Kapitola 7: Nstroje

97

7. Nstroje
7.1 Pravopis
 ENC-7-01 Kontrola pravopisu Dosud jsme se spolhali, e text peme bez chyb. Pipravme do dlho nadpisu na zatku zmrn tyi chyby: V prvodce na mest od ench vkaz k ehlednm informacm o podniku. Kurzor pesuneme na zatek dokumentu. Pkazem NSTROJE, PRAVOPIS nebo klvesou F7 nebo klepnutm do tlatka Pravopis spustme kontrolu pravopisu. Od pozice kurzoru se provd kontrola pravopisu.54 Word kontroluje jednotliv slova tm, e je porovnv se svm slovnkem. Jakmile naraz na neznm slovo, zobraz dialogov okno Pravopis a gramatika (viz obr. 7-1).
OBR. 7-1: DIALOGOV OKNO PRAVOPIS A GRAMATIKA

V naem ppad Word nenalezl ve slovnku slovo prvodce. V poli Nvrhy navrhuje podobn slova vybran ze slovnku. Mme nkolik monost jak pokraovat: Tlatkem Peskoit meme peskoit slovo a ponechat ho v pvodnm znn. Slovo se nevyskytuje v hlavnm slovnku Wordu, ale v uvedenm ppad je povaujeme za sprvn. Kdy Word naraz na tot slovo dl v textu, opt je bude oznaovat za patn. Tlatkem Peskakovat peskome slovo. Word bez dalho upozorovn ponech nezmnn i vechny dal vskyty slova ve vech dokumentech, kter budeme kontrolovat pi tomto sputn Wordu. Pokud nm vyhovuje nkter z oprav v poli Nvrhy, vybereme ji a klepneme do tlatka Zamnit. (To je ppad z obr. 7-1, kdy nm vyhovuje nvrh prvodce.) Pokud nm nevyhovuje dn z nvrh, meme opravit text v poli Nen ve slovnku a klepneme do tlatka Zamnit.55 Tlatko Zamovat funguje podobn jako tlatko Zamnit.Kdy Word pi kontrole pravopisu znovu najde nesprvn slovo, oprav ho opt stejnm zpsobem. Tlatkem Pidat pidme Wordu neznm slovo (kter povauje za nesprvn) do uivatelskho slovnku. Uivatelsk slovnk me obsahovat nap. odborn vrazy neuveden v hlavnm slovnku Wordu. Tlatkem Autom. opravy meme zmnu slov zaadit do automatickch oprav. (Podrobnji jsou automatick opravy vysvtleny v kap. 7.5). Tlatko Zpt umouje zruit naposledy provedenou opravu.
54

55

Pokud by byla oznaena st textu, bude se provdt kontrola pravopisu oznaen sti. Po ukonen kontroly se Word dote, zda m pokraovat kontrolou dalho (neoznaenho) textu. Jestlie se v textu vyskytuje stejn slovo dvakrt i vcekrt za sebou, Word opakovn povauje za chybu. Msto tlatka Zamnit zobraz tlatko Odstranit, kterm je mon opakovn odstranit.

Kapitola 7: Nstroje

98

Tlatkem Zavt nebo Storno ukonme kontrolu pravopisu. Tlatkem Monosti zadme pmo pkaz NSTROJE, MONOSTI, Pravopis obsahujc definici uivatelskch slovnk a dalch parametr kontroly pravopisu. Zmny se provd v kart Pravopis (viz obr. 7-2).
OBR. 7-2: KARTA PRAVOPIS

Parametrizace kontroly pravopisu

Uivatelsk slovnky

Zakrtnutm pole Automatick kontrola pravopisu Word pi dalm psan automaticky kontroluje pravopis a ervenou vlnovkou oznauje chyby. (Tuto funkci jsme v kap. 1 vypnuli.) Zakrtnutm pole Skrt pravopisn chyby dokumentu bychom potlaili oznaovn chyb ervenou vlnovkou. Zruenm zakrtnut pole Opravy zobrazovat vdy bychom potlaili zobrazovn nvrh oprav pi kontrole pravopisu, m by se u pomalejch pota kontrola pravopisu urychlila. Zakrtnutm pole Pouze z hlavnho slovnku neakceptujeme slova zaazen do OBR. 7-3: DIALOGOV OKNO VLASTN uivatelskho slovnku. I tato slova by byla SLOVNKY oznaena za chybn. Zbvajc tyi pole nechme zakrtnut, vznam je patrn z jejich nzv. Uivatelskch slovnk meme definovat vce. Klepnutm do tlatka Slovnky zobrazme seznam slovnk. Zpotku to bude pouze slovnk Custom.dic. V dialogovm okn Vlastn slovnky (viz obr. 7-3) meme vytvoit nov slovnk. Slovnk je jednoduch textov soubor, v nm na kadm dku je jedno slovo povaovan za sprvn. Slovnk v takovmto formtu meme tak pidat k vlastnm slovnkm. Meme pouvat vce slovnk najednou, pop. nkter z nich doasn vypnout zruenm zakrtnut u jeho nzvu nebo ho pln odebrat ze seznamu vlastnch slovnk.

Kapitola 7: Nstroje

99

Vrame se ke kontrole pravopisu klepnutm do tlatka OK v dialogovm okn Vlastn slovnky a OK v dialogovm okn Pravopis. Potvrdme navrenou zmnu Prvodce Prvodce. Word pokrauje ve vyhledvn neznmch slov. I kdy jsme se zmlili v prvnm psmenu slova cest, navrhuje sprvnou opravu mest cest, kterou potvrdme. Obdobn zmnme ench na etnch. Jen v ppad slova ehledn Word sm nenavrhne sprvn znn. Sprvn tvar musme sami dopsat do pole Nen ve slovnku a potvrdit tlatkem Zamnit.56 Kontrolovat gramatiku nen ve Wordu v etin mon. Gramatiku lze kontrolovat v anglickm textu. Zakrtneme-li v kart pravopis (viz obr. 7-2) pole Automatick kontrola gramatiky, bude Word gramatick chyby (nap. vazbu mnonho sla se slovesem is) podtrhvat zelen.

7.2 Jazyk
Vcejazyn texty

OBR. 7-4: DIALOGOV OKNO JAZYK

Bez kontroly pravopisu

Synonyma Tezaurus

Word umouje pracovat i s vcejazynmi texty. Dopime na konec naeho textu vtu Welcome to the original Czech software. Vtu ozname a zadme pkaz NSTROJE, JAZYK, NASTAVIT JAZYK. V dialogovm okn Jazyk vybereme jako jazyk britskou anglitinu (viz obr. 7-4). Jen je-li dostupn pslun slovnk, bude fungovat kontrola pravopisu. K eskmu Wordu je dodvn esk a anglick slovnk. V ppad, e bychom st textu nechtli pravopisn kontrolovat, meme zakrtnout pole Neprovdt kontrolu pravopisu ani gramatiky. Jazyk lze nastavit i pro styly odstavc a znak. Word 2000 na zklad analzy vt v textu automaticky rozpoznv a nastavuje jazyk v dokumentu. Tuto funkci meme vypnout zruenm zakrtnut pole Automaticky rozpoznvat jazyk. S jazykem souvis nabdka synonym. Chceme napklad zamnit slovo podniku na zatku dokumentu za jin slovo podobnho vznamu. Kurzor umstme kamkoliv do slova podniku a zadme pkaz NSTROJE, JAZYK, TEZAURUS nebo stiskneme kombinaci Shift F7 . V dialogovm okn Tezaurus jsou zobrazena synonyma (viz obr. 7-5). OBR. 7-5: DIALOGOV OKNO TEZAURUS K rznm vznamm slova podnik jsou pipraveny rzn skupiny synonym. Jen vjimen meme slovo v textu pmo nahradit tlatkem Nahradit, nebo zmnu komplikuje skloovn podstatnch jmen, pop. asovn sloves. Tlatkem Hledat meme hledat synonyma k vybran variant, nap. ke slovu zvod. Tlatkem Pedchoz se vrtme k synonymm pvodnho slova.

Dlen slov

56

Pokud u njakho slova dvte pednost urit form pravopisu ped jinou (napklad diskuze msto diskuse), pidejte nevyhovujc variantu do slovnku vjimek. Pi pt kontrole pravopisu se program u danho vrazu dote, jak m bt vraz napsn. Slovnk vjimek mus bt uloen ve stejn sloce jako hlavn slovnk (pi lokn instalaci obvykle v sloce C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Proof nebo v C:\Windows\Msapps\Proof). Soubory slovnk musme ukldat pkazem SOUBOR, ULOIT JAKO a v poli Typ souboru musme zadat pouze text. Nzev slovnku vjimek mus bt shodn s nzvem hlavnho slovnku, ke ktermu se vztahuje, pouze ppona bude jin: exc. Nap. esk slovnk se jmenuje Mssp_cz.lex, take slovnk vjimek se bude jmenovat Mssp_cz.exc.

