Analisis ABC Analisis ABC adalah analisis yang digunakan dalam beberapa sistem persediaan untuk menganalisis pola

konsumsi dan jumlah dari total konsumsi untuk semua jenis obat. Analisis ABC ( Always, Better, Control) merupakan pembagian konsumsi obat dan pengeluaran untuk perencanaan. Metode ini cenderung pada profit oriented product karena berdasar pada dana yang dibutuhkan dari masingmasing obat. Analisis ABC digunakan untuk menganalisa tingkat konsumsi semua jenis obat. Analisis ini mengenai 3 kelas yaitu: a. A (Always) Obat harus ada karena berhubungan dengan pengendalian dalam pengadaannya. Persentase kumulatifnya antara 75%-80%. Kelas A tersebut menunjukkan 10%20% macam persediaan memiliki 70%-80% dari total biaya persediaan. Hal ini berarti persediaan memiliki nilai jual yang tinggi sehingga memerlukan pengawasan ekstra dan pengendalian yang harus baik (Quick, 1997). b. B (Better) Kelas B, 20-40% item obat di rumah sakit dengan alokasi dana 10-15% dari keseluruhan anggaran obat. Persentase kumulatifnya antara 80-95% (Quick, 1997). c. C (Control) Obat mempunyai nilai yang rendah, yaitu sekitar 5% namun jumlah obat sangat banyak, yaitu mencapai 60%. Karena obat selalu tersedia maka pengendalian pada tingkat ini tidak begitu berat. Persentase kumulatifnya antara 95%-100% (Quick, 1997). Tabel. Pareto ABC Kelompok A B C Analisis VEN Analisis VEN merupakan analisa yang digunakan untuk menetapkan prioritas pembelian obat serta menentukan tingkat stok yang aman dan harga penjualan obat. Kategori dari obat-obat VEN yaitu: a. V (Vital) Jumlah item 10-20 % item 20-40% item 60% item Nilai 80 % 15 % 5%

Merupakan obat-obat yang harus ada, yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, masuk dalam kategori potensial life saving drug, mempunyai efek samping withdrawl secara signifikan (pemberian harus secara teratur dan penghentiannya tidak tiba-tiba) atau sangat penting dalam penyediaan pelayanan kesehatan. Kriteria nilai kritis obat ini adalah kelompok obat yang sangat essensial atau vital untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyakit penyebab kematian ataupun untuk pelayanan pokok kesehatan. Pada obat kelompok ini tidak boleh terjadi kekosongan (Quick,1997). b. E (Essensial) Merupakan obat-obat yang efektif untuk mengurangi rasa kesakitan, namun sangat signifikan untuk bermacam-macam penyakit tetapi tidak vital secara absolut, hanya untuk penyediaan sistem dasar. Kriteria nilai kritis obat ini adalah obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit dan yang banyak digunakan dalam pengobatan penyakit terbanyak. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolelir kurang dari 48 jam (Quick,1997).. c. N (Non Essensial) Merupakan obat-obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri dan obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. Kriteria nilai krisis obat ini adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik, untuk kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir lebih dari 48 jam (Quick,1997).

1. METODE ABC Definisi Metode ABC atau Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilaidari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yangdisebut kelompok A, B dan C. 1. Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory. 2. Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapimempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. 3. Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapimempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory (Suciati, 200). Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbedaantara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun, 2008).Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolansecara ketat, dibandingkan kelompok B yang kurang kritis, sedangkan kelompok Cmempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun,2008). Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal, maka harus dikendalikansecara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Oleh karena itu disimpan secararapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat.Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian, inventory, penjualan dan sebagainya. Dalam organisasi penjualan, analisis ini dapat memberikaninformasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini,sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun, 2008).

Prosedur analisis ABC Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalanfarmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaranterbanyak. Urutan langkah sebagai berikut :

1. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satumetode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yangdiperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/katagori, dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi. 2. Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis perbekalanfarmasi terhadap anggaran total. 3. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. 4. Hitung prosentase kumulatif, dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya. 5. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap 70% anggaran perbekalan total. 6. Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70% 7. Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20% 8. Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (DepKes RI, 2008).

