UNIO EDUCACIONAL MINAS GERAIS S/C LTDA FACULDADE DE CINCIAS APLICADAS DE MINAS

Autorizada pela Portaria no 577/2000 MEC, de 03/05/2000 BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAO

INFORMATIZAO DA SECRETARIA DE UMA ESCOLA PARTICULAR DE 1 E 2 GRAUS

DANILO FRANA MENDES

UBERLNDIA - MG 2005

DANILO FRANA MENDES

INFORMATIZAO DA SECRETARIA DE UMA ESCOLA PARTICULAR DE 1 E 2 GRAUS

Trabalho de Final de curso submetido UNIMINAS como parte dos requisitos para a obteno do grau de Bacharel em Sistemas de Informao.

Orientador: Prof. MSc Silvio Bacal Jnior

UBERLNDIA - MG 2005

DANILO FRANA MENDES

INFORMATIZAO DA SECRETARIA DE UMA ESCOLA PARTICULAR DE 1 E 2 GRAUS

Trabalho de Final de curso submetido UNIMINAS como parte dos requisitos para a obteno do grau de Bacharel em Sistemas de Informao. Orientador: Prof. MSc Silvio Bacal Jnior

Banca Examinadora: Uberlndia, 02 de julho de 2005.

Prof. MSc Silvio Bacal Jnior (Orientador)

Prof. Esp. Mrcio Caetano Reis

Prof. Dr Ktia Lopes Silva

UBERLNDIA - MG 2005

Dedico este trabalho minha tia Maria da Graa, que aps a morte de minha me tem cuidado de mim como um filho.

AGRADECIMENTOS

A Deus, em primeiro lugar. meu orientador Silvio Bacal que me agentou durante um ano, sempre me mostrando caminhos e alternativas todos os questionamentos apresentados. minha tia Maria da Graa que no mediu esforos para dar-me foras para seguir em frente, custeando grande parte de meus estudos. Aos meus filhos, Felipe e Thas, que conviveram nesses quatro anos, com a falta de tempo e presena. minha saudosa Me, que mesmo s com suas lembranas, foi fundamental para que pudesse chegar aonde cheguei. Iara, coordenadora da Escola na qual trabalho, que me deu o empurro para que entrasse na faculdade depois de tantos anos. Aos meus amigos Jos Robson e Srgio que estiveram sempre do meu lado durante os quatro anos da faculdade. Enfim, a todos meus familiares e amigos que com o carinho, o amor e a presena, me apoiaram de uma forma ou de outra para que eu conseguisse superar mais esta etapa.

SUMRIO
1. 2. 3. INTRODUO ......................................................................................................... 11 A ROTINA DE UMA SECRETARIA ..................................................................... 14 PROCEDIMENTOS DO SISTEMA .......................................................................... 18 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 4. CADASTRAMENTO DE ALUNOS ............................................................... 18 CADASTRAMENTO DE TURMAS............................................................... 19 CADASTRAMENTO DOS PROFESSORES................................................ 19 CADASTRAMENTO DE DISCIPLINAS........................................................ 20 LANAMENTO DE NOTAS ......................................................................... 20 CONSULTA DE DADOS .............................................................................. 20 GERAO DE BOLETINS E RELATRIOS .............................................. 21 DATA MINING NO BANCO DE DADOS ...................................................... 21

ESTUDOS DE CASO............................................................................................... 22 4.1 LEVANTAMENTO DOS CASOS DE USO ................................................... 22 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 CADASTRAR ALUNO ...................................................................... 24 CADASTRAR TURMAS.................................................................... 25 CADASTRAR DISCIPLINAS ............................................................ 26 CADASTRAR PROFESSORES ....................................................... 27 VALIDAR MATRCULA..................................................................... 28 LANAR NOTAS E FALTAS ............................................................ 29 EMITIR BOLETIM ............................................................................. 30 RELATRIO DE ALUNOS SEM NOTAS ......................................... 31 EMITIR DECLARAO DE FREQNCIA ..................................... 32

4.1.10 EMITIR RELATRIO DE ALUNOS COM RECUPERAO ............ 33 4.1.11 EMITIR DECLARAO DE TRANSFERNCIA............................... 34 4.1.12 EMITIR ATA DE NOTAS FINAIS...................................................... 35 4.1.13 EMITIR HISTRICO ESCOLAR....................................................... 36

4.2.

DETALHAMENTO DOS CASOS DE USO................................................... 37 4.2.1 4.2.2 4.2.3 LANAMENTO DE NOTAS E FALTAS............................................ 38 EMISSO DE DECLARAO DE TRANSFERNCIA .................... 39 EMISSO DA ATA ESCOLAR COM AS NOTAS FINAIS ................ 41

4.3. 5. 6.

MODELO DE CLASSES DE NEGCIO ...................................................... 43

MODELAGEM DO BANCO DE DADOS.................................................................. 45 DIRETRIZES PARA IMPLANTAO E IMPLEMENTAO............................... 50 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 HARDWARE + INVESTIMENTO ................................................................ 51 USURIOS CONECTADOS AO SISTEMA ................................................ 52 CONHECIMENTO E TREINAMENTO DOS USURIOS ............................ 52 MANUTENO DO SISTEMA .................................................................... 52 AMBIENTE + AQUISIO DE SOFTWARES ............................................. 53 LINGUAGEM DE DESENVOLVIMENTO .................................................... 54 SITUAO REAL ........................................................................................ 54

7.

CONCLUSO E COMENTRIOS FINAIS............................................................. 56

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ................................................................................. 57

RESUMO

A informatizao de todos os departamentos das empresas na atualidade j uma realidade e de crescimento gradual e constante. Numa Instituio de Ensino este processo no poderia deixar de acontecer, mas no com a mesma velocidade que em outros setores, pois todos os programas que surgem no tomam o cuidado em tentar se aproximar ao mximo dos procedimentos efetuados pela secretaria de uma escola, o que dificulta e cria barreiras na sua informatizao, pela dificuldade que gerada ao trabalho dirio e a no eficincia dos resultados obtidos. Neste trabalho foram feitas as anlises das rotinas mais comuns de uma secretaria levando-se em conta a maneira mais gil, rpida e eficaz para a obteno de resultados, ponto extremamente importante para o bom andamento e aproveitamento das informaes geradas pelo corpo docente e discente do colgio. Foram apresentadas as funcionalidades mais comuns e propostas solues para evitar o impacto dos usurios com os programadores, apresentando tambm, modelagem do banco de dados e solues para implementao e implantao deste sistema.

ABSTRACT

The informatization of all the departments within institutions is nowadays a reality that has being growing steadily. In a learning institution this process could not fail to happen. Although it does so much slower than in any other sector since the programs that are developed are not careful to follow the procedures exercised in the operations department of a school. Therefore, the difficulty to continue the daily work and the inefficiency of the obtained results creates barriers in the informatization of learning institutions. In this work the most common routines of a school operations department were analyzed. The manner in which to obtain the fastest and most efficient results was taken into the utmost consideration. This point is extremely important for the smooth process and absorption of information generated by teachers and students. The most common functionalities and solutions were presented in order to diminish the impact between users and programmers. Also presented, was the modeling of the data bank and solutions for the implementation and installation of this system.

LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1 INTERAO DO USURIO COM O SISTEMA ........................................... 23 FIGURA 2 INTERAO DO USURIO COM OS CASOS DE USO ............................. 23 FIGURA 3 DIAGRAMA DE ATIVIDADES - LANAMENTO DE NOTAS E FALTAS..... 38 FIGURA 4 DIAGRAMA DE ATIVIDADES EMISSO DE DECLARAO DE TRANSFERNCIA ................................ 40 FIGURA 5 DIAGRAMA DE ATIVIDADES EMISSO DE ATA ESCOLAR COM AS NOTAS FINAIS............................ 42 FIGURA 6 MODELO DE CASSES DE NEGGIO ........................................................ 44 FIGURA 7 RELACIONAMENTO ENTRE DUAS TABELAS........................................... 45 FIGURA 8 EXEMPLO DE RELACIONAMENTO 1 PARA 1........................................... 46 FIGURA 9 EXEMPLO DE RELACIONAMENTO 1 PARA MUITOS ............................... 46 FIGURA 10 EXEMPLO DE RELACIONAMENTO MUITOS PARA MUITOS ................. 47 FIGURA 11 MODELAGEM PROPOSTO PARA O SISTEMA ACADMICO ................. 47

LISTA DE TABELAS

TABELA 1 CASOS DE USO DO SISTEMA ................................................................... 22

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1. INTRODUO

Os avanos tecnolgicos tm sido responsveis por mudanas em nossa sociedade. A informtica ferramenta obrigatria em praticamente todas as profisses, posto que, com o uso dos computadores, possvel aumentar a produtividade e melhorar a qualidade em qualquer ramo de atividade ou rea do conhecimento humano. E na Educao, o que se ganha com a informatizao das escolas? Tambm a resposta o aumento da produtividade e a melhoria da qualidade, possibilitando um sistema de ensino-aprendizagem mais eficiente e otimizado. Logicamente os benefcios so diferentes quando olhamos os diferentes setores da escola. Uma maneira de se maximizar os benefcios da informatizao analis-los, separadamente, por setor e estabelecer planejamentos estratgicos para sua viabilizao. A secretaria, objeto de estudo deste trabalho, deve ter sua disposio ferramentas de fcil utilizao que lhe permitam incluir, acessar e publicar dados pr-selecionados, como por exemplo, quantidade de aulas ministradas pelo professor e o nmero de faltas dos alunos. Para melhorar a qualidade desse tipo de trabalho, deve-se fazer a reviso dos dados antes de eles serem includos no sistema, ou seja, o que foi digitado comparado com parmetros aceitveis para a eliminao de erros grosseiros de digitao. O funcionamento de um estabelecimento escolar deve obedecer a regras bastante claras e especficas, ditadas pela LDB 9.394/96 (Lei de Diretrizes e Bases da Educao) e pela legislao dos Estados (do Ensino Fundamental em diante) ou pela legislao dos Municpios (educao infantil: berrios, creches, jardins, parquinhos, pr-escolas e quaisquer outras denominaes). Este trabalho tem como objetivo apresentar as rotinas e problemas mais comuns de uma secretaria de um Colgio particular de 1 e 2 graus, possibilitando facilitar e agilizar o desenvolvimento de futuros sistemas acadmicos. Com isso, so apresentados aos membros da rea de informtica,

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procedimentos para anlise e implementao de sistemas acadmicos que atendam, em sua plenitude, s instituies, no forando na adaptao das mesmas aos softwares j existentes ou aos que sero projetos a partir desta data. Com as informaes aqui apresentadas, ser possvel entender os processos, procedimentos e rotinas do setor acadmico das escolas de ensino fundamental e mdio, tornando qualquer implementao ou alterao na conduta atual, uma forma menos agressiva e de maior adaptabilidade. A secretaria da Instituio de Ensino um dos departamentos mais importantes e imprescindveis para o perfeito funcionamento da Escola, pois alm de organizar toda a documentao dos alunos como documentos pessoais e histricos de notas, faz todo o controle de notas e faltas de todos os matriculados. Neste sentido, observa-se que no existem referncias disponveis de como conduzir estes processos de maneira simples, organizada e de acordo com as normas da SRE - Superintendncia Regional de Educao, baseadas nas Leis de Diretrizes e Bases. Tendo vrios contatos com programas acadmicos de computador chamados de softwares acadmicos, percebe-se que existe uma dificuldade de adaptao do programa com o processo utilizado pela escola, a qual acaba precisando enquadrar-se no modo de trabalho do sistema e no o sistema ao processo da escola. Com este trabalho pretende-se fazer um elo entre os sistemas (ferramentas) e as secretrias (quem realmente usar a ferramenta) para que cada uma das partes entenda melhor os processos mais simples e mais rpidos para a execuo do trabalho de secretaria, possibilitando um ganho na qualidade dos servios oferecidos tanto aos alunos, quanto a seus responsveis. Experincia fator primordial para a perfeita execuo de qualquer trabalho. por intermdio de entrevistas com secretrias e diretoras que far a verificao real dos problemas e levantamento de sugestes e implementaes de sucesso nesta rea.

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A coleta de todos os dados necessrios foi realizada in loco considerando sempre as dificuldades oriundas da falta de planejamento, organizao e pesquisa de mtodos mais eficientes para as situaes e possveis solues. A observao do trabalho dirio da secretaria tambm foi utilizada como fonte de informaes para o levantamento de problemas e solues. Foram criados modelos de documentos contendo todos os dados necessrios para o arquivamento do histrico dos alunos e sua organizao anual. O autor deste trabalho, atravs de sua longa experincia no processo de secretaria de escola particular de 1 e 2 grau, dar sua contribuio queles que no tem a possibilidade de ter um contato to de perto com estas instituies. O trabalho assim est dividido: no captulo 2, ser apresentada a rotina de uma secretaria acadmica e os seus problemas quanto a organizao e informatizao das informaes deste setor. Os procedimentos do sistema baseados na rotina da secretaria sero tratados no captulo 3. J no captulo 4 apresentar-se- os estudos de caso para este sistema, ainda neste segmento, ser exemplificado, com diagramas de atividades de alguns dos estudos de caso de uso e um modelo de classes de negcio. No captulo 5 apresentada a modelagem do banco de dados da estrutura proposta para a secretaria do colgio. Como o intuito tambm apresentar experincias, no captulo 6 feito o estudo de algumas solues para o desenvolvimento, implementao e implantao de um software acadmico, finalizando com a concluso de toda a pesquisa referida neste trabalho.