Kapitola 7: Nstroje

100

Vybran jazyk ovlivuje i ppadn dlen slov. Zatm se slova OBR. 7-6: DIALOGOV OKNO DLEN SLOV rozmisovala na dky tak, aby nebyla rozdlena. Mohou tak v textu vznikat vt mezery (zvlt v dcch s omezenou kou, viz nap. zatek dalho odstavce tchto skript). Word umouje pkazem NSTROJE, JAZYK, DLEN SLOV zapnout automatick dlen slov, kter je teba upesnit v dialogovm okn Dlen slov (viz obr. 7-6). Zakrtneme-li pole Automatick dlen slov, Word automaticky na konci dk, kde je to vhodn, rozdl slova v celm dokumentu. Parametr 0,75 cm k, e Word bude dlit slova v dku v ppad nevyuit mezery uvnit dku (i na pravm konci pi zarovnvn vlevo) 0,75 cm. Zvenm hodnoty parametru meme etnost dlen omezit. Parametrem Max. dlench dk za sebou meme zadat maximln poet po sob jdoucch dk, kde pipustme dlen slov. Tlatkem Run meme ovlivnit v konkrtnm pedem oznaenm mst dokumentu automatick dlen, pokud Word slovo nerozdlil sprvn. V ilustrativnm dokumentu nenastavme dlen slov, nebo velikost mezer mezi slovy pi zarovnn do bloku (tj. zprava i zleva) nijak neru vzhled dokumentu.

7.3 Poet slov

Statistick daje o dokumentu Zadnm pkazu NSTROJE, POET zskme zkladn statistick daje o dokumentu ve form dialogovho okna Poet slov (viz obr. 7-7). Statistick daje meme vyut nap. pi hodnocen vkonu psae textu. Jedin voliteln pole umouje pipost do celkov bilance i poznmky pod arou a vysvtlivky. Speciln znaky (jako nap. konec odstavce) se nezapotvaj.
SLOV

OBR. 7-7: DIALOGOV OKNO POET SLOV

7.4 Automatick shrnut

Automatick shrnut Klov body Pkaz NSTROJE, AUTOMATICK SHRNUT vybere a uspod klov body anglicky psanho dokumentu. Po pprav zobraz dialogov okno Automatick shrnut (viz obr. 7-8). Zkladem shrnut jsou klov body. Klov body jsou vybrny na zklad analzy dokumentu. Automatick shrnut piad kad vt slo. Vtm, ve kterch se vyskytuj slova asto pouit jinde v dokumentu, je piazeno vy slo. Je potom mon zvolit procento vt s nejvymi sly, kter budou zobrazeny v souhrnu, a v poli Procent originlu nastavit detailnost shrnut. Vznam ty typ vloen souhrnu do dokumentu je patrn z dialogovho okna. Automatick shrnut nejlpe pracuje v dobe strukturovanch dokumentech: zprvch, lncch a vdeckch pednkch.

Kapitola 7: Nstroje
OBR. 7-8: DIALOGOV OKNO AUTOMATICK SHRNUT

101

7.5 Automatick opravy

Automatick opravy Word velmi urychluje psan a opravy dokument nejen kontrolou pravopisu, ale tak automatickmi opravami ji pi editaci dokumentu. Na konec ilustrativnho dokumentu chceme dopsat odstavec dle obr. 7-10. Ped psanm zadme pkaz NSTROJE, AUTOMATICK OPRAVY a v dialogovm okn Automatick opravy v kart Opravy zakrtneme vechna pole (viz obr. 7-9).
OBR. 7-9: DIALOGOV OKNO AUTOMATICK OPRAVY - KARTA OPRAVY

Word nyn automaticky oprav nsledujc chyby pi psan textu:

Kapitola 7: Nstroje

102

Kdy omylem napeme dv velk psmena na zatku slov, Word automaticky druh psmeno oprav na mal. Kdy po tece a mezee napeme mal psmeno, Word je automaticky pevede na velk, protoe je pokld za zatek vty. Za zatek vty je tak povaovn prvn znak po konci odstavce. Pokud nechtn stiskneme klvesu Caps Lock, Word oprav text a vypne reim Caps Lock. V textu peme asto slovo Encin. Abychom si uetili prci, pidme do seznamu nahrazovn tlatkem Pidat dvojici En - Encin. Na rozdl od automatickch text nebude del slovo nabdnuto, ale pmo vloeno do textu. Nahrazovn se pouv zejmna k oprav peklep. Word m uvedenu adu anglickch i eskch peklep v seznamu nahrazovn.
OBR. 7-10: DAL FZE EDITACE ILUSTRATIVNHO DOKUMENTU

Ceny program jsou uvdny v K. Dodvky program na Slovensko zajiuje firma Encin Bratislava.  ENC-7-02 Napeme omylem vtu CEny program jsou uvdny v Ks. Word oprav druh velk psmeno na mal. Word m slovo Ks v seznamu nahrazovn, sm ns proto oprav na K. Druhou vtu zaneme pst malm psmenem: dodvky Word poznal, e zanme pst novou vtu, a sm uprav poten psmeno na velk. Ped slovem Slovensko zmrn stiskneme klvesu Caps Lock. Pitom psmeno S peme s klvesou Shift, tj. napeme sLOVENSKO. Word odhal nai chybu, piem OBR. 7-11: OKNO VJIMKY nejene slovo oprav, ale zrove vypne reim AITOMATICKCH OPRAV Caps Lock. Konen msto slova Encin napeme jen slovo En. Po stisknut mezernku (i po tece) se slovo automaticky oprav na Encin. Klepnutm do tlatka Vjimky v kart Opravy (viz obr. 7-9) meme upravit seznam slov, za nimi nen teka povaovna za ukonen vty (atd., apod.), a seznam slov, v nich tolerujeme dv velk psmena na zatku (nap. CSc.). Dal inn nstroje rychl editace se nalzaj v kart Pi psan (viz obr. 7-12). K vznamu jednotlivch pol po jejich zakrtnut: Nadpisy: Pokud ve stylu Normln vynechme voln dek, napeme text zanajc velkm psmenem a opt vynechme voln dek, Word peformtuje text do stylu Nadpis 1. Ohranien: Napeme-li na dek ti a vce pomlek a odeleme, Word ohrani pedchoz odstavec doln arou. V ppad t a vce podtrtek Word ohrani pedchoz odstavec dole tunou arou. V ppad t a vce rovntek Word ohrani pedchoz odstavec dvojitou arou. Tabulky. Zapeme-li na samostatn dek vzor tabulky ve tvaru +---+---+, Word pichyst tabulku o stanovenm potu a ce sloupc, znamnko + vymezuje hranice mezi sloupci. Automaticky odrky: Zahjme-li dek znakem *, > nebo a mezernkem i tabultorem, Word vlo do odstavce odrku, jej vzhled je definovn Wordem. Automaticky slovn: Zahjme-li dek slem 1., a., A. nebo i., Word bere odstavec a dal odstavce jako slovan. Dvojitm odeslnm se slovn ukon. "Rovn" uvozovky oblmi: Word automaticky dle provn uvozovek pozn, kter uvozovky m pst dole a kter nahoe. Uvozovky vypisuje navc obl msto rovnch. Anglick adov slovky (1st) jako horn index: Automaticky zv na horn index psmena st, nd, rd, th za pslunmi sly (1st, 2nd, 3rd, 4th atd.). Mezery po k, s, v a z pevnmi mezerami: Za uveden psmena vlo Word pevnou mezeru, zabrauje tak osamocen jednopsmennch pedloek na konci dk. Tato volba je dkazem

Vjimky

Pi psan

Kapitola 7: Nstroje

103

dsledn lokalizace Wordu na esk podmnky. (V anglick verzi je zde pevod nejastjch zlomk na jeden znak, nap. 1/2 .) Znaky symbol (--) symboly (): Dv pomlky (za znaky) nahrad dlouhou pomlkou. *Tun* a _kurzvu_ skutenm formtovnm: Slovo zahjen a ukonen hvzdikami zformtuje tun a odstran hvzdiky. Slovo zahjen a ukonen podtrtkem zformtuje kurzvou a odstran podtrtka. Internetov a sov cesty hypertextovmi odkazy: Odkazy na soubory automaticky vlo jako hypertextov odkaz, nap. http://www.vse.cz nebo \\obrazky\obrazek.bmp. Formtovat zatek poloky seznamu podle pedchoz poloky: Automaticky opakuje formtovn znak pouit na zatku poloky seznamu. Je-li napklad prvn slovo nebo slovn spojen seznamu napsno kurzvou, v dal poloce seznamu je prvn slovo nebo slovn spojen automaticky formtovno tak kurzvou. Definovat styly na zklad formtovn: Pokud zmnme podstatn formt odstavce, Word automaticky vytvo nov styl. (Nen vhodn pouvat pi vlastnm dslednm vyuvn styl odstavc a znak.)
OBR. 7-12: DIALOGOV OKNO AUTOMATICK OPRAVY - KARTA PI PSAN

Automatick formtovn Automatick text

Uveden automatick pravy plat pi editaci textu. Meme je tak uplatnit zptn po pkazu FORMT, AUTOMATICK FORMT (viz kap. 2.10). Pro automatick formt zde plat zakrtnut v kart Formtovn, kter je tm shodn s kartou Pi psan. S kartou Automatick text jsme se seznmili podrobn ji pi vkldn automatickho textu (viz kap. 4.4).

7.6 Sledovn zmn

 ENC-7-03 Informace o recenzentovi Zapnut reimu reviz Pedpokldejme, e ilustrativn dokument pedal autor k recenzi. Recenzenti mohou dopisovat do textu komente (viz kap. 4.6). Mohou tak pmo provdt v textu zmny, kter autor me sledovat a pozdji pijmout i zamtnout. Ilustrativn dokument budou recenzovat Jan Dvok a Petr Novk. Nejprve upravme jmno a inicily uivatele pkazem NSTROJE, MONOSTI v kart Informace o uivateli. Do pole Jmno napeme Jan Dvok, do pole Inicily vyplnme JD. Pkazem NSTROJE, SLEDOVN ZMN, ZVRAZNIT ZMNY oteveme dialogov okno Revize (viz obr. 7-13).

