Organizao de Eventos

O que um evento?
Em termos de comunicao e marketing: Todo acontecimento que resulta de um projeto devidamente planejado e executado Objetivos e pblico alvo previamente definidos

Utilidade do evento
Lanar, vender ou divulgar produtos e servios Estreitar relacionamentos Criar, desenvolver ou fortalecer a imagem de uma instituio Promover valores culturais Motivar os funcionrios

Tipos de evento
De acordo com sua natureza, formato e objetivos, os eventos so divididos em 3 categorias bsicas: Eventos Profissionais Eventos Promocionais Eventos Sociais

Elementos bsicos
Custos Temrio Programao Data Local Ambiente Servios Contribuies

Classificao do evento
O evento pode ser classificado de acordo com as seguintes variveis: Porte Pequeno at 150 participantes Mdio entre 151 e 500 participantes Grande de 501 a 5 mil participantes Megaeventos acima de 5 mil participantes

Classificao do evento
Periodicidade Determinada realizao regular em data fixa Varivel ou mvel realizao regular, em data
que varia conforme interesses do promotor

Indeterminada ou espordica realizao

espordica ou nica

Classificao do evento
Perfil do pblico-alvo Idade Sexo Classe socioeconmica Formao escolar Profisso reas de interesse

Classificao do evento
Natureza - Artstico-culturais - Esportivos - Tcnico-cientficos - Sociais - Cvicos - Tursticos - Recreativos - Corporativos - Governamentais - Polticos

- Tpicos, folclricos ou religiosos

Evento Esportivo

Evento Cultural

Evento Turstico

Evento Social

Classificao do evento
Formatos ou Tipologia Baseados nas reunies dialogais: - Reunio - Congresso - Palestra - Entrevista coletiva -Brainstorming - Curso - Frum - Mesa Redonda

- Teleconferncia ou videoconferncia

Entrevista Coletiva

Brainstorming

Mesa-redonda

Classificao do evento
Competitivos: - Campeonato - Olimpadas - Torneio - Concurso

Torneio Concurso

Olimpadas

Campeonato

Classificao do evento
Demonstrativos ou expositivos: - Excurso - Festival - Inaugurao - Noite de Autgrafos - Roadshow - Espetculo - Desfile - Leilo - Feira

Desfile

Roadshow

Festival

Inaugurao

Classificao do evento
Baseados em reunies sociais: - Brunch - Coffee Break - Coquetel - Happy Hour - Festas beneficentes - Noivado - Casamentos - Batizados - Homenagens - Debutantes

Batizado

Debutantes

Happy Hour

Brunch

Planejamento
o ponto de partida, criao de estratgias ou tticas para alcanar o objetivo do evento:
Desenvolvimento do conceito ou idia Estudo da viabilidade Preparao da aprovao Produo Finalizao Avaliao dos resultados

Fases do evento
Pr-evento
a fase da concepo e planejamento do evento, a partir de interesses, objetivos e estratgias envolvidas

Briefing: Diagnstico das necessidades, objetivos

e perspectivas, aliado as estratgias

Escolha do local e data: De acordo com o perfil

e objetivos do evento

Fases do evento
Oramento e propostas: Levantamento de
todas as possibilidades de fornecedores de servios e produtos

Contrato: Formalizao de tudo que foi

combinado e estabelecido para o evento

Dimensionamentos: Proporcionar tudo o que

ser necessrio para o atendimento das necessidades do evento

Fases do evento
Transevento
a fase de organizao e realizao na prtica do evento, quando todas as atividades planejadas so implementadas

Cronograma: um descritivo de atividades

previstas no perodo de tempo que antecede o evento

Check list: uma lista de providncias a serem

tomadas para a realizao do evento

Fases do evento
Matriz de responsabilidades: Ferramenta que
indica as funes de cada membro da equipe

Ps-evento
Nesta fase ocorre a desmontagem do evento. Tambm a etapa de verificao de alcance dos resultados almejados. importante: Realizar reunies de avaliao Aplicar questionrios Elaborar relatrios

