INTRANET LICEO NUESTRA SEORA DE LA MERCED (LINSEM) SAN CARLOS UBLE CHILE.

PERFIL DESARROLLO CONCEPTUAL

Profesora: Dra. Inmaculada Postigo Trabajo prctico Doctorado en Comunicacin Alumno: Ulises Antonio Alarcn Gonzlez
Master en Consultora de Tecnologas de la Informacin en E-Business

uaosor@yahoo.com.ar

FUNDAMENTOS TERICOS Definicin:

Una Intranet es una "Internet" restringida a una organizacin especfica. Esto es, una Intranet es una red interna basada en TCP/IP con acceso limitado a una sola organizacin. Una Intranet combina protocolos Internet comunes, con aplicaciones comerciales especficas. Facilitan la comunicacin, la distribucin de informacin y la colaboracin a travs de toda la organizacin, al mismo tiempo que impiden a los intrusos el acceso a la red. Las organizaciones pueden fcilmente hacer disponible la informacin sobre proyectos de la organizacin, sobre recursos humanos, etc., publicndola en su Intranet. Las Intranet estn reemplazando a las plataformas de trabajo en grupo propietarias mucho ms caras y complejas. Las organizaciones utilizan "cortafuegos" para que los usuarios no autorizados no puedan acceder a sus redes internas.

Flujos bsicos de informacin en la empresa (Itami).

Quienes somos

El liceo Nuestra Seora de la Merced es una organizacin jerarquizada y con direccin centralizada, ubicada en la ciudad de San Carlos, provincia de uble (Chile). La institucin se cre en 1948 por iniciativa del Presbtero Estanislao Godoy Soto. As, la Sra. Mara Henrquez don un terreno y otros bienes para que se construyera un colegio que llevara el nombre de su padre Don Francisco Henrquez. Con el transcurso del tiempo nuestro liceo ha ido creciendo y la Enseanza Media Humanstico Cientfica dio paso a la Enseanza Media Tcnico Profesional impartiendo la carrera de" Tcnico en Administracin" ubicando al establecimiento en un nivel superior y satisfaciendo as las necesidades de profesionales tcnicos en el sector.

ACTORES INVOLUCRADOS Grupos objetivos Groupware: Organizaciones internas Cuerpo directivo Direccin del establecimiento Comunidad religiosa Cuerpo de profesores Paradocentes Centro de alumnos Alumnos Grupos mercedarios Pastoral Bienestar social Comit paritario

Padres y Apoderados

Centro de padres y apoderados

OBJETIVOS INTRANET LINSEM:

1. Mejorar sustancialmente la informacin a nivel formal de todos los estamentos enunciados en la lmina anterior. 2. Mejorar el proceso de comunicacin informal. 3. Entretener a los usuarios de acuerdo a su nivel de intereses y sus horarios disponibles. 4. Incentivar el uso de las TICs en todos los niveles. 5. Disminuir costos de uso papelera e impresin documentacin 6. Hacer uso de las herramientas TICs para fortalecer imagen de colegio TCNICO PROFESIONAL.

Fase de diagnstico comunicacional

Flujos de informacin
Intercambio de informacin a nivel interno Normalmente la informacin se reparte a travs de la reuniones semanales que se desarrollan tanto a nivel de consejo de profesores como del equipo tcnico de gestin, as tambin otras organizaciones pertenecientes a la institucin se renen fsicamente en forma peridica y luego se entregan en las mismas sesiones la documentacin relevante segn sea el caso en forma fsica (impresa). Normalmente las decisiones que se toman en la organizacin son jerrquicas. Intercambio de informacin a nivel externo Usualmente el intercambio de informacin con el exterior es a travs del uso del telfono, adems del de correo electrnico y en forma personal. Tambin en ocasiones se utiliza el fax.

Barreras en el Intercambio de Informacin

Principales obstculos: Emisin de informacin slo a pblico objetivo presente fsicamente. Se asume que todos se dan por enterados. No existe un procedimiento de retroalimentacin en el manejo de la informacin. No existe un buzn fsico de comunicacin para que el capital humano comunique sus inquietudes

Recursos Disponibles:

El nivel de sistematizacin que tiene la institucin es bastante bajo, ya que no hay un plan relacionado al respecto y no existe una cultura organizacional potente en el uso de las TICs. En relacin a los recursos que se necesitan para implementar la Intranet, la institucin cuenta con equipos tecnolgicos como plataforma. Sin embargo debemos mencionar la necesidad de adquirir un servidor potente para concretar en mejor medida el hecho. Los recursos financieros es uno de los temas ms complicados a la hora de pensar en la implementacin de una Intranet, sobre todo los aos 2008 y 2009, ya que se est en plena construccin de ampliacin del Liceo y esta actividad se lleva la mayora de los recursos econmicos. La solucin a esto es implementar una actividad que permita recaudar los recursos necesarios sobre todo si esta se lleva a cabo con la participacin activa de los alumnos.

