REESTRUCTURACIN DE LOS PROCESOS TECNICOS Y ADMINISTRATIVOS LICHT IMPORTACIONES S.A.

ADRIANA PATRICIA CARDONA LOPEZ

UNIVERSIDAD CATLICA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERA PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO BOGOT 2013

REESTRUCTURACIN DE LOS PROCESOS TCNICOS Y ADMINISTRATIVOS LICHT IMPORTACIONES S.A.S

ADRIANA PATRICIA CARDONA LOPEZ Cdigo: 535506

Trabajo de Grado para optar al ttulo de Ingeniero Industrial

Director Luis Carlos Snchez Acevedo Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD CATLICA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERA PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL ALTERNATIVA PRCTICA EMPRESARIAL BOGOT 2013

NOTA DE ACEPTACIN: _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________

___________________________________ Firma del presidente del jurado

___________________________________ Firma del jurado

___________________________________ Firma del jurado

Bogot, 30, Julio, 2013

CONTENIDO INTRODUCCIN 1. GENERALIDADES 1.1 ANTECEDENTES 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.2.1 Descripcin del Problema 1.2.2 Formulacin del Problema 1.3 OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo General 1.3.2 Objetivos Especficos 1.4 JUSTIFICACIN 1.5 DELIMITACIN 1.5.1 Espacio 1.5.2 Tiempo 1.5.3 Contenido 1.5.4 Alcance 1.6 MARCO REFERENCIAL 1.7 METODOLOGA 1.7.1 Tipo de Estudio 1.7.2 Fuentes de Informacin 1.8 DISEO METODOLGICO 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 CRONOGRAMA PRODUCTOS A ENTREGAR INSTALACIONES Y EQUIPO REQUERIDO PRESUPUESTO ESTRATEGIA DE COMUNICACIN Y DIVULGACIN BIBLIOGRAFA FIRMA DEL ESTUDIANTE

1.16

FIRMA DEL DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO

GLOSARIO ORGANIZACIN. Entidad social dirigida a metas, diseada con una estructura deliberada y con sistemas de actividad coordinados y vinculadas con el ambiente externo. ESTRUCTURA DE ORGANIZACIN. Es un modelo organizacional diseado de manera planificada que establece relaciones de comunicacin, autoridad, jerarqua, coordinacin y funcionamiento entre los componentes o elementos de una organizacin, orientados a cumplir con la misin, visin, planes y programas institucionales. DISTRIBUCION DE PLANTA. La distribucin de planta es un concepto relacionado con la disposicin de las mquinas, los departamentos, las estaciones de trabajo, las reas de almacenamiento, los pasillos y los espacios comunes dentro de una instalacin productiva propuesta o ya existente. La finalidad fundamental de la distribucin en planta consiste en organizar estos elementos de manera que se asegure la fluidez del flujo de trabajo, materiales, personas e informacin a travs del sistema productivo. SEGURIDAD INDUSTRIAL. Conjunto de normas que se desarrollan una serie de prescripciones tcnicas a las instalaciones industriales que tienen como principal objetivo la seguridad de los usuarios, por lo tanto se rigen por normas de seguridad industrial, reglamentos de baja tensin, alta tensin, calefaccin, gas, proteccin contra incendios, aparatos a presin, instalaciones petrolferas, y otros que se instalen tanto en edificios de uso industrial como de uso no industrial. CUELLO DE BOTELLA. En un proceso productivo, una fase de la cadena de produccin ms lenta que otras, que ralentiza el proceso de produccin global. El cuello de botella determina la cantidad de piezas posibles despus de un determinado periodo de tiempo. Es importante identificar los cuellos de botella en los procesos de produccin y sobre todo efectuar un anlisis profundo en cmo aumentar la eficiencia en esta operacin. DOCUMENTO MATRIZ. Es el documento cuyo registro no es modificable constantemente y su estructura puede ser generada como la de un formato. Se modifica de acuerdo a las necesidades de la Compaa. EL MAPA DE PROCESOS. Es una representacin grfica que nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su interrelacin entre ellos. Antes de realizar el mapa de procesos habr que identificar todos los procesos. FORMATOS. Son los documentos diseados expresamente para facilitar la captura de informacin o datos relacionados con los procedimientos, no tienen tamao establecido. INDICADOR. Es una medida cuantitativa que nos permiten identificar los cambios que se presentan en el tiempo.

INSTRUCTIVO. Es el documento que contiene instrucciones escritas, se hace para facilitar la comprensin y asegurar la correcta aplicacin de los procedimientos. Describe detalladamente una nica actividad, funcionamiento de un software o equipo especfico. MANUAL. Es el procedimiento documentado que describe los pasos para llevar a cabo una actividad o un proceso y sus componentes (equipos, recursos humanos, fsicos, financiero y ambiental, requisitos, etc.). PROCEDIMIENTO. Es una secuencia de actividades relacionadas entre s que especifican su forma de ejecucin para llevarlas a la prctica. Inicia con verbo en infinitivo. ORGANIGRAMA. Es un esquema impreso que simboliza o representa a la organizacin, el cual permite conformar un sistema de reglas formales que delinean la conducta de los servidores pblicos en la ejecucin de las funciones y procesos que tienen encomendados, tales como: reglamentos interiores, manuales de organizacin, manuales de procedimientos, normas administrativas, polticas operativas, perfil de puestos, entre otras.

