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Noes de Arquivologia para o MPU Exerccios comentados Prof.

Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 00

AULA 00 - Comentrios prova de Tcnico Judicirio do TRE-MS rea Administrativa 2013


SUMRIO PGINA

Sumrio
Apresentao: ................................................................................................. 1 Consideraes sobre o Curso ......................................................................... 3 Tcnico Judicirio do TRE-MS rea Administrativa - 2013 ............................. 4 Questes Propostas ...................................................................................... 29

Apresentao:
Ol a todos. Eu me chamo Felipe e serei o responsvel pelo curso de Noes de Administrao de Materiais para este concurso, tanto para o nvel mdio, como para o nvel superior Tenho 23 anos e atualmente exero o cargo de Auditor Fiscal de Tributos do Municpio de So Paulo. Sou formado em Direito pela Universidade de So Paulo, mais conhecida como Largo So Francisco. E sim, isso significa que perdi horas de sono ao longo de meses a fio para fazer a FUVEST. Bons tempos aqueles... :P Ingressei no servio pblico em 2009, no cargo de Assistente Tcnico Administrativo do Ministrio da Fazenda. Fiquei mais de dois anos no cargo, onde aprendi desde furar papel at os meandros mais especficos da cincia do Direito Tributrio. De tanto choramingar, a partir de fevereiro comecei a supervisionar parte do setor onde trabalhava, ganhando um aumento singelo (sim, essas coisas existem no servio pblico se voc for ambicioso). Em abril de 2012 fui nomeado para o cargo de Tcnico Judicirio rea Administrativa do Tribunal Regional do Trabalho. Lembro at hoje que mesmo estando na posio 1237, e j passados mais de trs anos da prova, ainda assim
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chegou minha vez. Mas lgico, se tivesse ido melhor, teria sido chamado mais cedo :P. Por fim, fiquei em 16 lugar no concurso de AFTM, onde atualmente estou, ingressando na Prefeitura l para agosto de 2012. Fora isso, fui chamado para ser Oficial de Justia do Tribunal de Justia de So Paulo (no lembro a posio de cabea, mas demorou pacas pra chamar e eu j estava na Prefeitura quando isso aconteceu) e Escrevente Tcnico Judicirio na Circunscrio de Mau, que tambm longe pacas de onde eu moro. Fiquei na lista de excedentes de Tcnico do INSS (8 lugar em Atibaia) e da ANAC (que nem lembro que colocao eu fiquei, mas fui bem mal :P). Tambm fiquei em 4 lugar no concurso de Assistente de Licitao para a FURP (Fundao do Remdio Popular), concurso este do qual tambm no pude assumir e, por fim, fui chamado para ser Tcnico da SPPREV, em um concurso bastante peculiar :P (se tiver a curiosidade, pegue a lista de aprovados e veja as notas do pessoal, coisa de louco :P) Mas pra fazer tudo isso, no precisa ser gnio. Alias, boa parte dos meus conhecidos me tomam por algum bastante "desligado", de maneira que alguns ainda se espantam em saber que eu ainda no esqueci de respirar. O que eu sou, em verdade teimoso. E pra ser bem sincero, j levei fumo tambm em concurso :P. Fui to mal na prova do BACEN da poca que fiz que fiquei com vergonha. Mas foi s vergonha, no desisti por causa disso, nem voc deve se sua vez ainda no chegou. Ah sim, s para mostrar que sei o que vocs esto passando neste momento, olha s isso:

Esse um pedacinho da lista de aprovados no concurso do MPU de 2010, na qual eu estava l. A apreenso, a emoo, o nervosismo (para no dizer tenso e ficar rimando inutilmente :P) e a alegria da aprovao, tudo isto vivido na carne de

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seu querido professor e novo melhor amigo. Eu sei o que vocs pretendem e o quo dispostos esto para chegar l. No meu caso especfico, teve tambm a frustrao de no poder assumir a vaga em um rgo de excelncia no servio pblico. Mas, fazer o que n? do jogo. Se voc quiser essa vaga, no precisa ser nenhum assombro para peg-la. Eu tive a oportunidade de conhecer pessoas muito talentosas, e a maior parte delas no quer virar funcionrio pblico. Para o resto de ns, sobra a certeza de que a dedicao e o empenho so os nicos fatores que fazem a diferena entre passar ou no. Quer dizer, quase. Material tambm bom ter. No adianta nada estudar feito um condenado se voc no estiver estudando a matria certa. Voc confiou neste material para aplicar o seu esforo. Eu vou te dar uma dor de cabea que valha o gasto :P. Chega de conversa, mos a obra.