Fase de diagnstico comunicacional Resultados:

Fortalezas entidad educativa relacionadas con el futuro proceso Intranet

1. Posee una buena unidad de mando. 2. Existe una buena disposicin al uso de la tecnologas de la informacin. 3. Posee infraestructura a nivel de hardware y softwares preparada para implementar uso de Intranet, solo faltara un servidor WEB. 4. La mayora del personal est capacitado para utilizar la red, slo falta una pequea induccin especfica. 5. Existe el profesional con conocimientos tcnicos para implementar una Intranet. 6. Gran volumen de informacin necesaria para alimentar la Intranet.

Fase de diagnstico comunicacional Resultados:

Debilidades entidad educativa relacionadas con el futuro proceso Intranet

1. No existen personas con conocimientos tcnicos ni experiencia en preparar informacin en forma cotidiana para alimentar la Intranet. 2. Los actores involucrados no tienen la costumbre del uso de las TICS, a pesar que saben de su uso. 3. Malas prcticas comunicativas con informaciones relevantes de parte de todos los estamentos (esquemas de retencin de informacin). 4. Incomodidad del capital humano integrante de la organizacin por el manejo de la informacin en la organizacin. 5. Elevados costos en papelera e insumos informticos.

Debilidades entidad educativa relacionadas con el futuro proceso Intranet

Principal punto crtico

Malas prcticas comunicativas con informaciones relevantes de parte de todos los estamentos (esquemas de retencin de informacin).

El punto tres desde mi punto de vista se presenta como el factor crtico ms importante a la hora de pensar en implementar una Intranet. Sin embargo la direccin del establecimiento puede presentar una buena disposicin a incentivar el uso de la Intranet a travs del flujo e intercambio de datos dentro de la organizacin. Con esto, se puede convertir en el eje de la mayora de flujo de informacin de la institucin.

Beneficios de la Intranet LINSEM

Como colegio tcnico profesional y acorde con el movimiento de corriente tecnolgica que actualmente viven todas las organizaciones hoy en da a nivel mundial, se torna imprescindible presentar a la comunidad tanto externa como interna que la institucin se preocupa de estar vigente con el uso de las TICs a nivel profesional.

1. Aumento de los niveles de productividad del capital humano en la organizacin. 2. Aumento de las habilidades y ampliacin de los conocimientos relacionados con las TICs. 3. Mejoramiento sustancial de la calidad de la comunicacin al interior de la organizacin. 4. Disminucin de los costos en papelera e insumos informticos, adems del tiempo. 5. Aumento del flujo de informacin a la comunidad sobre todo de los reconocimientos a nivel de educacin (mejora en distribucin de la informacin). 6. Mayor satisfaccin del capital humano en relacin con la organizacin (mejor clima laboral).

Procedimientos para la creacin y la actualizacin de los contenidos de la Intranet LINSEM

1. Mesa de trabajo de 1 representante de cada uno de los estamentos involucrados*.: 1. Direccin Cuerpo directivo Comunidad religiosa 2. Cuerpo de profesores 3. Paradocentes 4. Alumnos Centro de alumnos Grupos Mercedarios 5. Padres y Apoderados Centro de Padres y Apoderados Organizaciones transversales: Pastoral Bienestar social Comit paritario

*Grupo de editores: seran las personas encargadas de autorizar el tipo y flujo de informacin que se subira a la red (manejo de contenidos).

El Coordinador General del grupo de editores es la persona responsable de todo el contenido que se sube a la red. Este grupo (Editores) debe definir las polticas a seguir en el proceso y delinear todo lo concerniente a la Intranet. A continuacin de detallan algunos de los elementos a controlar: Estructura. Contenidos Lenguaje mbitos de actuacin de las aplicaciones

Equipo tcnico que corresponde al soporte tecnolgico trabajando activamente con los aspectos de los sistemas. Webmaster es el responsable de la mantencin, adems de la actualizacin de contenidos y operatividad de la Intranet. Debe trabajar muy coordinado con todos los miembros del grupo de editores.

