MINISTRIO DA SADE

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

(CURSO BSICO)

2. Edio revista e atualizada Srie A. Normas e Manuais Tcnicos

Braslia DF 2004

 2004 Ministrio da Sade. No permitida a reproduo parcial ou total desta obra. Srie A. Normas e Manuais Tcnicos Tiragem: 2. edio revista e atualizada 2004 50 exemplares Distribuio e edio: MINISTRIO DA SADE Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos (Arquivo)/CGDI/SAA/SE Informaes: Diviso de Documentos Arquivsticos/Arquivo/CGDI/SAA/SE Esplanada dos Ministrios, Edifcio Anexo, Bloco G, Ala B, sala T28 CEP: 70058-900, Braslia DF Tel.: (61) 315 2332 Fax: (61) 315 2336 E-mail: arquivo@saude.gov.br Elaborao: Vera Regina Michels Bento e equipe DIDOC Instrutora: Vera Regina Michels Bento Impresso no Brasil / Printed in Brazil Ficha Catalogrca ________________________________________________________________________________ Brasil. Ministrio da Sade. Classicao de documentos de arquivo: curso bsico / Ministrio da Sade. 2. ed., rev. e atual. Braslia: Ministrio da Sade, 2004. 176 p.: il. color. (Srie A. Normas e Manuais Tcnicos) ISBN 85-334-0795-5 1. Arquivos. 2. Documentos Classicao. I. Brasil. Ministrio da Sade. II. Ttulo. III. Srie. NLM CD 931 ________________________________________________________________________________
Catalogao na fonte Editora MS EDITORA MS Documentao e Informao SIA, Trecho 4, Lotes 540/610 CEP: 71200-040, Braslia DF Tels.: (61) 233 1774 / 233 2020 Fax: (61) 233 9558 E-mail: editora.ms@saude.gov.br Home page: http://www.saude.gov.br/editora Equipe editorial: Normalizao: Luciana Cerqueira Reviso: Eliane Borges, Paulo Henrique de Castro, Viviane Medeiros Capa e projeto grco: Marcus Monici

Apresentao
A Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos, por meio do Projeto de Organizao do Acervo Documental, vem aplicando a metodologia arquivstica no Ministrio da Sade desde 1996 em todos os setores e capacitando seus prossionais para atuarem no processo da gesto documental. O treinamento em classicao de documentos visa uniformizao dos procedimentos arquivsticos na organizao de acervos documentais do Ministrio da Sade. A apostila um instrumento prtico de apoio aos tcnicos responsveis pela execuo das atividades arquivsticas. Selma Braga Duboc Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos

SUMRIO

1. Atividades Arquivsticas do Ministrio da Sade ______________________ 2. Conceitos Arquivsticos __________________________________________ 3. Relao das Espcies de Documentos _______________________________ 4. Noes de Preservao de Documentos _____________________________ 5. Legislao _____________________________________________________ 6. Aplicao do Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo do MS __ 7. Resumo de Textos _______________________________________________ 8. Formulrios ____________________________________________________ 9. Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) ___________________________

5 9 15 21 27 135 153 157 171

1 Atividades Arquivsticas do Ministrio da Sade

Projeto de Organizao dos Documentos de Arquivo do MS

Resultados Alcanados Posio: dezembro de 2003 LEVANTAMENTO DA MASSA DOCUMENTAL METROS LINEARES DATAS-LIMITE CAPACITAO CURSOS PESSOAS ENVOLVIDAS (sede e estados) ASSISTNCIA TCNICA UNIDADES SETORIAIS ENVOLVIDAS PESSOAS ENVOLVIDAS NA SEDE PESSOAS ENVOLVIDAS NOS ESTADOS ESTADOS COM GRUPOS DE TRABALHO TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS UNIDADES SETORIAIS ENVOLVIDAS QUANTITATIVO EM METROS LINEARES ELIMINAO DE DOCUMENTOS QUANTITATIVO EM METROS LINEARES APERFEIOAMENTO PESSOAS ENVOLVIDAS ESTADOS ENVOLVIDOS 49.890 1872 a 2003

22 742

109 148 98 24

109 1.222

137

159 24

INSTRUMENTO INSTITUDO CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE PORTARIA N.. 029, ARQUIVO DO MS DE 07/01/1998 INSTRUMENTO EM ELABORAO TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO MS ATIVIDADES-FIM INVENTRIOS REALIZADOS ACERVO HOSPITAL ANA NERI (BA) 615m HOSPITAL DE MARACANA (CE) 736m COLNIA JULIANO MOREIRA (RJ) 242m HOSPITAL MATERNO INFANTIL PRESIDENTE 1.062m VARGAS (RS) ELIMINAO 4t 210m 15m 98m

LEVANTAMENTO DO ACERVO RGOS EXTINTOS INAMPS (Instituto Nacional de Assistncia Mdica da Previdncia Social) (em metros lineares) INAN (Instituto Nacional de Alimentao e Nutrio) (em metros lineares) CEME (Central de Medicamentos) (em metros lineares) TOTAL (em metros lineares)

1.297,50 618,96 549,20 2.465,66

2 Conceitos Arquivsticos

Arquivo

o conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas e instituies pblicas ou privadas em decorrncia do exerccio de atividade especca, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento.

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Funes dos Arquivos

GUARDA

CONSERVAO

ACESSIBILIDADE

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Finalidade dos Arquivos

SERVIR ADMINISTRAO

VALOR ADMINISTRATIVO

SERVIR HISTRIA

VALOR HISTRICO

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DOCUMENTO

o suporte da informao.

INFORMAO

a idia ou a mensagem contida num documento.

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FREQNCIA DE USO

1. IDADE

CORRENTE

Objeto de consultas freqentes.

2. IDADE

INTERMEDIRIA

Aguarda eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

3. IDADE

PERMANENTE

Deve ser denitivamente preservado.

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Relao das Espcies de Documentos

Relao das Espcies de Documentos

1 - ATA Utilizada por rgos/entidades pblicas para registrar, resumir e divulgar fatos e ocorrncias vericadas em reunio.

2 - AVISO Utilizado para a correspondncia ocial entre ministros de Estado e/ou dirigentes de rgos integrantes da estrutura da Presidncia da Repblica.

3 - BOLETIM Utilizado para divulgar assuntos de interesse de rgo/entidade e/ ou dos servidores.

4 - CARTA Forma pela qual os rgos/entidades, etc. se dirigem aos particulares em geral.

5 - CARTA-CIRCULAR Forma pela qual os rgos/entidades, etc. se dirigem aos particulares em geral. Utilizada quando o mesmo contedo deve ser divulgado para vrios destinatrios.

6 - CERTIDO Utilizada para retratar atos ou fatos constantes de assentamentos pblicos permanentes que se encontrem em poder de rgos/entidades pblicas.

7 - CONTRATO Utilizado pelos rgos/entidades pblicas para rmarem compromissos com a iniciativa privada, tendo em vista a aquisio de materiais e equipamentos ou a execuo de obras e servios diversos.

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8 - CONVNIO Utilizado pelos rgos/entidades pblicas para rmarem, entre si, acordo de interesse comum.

9 - DECLARAO Utilizada para armar positiva ou negativamente a existncia de fato ou estado de conhecimento do rgo/entidade pblica, devendo ser expedida pelo titular da mesma mediante delegao.

10 - DECRETO Ato administrativo expedido pelo presidente da Repblica e referendado por ministro de Estado, com nalidades gerais, especcas ou individuais.

11 - EDITAL Documento utilizado para o estabelecimento de condies sobre assuntos de interesses variados, tornando-se pblico por meio de anncios na imprensa,, no Dirio Ocial da Unio ou com axao em lugares pblicos.

12 - EXPOSIO DE MOTIVOS Expediente dirigido ao presidente da Repblica para inform-lo sobre determinado assunto, para propor alguma medida ou para submeter sua considerao projeto de ato normativo. Em regra, a exposio de motivos dirigida ao presidente da Repblica por um ministro de Estado ou secretrio da Presidncia da Repblica. Nos casos em que o assunto tratado envolver mais de um ministrio, a exposio de motivos dever ser assinada por todos os ministros envolvidos, sendo, por essa razo, denominada de interministerial.

13- FAC-SMILE (FAX) Utilizado para a transmisso de documentos via linha telefnica (cpia), em carter ocial. Em regra, o original desses documentos segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

14- INSTRUO DE SERVIO Utilizada pelo rgo/entidade objetivando regulamentar e estabelecer procedimentos de carter administrativo.

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15- INSTRUO NORMATIVA Utilizada por rgos centrais de sistemas objetivando a normatizao e a coordenao central das atividades que lhes so inerentes.

16- LEI Norma jurdica escrita, emanada do poder competente, com carter de obrigatoriedade, que cria, extingue ou modica direito.

16- MEDIDA PROVISRIA Editada pelo presidente da Repblica para legislar, em caso de relevncia e urgncia, devendo ser submetida de imediato ao Congresso Nacional, nos termos do art. 62 da Constituio Federal.

17- MEMORANDO Documento utilizado internamente por chefes e dirigentes para o trato de assuntos administrativos de interesse do prprio rgo/entidade. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite que se historie o andamento da matria tratada no memorando.

18- MEMORANDO-CIRCULAR Documento utilizado internamente por chefes e dirigentes para o trato de assuntos administrativos de interesse do prprio rgo/entidade. Utilizado quando o mesmo contedo deve ser divulgado entre vrias unidades administrativas.

19- MENSAGEM Instrumento de comunicao ocial entre os chefes dos poderes pblicos. Enviada pelo chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fatos da Administrao Pblica, expor o plano de governo, submeter ao Poder Legislativo matrias que dependam de sua liberao, apresentar veto, comunicar sano, enm, fazer e agradecer comunicaes de tudo quanto seja de interesse dos poderes pblicos.

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20- NOTA Correspondncia trocada entre o Ministrio das Relaes Exteriores e as representaes diplomticas.

21- OFCIO Utilizado por chefes e dirigentes de rgos/entidades pblicas para a correspondncia externa de assuntos ociais.

22- OFCIO-CIRCULAR Utilizado por chefes e dirigentes de rgos/entidades pblicas para a correspondncia externa de assuntos ociais. Utilizado quando o mesmo contedo deve ser divulgado entre vrios destinatrios.

23- PARECER Utilizado por rgos consultivos ou tcnicos para opinarem e/ou se manifestarem a respeito de assuntos submetidos sua considerao.

24- PARECER NORMATIVO Utilizado por rgos consultivos superiores ou centrais de sistemas para xar entendimento sobre normas legais ou regulamentares.

25- PORTARIA Expedida por ministros de Estado e/ou dirigentes dos rgos da Administrao Pblica Federal para a prtica de atos necessrios ao ecaz andamento dos servios dentro da rea especca de atuao do rgo.

26- RELATRIO Utilizado para reunir informaes, de forma sistemtica e objetiva, de atividades desenvolvidas pelo rgo/entidade ou servidor.

27- REPRESENTAO Utilizada para levar ao conhecimento de autoridades competentes ocorrncias de fatos ou irregularidades detectadas na execuo de servios prestados por rgos pblicos.

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28- REQUERIMENTO Documento em que se faz pedido autoridade competente.

29- RESOLUO Utilizado por rgos colegiados para o estabelecimento de normas sobre assuntos de sua competncia.

30- TELEGRAMA Utilizado para a transmisso, pela ECT, de mensagem urgente e sucinta, em carter ocial.

31- TELEX Utilizado para a transmisso de mensagem direta, de equipamento a equipamento, de assunto urgente e sucinto, em carter ocial.

32- TERMO ADITIVO Utilizado para alterar ou complementar, com base em disposio legal, as clusulas de contratos ou convnios rmados pelos rgos/ entidades pblicas.

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4 Noes de Preservao de Documentos

Noes de Preservao de Documentos

1 Por que preservar? Preservar porque em todos os suportes documentais esto contidas informaes de extrema importncia para a sociedade. Preservando o suporte, preserva-se a informao. Preservar/conservar para no haver necessidade de restaurar. A restaurao, alm de ser um procedimento de alto custo nanceiro, muitas vezes compromete a informao contida no documento. 2 O que preservar?

Uma informao perdida por um administrador no passado acarretar em gastos e perdas de tempo se outro administrador, no presente, necessitar dessas informaes. Menos recursos humanos e materiais sero gastos se as informaes estiverem organizadas e preservadas. 3 Alguns documentos, quando produzidos, j so considerados de valor permanente.

Atas, relatrios, convnios, contratos, publicaes da prpria instituio, planos, projetos, programas, plantas, etc. Com o objetivo de conservar os documentos, para que as informaes que eles contenham possam ser utilizadas por tempo indenido, deve-se dar um tratamento adequado aos documentos desde a sua produo e ter cuidado ao manuse-lo e arquiv-lo. 4 Fatores que provocam a destruio de documentos: Insetos (baratas, traas, cupins, etc.). Microorganismos (fungos atuam decompondo a celulose e produzem tambm pigmentos que mancham o papel). Roedores.

De ordem biolgica:

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O homem (deixando restos de comida no local do acervo, guardando inadequadamente os documentos e manuseando-os sem o devido cuidado). Temperatura e umidade: o papel se deteriora com o tempo, mesmo que as condies de conservao sejam boas. O papel perde sua cor original, tornando-se frgil, o que causa seu envelhecimento natural. Quanto mais baixa a temperatura na qual ele for conservado, maior ser a vida do papel. Como temperaturas muito baixas tornam-se desagradveis para funcionrios e usurios, a temperatura em torno de 22oC est dentro do limite recomendado. O excesso de umidade tambm prejudicial ao papel. As condies ideais esto em torno de 50% a 65%. Luminosidade: a luz direta danica os documentos. Deve-se evitar a incidncia de luz direta, com o acondicionamento apropriado e controle de grau de intensidade de luz. Poluio do ar (gases, poeira, elementos de contato inseticidas, tintas, etc.). Falta de ventilao. Acidentes (gua, incndios, guerras, terremotos, etc.). Conservao preventiva de acervos.

De ordem fsico-qumica:

Quando se lida com documentos em arquivo corrente, deve-se atentar para as seguintes recomendaes: Evite fazer anotaes utilizando canetas (a tinta da caneta antiesttica e desguradora). No use saliva no dedo para virar as folhas dos livros (a saliva provoca acidez no papel). No faa dobras para marcar pginas (dobras nas folhas provocam rompimento das bras do papel). No faa refeies perto do acervo (as comidas e bebidas sujam, mancham e atraem insetos). Nunca tente remendar usando tas adesivas (as tas adesivas provocam manchas).