Cara Perhitungan analisis ABC : 1) Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan caramengalikan jumlah obat dengan harga obat. 2) 3) 4) 5) 6) Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan. Hitung kumulasi persennya. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70%. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90%.

7) Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90100% (DepKes RI, 2008). Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoftexcel adalah sebagai berikut : a. b. c. Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan.

d. e. f. g.

Hitung persentase harga dari masing-masing item. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas. Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga. Tentukan klasifikasinya A, B atau C (Maimun, 2008).

Analisis klasifikasi ABC memiliki beberapa manfaat, diantaranya sebagai berikut: 1. Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang efisien 2. Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan cost benefit yang besar bagi perusahaan 3. Dapat memanfaatkan modal kerja (workingcapital) sebaik-baiknya sehingga dapat memacu pertumbuhan perusahaan 4. Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi fungsi-fungsi produksi 2. Metode VEN Metode VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan kedalam tiga kategori yakni (Maimun, 2008) : 1. Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug), obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin, antitoksin, insulin, obat jantung, 2. Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien. Contoh obatyang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID dan lain lain. 3. Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakanuntuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease), perbekalanfarmasi yang diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namuntidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya.Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin, suplemen dan lain-lain. Penggolongan Obat Sistem VEN dapat digunakan : 1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia. 2. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat 3. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria penentuan VEN. Dlm penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing spesialisasi. Langkah-langkah menentukan VEN.

1. Menyusun kriteria menentukan VEN 2. Menyediakan data pola penyakit 3. Standar pengobatan 3. KOMBINASI ABC DAN VEN Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yangdiperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus Edan sebagain V (dari analisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnyamasuk dalam kategori C (Maimun, 2008). Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang adatidak sesuai kebutuhan. Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya adalah sebagai berikut: 1. Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi ataudihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yangtersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya. 2. Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB, NAdimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA (Maimun, 2008).

Analisis ABC dan VEN

Pengelolaan merupakan suatu proses yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dilakukan secara efektif dan efisien. Proses pengelolaan dapat terjadi dengan baik bila dilaksanakan dengan dukungan kemampuan menggunakan sumber daya yang tersedia dalam suatu sistem. Tujuan utama pengelolaan obat adalah tersedianya obat dengan mutu yang baik, tersedia dalam jenis dan jumlah yang sesuai kebutuhan pelayanan kefarmasian bagi masyarakat yang membutuhkan. Manajemen obat di rumah sakit merupakan salah satu unsur penting dalam fungsi manajerial rumah sakit secara keseluruhan, karena ketidak efisienan akan memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit baik secara medis maupun secara ekonomis. Tujuan manajemen obat di rumah sakit adalah agar obat yang diperlukan tersedia setiap saat dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, mutu yang terjamin dan harga yang terjangkau untuk mendukung pelayanan yang bermutu. Manajemen obat merupakan serangkaian kegiatan kompleks yang merupakan suatu siklus yang saling terkait, pada dasarnya terdiri dari 4 fungsi dasar yaitu, seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi serta penggunaan. Tersedianya berbagai macam obat di pasaran, membuat para dokter tidak mungkin up to date dan membandingkan berbagai macam obat tersebut. Produk obat yang sangat bervariasi juga menyebabkan tidak konsistennya pola peresepan dalam suatu sarana pelayanan kesehatan. Hal ini akan menyulitkan dalam proses pengadaan obat. Disinilah letak peran seleksi dan perencanaan obat. Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran

aktif apoteker dalam PFT untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian. Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain Konsumsi, Epidemiologi, Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Perencanaan yang telah dibuat harus dilakukan koreksi dengan menggunakan metode analisis nilai ABC untuk koreksi terhadap aspek ekonomis, karena suatu jenis obat dapat memakan anggaran besar disebabkan pemakaiannya banyak atau harganya mahal. Dengan analisis nilai ABC ini, dapat diidentifikasi jenis-jenis obat yang dimulai dari golongan obat yang membutuhkan biaya terbanyak. Selain itu, analisis juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital, Esensial dan Non Esensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi, yaitu dengan menggolongkan obat kedalam tiga kategori. Kategori V atau vital yaitu obat yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, kategori E atau essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit atau mengurangi pasienan, kategori N atau non essensial yaitu meliputi berbagai macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri, obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. Analisis kombinasi metode ABC dan VEN yaitu dengan melakukan pendekatan mana yang paling bermanfaat dalam efisiensi atau penyesuaian dana. Analisis ABC Indeks Kritis digunakan untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana dengan pengelompokkan obat atau perbekalan farmasi, terutama obat-obatan yang digunakan berdasarkan dampaknya terhadap kesehatan. Analisis data dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menghitung nilai pakai Menghitung total pemakaian obat