Consideraes sobre o Curso


Este um curso de questes comentadas. Treinar importante para garantir que toda a teoria que est na sua cabea vai estar disponvel na prova. Sou um professor que acredita que um aluno que domine integralmente a teoria de um assunto capaz de realizar qualquer questo. Este curso est aqui para garantir que este o caso. Embora seja recomendado a alunos que j tem o conhecimento terico da matria bem sedimentado, nem por isso vou deixar de fazer os devidos comentrios sobre as questes. Se voc est chegando agora, e quer s praticar, relembrando pequenos detalhes que faro a diferena na hora da prova, veio ao lugar certo. Como de praxe, a aula 00 uma amostra. Mais importante do que eu ser capaz de passar o contedo, voc apreciar o mtodo. Hoje e agora eu devo provar que sou capaz de fazer voc se interessar pelo tema, ou, ao menos tentar :P.
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Ao contrrio da matria de Administrao de Recursos Materiais (que tambm ensino), Arquivologia uma disciplina bem mais prestigiada pelas bancas. O que significa mais questes. Assim o sendo, peguei as provas mais recentes que consegui encontrar da CESPE. S coisa recentssima, para voc entender a tendncia atual da CESPE. E como no poderia faltar, abri uma exceo e inclui a prova do MPU 2010 na ltima aula. Sim meus caros, aquela que eu mesmo fiz, naquelas malditas cadeiras de jardim de infncia ou com apoio para um s brao e na qual nossas colunas desenvolviam uma saudvel curvatura em L. E pensar que ainda estou nesta vida :P. Chega de papo, vamos s questes.

Tcnico Judicirio do TRE-MS rea Administrativa - 2013


1 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Acerca dos princpios arquivsticos, assinale a opo correta. a) O princpio da territorialidade desconsidera o contexto de produo dos documentos. b) A provenincia determina que os fundos de arquivo podem ser reunidos em um nico arquivo. c) De acordo com o respeito ordem original, no possvel redefinir a ordem primitiva dos documentos. d) Os princpios da provenincia e de respeito aos fundos tm significados semelhantes. e) Os princpios da provenincia e da pertinncia tm o mesmo sentido, que respeitar a origem dos documentos.

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Comentrios: CESPE fazendo prova de mltipla escolha uma rara oportunidade de analisarmos cinco proposies ao mesmo tempo. Haja eficincia :P. Pois bem, abrimos o curso com o bsico do bsico: princpios de arquivstica. O que um princpio? Segundo o querido mestre Miguel Reale (e juro que ser a ltima vez que voc vai ouvir falar de um autor da disciplina de Direito por aqui), Princpios so enunciaes normativas de valor genrico, que condicionam e orientam a compreenso e determinada cincia em sua aplicao e integrao ou mesmo para a elaborao de novos conhecimentos pertinentes a esta mesma cincia. Sensacional n? Quase to ininteligvel quanto a palavra ininteligvel :P. No, voc no precisa saber o que significa princpio, entretanto precisa conhecer as tais enunciaes normativas de valor genrico na arquivologia, pois so estes princpios que regem toda a maneira de pensar arquivologia. Alias, o estudo dos princpios to importante e vital que voc acertar questes em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos princpios que vou relacionar. Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquvistica poder entrar em conflito com estes princpios, justamente porque as regras so construdas tendo os princpios como guia. Isto, meu caro aluno, no quer dizer que os princpios no possuam excees, s quer dizer que a exceo no pode virar regra :P. Vamos ver aqueles abordados nas alternativas: Da territorialidade Este princpio estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que foram produzidos. Acaba por ter dois desdobramentos:

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Provenincia territorial: os documentos deveriam permanecer nos arquivos do territrio onde foram produzidos. Lembre-se provenincia nos remete a origem, quando territorial esta ligada ao local de origem, ou seja, onde foram produzidos. Pertinncia territorial: os documentos deveriam ficar nos arquivos do territrio para o qual remete o assunto (o tema) neles tratados. Lembre-se pertinncia nos remete ao assunto, ao contedo do documento. Assim, a alternativa a) est errada. No d para desconsiderar o contexto da produo do documento quando se faz referncia ao local onde foram produzidos, ou a qualquer circunstncia que faa parte da histria da criao do documento. Provenincia Tambm denominado princpio do respeito aos fundos, este princpio tem a seguinte premissa: Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa. A definio do Dicionrio de Terminologia Arquivstica no se afasta muito disto: Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido por uma coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Jogue a letra b) fora. A definio est GRITANDO, EM CAPS LOCK, para quem quiser ler, que no devemos unir documentos de origens diversas sob o mesmo arquivo. Seria justamente contrariar este princpio. Embora eu j tenha respondido tambm que a letra d) est correta, vamos avanar um pouquinho antes de voltar aqui. Da ordem original (ou da ordem primitiva) Est relacionado ao arranjo original dos arquivos, o princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva , pessoa ou famlia que o produziu. (ESAF 2010).
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Alias, este princpio representa a prpria garantia da organicidade dos documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a inteno de que o arquivo reflita o curso das atividades da instituio a que serve. Letra c) fora. O princpio da ordem original est tentando apenas conservar o arranjo dado a ele pela entidade coletiva. Ningum est falando aqui em proibir redefinio. Imagine se a entidade altere a sua estrutura. O arquivo dever, por este princpio, seguir a mesma diretriz. E a letra e) a mais divertida. Ela exibe um dissenso doutrinrio bastante atual. Pertinncia Leva em considerao o assunto (o tema), independentemente da provenincia ou classificao original. um princpio utilizado em determinadas classificaes de um documento, quando o tema tem uma relevncia. Macete: Lembre-se de que, quando voc vai fazer uma redao, ela precisa ser pertinente (apropriada) ao tema requerido . Alguns pontos da doutrina veem este princpio como conflitante com o princpio da provenincia. E de fato, ele . Como o critrio de acumulao aqui o assunto, e no documentos produzidos ou recebidos pela instituio, dificilmente se conseguir atentar a ambos. Alguns vo mais longe: afirmam sem medo algum que o princpio da pertinncia no tem mais aplicao na Arquivstica. O prprio dicionrio de Dicionrio de Terminologia Arquivstica Brasileira afirma em suas referncias que tal princpio j no encontra mais uso, preservado apenas para conhecimento das geraes futuras a respeito da evoluo da nossa disciplina. Eu no sou to corajoso :P. A CESPE pode, ou no, partilhar deste entendimento, ento, vou nos proteger o ensinando. Entretanto, o princpio da provenincia a viga mestra da arquivstica. Tudo que existe e existir elaborado com esse princpio em mente. Qualquer conflito entre pertinncia e provenincia, fique com este.
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Agora, se h disputa entre estes dois princpios, lgico que eles no querem significar a mesma coisa, ento, tambm no queremos a letra e) Letra d) 2 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Acerca dos princpios arquivsticos, assinale a opo correta A relao natural entre documentos de um arquivo dada pela sua a) autenticidade. b) unicidade. c) veracidade. d) organicidade. e) imparcialidade. Comentrios: Basico meus caros. A CESPE no inventa, nem devemos ns inventar. Veja a definio do princpio da organicidade: Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionrio de Terminologia Arquivstica: Relao natural entre documentos de um arquivo em decorrncia das atividades da entidade produtora. Os documentos mantm relaes entre si, como partes de um organismo. Ou, melhor ainda, os documentos so produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organizao, seja ela pblica ou privada. A organicidade garante que a organizao dos documentos, de maneira que estes reproduzam, da maneira mais fiel possvel, a prpria estrutura da entidade que os produziu. Tambm frequentemente associado com o princpio da provenincia, sendo enxergado como decorrncia lgica deste.
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E no a primeira vez que a CESPE trata disto: CESPE 2011 Correios: A organicidade do arquivo se verifica na relao que os documentos mantm entre si em decorrncia das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa fsica ou jurdica. Letra d) 3 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa A lei de arquivos Lei n. 8.159/1991 dispe que a) os documentos privados no podem ser considerados de interesse pblico. b) a administrao pblica deve definir os custos relativos consulta aos documentos pblicos. c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo, os arquivos do Poder Legislativo, do Poder Judicirio e aqueles dos ministrios da Marinha, das Relaes Exteriores, do Exrcito e da Aeronutica so considerados arquivos federais. d) os registros civis de arquivos de entidades religiosas no podem ser identificados como de interesse pblico e social. e) os arquivos privados so os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos exclusivamente por pessoas fsicas. Comentrios: Meus caros, a Lei 8.159/1991 , de longe, a lei mais importante da nossa disciplina. Ela dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Eu adoraria bolar maneiras divertidas de ajudar voc a lembrar da lei inteira, mas a maior parte das piadas s iria me fazer passar vergonha. Sugiro uma lida descompromissada no referido diploma e muito treino com questes :P. Felizmente, qualquer curso de Arquivologia que se preza (e nem precisa ser o meu :P) montado com esta lei em mente, de maneira que quando acabamos de ver o contedo terico, invariavelmente, j conhecemos esta lei (por isso a leitura pode ser descompromissada). Quer ver?
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Veja o artigo 7: Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. Regulamento 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.

Veja que a lei abraou todos os poderes da repblica ao definir um arquivo pblico. No contente com isso, ainda estendeu seu corao de me para algumas entidades privadas. Assim, a letra a) est fora. Alguns documentos privados podem apresentar interesse pblico, como por exemplo, o histrico escolar de alunos de colgios particulares. Pelo mesmo motivo, j d para descartar a questo d). Prximo, artigo 5 Art. 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta Lei.

O Poder Pblico tem interesse na difuso da informao, e dado o histrico deste pas com a ditadura, limita as hipteses de sigilo ao mximo. E tambm no tenta dificultar estes acesso, ento, nada de fixar custos para consulta, o que no implica a cobrana de outros servios, mas no para que simplesmente se consulte o documento, quando ostensivo. Confesso que a alternativa c) j est gritando para ser marcada, e nem precisvamos saber a lei. As entidades apontadas na alternativa so todas da esfera federal, e assim, natural que os arquivos destas esferas tambm o sejam. Em todo caso, voc no precisa acreditar em mim, veja o que diz o artigo 17, pargrafo 1 da lei: 1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os
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arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.

Agora voc acredita n? Desconfiado :P. Por fim, vamos ao artigo 11 da lei:
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.

Pode parecer demasiadamente bvio, mas memorize isso: privado tudo aquilo que no pblico :P. Seja pessoa fsica, seja empresa. Jogue a e) no lixo. Letra C 4 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Acerca dos princpios arquivsticos, assinale a opo correta: A gesto de documentos contribui para as funes arquivsticas, de modo que: a) sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental. b) apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados. c) uma parcela dos documentos que constituem o patrimnio arquivstico do pas seja descartada. d) os documentos sejam avaliados como de guarda permanente. e) as polticas e atividades dos governos sejam documentadas

adequadamente. Comentrios: Questo medonha. Temos quatro alternativas to erradas que no difcil inclusive explicar o porqu do erro.