RAE N

FICHA TOPOGRAFICA:

TITULO: REESTRUCTURACION DE LOS PROCESOS TECNICOS Y ADMINISTRATIVOS LICHT ILUMINACIONES S.A.S AUTOR: CARDONA LOPEZ Adriana Patricia ALTERNATIVA PGINAS: CONTENIDO: INTRODUCCIN 1. GENERALIDADES PALABRAS CLAVE: ORGANIGRAMA, REESTRUCTURACION, DISTRIBUCIN EN PLANTA, SEGURIDAD INDUSTRIAL, INVENTARIO. DESCRIPCIN: La iniciativa de ste proyecto es mejorar la distribucin de planta, la seguridad industrial y establecer los lineamientos administrativos que las dependencias, rganos desconcentrados y organismos auxiliares de la empresa LICHT ILUMINACIONES S.A.S atendiendo a criterios de racionalidad, eficiencia y productividad segn las necesidades de la empresa. Se entender por Reestructuracin de los procesos administrativos el diseo del organigrama formal, misin, visin, valores. METODOLOGA: Para la documentacin y articulacin de los objetivos que se quieren logran en la empresa LICHT ILUMINACIONES S.A.S, se emplearn herramientas tales como: entrevistas personales con el personal con el fin de obtener informacin, que permita tener una visin y un conocimiento ms amplio del funcionamiento de la compaa, se realizarn diagnsticos iniciales basados en las necesidades de la compaa. Se dar inicio a la elaboracin de los documentos necesarios. Se realizar un anlisis descriptivo de la situacin actual de la empresa cuya actividad principal es la importacin y comercializacin de bombillos LED y ahorradores de energa. CUADROS: FIGURAS: ANEXOS:

INTRODUCCION A travs de los aos la industria ha podido comprobar cmo los procesos han sido objeto de constantes cambios y mejoras, con base en estudios con la ingeniera industrial y el hombre ha podido establecer mtodos de estudio de estos procesos, para mejorarlos. Para que las empresas de hoy da sean competitivas, deben estar innovando y mejorando sus estrategias diferenciadoras para obtener mas rentabilidad y poder ser ms profesionales. Para los negocios de importacin y venta, sus polticas de inventario cobran una trascendencia mayor gracias a la vertiginosa competencia existente en los mercados, en donde, el servicio es considerado una variable tan determinante como la misma calidad del producto. Uno de los personajes ms reconocidos en el rea de la ingeniera industrial es Henry Ford, quien hizo grandes aportes y abri la mente a muchos acadmicos para darse cuenta de que realizar mejoras en los procesos conlleva a una diferencia abismal en cuanto a la productividad obtenida al implementarlas. Este estudio est centrado en el rea administrativa y tcnica de almacenamiento de insumos elctricos, estando de acuerdo con aquella premisa de Taylor, quien dijo que todo proceso por perfecto que parezca est sujeto a mejoras, el mayor reto de este estudio fue intentar diagnosticar en las instalaciones de LICHT ILUMINACIONES S.A.S, un posible punto donde se pudiera obtener una mejora que, como dice el ttulo del trabajo, reestructuracin de los procesos tcnicos y administrativos, ya que llevan aos implementando mejoras a sus mtodos de trabajo. Teniendo en cuenta lo anterior LICHT ILUMINACIONES S.A.S cuya actividad econmica es la importacin y comercializacin de productos LED y ahorradores de energa, ve la necesidad de cambio. Este proyecto nace de esa necesidad de la empresa al querer mejorar la cobertura en sus actividades, queriendo lograr un concepto que permita recopilar, analizar y evaluar de forma objetiva todo el conjunto de antecedentes tcnico y administrativos. Que permitan tomar decisiones que ayuden al fortalecimiento y mejora de la compaa. Para tal fin se realiza un anlisis interno del rea administrativa, tratando detectar fortalezas y debilidades, seguidamente se har un anlisis externo queriendo identificar amenazas y oportunidades del entorno. Por ltimo se plantea una propuesta de reestructuracin tcnica y administrativa fundamentada en los resultados arrojados en los diagnsticos hechos previamente. Esta propuesta est encaminada a mejorar el posicionamiento, crecimiento y desempeo de la empresa.

1. GENERALIDADES 1.1 ANTECEDENTES RESEA HISTORICA. En 1891, el inventor estadounidense Daniel McFarlane Moore comenz a realizar experimentos con tubos de descarga gaseosa. Cre as en 1894 la Lmpara Moore, que se trataba de una lmpara comercial que competa con las bombillas de luz incandescentes inventadas por su antiguo jefe Thomas Alva Edison. Estas lmparas que contenan nitrgeno y dixido de carbono emitan luz blanca y rosada respectivamente, y tuvieron un xito moderado. Sera en 1904, cuando las primeras de estas lmparas fueron instaladas en unos almacenes de la ciudad estadounidense de Newark. Como las labores de instalacin, mantenimiento y reparacin de estas lmparas eran dificultosas, no tuvieron xito Las lmparas ahorradoras de energa denominadas CFL (Compact Fluorescent Lamp Lmpara Fluorescente Compacta) son una variante mejorada de las lmparas de tubos rectos fluorescentes, que fueron presentadas por primera vez al pblico en la Feria Mundial de New York efectuada en el ao 1939. Generalmente las lmparas o tubos rectos fluorescentes son voluminosos y pesados, por lo que en 1976 el ingeniero Edward Hammer, de la empresa norteamericana GE, cre una lmpara fluorescente compuesta por un tubo de vidrio alargado y de reducido dimetro, que dobl en forma de espiral para reducir sus dimensiones. As construy una lmpara fluorescente del tamao aproximado de una bombilla comn, cuyas propiedades de iluminacin eran muy similares a la de una lmpara incandescente, pero con un consumo mucho menor y prcticamente sin disipacin de calor al medio ambiente. CONTEXTO INTERNACIONAL GENERAL ELECTRIC. La compaa remonta su historia a 1890, cuando Thomas Alva Edison, un famoso inventor estadounidense quien residi en la ciudad de Menlo Park, Nueva Jersey, uni algunos de sus intereses comerciales bajo una corporacin para formar la Edison General Electric Company. En 1887,Elihu Thomson y Edwin J. Houston haban constituido la Thomson-Houston Electric Company, que pas a adquirir un nmero de sus competidores en el sector elctrico, accediendo a una serie de patentes en el proceso y conduciendo la compaa al primer puesto. Posteriormente, en 1892, la Edison General Electric Company de Schenectady, Nueva York y la Thomson-Houston Electric Company de Lynn,Massachusetts se fusionaron para formar la General Electric Company, de la mano de J. P. Morgan y Nikola Tesla. General Electric fue una de las empresas fundadoras del ndice econmico Dow Jones Industrial Average cuando se estableci en 1896, y ha pasado a ser la nica empresa que se mantiene en el ndice, an despus de ms de 118 aos. En 1911 General Electric absorbi la National Electric Lamp