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2. A ROTINA DE UMA SECRETARIA

As Escolas particulares, de forma geral, tm suas Entidades Mantenedoras, que assim denominada a empresa ou organizao, dotada de Contrato Social (empresa) ou Estatuto (Organizao no Governamental ou Fundao) devidamente registrado em Cartrio de Registro Civil ou na Junta Comercial do Estado, cadastrada na Prefeitura da cidade onde est instalada e na Receita Federal. Para efeitos legais, quem mantm financeiramente e fornece a estrutura administrativa para um estabelecimento educacional de qualquer nvel, da Educao Infantil ao Curso Superior. A secretaria da Escola o setor de maior importncia no processo de registro acadmico, devido necessidade de veracidade e autenticidade dos dados e a no ocorrncia de erros tanto de digitao quanto na organizao das informaes contidas em todo o trabalho. nela que acontecem as maiores dificuldades num processo de informatizao, A secretaria de uma Escola mantm uma gama de servios ou procedimentos praticamente padronizados em sua forma de apoio Instituio. Dentre estes, devemos salientar alguns para que o todo processo seja entendido de maneira clara. Assiste administrativamente Entidade Mantenedora, Direo, Coordenao Pedaggica, ao corpo docente e discente, funcionrios e aos clientes (alunos e pais), dando suporte s informaes geradas no Ensino e fazendo um elo central e importante entre todos os envolvidos neste processo. O ponto de referncia para todos os problemas a secretaria, pois ali que pode-se realizar um elo de ligao entre todos os envolvidos direta ou indiretamente nas atividades do processo acadmico. Cuida da guarda e preenchimento dos livros e documentos pertinentes s rotinas da Escola e que no sejam da competncia dos professores e

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alunos. Estes documentos devem ser guardados corretamente e com muita organizao, pois eles tm que ficar retidos na Escola num prazo de 15 (quinze) anos para qualquer consulta futura. O processo de documentao e arquivamento dos mesmos passa periodicamente por conferncias para averiguao de sua fcil disponibilidade e verificao em consultas quando necessrio. A limpeza e conservao so muito importantes para a longevidade dos documentos arquivados. Mantm os registros atualizados dos pronturios dos alunos, professores e funcionrios, cuidando para que todos os documentos sejam conferidos para no haver nenhum tipo de dvidas quanto veracidade das informaes prestadas Escola, alm de efetuar a atualizao peridica. Aps todas as impresses de qualquer documento deve ser conferido por pelo menos duas pessoas para que no seja passvel de erros humanos, de digitao ou pelo processamento incorreto das informaes, principalmente aqueles que so advindas de outras instituies de ensino. Prov o arquivamento dos registros das fichas de avaliaes, fichas de desenvolvimento e todo o material avaliativo de todos os alunos, separados e organizados por perodo letivo seguindo o Regimento Escolar e o planejamento da Instituio. No se deve esquecer que todos os documentos arquivados devem ser datados corretamente e assinados pelos devidos responsveis, direo, secretria, professor ou responsvel pelo aluno, dependendo do documento a ser assinado, alm, de verificar a legibilidade dos dados impressos ou escritos. Faz o controle das ocorrncias dirias da Escola: faltas dos alunos, passeios, recados, ocorrncia de doenas infecto-contagiosas em alunos e funcionrios, alm de notificaes aos responsveis pelos alunos sobre qualquer informao que se fizer necessria na comunicao entre pais escola - aluno.

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Para cada ocorrncia acontecida na escola poder existir um tipo de procedimento ou forma de documentao, mas sempre em qualquer forma, ela dever ser controlada e organizada pela secretaria, com o objetivo de acompanhar todos os alunos em sua plenitude escolar e justificativas de aes a serem tomadas. Executa diariamente o controle dos dirios de classe de cada turma e de cada professor / disciplina, fornecendo aos professores as faltas de cada aluno por perodo. Esse controle feito atravs de chamada diria sala por sala. Possibilita um bom andamento no processo dirio das turmas, no deixando que nenhum controle deixe de ser feito ou ainda no seja feito erroneamente. Atravs de controle por professor e/ou turma consegue a qualquer momento apresentar direo ou coordenao as informaes da situao real atual da Instituio de Ensino. Expede documentos previamente solicitados pelo corpo docente ou discente como declaraes, histricos escolares, boletins de notas e presenas, transferncia entre outros. Com base nos dados existentes faz a emisso de todos os documentos para uso externo ou interno, aferindo veracidade aos mesmos, sempre datados e assinados. Faz o envio, ao rgo supervisor competente (Secretarias de Educao e ou Delegacias de Ensino) dos documentos de grade e calendrio escolar, relao de professores e suas devidas solicitaes de autorizao para ministrar aulas, Regimento Escolar, Projeto Poltico Pedaggico e outros que forem solicitados. A Escola deve manter um contato permanente com os rgos responsveis pelo controle municipal, estadual ou federal de ensino, para que todo o processo seja feito de forma transparente e dentro das leis que regem o negcio.

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Confere os documentos recebidos no momento da transferncia de alunos de outras instituies, fazendo valer os direitos e deveres de ambas as partes. Para evitar fraudes e erros futuros, sempre que receber um

documento deve-se conferir minuciosamente todos os termos de documentos recebidos pela Instituio.

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3. PROCEDIMENTOS DO SISTEMA

A maioria dos problemas pode ter vrias solues, porm nem sempre a soluo adotada a mais adequada e de menor impacto na sua adoo. Por isso, com base em rotinas indicadas no captulo anterior, ser apresentada uma abordagem, de forma fcil, didtica e organizada, para informatizao da secretaria de um colgio, possibilitando um estudo mais minucioso para o desenvolvimento de sistemas acadmicos. A descrio abaixo sugere procedimentos de ajustes aos processos mais comuns na secretaria e que foram arranjados para facilitar o processo de organizao e consultas de qualquer membro da secretaria, coordenao, diretoria e corpo docente e discente da Instituio de Ensino.

3.1. CADASTRAMENTO DE ALUNOS O cadastramento dos alunos deve ser feito contendo todos os dados pessoais, dados dos pais, com endereamento completo para as sries iniciais. J no caso de alunos vindos de outras escolas, devem constar todas as informaes advindas do histrico escolar expedido pela Instituio da qual o aluno se originou. O aluno dever receber um cdigo de matrcula que o acompanhar por toda a sua vida escolar, para facilitar na captura de qualquer campo que se necessite no futuro. Para agilizar todo o processo de arquivamento, dever receber uma pasta de arquivo com o mesmo nmero. Este nmero ser usado em todos os cadastros posteriores, para criar um vnculo dos dados a cada aluno, sem que estes sejam perdidos ou que fiquem sem utilidade. No caso, do aluno solicitar transferncia para outro colgio, este no dever ser excludo do sistema, mas apenas alterado seu status para inativo, pois o aluno tem um perodo em que ele poder vir a procurar a secretaria para solicitar segunda via do histrico escolar, ou mesmo retornar escola.

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3.2. CADASTRAMENTO DE TURMAS O cadastramento das turmas faz-se necessrio para que se possa aglomerar os alunos por turma ou sala, facilitando no controle de notas, faltas e arquivamento de seus documentos. Estas turmas devero ser separadas por tipo de ensino, seguindo denominao nacional em Ensino Infantil (sries iniciais), Ensino Fundamental (1 a 8 srie) e Ensino Mdio (1 ao 3 ano). No caso, de ter mais de uma sala de cada srie, estas podem ser letradas ou numeradas. Alm destes dados bsicos, podem-se cadastrar a localizao fsica da sala, nome do professor responsvel e quantidade mxima de alunos por sala. Na sala, cada aluno receber um nmero de chamada que o definir numa ordem por ordem alfabtica com todos os seus colegas de turma.

3.3. CADASTRAMENTO DOS PROFESSORES O cadastro de professores muito simples, contendo os dados pessoais, filiao, documentao completa, endereamento completo, dados acadmicos necessrios aplicao da lei que solicita que o professor tenha a competncia didtica para o exerccio de lecionar. Em caso de mltiplas disciplinas, ou a no concluso de um curso de capacitao, ou lecionar um disciplina diferente de sua formao, o professor dever obter uma autorizao junto Superintendncia de Ensino de seu municpio ou regio, o qual dever ser renovada anualmente. Para os professores formados dever se cadastrar o nmero de registro do seu diploma e ainda, constar todos os cursos e/ou especializaes que por ventura tenha realizado. Para uso do setor pessoal da escola, deve-se cadastrar em quais turmas so ministradas aulas e o total de aulas ministradas.