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Os documentos que tenham ingressado na fase permanente de seu ciclo vital NUNCA (pode anotar a que seu professor disse isso mesmo, NUNCA!) podero ser descartados. Simples assim. Letra a) incorreta. Passando para a letra b), os documentos da fase permanente (que j perderam seu valor administrativo), tambm merecem organizao, embora por razes diferentes (no mais das vezes, para permitir a pesquisa de estudiosos). A letra c) di no corao tambm. Se o documento constitui parte do patrimnio arquivstico, porque devo destru-los? No faz sentido. A letra d) torna as coisas mais interessantes. Agora, finalmente, precisamos conhecer o conceito de gesto de documentos. Vamos a ele: A primeira definio a ser estudada ser a mais simples. A gesto de documentos consiste em atividades que asseguram que a informao contida nos arquivos (informao arquivstica) seja administrada com eficcia. Mas como sempre, embora a definio acima auxilie na compreenso, nosso bom amigo Congresso Nacional tambm possu uma definio para o termo, e a CESPE como de praxe, a adora. :P Assim sendo, voltemos nossa ateno ao artigo 3 da lei 8.159 de 1991: Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Est desesperado para marcar a d) n? Falou guarda permanente na alternativa e na lei, a questo est certa. Bah! Leia o artigo novamente. Ele descreve um conjunto de procedimentos para o arquivo corrente. Tudo isso serve para auxiliar as instituies (entre as quais o governo) a documentar cada simples passo e deciso tomada por determinada entidade. Cada pedacinho da vida do documento est retratado neste artigo, para que seu crescimento seja

supervisionado, tal como a um filho :P.

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ELIMINAO
PRODUO TRAMITAO USO AVALIAO

RECOLHIMENTO

Sem

isso,

produo

de

documentos

ficaria

desordenada,

consequentemente, intil aos propsitos institucionais. Letra e) 5 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa No que se refere s atividades de protocolo, assinale a opo correta. a) A anexao de documentos temporria. b) Os documentos apensados passam a fazer parte do processo original. c) A apensao a juntada de documentos em carter definitivo. d) Os processos e os dossis constituem unidades de arquivamento. e) A anexao a juntada do documento ou processo a outro processo, prevalecendo o nmero do documento mais recente. Comentrios: Uma questo inteira exigindo o conhecimento de apenas duas palavras mgicas. Mas antes, um pouquinho de vivncia das reparties pblicas :P. Quando um processo autuado ele ainda no contm todas as informaes e documentos necessrios sua completa instruo e deciso. Deste modo, se faz necessria a juntada de outros documentos. Mas o termo juntada no precisa fazer referncia apenas a documentos. Em algumas ocasies, processos inteiros podero ser juntados uns aos outros.

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A juno de processos ocorre atravs de dois procedimentos: Anexao (definitiva e irreversvel) ou Apensao (provisria). JUNTADA - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexao ou Apensao. JUNTADA POR ANEXAO - a unio definitiva e irreversvel de um ou mais processos ou documentos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A Juntada por Anexao tem como finalidade formar um nico volume, relacionado ao mesmo interessado e que verse sobre o mesmo assunto. A unio definitiva e irreversvel. JUNTADA POR APENSAO - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, para subsidi-lo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal. A Juntada por Apensao tem como finalidade propiciar estudos, opinies, informaes e decises. A unio provisria. Garantimos, atravs da apensao, que dois processos diferentes corram juntos, o que impede, por exemplo, a tomdada de decises diferentes em assuntos da mesma natureza (e vai por mim, isto bastante constrangedor...). Rapidamente agora: a) a unio permanente - errado b) a unio provisria, logo, nenhum dos dois processos far parte de outro, cada um guardar sua individualidade - errado c) apensao provisria errado

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e) se pensarmos com cuidado, esta alternativa um contrassenso. normal que o processo mais antigo possua mais informaes, sendo mais produtivo unir o processo mais novo ao mais antigo, prevalecendo a numerao do antigo (que em verdade, representa o incio da tomada de decises para aquele assunto especfico). S nos resta a alternativa d). Processos e dossis so, de fato, unidades de arquivamento, e voc j pode levar isso para sua prova, de brinde :P. 6 - CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Ainda com relao ao protocolo, correto afirmar que a) a expedio de documentos no realizada com o mesmo controle dado entrada de documentos, visto que sairo da instituio. b) a entrada de documentos no arquivo acontece exclusivamente por transferncia ou recolhimento. c) o registro de entrada de documentos feito, geralmente, considerando-se o tema dos documentos. d) a distribuio e a tramitao de documentos acontecem, atualmente, somente em meio eletrnico. e) a unidade de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuao de documentos. Comentrios: Vamos dar uma olhada na definio de protocolo: Protocolo o conjunto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar sua imediata localizao e recuperao, garantindo assim, o acesso informao. E como isto feito? Atravs destas atividades: O protocolo (enquanto conjunto de operaes de controle) realiza as seguintes atividades: - Recebimento
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- Registro - Autuao - Classificao - Expedio/Distribuio - Controle/Movimentao

Pois bem meus caros, olhando o diagrama feito no paint logo acima, est evidente que uma das atribuies do protocolo a autuao de documentos. o trabalho deles, e assim o sendo, esto institucionalmente responsabilizados por esta tarefa. Assim, marquemos a letra e). 7 - CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa A classificao de documentos arquivsticos a) a ao fsica de acondicionar os documentos a partir do plano de classificao. b) determinada pelas espcies de documentos. c) deve ignorar os princpios da provenincia e de respeito ordem original.