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No use clipes, grampos e prendedores de metal (a ferrugem se desenvolve e migra para o papel). Mantenha sempre as mos limpas (mos sujas provocam manchas). No coloque entre as pginas do documento: ores, recortes de jornais e papis cidos, para evitar manchas e acidez. Evite exposio do acervo luz solar (a luz danica papis e tintas). Mantenha o ambiente sempre limpo e livre de poeira (a poeira reage com a umidade, produzindo cidos). No exponha o acervo a altas temperaturas (acelera as reaes qumicas e favorece a proliferao de insetos e microorganismos). Adote as formas corretas de arquivamento e mobilirio: As estantes e os arquivos devem ser de ao, pois so mais leves, no entram em combusto e, principalmente, dicultam a proliferao de insetos. O uso de caixas-arquivo a partir do arquivo intermedirio o mais adequado, pois evita-se que os documentos quem expostos diretamente poeira, luminosidade, etc.

Organize um programa de preveno de incndios que seja funcional, ecaz e que, se possvel, em caso de ocorrncia de um incndio, no cause outros danos documentao. Tome medidas de higiene contra insetos, fazendo inspees peridicas nos depsitos, e mantenha constante vigilncia quanto entrada de mveis e documentos acumulados. A maneira mais segura de evitar problemas com insetos manter bons hbitos de limpeza no local do arquivo. Construa os arquivos segundo orientao tcnica, evitando locais com muita poluio, rudos em excesso e trfego intenso de veculos.

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Normas No fume no local do arquivo

Conseqncias Os poluentes contribuem para a deteriorao do papel Evite fazer anotaes utilizando A tinta da caneta antiesttica e descaneta guradora No use saliva no dedo para virar A saliva provoca acidez no papel as folhas dos documentos No faa dobras para marcar as Dobras nas folhas provocam rompimenpginas to das bras do papel No apie os cotovelos em cima Apoiar os cotovelos danica a encaderdos livros de leitura nao No arranque pginas A informao contida no importante s para voc No faa refeies perto dos do- As comidas sujam, mancham e atraem cumentos insetos Nunca tente remendar usando - As tas adesivas provocam manchas tas adesivas No coloque clipes como marca- A ferrugem se desenvolve no clipe e midores de pginas gra para o papel Evite tirar cpia de obras raras A xerox danica a encadernao e as tintas coloridas Mantenha sempre as mos lim- Mos sujas provocam manchas pas Cuidado quando digitalizar livros A eletrosttica do scanner pode ocasioe documentos fragilizados nar rasgos Nunca retire o livro da estante pu- Retire o livro da estante puxando-o pelo xando-o pela cabea meio da lombada No coloque entre as pginas do Para evitar manchas e acidez documento: ores, recortes de jornal e papis cidos Evite a exposio dos livros e do- A luz danica capas, encadernaes, pacumentos luz solar pis e tintas Mantenha o ambiente sempre A poeira reage com a umidade produlimpo e livre de poeira zindo cidos O acervo no deve ser exposto a Acelera as reaes qumicas e favorece a altas temperaturas proliferao de insetos e microorganismos

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Legislao

Legislao Arquivstica Brasileira Retirada da Internet e Publicada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
Fevereiro - 2003 SUMRIO LEGISLAO FEDERAL CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988 (excertos) LEIS E DECRETOS-LEI FEDERAIS LEIS LEI N. 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. LEI N. 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 Dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias. LEI N. 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997 Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas data. LEI N. 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998 Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. MEDIDAS PROVISRIAS MEDIDA PROVISRIA N. 2.200, DE 28 DE JUNHO DE 2001 Institui a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, e d outras providncias.

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DECRETOS FEDERAIS DECRETO N. 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999 Dispe sobre a especicao das sanes aplicveis s condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. DECRETO N. 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000 Institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal. DECRETO N. 3.714, DE 3 DE JANEIRO DE 2001 Dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos a que se refere o art. 57-A do Decreto n. 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e d outras providncias. DECRETO N. 3.779, DE 23 DE MARO DE 2001 Acresce dispositivo ao art. 1.o do Decreto n. 3.714, de 3 de janeiro de 2001, que dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos. DECRETO N. 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001 Estabelece requisito para contratao de servios de certicao digital pelos rgos pblicos federais, e d outras providncias. DECRETO N. 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001 Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comisso Tcnica Executiva e d outras providncias. DECRETO N. 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001 Dispe sobre a prestao de servios de certicao digital no mbito da Administrao Pblica Federal. DECRETO N. 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. DECRETO N. 4.176, DE 28 DE MARO DE 2002 Estabelece normas e diretrizes para a elaborao, a redao, a alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da Repblica de projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo Federal, e d outras providncias.

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DECRETO N. 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002 Regulamenta a Lei n. 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias. DECRETO N. 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. RESOLUES DO CONARQ RESOLUO N. 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classicao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. RESOLUO N. 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. RESOLUO N. 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995 Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). RESOLUO N. 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996 Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Ociais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. RESOLUO N. 6, DE 15 DE MAIO DE 1997 Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. RESOLUO N. 7, DE 20 DE MAIO DE 1997 Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. RESOLUO N. 8, DE 20 DE MAIO DE 1997 [REVOGADA PELA RESOLUO N. 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001]

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RESOLUO N. 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microlmagem de documentos arquivsticos. RESOLUO N. 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre os arquivos pblicos que integram o acervo das agncias reguladoras, das empresas em processo de desestatizao, das empresas desestatizadas, das concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado. RESOLUO N. 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre os procedimentos relativos declarao de interesse pblico e social de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional. RESOLUO N. 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001 Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos, sobre a construo de arquivos e de websites de instituies arquivsticas. RESOLUO N. 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001 Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica. RESOLUO N. 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002 [Revoga a Resoluo n. 09, de 1 de julho de 1997, do CONARQ, substituda pela Portaria n. 05, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, que dispe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)]. INSTRUES NORMATIVAS FEDERAIS INSTRUO NORMATIVA N. 1 DO ARQUIVO NACIONAL, DE 18 DE ABRIL DE 1997 Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos no Arquivo Nacional.

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SISTEMAS DE ARQUIVOS (Atos Constitutivos) Sistema de Arquivos da Cmara dos Deputados SIARQ CD. Ato da Mesa n. 15, de 18 de maio de 1999 (Congresso Nacional). LEIS GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL LEI N. 2.545, DE 28 DE ABRIL DE 2000 Dispe sobre a proteo dos documentos de arquivos pblicos.

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Legislao Federal
CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988 Ttulo II DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS Captulo I DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS Art. 5.. Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas, a inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e propriedade, nos termos seguintes: XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio prossional; LEIS E DECRETOS-LEI LEI N. 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1. - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientco e como elementos de prova e informao. Art. 2. - Consideram-se arquivos, para os ns desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especcas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

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Art. 3. - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4. - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5. - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Art. 6. - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7. - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1. - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2. - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8. - Os documentos pblicos so identicados como correntes, intermedirios e permanentes. 1. - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2. - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser denitivamente preservados.

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Art. 9. - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identicados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientco nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identicados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identicados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identicados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil cam identicados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

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 1. - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2. - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3. - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4. - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5. - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal denir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 - Decreto xar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classicao dos documentos por eles produzidos.

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 1. - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2. - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3. - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIES FINAIS Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desgurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que denir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1. - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2. - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170. da Independncia e 103. da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho [Dirio Ocial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]

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LEI N. 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 Dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias. O Presidente da Repblica, Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1. Os acervos documentais privados de presidentes da Repblica e o acesso sua consulta e pesquisa passam a ser protegidos e organizados nos termos desta Lei. Pargrafo nico. A participao de pessoas fsicas ou jurdicas de direito privado detentoras de acervo presidencial, nos benefcios e obrigaes decorrentes desta Lei, ser voluntria e realizada mediante prvio acordo formal. Art. 2. Os documentos que constituem o acervo presidencial privado so na sua origem, de propriedade do Presidente da Repblica, inclusive para ns de herana, doao ou venda. Art. 3. Os acervos documentais privados dos presidentes da Repblica integram o patrimnio cultural brasileiro e so declarados de interesse pblico para os ns de aplicao do 1 do artigo 216 da Constituio Federal, e so sujeitos s seguintes restries: Constituio Federal 1. O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao. Iem caso de venda, a Unio ter direito de preferncia; e

II - no podero ser alienados para o exterior sem manifestao expressa da Unio.

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CAPTULO II DO SISTEMA DOS ACERVOS DOCUMENTAIS PRIVADOS DOS PRESIDENTES DA REPBLICA Art. 4. Os acervos documentais privados dos presidentes da Repblica cam organizados sob a forma de sistema que compreende o conjunto de medidas de providncias a serem levadas a efeito por entidades pblicas e privadas, coordenadas entre si, para a preservao, conservao e acesso aos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, mediante expresso consentimento deles ou de seus sucessores. Pargrafo nico. O sistema atuar de forma integrada aos sistemas nacionais de arquivos, bibliotecas e museus. Art. 5. O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da Repblica ter participao do Arquivo Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural - IBPC, Museu da Repblica, Biblioteca Nacional, Secretaria de Documentao Histrica da Presidncia da Repblica e, mediante acordo, de outras entidades pblicas e pessoas fsicas ou jurdicas de direito privado que detenham ou tratem de acervos documentais presidenciais. Art. 6. O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, atravs de seus participantes, ter como objetivo: Ipreservar a memria presidencial como um todo num conjunto integrado, compreendendo os acervos privados arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos;

II - coordenar, no que diz respeito s tarefas de preservao, conservao, organizao e acesso aos acervos presidenciais privados, as aes dos rgos pblicos de documentao e articul-los com entidades privadas que detenham ou tratem de tais acervos; III - manter referencial nico de informao, capaz de fornecer ao cidado, de maneira uniforme e sistemtica, a possibilidade de localizar, de ter acesso e de utilizar os documentos, onde quer que estejam guardados, seja em entidades pblicas, em instituies privadas ou com particulares, tanto na capital federal como na regio de origem do presidente ou nas demais regies do Pas; IV - propor metodologia, tcnicas e tecnologias para identicao, referncia, preservao, conservao, organizao e difuso da documentao presidencial privada; e

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V - conceituar e compatibilizar as informaes referentes documentao dos acervos privados presidenciais aos documentos arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos de carter pblico. Pargrafo nico. O acesso a documentos sigilosos ca sujeito aos dispositivos legais que regulam a segurana do Estado. Art. 7. O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da Repblica ser coordenado pela Comisso de Memria dos Presidentes da Repblica, que atuar em carter permanente junto ao Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica. 1. A Comisso ser composta pelos titulares do Arquivo Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural - IBPC, Museu da Repblica, Biblioteca Nacional, Secretaria de Documentao Histrica do Presidente da Repblica, Departamento de Documentao da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, como membros natos, por titulares de outras entidades integrantes do sistema, e por personalidades de notrio saber e experincia em arquivologia, biblioteconomia e documentao em geral, designados por decreto do Presidente da Repblica. 2. Alm dos membros designados pelo Presidente da Repblica, participaro das reunies da Comisso, com direito a voz mas no a voto, os titulares de entidades ou detentores de acervos admitidos formalmente ao sistema. 3. A Comisso ter por Secretrio-Executivo o titular da Secretaria de Documentao Histrica do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica. 4. A Comisso poder delegar poderes a subcomisses, que atuaro junto ao Secretrio-Executivo. 5. A Organizao e o funcionamento da Comisso sero regulados atravs de seu regimento interno. 6. A participao na Comisso Memria dos Presidentes da Repblica ser considerada de natureza relevante e no remunerada. 7. A Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica e o Gabinete Militar da Presidncia da Repblica prestaro apoio administrativo Comisso. 8. As despesas relativas a transporte e a hospedagem dos membros da Comisso sero efetuadas na forma do disposto no artigo 17 desta Lei. Art. 8. Compete Comisso Memria dos Presidentes da Repblica: Iestabelecer poltica de proteo aos acervos presidenciais privados;

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II - assessorar o Presidente da Repblica nos assuntos referentes sua documentao; III - opinar sobre os projetos suscitados por mantenedores de acervos para ns de concesso de apoio tcnico, humano e nanceiro; IV - opinar sobre a celebrao de convnios entre mantenedores de acervos e entidades pblicas, e scalizar sua execuo; V - apoiar, com recursos tcnicos e nanceiros, a preservao, conservao, organizao e difuso dos acervos; VI - denir as normas bsicas de conservao, organizao e acesso necessrias garantia da preservao dos documentos e suas informaes; VII - assegurar a manuteno do inventrio geral e registro dos acervos privados presidenciais, bem como suas condies de conservao, organizao e acesso; VIII - estimular os proprietrios de acervos privados a ampliar a divulgao de tais acervos e o acesso a eles; IX - manifestar-se nos casos de alienao de acervos presidenciais privados, em conformidade com o artigo 3 desta Lei; X - fomentar a pesquisa e a consulta a acervos, e recomendar providncias para sua garantia; e XI - estimular a iniciativa privada a colaborar com os mantenedores de acervos, para a preservao, divulgao e acesso pblico. Art. 9. Os rgos participantes do sistema de acervos documentais dos presidentes da Repblica atuaro de forma articulada, cabendo, especialmente: Iao Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural, apoiar os projetos ou programas especcos de interesse do sistema, fornecendo os meios tcnicos, nanceiros e administrativos a instituies de documentao ou a detentores de acervos presidenciais privados;

II - ao Arquivo Nacional, a orientao tcnica relativa ao acervo arquivstico, a organizao de centro de referncia de acervos presidenciais que rena e coloque disposio dos interessados informaes sobre documentos arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos, de natureza pblica ou privada, dos presidentes da Repblica, e a manuteno de setor de arquivos privados presidenciais apto a receber doaes de documentos dessa natureza;

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III - ao Museu da Repblica e outros setores do Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural, a orientao tcnica relativa ao acervo museolgico; IV - Biblioteca Nacional, a orientao tcnica relativa ao acervo bibliogrco; V - Secretaria de Documentao Histrica do Presidente da Repblica, organizar, durante cada mandato presidencial, o acervo privado do Presidente, adequando-o ao estabelecido nesta Lei; e VI - Fundao Casa de Rui Barbosa, Fundao Joaquim Nabuco, aos servios de documentao do Ministrio da Marinha, do Ministrio da Aeronutica e do Ministrio do Exrcito, ao Arquivo Histrico do Ministrio das Relaes Exteriores, s demais entidades pblicas de documentao e, mediante acordo, s pessoas fsicas ou jurdicas de direito privado ligadas documentao, tais como o Centro de Pesquisa e Documentao da Histria Contempornea da Fundao Getlio Vargas, o Instituto Histrico e Geogrco Brasileiro e a Associao dos Arquivistas Brasileiros, as atividades complementares. CAPTULO III DA ORGANIZAO DO ACERVO DOCUMENTAL PRIVADO DO PRESIDENTE EM EXERCCIO Art. 10. O acervo documental do cidado eleito Presidente da Repblica ser considerado presidencial a partir de sua diplomao, mas o acesso a ele somente se far mediante expressa autorizao de seu titular. Art. 11. Com o objetivo de organizar o acervo documental privado do Presidente da Repblica em exerccio, ca criada, como rgo integrante do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica, a Secretaria de Documentao Histrica, qual compete: Icoordenar e gerir a formao do acervo privado do Presidente da Repblica, a partir do levantamento, preservao, conservao e organizao dos documentos e informaes complementares;

II - registrar cronologicamente as atividades do Presidente da Repblica e os fatos decorrentes do exerccio do mandato presidencial; e III - realizar trabalhos de pesquisa histrica e documental relativos ao acervo, ao Presidente e sua poca Art. 12 A Secretaria de Documentao Histrica ser dirigida por um Secretrio, que exercer a coordenao dos assuntos, aes e medidas referentes ao acervo documental privado do Presidente da Repblica.