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3.4. CADASTRAMENTO DE DISCIPLINAS O cadastramento de disciplinas necessrio para que se possam separar por srie quais as disciplinas cada uma tem. Possibilita uma flexibilidade na nomenclatura, ordem e carga horria individual das disciplinas de acordo com a grade escolar definida por cada instituio de ensino, baseando-se nas Leis de Diretrizes e Bases comuns.

3.5. LANAMENTO DE NOTAS Com o cadastramento dos itens anteriores, o cadastramento das notas torna-se mais organizado, uma vez que definida a turma, podem-se cadastrar todas as notas por disciplina, seguindo a ordem de chamada dos alunos. As notas tero apenas um dgito decimal e para as disciplinas que so avaliadas conceitualmente sero validadas as entradas como (E) Excelente, (O) timo, (MB) Muito Bom, (B) Bom, (R) Regular, (F) Fraco ou (I) Insuficiente. As notas so cadastradas separadas por bimestre ou trimestre de acordo com a escolha no Regimento Escolar do Colgio. Se existir o sistema de recuperao paralela ou por perodo, a entrada de uma nova nota deve ser aceita.

3.6. CONSULTA DE DADOS Com todos estes dados cadastrados e includos no sistema, necessitamos efetuar consultas a dados especficos, de acordo com os cadastros e com a vinculao entre todas as informaes pelos campos principais como aluno e/ou disciplina. Estas consultas so de extrema relevncia em todo o processo, pois por meio delas que todo o corpo docente e discente da instituio acompanhar a evoluo acadmica, pedaggica e cultural dos alunos. Para a coordenao

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pedaggica ou direo, torna-se possvel acompanhar a trilha do conhecimento dentro de seu parque educacional.

3.7. GERAO DE BOLETINS E RELATRIOS A emisso de relatrios sobre tudo que est cadastrado indispensvel para o arquivamento e para a apreciao da inspetora da Delegacia de Ensino ou qualquer outra pessoa que necessite acompanhar o processo. O boletim, relatrio que consta as notas do aluno por disciplina, disponibilizado aos pais ou responsveis pelo aluno para o acompanhamento peridico de seu filho.

3.8. DATA MINING NO BANCO DE DADOS Data Mining o processo de canalizao de informaes atravs de dados existentes, possibilitando um estudo das falhas, dificuldades, erros em algum dos processos de apurao ou at mesmo digitao das notas e controle de necessidades de reforos a alunos com alguma deficincia em algum contedo especfico. Ele ainda possibilitar direo uma viso geral de estatsticas em forma de grficos de todos os alunos e tudo a ele relacionado. Num mbito maior, possibilita a busca de informaes sobre a evaso de alunos, evoluo dos alunos no aprendizado e dos professores em relao ao seu prprio aprendizado.

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4. ANLISE E PROJETO

4.1. LEVANTAMENTO DE CASOS DE USO

A maior dificuldade em modelarmos um sistema no est nos diagramas que temos que desenhar, no cdigo que devemos criar ou nas bases de dados que devemos projetar. Na realidade est nos requisitos que devemos gerenciar. (MELO, pg. 43) Um caso de uso descreve uma seqncia de aes que representam uma situao perfeita (cenrio principal) e cenrios alternativos, com o objetivo de demonstrar o comportamento de um sistema (ou parte dele), atravs de interaes com elementos externos, chamados de atores. Para o desenvolvimento deste projeto propomos aqui alguns estudos de caso de uso que sero extremamente necessrios para a organizao da secretaria, demonstrando as funcionalidades do sistema. Tabela 1 Casos de Uso do Sistema 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Cadastrar alunos Cadastrar turmas Cadastrar disciplinas Cadastrar professores Validar matrcula Lanar de notas Emitir boletim Emitir ata final Relatrio de alunos em recuperao Relatrio de alunos sem notas Emitir Declarao de Freqncia Emitir Declarao de Transferncia Emitir Histrico Escolar

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Controle Acadmico
Usurio

Figura 1 Interao do usurio com o sistema

A figura 1 mostra que a interao com o Controle Acadmico feita por um usurio, que poder ser a secretria ou uma supervisora.

Controle Acadmico
Validar matrcula
<<include>>

Lanar notas

Emitir relatrios

Cadastrar alunos Emitir boletins

Cadastrar disciplinas

Usurio Emitir declaraes

Cadastrar professores Cadastrar turmas Emitir histricos

Figura 2 Viso de casos de uso do sistema

A figura 2 mostra que a viso geral da interao do usurio com os vrios casos de uso do sistema.

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4.1.1 CADASTRAR ALUNO Objetivo: Ator: realiza o cadastramento prvio dos dados de um novo aluno secretria (usurio)

Cenrio Principal: 1. 2. O usurio informa o ano de vigncia escolar. O usurio informa os dados relativos srie a ser cursada: 2.1 Srie 2.2 Turma 2.3 Data Matrcula / ativao 3. O usurio informa os dados necessrios para emisso de documentos: 3.1 Nome do pai 3.2 Nome da me 3.3 Data de nascimento 3.4 Local do nascimento 4. 5. 6. O usurio confirma digitao. O sistema gera um nmero de matrcula para o aluno. O sistema far o cadastramento dos dados do aluno, gerando campos para a digitao das notas e faltas para as disciplinas da srie informada

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4.1.2 CADASTRAR TURMAS Objetivo: realiza o cadastramento das turmas disponveis para a matrcula dos alunos. Ator: Cenrio Principal: 1. 2. 3. O usurio informa a turma. O sistema checa se a turma j existe. O usurio informa, para cada turma a ser disponibilizada, os seguintes dados (todos obrigatrios). 3.1 Cdigo da turma 3.2 Srie 3.3 Turma 3.4 Turno 3.5 Tipo de Ensino 3.6 Nmero mximo de alunos 3.7 Localizao fsica da sala 4. 5. O sistema altera o status da turma para ATIVO. O sistema far o cadastramento da turma. supervisora (usurio)

Cenrio Secundrio: 2. Turma j cadastrada. 2.1 Exibir mensagem de turma j existente. 2.2 Ir para 1.

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4.1.3 CADASTRAR DISCIPLINAS Objetivo: realiza o cadastramento das disciplinas relacionadas na grade curricular da instituio, para cada turma ou srie. Ator: Cenrio Principal: 1. 2. 3. 4. 5. O usurio informa o cdigo da turma. O sistema checa se a turma existe. O usurio informa as disciplinas. O sistema checa a existncia da disciplina. Para cada disciplina o usurio informa: 5.1 Nome da disciplina e nome do professor 5.2 Carga horria anual e nmero de aulas semanais 5.3 Tipo de avaliao a ser adotada, podendo ser: 5.3.1 5.3.2 6. Conceitual (timo, muito bom, bom, regular, fraco) ou Valorizada por nota supervisora (usurio)

O sistema far o cadastramento das disciplinas, e s em seguida, disponibilizar o cadastro de alunos e suas notas.

Cenrio Secundrio: 2. Turma j cadastrada. 2.1 Exibir mensagem de Turma j existente. 2.2 Ir para 1. 4. Disciplina j cadastrada. 4.1 Exibir mensagem de Disciplina j existente. 4.2 Ir para 3.