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d) uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a partir das funes e atividades geradoras desses documentos. e) a disposio dos documentos dentro das divises estabelecidas no instrumento de descrio. Comentrios: Nada melhor do que observar a prpria definio de classificao: A Classificao procedimento que buscar classificar o documento em um dos cdigos existentes no Plano de Classificao da instituio, determinando o assunto sobre o qual o documento trata, e a partir da, decidir qual o destino que o documento deve tomar. Observe que esta classificao exige uma atividade intelectual, e no braal. Estamos tentando entender o documento para decidir o passo seguinte a ser tomado em seu manejo. Assim o sendo, a classificao no uma ao fsica, mas um exerccio de raciocnio. Letra a) errada. Quanto letra b), entenda uma coisa: o documento existe para uma finalidade. Ele no foi gerado inutilmente, mas para servir a um propsito. Pois bem, j que o documento serve para alguma coisa, precisamos descobrir exatamente para que, n? Ento, quando realizamos a classificao do documento, no queremos saber o que ele (certido, contrato, atestado, apostila ou o que quer que seja), mas sim, o que exatamente aquele documento pode fazer pela instituio, que informaes ele pode fornecer para a tomada desta ou daquela deciso. Letra b) fora. Se voc j teve aula com o tio, sabe que a provenincia o princpio basilar de toda a cincia arquivstica. Nada, mas absolutamente nada dentro de tudo que estudarmos pode desafiar o princpio da provenincia, e assim, a letra c) est muito errada.

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A letra e) um absurdo que no consigo nem imaginar a vocs como explicar. Posso fazer um esforo e dizer que classificao no tem nada a ver com disposio de documentos. Por fim, falemos da nossa alternativa correta. Letra d). A classificao sim uma atividade intelectual (pois precisamos entender o documento para classificalo), voltada para agrupamento de documentos (a malfadada pilha de documentos a serem analisados), a partir das funes (para que serve) e atividades geradoras (como este documento foi gerado) desses documentos. Letra d) 8 - CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa A respeito da ordenao dos documentos, assinale a opo correta. a) Na ordem alfabtica, considera-se a sequncia numrico- cronolgica. b) Os documentos, no sistema numrico simples, so agrupados em sequncia numrica, exigindo o ndice alfabtico remissivo. c) A ordenao pelo sistema numrico cronolgico determina que os documentos sejam organizados conforme sua sequncia numrica, dispensando o ndice alfabtico remissivo. d) Na ordenao temtica dicionria, as letras so distribudas conforme a sequncia dos assuntos. e) A ordem geogrfica prev que os verbetes sejam ordenados por temas. Comentrios: Vamos ver alguns trechos de aula para tratorar esta questo. Os mtodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois grandes sistemas: Sistema Direto: A busca do documento feita diretamente no local de sua guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermedirio de consulta;

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Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos consultar um ndice alfabtico remissivo ou um cdigo previamente. Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexvel, e possibilitar expanses futuras. Dentro desses dois grandes sistemas estaro todos os mtodos de arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes: Mtodos Bsicos: - Alfabtico: elemento a ser considerado na organizao do documento o nome; - Geogrfico: elemento a ser considerado na organizao ser a procedncia do documento (local); - Numrico: aqui levaremos em considerao o nmero constante do documento ou ento, da pasta onde est arquivado; - Ideogrfico: classificao feita de acordo com o assunto do documento. Mtodos Padronizados: - Variadex - Automtico - Soundex - Mnemnico - Rneo Pois bem: a) ordem alfabtica s precisa de letras (afinal, os documentos so organizados segundo seus prprios nomes), no havendo nem como utilizar uma sequencia numrica. Errado

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b) Revisitemos a definio do mtodo numrico simples: Mtodo Numrico Este mtodo pertence ao sistema indireto de arquivamento. Ser necessrio, portanto, fazer uma consulta prvia a um ndice alfabtico remissivo, a fim de que busquemos a informao de onde est localizado o documento. Normalmente, este ndice recebe o nome de ndice onomstico (no entre em pnico :P). Por exemplo: neste sistema, caso eu queira localizar um documento referente ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde constar o seu nmero de matrcula. Com o nmero de matrcula em mos (digamos, 142.825), posso localizar a pasta correspondente no arquivo, que as manter organizadas segundo o padro numrico. Este mtodo subdividido trs outros, entre os quais o mtodo numrico simples: - Numrico Simples: Sem qualquer segredo. Cada documento recebido ou produzido pela instituio receber um nmero de pasta e um nmero sequencial (correspondente ordem de entrada). E as pastas estaro dispostas segundo seu nmero: 1,2,3,4 e assim por diante. E no h qualquer problema na utilizao de pastas que eventualmente vagarem, guardando-se novos documentos naquela mesma localizao. a alternativa que queremos. c) o mtodo numrico cronolgico uma subdiviso do mtodo numrico. Assim o sendo, tambm precisa do ndice remissivo. Numrico Cronolgico: Excelente para arquivar processos (todas as reparties pelas quais passei utilizam este mtodo de arquivamento com seus processos). Numeraremos no a pasta, mas o prprio documento arquivado. Assim sendo, cada documento receber um nmero nico de registro. Os documentos sero arquivados, primeiramente, por sua ordem cronolgica de produo ou recebimento, e aps, pela prpria ordem numrica. S poderemos reaproveitar