Kapitola 7: Nstroje

104

Formt reviznch znaek

Vznam jednotlivch pol OBR. 7-13: DIALOGOV OKNO REVIZE v dialogovm okn Revize: Pi pravch zaznamenvat zmny: Zakrtnutm budou jakkoliv pravy povaovny za revize. Maznm nebude text odstrann, ale pouze oznaen jako odstrann revizn znakou. Vloen text bude tak odlien od ostatnho textu, aby bylo mon zvit jeho definitivn vloen. Zvraznit zmny na obrazovce: Pouze pi zakrtnut tohoto pole budou pravy proveden v reimu reviz uvedeny v textu. Zruenm zakrtnut uvidme pvodn text bez reviznch prav. Zvraznit zmny v titnm dokumentu: Rozhodneme, zda dokument tiskneme v pvodnm znn (nezakrtnuto) i s reviznmi pravami (zakrtnuto). Reim reviz meme tak vyvolat i zruit (tj. zakrtnout i zruit zakrtnut pole Pi pravch zaznamenvat zmny) poklepnm na tlatko REV ve stavovm dku okna Wordu, ani bychom zobrazovali dialogov okno Revize. Tlatkem Monosti (nebo pkazem NSTROJE, MONOSTI, Revize) meme vyvolat dialogov okno pro nastaven parametr reviznch znaek (viz obr. 7-14). Standardn je nastaveno, e vloen text je podtren, odstrann text pekrtnut. Navc dek, v nm dolo k jakkoli prav, je oznaen na kraji strnky svislou arou. Obdobn meme nastavit, aby i zmna formtovn textu byla vyznaena. Vloen, odstrann i zmnu formtovn meme oznait jinm nabzenm zpsobem, nap. tun, kurzvou, podtrenm, dvojitm podtrenm nebo vbec. N vbr zle na formtovn pouitm v textu. Nen vhodn nap. pouvat pi revizi kurzvu, kdy ji vyuvme v textu. ra na kraji dk upravench revizemi me bt na levm, pravm i vnjm okraji nebo nemus bt kreslena vbec.
OBR. 7-14: DIALOGOV OKNO REVIZE KARTA REVIZE

Identifikace autora recenz

Word zaznamenv autora a as revize. Revize jsou navc barevn odlieny (prvn recenzent mode, druh zelen, tet erven atd., k dispozici je estnct barev, sedmnct recenzent by byl opt mode). Barevn odlien recenzent se zru piazenm barvy vloen, odstrann i zmny formtovn.

Kapitola 7: Nstroje

105

Jan Dvok m sprvn vyplnn daje o uivateli, proto pozdji poznme jeho revizn znaky. Poklepal na tlatko REV ve stavovm dku. Rozhodl se ke dvma pravm v prvnm odstavci textu Firma Encin: Smazal slovo relativn. Pidal slovo velmi ve vt Jejich vkldn je velmi pohodln. Petr Novk na svm potai i po prav daj o uivateli doplnil do textu pedponu vy ve vt Vsledky lze snadno vytisknout i uloit Potvrzovn a Budeme nyn zvaovat s autorem textu, zda budeme akceptovat revize recenzent. zamtn reviz Pkazem NSTROJE, SLEDOVN ZMN, ZVRAZNIT ZMNY zkontrolujeme, zda v revizch  mme zakrtnuto pole Zvraznit zmny na obrazovce. V textu vidme revizn znaky (viz obr. ENC-7-04 7-15).
OBR. 7-15: VODN TEXT ILUSTRATIVNHO DOKUMENTU PO REVIZCH

ZMN, PIJMOUT I ZAMTNOUT ZMNY.

Kurzor pesuneme na zatek dokumentu. Zadme pkaz NSTROJE, SLEDOVN Word zobraz dialogov okno Pehled reviz (viz obr.

7-16). Klepnutm do tlatka Najt zahjme hledn reviz. Po nalezen prvn revizn znaky se kurzor v textu posune na zatek revizn znaky, cel revidovan st textu se ozna a pekresl se dialogov okno Pehled reviz. V dialogovm okn jsou uvedeny autor a as revize.
OBR. 7-16: DIALOGOV OKNO PEHLED REVIZ

Vznam jednotlivch tlatek a pol: Klepnutm do tlatka Potvrdit vybranou revizi potvrdme, prava bude akceptovna, revizn znaka odstranna. Klepnutm do tlatka Zamtnout vybranou revizi zamtneme, prava nebude akceptovna, revizn znaka odstranna. Vybrnm pole Zmny bez zvraznn doasn skryjeme znaky, abychom si prohldli text, jak by vypadal pi akceptovn vech reviz. Vybrnm pole Originl vidme, jak by vypadal text pi neakceptovn dn zmny. Vybrnm pole Zvraznn zmny zobrazme opt revize. Klepnutm do tlatka Najt pejdeme na nsledujc () i pedchoz () revizn znaku, ani bychom oznaenou revizi akceptovali, revizn znaka oznaen revize nebude odstranna. (Revizi ponechme na dal zven.) Pokud revizi omylem potvrdme nebo zamtneme, meme se vrtit zpt tlatkem Zpt. Po potvrzen i zamtnut revize se kurzor automaticky pesune na dal revizn znaku dle poslednho smru hledn. Urychlen zpracovn reviz meme provst tlatkem Potvrdit ve (vechny revize akceptovny) nebo Zamtnout ve (dn revize nen akceptovna). V obou ppadech se z dokumentu odstran vechny revizn znaky.

Kapitola 7: Nstroje

106

Porovnn verz dokumentu  ENC-7-05

V ilustrativnm dokumentu zamtneme odstrann slova relativn, potvrdme doplnn slova velmi a pedpony vy ve slov vytisknout. Prci s dialogovm oknem Pehled reviz ukonme klepnutm do tlatka Zavt.57 V ppad, e recenzent neprovedl opravy formou reviznch znaek, ale pmo do textu, lze revizn znaky doplnit do opravovanho dokumentu. Ve verzi ENC-7-05 nap. Ale Fiala odstranil slovo zkladn ve vt V nsledujcm pehledu jsou uvedeny zkladn informace o jednotlivch programech a nahradil je slovem strun. Chceme pravy oznait v dokumentu ENC-7-04. Oteveme dokument ENC-7-04 a zadme pkaz NSTROJE, SLEDOVN ZMN, POROVNAT DOKUMENTY. V seznamu soubor vybereme soubor ENC-7-05. Word konfrontuje dokumenty a v pvodnm dokumentu ENC-7-04 dopln revizn znaky.58 Revizi zamtneme.

7.7 Slouen dokument

Sluovn reviz  ENC-7-06 ENC-7-07 Jin ppad nastane, kdy recenzenti provdj revize do samostatnch soubor (nap. kvli krtkmu asovmu termnu reviz). kolem je slouit revizn znaky z vce dokument. Ale Fiala provedl svou revizi revizn znakou do dokumentu ENC-7-06. Chceme slouit revize dokument ENC-7-03 a ENC-7-06. Oteveme soubor ENC-7-06. Zadme pkaz NSTROJE, SLOUEN DOKUMENT a vybereme soubor ENC-7-03. V souboru ENC-7-06 jsou nyn revize pvodn i ze souboru ENC-7-03. Soubor ulome jako ENC-7-07.

7.8 Zmek
Zmek pro zmny Abychom zabrnili recenzentovi upravovat dokument jinak ne v reimu reviz, meme jej uzamknout pro zmny. Pkazem NSTROJE, ZMEK zobrazme dialogov okno Zmek (viz obr. 7-17). Zakrtnutm pole Sledovanmi zmnami OBR. 7-17: DIALOGOV OKNO ZMEK povolme zmny v dokumentu provdt jen v reimu reviz. Odemen dokumentu je mon provst pkazem NSTROJE, ODEMKNOUT DOKUMENT, kter nahrad v nabdce pkaz NSTROJE, ZMEK. Pokud pi zamykn dokumentu zadme heslo, bude heslo vyadovno i pi odemykn dokumentu. Obdobn zakrtnutm pole Komenti dovolme v naem dokumentu dopisovat pouze komente, dn dal pravy nejsou mon (ani revize). Pole Formuli je uren pro prci se zvltnm typem dokument, tzv. formuli, v nich uivatel me vyplovat jen vymezen pole, kter potom lze snadno exportovat do databzovho systmu. Prostednictvm formule lze pipravit nap. dotaznk pro uivatele, kte jsou zvykl na Word. Tvorbu formul podrobn popisuje kapitola 11.

7.9 Hromadn korespondence

Hromadn korespondence Word nabz rozshlou podporu tzv. hromadn korespondence. Chceme nap. rozeslat prvodn dopis k zsilce objednanch program, pipravit adresn ttky (etikety) na oblky nebo pmo vytisknout adresy na oblky. Word kombinuje dva druhy soubor: hlavn dokument obecn formul dopisu a zdroj dat, do tetho souboru slouenho dokumentu. Ke kadmu prodeji program jsou ve firm Encin v oddlen odbytu zkladn daje dle obr. 7-18, kter obsahuje i dva ilustrativn zznamy. Pro jednoduchost se pedpokld, e

57

Pkazy sledovn zmn jsou tak zastoupeny tlatky v panelu nstroj Revize. Pokud revizi dokumentu nestihneme provst najednou, meme si v programu Microsoft Outlook nastavit pipomenut. V panelu nstroj Revize klepneme na tlatko Vytvoit kol Microsoft Outlook a zadme datum a as, kdy budeme chtt v kontrole dokumentu pokraovat. Popis kolu v aplikaci Microsoft Outlook bude obsahovat zstupce tohoto dokumentu. 58 Jako recenzent je uveden uivatel, kter naposledy uloil soubor ENC-7-04.

