Unidad 2 Tema 2.

Fases de la auditora

1. Inicio de la auditora 1.1 Anlisis general - Preauditora Consiste en efectuar un anlisis general de la entidad a auditar, de tal forma que el equipo de auditores pueda conocer y entender sus objetivos, metas, procesos, funcionamiento y otros aspectos al interior de la misma y de su entorno. Para obtener un adecuado entendimiento de la entidad a auditar, es importante considerar los siguientes aspectos: Marco jurdico externo El anlisis del aspecto jurdico externo de la entidad, comprende toda la base legal sobre la cual se fundamenta la existencia de la misma, regulando su mbito de accin y sus relaciones con otras entidades.

 Normatividad interna La constituye toda la documentacin interna generada por la entidad, tales como: actas de comits, instructivos, reglamentos, resoluciones, acuerdos de concejo, de las juntas directivas, del titular de la entidad, entre otros. Arquitectura organizacional La arquitectura organizacional se concibe como el modelo de gerencia adoptado por cada entidad para el desarrollo de sus funciones, en concordancia con los fines institucionales establecidos; la cual est constituida por los siguientes componentes: 1. Ideas rectoras (visin, misin, principios y/o valores) Visin: consiste en desarrollar un sentido del destino que la entidad reconozca como propio y ayude a sus miembros a actuar en forma coordinada para su logro. Misin: representa la razn fundamental para la existencia de la entidad. Se le conoce tambin con el nombre de propsito. Principios y/o valores: describen el modo en que la entidad se propone operar da a da para alcanzar su visin. Son pautas de conducta recproca, apreciacin de los usuarios, la comunidad y los proveedores, y los lmites que se imponen. 2. Objetivos y metas: Son los fines haca los cuales se dirige una actividad. Representan el fin haca el que se encamina la entidad. 3. Productos y/o servicios: Consiste en todos aquellos bienes y servicios que las entidades proporcionan a la poblacin, usuarios y otros; ya sea en forma directa o indirecta. 4. Teora, mtodos y herramientas: Involucra todas las herramientas utilizadas en las diferentes fases del proceso administrativo las cuales estn contenidas en: planes de desarrollo y/o estratgicos, planes operativos, estudio del entorno, programas y/o proyectos claves, estructura organizacional, manuales de funciones, manuales de procedimientos, manuales tcnicos, entre otros. 5. Mejoras tecnolgicas u operativas: Consisten en aquellos cambios metodolgicos, tcnicos y tecnolgicos, orientados a dinamizar los procesos y controles establecidos por la entidad.

6. Estructura financiera: Se refiere al estudio y anlisis de los informes de liquidacin presupuestaria, presupuestos, estados financieros, cartera de cuentas corrientes, costos de operacin, etc. 7. Conocimiento del entorno: Describe aquellos factores que inciden en las diferentes operaciones de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta, que entre otros puede ser: produccin, comercio, industria, servicios pblicos, entre otros. 8. Conclusin de la etapa de anlisis general: En conclusin el anlisis general requiere de una concentracin de esfuerzo en el conocimiento y la comprensin, a travs del estudio y anlisis de la informacin y documentacin solicitada a la entidad, y que ha sido detallada en los literales anteriores, para lo que se elaboran narrativas que describen una sntesis de cada uno de ellos. Este conocimiento se ampla con la utilizacin de entrevistas y/o cuestionarios. Despus de efectuar el anlisis de los aspectos sealados, cada uno de los auditores responsables de los temas asignados, har una presentacin a los dems miembros del equipo, con el fin de que todos tengan conocimiento de la entidad; siendo el jefe del equipo quien consolidar la informacin presentada de la manera siguiente: Rol y posicin de la entidad auditada. Objetivos de la entidad. Funciones desarrolladas. Estructura organizativa. Recurso humano con que cuenta y sus costos. Presupuesto financiero, detallando sus fuentes y usos. Conocimiento del entorno: describiendo aquellos factores que inciden en el quehacer de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta. Identificacin de Lneas de Examen Preliminar. Finalmente se elaborar un informe el cual se denominar plan de examen preliminar y deber de contener el siguiente esquema: Introduccin. Anlisis general de la entidad. Identificacin de Lneas de Examen Preliminar (LEPA'S) Identificacin de fuentes de criterio. Identificacin de criterios generales de auditora. Planificacin del examen preliminar. Lista de Proyectos.

Objetivos. LEPA'S del proyecto. Cronograma de actividades. Anexos.

1.2. Objetivos de la auditora La auditora se basa en los objetivos definidos por el cliente. El alcance es determinado por el auditor lder en acuerdo con el cliente, para alcanzar los objetivos. El alcance describe la extensin y lmites de la auditora. Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditora. Los siguientes son ejemplos de objetivos tpicos: a) Determinar la conformidad con los criterios de auditora del SGC del auditado. b) Determinar cuando el SGC del auditado se ha implementado y mantenido apropiadamente. c) Identificar las reas de mejora potencial. d) Evaluar el SGC de una organizacin cuando existe un deseo de establecer una relacin contractual, como la que se da con un proveedor potencial o un socio empresarial. Una auditora de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y documentados. La auditora solamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente es opinin del auditor lder que: Existe informacin suficiente y apropiada sobre el tema de la auditora. Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditora. Existe una cooperacin adecuada por parte del auditado.