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nmeros no utilizados SE o documento anterior e o novo apresentarem as mesmas datas. Errado. d) Diz para mim que voc lembra disso (nem que seja de outro curso :P): Mtodo Ideogrfico Alfabtico Dicionrio: Os assuntos sero dispostos em ordem alfabtica, sem qualquer considerao de pertinncia entre um assunto e outro. Desta forma, ainda que um assunto seja na verdade um subtpico de outro, faremos como o dicionrio: organizaremos palavra por palavra,

individualmente: Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio Arquivo Permanente Documentos Consultado de Maneira Frequente Purgatrio Valor Histrico Valor Informativo E assim, mais uma letra errada. e) Ordem geogrfica... hum... deve ter a ver com localizao... :P Mtodo Geogrfico Este mtodo utiliza o local ou procedncia do documento para permitir a recuperao da informao (busca no arquivo do documento a ser consultado). Por todo o exposto, temos a letra b) como correta.

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9 - CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a a) avaliao. b) codificao. c) classificao. d) descrio. e) indexao. Comentrios: Nada melhor do que ver a prpria tabela para responder:

Prazos de Guarda Cdigo 002. 020.1 020.2 022.1 023.1 024.1 024.2 026.1 027.1 Assunto Projetos de Trabalho Legislao de Pessoal Sindicatos Cursos Internos Admisso Folha de Pagamento Escala de Frias Aposentadoria Folha de Ponto Corrente 5 anos Enquanto vigorar 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 7 anos 5 anos 5 anos Intermediria 10 anos 5 anos 45 anos 95 anos 95 anos 47 anos

Destinao Final Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

Observaes Microfilmar Microfilmar Microfilmar

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

A tabela de temporalidade o instrumento resultante da avaliao dos documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e
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intermediria, bem como sua destinao final. o mapa do arquivista, o qual orientar o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita pela instituio e que chegam ao arquivo, ou, em outras palavras, como raios o arquivista sabe o que fazer com o documento. Letra a) 10 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa A embalagem ou a guarda de um documento, com o fim de preservao e acesso, denomina-se a) encolagem. b) acondicionamento. c) armazenamento. d) aditamento. e) amostragem. Comentrios: No tenho muito o que dizer: Acondicionamento diz respeito embalagem que guarda os documentos, a fim de preserv-los. Sem segredo, e mais um ponto na sua prova, rumo aprovao. Letra b) 11 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Acerca dos cuidados necessrios relativos ao acondicionamento e armazenamento dos documentos, assinale a opo correta. a) O empilhamento uma forma adequada de armazenamento de documentos. b) Para que se ajustem embalagem, os documentos devem ser dobrados. c) A qualidade do material da embalagem no afeta o documento.
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d) A troca das pastas e caixas deve adequar-se ao armazenamento de documentos. e) Os tamanhos das embalagens devem ser fixos. Comentrios: Para quem nunca ouviu falar, talvez seja a hora de conhecer o CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio da Justia, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. 1 O CONARQ faz tudo isto que transcrevemos acima, e preparou, com todo o carinho, algumas instrues de acondicionamento e armazenamento de

documentos, que na verdade, constituem cuidados bvios que devemos ter com os documentos. O problema que existem outros rgos (em sua maioria, arquivos pblicos) que tambm elaboraram manais a respeito dos cuidados que devemos ter com armazenamento. E algumas vezes, as orientaes so conflitantes (caixas de papelo, por exemplo, ora so citadas como preferenciais, por permitir a transpirao dos documentos, ora como prejudiciais, pois contm enxofre em sua composio, podendo deteriorar os documentos). Ento ao invs de ver voc memorizando todos os cuidados, at entrar em posio fetal, vamos pensar um pouco: a) O empilhamento deve ser evitado. Em uma pilha, o objeto que se encontra na base da construo suporta o peso de todos os que esto acima dele. Dependendo da resistncia da caixa, isto pode fazer com que a base ceda, o contedo do documento seja danificado, e a pilha ainda pode desabar na cabea do infeliz consultante.