Kapitola 7: Nstroje

107

v rmci jednoho prodeje se neprodvaj najednou vce jak ti druhy program a e se od kadho programu prodv jen jedna licence.
OBR. 7-18: ZDROJ DAT PRO DOPIS

Poloka Osloven Titul Jmno Pjmen Funkce tvar Podnik Ulice PS Msto Telefon Fax Objednvka Program1 Cena1 Program2 Cena2 Program3 Cena3 Cena

1. zznam Ven pan Ing. Ji Fiala finann editel podnikov editelstv Lygie, a. s. Hemnkov 37 602 00 Brno (05) 456 123 (05) 456 120 1. 4. 1997 Bonita 3800 Finann analza 4000

2. zznam Ven pan Jana erven referentka Vinicius, s. r. o. Na zmku 21 130 00 Praha 3-ikov (02) 240 881 14. 4. 1997 Finann pln 1500

7800

1500

 ENC-7-08

Chceme pipravit jednotn prvodn dopis dle obr. 7-19. Oteveme nov soubor se ablonou ENC-SAB (viz kap. 2.11). Ulome jej jako ENC-7-08, abychom se pozdji snadno zorientovali v jednotlivch souborech.
OBR. 7-19: VZOR PRVODNHO DOPISU Ven pan Ing. Ji Fiala finann editel podnikov editelstv Lygie, a. s. Hemnkov 37 602 00 Brno PRAHA 15. 4. 1997 Vc: Dodvka objednanch program Na zklad Va objednvky ze dne 1. 4. 1997 Vm zaslme nsledujc programov vybaven: Program Cena Bonita 3800 Finann analza 4000 Celkem Pikldme t fakturu. Tme se na dal spoluprci. Ing. Jaroslav Hofman za firmu Encin 7800

Kapitola 7: Nstroje Pomocnk hromadn korespondence Zadnm NSTROJE,

108

Formulov dopis

Zdroj dat

pkazu HROMADN OBR. 7-20: DIALOGOV OKNO KORESPONDENCE oteveme POMOCNK HROMADN KORESPONDENCE dialogov okno Pomocnk hromadn korespondence (viz obr. 7-20, kde u je stav po dokonen cel ppravy hromadn korespondence). Po klepnut do tlatka Vytvoit vybrme z nabdky druh hlavnho dokumentu: formulov dopisy, adresn ttky, oblky, katalog. Pro n ppad vybereme formulov dopisy. Word se v dalm dialogovm okn zept, zda formulov dopis chceme vytvoit v okn aktivnho dokumentu nebo v aktivnm okn Klepneme do tlatka Aktivn okno. Pomocnk hromadn korespondence ns nyn navd na druh bod ppravy hromadn korespondence. Klepneme do tlatka Data a vybereme volbu Vytvoit zdroj dat. V dialogovm okn je pipraven vzorov seznam poloek (viz obr. 7-21, kde jsou ji poloky upraveny).
OBR. 7-21: DIALOGOV OKNO VYTVOIT ZDROJ DAT

 ENC-7-09

Meme oznait nkterou z poloek a odstranit ji tlatkem Odstranit nzev pole (Povoln, Adresa1 a dal). Naopak do pole Nzev pole meme dopsat novou poloku (nap. Osloven) a tlatkem Pidat nzev pole ji pidat na konec seznamu. Poad oznaen poloky lze mnit ipkami Pesun v prav sti okna. Upravme tak strukturu dle obr. 7-18. Po klepnut do tlatka OK jsme dotzni, pod jakm nzvem bude uloen soubor s daty (zatm jen nzvy poloek). Zadme ENC-7-09. Na dotaz, zda chceme upravit zdroj dat nebo upravit hlavn dokument, klepneme do tlatka Upravit zdroj dat. Zobraz se formul pro vstup dat (viz obr. 7-22).

Kapitola 7: Nstroje
OBR. 7-22: FORMUL PRO VSTUP ZDROJOVCH DAT

109

Dle obr. 7-18 zadme data o prvnm prodeji. Po vyplnn jednotlivch poloek odeslme klvesou Enter nebo stiskneme klvesu Tab. Po odesln posledn poloky se nabdne formul druhho zznamu. Obdobn vyplnme formul pro druh zznam. Mezi zznamy se meme pohybovat tlatky Zznam v doln sti formule. Prvn tlatko je pkaz skoku na prvn zznam, posledn tlatko je pkaz skoku na posledn zznam. Tlatkem Odstranit meme nkter ze zznam vymazat, tlatko Pidat nov umouje pidat dal zznam za stvajc zznamy. Tlatkem Zobrazit zdroj lze prohldnout formu, v jak Word ukld zdroj dat. Zznamy tvo ve zdroji dat tabulku ve formtu A4 na ku, kad zznam je v jednom dku, kad poloka v samostatnm sloupci. Klepnutm do tlatka Datov formul se vrtme do formule. Tlatkem OK zaveme datov formul a pesuneme se do hlavnho dokumentu. Na rozdl od bnch dokument je v hlavnm dokumentu hromadn korespondence k dispozici panel nstroj Hromadn korespondence. Word s hlavnm dokumentem ukld informaci o vyuvn dokumentu v hromadn korespondenci, tj. pedevm nzev a cestu ke zdroji dat.
OBR. 7-23: PANEL NSTROJ HROMADN KORESPONDENCE

prava hlavnho dokumentu

Pi tvorb hlavnho dokumentu budeme rozliovat mezi bnm textem a obecnm vyjdenm promnlivch st textu vytvench ze zdroje dat sluovacmi poli. Sluovac pole budou vyjdena obecnm odkazem na poloku ze zdroje dat uzavenm do symbol , konkrtnmi hodnotami budou nahrazeny pi sluovn. N hlavn dokument zan sluovanm polem. Klepneme do tlatka Vloit sluovan pole a ze seznamu poloek zdroje dat vybereme poloku Osloven. Po odesln na konci dku vlome dal poloky adresy: Osloven Titul Jmno Pjmen59 Funkce tvar Podnik Ulice PS Msto Obdobn napeme cel dopis dle obr. 7-19, pi psan nahrazujeme: text: ze dne 1. 4. 1997 sluovacm polem ze dne Objednvka a tabulku cen dodvanch program:
59

Mezi polokami Titul, Jmno a Pjmen vynechvme mezeru, kter se projev ve vech sluovanch zznamech. U osob, kter nemaj titul ped jmnem, bude ped kestnm jmnem mezera. Obdobn mezi polokami PS a Msto vynechvme dv mezery.

Kapitola 7: Nstroje

110

Sluovn

Program Cena Program1 Cena1 Program2 Cena2 Program3 Cena3 Celkem Cena Formtovn sluovanch pol rozhodne i o formtovn vloench dat, nap. druh sloupec tabulky zarovnme doprava. Tlatkem Zobrazit sluovan data meme ji v prbhu ppravy prohlet stav dokumentu po slouen. Prvotn se nabz slouen pro prvn zznam zdroje dat. Tlatky Prvn zznam, Pedchoz zznam, Dal zznam, Posledn zznam se meme mezi slouenmi zznamy pohybovat. Do selnho pole mezi tlatky pohybu mezi zznamy meme zadat slo zznamu, kter chceme prohldnout. Pokud bychom chtli provit slouen u konkrtnho zznamu, meme jej vyhledat tlatkem Najt zznam. Po klepnut do tlatka jsme dotzni na poloku a jej obsah. Word po klepnut do tlatka OK vyhled prvn vskyt uvedenho obsahu ve vybran poloce. Pkazem NSTROJE, HROMADN KORESPONDENCE i klepnutm do tlatka Pomocnk hromadn korespondence meme vyvolat pomocnka hromadn korespondence (viz obr. 7-20). Tlatkem Upravit v sti 2 Zdroj dat z pomocnka nebo pmo z hlavnho dokumentu tlatkem Upravit zdroj dat se meme kdykoliv vrtit ke zdroji dat a upravit, pidat i odstranit zznamy ve formuli dat (viz obr. 7-22). Po pprav hlavnho dokumentu (dopisu) a zdroje dat meme provst vsledn slouen hlavnho dokumentu a zdroje dat. V okn pomocnka hromadn korespondence klepneme do tlatka Slouit v sti 3 Slouit data s dokumentem nebo klepneme do tlatka Hromadn korespondence pmo z hlavnho dokumentu. Zobraz se dialogov okno Slouit (viz obr. 7-24).
OBR. 7-24: DIALOGOV OKNO SLOUIT

Parametry sluovn

V poli Slouit do vybrme, zda sluovn provedeme do novho dokumentu, pmo na tiskrnu nebo zda dokument odeleme elektronickou potou. V poli Pi sluovn zznamu se rozhodujeme, zda budeme tisknout dky, v nich je pouze przdn obsah sluovan poloky (nap. v naem ppad dek tvar pro druh zznam). Tlatkem Definice dotazu (nebo tlatkem Definice dotazu pmo z pomocnka) vyvolme dialogov okno, v nm meme zadat filtr omezujc zznamy pebran pi sluovn ze zdroje dat. Zadn filtrujc podmnky v kart Vbr zznam je zejm z dotazu v obr. 7-25, kterm se vybraj zznamy pro odbratele z Brna, kte si objednali programy v celkov cen vt ne 4000 K. (Z naich zkaznk by pro sluovn zbyl jedin, proto podmnku nebudeme zadvat.)60 V kart azen zznam meme ovlivnit poad zznam ve slouenm dokumentu, nap. dle celkov ceny objednvky. Kritria azen mohu bt a ve tech rovnch. Filtr i azen lze zruit klepnutm do tlatka Vymazat ve v pslun kart. Pokud nen zadno azen, zznamy se slou v poad dle zdroje dat.