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Pargrafo nico. As atividades de apoio tcnico e administrativo da Secretaria de Documentao Histrica sero desempenhadas por tcnicos, requisitados, de acordo com a legislao relativa Presidncia da Repblica, do Arquivo Nacional, do Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural, da Biblioteca Nacional e de outros rgos federais de documentao. Art. 13 Ao nal do mandato presidencial, os documentos tratados pela Secretaria de Documentao Histrica do Presidente da Repblica sero entregues ao titular. Pargrafo nico. Os documentos privados no recolhidos pelo Presidente da Repblica ao nal do mandato tero destinao denida pela Comisso Memria dos Presidentes da Repblica. CAPTULO IV DOS MANTENEDORES DOS ACERVOS Art. 14 As entidades, pblicas ou privadas, ou as pessoas fsicas mantenedoras de acervos documentais presidenciais privados, podero solicitar dos rgos pblicos orientao ou assistncia para a sua organizao, manuteno e preservao, e pleitear apoio tcnico e nanceiro do poder pblico para projetos de ns educativos, cientcos ou culturais. Art. 15 O apoio referido no artigo anterior car condicionado a que: Ios detentores dos acervos adiram Poltica de acervos documentais presidenciais privados formulada pela Comisso dos Acervos Documentais Privados dos Presidentes da Repblica e cumpram sua orientao tcnica, visando ao atendimento coletividade;

II - os projetos tenham nalidade educacional, cientca ou cultural; III - os acervos sejam acessveis consulta pblica e pesquisa, com exceo das restries previstas em lei. 1. Fica assegurada a consulta ou pesquisa, para ns de estudo ou trabalho, de carter tcnico ou acadmico, mediante solicitao fundamentada. 2. O pesquisador car estritamente sujeito s normas de acesso e s recomendaes de uso estabelecidas pelo proprietrio ou gestor. 3. Ser estritamente cumprida a classicao de sigilo de documentos imposta pelo titular, quando do exerccio do cargo. 4. Os documentos s podero sofrer restries adicionais de acesso, por parte do mantenedor, pelo prazo de at trinta anos da data de sua publicao ou, no caso de revelao constrangedora honra ou intimidade, pelo prazo de at cem anos da data de nascimento da pessoa mencionada.

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CAPTULO V DISPOSIES FINAIS Art. 16 Ocorrendo com entidade privada mantenedora de acervo presidencial privado a extino prevista no artigo 22 do Cdigo Civil, os documentos que o compem sero transferidos para a guarda da Unio. Lei n. 3.071, de 1. de janeiro de 1916 (Cdigo Civil) Art. 22. Extinguindo-se uma associao de intuitos no econmicos, cujos estatutos no disponham quanto ao destino ulterior dos seus bens, e no tendo os scios adotado a tal respeito deliberao ecaz, devolver-se- o patrimnio social a um estabelecimento municipal, estadual ou federal, de ns idnticos ou semelhantes. Pargrafo nico. No havendo no Municpio ou no Estado, no Distrito Federal ou no Territrio ainda no constitudo em Estado, em que a associao teve sua sede, estabelecimento nas condies indicadas, o patrimnio se devolver Fazenda do Estado, do Distrito Federal, ou da Unio. Art. 17 As despesas decorrentes desta Lei correro conta das dotaes oramentrias prprias da Presidncia da Repblica e dos rgos e entidades participantes do sistema de acervos documentais privados dos presidentes da Repblica. Art. 18 O Poder Executivo regulamentar o disposto nesta Lei no prazo de noventa dias. Art. 19 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 20 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 30 de dezembro de 1991; 170. da Independncia e 103. da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho [Dirio Ocial da Unio, de 6 de janeiro de 1992] LEI N. 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997 Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas data. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1. (VETADO)

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Pargrafo nico. Considera-se de carter pblico todo registro ou banco de dados contendo informaes que sejam ou que possam ser transmitidas a terceiros ou que no sejam de uso privativo do rgo ou entidade produtora ou depositria das informaes. Art. 2. O requerimento ser apresentado ao rgo ou entidade depositria do registro ou banco de dados e ser deferido ou indeferido no prazo de quarenta e oito horas. Pargrafo nico. A deciso ser comunicada ao requerente em vinte e quatro horas. Art. 3. Ao deferir o pedido, o depositrio do registro ou do banco de dados marcar dia e hora para que o requerente tome conhecimento das informaes. Pargrafo nico. (VETADO) Art. 4.. Constatada a inexatido de qualquer dado a seu respeito, o interessado, em petio acompanhada de documentos comprobatrios, poder requerer sua reticao. 1.. Feira a reticao em, no mximo, dez dias aps a entrada do requerimento, a entidade ou rgo depositrio do registro ou da informao dar cincia ao interessado. 2.. Ainda que no se constate a inexatido do dado, se o interessado apresentar explicao ou contestao sobre o mesmo, justicando possvel pendncia sobre o fato objeto do dado, tal explicao ser anotada no cadastro do interessado. Art. 5. - (VETADO) Art. 6. - (VETADO) Art. 7.. Conceder-se- habeas data: I - para assegurar o conhecimento de informaes relativas pessoa do impetrante, constantes de registro ou banco de dados de entidades governamentais ou de carter pblico; II - para a reticao de dados, quando no se prera faz-lo por processo sigiloso, judicial ou administrativo; III - para a anotao nos assentamentos do interessado, de contestao ou explicao sobre dado verdadeiro mas justicvel e que esteja sob pendncia judicial ou amigvel.

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Art. 8.. A petio inicial, que dever preencher os requisitos dos arts. 282 a 285 do Cdigo de Processo Civil, ser apresentada em duas vias, e os documentos que instrurem a primeira sero reproduzidos por cpia na segunda. Pargrafo nico. A petio inicial dever ser instruda com prova. Ida recusa ao acesso s informaes ou do decurso de mais de dez dias sem deciso;

II - da recusa em fazer-se a reticao ou do decurso de mais de quinze dias, sem deciso; ou III - da recusa em fazer-se a anotao a que se refere o 2. do art. 4. ou do decurso de mais de quinze dias sem deciso. Art. 9.. Ao despachar a inicial, o juiz ordenar que se notique o coator do contedo da petio, entregando-lhe a segunda via apresentada pelo impetrante, com as cpias dos documentos, a m de que, no prazo de dez dias, preste as informaes que julgar necessrias. Art. 10. A inicial ser desde logo indeferida, quando no for o caso de habeas data, ou se lhe faltar algum dos requisitos previstos nesta Lei. Pargrafo nico. Do despacho de indeferimento caber recurso previsto no art. 15. Art. 11. Feita a noticao, o serventurio em cujo cartrio corra o feito, juntar aos autos cpia autntica do ofcio endereado ao coator, bem como a prova da sua entrega a este ou da recusa, seja de receb-lo, seja de dar recibo. Art. 12. Findo o prazo a que se refere o art. 9., e ouvido o representante do Ministrio Pblico dentro de cinco dias, os autos sero conclusos ao juiz para deciso a ser proferida em cinco dias. Art. 13. Na deciso, se julgar procedente o pedido, o juiz marcar data e horrio para que o coator: Iapresente ao impetrante as informaes a seu respeito, constantes de registros ou bancos de dados, ou

II - apresente em juzo a prova da reticao ou da anotao feita nos assentamentos do impetrante. Art. 14. A deciso ser comunicada ao coator, por correio, com aviso de recebimento, ou por telegrama, radiograma ou telefonema, conforme o requerer o impetrante.

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Pargrafo nico. Os originais, no caso de transmisso telegrca, radiofnica ou telefnica devero ser apresentados agncia expedidora, com a rma do juiz devidamente reconhecida. Art. 15. Da sentena que conceder ou negar o habeas data cabe apelao. Pargrafo nico. Quando a sentena conceder o habeas data, o recurso ter efeito meramente devolutivo. Art. 16. Quando o habeas data for concedido e o Presidente do Tribunal ao qual competir o conhecimento do recurso ordenar ao juiz a suspenso da execuo da sentena, desse seu ato caber agravo para o Tribunal a que presida. Art. 17. Nos casos de competncia do Supremo Tribunal Federal e dos demais Tribunais caber ao relator a instruo do processo. Art. 18. O pedido de habeas data poder ser renovado se a deciso denegatria no lhe houver apreciado o mrito. Art. 19. Os processos de habeas data tero prioridade sobre todos os atos judiciais exceto habeas-corpus e mandado de segurana. Na instncia superior, devero ser levados a julgamento na primeira sesso que se seguir a data em que, feita a distribuio, forem conclusos ao relator. Pargrafo nico. O prazo para a concluso no poder exceder de vinte e quatro horas, a contar da distribuio. Art. 20. O julgamento do habeas data compete: Ioriginariamente: a) ao Supremo Tribunal Federal, contra atos do Presidente da Repblica, das Mesas da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, do Tribunal de Contas da Unio, do Procurador-Geral da Repblica e do prprio Supremo Tribunal Federal, b) ao Superior Tribunal de Justia, contra atos de Ministro de Estado ou do prprio Tribunal; c) aos Tribunais Regionais Federais contra atos do prprio Tribunal ou de juiz federal; d) a juiz federal, contra ato de autoridade federal, executados os casos de competncia dos tribunais federais;

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e) a tribunais estaduais, segundo o disposto na Constituio do Estado; f ) a juiz estadual, nos demais casos; II - em grau de recurso: a) ao Supremo Tribunal Federal, quando a deciso denegatria for proferida em nica instncia pelos Tribunais Superiores; b) ao Superior Tribunal de Justia, quando a deciso for proferida em nica instncia pelos Tribunais Regionais Federais; c) aos Tribunais Regionais Federais, quando a deciso for proferida por juiz federal; d) aos Tribunais Estaduais e ao do Distrito Federal e Territrios, conforme dispuserem a respectiva Constituio e a lei que organizar a Justia do Distrito Federal; III - mediante recurso extraordinrio ao Supremo Tribunal Federal, nos casos previstos na Constituio. Art. 21. So gratuitos o procedimento administrativo para acesso a informaes e reticao de dados e para anotao de justicao, bem como a ao de habeas data. Art. 22. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 23. Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 12 de novembro de 1997; 176. da Independncia e 109. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO ris Rezende [Dirio Ocial da Unio, de 13 de novembro de 1997) LEI N. 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998 Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. CAPTULO V DOS CRIMES CONTRA O MEIO AMBIENTE Seo IV Dos Crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimnio Cultural

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Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: Ibem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial;

II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientca ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; Pena - recluso, de um a trs anos, e multa. Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno, sem prejuzo da multa. Art. 63. Alterar o aspecto ou estrutura de edicao ou local especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial, em razo de seu valor paisagstico, ecolgico, turstico, artstico, histrico, cultural, religioso, arqueolgico, etnogrco e monumental, sem autorizao da autoridade competente em desacordo com a concedida. Pena - recluso, de um a trs anos, e multa. Art. 64 Promover construo em solo no edifcvel, ou no seu entorno, assim considerado em razo de seu valor paisagstico, ecolgico, turstico, artstico, histrico, cultural, religioso, arqueolgico, etnogrco e monumental, sem autorizao da autoridade competente em desacordo com a concedida. Pena - deteno, de seis meses a um ano, e multa. Art. 65 Pichar, gratar ou por outro meio conspurcar edicao ou monumento urbano: Pena - deteno de trs meses a um ano, e multa. Pargrafo nico. Se o ato for realizado em monumento ou coisa tombada em virtude do seu valor artstico, arqueolgico ou histrico, a pena de seis meses a um ano de deteno e multa. Braslia, 12 de fevereiro de 1998; 177. da Independncia e 110. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Gustavo Krause [Dirio Ocial da Unio, 13 de fevereiro de 1998) MEDIDAS PROVISRIAS Consultar: www.arquivonacional.gov.br

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DECRETO DECRETO N. 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999 Dispe sobre a especicao das sanes aplicveis s condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. CAPTULO II DAS SANES APLICVEIS S INFRAES COMETIDAS CONTRA O MEIO AMBIENTE Seo IV Das sanes aplicveis s infraes contra o ordenamento urbano e o patrimnio cultural Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar: Ibem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; ou

II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientca ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial: Multa de R$ 10.000,00 [Dez mil reais) a R$500.000,00 (quinhentos mil reais). Pargrafo nico. Se o ato for realizado em monumento ou coisa tombada, em virtude de seu valor artstico arqueolgico ou histrico, a multa aumentada em dobro. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Jos Sarney Filho [Dirio Ocial da Unio, de 22 de setembro de 1999) DECRETO N. 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000 Institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto n. 2.910, de 29 de dezembro de 1998,

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DECRETA: Art. 1. Fica instituda a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e nas entidades da Administrao Pblica Federal, que tem como pressupostos bsicos: Iassegurar a garantia ao direito individual e coletivo das pessoas, inviolabilidade da sua intimidade e ao sigilo da correspondncia e das comunicaes, nos termos previstos na Constituio;

II - proteo de assuntos que meream tratamento especial; III - capacitao dos segmentos das tecnologias sensveis; IV - uso soberano de mecanismos de segurana da informao, com o domnio de tecnologias sensveis e duais; V - criao, desenvolvimento e manuteno de mentalidade de segurana da informao; VI - capacitao cientco-tecnolgica do Pas para uso da criptograa na segurana e defesa do Estado; e VII - conscientizao dos rgos e das entidades da Administrao Pblica Federal sobre a importncia das informaes processadas e sobre o risco da sua vulnerabilidade. Art. 2. Para efeitos da Poltica de Segurana da Informao, cam estabelecidas as seguintes conceituaes: ICerticado de Conformidade: garantia formal de que um produto ou servio, devidamente identicado, est em conformidade com uma norma legal;