Local do evento
Vale considerar alguns critrios:
Localizao geogrfica Vias de acesso Opes de locomoo Infra-estrutura Segurana Estacionamento Diferenciais

Local do evento
As alternativas so muito variadas:
Centro de convenes Pavilhes Buffets Clubes Casas de Shows / Casas Noturnas Restaurantes Chcaras, stios e fazendas Galpes Espaos alternativos

Centro de Convenes

Casa noturna

Buffet infantil

Restaurante

Etiqueta social
a arte de boas maneiras e bons costumes: - Comportamento e postura - Gestos - Vestimentas - Apresentaes - Comportamento mesa - Convites - R.S.V.P. (confirmao de presena)

Planejamento em A&B
Os servios mais utilizadas so:
Banquetes Buffets Caf-da-manh Ch da tarde Coquetel Ceia

Planejamento em A&B
Modalidades de servios em A&B:
francesa: Garom ou copeira seguram a
travessa, enquanto os convidados se servem sentados

inglesa direto: Garom serve os convidados

sentados

inglesa indireto: Garom prepara o prato no

guerridn (carrinho de apoio) e serve os convidados sentados

Planejamento em A&B
americana: convidado se serve no buffet
previamente montado com todos os alimentos

Franco-americano: o prato de entrada

servido pronto aos convidados sentados, o prato principal servido em buffet

Empratado ou de prato passado: o prato

vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio para todos simultaneamente

russa: as bandejas com alimentos ficam mesa

Composio dos cardpios

Coffee Break: Caf, chocolate, chs, sucos, gua,
salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pes, sanduches, pats, frios

Coquetel: gua, sucos, refrigerantes, coquetis de

frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja, champanhe, canaps, salgadinhos, frios, petiscos, minipores

Almoos e jantares: gua, vinho, champanhe,

entrada fria ou quente, peixe, carnes, aves, massas, sobremesa

Marketing de eventos
Necessidade de marketing: Envolve plano de
mdia, aes promocionais diversas, elaborao de contratos, e um relatrio final que avalie os resultados

Expectativas do consumidor: Surgem da

combinao de mensagens de marketing, do boca a boca, experincias de outros eventos e a imagem da marca

Captao de patrocnio: uma troca, parceria

momentnea em custos, servios, divulgao e at depoimentos

Marketing de eventos
Tipos de apoio: Patrocnio Operao comercial, em dinheiro, de
promoo e marketing com a iniciativa privada

Subveno Apoio financeiro e/ou concesso

(passagem, ingressos, etc) de rgos pblicos e governamentais

Marketing de eventos
Permuta Troca de produtos e servios (anncios
publicitrios, suporte, logstica, entre outros)

Doao Colaborao espontnea (em dinheiro,

produtos e servios), sem qualquer expectativa de retorno, com pessoas ou empresas

Mecenato Interesse de determinada empresa em

patrocinar projetos especficos, porm sem aguardar um retorno proporcional ao investimento

Produo de eventos
A produo de eventos envolve diversas reas, como Publicidade, Relaes Pblicas, Jornalismo, Turismo, Segurana, Arquitetura, Engenharia Eltrica, entre outras Produtor de eventos precisa agregar:
Cultura Capacidade de organizao Conhecimentos tcnicos

Produo de eventos
Produo tcnica:
Iluminao udio Transmisso / Projeo de imagens Cenografia Palco Arquibancadas Layout do espao

Produo de eventos
Servios de apoio:
Policiamento Solicitado com antecedncia, tem carter preventivo Trnsito aconselhvel requisitar o apoio, se houver expectativa de intenso fluxo de veculos nibus Possibilidade de implantao de linhas especiais durante o evento e/ou desvio de itinerrios Corpo de bombeiros Para orientaes e fiscalizaes prvias, o evento dever ter brigada Servio mdico fundamental, sempre manter um mdico de planto

NA VERDADE, TUDO EVENTO!

Francisco Paulo de Melo Neto Criatividade em eventos, SP