PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

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CRONOGRAMA DE RECURSOS

1.

OBJETIVO
Establecer herramientas que determinen el uso de recursos durante la ejecucin del Proyecto, con el n de garantizar el ujo continuo del Proyecto y asegurar el plazo.

2.

DESARROLLO
Los cronogramas de recursos se elaboran durante la etapa de Planeamiento del Proyecto, de acuerdo la siguiente metodologa general: 9 9 9 El Cronograma General del Proyecto actualizado1 dene las actividades a ejecutar para llevar a cabo el Proyecto, as como la secuencia, duracin y recursos asignados de dichas actividades. Se identica el tipo de recurso a utilizar y la cantidad necesaria para cubrir los requerimientos de cada una de las actividades programadas. Se establece el ujo de necesidades, de modo que los recursos asignados son distribuidos en el tiempo en funcin de la secuencia y duracin de las actividades.

A partir de este anlisis se obtiene la cantidad, tipo y distribucin en el tiempo de los recursos que se necesitan para ejecutar el Proyecto, as como las fechas lmite para atender estas necesidades. Se prestar atencin especial a la planicacin de los recursos de las actividades crticas, a n de garantizar el plazo del Proyecto. La gura 01 muestra el Anlisis de Precio Unitario2 de una partida, el cual proporciona datos sobre su operacin; y la gura 02 muestra la metodologa de distribucin de recursos en el tiempo para la misma partida. En el caso de actividades presupuestadas con el mtodo Hamburgus, la distribucin en el tiempo es directa

Figura 01 Anlisis de Precios Unitarios.

Ver procedimiento GYM.SGP.PG-13 Cronograma General

2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG-15 Presupuesto Meta

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CRONOGRAMA GENERAL

"RELLENO CON MATERIAL DE PRESTAMO" MANO DE OBRA Capataz Civil Operador Pesado Operario Pen MATERIALES Material Granular Zarandeado EQUIPOS Retrocargador s/Llantas Rodillo Liso Vibratorio Autopropulsado SUBCONTRATA Suministro de Agua UND. hh hh hh hh UND. m3 UND. hm hm UND. m3 MES 1 2,500 5,000 5,000 10,000 MES 2 2,500 5,000 5,000 10,000 MES 3 2,500 5,000 5,000 10,000 MES 4 2,500 5,000 5,000 10,000 MES 6 MES 6 MES 5 MES 6 TOTAL 10,000 20,000 20,000 40,000 TOTAL 130,000 TOTAL 20,000 20,000 MES 6 TOTAL 4,000

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 32,500 32,500 32,500 32,500 MES 1 5,000 5,000 MES 2 5,000 5,000 MES 3 5,000 5,000 MES 4 5,000 5,000 MES 5

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 1,000 1,000 1,000 1,000

Figura 02 Metodologa de elaboracin de los Cronogramas de Recursos.

En este captulo se desarrollarn las particularidades de los siguientes Cronogramas de Recursos: 9 9 9 9 9 9 9 Cronograma de Mano de Obra Cronograma de Equipos Cronograma de Materiales Crticos Listado de Stocks Mnimos de Consumibles y EPIs Cronograma de Subcontratas Cronograma de Costos Indirectos Cronograma Valorizado

La elaboracin de estos cronogramas es responsabilidad de Ocina Tcnica de manera conjunta con el personal de Produccin y las reas de Soporte involucradas; y el resultado debe ser revisado y aprobado por la Gerencia de Proyecto. El horizonte de tiempo es la duracin total del Proyecto y debe ser dividida en semanas o meses de acuerdo a lo ms conveniente para el Proyecto.

2.1. Cronograma de Mano de Obra Curva de Personal

De acuerdo con la metodologa planteada, se tomar en cuenta el plazo, los rendimientos, la revisin del presupuesto y el anlisis de precios unitarios para distribuir en el tiempo los recursos de mano de obra de cada actividad. Para hacer esta distribucin, los recursos deben expresarse en horas-hombre (HH), las cuales se deben identicar por categora y especialidad (capataz, operario, ayudante, soldador, operador de equipos, etc). Los recursos de cada actividad son al nal consolidados en un resumen por categora. En la gura 03 se muestra un ejemplo:

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Figura 03 Distribucin de los recursos de mano de obra en el tiempo.

Se tiene entonces una distribucin de HH en el tiempo por categora, para cada actividad y consolidada. Esta informacin puede convertirse en una distribucin de la cantidad de personas en el tiempo, tambin por categora y actividad. Para ello debe tenerse en cuenta la cantidad de horas del turno, la cantidad de turnos del da, la cantidad de das de la semana, las rotaciones de personal de los Proyectos en provincia, entre otras consideraciones especiales del Proyecto. La distribucin de personas en el tiempo que se obtiene es el Cronograma de Mano de Obra, el que se conoce tambin como Curva de Personal. La gura 04 muestra un ejemplo:

Figura 04 Obtencin de la curva de personal

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Esta informacin permitir planicar el reclutamiento del personal obrero por especialidad, adems de todos los aspectos asociados, por ejemplo: procedencia, alojamiento, alimentacin, transporte, seguros, implementos de seguridad, exmenes mdicos, permisos y trmites en general.