II - Segurana da Informao: proteo dos sistemas de informao contra a negao de servio a usurios autorizados, assim como contra a intruso, e a modicao desautorizada de dados ou informaes, armazenados, em processamento ou em trnsito, abrangendo, inclusive, a segurana dos recursos humanos, da documentao e do material, das reas e instalaes das comunicaes e computacional, assim como as destinadas a prevenir, detectar, deter e documentar eventuais ameaas a seu desenvolvimento. Art. 3. So objetivos da Poltica da Informao: Idotar os rgos e as entidades da Administrao Pblica Federal de instrumentos jurdicos, normativos e organizacionais que os capacitem cientca, tecnolgica e administrativamente a assegurar a

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condencialidade, a integridade, a autenticidade, o no-repdio e a disponibilidade dos dados e das informaes tratadas, classicadas e sensveis; II - eliminar a dependncia externa em relao a sistemas, equipamentos, dispositivos e atividades vinculadas segurana dos sistemas de informao; III - promover a capacitao de recursos humanos para o desenvolvimento de competncia cientco-tecnolgica em segurana da informao; IV - estabelecer normas jurdicas necessrias efetiva implementao da segurana da informao; V - promover as aes necessrias implementao e manuteno da segurana da informao; VI - promover o intercmbio cientco-tecnolgico entre os rgos e as entidades da Administrao Pblica Federal e as instituies pblicas e privadas, sobre as atividades de segurana da informao; VII - promover a capacitao industrial do Pas com vistas sua autonomia no desenvolvimento e na fabricao de produtos que incorporem recursos criptogrcos, assim como estimular o setor produtivo a participar competitivamente do mercado de bens e de servios relacionados com a segurana da informao; e VIII - assegurar a interoperabilidade entre os sistemas de segurana da informao. Art. 4. Para os ns deste Decreto, cabe Secretaria-Executiva do Conselho de Defesa Nacional, assessorada pelo Comit Gestor da Segurana da Informao de que trata o art. 6., adotar as seguintes diretrizes: Ielaborar e implementar programas destinados conscientizao e capacitao dos recursos humanos que sero utilizados na consecuo dos objetivos de que trata o artigo anterior, visando garantir a adequada articulao entre os rgos e as entidades da Administrao Pblica Federal;

II - estabelecer programas destinados formao e ao aprimoramento dos recursos humanos, com vistas denio e implementao de mecanismos capazes de xar e fortalecer as equipes de pesquisa e desenvolvimento, especializadas em todos os campos da segurana da informao;

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III - propor regulamentao sobre matrias afetas segurana da informao nos rgos e nas entidades da Administrao Pblica Federal; IV - estabelecer normas relativas implementao da Poltica Nacional de Telecomunicaes, inclusive sobre os servios prestados em telecomunicaes, para assegurar, de modo alternativo, a permanente disponibilizao dos dados e das informaes de interesse para a defesa nacional; V - acompanhar, em mbito nacional e internacional, a evoluo doutrinria e tecnolgica das atividades inerentes segurana da informao; VI - orientar a conduo da Poltica de Segurana da Informao j existente ou a ser implementada; VII - realizar auditoria nos rgos e nas entidades da Administrao Pblica Federal, envolvidas com a poltica de segurana da informao, no intuito de aferir o nvel de segurana dos respectivos sistemas de informao; VIII - estabelecer normas, padres, nveis, tipos e demais aspectos relacionados ao emprego dos produtos que incorporem recursos criptogrcos, de modo a assegurar a condencialidade, a autenticidade, a integridade e o no-repdio, assim como a interoperabilidade entre os Sistemas de Segurana da Informao; IX - estabelecer as normas gerais para o uso e a comercializao dos recursos criptogrcos pelos rgos e pelas entidades da Administrao Pblica Federal, dando-se preferncia, em princpio, no emprego de tais recursos, a produtos de origem nacional; X - estabelecer normas, padres e demais aspectos necessrios para assegurar a condencialidade dos dados e das informaes, em vista da possibilidade de deteco de emanaes eletromagnticas, inclusive as provenientes de recursos computacionais; XI - estabelecer as normas inerentes implantao dos instrumentos e mecanismos necessrios emisso de certicados de conformidade no tocante aos produtos que incorporem recursos criptogrcos; XII - desenvolver sistema de classicao de dados e informaes, com vistas garantia dos nveis de segurana desejados, assim como normatizao do acesso s informaes;

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XIII - estabelecer as normas relativas implementao dos Sistemas de Segurana da Informao, com vistas a garantir a sua interoperabilidade e a obteno dos nveis de segurana desejados, assim como assegurar a permanente disponibilizao dos dados e das informaes de interesse para a defesa nacional; e XIV - conceber, especicar e coordenar a implementao da infra-estrutura de chaves pblicas a serem utilizadas pelos rgos e pelas entidades da Administrao Pblica Federal. Art. 5. Agncia Brasileira de Inteligncia - ABIN, por intermdio do Centro de Pesquisa e Desenvolvimento para a Segurana das Comunicaes - CEPESC, competir: Iapoiar a Secretaria-Executiva do Conselho de Defesa Nacional no tocante a atividades de carter cientco e tecnolgico relacionadas segurana da informao; e

II - integrar comits, cmaras tcnicas, permanentes ou no, assim como equipes e grupos de estudo relacionados ao desenvolvimento das suas atribuies de assessoramento. Art. 6. Fica institudo o Comit Gestor da Segurana da Informao, com atribuio de assessorar a Secretaria-Executiva do Conselho de Defesa Nacional na consecuo das diretrizes da Poltica de Segurana da Informao nos rgos e nas entidades da Administrao Pblica Federal, bem como na avaliao e anlise de assuntos relativos aos objetivos estabelecidos neste Decreto. Art. 7. O Comit ser integrado por um representante de cada Ministrio e rgos a seguir indicados: IMinistrio da Justia; II - Ministrio da Defesa; III - Ministrio das Relaes Exteriores; IV - Ministrio da Fazenda; V - Ministrio da Previdncia e Assistncia Social; VI - Ministrio da Sade; VII - Ministrio do Desenvolvimento, Indstria e Comrcio Exterior; VIII - Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto; IX - Ministrio das Comunicaes;

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X - Ministrio da Cincia e Tecnologia; XI - Casa Civil da Presidncia da Repblica; e XII - Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica, que o coordenar. 1. Os membros do Comit Gestor sero designados pelo Chefe do Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica, mediante indicao dos titulares dos Ministrios e rgos representados. 2. Os membros do Comit Gestor no podero participar de processos similares de iniciativa do setor privado exceto nos casos por ele julgados imprescindveis para atender aos interesses da defesa nacional e aps aprovao pelo Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica. 3. A participao no Comit no enseja remunerao de qualquer espcie, sendo considerada servio pblico relevante. 4. A organizao e o funcionamento do Comit sero dispostos em regimento interno por ele aprovado. 5. Caso necessrio, o Comit Gestor poder propor a alterao de sua composio. Art. 8. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 13 de junho de 2000; 179. da Independncia e 112. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Jos Gregori Geraldo Magela da Cruz Quinto Luiz Felipe Lampreia Pedro Malan Waldeck Ornlas Jos Serra Alcides Lopes Tpias Martus Tavares Pimenta da Veiga Ronaldo Mota Sardenberg Pedro Parente Alberto Mendes Cardoso [Dirio Ocial da Unio, de 14 de junho de 2000]

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DECRETO N. 3.714, DE 3 DE JANEIRO DE 2001 Dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos a que se refere o art. 57A do Decreto n. 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, da Constituio, DECRETA: Art. 1. Para o cumprimento do disposto no art. 57-A do Decreto n 2.954, de 29 de janeiro de 1999, sero observados os procedimentos estabelecidos neste Decreto. Art. 2. A transmisso dos documentos a que se refere este Decreto, assinados eletronicamente pela autoridade competente, far-se- por sistema que lhes garanta a segurana, a autenticidade e a integridade de seu contedo, bem como a irretratabilidade ou irrecusabilidade de sua autoria. Art. 3. Cada Ministrio criar caixa postal especca para recepo e remessa eletrnica de propostas dos atos a que se refere o Decreto n 2.954, de 1999. Pargrafo nico. A Casa Civil da Presidncia da Repblica xar o nmero de servidores que sero indicados e credenciados, pelos Ministros de Estado, para receber e dar destinao aos atos de que trata este artigo. Art. 4. A recepo dos documentos ociais referidos no artigo anterior ser objeto de conrmao mediante aviso de recebimento eletrnico. Art. 5. A caixa postal de que trata o art. 3 ser dotada de dispositivo ou sistema de segurana que impea a alterao ou a supresso dos documentos remetidos ou recebidos. Art. 6. O documento recebido na Casa Civil da Presidncia da Repblica ser submetido ao Presidente da Repblica para despacho, na forma estabelecida pelo Chefe da Casa Civil. Art. 7. Havendo necessidade de reproduo de documento em outro meio que no seja o eletrnico, o servidor responsvel certicar a autenticidade da cpia ou reproduo. Art. 8. Cabe Casa Civil da Presidncia da Repblica a administrao do sistema a que se refere este Decreto aplicando-se, no que couber, o disposto no Decreto n. 3.587, de 5 de setembro de 2000.

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Art. 9. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica poder expedir normas complementares para cumprimento do disposto neste Decreto. Braslia, 3 de janeiro de 2001; 180. da Independncia e 113. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente [Dirio Ocial da Unio, de 4 de janeiro de 2001] DECRETO N. 3.779, DE 23 DE MARO DE 2001 Acresce dispositivo ao art. 1.o do Decreto n. 3.714, de 3 de janeiro de 2001, que dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, da Constituio, DECRETA: Art. 1.o O art. 1. do Decreto n. 3.714, de 3 de janeiro de 2001, passa a vigorar acrescido do seguinte pargrafo: Pargrafo nico. Ser utilizado o meio eletrnico, na forma estabelecida neste Decreto, para remessa de aviso ministerial, exceto nos casos em que for impossvel a utilizao desse meio. (NR) Art. 2.o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 23 de maro de 2001; 180. da Independncia e 113. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente [Dirio Ocial da Unio, de 26 de maro de 2001] DECRETO N. 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001 Estabelece requisito para contratao de servios de certicao digital pelos rgos pblicos federais, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, da Constituio, DECRETA: Art. 1.o Somente mediante prvia autorizao do Comit Executivo do Governo Eletrnico, os rgos da Administrao Pblica Federal, direta e indi-

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reta, e as entidades a eles vinculadas podero contratar, para uso prprio ou de terceiros, quaisquer servios de certicao digital de: Idocumentos em forma eletrnica; II - aplicaes de suporte; e III - transaes eletrnicas. Pargrafo nico. O Comit Executivo do Governo Eletrnico poder baixar normas complementares para cumprimento do disposto neste artigo e no art. 3.o do Decreto de 18 de outubro de 2000, que o instituiu no mbito do Conselho de Governo. Art. 2.o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 13 de julho de 2001; 180. da Independncia e 113. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Martus Tavares Pedro Parente [Dirio Ocial da Unio, de 16 de julho de 2001] DECRETO N. 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001 Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comisso Tcnica Executiva e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Medida Provisria no 2.200, de 28 de junho de 2001, DECRETA: Art. 1. O Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil, institudo pela Medida Provisria no 2.200, de 28 de junho de 2001, exerce a funo de autoridade gestora de polticas (AGP) da referida Infra-Estrutura. Art. 2.o O CG ICP-Brasil, vinculado Casa Civil da Presidncia da Repblica, composto por onze membros, sendo quatro representantes da sociedade civil, integrantes de setores interessados e sete representantes dos seguintes rgos, todos designados pelo Presidente da Repblica: ICasa Civil da Presidncia da Repblica, que o coordenar; II - Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica;

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III - Ministrio da Justia; IV - Ministrio da Fazenda; V - Ministrio do Desenvolvimento, Indstria e Comrcio Exterior; VI - Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto; e VII - Ministrio da Cincia e Tecnologia. 1.o Os representantes da sociedade civil sero designados para perodos de dois anos, permitida a reconduo. 2.o A participao no CG ICP-Brasil de relevante interesse pblico e no ser remunerada. 3.o O CG ICP-Brasil ter uma Secretaria-Executiva. 4.o As decises do CG ICP-Brasil sero aprovadas pela maioria absoluta de seus membros. 5.o Os membros do CG ICP-Brasil sero, em seus impedimentos, substitudos por suplentes designados na forma do caput. 6.o Podero ser convidados a participar das reunies do CG ICP-Brasil, a juzo do seu Coordenador ou do prprio Comit, tcnicos e especialistas de reas ans. Art. 3.o Compete ao CG ICP-Brasil: Iadotar as medidas necessrias e coordenar a implantao e o funcionamento da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICPBrasil;

II - estabelecer a poltica, os critrios e as normas para licenciamento das Autoridades Certicadoras - AC, das Autoridades de Registro AR e dos demais prestadores de servios de suporte ICP-Brasil, em todos os nveis da cadeia de certicao; III - estabelecer a poltica de certicao e as regras operacionais da Autoridade Certicadora Raiz - AC Raiz; IV - homologar, auditar e scalizar a AC Raiz e os seus prestadores de servio; V - estabelecer diretrizes e normas para a formulao de polticas de certicados e regras operacionais das AC e das AR e denir nveis da cadeia de certicao;

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VI - aprovar polticas de certicados e regras operacionais, licenciar e autorizar o funcionamento das AC e das AR, bem como autorizar a AC Raiz a emitir o correspondente certicado; VII - identicar e avaliar as polticas de ICP externas, quando for o caso, certicar sua compatibilidade com a ICP-Brasil, negociar e aprovar, observados os tratados, acordos e atos internacionais, acordos de certicao bilateral, de certicao cruzada, regras de interoperabilidade e outras formas de cooperao internacional; e VIII - atualizar, ajustar e revisar os procedimentos e as prticas estabelecidas para a ICP-Brasil, garantir sua compatibilidade e promover a atualizao tecnolgica do sistema e a sua conformidade com as polticas de segurana. Art. 4. O CG ICP-Brasil ser assistido e receber suporte tcnico da Comisso Tcnica Executiva - COTEC, coordenada pelo Secretrio-Executivo do Comit Gestor, e integrada por representantes indicados pelos membros do CG ICP-Brasil e designados pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. 1. Sero convidados permanentes s reunies da COTEC representantes: I - do Ministrio da Defesa; II - do Ministrio da Previdncia e Assistncia Social; III - do Ministrio da Sade; e IV - da Autoridade Certicadora Raiz - AC Raiz. 2.o Podero ser convidados a participar das reunies da COTEC, a juzo do seu Coordenador ou da prpria Comisso, representantes de outros rgos e entidades pblicos. 3. Compete COTEC: Imanifestar-se previamente sobre todas as matrias a serem apreciadas e decididas pelo CG ICP-Brasil;

II - preparar e encaminhar previamente aos membros do CG ICP-Brasil expediente contendo o posicionamento tcnico dos rgos e das entidades relacionados com as matrias que sero apreciadas e decididas; e III - cumprir outras atribuies que lhe forem conferidas por delegao do CG ICP-Brasil.