60

Word ukld filtrujc podmnku spolen s hlavnm dokumentem a pi kadm oteven hlavnho dokumentu vyhled vyhovujc zznamy. Pokud chceme vybrat jin zznamy, musme zmnit filtrujc podmnku.

Kapitola 7: Nstroje
OBR. 7-25: DIALOGOV OKNO DEFINICE DOTAZU

111

 ENC-7-10

pravy zdroje dat

Jinm zpsobem filtrace zdroje dat pi sluovn je vyplnn pole Zznamy pro sluovn poadovmi sly zznam. Tlatko Kontrola chyb nabz nsledujc ti monosti automatick kontroly chyb, kter mohou pi sluovn vzniknout pro nkter zznamy: simulovat slouen a chybov zprvy zapsat do novho dokumentu, slouit s pozastavenm pi kad chybov zprv, slouit bez zastaven a chybov zprvy zapsat do novho dokumentu. Tlatkem Slouit z dialogovho okna Slouit provedeme slouen zdroje dopisu a zdroje dat. Do novho dokumentu Formulov dopisy1 se vytvo soubor, v nm jsou za sluovac pole dosazeny konkrtn hodnoty. Kad zznam zan na nov strnce. (Prvn strnka je uvedena na obr. 7-19). Slouen soubor meme upravovat, meme jej uloit, meme jej vytisknout jako kad jin soubor. Tento dokument ji nen propojen ani se zdrojem dat ani s hlavnm dokumentem hromadn korespondence. Zmna zdroje dat ani zmna hlavnho dokumentu by se nijak nepromtla do dokumentu Formulov dopisy1. Dokumentu ulome jako ENC-7-10. Rychl sluovn meme provdt z hlavnho dokumentu tlatky Slouit do novho dokumentu nebo Slouit na tiskrnu. Pi rychlm sluovn se slou vechny zznamy. Sluovn meme provdt opakovan (nap. po proveden prav v hlavnm dokumentu i ve zdroji dat), vdy se vytv dal dokument, pvodn nejsou vymazvny. (Vznik okno Formulov dopisy1, Formulov dopisy2 atd.) Vrame se jet ke zdroji dat. Zjistili jsme, e ve zdroji dat chyb slo objednvky odbratele. Potebujeme pidat poloku do struktury zznamu. Vyvolme Pomocnka hromadn korespondence (viz obr. 7-20) a klepneme do tlatka Upravit v sti 2 Zdroj dat. Ve formuli pro vstup zdrojovch dat (viz obr. 7-22) klepneme do tlatka Zobrazit zdroj. Zobraz se zdroj dat ve form tabulky. Navc pibyl panel nstroj Databze (viz obr. 7-26).
OBR. 7-26: PANEL NSTROJ DATABZE

Vznam tlatek panelu nstroj Databze: Datov formul: Nvrat z tabulkovho zobrazen zdroje dat do datovho formule. Sprva pol: Zobraz dialogov okno Sprva pol velmi podobn oknu Vytvoit zdroj dat (viz obr. 7-21). Pidat nov zznam: Na konec tabulky zdroje dat (bez ohledu na pozici kurzoru) pid nov dek, tj. nov zznam. Odstranit zznam: Odstran zznam, v nm byl kurzor. Seadit tabulku vzestupn: Sead zdroj dat dle poloky, v n je kurzor. Seadit tabulku sestupn: Sead sestupn zdroj dat dle poloky, v n je kurzor. Vloit databzi: Nahrad zdroj dat souborem vybranm z jinho zdroje dat, nap. z rozshlho seznamu z MS Excelu. Na rozdl od pmho napojen na soubor MS Excelu

Kapitola 7: Nstroje

112

Adresn ttky

dojde ke zkoprovn vybranch zznam a poloek. Sluovn probh rychleji, avak nepedpokld se aktualizace pvodnho seznamu MS Excelu. Aktualizovat pole: Aktualizuje pole v dokumentu, zastupuje stisk klvesy F9. Najt zznam: Obdobn jako v hlavnm dokumentu umouje vyhledat zznam, kter ve vybran poloce obsahuje zadan text i slo. Hlavn dokument hromadn korespondence: Skok zpt do okna hlavnho dokumentu. Pro plnost dodejme, e zdrojov data nemusme editovat ve Wordu. Jako zdroj dat meme pout dve vytvoen soubor MS Excelu (ve form seznamu), MS Accessu (jako zdroj lze vybrat tabulku nebo vsledek dotazu) a dalch program. Extern zdroj se vybr z Pomocnka hromadn korespondence volbou 2 Zdroj dat, Data, Otevt zdroj dat. Dosud jsme se zabvali ppravou formulovho dopisu. Nyn chceme vytisknout adresn ttky (etikety) na oblky, v nich budeme dopis odeslat. Oteveme nov dokument pkazem SOUBOR, NOV. Ulome nov przdn soubor jako ENC-7-11. Zadme pkaz NSTROJE, HROMADN KORESPONDENCE a v sti 1 Hlavn dokument klepneme do tlatka Vytvoit, z nabdky vybereme Adresn ttky a potvrdme prci v aktivnm okn. Dle klepneme do tlatka Data v sti 2 Zdroj dat a vybereme Otevt zdroj dat. Z nabdky soubor vybereme ENC-7-09, protoe vyuijeme zdroje dat pro dopis. Word upozorn, e mus nastavit hlavn dokument. Klepneme do tlatka Nastavit hlavn dokument. Objev se dialogov okno Monosti ttku, v nm vybereme druh tiskrny (jehlikov nebo laserov a inkoustov), druh podavae (zpravidla zsobnk nebo run podvn). Dle si meme vybrat z nabdky typ ttk. Mme k dispozici vlastn ttky neuveden v seznamu. Klepneme do tlatka Nov ttek a zobrazme tak dialogov okno Nov, do nj vyplnme nzev ttk a parametry ttk (viz obr. 7-27). Nzvy rozmr jsou vysvtleny schmatem.61
OBR. 7-27: DIALOGOV OKNO NOV

 ENC-7-11

Po ukonen specifikace rozmru ttku klepneme do tlatka OK. Volbu potvrdme tak v okn Monosti ttku. Objev se dialogov okno Vytvoit ttky, v nm nachystme obsah ttku (viz obr. 7-28). Tlatkem Vloit sluovac pole se rozvine nabdka poloek ze zdroje dat. Na nov dek pechzme odeslnm. Definice ttku pro n ppad je uvedena v obr. 7-28 (v poslednm dku poloky PS a Msto). Mezi polokami Podnik a Ulice je vynechn voln dek. Editaci ttku ukonme tlatkem OK. Z dialogovho okna Pomocnka klepneme do
61

Pole Vodorovn rozte a ka ttku obsahuj obvykle toton hodnoty. Je-li ka ttku men ne Vodorovn rozte, pedpokldme, e mezi ttky je mezera, na n nelze tisknout. Obdobn to plat o vce a svisl roztei.

Kapitola 7: Nstroje

113

 ENC-7-12

tlatka Slouit v sti 3 Slouit data s dokumentem. V okn Slouit klepneme do tlatka Slouit. Word slou hlavn dokument s adresami ze zdroje dat. Vsledkem je dokument nazvan ttky1 uspodan do formy tabulky o rozmrech 8 dk a 3 sloupce na strnce. Polko tabulky m rozmr 7 x 3,6 cm. Mezi sloupci je mezera 1,34 cm, tj. lev a prav okraj kadho ttku je 0,67 cm. Definice levho a pravho okraje vyplv z technickho omezen vtiny laserovch tiskren: nelze tisknout na okraje papru o velikosti asi 0,7 cm. Slouen soubor nazveme ENC-7-12. Pipraven ttky meme upravit obdobn, jako jsme mohli upravit jednotliv dopisy po slouen. prava vzniklho hlavnho dokumentu (ENC-7-11) by byla nronj. Museli bychom provst pravy ve vech 24 ttcch vygenerovanch na strnce hlavnho dokumentu. Pokud bychom chtli zmnit rozmr ttk (nebo pout odlinou tiskrnu), museli bychom znovu vytvoit hlavn dokument.
OBR. 7-28: DIALOGOV OKNO VYTVOIT TTKY