Association (NELA) en su negocio existente de equipos de iluminacin, y estableci la sede actual para su divisin de equipos de iluminacin en Nela Park en East Cleveland, Ohio. En 1935, GE era una de las 30 mayores empresas cotizadas en la Bolsa de Londres.10 GE tiene una historia larga de trabajo con turbinas en el campo de generacin de energa. La compaa introdujo los primeros turbocompresores durante la Primera Guerra Mundial, y continu desarrollndolos durante el perodo de entreguerras, as que llegaron a ser indispensables en los aos inmediatamente antes de la Segunda Guerra Mundial. GE tambin trabaj con los diseos de Frank Whittle durante la Guerra, introduciendo los motores de reaccin de Whittle a los Estados Unidos durante los aos 1940 A lo largo de los aos, GE adquiri una serie de entidades empresariales, tales como RCA y su subsidiaria de televisin NBC (en 1986), yUniversal Pictures (con la que fusion NBC en 2004 para formar NBCUniversal), entre otros. SILVANIA. Havells Sylvania es una empresa lder en soluciones de iluminacin profesional. Con ms de 100 aos de experiencia en la produccin de fuentes de luz y accesorios que van desde bombillos ahorradores (CFL), bombillos halgenos, tubos fluorescentes, bombillas HID y la nueva tecnologa LED. Sylvania provee productos de tecnologa de punta para los sectores del rea pblica comercial, hogar y privado a nivel mundial. A nivel internacional los consumidores pueden confiar en marcas de alta calidad y de gran alcance como Concord y Lumiance adems de la marca Sylvania, las cuales brindan soluciones de eficiencia energtica a sus necesidades de iluminacin individual. La compaa se esfuerza por poner a su disposicin la mejor asesora y los mejores productos y servicios en todo el mundo. La compaa cuenta con 94 sucursales y oficinas de representacin y con ms de 8,000 profesionales en ms de 50 pases, el grupo ha crecido rpidamente a unos 1.25 billones de dlares. Con 18 plantas de fabricacin en India, Europa, Amrica Latina y frica, el grupo adems produce a nivel mundial productos reconocidos como conectores, cables, accesorios y lmparas. Con el respaldo de esta red global,Havells Sylvania est ahora en una posicin ms fuerte que nunca y lista para seguir creciendo en su participacin de mercado en los prximos aos. Las ltimas innovaciones de la marca HAVELLS SYLVANIA le asegurarn el mantener una posicin de liderazgo en el mercado en los aos venideros. PHILIPS. Las bases de lo que iba a convertirse en una de las empresas de electrnica ms grandes del mundo se establecieron en 1891 cuando Gerard Philips cre una empresa en Eindhoven, Holanda para "fabricar lmparas incandescentes y otros productos elctricos.

La compaa se concentr inicialmente en la fabricacin de lmparas de filamento de carbn y por el cambio de siglo fue uno de los productores ms grandes de Europa. Los avances en las nuevas tecnologas de iluminacin alimentada un programa constante de expansin y, en 1914, se estableci un laboratorio de investigacin para estudiar los fenmenos fsicos y qumicos, a fin de estimular an ms la innovacin de productos. Empresas de marketing que ya se haban establecido en los EE.UU. y Francia antes de la Primera Guerra Mundial, y en Blgica en 1919 y la dcada de 1920 vio una explosin en su nmero. Fue en este tiempo que Philips comenz a proteger sus innovaciones con patentes, para las reas que tienen en la radiacin de rayos X y la recepcin de radio. Esto marc el principio de la diversificacin de su gama de productos. Despus de haber introducido un tubo de rayos X mdicos en 1918, Philips y luego se involucr en los primeros experimentos en la televisin en 1925. Comenz radios productores en 1927 y haba vendido un milln en 1932. Un ao ms tarde, se produjo su vlvula de radio nmero 100 millones, y tambin comenz la produccin de equipos de rayos X mdicos en los Estados Unidos. Primera afeitadora elctrica Philips 'fue lanzado en 1939, momento en el cual la empresa emplea a 45.000 personas en todo el mundo y gener unas ventas de 152 millones de florines. La ciencia y la tecnologa fueron sometidas a un enorme desarrollo en los aos 1940 y 1950, con Philips Research inventando los cabezales giratorios que llevaron al desarrollo de la mquina de afeitar elctrica Philishave, y el que se establece las bases para el trabajo innovador tarde en transistores y circuitos integrados. En la dcada de 1960, esto dio lugar a importantes descubrimientos, como los CCD (dispositivos de carga acoplada) y LOCOS (oxidacin local del silicio). Philips tambin hizo importantes contribuciones en el desarrollo de la grabacin, transmisin y reproduccin de imgenes de televisin, su trabajo de investigacin que lleva al desarrollo de la televisin de tubo de cmara Plumbicon y fsforo mejorado para una mejor calidad de imagen. Se introdujo el cassette de audio compacto en 1963 y produjo sus primeros circuitos integrados en 1965. El flujo de nuevos productos e ideas continu durante la dcada de 1970: la investigacin en la iluminacin contribuy a la nueva PL y SL lmparas de bajo consumo; otros avances clave se produjo en el procesamiento, almacenamiento y transmisin de imgenes, sonido y datos en Philips Research realiz clave avances, lo que resulta en la invencin del disco ptico LaserVision, el disco compacto y los sistemas de telecomunicaciones pticas. Philips Polygram estableci en 1972, y adquiri Magnavox (1974) y Signetics (1975) en los Estados Unidos. Adquisiciones en la dcada de 1980 incluyeron el negocio de la televisin de GTE Sylvania (1981) y el negocio de lmparas de Westinghouse (1983). El disco compacto fue lanzado en 1983, mientras que