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 4. Os membros da COTEC sero, em seus impedimentos, substitudos por suplentes designados na forma do caput. Art. 5.o O CG ICP-Brasil estabelecer a forma pela qual lhe ser prestada assessoria pelo Centro de Pesquisa e Desenvolvimento para a Segurana das Comunicaes - CEPESC. Art. 6. A Secretaria-Executiva do CG ICP-Brasil cheada por um Secretrio-Executivo e integrada por assessores especiais e por pessoal tcnico e administrativo. 1. O Secretrio-Executivo ser designado por livre escolha do Presidente da Repblica. 2. A Secretaria-Executiva receber da Casa Civil da Presidncia da Repblica o apoio necessrio ao exerccio de suas funes, inclusive no que se refere aos cargos de assessoria e ao apoio tcnico e administrativo. Art. 7. Compete Secretaria-Executiva do CG ICP-Brasil: Iprestar assistncia direta e imediata ao Coordenador do Comit Gestor;

II - preparar as reunies do Comit Gestor; III - coordenar e acompanhar a implementao das deliberaes e diretrizes xadas pelo Comit Gestor; IV - coordenar os trabalhos da COTEC; e V - cumprir outras atribuies que lhe forem conferidas por delegao do Comit Gestor. Art. 8.o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 18 de julho de 2001; 180.o da Independncia e 113.o da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Jos Gregori Pedro Parente [Dirio Ocial da Unio, 19 de julho de 2001]

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DECRETO N. 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001 Dispe sobre a prestao de servios de certicao digital no mbito da Administrao Pblica Federal. O VICE-PRESIDENTE DA REPBLICA, no exerccio do cargo de Presidente da Repblica, usando das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos II, IV e VI, alnea a, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Medida Provisria n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, DECRETA: Art. 1. A prestao de servios de certicao digital no mbito da Administrao Pblica Federal, direta e indireta, ca regulada por este Decreto. Art. 2. Somente mediante prvia autorizao do Comit Executivo do Governo Eletrnico, os rgos e as entidades da Administrao Pblica Federal podero prestar ou contratar servios de certicao digital. 1. Os servios de certicao digital a serem prestados, credenciados ou contratados pelos rgos e entidades integrantes da Administrao Pblica Federal devero ser providos no mbito da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil. 2. Respeitado o disposto no 1., o Comit Executivo do Governo Eletrnico poder estabelecer padres e requisitos administrativos para a instalao de Autoridades Certicadoras - AC e de Autoridades de Registro AR prprias na esfera da Administrao Pblica Federal. 3. As AR de que trata o 2. sero, preferencialmente, os rgos integrantes do Sistema de Administrao do Pessoal Civil - SIPEC. Art. 3. A tramitao de documentos eletrnicos para os quais seja necessria ou exigida a utilizao de certicados digitais somente se far mediante certicao disponibilizada por AC integrante da ICP-Brasil. Art. 4. Ser atribuda, na Administrao Pblica Federal, aos diferentes tipos de certicados disponibilizados pela ICP-Brasil, a classicao de informaes segundo o estabelecido na legislao especca. Art. 5. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 6. Fica revogado o Decreto n 3.587, de 5 de setembro de 2000. Braslia, 31 de outubro de 2001; 180. da Independncia e 113. da Repblica. MARCO ANTONIO DE OLIVEIRA MACIEL Martus Tavares Silvano Gianni [Dirio Ocial da Unio, de 5 de novembro de 2001]

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DECRETO N. 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1. O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por nalidade denir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2. Compete ao CONARQ: Iestabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

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VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identicar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n. 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas nalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica. Art. 3. So membros conselheiros do CONARQ: Io Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;

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VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem prossionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1. Cada Conselheiro ter um suplente. 2. Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 3. Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. 4. O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5. O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4. Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5. O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. 1. O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. 2. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida. Art. 6. O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 7. O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a nalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identicar, discutir e propor solues para questes temticas que repercuti-

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rem na estrutura e organizao de segmentos especcos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas. Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8. considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses. Art. 9. A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Captulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por nalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: Io Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. 1. Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2. As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: Ipromover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central;

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II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Art.14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Captulo III DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: Iproduzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias;

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II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, denidas como tal pela Lei n. 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n. 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico. Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas. Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1. O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especca de edital nos processos de desestatizao. 2. Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identicao, classicao e avaliao do acervo arquivstico. 3. Os documentos de valor permanente podero car sob a guarda das empresas mencionadas no 2., enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4. Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei n. 8.159, de 1991. 5. A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria.

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Captulo IV DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identicao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1. Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. 2. Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1. sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 3. Os documentos relativos s atividades-m sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Seo II Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identicao e controle. Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de

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acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2. do art. 7. da Lei n. 8.159, de 1991. Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo. Captulo V DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1. A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2. So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: Ios arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei n. 3.071, de 1. de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n. 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica. 1. O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ. 2. A avaliao referida no 1. ser homologada pelo Presidente do CONARQ. 3. Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei n. 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

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Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de noticao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n. 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, cando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desgurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero rmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. Captulo VI DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto. Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3. do art. 3.. Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 33. Ficam revogados os Decretos n. 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 04 de janeiro de 2002.

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DECRETO N. 4.176, DE 28 DE MARO DE 2002 Estabelece normas e diretrizes para a elaborao, a redao, a alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da Repblica de projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo Federal, e d outras providncias. (...) Revogaes Art. 64. Ficam revogados os Decretos n. 2.954, de 29 de janeiro de 1999, 3.495, de 30 de maio de 2000, 3.585, de 5 de setembro de 2000, 3.723, de 10 de janeiro de 2001, e 3.930, de 19 de setembro de 2001. Braslia, 28 de maro de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente [Dirio Ocial da Unio, de 1. de abril de 2002] DECRETO N. 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002 Regulamenta a Lei n. 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 18 da Lei n. 8.394, de 30 de dezembro de 1991, DECRETA: Art. 1. Este Decreto dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica. Art. 2. O acervo documental privado do cidado eleito presidente da Repblica considerado presidencial a partir de sua diplomao, independentemente de o documento ter sido produzido ou acumulado antes, durante ou depois do mandato presidencial. Art. 3. Os acervos documentais privados dos presidentes da Repblica so os conjuntos de documentos, em qualquer suporte, de natureza arquivstica, bibliogrca e museolgica, produzidos sob as formas textual (manuscrita, datilografada ou impressa), eletromagntica, fotogrca, lmogrca, vi-

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deogrca, cartogrca, sonora, iconogrca, de livros e peridicos, de obras de arte e de objetos tridimensionais. Pargrafo nico. Os acervos de que trata o caput no compreendem: Ios documentos de natureza arquivstica produzidos e recebidos pelos presidentes da Repblica, no exerccio dos seus mandatos, com fundamento no inciso II do art. 15 do Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002; e

II - os documentos bibliogrcos e museolgicos recebidos em cerimnias de troca de presentes, nas audincias com chefes de Estado e de Governo por ocasio das Visitas Ociais ou Viagens de Estado do presidente da Repblica ao exterior, ou quando das Visitas Ociais ou Viagens de Estado de chefes de Estado e de Governo estrangeiros ao Brasil. Art. 4. Os acervos a que se refere o art. 3. cam organizados sob a forma do Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da Repblica, que compreende o conjunto de medidas e providncias a serem levadas a efeito por entidades pblicas e privadas, coordenadas entre si, para a preservao, conservao e acesso queles acervos, mediante expresso consentimento dos presidentes da Repblica ou de seus sucessores. Art. 5. O Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da Repblica, coordenado pela Comisso Memria dos Presidentes da Repblica, atuar de forma integrada aos Sistemas Nacionais de Arquivos, Bibliotecas e Museus, e ter como objetivos: Ipreservar a memria presidencial como um todo num conjunto integrado, compreendendo os acervos privados arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos;

II - coordenar, no que diz respeito s tarefas de preservao, conservao, organizao e acesso aos acervos presidenciais privados, as aes dos rgos pblicos de documentao e fazer a articulao destes com entidades privadas que detenham ou tratem de tais acervos; III - manter referencial nico de informao, capaz de fornecer ao cidado, de maneira uniforme e sistemtica, a possibilidade de localizar e ter acesso aos documentos, onde quer que estejam guardados, seja em entidades pblicas, em instituies privadas ou com particulares, tanto na capital federal como na regio de origem do presidente ou nas demais regies do Pas;

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IV - propor metodologia, tcnicas e tecnologias para identicao, referncia, preservao, conservao, organizao e difuso da documentao presidencial privada; e V - compatibilizar as informaes referentes documentao dos acervos privados presidenciais com as dos documentos arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos de carter pblico. Art. 6. A adeso ao Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da Repblica far-se- por meio de termo especco, do qual constar que: Ios acervos documentais privados dos presidentes da Repblica integram o patrimnio cultural brasileiro e so declarados de interesse pblico para os ns de aplicao do 1. do art. 216 da Constituio, conforme o art. 3. da Lei n. 8.394, de 1991;

II - em caso de venda do acervo, a Unio tem direito de preferncia, observado o disposto no art. 10; III - sem prejuzo do disposto no inciso II, os acervos no podem ser alienados para o exterior sem manifestao expressa da Unio, por meio da Comisso Memria dos Presidentes da Repblica; e IV - o titular do acervo tem a obrigao de: a) preserv-lo e conserv-lo de acordo com a orientao tcnica da Comisso Memria dos Presidentes da Repblica, autorizando o acesso a eles, observadas as restries previstas em lei; e b) comunicar ao Departamento de Documentao Histrica do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica a transferncia do local de guarda do acervo, dentro do territrio nacional. Art. 7. As entidades, pblicas ou privadas, ou as pessoas fsicas mantenedoras de acervos documentais privados dos presidentes da Repblica podero solicitar aos rgos pblicos orientao ou assistncia para a sua organizao, manuteno e preservao, e pleitear apoio tcnico e nanceiro do poder pblico para projetos de ns educativos, cientcos ou culturais. 1. O Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional - IPHAN apoiar nanceiramente, com recursos previstos na lei oramentria, a consecuo de projetos tcnicos de interesse do Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da Repblica aprovados pela Comisso Memria dos Presidentes da Repblica. 2. O apoio referido no caput car condicionado a que:

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I - os detentores dos acervos adiram poltica de acervos documentais privados dos presidentes da Repblica formulada pela Comisso Memria dos Presidentes da Repblica e cumpram sua orientao tcnica, visando ao atendimento coletividade; e II - os acervos sejam acessveis consulta pblica e pesquisa, com exceo das restries previstas em lei. Art. 8. A Comisso Memria dos Presidentes da Repblica, por meio de representantes especialmente designados pelo Arquivo Nacional, pelo IPHAN, pelo Museu da Repblica e pela Fundao Biblioteca Nacional, realizar, anualmente, visitas tcnicas para avaliao e destinao do acervo documental privado do presidente da Repblica em exerccio. 1. As visitas sero organizadas pelo titular do Departamento de Documentao Histrica do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica. 2. O relatrio conclusivo da visita tcnica ser apresentado ao Departamento de Documentao Histrica, separadamente, de acordo com a natureza do acervo avaliado. Art. 9. Para efeito de registro e inventrio geral dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, os documentos recebidos em viagens, encontros e audincias do presidente da Repblica pela Ajudncia de Ordens sero encaminhados ao Departamento de Documentao Histrica do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica acompanhados de dados de identicao, conforme formulrio padro estabelecido por esse Departamento, devidamente preenchido, datado e assinado pelo representante do rgo, ou pessoa fsica remetente. Art. 10. A venda de acervos documentais privados dos presidentes da Repblica dever ser precedida de comunicao por escrito Comisso Memria dos Presidentes da Repblica, que se manifestar, no prazo mximo de sessenta dias, sobre o interesse da Unio na aquisio desses acervos. Art. 11. Compete Comisso Memria dos Presidentes da Repblica elaborar o seu regimento interno, que ser submetido aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 26 de agosto de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente [Dirio Ocial da Unio, de 27 de agosto de 2002]

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DECRETO N. 4.497, DE 4 DE DEZEMBRO DE 2002 (Revogado Pelo Decreto n. 4.553, de 27.12.2002) Altera o art. 17 do Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Art. 1. O art. 17 do Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997, passa a vigorar com a seguinte redao: Art. 17...................................................................... 1. A classicao de documento na categoria secreta poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido delegao. 2. A competncia prevista no 1. deste artigo poder ser subdelegada. (NR) Art. 2. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 4 de dezembro de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Geraldo Magela da Cruz Quinto Pedro Parente [Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 5 de dezembro de 2002] DECRETO N. 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea a, da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:

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CAPTULO I DAS DISPOSIES PRELIMINARES Art. 1. Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam. Art. 2. So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal classicados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Pargrafo nico. O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito e condicionado necessidade de conhecer. Art. 3. A produo, manuseio, consulta, transmisso, manuteno e guarda de dados ou informaes sigilosos observaro medidas especiais de segurana. Pargrafo nico. Toda autoridade responsvel pelo trato de dados ou informaes sigilosos providenciar para que o pessoal sob suas ordens conhea integralmente as medidas de segurana estabelecidas, zelando pelo seu el cumprimento. Art. 4. Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e denies: Iautenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e dedignos tanto na origem quanto no destino;

II - classicao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao; III - comprometimento: perda de segurana resultante do acesso noautorizado; IV - credencial de segurana: certicado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informaes em diferentes graus de sigilo; V - desclassicao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classicao, tornando ostensivos dados ou informaes; VI - disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de dados e informaes;

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VII - grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou contedo; VIII - integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no trnsito ou no destino; IX - investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana; X - legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados ou informaes so legtimos e dedignos tanto na origem quanto no destino; XI - marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo; XII - medidas especiais de segurana: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a esses dados e informaes; XIII - necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel para que uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha acesso a dados ou informaes sigilosos; XIV - ostensivo: sem classicao, cujo acesso pode ser franqueado; XV - reclassicao: alterao, pela autoridade competente, da classicao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos; XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteo contra revelao no-autorizada; e XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em rea sigilosa. CAPTULO II DO SIGILO E DA SEGURANA Seo I Da Classicao Segundo o Grau de Sigilo Art. 5. Os dados ou informaes sigilosos sero classicados em ultrasecretos, secretos, condenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos.