Oblky  ENC-7-13

Adresu pjemce meme, pokud to umouje nae tiskrna, tisknout pmo na oblky. Oteveme nov dokument pkazem SOUBOR, NOV v ablon ENC-SAB. Ulome nov przdn soubor jako ENC-7-13. Zadme pkaz NSTROJE, HROMADN KORESPONDENCE a v sti 1 Hlavn dokument klepneme do tlatka Vytvoit. Z nabdky vybereme OBLKY a potvrdme prci v aktivnm okn. Dle klepneme do tlatka Data v sti 2 Zdroj OBR. 7-29: DIALOGOV OKNO MONOSTI PRO OBLKY dat a vybereme Otevt zdroj dat. Z nabdky soubor vybereme ENC-709, protoe vyuijeme zdroje dat pro dopis a ttky. Word upozorn, e mus nastavit hlavn dokument. Klepneme do tlatka Nastavit hlavn dokument. Objev se dialogov okno Monosti pro oblky se dvma kartami. V kart Monosti pro oblky vybereme velikost oblky, nap. oblku DL (11 x 22 cm), meme zde tak ovlivnit umstn levho hornho rohu a psmo

Kapitola 7: Nstroje

114

 ENC-7-14

Katalog

Pole

adresy pjemce a adresy odeslatele. V kart Monosti pro tisk zadvme zpsob, jak budeme vkldat oblky do tiskrny. Vybereme tvrt zpsob podvn s lcem nahoru. Po klepnut do tlatka OK se zobraz dialogov okno Adresa na oblce velmi podobn dialogovmu oknu Vytvoit ttky (viz obr. 7-28). Pichystme sem adresu obdobn jako na ttky s tm, e s vjimkou poslednho dku kad dek odrazme od levho kraje tabultorem. (Klvesa Tab zpsobuje skok na dal pole dialogovho okna, musme proto pouvat kombinaci Ctrl Tab. V poslednm dku pouijeme kombinaci a za polokou PS.) Po nvratu do Pomocnka tlatkem OK klepneme do tlatka Upravit v sti 1 Hlavn dokument. V hlavnm dokumentu je nachystna obecn oblka. V levm hornm rohu je odeslatel nae potovn adresa, kterou meme upravit.62 Adresa odeslatele je ve stylu Zpten adresa na oblku. V pravm dolnm rohu je formou rmu uvedena adresa pjemce ve stylu Adresa na oblku. V prvnm dku adresy pjemce nastavme tabultor na pozici 6,75 cm a upravme styl Adresa na oblku. Doshneme tak pedsazen PS. Zvtme rm tak, aby se do nj adresa pjemce vela. Zvrem provedeme slouen do souboru ENC-7-14. Kad oblka tvo jednu strnku A4 s orientac na ku. Posledn typ hlavnho dokumentu katalog u nebudeme zkouet na pkladu. Na rozdl od formulovho dopisu nevkld pi sluovn za kad zznam konec strnky. Meme tak snadno pipravovat katalogy, adrese zamstnanc, seznamy apod. Pokud se pozdji rozhodneme, e hlavn dokument u nebude pouvn pro hromadnou korespondenci, klepneme v Pomocnkovi v sti 1 Hlavn dokument do tlatka Vytvoit a vybereme Nvrat do bnho dokumentu, m se zru spojen mezi daty a hlavnm dokumentem. Pro plnost dodejme, e v hlavnm dokumentu meme pout tzv. pole (tlatko Vloit pole v panelu nstroj Hromadn korespondence). Nap. polem Pokudpakjinak meme tisknout text v zvislosti na podmnce dle obsahu sluovanch zznam. Pole Dotaz umouje vkldat poznmky pmo pi sluovn.

7.10 Oblky a ttky

Oblky Ve Wordu meme snadno tisknout i jednotliv oblky a ttky. Zadme pkaz NSTROJE, OBLKY A TTKY. V kart Oblky meme pipravit oblku (viz obr. 7-30).
OBR. 7-30: DIALOGOV OKNO OBLKY A TTKY KARTA OBLKY

K odsazen adresy od levho kraje byla vyuita kombinace Ctrl Tab. Psmo lze upravovat vyvolnm mstn nabdky pravm tlatkem myi. Adresu lze erpat z programu MS Outlook klepnutm do tlatka s rozevenou knihou. Klepnutm do tlatka Tisk oblku
62

Pro tvorbu dalch oblek lze adresu nastavit pkazem NSTROJE, MONOSTI v kart Informace o uivateli v poli Potovn adresa. Do adresy odeslatele v hlavnm dokumentu meme vloit obrzek, nap. logo firmy.

Kapitola 7: Nstroje

115

ttky

vytiskneme na tiskrn. Klepnutm do tlatka Pidat do dokumentu meme pidat oblku do dokumentu jako prvn samostatnou (speciln formtovanou) strnku. Tlatkem Monosti meme vyvolat dialogov okno Monosti pro oblky pro vbr typu oblky (viz obr. 7-29). Obdobn meme v kart ttky pipravit jeden ttek (viz obr. 7-31).
OBR. 7-31: DIALOGOV OKNO OBLKY A TTKY KARTA TTKY

Meme vytisknout celou strnku stejnch ttk nebo pouze jeden ttek. Pro ten meme upesnit v polch dk a Sloupc, na kterou pozici listu se vytiskne (nap. na 3. dek do 1. sloupce). Tlatkem Tisk provedeme vytitn. Tlatkem Nov dokument (kter je aktivn jen pro tisk cel strnky stejnch ttk) meme vytvoit nov dokument o jedn strnce ze stejnch ttk. Po stisku tlatka Monosti meme upesnit parametry ttku.

7.11 Prvodce dopisem

Generovn dopisu Volbou NSTROJE, PRVODCE DOPISEM vyvolme dialogov okno Prvodce dopisem (viz obr. 7-32), ve kterm se Word pt na informace tkajc se tvorby dopisu (adrest, zpten adresa, typ dopisu, osloven adresta). Po klepnut do tlatka OK vytvo Word automaticky dopis ve vhodn struktue, kter meme dle upravovat.

OBR. 7-32: DIALOGOV OKNO PRVODCE DOPISEM

Kapitola 7: Nstroje

116

7.12 Makro
Makro Makro je posloupnost pkaz Wordu, kterou provdme asto. Chceme ji proto vyvolvat rychlejm zpsobem ne opakovnm posloupnosti pkaz. Pipravme makro, kter potla stnovn pol, druh makro naopak pole vystnuje. Makra pipravme v ilustrativnm dokumentu a jejich platnost omezme jen na ilustrativn dokument. Vyjdeme z dokumentu ENC-7-04, kter ulome pod nzvem ENC-7-15. Kurzor pemstme tak, abychom na njak pole vidli (nap. datum tisku v zpat). Zznam makra zahjme pkazem NSTROJE, MAKRO, ZZNAM NOVHO MAKRA nebo poklepnm do tlatka ZZN ve stavovm dku. Word zobraz dialogov okno Zznam makra (viz obr. 7-33). V dialogovm okn vyplnme nzev makra StnovnPolKonec. Nzev makra nesm obsahovat rky, podtrtka ani pomlky. Do Popisu zapeme strun vyjden funkce makra. V poli Uloit makro v: vybereme editovan dokument, nikoliv ablonu ENC-SAB ani ablonu Normal. Makru piadme kombinaci klves klepnutm do tlatka Klvesnici. Obdobn jako pi piazovn kombinace klves stylm (kap. 2.11), piadme makru kombinaci Alt D. Po stisknut klves Alt D se kombinace klves objev v poli Stisknte klvesovou zkratku. Do editovanho souboru ENC-7-15 (uvedenho v poli Zmny uloit do) ji ulome tlatkem Piadit. (Pokud bychom vybrali v poli Makro piadit na tlatko Panely nstroj, makro by bylo zastoupeno tlatkem v panelu nstroj.) Prci s dialogovm oknem Vlastn klvesnice ukonme klepnutm do tlatka Zavt.
OBR. 7-33: DIALOGOV OKNO ZZNAM MAKRA

 ENC-7-15

Uloen Klvesov zkratka

Ukazatel myi je nyn doprovzen symbolem zznamu makra (obrzek magnetofonov kazety). Navc se na obrazovce objevil panel nstroj Zznam makra se dvma tlatky Ukonit zznam makra a Peruit zznam. Nyn se vechny provdn pkazy zaznamenvaj do makra. Zadme pkaz NSTROJE, MONOSTI, v kart Zobrazen, v poli Stnovn pol zadme nikdy a klepneme do tlatka OK. Klepnutm do tlatka Ukonit zznam makra ukonme zznam makra. Obdobn pichystme makro StnovnPolZahjen, ktermu OBR. 7-34: PANEL piadme klvesovou zkratku Alt E. V poli Stnovn pole zadme ZASTAVIT ZZNAM Vdy. Nyn meme vyzkouet, zda makra funguj. Makro lze spustit piazenou klvesovu zkratkou nebo pkazem NSTROJE, MAKRO, MAKRA, kterm se vyvol dialogov okno Makra (viz obr. 7-35).

Kapitola 7: Nstroje
OBR. 7-35: DIALOGOV OKNO MAKRA

117

Editor jazyka Visual Basic

V dialogovm okn Makra meme: Po vyplnn nzvu makra se tlatkem Vytvoit pepneme do editoru jazyka Visual Basic, kde meme zapsnm kdu vytvoit makro. Tlatkem Spustit spustit vybran makro ze seznamu v lev sti okna. Tlatkem Odstranit vybran makro odstranit ze seznamu maker a tm tak vymazat jeho uloen. Tlatkem Organiztor spustit organiztor uloen maker a dalch objekt Wordu, kter se ukldaj do ablon (viz kap. 7.14). Tlatkem Upravit meme zobrazit text makra v editoru Microsoft Visual Basic. (Do editoru se dostaneme tak pkazem NSTROJE, MAKRO, EDITOR JAZYKA VISUAL BASIC. Pro zatenky je vyuit jazyka nron. Z editoru zpt do Wordu se dostaneme pkazem FILE, CLOSE AND RETURN TO MICROSOFT WORD nebo kombinac Alt Q.)