Aplicaciones de la Intranet Esquema general de contenidos

1. Servicio de mensajera instantnea (correo electrnico) 2. Tabln de anuncios 3. Boletines con informacin 4. Foros temticos 5. Entretencin 6. Manejo de bases de datos 7. Certificados en lnea previo pago. 8. Seguridad informtica (firewall) 9. Agendas 10. Entretencin: Galera de fotos, juegos. 11. Tutorial 12. Mapa del sitio

Aplicaciones de la Intranet: Direccin de establecimiento Contenidos:

1. Planificacin estratgica. Perfil institucin Organigrama Visin Misin filosofa Valores Polticas 2. Memorandums y comunicados de prensa. 3. Minuta consejo de profesores. 4. Informaciones mineduc ( Miniesterio de educacin, secretara provincial de educacin). 5. Gestin administrativa Calendario acadmico Flujos de fondos Horarios de clases Listado de nmeros Telefnicos 6. Informe anual de gestin 7. Manual de Higiene y Seguridad del establecimiento educacional

Aplicaciones de la Intranet: rea de Capital Humano Contenidos:

1. Manuales de procedimientos. 2. Licencias mdicas 3. Vacaciones y feriados legales 4. Contratos 5. Anexos 6. Gastos en el rea mdica (reembolsos) 7. Coberturas (fueros maternales, enfermedades) 8. Bienestar social 9. Crditos financieros 10. Capacitacin (Cursos, temarios, fechas, bibliografas, 11. Encuestas

Aplicaciones de la Intranet: rea de Comunidad religiosa Contenidos:

1. Newsletter mensual Mercedario Chile. 2. Tabln de anuncios. 3. Buzn Religioso: Evangelio diario Noticias mundiales Mercedarias 4. Foro de discusin.

Aplicaciones de la Intranet: rea de Pastoral Contenidos:

1. 2. 3. 4. 5. Newsletter mensual Informe gestin mensual Tabln de anuncios Buzn de sugerencias Chat Linsem

Aplicaciones de la Intranet: rea de Profesorado Contenidos:

1. Newsletter mensual 2. rea tcnico profesional Buzn de sugerencias Buzn Tcnico Profesores Alumnos Informe gestin mensual 3. Tabln de anuncios 4. Chat Linsem

Aplicaciones de la Intranet: rea de Bienestar Contenidos:

1. 2. 3. 4.

Newsletter mensual Tabln de anuncios Convenios comerciales Buzn de sugerencias

Aplicaciones de la Intranet: rea de Paradocentes Contenidos:

1. 2. 3. 4. Newsletter mensual Tabln de anuncios Buzn de sugerencias Chat Linsem

Aplicaciones de la Intranet: rea de Alumnado Contenidos:

1. Revista mensual alumnos 2. Newsletter mensual Mercedario Tabln de anuncios 3. Informe gestin mensual centro de alumnos 4. Tabln de anuncios 5. Chat Linsem 6. Centro ex alumnos 1. Newsletter trimestral 2. Tabln de anuncios 3. Informe gestin semestral 7. Buzn de sugerencias

Aplicaciones de la Intranet: rea de Padres y Apoderados Contenidos:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Newsletter mensual Informe gestin mensual Minuta reuniones mensuales Tabln de anuncios Buzn de sugerencias Chat Linsem

Aplicaciones de la Intranet: rea de Comit paritario Contenidos:

1. 2. 3. 4. 5. 6. Newsletter mensual Minuta reuniones trimestral Manuales de seguridad Tabln de anuncios Buzn de sugerencias Chat Linsem

Monitoreo

Proceso importante al momento de implementar es el monitoreo de la Intranet, especialmente en la poca de marcha blanca, y pasado un tiempo comparar los resultados con las expectativas que se plantearon al momento de planificar la Intranet. Adems debe haber una supervisin permanente.

Conclusin

Como conclusin se puede definir que la presencia de una Intranet en la organizacin generara un gran aumento en la calidad de la comunicacin. Este hecho es fundamental a la hora de mencionar que fortalecera una debilidad que presenta el Liceo Tcnico Profesional. Otro punto importante es el hecho que la institucin fortalecera su imagen frente al cliente interno adems del externo dando una slida imagen como una organizacin de clase mundial.