otros puntos de inters fueron la produccin de Philips "nmero 100 millones televisor en 1984 y nmero 300 millones Philis have rasuradora elctrica en 1995. La dcada de 1990 fue una dcada de importantes cambios para Philips. La compaa llev a cabo un importante programa de reestructuracin para volver a un camino sano. Y ms recientemente se ha concentrado en sus actividades bsicas. Hoy, Philips se encuentra en la vanguardia de la revolucin digital, introduciendo productos de clase mundial que estn ayudando a mejorar la vida de las personas a medida que continuamos en el nuevo milenio. Traducido a cifras, se producen ms de 2,4 mil millones lmparas incandescentes cada ao, y unos 30 millones de tubos de imagen. Alrededor de 2,5 millones de procedimientos cardacos (exploraciones y procedimientos de intervencin) en los equipos de rayos X se realizan cada ao usando nuestra tecnologa. Uno de cada siete aparatos de televisin en todo el mundo contiene un tubo de imagen de Philips, y el 60 por ciento de todos los telfonos contienen los productos de Philips. El treinta por ciento de las oficinas de todo el mundo estn iluminados por Philips Lighting, que tambin se enciende el 65 por ciento de los principales aeropuertos del mundo, el 55 por ciento de los principales estadios de ftbol, y el 30 por ciento de los hospitales. La fortaleza de las operaciones globales de Philips se refleja en su (valor) posicin de liderazgo en muchos de los mercados en los que opera. CONTEXTO NACIONAL SILVANIA COLOMBIA. Havells Sylvania es una empresa lder en soluciones de iluminacin profesional con ms de 100 aos de experiencia en la produccin de fuentes de luz y accesorios que van desde bombillos ahorradores (CFL),bombillos halgenos, tubos fluorescentes, bombillas HID y la nueva tecnologa LED. PILIPHS COLOMBIA. En 1999 se traslada la Divisin CONSUMER ELECTRONICS desde Panam a Colombia. Su enfoque prioritario para el comienzo del siglo XXI es la proyeccin hacia todo lo relacionado con lo electrico, en la lnea que siempre lo ha caracterizado: desarrollo de tecnologa y fcil uso de los productos. Es Barranquilla la ciudad elegida en un comienzo para instalar la fbrica de Philips, gracias a su condicin de puerto y a su cercana con mltiples recursos. Philips instal las luces de todos los estadios del pas y los aeropuertos de Bogot, Medelln y Cali fueron dotados por parte de Philips.

GENERAL ELECTRIC COLOMBIA. GE lleg a Colombia en 1927, y vio crecer su operacin con la instalacin de una planta de manufactura de Appliances & Lighting que se mantuvo en funcionamiento desde 1961 hasta 1985. En 1993, la compaa abri una oficina corporativa en Bogot para brindar apoyo a los diferentes negocios de GE presentes en el pas. En 1995, una sucursal de GE Lighting, GE Iluminacin Colombia (GEICO), instal su operacin en Colombia. En 1998, GE se convierte en accionista de MABE Colombia. Entre 2001 y 2005, GE se ausent del pas hasta volver en 2005. Poco despus, como muestra de la confianza en el potencial de Colombia y de su importancia en la regin, Bogot se convirti en la ciudad anfitriona del GE Day en junio del 2007. Hoy en da, los negocios ms importantes de GE tienen presencia directa en Colombia y son manejados por talento colombiano y latinoamericano que entiende profundamente las necesidades del mercado local. Nuestro equipo est conformado por profesionales de primera lnea que trabajan incansablemente para proveer soluciones de alta tecnologa, que van desde turbinas para la generacin de energa elctrica, equipos mdicos para diagnstico por imgenes, tratamiento de aguas, equipos y servicios de alta tecnologa para exploracin, produccin y transporte de petrleo y gas, hasta electrodomsticos e iluminacin. RESEA HISTORICA DE LA EMPRESA LICHT ILUMINACIONES S.A.S Fue creada por el seor Rubn Elas Duque en el ao 2003 con el fin de ampliar el mercado de productos ahorradores de energa, considerando que en pas mediante la Ley 697 de 2001, se empez a fomentar el uso racional y eficiente de la energa como un asunto de inters social. Es una empresa comprometida con el medio ambiente dedicada a la importacin y distribucin de iluminacin LED y bombillos ahorradores de la China. Ceida a las exigencias y especificaciones REPTILA (Reglamento Tcnico De Iluminacin Y Alumbrado Pblico) para que sus productos de iluminacin garanticen la seguridad y confort con base a un buen diseo y desempeo operativo. Ubicada en el municipio de Mosquera Cundinamarca, Parque Industrial Montana, porvenir 1, Bodega 16. Con unas instalaciones de altas dimensiones. Desde su fundacin ha logrado permanecer y crecer gradualmente en el mercado del pas, gracias a la demanda de los productos por las exigencias y polticas de las leyes Colombianas y las nuevas polticas sobre la proteccin del medio ambiente. La empresa solo ha incursionado en el mercado nacional, dejando a un lado su participacin en pases vecinos tales como Venezuela, Ecuador, Bolivia.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El contexto en el numeral. que se desarrollara este proyecto esta descrito en este