7.13 Vlastn
Panely nstroj Ve Wordu meme pipravovat vlastn panely nstroj a klvesov zkratky. Definice panel nstroj i klvesovch zkratek se ukld do ablon nebo pmo do dokumentu. V dokumentu nabdky program chceme OBR. 7-36: DIALOGOV OKNO pipravit vlastn panel nstroj Encin. Oteveme NOV PANEL NSTROJ soubor ENC-7-15. Zadme pkaz NSTROJE, VLASTN. V dialogovm okn Vlastn vybereme kartu Panely nstroj a klepneme do tlatka Nov. V dialogovm okn Nov panel nstroj vybereme jako cl ukldn ablonu ENC-SAB (vytvoenou v kap. 2.11), zadme nzev novho vlastnho panelu nstroj Encin (viz obr. 7-36) a klepneme do tlatka OK. Word pipravil nov panel nstroj, kter je zatm przdn. Tlatka do novho panelu nstroj pipravme v kart Pkazy dialogovho okna Vlastn (viz obr. 7-37). Do panelu nstroj meme pidat libovoln pkaz Wordu nebo nmi vytvoen objekt (makro, automatick text, styl). V poli Kategorie vybereme Styly. V poli Pkazy vybereme Bn odsazen a taenm jej zkoprujeme do panelu nstroj Encin. Nov vznikl tlatko je zatm popsno textem. Klepneme do tlatka pravm tlatkem myi, zobrazme tak mstn nabdku, z n vybereme VCHOZ STYL. Tlatko nyn obsahuje przdn obrzek.

Styl do panelu nstroj

Kapitola 7: Nstroje
OBR. 7-37: DIALOGOV OKNO VLASTN - KARTA PKAZY

118

Vzhled tlatka

Pkaz Wordu do panelu nstroj

Formt zobrazen tlatek a nabdek

Znovu vyvolme mstn nabdku klepnutm pravm tlatkem myi a zadme ZMNIT Z nabdky obrzk tlatek vybereme ipku doprava naznaujc odsazen odstavce danho stylu (viz OBR. 7-38: NABDKA VZHLEDU TLATEK obr. 7-38). Pkazem UPRAVIT VZHLED TLATKA vyvolme E ditor tlatek a meme nadefinovat svj vzhled tlatka. Ed V poli Kategorie vybereme dle Vloit a v poli Pkazy vybereme Poznmka pod arou. Klepnutm do tlatka Popis meme zobrazit ve lutm obdlnku informace o pkazu. Taenm z pole Pkazy zkoprujeme pkaz do panelu nstroj Encin. pravy tlatka meme provdt klepnutm do tlatka Upravit vbr nebo zobrazenm mstn nabdky klepnutm pravm tlatkem myi do tlatka v panelu nstroj. Zatrenm vlastnosti Zatek skupiny doplnme ped tlatko v panelu nstroj svislou ru. V poli kategorie vybereme dle Nstroje a v poli Pkazy vybereme Vlastn. U tohoto pkazu nen pichystn symbol pro tlatko, proto petaenm bude zobrazen v panelu nstroj Encin slovn popis (viz obr. 7-39). pravou bychom mohli vybrat nkter z Wordem pipravench symbol nebo nadefinovat vlastn vzhled tlatka. OBR. 7-39: PANEL Word povauje za panel nstroj i nabdku pkaz (SOUBOR, NSTROJ ENCIN PRAVY, ). Nabdku lze pemstit taenm my, meme do n pidvat nov pkazy i styly, makra a dal objekty Wordu. V dialogovm okn Vlastn meme upravovat v kart Monosti zpsob zobrazen panel nstroj, mnostv pkaz v nabdkch, efekty pi prci s nabdkami (viz obr. 7-40). Zakrtnut pol Umstit panely nstroj Standardn a Formt v jedn ad a V nabdkch zobrazovat nejdve posledn pouit pkazy jsme zruili v prvn kapitole. Zakrtnutm pole Velk ikony meme zvtit velikost tlatek v panelech nstroj. Panely nstroj potom zabraj podstatn vt plochu okna Wordu. Zakrtnutm pole Zobrazovat nzvy tlatek na panelech nstroj se mrn zpomal prce Wordu. Kdy se my piblme k tlatku, vype se nzev tlatka, a to dokonce i pro uivatelem definovan tlatka. Zakrtnutm pole S nzvy tlatek zobrazovat i klvesov zkratky se pi piblen my k tlatku krom nzvu vype v zvorce klvesov zkratka (pokud lze msto tlatka pout klvesovou zkratkou).
VZHLED TLATKA.

Kapitola 7: Nstroje
OBR. 7-40: DIALOGOV OKNO VLASTN - KARTA MONOSTI

119

Klvesov zkratky

V poli Animace nabdek meme vybrat jednu ze t monost animace vyklpn pkaz v nabdkch (nhodn, rozbalen, vysunut). Tlatkem Klvesnice z kterkoliv karty dialogovho okna Vlastn zobrazme dialogov okno Vlastn klvesnice (viz obr. 7-41). Tak, jak jsme piazovali libovolnmu pkazu i jinmu objektu Wordu tlatko v panelech nstroj, meme zde piazovat jednu i vce klvesovch zkratek. V poli Zmny uloit do meme vybrat mezi uloenm klvesov zkratky pmo do souboru nebo do ablony (vlastn i Normal). V obr. 7-41 je nap. zrekapitulovna klvesov zkratka Alt B, kterou jsme piadili stylu odstavce Bn odsazen v kap. 2.11. Pokud by si odporovaly definice klves v souboru a ablon, m pednost definice v souboru. Tlatkem Odebrat meme zruit klvesovou zkratku oznaenou v poli Aktuln klvesy. Tlatkem Obnovit ve meme vrtit vechny definice do pvodnho uspodn Wordu, tj. pokud jsme pedefinovali nkter klvesov zkratky Wordu, budou vrceny do pvodnho stavu. Navc budou vymazny i klvesov zkratky umstn na neobsazench kombinacch klves (nap. Alt B).
OBR. 7-41: DIALOGOV OKNO VLASTN KLVESNICE

Kapitola 7: Nstroje

120

7.14 ablony a doplky

Objekty ablon V pedchozm vkladu jsme poznali nkolik objekt, kter mohou bt ukldny do ablon: styly (viz kap. 2.11), automatick texty (viz kap. 4.4), panely nstroj (viz kap. 7.13), makra (viz kap. 7.12). Kad dokument je zaloen nad njakou ablonou. Pi otevrn novho dokumentu se do dokumentu pevezme ppadn text, kter je soust ablony. Dal editac se ji ztrc nvaznost na vchoz text. Neztrc se vak nvaznost na ostatn objekty. Po oteven novho dokumentu jsou v dokumentu k dispozici styly obsaen v ablon. Pokud styl upravme nebo vytvome nov, mn se jen v dokumentu, nikoliv v ablon. Obdobn, pokud bychom upravili ablonu a znovu naetli dve editovan dokument, nebudou v dokumentu promtnuty zmny ablony (nov styly, pravy stvajcch styl). Oba smry nvaznosti meme ve Wordu nastavit: Aktualizaci ablony pi pravch styl dokumentu zadme pro jednotliv styl pkazem FORMT, STYL, Upravit v dialogovm okn prava stylu (viz kap. 2.11) zakrtnutm pole Pidat do ablony. Aktualizaci styl v dokumentu na OBR. 7-42: DIALOGOV OKNO ABLONY A DOPLKY zklad prav styl v ablon zadme pkazem NSTROJE, ABLONY A DOPLKY a zakrtnutm pole Automaticky aktualizovat styly dokumentu (viz obr. 7-42). V dialogovm okn ablony a doplky je vypsna ablona dokumentu. Tlatkem Pipojit meme k dokumentu pipojit nhradou jinou ablonu. (Nemusme se obvat, e se ztrat styly, nebo ty jsou soust dokumentu. K dispozici nebudou pouze dal objekty, kter byly soust ablony, nap. klvesov zkratky.) Ve Wordu meme tak prohlsit nkter ablony za globln. Potom v kadm editovanm dokumentu jsou k dispozici nejen objekty ze ablony dokumentu (uveden v poli ablona dokumentu), ale tak objekty globlnch ablon. Tlatkem Pidat a vbrem souboru ablony meme rozit seznam globlnch ablon. Obdobn tlatkem Odebrat meme oznaenou ablonu ze seznamu odebrat. ablonu meme ponechat v seznamu a doasn potlait jej aktivitu zruenm zakrtnut tvereku ped nzvem ablony. (ablona Normal je vdy globln pstupn, ani ji uvdme v seznamu globlnch ablon.) Globln pouiteln mohou bt i tzv. doplky. Doplky jsou pdavn programy roziujc schopnosti programu Word pomoc vlastnch pkaz a specilnch funkc. Doplky lze obdret od nezvislch prodejc softwaru nebo je mon si pi velmi dobrch znalostech programovn naprogramovat vlastn. Doplky je teba nejprve nainstalovat na pota a potom pidat do globlnch ablon a doplk. V ablonch jsou krom vchozho textu, formtu dokumentu (pedevm velikosti strnky a okraj) a styl uloeny dal objekty. Styly i dal objekty meme koprovat i pesouvat mezi rznmi ablonami a asto i mezi jednotlivmi dokumenty prostednictvm Organiztoru. V dialogovm okn ablony a doplky, pop. v dialogovm okn Styl (viz kap. 2.11) klepneme do tlatka Organiztor. Zobraz se dialogov okno Organiztor (viz obr. 7-43).