1.3. Alcances de la auditora El alcance describe todo el Sistema de Gestin de la Calidad, procedimientos, y todos los apartados de la Norma de calidad aplicada para la implantacin del sistema, as como la informacin relativa a documentacin legal y administrativa de la empresa por el equipo auditor, en factores tales como la ubicacin fsica, actividades organizacionales y la forma de realizar los informes.

El alcance de la auditora debe ser determinado entre el cliente y el auditor lder. El auditado normalmente debe ser consultado cuando se determina el alcance de la auditora. Cualquier cambio posterior al alcance de la auditora debe realizarse de comn acuerdo entre el cliente y el auditor lder. Los recursos encargados al auditor, deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con el alcance requerido.

2. Preparacin de la auditora 2.1. Plan de auditora Un plan de auditora debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente debe revisar y aprobar dicho plan. Este es presentado por el auditor lder y el auditado. El plan debe incluir: a) Los objetivos y alcance de la auditora. b) El criterio a ser usado para la realizacin de la auditora. c) d) La identificacin de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas. La identificacin de las funciones y/o individuos dentro de la organizacin del auditado, que tengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad.

e) Identificacin de los aspectos de calidad que son de alta prioridad. f) Identificacin de los documentos de referencia. g) El tiempo y duracin esperados para las entrevistas e inspecciones. h) Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditora. i) El cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.

j) Requerimientos confidenciales. k) El contenido, formato y estructura del informe. 2.2. Asignacin del equipo auditor Es una funcin realizada por el auditor lder. Auditor lder El auditor lder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditora dentro de los alcances de la misma. Adicionalmente,

el auditor lder tiene las siguientes responsabilidades y actividades que cumplir: a) Consultar y consensuar con el cliente el alcance de la auditora. Obtener la informacin de respaldo relevante como: los detalles de b) actividades, los productos, los servicios en la empresa y sus reas de actuacin, los detalles de auditoras previas realizadas al auditado. c) Formacin del equipo auditor. d) Dirigir las actividades del equipo auditor. e) Preparar las comunicaciones. f) g) Coordinar la preparacin de los documentos y procedimientos detallados de trabajo y reunir al equipo auditor. Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes, durante y despus de la auditora.

h) Realizar los informes de la auditora para el cliente.

Auditor Las responsabilidades y actividades del auditor deben cubrir: a) b) Planear y desarrollar eficientemente. las tareas asignadas, objetiva, efectiva y

Recopilar y analizar las evidencias de auditoras relevantes y suficientes para determinar los resultados de la auditora.

c) Preparar los documentos de trabajo. d) Documentar los resultados individuales de la auditora. e) Redactar el informe de auditora. Como esta normalizado, a cada miembro del equipo auditor se le deben asignar tareas especficas o actividades por auditar. Estas designaciones deben ser realizadas por el auditor lder, en consulta con los miembros del equipo auditor correspondiente. Perfil y responsabilidades del equipo auditor El equipo auditor est formado por el auditor lder y los otros miembros del equipo, quienes pueden ser auditores o expertos tcnicos.

Para asegurar la objetividad del proceso de auditora, sus resultados y cualquier conclusin, los miembros del equipo auditor deben ser independientes de las actividades que auditan, deben ser objetivos y libres de tendencia o conflicto de intereses durante el proceso. El uso de miembros externos o internos del equipo auditor est sujeto a discrecin del cliente. Un miembro del equipo auditor escogido dentro de la organizacin no debe ser responsable directamente del tema que se est auditando. Los miembros del equipo auditor deben poseer una combinacin apropiada de conocimientos, habilidades y experiencias para cumplir con las responsabilidades de la auditora. Responsabilidades del cliente y auditado Las responsabilidades deben cubrir: a) Definir los objetivos de la auditora. b) Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditora. c) Aprobar el plan de auditora. d) Recibir el informe de la auditora y determinar su distribucin. e) Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditora, cuando sea necesario.

Designar personal responsable y competente para acompaar a los miembros del equipo auditor, para actuar como guas dentro de la empresa f) y para asegurar que los auditores estn al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados. g) Proveer el acceso a las instalaciones, personal, informacin y registros relevantes a solicitud de los auditores.

2.3. Documentos de trabajo Los documentos de trabajo requeridos para facilitar la investigacin del equipo auditor deben contener: Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la a) auditora. b) Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos del SGC.

c) Los registros de reuniones. Se deben mantener los documentos de trabajo por lo menos hasta que se complete la auditora y la informacin confidencial debe ser resguardada de forma segura por los miembros de la auditora.