FONTE: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

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b) Voc j deve ter colecionado figurinhas em algum momento da vida. Gostaria de v-las dobradas? Imaginei. Dobrar os documentos tambm fator de danificao, em especial pela formao do vinco na folha, que com o passar do tempo, deteriora mais rpido que o restante do papel. c) Acabei de falar que tem enxofre em caixas de papelo, e ainda posso mencionar a ferrugem dos clipes de metal, tudo isso caso ns no queiramos comprar materiais de baixssima qualidade para acondicionar os documentos. Imagine uma caixa de papelo todo molenga, que no suporta nem o peso dos documentos. Vai acabar estragando o prprio documento, com eventuais quedas, e isso s para ficar neste exemplo. d) Alternativa genrica e politicamente correta, parece discurso de miss. E todo mundo gosta de discurso de miss :P, afinal, representam o desejo mais puro e belo de uma pessoa pela paz mundial, sem a complexidade de oferecer solues mais especficas para atingir a meta :P. o caso da alternativa d). A embalagem deve se adequar ao documento, e como a alternativa no deu mais detalhes, a afirmao genrica est correta. e) Claro que no. Os documentos podem no s possuir tamanhos diferentes, como ainda ser de suportes diferentes, o que exige uma embalagem especfica para cada necessidade. Letra d). 12 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Para o arquivamento de documentos, o local prprio, dotado de condies especiais, para restringir o acesso e propiciar a mxima segurana contra furtos e sinistros a cmara de a) acondicionamento. b) estocagem. c) vigilncia. d) armazenamento.
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e) segurana. Comentrios: Aqui vai uma dica valiosssima (que no recebi quando estudava a matria): Teve dvida quanto a algum termo de arquivologia, recorra a esta obra: Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Aqui vai o link: http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf. O dicionrio, como todo dicionrio, explica todos os verbetes ligados disciplina, servindo de base para consulta. No meu filho, no para memorizar os termos, para treinar questes e consultar o livrinho sempre que tiver dvidas. E est l, em letras garrafais para quem quiser ler: Ccmara de segurana: Local prprio para armazenamento armazenamento dotado de condies especiais visando restringir o acesso e garantir a mxima segurana contra furtos e sinistros. Tambm chamado caixa-forte, cmara forte ou cofre-forte. Letra e) 13 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa O plano de emergncia o esquema que a) determina prazos e condies de guarda dos documentos. b) distribui documentos em classes. c) estabelece medidas preventivas e de segurana em caso de sinistros. d) indica a disposio do mobilirio e a utilizao atual ou futura do espao disponvel. e) prev a destinao dos documentos. Comentrios: Mais uma questo que no demanda nem mesmo conhecimentos de arquivologia para ser respondida.

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No sei se uma cultura empresarial tambm, mas reparties pblicas costumam ter um brigadista e um plano de fuga em caso de incndios. O plano em si razoavelmente elaborado, mas isso no vem ao caso. Veja que um plano de emergncia busca ditar determinados procedimentos a serem seguidos em caso de ocorrncia de algum sinistro (no nosso exemplo, um incndio). Na nossa disciplina a mesma coisa. O plano de emergncia busca estabelecer medidas preventivas e de segurana nestes casos, ditando aos envolvidos exatamente como devem proceder nestes casos. Professor: voc simplesmente pegou o gabarito e est inventado tudo isso para justificar a questo. Ta bom, ta bom, recorramos grande Bblia (nosso querido dicionrio), j que o senhor (no Aquele, mas voc mesmo :P) no f de abordagem to livre :P: Plano de emergncia: Parte de plano de proteo civil aplicada aos arquivos, que estabelece medidas preventivas e de emergncia em caso de sinistros. Tambm chamada plano de controle de desastre ou plano de desastre. Melhor agora? Alternativa d). 14 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa O tratamento de documentos deteriorados pelo aumento da umidade, pela retirada gradual de ar e pela elevao da temperatura denomina-se a) velatura. b) umidificao. c) secagem a vcuo. d) reencolagem. e) laminao.

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Comentrios: Este mtodo de tratamento no costuma aparecer em provas com frequncia. Mas j que est aqui, falemos dele. De novo, o dicionrio nos traz a resposta: Secagem a vcuo: Tratamento de documentos molhados mediante gradual retirada de ar e elevao de temperatura. Mas convenhamos: se batesse aquele desespero e voc no tivesse treinado aqui, basta raciocinar um pouco (eu sei que falo isso com muita frequencia, mas nem eu, nem voc somos supercomputadores, ento, nossa memria, devendo ser utilizada em poucos casos), lembre-se que a retirada de ar de um ambiente gera o que chamamos de vcuo, que nada mais que a completa ausncia de matria (qualquer que seja) em determinado espao. Letra c) 15 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Na preservao de documentos arquivsticos, deve-se considerar a) a classificao dos documentos, tendo em vista a sua recuperao. b) a avaliao dos documentos, mediante o uso de instrumentos de pesquisa. c) as atividades relacionadas ao recebimento, distribuio, tramitao e expedio de documentos. d) as polticas institucionais voltadas para a preveno de danos aos documentos. e) os mtodos de arquivamento e ordenao de documentos. Comentrios: para acabar o dia, uma questo que comprova que aquele que memoriza sem raciocinar est completamente encrencado pra fazer concurso :P. Todas as letras so definies de alguns termos comuns na arquivologia. Todos eles so uma resposta certa para determinada pergunta, resta saber qual a resposta certa desta pergunta :P.

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Vamos ao conceito de preservao, do j conhecido e aclamado Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica: Preservao: Preveno da deteriorao e danos em documentos, documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico. A letra d) transmite a mesma ideia, sendo, desta forma, nossa alternativa correta. Letra d) E por hoje s. Foi uma aula um pouco cansativa, mas espero t-los convencido de que este curso ser til para sua aprovao. As prximas provas comentadas sero todas de Certo ou Errado, no estilo clssico da CESPE. Grande abrao Felipe

Questes Propostas
1 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Acerca dos princpios arquivsticos, assinale a opo correta. a) O princpio da territorialidade desconsidera o contexto de produo dos documentos. b) A provenincia determina que os fundos de arquivo podem ser reunidos em um nico arquivo. c) De acordo com o respeito ordem original, no possvel redefinir a ordem primitiva dos documentos. d) Os princpios da provenincia e de respeito aos fundos tm significados semelhantes.