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4.1.4 CADASTRAR PROFESSORES Objetivo: Ator: realiza o cadastramento dos professores da instituio. supervisora (usurio)

Cenrio Principal: 1. 2. 3. O usurio informa o professor. O sistema checa a existncia do professor. O usurio informa para cada professor: 3.1 Nome do professor. 3.2 Formao acadmica. 3.3 Nmero do registro. 3.4 Dados pessoais. 4. 5. 6. O sistema define seu status com o ATIVO. O sistema gera um cdigo de matrcula para o professor. O sistema far o cadastramento do professor.

Cenrio Secundrio: 2. Professor j cadastrado. 2.1 Exibir mensagem de Professor j existente. 2.2 Ir para 1.

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4.1.5 VALIDAR MATRCULA Objetivo: verificar se o nmero de uma matrcula informada vlido ou no. Ator: secretria (usurio)

Cenrio Principal: 1. 2. 3. O usurio informa o nmero da matrcula. O sistema verifica a existncia da matrcula. O sistema retorna status de verificao com sucesso.

Cenrio Secundrio: 2. Matrcula Inexistente 2.1 Se no existir, retorna mensagem de erro, solicitando a verificao da digitao e nova entrada de dados. 2.2 Volta para 1

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4.1.6 LANAR NOTAS E FALTAS Objetivo: realizar o cadastramento de notas, faltas e recuperaes dos alunos por perodo ou anual dos alunos. Ator: Cenrio Principal: 1. 2. 3. O usurio informa as turmas a serem lanadas as notas. O sistema recupera as turmas informadas. O usurio informa o perodo que as notas pertencem (bimestrais, trimestrais, recuperao, anual) 4. 5. 6. O usurio informa as disciplinas a serem lanadas as notas. O sistema recupera as disciplinas informadas. Para cada aluno, o usurio informa: 6.1 O conceito, se a disciplina tiver notas conceituais, validando o tipo de conceito a ser aceito. 6.2 A nota nmero, se a disciplina for numrica, validando para aceitar apenas nmeros. 6.3 Nmero de faltas do perodo. 7. 8. O sistema far a consistncia dos dados. O sistema far o cadastramento das notas. secretria (usurio)

Cenrio Secundrio: 2. Turma Inexistente 2.1 Se no existir, retorna mensagem de erro, solicitando a verificao da digitao e nova entrada de dados. 2.2 Volta para 1 4. Disciplina inexistente 4.1 Se no existir, retorna mensagem de erro, solicitando a verificao da digitao e nova entrada de dados. 4.2 Volta para 3

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4.1.7 EMITIR BOLETIM

Objetivo:

emitir, quando solicitado, todas as notas de um aluno ou turma inteira.

Ator:

secretria (usurio)

Cenrio Principal: 1. 2. O usurio informa a turma. O sistema busca todas as notas e faltas cadastradas de todas as disciplinas relativas a turma informada. 3. 4. O sistema monta uma grade demonstrativa com as notas. O sistema mostra a grade do boletim na tela.

Cenrio Secundrio: 1. Emitir boletim para aluno. 1.1 Usurio informa matrcula do aluno.

4.

Impresso do boletim. 4.1 O sistema confirma impresso 4.2 O sistema envia grade do boletim para impressora.

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4.1.8 RELATRIO DE ALUNOS SEM NOTAS

Objetivo: Ator: Pr condio:

verificar num perodo os alunos que esto sem notas. supervisora (usurio) as notas do perodo tm que ter sido cadastradas.

Cenrio Principal: 1. 2. 3. 4. O usurio informa perodo e turma desejada. O sistema percorre todos os dados relativos ao perodo e a turma informada. O sistema verifica a ausncia das notas. O sistema gera uma visualizao informando os alunos e as disciplinas cujas notas esto sem notas cadastradas.

Observao: 1. O usurio poder informar todos os perodos e todas as turmas.

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4.1.9 EMITIR DECLARAO DE FREQNCIA

Objetivo:

emitir um documento que comprove que o aluno est matriculado e freqente.

Ator: Pr condio:

secretria (usurio) aluno cadastrado

Cenrio Principal: 1. O usurio informa a matrcula do aluno INCLUDED: Validar Matrcula 2. 3. 4. O sistema verifica se o aluno est ATIVO. O sistema verifica o nmero de faltas O sistema gera um documento contendo: 4.1 Nome do aluno 4.2 Turma 4.3 Nome do pai 4.4 Nome da me 4.5 Data atual 5. O sistema apresenta declarao na tela.

Cenrio Secundrio: 5. Impresso da declarao. 5.1 O sistema confirma impresso. 5.2 O sistema envia dados para impressora.

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4.1.10 EMITIR RELATRIO DE ALUNOS COM RECUPERAO

Objetivo:

gera um relatrio com os alunos que no atingiram o valor mnimo para cada disciplina.

Ator: Pr condio:

secretria (usurio) notas cadastradas

Cenrio Principal: 1. O usurio informa o perodo e a turma. 2. O sistema analisa todas as notas cadastradas, quais esto abaixo do mnimo. 3. O sistema gera uma grade com todos os alunos, disciplinas e suas notas que ficaram abaixo do desejado. 4. O sistema apresenta relatrio na tela.

Cenrio Secundrio: 4. Impresso do relatrio. 4.1 O sistema confirma impresso. 4.2 O sistema envia dados para impressora.

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4.1.11 EMITIR DECLARAO DE TRANSFERNCIA

Objetivo:

gerar um documento contendo todos os dados do aluno e suas notas para efeito de transferncia do aluno para outra escola.

Ator:

supervisora (usurio)

Cenrio Principal: 1. O usurio informa a matrcula do aluno INCLUDED: Validar Matrcula 2. 3. 4. 5. O sistema verifica se o aluno est ATIVO. O sistema busca todos os dados cadastrados. O sistema gera uma grade com todos os dados. O sistema confirma transferncia do aluno: 5.1 Se sim, altera o status do aluno para INATIVO 5.1.1 O sistema apresenta a declarao na tela.

5.2 Se no, apenas mostra dos dados mas no permite impresso

Cenrio Secundrio: 5.1 Impresso da declarao. 5.1.1 5.1.2 O sistema confirma impresso. O sistema envia dados para impressora.

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4.1.12 EMITIR ATA DE NOTAS FINAIS

Objetivo:

gerar um relatrio final com todos os alunos separados por turma, contendo todas as notas, conceitos, disciplinas e as faltas.

Ator: Pr Condio:

supervisora (usurio) todas notas e faltas cadastradas, sem nenhuma exceo.

Cenrio Principal: 1. 2. O usurio informa a turma. O sistema faz a verificao de cadastro de notas e disciplinas de todos os alunos. 3. 4. O sistema monta documento da Ata Anual. O sistema apresenta o documento na tela.

Cenrio Secundrio: 2. Dados inconsistentes 2.1 O sistema emite uma mensagem de erro, informando o problema e sugerindo a conferncia dos dados. 2.2 Emite uma prvia da Ata para mostrando locais dos erros. 4. Impresso do documento. 4.1 O sistema confirma impresso. 4.2 O sistema envia dados para impressora.

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4.1.13 EMITIR HISTRICO ESCOLAR

Objetivo: Ator: Pr Condio:

emitir todo o histrico de notas e faltas do aluno. secretria (usurio) todas as sries e notas cadastradas.

Cenrio Principal: 1. O usurio informa a matrcula do aluno INCLUDED: Validar Matrcula 2. O sistema faz o agrupamento em ordem de anuidade escolar contendo todos os dados relativos quela turma e instituio. 3. O sistema gera o relatrio e confirma impresso.