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 1. So passveis de classicao como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientco e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. 2. So passveis de classicao como secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. 3. So passveis de classicao como condenciais dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. 4. So passveis de classicao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Art. 6. A classicao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades: IPresidente da Repblica; II - Vice-Presidente da Repblica; III - Ministros de Estado e equiparados; e IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica. Pargrafo nico. Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: Isecreto, as autoridades que exeram funes de direo, comando ou chea; e

II - condencial e reservado, os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especca de cada Ministrio ou rgo da Presidncia da Repblica. Art. 7. Os prazos de durao da classicao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes:

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I-

ultra-secreto: mximo de cinqenta anos;

II - secreto: mximo de trinta anos; III - condencial: mximo de vinte anos; e IV - reservado: mximo de dez anos. 1. O prazo de durao da classicao ultra-secreto poder ser renovado indenidamente, de acordo com o interesse da segurana da sociedade e do Estado. 2. Tambm considerando o interesse da segurana da sociedade e do Estado, poder a autoridade responsvel pela classicao nos graus secreto, condencial e reservado, ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovar o prazo de durao, uma nica vez, por perodo nunca superior aos prescritos no caput. Seo II Da Reclassicao e da Desclassicao Art. 8. Dados ou informaes classicados no grau de sigilo ultra-secreto somente podero ser reclassicados ou desclassicados, mediante deciso da autoridade responsvel pela sua classicao. Art. 9. Para os graus secreto, condencial e reservado, poder a autoridade responsvel pela classicao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da segurana da sociedade e do Estado, alter-la ou cancel-la, por meio de expediente hbil de reclassicao ou desclassicao dirigido ao detentor da custdia do dado ou informao sigilosos. Pargrafo nico. Na reclassicao, o prazo de durao reinicia-se a partir da data da formalizao da nova classicao. Art. 10. A desclassicao de dados ou informaes nos graus secreto, condencial e reservado ser automtica aps transcorridos os prazos previstos nos incisos II, III e IV do art. 7., salvo no caso de renovao, quando ento a desclassicao ocorrer ao nal de seu termo. Art. 11. Dados ou informaes sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassicao sero encaminhados instituio arquivstica pblica competente, ou ao arquivo permanente do rgo pblico, entidade pblica ou instituio de carter pblico, para ns de organizao, preservao e acesso.

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Pargrafo nico. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informaes de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser denitivamente preservados. Art. 12. A indicao da reclassicao ou da desclassicao de dados ou informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da primeira pgina. CAPTULO III DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES SIGILOSOS Seo I Dos Procedimentos para Classicao de Documentos Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classicaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Art. 14. A classicao de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classicado com o mais alto grau de sigilo. Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de modo a no comprometer o sigilo. Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotograas areas ou em seus negativos sero classicados em razo dos detalhes que revelem e no da classicao atribuda s fotograas ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las. Art. 17. Podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgao ou execuo, mediante consentimento expresso: I - da autoridade classicadora, para documentos ultra-secretos; II da autoridade classicadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e

III - da autoridade classicadora, destinatria ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos condenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no prprio documento. Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este artigo sero atribudos graus de sigilo iguais ou inferiores queles atribudos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para ns de divulgao.

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Seo II Do Documento Sigiloso Controlado Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo: I - identicao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios, quando da difuso; II - lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especco; III - lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e IV - lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder transferncia de sua custdia ou guarda. Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de transferncia sero elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e caro sob a guarda de um rgo de controle. Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado DSC, desde sua classicao ou reclassicao. Pargrafo nico. A critrio da autoridade classicadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. Seo III Da Marcao Art. 20. A marcao, ou indicao do grau de sigilo, dever ser feita em todas as pginas do documento e nas capas, se houver. 1. As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento. 2. O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as suas pginas, a expresso Documento Sigiloso Controlado (DSC) e o respectivo nmero de controle. Art. 21. A marcao em extratos de documentos, rascunhos, esboos e desenhos sigilosos obedecer ao prescrito no art. 20. Art. 22. A indicao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotograas, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecer s normas complementares adotadas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica. Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informaes sigilosos sero marcados com a classicao devida em local adequado.

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Pargrafo nico. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e tas sonoros, magnticos ou pticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informaes. Seo IV Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identicados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. Art. 25. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. Pargrafo nico. A comunicao de assunto ultra-secreto de outra forma que no a prescrita no caput s ser permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento ao princpio da oportunidade e considerados os interesses da segurana da sociedade e do Estado. Art. 26. A expedio de documento secreto, condencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro ocialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica. Pargrafo nico. A comunicao dos assuntos de que trata este artigo poder ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptograa compatveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42.

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Seo V Do Registro, da Tramitao e da Guarda Art. 27. Cabe aos responsveis pelo recebimento de documentos sigilosos: I - vericar a integridade e registrar, se for o caso, indcios de violao ou de qualquer irregularidade na correspondncia recebida, dando cincia do fato ao seu superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar imediatamente ao remetente; e II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitao. Art. 28. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. Pargrafo nico. Envelopes contendo a marca pessoal s podero ser abertos pelo prprio destinatrio. Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio de violao ou adulterao do documento. Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento. 1. Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. 2. Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1., os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada. Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou custdia de documentos sigilosos os transmitiro a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferncia de responsabilidade. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsveis pela guarda ou custdia de material sigiloso. Seo VI Da Reproduo Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de documento sigiloso ter o mesmo grau de sigilo do documento original. 1. A reproduo total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se autorizao expressa da autoridade classicadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto.

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 2. Eventuais cpias decorrentes de documentos sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que se refere o art. 35 deste Decreto, no mbito dos rgos e entidades pblicas ou instituies de carter pblico. 3. Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde que necessrio como prova em juzo. Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia no-autorizada do todo ou parte. Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada em tipograas, impressoras, ocinas grcas ou similar, essa operao dever ser acompanhada por pessoa ocialmente designada, que ser responsvel pela garantia do sigilo durante a confeco do documento, observado o disposto no art. 33. Seo VII Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao Art. 35. As entidades e rgos pblicos constituiro Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuies: I - analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida e acumulada no mbito de sua atuao; II - propor, autoridade responsvel pela classicao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovao dos prazos a que se refere o art. 7.; III - propor, autoridade responsvel pela classicao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alterao ou cancelamento da classicao sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9. deste Decreto; IV - determinar o destino nal da documentao tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses.

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Art. 36. Os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo no podem ser desgurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em vigor. CAPTULO IV DO ACESSO Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido: I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. 1. Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos ca sujeito s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao dos mesmos. 2. Os dados ou informaes sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir tambm passem a ter grau de sigilo idntico. 3. Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 38. O acesso a dados ou informaes sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, condicionado emisso de credencial de segurana no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo. Pargrafo nico. A credencial de segurana de que trata o caput deste artigo classica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, condencial e reservado. Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros pases atender s normas e recomendaes de sigilo constantes destes instrumentos. Art. 40. A negativa de autorizao de acesso dever ser justicada. CAPTULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAO Art. 41. A comunicao de dados e informaes sigilosos por meio de sistemas de informao ser feita em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26.

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Art. 42. Ressalvado o disposto no pargrafo nico do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptograa para uso ocial no mbito da Unio so considerados sigilosos e devero, antecipadamente, ser submetidos certicao de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional. Art. 43. Entende-se como ocial o uso de cdigo, cifra ou sistema de criptograa no mbito de rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico. Pargrafo nico. vedada a utilizao para outro m que no seja em razo do servio. Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptograa todas as medidas de segurana previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: I - realizao de vistorias peridicas, com a nalidade de assegurar uma perfeita execuo das operaes criptogrcas; II - manuteno de inventrios completos e atualizados do material de criptograa existente; III - designao de sistemas criptogrcos adequados a cada destinatrio; IV - comunicao, ao superior hierrquico ou autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados ou informaes criptografados; e V - identicao de indcios de violao ou interceptao ou de irregularidades na transmisso ou recebimento de dados e informaes criptografados. Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrnico, sero assinados e criptografados mediante o uso de certicados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo ultra-secreto s podero estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam fsica e logicamente isoladas de qualquer outra. Art. 46. A destruio de dados sigilosos deve ser feita por mtodo que sobrescreva as informaes armazenadas. Se no estiver ao alcance do rgo

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a destruio lgica, dever ser providenciada a destruio fsica por incinerao dos dispositivos de armazenamento. Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo secreto, condencial e reservado s podero integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptograa e segurana adequados a proteo dos documentos. Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possvel, deve ser feito em mdias removveis que podem ser guardadas com maior facilidade. CAPTULO VI DAS REAS E INSTALAES SIGILOSAS Art. 49. A classicao de reas e instalaes ser feita em razo dos dados ou informaes sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5.. Art. 50. Aos titulares dos rgos e entidades pblicos e das instituies de carter pblico caber a adoo de medidas que visem denio, demarcao, sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas sigilosas sob sua responsabilidade. Art. 51. O acesso de visitas a reas e instalaes sigilosas ser disciplinado por meio de instrues especiais dos rgos, entidades ou instituies interessados. Pargrafo nico. Para efeito deste artigo, no considerado visita o agente pblico ou o particular que ocialmente execute atividade pblica diretamente vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurana da sociedade e do Estado. CAPTULO VII DO MATERIAL SIGILOSO Seo I Das Generalidades Art. 52. O titular de rgo ou entidade pblica, responsvel por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrncia de aperfeioamento, prova, produo ou aquisio, dever providenciar para que lhe seja atribudo o grau de sigilo adequado. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de rgo ou entidade pblicos ou de instituies de carter pblico encarregada da scali-

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zao e do controle de atividades de entidade privada, para ns de produo ou exportao de material de interesse da Defesa Nacional. Art. 53. Os titulares de rgos ou entidades pblicos encarregados da preparao de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeioamento ou de novo projeto, prova, produo, aquisio, armazenagem ou emprego de material sigiloso so responsveis pela expedio das instrues adicionais que se tornarem necessrias salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. Art. 54. Todos os modelos, prottipos, moldes, mquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou locao, sero adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo. Art. 55. Dados ou informaes sigilosos concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de material somente sero fornecidos aos que, por suas funes ociais ou contratuais, a eles devam ter acesso. Pargrafo nico. Os rgos e entidades pblicos controlaro e coordenaro o fornecimento s pessoas fsicas e jurdicas interessadas os dados e informaes necessrios ao desenvolvimento de programas. Seo II Do Transporte Art. 56. A denio do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso responsabilidade do detentor da custdia e dever considerar o respectivo grau de sigilo. 1. O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal m contratadas. 2. As medidas necessrias para a segurana do material transportado sero estabelecidas em entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais especcas, e sero de responsabilidade da empresa contratada. Art. 57. Sempre que possvel, os materiais sigilosos sero tratados segundo os critrios indicados para a expedio de documentos sigilosos. Art. 58. A critrio da autoridade competente, podero ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso. CAPTULO VIII DOS CONTRATOS Art. 59. A celebrao de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execuo implique a divulgao de desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos:

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I - o conhecimento da minuta de contrato estar condicionado assinatura de termo de compromisso de manuteno de sigilo pelos interessados na contratao; e II - o estabelecimento de clusulas prevendo a: a) possibilidade de alterao do contrato para incluso de clusula de segurana no estipulada por ocasio da sua assinatura; b) obrigao de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo; c) obrigao de o contratado adotar as medidas de segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu controle, para a manuteno do sigilo relativo ao objeto contratado; d) identicao, para ns de concesso de credencial de segurana, das pessoas que, em nome do contratado, tero acesso a material, dados e informaes sigilosos; e e) responsabilidade do contratado pela segurana do objeto subcontratado, no todo ou em parte. Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como s instituies de carter pblico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar para que seus scais ou representantes adotem as medidas necessrias para a segurana dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricao em suas instalaes. CAPTULO IX DAS DISPOSIES FINAIS Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, rea, instalao e sistema de informao cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico exigiro termo de compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores, funcionrios e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informaes sigilosos. Pargrafo nico. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, aps o desligamento, no revelar ou divulgar dados ou informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exerccio de cargo, funo ou emprego pblico. Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de documentos e materiais e pela segurana de reas, instalaes ou sistemas de informao de

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natureza sigilosa sujeitam-se s normas referentes ao sigilo prossional, em razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especco, sem prejuzo de sanes penais. Art. 64. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico promovero o treinamento, a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e sistemas de informao de natureza sigilosa. Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto ca, automaticamente, responsvel pela preservao do seu sigilo. Art. 66. Na classicao dos documentos ser utilizado, sempre que possvel, o critrio menos restritivo possvel. Art. 67. A critrio dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal sero expedidas instrues complementares, que detalharo os procedimentos necessrios plena execuo deste Decreto. Art. 68. Este Decreto entra em vigor aps quarenta e cinco dias da data de sua publicao. Art. 69. Ficam revogados os Decretos n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002. Braslia, 27 de dezembro de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente Alberto Mendes Cardoso [Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 30 de dezembro de 2002]

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ANEXO I TERMO DE INVENTRIO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS CONTROLADOS N. ______/___ Inventrio dos documentos sigilosos controlados pelo______________ __________

________________, ____ de ______________ de _____. ______________________________________________ Testemunhas: ______________________________________________ ______________________________________________

ANEXO II TERMO DE TRANSFERNCIA DE GUARDA DE DOCUMENTOS SIGILOSOS CONTROLADOS N.______/___ Aos ________dias do ms de _____________ do ano de dois mil e ________ reuniram-se no__________________________________, o Senhor _________ ___________________________________________________________ substitudo, Senhor_______________________________________________ _____________________ substituto, para conferir os documentos sigilosos controlados, produzidos e recebidos pelo ____________________________________________, ento sob a custdia do primeiro, constante do Inventrio n._____/____, anexo ao presente Termo de Transferncia, os quais, nesta data, passam para a custdia do segundo.