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e) Os princpios da provenincia e da pertinncia tm o mesmo sentido, que respeitar a origem dos documentos. 2 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Acerca dos princpios arquivsticos, assinale a opo correta A relao natural entre documentos de um arquivo dada pela sua a) autenticidade. b) unicidade. c) veracidade. d) organicidade. e) imparcialidade. 3 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa A lei de arquivos Lei n. 8.159/1991 dispe que a) os documentos privados no podem ser considerados de interesse pblico. b) a administrao pblica deve definir os custos relativos consulta aos documentos pblicos. c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo, os arquivos do Poder Legislativo, do Poder Judicirio e aqueles dos ministrios da Marinha, das Relaes Exteriores, do Exrcito e da Aeronutica so considerados arquivos federais. d) os registros civis de arquivos de entidades religiosas no podem ser identificados como de interesse pblico e social. e) os arquivos privados so os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos exclusivamente por pessoas fsicas. 4 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Acerca dos princpios arquivsticos, assinale a opo correta:

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A gesto de documentos contribui para as funes arquivsticas, de modo que: a) sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental. b) apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados. c) uma parcela dos documentos que constituem o patrimnio arquivstico do pas seja descartada. d) os documentos sejam avaliados como de guarda permanente. e) as polticas e atividades dos governos sejam documentadas

adequadamente. 5 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa No que se refere s atividades de protocolo, assinale a opo correta. a) A anexao de documentos temporria. b) Os documentos apensados passam a fazer parte do processo original. c) A apensao a juntada de documentos em carter definitivo. d) Os processos e os dossis constituem unidades de arquivamento. e) A anexao a juntada do documento ou processo a outro processo, prevalecendo o nmero do documento mais recente. 6 - CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Ainda com relao ao protocolo, correto afirmar que a) a expedio de documentos no realizada com o mesmo controle dado entrada de documentos, visto que sairo da instituio. b) a entrada de documentos no arquivo acontece exclusivamente por transferncia ou recolhimento. c) o registro de entrada de documentos feito, geralmente, considerando-se o tema dos documentos.
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d) a distribuio e a tramitao de documentos acontecem, atualmente, somente em meio eletrnico. e) a unidade de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuao de documentos. 7 - CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa A classificao de documentos arquivsticos a) a ao fsica de acondicionar os documentos a partir do plano de classificao. b) determinada pelas espcies de documentos. c) deve ignorar os princpios da provenincia e de respeito ordem original. d) uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a partir das funes e atividades geradoras desses documentos. e) a disposio dos documentos dentro das divises estabelecidas no instrumento de descrio. 8 - CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa A respeito da ordenao dos documentos, assinale a opo correta. a) Na ordem alfabtica, considera-se a sequncia numrico- cronolgica. b) Os documentos, no sistema numrico simples, so agrupados em sequncia numrica, exigindo o ndice alfabtico remissivo. c) A ordenao pelo sistema numrico cronolgico determina que os documentos sejam organizados conforme sua sequncia numrica, dispensando o ndice alfabtico remissivo. d) Na ordenao temtica dicionria, as letras so distribudas conforme a sequncia dos assuntos. e) A ordem geogrfica prev que os verbetes sejam ordenados por temas.

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9 - CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a a) avaliao. b) codificao. c) classificao. d) descrio. e) indexao. 10 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa A embalagem ou a guarda de um documento, com o fim de preservao e acesso, denomina-se a) encolagem. b) acondicionamento. c) armazenamento. d) aditamento. e) amostragem. 11 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Acerca dos cuidados necessrios relativos ao acondicionamento e armazenamento dos documentos, assinale a opo correta. a) O empilhamento uma forma adequada de armazenamento de documentos. b) Para que se ajustem embalagem, os documentos devem ser dobrados. c) A qualidade do material da embalagem no afeta o documento.

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d) A troca das pastas e caixas deve adequar-se ao armazenamento de documentos. e) Os tamanhos das embalagens devem ser fixos. 12 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Para o arquivamento de documentos, o local prprio, dotado de condies especiais, para restringir o acesso e propiciar a mxima segurana contra furtos e sinistros a cmara de a) acondicionamento. b) estocagem. c) vigilncia. d) armazenamento. e) segurana. 13 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa O plano de emergncia o esquema que a) determina prazos e condies de guarda dos documentos. b) distribui documentos em classes. c) estabelece medidas preventivas e de segurana em caso de sinistros. d) indica a disposio do mobilirio e a utilizao atual ou futura do espao disponvel. e) prev a destinao dos documentos. 14 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa O tratamento de documentos deteriorados pelo aumento da umidade, pela retirada gradual de ar e pela elevao da temperatura denomina-se a) velatura.

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b) umidificao. c) secagem a vcuo. d) reencolagem. e) laminao. 15 CESPE 2013 TRE MS Tcnico Judicirio rea Administrativa Na preservao de documentos arquivsticos, deve-se considerar a) a classificao dos documentos, tendo em vista a sua recuperao. b) a avaliao dos documentos, mediante o uso de instrumentos de pesquisa. c) as atividades relacionadas ao recebimento, distribuio, tramitao e expedio de documentos. d) as polticas institucionais voltadas para a preveno de danos aos documentos. e) os mtodos de arquivamento e ordenao de documentos. Gabarito
1 2 3 4 5 D D C E D 6 7 8 9 10 E D B A B 11 12 13 14 15 D E D C D

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