2.2. Cronograma de Equipos

De manera similar a lo desarrollado en el punto anterior se distribuirn en el tiempo los recursos de equipos de cada actividad. Para hacer esta distribucin, los recursos deben expresarse en horasmquina (HM), las cuales se deben identicar por familia de equipo y potencia o capacidad (camin volquete de 15m3, tractor de 260HP, generador elctrico de 35kW, camin gra de 10Ton, etc). Los recursos de cada actividad son al nal consolidados en un resumen por familia de equipo. En la gura 05 se muestra un ejemplo:

Figura 05 Distribucin de los recursos equipos en el tiempo

Se tiene entonces una distribucin de HM en el tiempo por familia de equipo, para cada actividad y consolidada. Esta informacin puede convertirse en una distribucin de la cantidad de equipos en el tiempo, tambin por familia de equipo y actividad. Para ello debe tenerse en cuenta la cantidad de horas del turno, la cantidad de turnos del da, la cantidad de das de la semana, la necesidad de tener equipos en stand-by, entre otras consideraciones especiales del Proyecto. La distribucin de equipos en el tiempo que se obtiene es el Cronograma de Equipos. Ver gura 06.

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Para este ejemplo se ha considerando 8 horas de trabajo por da y un total de 25 das al mes.

Retrocargador s/Llantas Rodillo Liso Vibratorio Autopropulsado Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3 Equipo 4

CRONOGRAMA DE EQUIPOS UND. MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 equipo 20 20 20 20 equipo 20 20 20 20 equipo 25 25 25 25 equipo 1 1 1 1 equipo 26 26 26 26 1 5 5 5 5 equipo

Figura 06 Obtencin del Cronograma de Equipos

Este cronograma puede manejarse como un listado general de todos los equipos a utilizar, especicando el momento en el cual se ha previsto su ingreso al Proyecto. Esta herramienta nos permite planicar el alquiler de los equipos, su procedencia y disponibilidad, las necesidades de mantenimiento y repuestos, los consumos esperados de combustible, la logstica de personal correspondiente a los operadores y mecnicos, los seguros y permisos necesarios, o los trmites previos exigidos por el tipo de Proyecto.

2.3. Cronograma de Materiales Crticos

Para elaborarlo primero deben identicase los materiales denominados crticos, es decir, los materiales cuya ausencia puede generar retrasos trascendentales en los ujos del Proyecto. Como ejemplos tenemos la tubera de acero en un Proyecto de instalacin de redes de gas o el asfalto en la construccin de una carretera. Estos materiales crticos pueden incluir suministros por parte del Cliente, por lo cual es importante la planicacin de la solicitud de los mismos. Tambin deben considerarse como materiales crticos aquellos cuyo Plazo de Abastecimiento sea mayor al horizonte de tiempo del look ahead3. Las cantidades de materiales crticos a ser usados en cada actividad sern distribuidos en el tiempo, de manera similar a lo desarrollado en los puntos anteriores. Para hacer esta distribucin, los materiales deben identicarse por tipo y caractersticas importantes (tubera PVC elctrico 2 SCH 80 UL, cable de cobre desnudo 4/0, madera tornillo, acero corrugado de refuerzo, etc). Tambin debe tenerse en cuenta los factores de desperdicio o merma asociados al uso de los materiales. Los recursos de cada actividad son al nal consolidados en un resumen por tipo de material, segn se muestra en la gura 07: Este resultado tambin puede ser presentado como un listado de requerimientos general (denominado Master de Materiales). Es importante que la identicacin de cada tipo de material y sus caractersticas estn bien denidas, ya que en muchos casos estas caractersticas determinan diferencias signicativas en la logstica de los materiales. Por ejemplo, la tubera de PVC elctrico que se produce en el pas no cuenta con certicacin UL, por lo que la tubera con dicha certicacin deber ser importada. Esta herramienta nos permite planicar la compra de los materiales, su procedencia, los stocks que manejan los proveedores y su tiempo de respuesta, la infraestructura de logstica y almacenes requerida, los seguros y permisos necesarios, o los trmites previos exigidos por el tipo de Proyecto.

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.19 Herramientas de Programacin

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CRONOGRAMA DE RECURSOS

Figura 07 Obtencin del Cronograma de Materiales Crticos

2.4. Listado de Stocks Mnimos de Consumibles y EPIs

A partir del Cronograma de Materiales se identican los recursos consumibles, los recursos de frecuente utilizacin y los equipos de proteccin individual ms importantes del Proyecto, con el objeto de determinar sus stocks mnimos. Este tema se desarrolla con amplitud en el documento GYM.SGP.PG.37 Programacin de Pedido de Materiales.