Cenrio Secundrio: 2. Notas de anos anteriores no foram cadastradas. 2.1 Solicitar cadastro dos dados. 2.2 Ir para 2.

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4.2. DETALHAMENTO DOS CASOS DE USO

O diagrama de atividade serve para a modelagem de aspectos dinmicos de sistemas. Um diagrama de atividade essencialmente um grfico de fluxo, mostrando o fluxo de controle de uma atividade para outra. (BOOCH, pg. 255)

O diagrama de atividades completo ligado a um classificador, como um caso de uso, um pacote ou a implementao de uma operao. (MELO, pg. 166)

Para apresentarmos os diagramas de atividades faremos meno apenas de trs dos 13 casos de uso, sendo escolhidos os que so de grande importncia, na funcionalidade geral do sistema, sendo o de Lanamento de Notas e Faltas (tpico 4.1.6), Emisso de Declarao de Transferncia (tpico 4.1.11) e o de Emisso da Ata Escolar com as Notas Finais (tpico 4.1.12). Nos diagramas de atividades temos alguns smbolos: Indica o incio do fluxo de atividades;

Informa a ao a ser executada ou ao da mesma; Indica o fluxo de um estado de uma atividade para outra;

Indica uma condio booleana, ou seja, de deciso podendo apenas seguir apenas um dos caminhos apresentados no diagrama; indica tambm a intercalao, que o retorno de dois caminhos para um novo caminho comum; Indica fim do fluxo de atividades; Mostra uma bifurcao indicando atividades que so iniciadas ao mesmo tempo.

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4.2.1. LANAMENTO DE NOTAS E FALTAS O diagrama de atividades Lanamento de notas e faltas apresentado na figura 3, mostra a seqncia mais prtica e rpida, referenciando-se pelo processo comum da secretaria acadmica da escola.

Figura 3 Diagrama de atividades Lanamento de notas e faltas

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A secretaria inicia com a digitao da turma, ou das turmas que se deseja cadastrar as notas e faltas. A entrada de dados para vrias turmas poder seguir o cdigo de curinga na digitao * (asterisco). Como por exemplo, para serem digitadas as notas de todas as turmas da 1 srie, colocamos entramos com 1*. Em seguida, informa-se o perodo relativo as notas a serem digitadas, 1 trimestre, ou 1 bimestre, ou nota final, seguindo na digitao das disciplinas referentes s notas. Para as disciplinas conceituais digita-se o conceito, e para as outras disciplinas, a nota numrica. Aps este passo, informa-se o nmero de faltas e confirma digitao. O sistema far a consistncia dos dados digitados para que no aconteam erros de digitao.

4.2.2. EMISSO DE DECLARAO DE TRANSFERNCIA A emisso de declarao de transferncia, apresentada na figura 4, ocorre quando o aluno solicita sua sada da instituio. Este documento exigido para a sua matrcula em outra escola, pois ela que informa a atual situao escolar do aluno e atesta a veracidade de todos os dados. Aps a digitao da matrcula do aluno, faz-se a validao da mesma, ao mesmo tempo em que se checa o status do aluno, pois para alunos inativos, no podem ser impressas declaraes de transferncia. Aps todas as verificaes, gerada uma grade contendo todas as notas, faltas e disciplinas cursadas pelo aluno.

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Figura 4 Diagrama de atividades Emisso de Declarao de Transferncia

O sistema confirma a transferncia do aluno referido, e se confirmado, altera o status do aluno para inativo, confirma a impresso e envia os dados para impressora ou para a tela de acordo com a confirmao do usurio; se no for confirmada a transferncia, mostra-se apenas os dados na tela para simples conferncia.

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4.2.3. EMISSO DA ATA ESCOLAR COM AS NOTAS FINAIS

A Ata Anual Escolar o documento acadmico mais importante pois rene num nico lugar todos os alunos da turma, com suas notas e faltas finais, alm de da situao final dos alunos Como mostra a figura 5, o usurio informa a turma desejada, o sistema far uma varredura em todos os dados cadastrados e verificar se h algum dado inconsistente ou inexistente, como por exemplo, falta de alguma nota ou erro de digitao. Em seguida, verificada o status. Se tudo estiver correto, uma grade completa gerada com todos os dados e confirmada a impresso do documento; caso contrrio, apenas emitida uma mensagem de erro ao usurio informando que algo est errado (espaos em branco) ou incompleto (notas de alguma disciplina incompleta) ou inexistente (ausncia de alguma nota ou nmero de faltas), apresentando a seguir, a grade com os dados existentes montada e apresentada na tela, informando ao usurio os locais dos possveis erros ou ausncias. Mesmo impresso ou na tela, deve-se ter o cuidado de conferir tudo novamente para que nada saia errado, pois isso poder acarretar em problemas futuros quando a escola for inspecionada, o que acontece com grande freqncia pela Superintendncia Regional de Educao.

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Figura 5 Diagrama de atividades Emisso de Ata Escolar com as Notas Finais

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4.3. MODELO DE CLASSES DE NEGCIO O diagrama de classes apresenta um conjunto de classes, colaboraes e seus relacionamentos; eles so utilizados para fazer a modelagem da viso esttica do projeto de um sistema, mostrando a estrutura interna do software (organizao). Uma classe uma descrio de um conjunto de objetos que compartilham as mesmas propriedades, operaes e relacionamentos.

Existem muitas outras operaes a serem consideradas para essas classes (...) porm tratam-se mais propriamente de regra de negcios do que operaes. (BOOCH, pg. 111)

A figura 6 apresenta um modelo de classe de negcios proposto para o Controle Acadmico deste trabalho. Ele composto de oito classes interligadas entre si formando uma malha de informaes muito importantes e teis ao sistema. As classes alunos e notas so interaes dependentes pois no h notas sem alunos, por isso o smbolo losango preto foi colocado entre as classes.

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Figura 6 Modelo de Classes de Negcio

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5. MODELAGEM DO BANCO DE DADOS

Para que se possa criar a modelagem do banco de dados necessrio o entendimento de seu conceito. Pense em um banco de dados fsico como a realizao concreta de um esquema, existente no mundo dos bits. Os esquemas, com efeito, oferecem uma interface de aplicao para informaes persistentes; o modelo de um banco de dados fsico representa o armazenamento dessas informaes nas tabelas de um banco de dados relacional ou nas pginas de um banco de dados orientado a objetos. Um banco de dados relacional, os dados relacionam-se por meio de um elemento chave comum. No caso de tabelas de clientes e de seus pedidos, por exemplo, podemos definir que o relacionamento seja efetuado por meio de um cdigo de cliente; esse campo especial por para cada cliente teremos apenas um cdigo, contendo valores nicos e exclusivos.

Figura 7 Relacionamento entre duas tabelas Para que o relacionamento exista, o campo que ser a ponte de conexo entre as duas tabelas dever existir nas duas tabelas, com as mesmas caractersticas para se evitar problemas de inconsistncias. Ao efetuar-se o relacionamento, pode-se faz-lo de trs maneiras diferentes, sendo um para um, um para muitos ou muitos para muitos. Nesses tipos de relacionamentos simbolizamos a parte um do relacionamento pelo nmero 1 e a parte muitos pelo smbolo de infinito . Para as tabelas que tm um elemento chave o colocaremos em negrito nas figuras.