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Cumpridas as formalidades exigidas e conferidas todas as peas constantes do Inventrio, foram elas julgadas conforme (ou com as seguintes alteraes), sendo, para constar, lavrado o presente Termo de Transferncia, em trs vias, assinadas e datadas pelo substitudo e pelo substituto.
_______________, ____ de ______________ de ______. ______________________________________________ ______________________________________________

RESOLUES CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA RESOLUO CFM n. 1.639/2002 Aprova as Normas Tcnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Pronturio Mdico, dispe sobre tempo de guarda dos pronturios, estabelece critrios para certicao dos sistemas de informao e d outras providncias. O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuies que lhe confere a Lei n. 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto n. 44.045, de 19 de julho de 1958, e CONSIDERANDO que o mdico tem o dever de elaborar o pronturio para cada paciente a que assiste, conforme previsto no art. 69 do Cdigo de tica Mdica; CONSIDERANDO que os dados que compem o pronturio pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponveis, de modo que, quando solicitado por ele ou seu representante legal, permitam o fornecimento de cpias autnticas das informaes a ele pertinentes; CONSIDERANDO o teor da Resoluo CFM n. 1.605/2000, que dispe sobre o fornecimento das informaes do pronturio autoridade judiciria requisitante; CONSIDERANDO que o sigilo prossional, que visa preservar a privacidade do indivduo, deve estar sujeito s normas estabelecidas na legislao e

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no Cdigo de tica Mdica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no pronturio, seja eletrnico ou em papel; CONSIDERANDO o volume de documentos armazenados pelos estabelecimentos de sade e consultrios mdicos em decorrncia da necessidade de manuteno dos pronturios; CONSIDERANDO os avanos da tecnologia da informao e de telecomunicaes, que oferecem novos mtodos de armazenamento e de transmisso de dados; CONSIDERANDO a legislao arquivstica brasileira, que normatiza a guarda, a temporalidade e a classicao dos documentos, inclusive dos pronturios mdicos; CONSIDERANDO o disposto na Resoluo CFM n. 1.638/2002, de 10 de julho de 2002, que dene pronturio mdico e cria as Comisses de Reviso de Pronturios nos estabelecimentos e/ou instituies de sade; CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM n. 30/2002, aprovado na Sesso Plenria de 10 de julho de 2002; CONSIDERANDO, nalmente, o decidido em Sesso Plenria de 10 de julho de 2002. RESOLVE: Art. 1. - Aprovar as Normas Tcnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Pronturio Mdico, anexas esta resoluo, possibilitando a elaborao e o arquivamento do pronturio em meio eletrnico. Art. 2. - Estabelecer a guarda permanente para os pronturios mdicos arquivados eletronicamente em meio ptico ou magntico, e microlmados. Art. 3. - Recomendar a implantao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos em todas as unidades que prestam assistncia mdica e so detentoras de arquivos de pronturios mdicos, tomando como base as atribuies estabelecidas na legislao arquivstica brasileira (a Resoluo CONARQ n. 7/97, a NBR n. 10.519/88, da ABNT, e o Decreto n. 4.073/2002, que regulamenta a Lei de Arquivos Lei n. 8.159/91). Art. 4. - Estabelecer o prazo mnimo de 20 (vinte) anos, a partir do ltimo registro, para a preservao dos pronturios mdicos em suporte de papel. Pargrafo nico Findo o prazo estabelecido no caput, e considerando o valor secundrio dos pronturios, a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, aps consulta Comisso de Reviso de Pronturios, dever

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elaborar e aplicar critrios de amostragem para a preservao denitiva dos documentos em papel que apresentem informaes relevantes do ponto de vista mdico-cientco, histrico e social. Art. 5. - Autorizar, no caso de emprego da microlmagem, a eliminao do suporte de papel dos pronturios microlmados, de acordo com os procedimentos previstos na legislao arquivstica em vigor (Lei n. 5.433/68 e Decreto n. 1.799/96), aps anlise obrigatria da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da unidade mdico-hospitalar geradora do arquivo. Art. 6. - Autorizar, no caso de digitalizao dos pronturios, a eliminao do suporte de papel dos mesmos, desde que a forma de armazenamento dos documentos digitalizados obedea norma especca de digitalizao contida no anexo desta resoluo e aps anlise obrigatria da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da unidade mdico-hospitalar geradora do arquivo. Art. 7. - O Conselho Federal de Medicina e a Sociedade Brasileira de Informtica em Sade (SBIS), mediante convnio especco, expediro, quando solicitados, a certicao dos sistemas para guarda e manuseio de pronturios eletrnicos que estejam de acordo com as normas tcnicas especicadas no anexo a esta resoluo. Art. 8. - Esta resoluo entra em vigor na data de sua publicao. Art. 9. - Fica revogada a Resoluo CFM n. 1.331/89 e demais disposies em contrrio. Braslia-DF, 10 de julho de 2002 EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE RUBENS DOS SANTOS SILVA Presidente Secretrio-Geral NORMAS TCNICAS PARA O USO DE SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA A GUARDA E MANUSEIO DO PRONTURIO MDICO I. Integridade da Informao e Qualidade do Servio O sistema de informaes dever manter a integridade da informao atravs do controle de vulnerabilidades, de mtodos fortes de autenticao, do controle de acesso e mtodos de processamento dos sistemas operacionais conforme a norma ISO/IEC 15408, para segurana dos processos de sistema. Cpia de Segurana Dever ser feita cpia de segurana dos dados do pronturio pelo menos a cada 24 horas. Recomenda-se que o sistema de informao utilizado possua a funcionalidade de for-

II.

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ar a realizao do processo de cpia de segurana diariamente. O procedimento de back-up deve seguir as recomendaes da norma ISO/IEC 17799, atravs da adoo dos seguintes controles: a. Documentao do processo de backup/restore; b. As cpias devem ser mantidas em local distante o suciente para livr-las de danos que possam ocorrer nas instalaes principais; c. Mnimo de trs cpias para aplicaes crticas; d. Protees fsicas adequadas de modo a impedir acesso no autorizado; e. I. Possibilitar a realizao de testes peridicos de restaurao. Bancos de Dados Os dados do pronturio devero ser armazenados em sistema que assegure, pelo menos, as seguintes caractersticas: a. Compartilhamento dos dados; b. Independncia entre dados e programas; c. Mecanismos para garantir a integridade, controle de conformidade e validao dos dados; d. Controle da estrutura fsica e lgica; e. Linguagem para a denio e manipulao de dados (SQL Standard Query Language); f. Funes de auditoria e recuperao dos dados. I. II. Privacidade e Condencialidade Com o objetivo de garantir a privacidade, condencialidade dos dados do paciente e o sigilo prossional, faz-se necessrio que o sistema de informaes possua mecanismos de acesso restrito e limitado a cada perl de usurio, de acordo com a sua funo no processo assistencial: a. Recomenda-se que o prossional entre pessoalmente com os dados assistenciais do pronturio no sistema de informao; b. A delegao da tarefa de digitao dos dados assistenciais coletados a um prossional administrativo no exime o mdico, fornecedor das informaes, da sua responsabilidade desde que o prossional administrativo esteja inserindo estes dados por intermdio de sua senha de acesso;

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c. A senha de acesso ser delegada e controlada pela senha do mdico a quem o prossional administrativo est subordinado; d. Deve constar da trilha de auditoria quem entrou com a informao; e. Todos os funcionrios de reas administrativas e tcnicas que, de alguma forma, tiverem acesso aos dados do pronturio devero assinar um termo de condencialidade e no-divulgao, em conformidade com a norma ISO/IEC 17799. I. Autenticao O sistema de informao dever ser capaz de identicar cada usurio atravs de algum mtodo de autenticao. Em se tratando de sistemas de uso local, no qual no haver transmisso da informao para outra instituio, obrigatria a utilizao de senhas. As senhas devero ser de no mnimo 5 caracteres, compostos por letras e nmeros. Trocas peridicas das senhas devero ser exigidas pelo sistema no perodo mximo de 60 (sessenta) dias. Em hiptese alguma o prossional poder fornecer a sua senha a outro usurio, conforme preconiza a norma ISO/IEC 17799. O sistema de informaes deve possibilitar a criao de pers de usurios que permita o controle de processos do sistema. Auditoria O sistema de informaes dever possuir registro (log) de eventos, conforme prev a norma ISO/IEC 17799. Estes registros devem conter: a. A identicao dos usurios do sistema; b. Datas e horrios de entrada (log-on) e sada (log-o ) no sistema; c. Identidade do terminal e, quando possvel, a sua localizao; d. Registro das tentativas de acesso ao sistema, aceitas e rejeitadas; e. Registro das tentativas de acesso a outros recursos e dados, aceitas e rejeitadas. f. Registro das excees e de outros eventos de segurana relevantes devem ser mantidos por um perodo de tempo no inferior a 10 (dez) anos, para auxiliar em investigaes futuras e na monitorao do controle de acesso. I. Transmisso de Dados Para a transmisso remota de dados identicados do pronturio, os sistemas devero possuir um certicado digital de aplicao nica emitido por uma AC (Autoridade Certi-

II.

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cadora) credenciada pelo ITI responsvel pela AC Raiz da estrutura do ICP-Brasil, a m de garantir a identidade do sistema. II. Certicao do software A vericao do atendimento destas normas poder ser feita atravs de processo de certicao do software junto ao CFM, conforme especicado a seguir. Digitalizao de pronturios - Os arquivos digitais oriundos da digitalizao do pronturio mdico devero ser controlados por mdulo do sistema especializado que possua as seguintes caractersticas. a. Mecanismo prprio de captura de imagem em preto e branco e colorida independente do equipamento scanner; b. Base de dados prpria para o armazenamento dos arquivos digitalizados; c. Mtodo de indexao que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e eciente; d. Mecanismo de pesquisa utilizando informaes sobre os documentos, incluindo os campos de indexao e o texto contido nos documentos digitalizados, para encontrar imagens armazenadas na base de dados; e. Mecanismos de controle de acesso que garantam o acesso a documentos digitalizados somente por pessoas autorizadas. CERTIFICAO DOS SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA A GUARDA E MANUSEIO DO PRONTURIO MDICO Todas as pessoas fsicas, organizaes ou empresas desenvolvedoras de sistemas informatizados para a guarda e manuseio do pronturio mdico que desejarem obter a certicao do CFM e da SBIS devero cumprir os seguintes passos: 1. 2. Responder e enviar, via Internet, o questionrio bsico, disponvel na pgina do CFM: http://www.cfm.org.br/certicacao; O questionrio remetido ser analisado pelo CFM/SBIS, que emitir um parecer inicial aprovando ou no o sistema proposto. Este parecer ser enviado, via Internet, ao postulante; Caso aprovado, os sistemas de gesto de consultrios e pequenas clnicas (sistemas de menor complexidade) devero ser encaminha-

III.

3.

98

dos sede do CFM para anlise. Os sistemas de gesto hospitalar ou de redes de ateno sade (sistemas de maior complexidade) que no possam ser enviados sero analisados in loco (sob a responsabilidade do CFM/SBIS); 4. O processo de avaliao consistir na anlise do cumprimento das normas tcnicas acima elencadas. A aprovao do sistema estar condicionada ao cumprimento de todas as normas estabelecidas; Em caso de no-aprovao do sistema, sero especicados os motivos para que as reformulaes necessrias sejam encaminhadas; Uma vez aprovado o sistema na verso analisada, alm do documento de certicao o CFM e a SBIS emitiro um selo digital de qualidade que poder ser incorporado na tela de abertura do sistema; A tabela de custos para o processo de certicao dos sistemas de informao de pronturio eletrnico encontra-se disponvel no site http://www.cfm.org.br/certicacao; A certicao dever ser revalidada a cada nova verso do sistema, seguindo os mesmos trmites anteriormente descritos. RESOLUES DO CONARQ ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e ou cdigos de classicao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 27 de setembro de 1995 e Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental, a proteo especial aos documentos de arquivo e as providncias para franquear aos cidados as informaes contidas na documentao governamental; Considerando que a organizao da documentao pblica a maneira pela qual o cidado tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos; Considerando que a organizao dos arquivos se constitui em instrumento de eccia administrativa no gerenciamento das informaes, contribuindo como agente de modernizao da prpria administrao pblica do Pas;

5. 6.

7.

8.

99

Considerando a importncia e vantagens da classicao de documentos de arquivos correntes, que objetiva a racionalizao do uxo documental, a agilidade e a segurana na recuperao de informaes para a administrao, bem como a organizao da documentao acumulada como requisito para sua correta destinao nal, RESOLVE: Art. 1. - Os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, como decorrncia de um programa de gesto de documentos, devero organizar seus arquivos correntes com base em mtodos de classicao, que considerem a natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funes. 1. - Considera-se gesto de documentos o planejamento e o controle das atividades tcnicas relacionadas produo, classicao, tramitao, uso, arquivamento, avaliao e seleo dos documentos de arquivo, em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 2 - Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 3 - Consideram-se arquivos intermedirios os conjuntos de documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, aguardam sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 2 - O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, poder subsidiar, por intermdio de suas Cmaras Tcnicas, os integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR na elaborao ou anlise de planos e ou cdigos de classicao de arquivos correntes. JAIME ANTUNES DA SILVA [Dirio Ocial da Unio, de 24 de outubro de 1995] ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 27 de setembro de 1995 e

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Considerando a importncia da preservao dos acervos produzidos pela administrao pblica como instrumento de prova e informao sobre suas atividades para as administraes e geraes futuras; Considerando a necessidade de orientar os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR em relao transferncia ou ao recolhimento de seus acervos para instituies arquivsticas pblicas, cumprida sua nalidade administrativa nos arquivos correntes; Considerando que a transferncia e o recolhimento de acervos, corretamente operacionalizados, so fundamentais para garantir melhores condies de guarda e preservao dos documentos, bem como para torn-los rapidamente disponveis aos usurios, RESOLVE: Art. 1. - Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s instituies arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidades do Poder Pblico, devero estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identicao e controle. 1. - Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao nal: eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 2. - Considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em instituies arquivsticas pblicas. Art. 2. - O instrumento descritivo mencionado no Art. 1. dever conter os seguintes dados: rgo de procedncia (responsvel pela transferncia ou recolhimento); rgo de provenincia (responsvel pela produo e acumulao do acervo); tipo e nmero das embalagens utilizadas no transporte (containers, caixas, pacotes); tipo e nmero das unidades de acondicionamento; descrio do contedo, indicando, entre outras informaes, o gnero dos documentos (textual, iconogrco, audiovisual, cartogrco, informtico); e datas-limite dos documentos. Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e assinatura do responsvel pelo rgo que procede a transferncia ou o recolhimento. Art. 3 - As instituies arquivsticas pblicas devero baixar instrues normativas sobre a matria, no seu mbito de atuao. JAIME ANTUNES DA SILVA [Dirio Ocial da Unio, de 24 de outubro de 1995]

