COORDINACIN DE RECURSOS

Materiales impresos y otros Para cualquier tipo o tamao de junta o reunin, es muy posible que sea necesario distribus materiales impresos, literatura o cierta informacin escrita, que refuerce el contenido de la agenda u orden del da.

Aun cuando la junta sea pequea o informar procure que todo material este revisado y corregido, fotocopiado con varios juegos adicionales, debidamente encuadernado, empastado, rotulado y acomodado en los lugares de los asistentes. Indague si se cuenta con un plano ilustrado del local, caso contrario procure elaborarlo ya que ser de mucha ayuda, esta ilustracin deber indicar las entradas, salidas normales y de emergencia, sanitarios, telfonos, cafetera y dems servicios. Este mismo plano se lo entregara a los asistentes que les servir para solicitar: caf, t, refrescos, etc. Seleccin y capacitacin del personal de poyo Seleccione y capacite al personal de acuerdo a las caractersticas propias de la junta, que deber cubrir, los siguientes trabajos: fotgrafo, mdicos, meseros, cantineros, cocineros, choferes, porristas, traductoras, encargados de proyeccin etc. SUPERVISIN Y CONFIRMACIN DE PERSONAS

Confirmacin en junta local Si la junta es interna y pequea, confirme con 15 o 30 minutos de anticipacin la asistencia de cada persona de cada persona. Recepcin y bienvenida de asistentes y participantes en una junta externa. Es importante cuidar los detalles de bienvenida y recepcin. En la recepcin coloque personal femenino a fin de que salude a los asistentes, los registre y los conduzca a sus lugares. Detalles personales e inicio puntual Es el momento, tambien, para que usted se d un breve tiempo y pase al espejo para ver qu aspecto tiene, sobre todo y ha estado trabajando e3n la organizacin o coordinacin, debi seleccionar con anticipacin el traje o el vestido ms apropiado para la junta, ya que todos los ojos se posarn sobre su persona en unos minutos. Inicia la junta a la hora indicada con mximo 5 minutos de retraso.

FASE INICIAL DE LA JUNTA Ruptura de tensin y palabras de bienvenida En algunos casos las personas que se encuentran en la junta no vuelven a reunirse nunca, al menos las mismas personas, es por eso que resulta positivo romper el hielo que suele formarse al inicio de las juntas, se puede iniciar de manera informal comentando algn tema apropiado, alguna ancdota, tambin puede dejar que converse libremente el grupo dentro del local de la junta durante un cierto tiempo y si ello no le ayuda, olvdelo, inicie la junta en punto y solamente diga: Seores bueno das, vamos a iniciar con la junta. Agradezca a quienes llegaron puntualmente, delante del grupo. Presentaciones Presente a los integrantes del cuerpo directivo de la junta: Presidente, moderador y secretario, mencione de manera breve las funciones de cada uno dentro de la junta. Es importante que se mantenga sereno y alerta al momento de las presentaciones, pues en ocasiones nos traiciona el subconsciente y surge lo que en psiquiatra se conoce como acto fallido, que consiste en decir lo que se piensa en lugar de lo que se quiere decir en ese momento. Por ejemplo, cuentan que en una junta, el presidente al presentar a uno de los asistentes dijo: Quiero presentarle a quien menos sabe de finanzas... Perdn: a quien ms sabe, quiero decir! FASE DE DESARROLLO DE LA JUNTA Integracin con el grupo Es necesario insistir sobre la necesidad de su integracin con el grupo: procure llevar y mantener un espritu de buena voluntad, de buena fe, ya que ello contribuir a crear y mantener un clima amistoso y de informalidad que facilitara la generacin in intercambio de ideas. Recomendaciones para hablar y callar Hable despus de pensar: piense bien conforme vaya hablando, pero nunca hable y luego piense, es decir, evite la precipitacin. Tmese su tiempo al hablar a fin de que no se le atraganten las palabras. Pronuncie en forma correcta cada palabra Distribuya proporcional y frecuentemente la mirada sobre todo el grupo Concrete y precise lo que quiere decir Sonra con frecuencia Tenga presente que el humorismo es una ayuda, pero que la hilaridad puede ser perjudicial. Hgase responsable de lo que diga.

Preparar adecuadamente una exposicin da seguridad en s mismo. Ello es bueno, pero controle sus reacciones para evitar, entre otras situacin, las siguientes. Complejos (inferioridad o superioridad) Tono de voz muy alta o muy baja.

Vehemencia innecesaria Discutir por contradecir o competir.

En cuanto el nerviosismo, ste puede contrarrestarse en forma gradual. Cada vez se habla en pblico o ante un grupo, la persona adquiere ms seguridad, aprende ms, identifica sus fallas, en caso de haberlas, pero tambin sus puntos fuertes para edificar sobre ellos. Al tener uno la palabra, suelen presentarse algunas irregularidades que es necesario saber manejar. Ejemplo: Si cuando uno habla, una o ms personas tambin lo hacen, le propongo que: Mire directamente a quien o a quienes hablan Dejen de hablar y mrelos fijamente. Llame a atencin a uno de los distrados. Baje gradualmente la voz a fin de que sea cada vez ms notorio el coloquio.

Si sucede algo inslito, tal como que usted habla y alguien se esta durmiendo, le propongo que: Hable con un tono de voz ms alto. Pregunte en todo ms alto: Puede orme todo el mundo? Pare de hablar y pida que alguien abra una ventana, encienda el ventilador o mueva la persiana, etctera.

Con respecto a los beneficios de saber calla, recuerde los que se mencionan a continuacin: Permite lograr una conversacin madura Ayuda a comprender mejor lo que se expone Permite la oportunidad de intervenir ante un cambio de ideas Elimina confusin y malos entendidos Facilita la atencin y entendimiento.

Recuerde que el que calla otorga.