1.2.1 Descripcin del problema. Una de las situaciones que genera no conformidades en los directivos de la empresa LICHT ILUMINACIONES S.A.S es el tiempo en que hacen el alistamiento de pedidos, pues el lapso suele ser largo, esto ha causado en algunos casos incumplimiento en el despacho de los pedidos. Los operarios recorren el almacn hasta ubicar la referencia que solicitan en una estantera. Cuando llegan, ellos suben hasta las estanteras sin ningn tipo de proteccin y sin el cuidado con las cajas q contiene la mercanca, ubican la referencia, la toman y la trasportan hasta en frente te la bodega. El orden en que los operarios realizan el recorrido, es determinado por el orden del tem descrito en la factura del cliente.

El manejo de los inventarios es irregular, el dao en sus productos an no tiene un sistema para ser calculado y la seguridad industrial est sin implementar. En el tema administrativo nos sugieren los empleados se presentan problemas de comunicacin interna que podran estar generando problemas dentro de la compaa entre los funcionarios de la misma, y muchas veces tambin con los clientes, un caso especfico de esto son los constantes inconvenientes en la facturacin de mercancas, notas crdito especficamente Sin jerarquizacin en la compaa se crea mal ambiente laboral. La empresa tiene dificultades para soportar el comportamiento variable del mercado por baja competitividad, generada por falta de un sistema de control sobre la base de la documentacin que permita conocer los procesos, procedimientos y dems actividades que conlleven al mejoramiento continuo. 1.2.2. Formulacin del problema. Con la Reestructuracin de los procesos tcnicos y administrativos se optimizar la productividad de la empresa importadora y comercializadora LICHT ILUMINACIONES S.A.S?

1.3 OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo general. Reestructurar los procesos tcnicos y administrativos de la empresa importadora y comercializadora LICHT ILUMINACIONES S.A.S. 1.3.2 Objetivos especficos Documentar los procesos administrativos actuales de la empresa. Analizar los factores vitales de mejoramiento en su parte administrativa. Documentar los procesos tcnicos actuales de la empresa. Analizar los factores vitales de mejoramiento en el rea tcnica de la empresa. Proponer un plan de mejoramiento administrativo y tcnico para las falencias encontradas en la empresa. Disear el plan de mejoramiento administrativo y tcnico.

1.4 JUSTIFICACIN Actualmente el uso de la electricidad es fundamental para realizar gran parte de las actividades de las personas y las empresas; con a este tipo de energa tenemos una mejor calidad de vida. Hoy en da contamos con luz, calor, frio, imagen o sonido. Su uso es indispensable y difcilmente nos detenemos a pensar acerca de su importancia y de los beneficios al utilizarla eficientemente. El ahorro de energa elctrica es un elemento fundamental para el aprovechamiento del recurso energtico; ahorrar equivale a disminuir el consumo y es ac donde entra la importancia del buen funcionamiento de las empresas como LICHT ILUMINACIONES S.A.S. que se preocupa por el consumo responsable de la energa. Para la empresa el mejoramiento en los procesos tcnicos y administrativos es la preocupacin primordial, debido al crecimiento de la compaa y las exigencias de algunos nuevos clientes se ha generado la necesidad de crear mecanismos que permitan poder brindar un mejor servicio. El alistamiento de los pedidos para un almacn de inventarios siempre ha sido tema de estudios y profundas evaluaciones para mejorar los tiempos en que salen los pedidos desde un almacn. De hecho se puede ver que a medida que se visitan diferentes instalaciones de almacenes, se encuentra mayor variedad en cuanto a polticas de inventarios. Realizar un modelo que ataque todos los posibles frentes de problemas que

puede llegar a tener una bodega de inventarios sera muy dispendioso. Sin embargo, al acotar la investigacin al estudio de distribucin de planta en la bodega, se abarca una gran porcin de las oportunidades de mejora que se detectan en cualquier almacn de inventarios. Tambin es de vital importancia el posicionamiento en el mercado y para lograr esto, es claro para la compaa, un inminente cambio en algunas de sus actividades. Para dar solucin a estos problemas la gerencia ha comenzado a tener en cuenta diferentes sugerencias. Dichas sugerencias han dado como resultado a mejoras en las instalaciones locativas, organizacin de documentacin y personal, es importante resaltar que estas mejoras se han hecho con el fin de responder a una mejor calidad en la atencin a los clientes de LICHT ILUMINACIONES S.A.S. Sin embargo a pesar de que muchas de estas mejoras los problemas administrativos y tcnicos son evidentes. Por los motivos y razones expuestos se propone disear una reestructuracin tcnica y administrativa que sea apropiada para LICHT ILUNINACIONES S.A.S. 1.5 DELIMITACIN 1.5.1 Tiempo. El proyecto de reestructuracin tcnica y administrativa se lleva a cabo en un periodo de tres meses iniciando la primera semana de agosto hasta el mes de octubre del ao 2013. 1.5.2 Espacio. El presente proyecto se llevar a cabo en las instalaciones de LICHT ILUMINACIONES S.A.S ubicadas en el municipio de Mosquera Cundinamarca, Parque Industrial Montana, porvenir 1, bodega 16. 1.5.3 Contenido. Se desarrollara la documentacin tcnica y administrativa bsica para desarrollar un plan de mejoramiento . 1.5.4 Alcance. Se entregar la Documentacin para desarrollar el plan de mejoramiento tcnico y administrativo segn las necesidades de la empresa. 1.6 MARCO REFERENCIAL Es necesario tener en cuenta para el desarrollo del problema el estudio el concepto de optimizacin. Se entiende por Factibilidad las posibilidades que tiene de lograrse un determinado proyecto. Debido a que es la base que permite a los inversionistas tomar la decisin de invertir o no. 1.6.1 Marco Terico. En la Teora en Optimizacin los mtodos heursticos son aquellos que sirven para solucionar problemas complejos, en donde se obtienen soluciones muy buenas en tiempo razonable. A pesar de que no se