3. Ejecucin de la auditora 3.1. Reunin de apertura Debe darse una reunin de apertura, dirigida por el lder de auditora y el auditado. El propsito de una reunin de apertura es: a) Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado. b) c) d) Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditora para llegar a un acuerdo con respecto a la tabla de tiempos de la auditora. Proveer un resumen corto de la metodologa y de los procedimientos a ser utilizados durante la auditora. Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estn disponibles. Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo auditor.

e) Promover la participacin activa del auditado. f)

3.2. Recoleccin de evidencias La informacin apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada por el equipo auditor, para ser utilizada como evidencia de la auditora en un proceso de verificacin y evaluacin, determinando si los criterios de la auditora se estn cumpliendo. La evidencia de la auditora debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditora similares, a la evaluacin de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditora. La evidencia de la auditora debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisin de documentos y la observacin de actividades y condiciones. La informacin recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la adquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes

como: observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que no puedan ser confirmadas, deben ser identificadas como tales. Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medicin efectivos.

3.3. Observaciones de la auditora El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditora para determinar donde no se cumple con los criterios de auditora del SGC. El equipo auditor debe entonces asegurarse que los resultados de la auditora de no conformidad, sean documentados de forma clara, concisa y que estn respaldados por la evidencia de la auditora. El auditor de calidad debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditora constatada durante sta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquier conclusin de la auditora, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditora. El auditor de calidad debe obtener suficientes pruebas para que la evidencia contrastada durante la auditora de calidad, inevitablemente sea solamente una muestra de la informacin disponible, debido al hecho de que una auditora de calidad se realizada durante un periodo de tiempo limitado y con recursos limitados. Por lo tanto, existe un elemento de incertidumbre inherente a todas las auditoras de calidad y a todos los usuarios de los resultados, todas las auditoras de calidad deben estar seguras de la recopilacin de las evidencias y no conformidades, siendo contrastada su evidencia fsica y documental. Los resultados individuales de la auditora, agregados a los resultados de menor significado, puedan afectar cualquier conclusin alcanzada. Los resultados de la auditora deben ser revisados con la gerencia del auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no conformidad.

3.4. Reunin de cierre Despus de completar la fase de recopilacin de evidencia y antes de preparar un informe de la auditora, los auditores tienen una reunin con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propsito principal de esta reunin es el de presentar los resultados de la auditora al auditado, de tal manera que se tenga una comprensin y reconocimiento claro de la base de dichos resultados.

Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor lder presente el informe, las discusiones finales en el significado y descripcin de los resultados de la ltima auditora recaen sobre el auditor lder, sin embargo el cliente puede todava estar en desacuerdo con los resultados.

4. Documentos de auditora y seguimiento 4.1 Preparacin y contenido del informe Los resultados de la auditora o un resumen de estos, son comunicados al cliente en un informe escrito. El informe escrito se prepara bajo la direccin del auditor lder, quien es el responsable de su exactitud y perfeccin. Las informaciones que se tomen en el informe de la auditora, deben ser los predeterminados en el plan de la auditora. La informacin relativa a la auditora contenida en el informe debe incluir, pero no est limitada a: a) La identificacin de la organizacin auditada y del cliente. b) Los objetivos y alcance acordados de la auditora. c) Los criterios acordados contra los que se realiz la auditora. d) El periodo cubierto por la auditora. e) La(s) fecha(s) en que la auditora fue realizada. f) La identificacin del equipo auditor. g) h) La identificacin de los representantes del auditado que participaron en la auditora. Un resumen del proceso de auditora, incluyendo cualquier obstculo enfrentado.

i) Las conclusiones de la auditora. j) Las declaraciones de confidencialidad de los contenidos. k) La lista de distribucin del informe de la auditora.

4.2 Distribucin del informe Una copia de este informe es enviada al responsable de la seccin auditada, al auditor lder y al cliente.

El informe, junto con todos los documentos y registros originales de la auditora, es devuelto en la carpeta original al encargado de la calidad para que lo ponga a consideracin de la direccin ejecutiva y sea archivado de manera permanente.

4.3 Retencin de los expedientes Los registros de las auditoras internas deben ser conservados por el encargado de la calidad.

4.4 Determinacin y seguimiento de acciones correctivas En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan sern evaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de las no conformidades. Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de cinco (5) das hbiles para evaluar el plan y responder al responsable del rea auditada. Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, ste solicita al encargado de la calidad los documentos de la auditora y anexa al informe de auditora la informacin correspondiente a las acciones correctivas. Despus, el auditor lder devuelve al encargado de la calidad los documentos de la auditora. En ese momento el encargado de la calidad registra en el plan de auditora, la fecha de recepcin del informe con el cierre de las no conformidades.

Control del documento Nombre Revisin Lina Lorien Rivera Cruces Paola Andrea Bobadilla Gutirrez Cargo Instructor virtual Guionista Lnea de produccin Dependencia Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente Regional Santander Centro Agroindustrial Regional Quindo Fecha Diciembre de 2012 Mayo de 2013

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