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A forma um para um, como mostra a figura 8, ser utilizada quando nas duas tabelas relacionadas o campo relacionado um elemento de chave comum de sua tabela. Por exemplo, temos uma tabela contendo os dados pessoais do aluno e outra tabela contendo os documentos relativos a este aluno, assim teremos apenas um registro na tabela de dados relacionada a cada registro na tabela de documentos.

Figura 8 Exemplo de relacionamento um para um

A forma um para muitos a mais comum, como mostra a figura 9. Nela, ligamos o elemento chave de uma tabela a outro campo em outra tabela, porm nesta segunda tabela, o campo relacionado poder se repetir em vrios registros. Por exemplo, temos uma tabela com os dados dos alunos e outra contendo as notas obtidas durante o ano. Portanto, teremos para cada aluno vrios registros na tabelas de notas.

Figura 9 Exemplo de relacionamento um para muitos A figura 10, mostra a forma muitos para muitos que se d atravs uma tabela intermediria s tabelas relacionadas. Por exemplo: num sistema de matrculas de alunos por disciplinas, cada aluno poder estar matriculado em vrias disciplinas e cada disciplina poder ter vrios alunos matriculados.

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Figura 10 Exemplo de relacionamento muitos para muitos

Para a modelagem do sistema de informatizao da secretaria de uma escola particular, tema deste trabalho, proposta a modelagem de dados mostrada na figura 11.

Figura 11 Modelagem proposta para o Sistema Acadmico

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O banco de dados contar com oito tabelas relacionadas de acordo com a figura acima, onde contemplamos todos os tpicos necessrios e importantes para a secretaria e sua manuteno diria. As tabelas proposta so descritas abaixo:

TBL_Pai

responsvel pelo arquivamento de todos os dados dos pais dos alunos contendo Cdigo, nome completo do Pai, profisso, local de trabalho e telefone, celular, C.P.F. e email;

TBL_Me

responsvel pelo arquivamento de todos os dados das mes dos alunos contendo Cdigo, nome completo da Me, profisso, local de trabalho e telefone, celular, C.P.F. e email;

TBL_Alunos

arquiva os dados bsicos dos alunos, como endereo, CEP, bairro, data de nascimento, sexo, naturalidade, alm de seu nmero de matrcula, cdigo de referncia do pai e o cdigo da me, data de matrcula, alguma observao necessria, turma e se est ou no ativo;

TBL_Disciplinas

armazena todas as disciplinas ministradas pela escola de acordo com a grade escolar, seus respectivos professores e o tipo de notas a serem aceitas, podendo ser nota numrica ou conceitual;

TBL_Professor

responsvel pelo armazenamento de todos os dados dos professores, com o Cdigo de cadastro, nome completo, dados pessoais e de endereamento, escolaridade, formao acadmica, nmero de registro de autorizao para ministrar as aulas e se est ou no ativo;

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TBL_Notas

armazena o cadastro das notas e das faltas separadas por disciplinas, por perodo de cada aluno; cada aluno ter vrios registros, sendo um para cada perodo e para cada disciplina;

TBL_Turmas

determina quais turmas e sries esto ativas para matricula dos alunos, alm de armazenar a carga horria anual, nmero de dias letivos por ano, nmero mximo de alunos, localizao fsica no colgio, turno, tipo de ensino e se sua ativao ou no;

TBL_Bairros

contm um cadastro prvio de todos os bairros da cidade na qual a instituio est situada, podendo ser adquirida em qualquer prefeitura municipal, ou ainda, cadastrar bairros de vrias cidades e estados no caso de instituio com mais de uma unidade.

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6. DIRETRIZES PARA IMPLANTAO E IMPLEMENTAO

Antes de propor algumas solues de implementao do Sistema Acadmico, aqui descrito, sero vistos alguns pontos importantes a serem analisados, indagados e levados em considerao no momento da concepo e implantao de qualquer software em todas as reas de negcio na atualidade. Quanto mais especializado um sistema, menos capaz ele de se adaptar a circunstncias diferentes. Quanto mais geral menos otimizado para uma circunstncia especfica. Quanto mais otimizado para uma circunstncia especfica, menos adaptvel ele ser a novas circunstncias. Quanto maior for um sistema, maior o nmero de seus recursos que sero destinados manuteno diria. Pequenos sistemas exigem pouco esforo de manuteno. Grandes sistemas exigem grande esforo de manuteno. Os sistemas sempre fazem parte de sistemas maiores e sempre podem ser divididos em sistemas menores. Os limites dos sistemas no so fixos e imutveis. A definio do escopo do sistema um processo decisrio. Os sistemas crescem. Os sistemas no permanecem estticos. Os sistemas acrescem funes necessidades reais ou imaginrias. e partes a partir de

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Ao se propor o desenvolvimento de um sistema acadmico devemos levar em considerao um grupo de fatores que somados faro a diferena. Fatores que, se no analisados com clareza e eficincia, podero lavar a um resultado no satisfatrio para o cliente Escola tanto para o desenvolvedor, que ter que efetuar grandes alteraes e/ou manutenes para adequar o sistema a real situao do processo acadmico numa Instituio de Ensino. Veja os fatores importantes para anlise, considerando sempre a melhor facilidade ao processo da secretaria, adequao dos usurios e, principalmente, visando um custo benefcio para ambas as partes.

6.1 HARDWARE + INVESTIMENTO

Para

desenvolvimento

de

um

programa,

normalmente

desenvolvedor utiliza mquinas com mais potncia de processamento e memria, para que todos os testes e implementao sejam feitos de maneira produtiva e eficaz ao mesmo. Porm, devemos levar em conta que nem toda empresa tem ou necessita de mquinas to possantes. Para que este erro no acontea interessante verificar na instituio de ensino os equipamentos existentes, a viabilidade e necessidade de novos investimentos em hardware para s depois colocar o sistema em produo e em teste. Mas, se mesmo assim o sistema ficar lento ou moroso, tente criar alternativas de diviso de processamentos em microcomputadores diferentes, por exemplo, na secretaria colocarmos duas mquinas, a primeira para efetuar cadastro e consultas, j a outra, para emisso de documentos e backups.

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6.2 USURIOS CONECTADOS AO SISTEMA importante que se saiba inicialmente a previso de quantos usurios tero acesso simultaneamente ao sistema para que se possa disponibilizar recursos necessrios para cada tarefa / atividade do sistema. Para isso, devemos criar grupos de usurios com polticas de segurana e privilgios especficos para cada funcionalidade do processo acadmico, alm de definir os administradores responsveis pela manuteno e backup dos dados do sistema. De acordo, com o nmero de usurios podemos criar uma viso da robustez e amplitude do programa, levando a anlise de provveis problemas advindos do aumento excessivo ou at mesmo desordenado do nmero de pontos de acesso ao sistema.

6.3 CONHECIMENTO E TREINAMENTO DOS USURIOS O sistema poder conter todos os requisitos necessrios para efetuar todo o trabalho da secretaria, mas para que isso transcorra sem problemas importante que todos os usurios diretos tenham um conhecimento em informtica e, principalmente, de todo o funcionamento geral do sistema, incluindo todos os procedimentos, consultas, relatrios, formulrios existentes, para que a qualquer solicitao se possa de forma gil e simples retirar do sistema o mximo em eficincia.