evalan todas las alternativas en un rbol de decisin (ya que su exploracin requerira tiempo no razonable, o sea, aos de espera), existen tcnicas para eliminar ramificaciones, e inclusive en muchos casos, esto no es suficiente para tener la certeza de que se ha llegado a la solucin ptima. Sin embargo, la ventaja de estos mtodos es que la obtencin de la una solucin, que puede llegar a ser muy buena, es obtenida en tiempo razonable (segundos, minutos u horas). 1.6.2 Meta heursticas. Son aquellos mtodos para hallar soluciones a problemas, en los cuales se interrelacionan los procedimientos de mejoras locales y estrategias de alto nivel, con el objetivo de escapar de la optimalidad local, desarrollando bsquedas robustas en un espacio de soluciones. Este tipo de programacin es una opcin viable cuando los problemas que se quiere atacar son de tipo decisional, y por lo general estas variables de decisin estn dadas por variables binarias en la programacin. 1.6.2.1 Procesos Administrativos. El proceso administrativo tuvo su origen en la teora clsica de la administracin, con su pionero Henry Fayol, quien hizo grandes aporte a los diferentes niveles administrativos. Fue una de las primeras personas en escribir un libro especfico sobre administracin, y fue considerado como el padre de la Teora Clsica. Adems fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, estableci catorce principios de la administracin los cuales se encuentran consignados en la ORT Organizacin Racional del Trabajo, dividi las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que son llamadas funciones bsicas de la empresa, se debe tener en cuenta que la funcin administrativa no es lo mismo que el proceso administrativo; primero hablaremos de las funciones bsicas de la empresa para ver sus diferencias: Funciones Tcnicas. Estn relacionadas con la produccin de bienes y servicios de la empresa. Funciones Comerciales. Se dedican a la compra y venta o intercambio entre las empresas, proveedores y clientes. Funciones Financieras. Se relaciona con la bsqueda y gerencia de capitales. Funciones de Seguridad. Esta dedicada a la proteccin y conservacin de los bienes de las personas. Funciones Contables. Son las encargadas de los inventarios, registros, balances y estadsticas. Funciones Administrativas. Son la integracin de las otras cinco funciones, estn encargadas de coordinar y sincronizar las dems funciones de la empresa, y siempre deben ir encima de ellas.

1.6.2.2 Proceso Tcnico. Para obtener el producto es necesario coordinar lo que se hace, quien lo hace, cuando y como. Esta coordinacin de acciones, personas, tiempos y formas de hacer las tareas se logra con la gestin, administracin y organizacin de este proyecto. Gestin tcnica. Tiene que ver con la planeacin, la organizacin, la ejecucin y el control de los procesos tcnicos, y abarca: 1. La seleccin de las acciones a desarrollar. 2. Los materiales, tipos de energa que se emplearan, herramientas y maquinas a utilizar. 3. La administracin de los recursos para el desarrollo de los procesos tcnicos. 4. La ejecucin y control de las acciones. Organizacin del proceso tcnico . La organizacin tiene que ver con aspectos ms precisos y especficos, como son las decisiones que se deben tomar a elegir las estrategias ms adecuadas para crear o proporcionar los medios tcnicos que se emplearan. La organizacin tcnica es un medio de regulacin y control para la adecuada ejecucin de las acciones. Para llevar a cabo las acciones de organizacin, se emplean cronogramas, organigramas o diagramas, en los que se indica quienes son los principales responsables del proyecto, as como el tiempo en el que se realizara cada una de las actividades y el proceso en su totalidad. Administracin del proceso tcnico - La administracin va muy ligada a la gestin y a la organizacin, pero est ms relacionada con el uso y distribucin de los diferentes recursos que se emplean en las actividades de planeacin, organizacin, direccin y control, para alcanzar los objetivos establecidos en un proceso tcnico.

