA

Ada empat jenis mengikut pengkelasan (sistem) iaitu:a. Pengkelasan mengikut abjad b. Pengkelasan mengikut perkara c. Pengkelasan mengikut angka d. Pengkelasan mengikut tempat atau kawasan

KOD SISTEM FAIL (SURAT RASMI)

Kod sistem ditulis di bahagian bawah garisan selepas alamat dan logo Ada 2 kod fail iaitu, Ruj. Kami (kod fail pengiring0 dan Ruj. Tuan (rujukan agensi luar) Sampul kecil digunakan untuk fail sementara (sekiranya fail asal hilang) Kertas minit kecil dikepilkan pada helaian depan fail untuk perhatian dan makluman

JENIS-JENIS FAIL

Mengikut warna, seperti; a. Putih Terbuka dan terhad b. Hijau SULIT (fail peribadi) c. Merah Jambu Rahsia (dokumen negara) d. Kuning Rahsia Besar; Berpalang merah di sebelah luar kulit (dokumen keselamatan negara bagi kes ISA) e. Sampul Kecil fail sementara (fail asal hilang dan akan dipindah semula ke fail asal setelah dijumpai)

KLASIFIKASI FAIL

Fail Terhad (putih) berkaitan perkara 53(c) - dokumen ini tidak boleh didedahkan kepada sesiapapun yang tidak berkaitan Fail Rahsia dan Sulit berkaitan perkara 53(b) - dokumen hak persekutuan atau negeri dan digunakan oleh individu yang terlibat sahaja, tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak berkaitan Fail Rahsia Besar berkaitan perkara 53(a) - dokumen hak persekutuan atau negeri yang digunakan untuk tugas-tugas rasmi dan tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak berkaitan

PROSES FAILING

Namakan fail ikut tajuk atau perkara Nomborkan ikut sistem SMSS 01/05/01 Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk Tampal kertas minit disebelah kiri kulit (rujukan) Dokumen disebelah kanan (masukkan dalam lubang yang bertali) Susunan ikut tarikh terkini.

PERNOMBORAN DOKUMEN
Dari

kanan ke kiri Surat keluar pen biru atau hitam Surat masuk pen merah Catatkan di kertas minit rujukan Tulis ikut lajur bertajuk

TUTUP FAIL
Setelah

dokumen ada 100 helai atau bersamaan tebal fail satu inci Fail baru dimulai dengan jilid 2 (cth: JPNS 3552/26/Jld 2(24) Fail lama diikat dengan tali putih Disimpan bersama dengan fail baru

TEMPOH PENYIMPANAN FAIL

Lima tahun ikut keperluan dan garis panduan Maklum pada arkid negara selepas 5 tahun Jika tiada jawapan, tindakan adalah disimpan di tempat yang ditetapkan untuk rujukan. Dimusnahkan apabila dapat kebenaran dari pihak berwajib atau kerajaan (jika fail persekutuan atau negeri)

SENARAI FAIL PANITIA DI SEKOLAH

Minit Mesyuarat Panitia Surat-menyurat dan Pekeliling-pekeliling Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran Rancangan Pelajaran Tahunan Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli panitia Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran Semakan kerja bertulis Kewangan dan inventori Bank soalan Program Panitia Fail timbul

ISU-ISU SEMASA DALAM SISTEM FAILING

Tiada buku peredaran/pergerakan fail Sistem yang tidak tekal atau konsisten Fail ikut bersama pengguna/pengerak Tidak dipelihara penggunaannya Tiada pemantauan pengurusan fail Fail dibuat tidak mengikut tatacara pembinaan sesuatu fail Fail tidak ikut sistem dan keperluan organisasi

Sekian, terima kasih