Text ablony

Styly

Aktualizace styl v dokumentu a ablon

Pipojen ablony k dokumentu

Globln ablony

Doplky

Organiztor

Kapitola 7: Nstroje
OBR. 7-43: DIALOGOV OKNO ORGANIZTOR

121

Koprovn objekt

Uloen maker

Karty dialogovho okna zastupuj jednotliv objekty ablony s vjimkou klvesovch zkratek. Karta je rozdlena do dvou polovin. V lev polovin je prvotn seznam objekt v aktulnm dokumentu (s vjimkou karty Automatick text, kde je prvotn zobrazen seznam objekt v ablon dokumentu). V prav polovin je seznam objekt v globln ablon Normal. V lev polovin meme oznait objekt i pomoc klves Ctrl nebo Shift vce objekt a tlatkem Koprovat objekty zkoprovat do dokumentu i ablony v prav polovin. Tlatkem Pejmenovat meme jednotliv objekt pejmenovat, tlatkem Odstranit meme jeden i vce oznaench objekt odstranit z dokumentu i ablony. V poli Styly ze souboru v lev polovin meme vybrat zobrazen objekt v dokumentu, ablon dokumentu nebo globln ablon Normal (s vjimkou automatickch text, kter nelze uloit do dokumentu, ale jen do ablony). V prav polovin lze zadat v poli Styly ze souboru jen ablonu Normal. Pokud chceme koprovat do, i z jinho dokumentu nebo ablony, klepneme do tlatka Zavt soubor. Na mst tlatka Zavt soubor se objev tlatko Otevt soubor, do nho klepneme a vybereme dokument i ablonu. Pokud chceme koprovat objekt z dokumentu do ablony dokumentu (nap. panel nstroj) a nechceme zavrat soubory v okn Organiztor, meme objekt zkoprovat do ablony Normal, potom v poli Objekty ze souboru (nap. Panely nstroj) v lev polovin vybrat ablonu dokumentu. Ozname panel v prav polovin a zkoprujeme do lev poloviny. Na zvr panel odstranme ze ablony Normal. V kart Makra nenalezneme jednotliv makra, ale skupiny maker, nap. v naem ppad skupinu nazvanou NewMacros, v n jsou uloena ob nmi pipraven makra (viz kap. 7.12). ablony jsou tedy jakmsi zsobnkem vchozho textu, formtovn, styl, automatickch text, panel nstroj, maker, klvesovch zkratek. Styly, panely nstroj, makra a klvesov zkratky lze definovat tak vhradn pro jednotliv dokument. Styly, automatick texty, panely nstroj a makra lze koprovat mezi dokumenty a ablonami, pejmenovvat i odstraovat Organiztorem. Klvesov zkratky lze definovat pro dokumenty a ablony a odstraovat pkazem NSTROJE, VLASTN a klepnutm do tlatka Klvesnice v dialogovm okn Vlastn klvesnice (viz kap. 7.13).

7.15 Monosti
Monosti Pkazem NSTROJE, MONOSTI zobrazme dialogov okno Monosti s desti kartami, z nich nkter u jsme poznali v pedchzejcch kapitolch: Zobrazen (viz obr. 7-44):

Kapitola 7: Nstroje
OBR. 7-44: DIALOGOV OKNO MONOSTI - KARTA ZOBRAZEN

122

V sekci Zobrazit meme povolit i zakzat zobrazovn jednotlivch objekt Wordu. Nap. zatrenm pole Symboly obrzk meme urychlit prohlen textu bez zobrazovn obrzk (msto klipart a obrzk ze souboru se zobraz jen przdn obdlnky). V sekci Znaky formtovn meme povolit i zakzat nap. zobrazovn znak tabultor. Pole Ve lze snadno ovldat tlatkem Zobrazit nebo skrt z panelu nstroj Standardn. V sekci Monosti tisku a rozvren strnky WWW meme zvtit prostor pro text v okn Wordu vypnutm nkterch pomcek Wordu. Obecn: obecn parametry Wordu, nap.: poet naposledy uvanch soubor nabzench v pkazu SOUBOR, volba mrn jednotky Wordu (palce, centimetry, milimetry, body, pica). pravy: pravy funkc nkterch klves pi editaci. Tisk: monosti tisku (viz kap. 9.10). Uloit: parametrizace ukldn dokumentu (viz kap. 9.4 a 9.5). Pravopis: parametrizace kontroly pravopisu (viz kap. 7.1). Revize: parametrizace sledovn zmn provedench recenzenty (viz kap. 7.6). Informace o uivateli: zadn jmna, inicil (krom jinho pro sledovn zmn a koment recenzent), potovn adresy (pro hromadnou korespondenci a oblky). Sluitelnost: pro uivatele zvykl na jin chovn nkterch funkc textovho procesoru v jinch programech. Umstn soubor: Dokumenty: Adres, z nho jsou prvotn nabzeny dokumenty po pkazu SOUBOR, OTEVT. Obrzky klipart: Adres, z nho jsou nabzeny obrzky do galerie obrzk (viz kap. 4.11). Uivatelsk ablony: Adres, z nho jsou po pkazu SOUBOR, NOV nabzeny ablony. Pokud je adres dle lenn, vytv Word v seznamu ablon zloky dlch karet. ablony skupiny: Dal adres, z nho jsou po pkazu SOUBOR, NOV nabzeny ablony. Pedpokld se smrovn do adrese, v nm sdl vce uivatel spolen pouvan ablony (viz kap. 2.11). a dal.

Kapitola 7: Nstroje
OBR. 7-45: DIALOGOV OKNO MONOSTI, KARTA UMSTN SOUBOR

123

Shrnut
1. Ji v prbhu psan dokumentu Word kontroluje pravopis. Word obsahuje slovnk eskch a anglickch slov, dal slova povaovan za sprvn meme doplnit do uivatelskch slovnk. 2. V dokumentu meme stdat rzn jazyky. K zadanmu jazyku bude pihldnuto pi kontrole pravopisu. V sti dokumentu nemusme kontrolovat pravopis vbec. 3. Word nabz synonyma, a to i k eskm slovm. 4. V dokumentu meme povolit dlen slov. Pokud peme bnm psmem na bnou velikost papru, nen dlen slov nutn pouvat. 5. V dobe strukturovanch anglickch textech meme pipravit automatick shrnut dle etnosti vskytu pojm, nap. anotaci vdeck pednky. 6. Automatick opravy umouj automaticky opravit ast peklepy nebo elov vytvoen zkratky frekventovanch slov. Word dopluje velk psmena na zatky vt, pozn nechtn stisknut klvesy Caps Lock, nabz vloen pevnch mezer po pedlokch k, s, v a z, poskytuje dal nstroje na urychlen editace pi psan nebo pozdji pi dodatenm formtovn pkazem FORMT, AUTOMATICK FORMT. 7. Pro recenze textu je uren nstroj sledovn zmn. V reimu sledovn zmn Word neprovd pravy (vloen, odstrann, pepsn textu) definitivn, pouze je ozna do dokumentu a uvede jmno recenzenta a as pravy. Autor pozdji rozhodne, zda zmny pijme i zamtne. Autor me recenzentovi pedat dokument zamen tak, aby recenzent mohl provdt pouze pravy v reimu sledovn zmn. 8. Hromadn korespondence je nstroj, kter umouje pipravit dopis (hlavn dokument), do nho vkldme data o rznch adrestech uloen ve zdroji dat. Vsledek spojen hlavnho dokumentu a zdroje dat lze vytisknout nebo slouit do novho dokumentu. Meme tak pipravit oblky a ttky vychzejc ze zdroje dat nebo katalog. 9. Oblky a ttky meme tisknout i jednotliv bez vyuit hromadn korespondence. 10. V Makrech jsou zaznamenny asto se opakujc posloupnosti pkaz. Makra se ukldaj jako samostatn objekty, kter jsou soust dokumentu i ablony. Makra lze spoutt pkazem, klvesovou zkratkou nebo tlatkem z vlastnho panelu nstroj. 11. Word umouje vytvet vlastn panely nstroj nebo upravovat panely nstroj, kter jsou soust Wordu. Tyto zmny mohou bt ukldny do dokumentu i ablony. Ve vlastnch panelech nstroj mohou bt tlatka zastupujc makra, pkazy Wordu nebo styly. Meme upravovat i vzhled jednotlivch tlatek. 12. ablony obsahuj styly, automatick texty, panely nstroj, makra a vchoz text dokumentu. Styly se prvotn aktualizuj v dokumentu nezvisle na stylech ablony. Lze nastavit aktualizaci ablony pi pravch stylu i aktualizaci styl v dokumentu na zklad prav styl v ablon. Dokument me erpat automatick texty, panely nstroj a makra

Kapitola 7: Nstroje

124

ze sv ablony i z globlnch ablon. Ke koprovn objekt mezi ablonami a dokumenty je uren Organiztor. 13. Speciln nastaven Wordu se provd pkazem NSTROJE, MONOSTI v dialogovm okn Monosti s nkolika kartami (Zobrazen, Umstn soubor, Informace o uivateli, Obecn a dal.)