1.6.2.3 Plan de mejoramiento. El control es un proceso de evaluacin que consiste en observar y vigilar el proceso hacia los objetivos del proyecto. Su primera finalidad, como hemos visto, es asegurar que el producto se elabore de acuerdo con lo planeado. De esto ltimo se deriva una ltima finalidad: El mejoramiento en la calidad y eficacia del proceso tcnico para la elaboracin y comercializacin de los productos. 1.6.2.4 Estudio Administrativo. Proporciona las herramientas que sirven de gua para los que en su caso tendrn que administrar dicho proyecto. Este estudio muestra los elementos administrativos tales como: 1.6.2.5 Planeacin estratgica. Se basa en la administracin por objetivos y responde prioritariamente la pregunta Qu hacer. Situaciones como la creacin o reestructuracin de una empresa, la identificacin, y evaluacin de programas y proyectos, la formulacin de un plan de desarrollo, la implementacin de una poltica, la conquista de un mercado, el posicionamiento de un producto o servicio, la resolucin de conflictos, son ejemplos de casos donde la Planeacin Estratgica es especialmente til. 1
1

Tomado de: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/cap2 lecc2.htm

1.6.2.6 Planeacin organizacional. Es la coordinacin de una serie de partes o elementos dispuestos en un cierto orden y con determinadas relaciones entre ellos. Ordenacin que ha de ser relativamente duradera. La estructura de la organizacin es la suma total de los modos en que sta divide su trabajo en distintas tareas y los mecanismos a travs de los cuales consigue la coordinacin entre ellas.2 1.6.2.7 Organigrama. Son diagramas que representan grficamente y de manera simplificada la estructura formal que posee una organizacin. De esta forma, los organigramas muestran las principales funciones dentro de la organizacin y las relaciones que existen entre ellas. Son muy utilizados ya que resultan sencillos y rpidos de comprender.3 1.6.2.8 Manual de funciones. Es un instrumento de administracin de personal a travs de los cuales se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la empresa. 4 1.7 METODOLOGA

Los diferentes tipos de investigacin para el desarrollo de este proyecto son los siguientes: 1.7.1 Tipo de Estudio. El mtodo investigacin cualitativa nos permita llevar un orden lgico de la documentacin de procesos organizacionales, para mejorar los problemas presentados en el rea logstica y administrativa. Clarificar la estructura de la organizacin, ya que se debe revisar, organizar, y a partir del diagnstico realizar un anlisis y postular la propuesta como resultado final. 1.7.2. Fuentes de Informacin. Es el conjunto de herramientas tales como documentos, libros enciclopedias, obras, entre otras que proveen y brindan informacin para el desarrollo del trabajo que permitan comprender, tomar y evaluar situaciones. Segn su originalidad u orden de precedencia puede ser: 1.7.2.1 Fuentes primarias. La fuentes primarias son las que se utilizaran en el proyecto son: grupo de trabajo, entrevistas con administradores y jefes de reas, revisin de las quejas y reglamos de los cliente. 1.7.2.2 Fuentes secundarias. Las fuentes de informacin secundarias que se utilizaran son documentos respectivos a la infraestructura de la compaa.

Tomado de: http://www.psicologia-online.com/pir/concepto-de-estructuraorganizacional.html 3 Tomado de: http://igestion20.com/organigramas-concepto-funciones-y-distintostipos/ 4 Tomado de: http://www.cali.gov.co/administrativo/publicaciones.php?id=45542

1.8

DISEO METODOLGICO

El mtodo investigacin es descriptiva la cual nos permitir conocer las situaciones y actividades sobresalientes a travs de la documentacin que se realizara de los procesos tcnicos, administrativos y de las personas. Las atapas en este tipo de investigacin son: Descripcin del problema. Definicin y formulacin de hiptesis. Supuestos que se basan la hiptesis. Marco terico. Seleccin de tcnicas de recoleccin de datos (Poblacin o muestra). Categora de datos, a fin de facilitar relaciones. Verificacin de validez de instrumentos. Descripcin, anlisis e interpretacin de datos.

1.8.1 Estudio Del Entorno. Desarrollaremos metodologas claras para analizar tendencias mundiales del sector y los planes de largo plazo del gobierno para identificar oportunidades y amenazas. 1.8.2 Estudio De Mercado. El estudio se realizar en el sector de comercializacin de elctricos ubicado en centro de la ciudad de Bogot. Para realizar el estudio de mercados se tendrn en cuenta mecanismos que permitirn analizar factores tales como, la oferta, la demanda de la marca LICHT. Se realizar una investigacin de mercados, a travs de encuestas, observacin directa e investigacin de campo. La cual permite recopilar y analizar mediante datos los gustos y preferencias del mercado y a travs de un diagrama de Pareto establecer cules son los factores ms importantes a tener en cuenta. Se har un anlisis DOFA, el cual pretende identificar la situacin actual de la marca dentro del mercado. 1.8.3 Estudio Tcnico. Mediante la descripcin detallada de los procesos tcnicos se realizar un estudio de las necesidades primordiales de la compaa, para poder identificaran las falencias y necesidades vitales.

Se llevar a cabo un estudio de macro y micro localizacin mediante el mtodo de factores ponderados que permita determinar las ventajas y desventajas del mismo, los elementos a analizar son:

Seguridad industrial. Requerimientos de la infraestructura. Diseo y distribucin en plata. El proceso de despacho. Mquina y equipos.

Teniendo claro todos los elementos que se necesitan para el proceso de distribucin se proceder a realizar un diseo de distribucin en planta con el cual se pretende obtener la mxima eficiencia en los despachos de la mercanca. Se necesitara tambin establecer un sistema de seguridad industrial con el objeto de garantizar que los operarios disminuyan los riesgos inherentes al trabajo de bodega. Se realizarn los estudios descritos anteriormente con el fin de cualificar el monto de la inversin. Este estudio suministrar la informacin necesaria para tomar una decisin sobre la reestructuracin tcnica de la empresa importadora y comercializadora LICHT ILUMINACIONES S.A.S. 1.8.4 Estudio Administrativo. Se realizar una planeacin estratgica donde se formulen los objetivos de la empresa y conforme a ello poder establecer la misin, visin, mapa estratgico, valores corporativos, la estructura organizacional que permitan cumplir con los objetivos propuestos. Con este estudio se dan a conocer los procedimientos administrativos sobre la cuanta de las inversiones y costos del proyecto. Los sistemas y los procedimientos de informacin de planificacin y presupuestos, de personal, adquisicin, crditos, cobranza, y muchas ms que van asociados a los costos especficos de operacin.5 Este estudio es de suma importancia ya que proyecta el total de los gastos que incurrirn en el personal. 1.8.5 Estudio Legal. Se identificarn los lineamientos normativos que se deben tener en cuenta para el funcionamiento de la compaa. Determina aspectos de suma importancia tales como: tipo de sociedad, constitucin de la empresa, registro de marcas y patentes y aspectos tributarios. 1.8.6 Estudio Ambiental. Establecer la normatividad ambiental a la que las operaciones de la empresa se deben acoger con el fin de no causar deterioro sobre el medio ambiente o el entorno.
http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/06/estudio-tcnico-administrativo-ymarco.html
5