6.4 MANUTENO DO SISTEMA Como foi mencionado no incio deste captulo, tem-se algumas premissas importantes quanto manuteno de um sistema, pois ela que dar a segurana na continuidade do processo como um todo. Esta manuteno englobar uma cpia peridica e conferida dos bancos de dados, chamada de backup; envolver em pequenas correes, incluses e/ou excluses de funcionalidades, escolar. formulrios e/ou relatrios, por exemplo, quando a Superintendncia Regional de Ensino ou alguma lei mudar algum procedimento

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Algumas manutenes podem ser automatizadas pelo sistema como backup, formulrios e relatrios parametrizados, entre outras maneiras de possibilitar ao cliente a fazer tais modificaes sem que tenha que pagar ao desenvolvedor toda vez que tiver que alterar o sistema por mudanas desejadas. Programas com baixa parametrizao acabam sendo pouco viveis, devido ao preo das manutenes espordicas efetuadas, alm de ocorrer o risco do desenvolvedor perder por algum motivo o programa fonte. Portanto, sempre que possvel, principalmente, em pequenos projetos interessante viabilizar a venda do cdigo fonte ao cliente que facilite no momento das adaptaes ou manutenes do sistema.

6.5 AMBIENTE + AQUISIO DE SOFTWARES A importncia do conhecimento da instituio de ensino que ir usar o programa relevante, pois atravs destes dados criaremos uma situao favorvel ao ambiente j existente. Para isso devemos verificar o sistema operacional utilizado, quais os programas j adquiridos pela escola, e at mesmo a necessidade de aquisio de novos softwares. Devemos analisar se a topologia de rede que usada, isto se tivermos uma rede na instituio, e caso isso ocorra, criarmos mecanismos para que mesmo sem uma rede de computadores, possamos ter o sistema integrando todos os pontos abordados pela secretaria. Um exemplo a ser dado, no caso de julgarmos necessrio que o banco de dados a ser trabalhado seja o SQL Server. Devemos lembrar que se a instituio for de pequeno ou mdio porte, isto ser invivel, tornando o processo de informatizao da secretaria uma situao de conflitos de interesses entre o desenvolvedor e o cliente.

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6.6 LINGUAGEM DE DESENVOLVIMENTO Com o crescimento da tecnologia no mundo temos a cada dia novas e mais modernas linguagens para desenvolvimento, utilizando padres, conceitos e formas de programao diferenciadas. Mesmo com esse avano tecnolgico devemos considerar o aspecto do tempo de desenvolvimento, resultado desejado e, principalmente, custo de manuteno, aquisio por parte do desenvolvedor destes softwares e envolvimento do mercado com esta linguagem. Podemos ainda, levar em considerao linguagens meio

esquecidas, ou menos usados pela grande maioria e que d suporte a esta aplicao, aqui proposta, de acordo com todas as regras de lgica e programao. Falamos do VBA Visual Basic for Aplications, linguagem incorporada uma ferramenta Microsoft (VB, Word, Excel, Access), com fcil entendimento, desenvolvimento, manuteno e manipulao Em contato com vrios softwares acadmicos percebi que aqueles que mais se aproximavam do cotidiano de conhecimentos dos usurios foram concebidos em Access, seja em forma de banco de dados propriamente ditos ou apenas com o uso de sua interface, procedimento muito fcil e muito usado na atualidade, levando-se em conta um baixo volume de dados e de uma pequena quantidade de usurios simultneos.

6.7 SITUAO REAL O autor deste trabalho, com experincia de nove anos trabalhando na rea acadmica, especificamente no departamento de informtica de uma instituio de ensino de 1 e 2 graus, conviveu com um sistema acadmico, que atende muito bem aos anseios da secretaria e da escola, no qual, durante todos os primeiros quatro anos do sistema, foram feitas modificaes e ajustes para o perfeito ajuste e integrao secretaria sistema.

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O sistema composto por mdulos e num ambiente cliente servidor. Tem-se em cada estao uma interface que chama Front-End que apenas interage com os usurios em geral; na outra ponta, tem-se no servidor o banco de dados fsico que chama Back-End, que contem todos os dados / cadastros gravados. O programa utilizado foi o Microsoft Access como base de dados e tambm como linguagem de programao, mais especificamente o VBA - Visual Basic for Aplications, pois como a escola tem um laboratrio de informtica para uso acadmico dos alunos, j possuam licenas de uso do pacote Office da Microsoft, o que reduziu o custo da implantao do sistema em quase 60% (sessenta por cento), alm de facilitar todo o processo de treinamento pois todos os usurios j tinham um bom contato com as outras ferramentas do pacote. O conjunto de usurios que acessam o sistema relativamente reduzido, sendo apenas de cinco a seis. Mas vale ressaltar que no caso de Escolas, raramente o sistema acadmico ser utilizado por um grupo superior a doze usurios, pois quanto mais pessoas tm acesso ao sistema, maior poder ser a quantidade de erros humanos provocados a ele, e como ainda so informaes de extrema importncia para o processo, dever ter uma segurana rgida no manuseio das mesmas. Com o tempo, as secretarias foram treinadas para parametrizar o sistema de forma a aproximar-se cada vez mais da perfeita forma de trabalho dirio, elevando a eficincia do departamento e agilizando o processo de controle acadmico. Antes o processo exigia um nmero grande pessoas para conferncia de todos os documentos e informaes que eram geradas, hoje, este nmero alm de reduzido, possibilita direo da escola uma segurana e agilidade em convergir e padronizar os procedimentos da secretaria. Uma otimizao do sistema seria a possibilidade de implementao de uma procedimento de acesso as notas via Internet ou intranet, por exemplo.

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7. CONCLUSO E COMENTRIOS FINAIS

Esta monografia tem o objetivo de apresentar a rotina de secretaria de uma Instituio de Ensino de 1 e 2 graus, a todos que desejam conhecer e desenvolver programas para auxiliar informatizao deste departamento to importante ao processo acadmico de uma escola. Por meio da anlise de todos os tpicos aqui abordados possvel se ter uma viso abrangente e, em alguns casos, bem aprofundada de todos os procedimentos e funcionalidades do sistema. Alm da viso geral deste conhecimento, divulga-se a importncia de um planejamento e de um entrosamento entre o programador e a secretria, reduzindo assim um grande impacto na informatizao deste setor. Em diversas situaes a realidade de alguns colgios bem diferente ao proposto pelos desenvolvedores e igualmente diferente aos recursos financeiros e investimentos pretendidos por ambas as partes. Portanto, um bom entendimento e anlise dos envolvidos no processo a melhor sada, e que nem sempre o mais moderno a melhor ferramenta de trabalho. Para exemplificar um dos problemas enfrentados pela secretaria de escolas particulares, o autor ainda relata seu contato com um sistema que para lanarmos uma nota de aluno devamos clicar em onze opes diferentes, e no caso de um erro de uma opo por descuido, ter-se-ia que reiniciar todo o processo de cliques, ou seja mais onze cliques. Conclui-se ento que, quem desenvolve o programa deve pensar tambm na facilidade e agilidade do trabalho a ser desenvolvido, e no apenas na melhor forma de programar, atentando-se s rotinas e procedimentos das secretarias garantindo um resultado satisfatrio para todos os envolvidos no processo acadmico.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

MELO, Ana Cristina. Desenvolvendo aplicaes com UML / Ana Cristina Melo, Rio de Janeiro: Brasport, 2002.

BOOCH, Grady. UML, guia do usurio / Grady Booch, James Rumbaugh, Ivar Jacobson, Rio de Janeiro: Campus, 2000.