Data pemakaian obat dikelompokkan berdasarkan jumlah pemakaian. Diurutkan dari pemakaian terbesar sampai yang terkecil Kelompok A dengan pemakaian 70% dari keseluruhan pemakaian obat Kelompok B dengan pemakaian 20% dari keseluruhan pemakaian obat Kelompok C dengan pemakaian 10% dari keseluruhan pemakaian obat

2. Menghitung nilai investasi Menghitung total investasi setiap jenis obat Dikelompokkan berdasarkan nilai investasi obat. Diurutkan dari nilai investasi terbesar sampai yang terkecil Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat. 3. Menentukan nilai kritis obat Menyusun kriteria nilai kritis obat Membagikan kuesioner berupa daftar obat kepada dokter untuk mendapatkan nilai kritis obat, dengan kriteria yang telah ditentukan. Dokter yang mengisi kuesioner tersebut adalah dokter yang berpengaruh terhadap peresepan dan pemakaian obat. Contoh (dikutip dari penelitian Susi Suciati dan Wiku B.B. Adisasmito di RS Karya Husada, Cikampek, JaBar, 2006): Kuesioner yang berisi daftar obat dibagikan kepada dokter untuk mendapat penilaian mengenai nilai kritis. Dari kuesioner tersebut dilakukan analisis dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Lakukan survei tentang kekritisan obat terhadap dokter yang sering menulis resep. 2. Buat rata-rata skor dari setiap jenis obat. 3. Susun tabel obat dari skor tertinggi hingga skor terendah. 4. Cek persentase (%) kumulatif Potong % kumulatif menjadi 70% untuk kelompok X, 20% kelompok Y, dan 10% kelompok Z. Kriteria nilai kritis obat adalah :

a. Kelompok X atau kelompok obat vital, adalah kelompok obat yang sangat essensial atau vital untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyakit penyebab kematian ataupun untuk pelayanan pokok kesehatan. Kelompok ini tidak boleh terjadi kekosongan. b. Kelompok Y atau kelompok obat essensial adalah obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit, logistik farmasi yang banyak digunakan dalam pengobatan penyakit terbanyak. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir kurang dari 48 jam. c. Kelompok Z atau kelompok obat nonessensial , adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik, untuk kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir lebih dari 48 jam. 5. Menentukan nilai indeks kritis obat Untuk mendapat NIK obat dengan menggunakan perhitungan sebagai berikut: NIK = Nilai Pakai + Nilai Investasi + (2 x Nilai Kritis) 6. Pengelompokan obat ke dalam kelompok A, B dan C dengan kriteria : Kelompok A dengan NIK 9.5 - 12 Kelompok B dengan NIK 6.5 9.4 Kelompok C dengan NIK 4 6.4 Kelompok A dengan NIK tertinggi yaitu 12, mempunyai arti bahwa obat tersebut adalah obat dalam kategori kritis bagi sebagian besar pemakainya, atau bagi satu atau dua pemakai, tetapi juga mempunyai nilai investasi dan turn over yang tinggi.

Dari hasil perhitungan didapat hasil sebagai berikut: Kelompok A: dengan NIK 9.5 12, sebanyak 36 item obat (3,57%) dari total item obat. Kelompok B: dengan NIK 6.5 9.4, sebanyak 270 item (26,88%) dari total item obat.

Kelompok C: dengan NIK 4 6.4, sebanyak 701 item (69,61%) dari total item obat. Hasil pengelompokkan tersebut dapat dilihat pada Tabel 4. Analisis ABC ini dapat digunakan, apalagi jika telah ada standarisasi obat (formularium). Untuk itu diperlukan kerja sama dan koordinasi yang baik dengan unit terkait, misalnya administrator RS, bagian keuangan, logistik (farmasi RS), dokter, serta unit pelayanan lainnya.