1.9
No . 1

CRONOGRAMA
Actividad Marco Terico Documentar los procesos administrati vos Documentar los procesos tcnicos Analizar la informacin captura de informacin elaboracin de reporte Iniciar la propuesta metodolgic a Tiem po 1 Cont rol E R E R E R E R E R E R E Agosto Septiembr e Octubre

2 3 4 5 6

7 8

R E Entrega R E= tiempo estimad en semanas R= tiempo real en semanas

1.10

PRODUCTOS A ENTREGAR

1.10.1 Administrativos. Luego de tener un mayor conocimiento de la empresa y su funcionamiento se entregar: Plan de trabajo el cual ser entregado a la empresa. Diseo del organigrama de la empresa, replanteamiento de la misin, visin y valores. Con esto se establecer claridad en la jerarqua de la empresa.

1.10.2 Tcnicos. La Distribucin de Planta Organizacin de los Inventarios por referencias y frecuencia de demanda

Se determinara por un mtodo cientfico las zonas la bodega de almacenamiento y espacio para el traslado de materias primas y productos terminados. Un instructivo de implementacin de sistemas de control de los factores de riesgo, de suministros de los elementos de proteccin personal y trabajo en alturas. Elaboracin de perfiles para los puestos de trabajo con criterio ocupacional y en funcin de la exposicin y efecto de los factores de riesgo. Demarcacin y sealizacin de reas, vas de evacuacin y salidas de la empresa y publicacin del plano de la ruta de evacuacin y zonas de refugio correspondientes.

1.11 INSTALACIONES Y EQUIPOS REQUERIDOS Este proyecto se realizara en las instalaciones de LICHT ILUMINACIOANES S.A.S y los equipos requeridos son: computadora, Impresora lser, bolgrafos y un rea de trabajo de ocho metros cuadrados 1.12 PRESUPUESTO
N DE HORAS TOTAL FUENTE FINANCIADORA TALENTO HUMANO ORIENTADOR $ 50.000 60 $ 3.000.000 UNIVERSIDAD PROPONETE $ 7.000 600 $ 4.200.000 PROPONENTE TOTAL TALENTO HUMANO $ 7.200.000 GASTOS DE MAQUINARIA Y EQUIPO COMPUTADORA PORTATIL $ 200.000 PROPONENTE TOTAL GASTOS MAQ.Y EQU. $ 200.000 FUNGIBLES TINTA $ 150.000 PROPONENTE PAPEL $ 50.000 PROPONENTE TOTAL FUNGIBLES $ 200.000 OTROS GASTOS TRANSPORTE $ 1.200.000 PROPONENTE ALIMENTACIN $ 1.000.000 PROPONENTE TOTAL OTROS GASTOS $ 2.200.000 TOTAL ANTES DE IMPREVISTOS $ 9.800.000 IMPREVISTOS 4 % $ 392.000,00 COSTO TOTAL DEL PROYECTO $ 10.192.000,00 El costo total del Proyecto ser responsabilidad de las Fuentes Financiadoras y se compartir as: FUENTE PROPONENTE UNIVERSIDAD COSTO TOTAL PROYECTO COSTO A CARGO $ 6.800.000 $ 3.000.000 $ 9.800.000
FUENTES FINANCIADORAS
UNIVERSIDAD 31% PROPONENTE 69%

ITEMS

$/HORA

PORCENTAJE 0,69 0,31

1.13 ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN Y DIVULGACIN La informacin se trasmitir mediante entrevistas personales con los interesados. El intercambio de opiniones, o cualquier otro tipo de informacin se efectuara personalmente y biblioteca de la universidad. 1.14 BIBLIOGRAFA BARAJAS MEDINA, J. Curso introductorio a la administracin, (3ra ed.) Trillas, Mxico. 1996.

CHIAVENATO, I. Administracin proceso administrativo, (3ra ed.) Mc Graw Hill, Bogot. 2001

CHIAVENATO, I. Introduccin a la teora general de la administracin, (7a. ed.) Mc Graw Hill, Mxico. 2007.

DVILA, L. C. Teoras organizacionales y administracin (ed. Revisada) Interamericana, Colombia. 1996. http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/06/estudio-tcnico-administrativoy-marco.html http://igestion20.com/organigramas-concepto-funciones-y-distintos-tipos http://www.cali.gov.co/administrativo/publicaciones.php?id=45542 1.15 FIRMA DEL ESTUDIANTE Nombre: Adriana Patricia Cardona Lpez Cdigo: 535506 Fecha de presentacin: 14 de Agosto de 2013

Firma: ____________________________________ 1.16 FIRMA DIRECTOR DEL TRABAJO DE GRADO Director del Trabajo de Grado: Luis Carlos Snchez Acevedo Fecha de recepcin: Firma: ____________________________________