2.5. Cronograma de Subcontratos

Una vez denidas las actividades del Proyecto que sern subcontratadas, stas son seleccionadas del Cronograma General, y se obtiene directamente un cronograma de las actividades que sern ejecutadas por subcontratistas, con las cantidades a ejecutar y los plazos denidos. Esta herramienta nos permite planicar la identicacin y contratacin de subcontratistas, su infraestructura a implementar, los plazos de ingreso y de ejecucin, los seguros, garantas y permisos necesarios, o los trmites previos exigidos por el tipo de Proyecto. El tema de subcontratas se desarrolla con amplitud en los documentos GYM.SGP.PG.28 Gestin de Subcontratas.

2.6. Cronograma de Costos Indirectos

Para realizar este cronograma se identican todos los costos indirectos que el Proyecto va a traer consigo (personal de direccin y auxiliar, sistemas, equipos, alojamiento y alimentacin, facilidades en el Proyecto, gastos varios, gastos nancieros, ingeniera, procura, etc) y se distribuyen en el tiempo. Este cronograma se elabora utilizando la herramienta desarrollada en Excel llamada COSTOS INDIRECTOS, cuyo instructivo se incluye en el CD ROM y se anexa al documento GYM.SGP.PG.29 Gestin de Costo Indirecto, donde se desarrolla el tema con detalle.

2.7. Cronograma Valorizado

Es el cronograma que indica los montos a ser valorizados por el Proyecto, expresados en trminos monetarios. Las valorizaciones son los pagos que efecta el Cliente como retribucin al servicio de

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construccin que nos ha sido contratado. Estos pagos corresponden a las actividades ejecutadas durante un periodo de tiempo, el cual generalmente es mensual, y su sumatoria es igual al monto total del Contrato. Se obtiene asociando las actividades que conforman el cronograma con las partidas presupuestales o tems de pago que conforman el Contrato, de manera que a cada actividad ejecutada le corresponde un monto a valorizar. Esto se muestra en la gura 08:

CRONOGRAMA GENERAL

Actividad Movilizacin Movimiento de Tierras Excavaciones Rellenos Puesta a Tierra Obras Civiles Acero Concreto Pernos/Insertos Tubera PVC Tubera HDPE

Und glb m3 m3 m kg m3 kg m m

Cant 1 12836 26696 16981 3015234 23758 111163 8745 1892

octu-06 novi-06 50% 323 2453 217600 2273 2682 616398 3167 8467

dici-06

ener-07

febr-07

marz-07 25%

abri-07 25%

3467 4282 4855 784244 5211 24382 1722

3559 5124 4184 745325 6454 30198 1842 524

3214 5634 2807 271580 3871 21873 2038 692

5822

5834

268788 3184 16711 2082 676

111300 1871 9532 1061

Clculo de los montos a valorizar por actividad

Actividad Movilizacin Movimiento de Tierras Excavaciones Rellenos Puesta a Tierra Obras Civiles Acero Concreto Pernos/Insertos Tubera PVC Tubera HDPE Costo Directo Costo Indirecto Total Monto $ 280585 152420 364609 456221 3233795 1490416 601503 150889 56274 6786712 1756631 8543343 octu-06 140293 3835 65904 233373 novi-06 dici-06 ener-07 febr-07 marz-07 70146 abri-07 701,46

26990 72056 661077 198676 45815

41168 58483 130437 841090 326903 131931 29712 1559725 270251 1829976

42261 69983 112410 799350 404880 163401 31782 15585 1639653 270251 1909904

38164 76948 75414 291266 242840 119355 35164 20582 898734 225209 1123943

79516

79680

443404 270251 713655

1004615 270251 1274866

288271 199743 90423 35923 20106 784129 225209 1009338

119368 117374 51578 18307 456452 225209 681661

Figura 08 Obtencin del Cronograma Valorizado

Con esta herramienta el Proyecto podr prever las valorizaciones mensuales que obtendr durante la ejecucin del Proyecto. Los montos valorizados mensuales y acumulados del Cronograma Valorizado se suelen presentar en un grco llamado Curva S de Valorizaciones, tal como se muestra en la gura 09:

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Figura 09 Grca de la Curva S Valorizada

2.8. Matriz de Responsabilidades

GP 1. Liderar elaboracin de cronogramas de recursos 2. Participacin en elaboracin de cronogramas de recursos 3. Aprobacin de cronogramas de recursos 4. Mantener actualizados los cronogramas de recursos GP: Gerente de Proyecto Pr: Produccin OT: Ocina Tcnica Ad: Administracin Pr OT Ad

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos relacionados

9 9 GYM.SGP.PG.13 Cronograma General GYM.SGP.IN.08 Herramienta de Costos Indirectos Disponible en CD

3.2. Anexos
9 9 GYM.SGP.PG.14-A01 Cronogramas de Recursos (ejemplos) Disponible en CD GYM.SGP.PG.14-F01 Listado de Stocks Mnimos de Consumibles y EPIs