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ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995 Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 15 de dezembro de 1995 e Considerando que compete ao CONARQ, como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR, exercer orientao normativa quanto gesto e proteo especial dos documentos de arquivo; Considerando que compete, tambm, ao CONARQ estimular o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas, bem como a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; Considerando, ainda, a necessidade de denir uma estratgia de atuao, junto aos integrantes do SINAR, que tenha por premissa a transferncia de metodologias e tcnicas adequadas no campo da Arquivologia, atravs da prestao de assessoramento tcnico especializado, RESOLVE: Art. 1. - Aprovar o anexo Programa de Assistncia Tcnica, a ser desenvolvido pelos rgos e entidades integrantes do SINAR, sob a coordenao do CONARQ. JAIME ANTUNES DA SILVA [Dirio Ocial da Unio, de 28 de dezembro de 1995]

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ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 4, DE 28 DE MARO DE 1996 [REVOGADA PELA RESOLUO, N. 14 DE 24 DE OUTUBRO DE 2001] Dispe sobre o Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996 Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Ociais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 6. reunio ordinria realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996 e, Considerando o disposto na alnea C, do pargrafo nico, do art. 5., do Anexo ao Decreto n. 96.671, de 9 de setembro de 1988; Considerando o disposto no item 3 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, deste Conselho; Considerando as recomendaes contidas na NBR - 10.519, da Associao Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT, sobre Critrios de Avaliao de Documentos de Arquivo, resolve:

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Art. 1. - Os rgos e entidades integrantes do Poder Pblico faro publicar nos Dirios Ociais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e Municpios, correspondentes ao seu mbito de atuao, os editais para eliminao de documentos, decorrentes da aplicao de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9. da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Pargrafo nico - Os editais referidos neste artigo sero publicados em outro veculo de divulgao local quando a administrao pblica municipal no editar Dirio Ocial. Art. 2. - Os editais para eliminao de documentos devero consignar um prazo de 30 a 45 dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso, possibilitar s partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de processos. JAIME ANTUNES DA SILVA [Dirio Ocial da Unio, de 11 de outubro de 1996] ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 6, DE 15 DE MAIO DE 1997 Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8. reunio ordinria, realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e, Considerando que cabe Administrao Pblica a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Pargrafo 2., do art. 216 da Constituio Federal); Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientco e como elementos de prova e informao (Artigo 1. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991), RESOLVE estabelecer as seguintes diretrizes para orientao dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR quanto terceirizao de servios arquivsticos. Art. 1. As atividades de avaliao sero reservadas para execuo direta pelos rgos e entidades do Poder Pblico, por ser atividade essencial da

104

gesto de documentos, de responsabilidade de Comisses Permanentes de Avaliao, conforme determina o disposto no art. 2. do Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997, sendo vedada a eliminao de documentos sem prvia autorizao da instituio arquivstica pblica de seu mbito de atuao, conforme determina o disposto no art. 9., da Lei n. 8.159/91. Art. 2. A guarda dos documentos pblicos exclusiva dos rgos e entidades do Poder Pblico, visando garantir o acesso e a democratizao da informao, sem nus, para a administrao e para o cidado. Art. 3. Podero ser contratados servios para a execuo de atividades tcnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes pblicos pertencentes aos rgos e entidades produtores e acumuladores dos documentos. Art. 4. Para efeitos desta Resoluo, a gesto de documentos, conforme preconiza o art. 3. da Lei n. 8.159/91, compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do CONARQ [Dirio Ocial da Unio, de 23 de maio de 1997] ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 7, DE 20 DE MAIO DE 1997 Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS- CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8. reunio ordinria realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e, Considerando o disposto no art. 9. da Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; Considerando a Resoluo n. 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996, que dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Ociais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios; e

105

Considerando as recomendaes contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n. 4 deste Conselho, de 28 de maro de 1996, resolve: Art. 1. A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao de tabelas de temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo. Art. 2. O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de Eliminao de Documentos. Art. 3. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens: Icabealho contendo a identicao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha; a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens documentais listados; b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; c) d) e) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior; quantidade e especicao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental; observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou justicativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 5. desta resoluo; e

II - quadro contendo os seguintes campos:

III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ou entidade. Art. 4. O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente:

106

III -

data da eliminao; indicao dos atos ociais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico ocial;

III - nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados; IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao; V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especicados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo; VI - datas-limite dos documentos eliminados; VII - quanticao / mensurao dos documentos eliminados; VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao. Art. 5. Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder eliminao de documentos devero constituir suas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas instituio arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia, para aprovao. Pargrafo nico. Os rgos e entidades referidos no caput deste artigo devero elaborar, alm da Listagem de Eliminao de Documentos e do Termo de Eliminao de Documentos, o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos ociais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informaes: Icabealho: a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao; b) ttulo, nmero e ano do edital; II - desenvolvimento do assunto tratado contendo: a) identicao da autoridade signatria do edital; b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento ocial que legitima a eliminao; c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;

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d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes; e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e III - encerramento: a) local e data do edital; b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5., pargrafo nico, item II, alnea a desta resoluo. Art. 6. A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica, com a superviso de servidor autorizado. Art. 7. Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de documentos sero estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resoluo. JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do Conselho Nacional de Arquivos [Dirio Ocial da Unio, de 23 de maio de 1997]

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ANEXO 1
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO/ENTIDADE UNIDADE/SETOR RGO/SETOR: ____ _______ LISTAGEM N.:_____ _________ FOLHA N.:________ ________

CDIGO OU N.. DO ITEM ASSUNTO SRIE DATAS-LIMITE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO QUANT. ESPECIFICAO OBSERVAES/ JUSTIFICATIVA

LOCAL/DATA ________ ___/___/___ ____________________ ___ RESPONSVEL PELA SELEO

LOCAL/DATA, _____________ PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO

LOCAL/DATA,

AUTORIZO: _______________ AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

___/___/___

___/___/___

ANEXO 2 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no (indicar o peridico ocial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quanticao mensurao), de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados). (Nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular).

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ANEXO 3 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS N. ______/____ O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria n. _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico ocial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30. a 45.) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico ocial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualicao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a) (indicar o rgo ou entidade). (Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao).

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ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 8, DE 20 DE MAIO DE 1997 [REVOGADA PELA RESOLUO N. 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001] ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 9, DE 1. DE JULHO DE 1997 [Regimento interno do CONARQ] [REVOGADA PELA PORTARIA N. 5, DA CASA CIVIL DA PRESIDENCIA DA REPUBLICA, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2002] ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microlmagem de documentos arquivsticos. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 15. reunio ordinria realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e, Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria CONARQ n. 30, de 22 de fevereiro de 1999, com a nalidade de adequar os smbolos de normas ISO de sinalticas tcnicas microlmagem de documentos arquivsticos; Considerando a necessidade de que a microlmagem dos documentos arquivsticos seja realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolve: Art. 1. Adotar, no processo de microlmagem de documentos arquivsticos, smbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2. Art. 2. Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao. JAIME ANTUNES DA SILVA [Dirio Ocial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202] Anexos na internet : www.arquivonacional.gov.br

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ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre os arquivos pblicos que integram o acervo das agncias reguladoras, das empresas em processo de desestatizao, das empresas desestatizadas, das concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, aprovado pela Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997,de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 16. reunio ordinria realizada em 7 de dezembro de 1999, Considerando o disposto na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias; Considerando a necessidade de estabelecer instrues complementares para a execuo do Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999, em conformidade com seu art. 12, com relao aos arquivos pblicos das empresas em processo de desestatizao, das empresas desestatizadas e das concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado; resolve: Art. 1. - Esta Resoluo aplica-se s agncias reguladoras, empresas em processo de desestatizao, empresas desestatizadas, concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos e outras pessoas jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos pblicos. Art. 2. - Para os ns desta Resoluo, considera-se: IAtividade ou servio pblico: universo de aes do Estado, por ele diretamente empreendidas ou desempenhadas por particular, mediante autorizao, permisso, concesso ou delegao;

II - Concesso: delegao pelo poder concedente, mediante licitao na modalidade de concorrncia, da prestao de servios pblicos por pessoa jurdica ou consrcio de empresas, que demonstre capacidade para desempenho por sua conta e risco, por prazo determinado;

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III - Permisso: delegao pelo poder concedente, a ttulo precrio, mediante licitao, da prestao de servios pblicos por pessoa fsica ou jurdica, que demonstre capacidade para desempenho por sua conta e risco; IV - Autorizao: ato administrativo pelo qual o poder concedente autoriza a prestao por particular, sob regime privado, de servio de interesse coletivo, em carter precrio; V - Agncia reguladora: autarquia instituda por lei com o objetivo de, em conformidade com as polticas e diretrizes do Governo Federal, regular, outorgar e scalizar servios pblicos; VI - Arquivo permanente: conjunto de documentos pblicos de valor permanente, que deve ser preservado pelo seu valor histrico, probatrio e informativo; VII - Preservao de arquivos: tratamento de acervos documentais que permita a preveno da deteriorao fsica dos documentos, com vistas recuperao da informao; VIII - Gesto de documentos: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, avaliao, ao uso e ao arquivamento de documentos; Art. 3. - As instituies referidas no art. 1. desta Resoluo, detentoras de arquivos pblicos, devem garantir a sua preservao e acesso, proceder identicao, classicao e avaliao do acervo, de conformidade com as normas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, e recolher os arquivos permanentes instituio arquivstica pblica na sua especca esfera de competncia. Art. 4. - Os editais, contratos de concesso, termos de autorizao, permisses e correspondentes, relativos s instituies mencionadas no art. 1. desta Resoluo, devero prever os seguintes itens: Ios arquivos permanentes sero recolhidos ao Arquivo Nacional ou instituio arquivstica de mbito estadual, do Distrito Federal ou municipal, conforme dispe o 2. do art. 7. da Lei n. 8.159/91;

II os procedimentos relativos ao recolhimento devero obedecer ao disposto no Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997 e na Instruo Normativa do Arquivo Nacional n. 1, de 18 de abril de 1997, ou legislao especca de mbito estadual, do Distrito Federal ou municipal;

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III - Os arquivos permanentes podero car sob a guarda das instituies mencionadas no art. 1. desta Resoluo, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, desde que garantido o atendimento s seguintes condies: a - preservao e acesso aos documentos, conforme legislao e regulamentao aplicvel; b - fornecimento anual, s instituies arquivsticas pblicas e s agncias reguladoras, das informaes cadastrais bsicas, conforme modelo padro anexo a esta Resoluo; c - observncia s demais orientaes emanadas das agncias reguladoras no que tange gesto de arquivos pblicos pertinentes a sua atividade-m. Art. 5. - O disposto nesta Resoluo aplica-se, tambm, s instituies mencionadas em seu art. 1., cujos editais, contratos de concesso, termos de autorizao, permisses e correspondentes, no incluram item ou clusula especca sobre os documentos pblicos de valor permanente, inalienveis e imprescritveis, de acordo com o artigo 10 da Lei n. 8.159/99. Art. 6. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao. JAIME ANTUNES DA SILVA [Dirio Ocial da Unio, de 11 de janeiro de 2000. Seo I pg.14)

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ANEXO FORMULRIO PARA CADASTRAMENTO DE ARQUIVOS PERMANENTES 1 - IDENTIFICAO DA INSTITUIO

1.1 - Nome/sigla:

1.2 - Natureza: 1.3 - Endereo: 1.4 Telefones/ fax: 1.5 - Homepage/ e-mail: 1.6 Legislao principal (constituio, organizao e funcionamento):

2 - IDENTIFICAO DE ACERVOS TEXTUAIS Documentos manuscritos e datilografados/digitados 2.1- Unidade responsvel pela preservao
Nome/ sigla: Telefone/ fax/ e-mail: 2.2- Mensurao (unidades, metros lineares ou cbicos): 2.3- Datas-limite (ano do documento mais antigo e do mais recente): 2.4 -Estgio de tratamento: ( ) identicado ( ) organizado totalmente

( ) organizado parcialmente ( ) sem organizao

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2.5- Formas de organizao/ ordenao: ( ) alfabtica ( ) por assunto ( ) numrica ( ) cronolgica ( ) numrico-cronolgica ( ) alfa-numrica ( ) por espcie ( ) por procedncia ( ) geogrca ( ) outros ________________________________________________ 2.6- Instrumentos de recuperao da informao: ( ) listagem ( ) chrio ( ) outros ( ) catlogo ( ) inventrio

________________________________________________ 2.7- Contedo (tipos documentais e principais assuntos relativos s atividades-m e atividades-meio): 2.8- Estado de conservao (indicao de danos causados por poeira, umidade, insetos, microorganismos, acondicionamento inadequado, papel quebradio, entre outros):

3 - IDENTIFICAO DE ACERVOS ESPECIAIS

3.1- Documentos Iconogrcos (indicao da existncia de ampliaes, negativos e contatos fotogrcos, diapositivos e desenhos, registrando sua mensurao, datas-limite, contedo e estado de conservao): 3.2- Documentos Filmogrcos (indicao da existncia de lmes e tas videomagnticas, registrando sua mensurao, datas-limite, contedo e estado de conservao): 3.3- Documentos Sonoros (indicao da existncia de discos e tas audiomagnticas em rolo e cassete, registrando sua mensurao, datas-limite, contedo e estado de conservao): 3.4 - Documentos Cartogrcos (indicao da existncia de mapas e plantas, registrando sua mensurao, datas-limite, contedo e estado de conservao):

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4 - DADOS COMPLEMENTARES SOBRE OS ACERVOS TEXTUAIS E ESPECIAIS

4.1- Origem (indicao do(s) agente(s) produtor(es), registrando a ocorrncia de incorporao de acervos de outras instituies, em especial no que tange ao processo de desestatizao do setor pblico): 4.2 - Mudana de suporte (indicao de conjuntos documentais microlmados e/ou digitalizados, registrando os objetivos do procedimento adotado): 4.3 - Acesso (indicao da existncia de conjuntos documentais de acesso restrito, justicando em termos de estado de conservao, condies de organizao, grau de sigilo ou informaes pessoais): 4.4 - Observaes:

ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre os procedimentos relativos declarao de interesse pblico e social de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, aprovado pela Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997,de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 16. reunio ordinria realizada em 7 de dezembro de 1999. Considerando a necessidade de se estabelecer procedimentos para a emisso do ato declaratrio de interesse pblico e social de arquivos privados, previsto no art. 12 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentado pelo Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999; Considerando a funo social dos arquivos traduzida na difuso de informaes para o pleno exerccio da cidadania e da pesquisa cientca; e

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Considerando que a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados reete a ao do Estado visando a sua preservao pelo seu valor histrico, probatrio e informativo, RESOLVE, Art. 1. - A declarao de interesse pblico e social de arquivos privados, de competncia do CONARQ, nos termos do art. 2, inciso IX, do Decreto n. 1.173, de 29 de junho de 1994, ser objeto de processo administrativo. Art. 2. - O ato declaratrio ser antecedido de avaliao elaborada pela Comisso Tcnica referida no art. 6., 1., do Decreto n. 2.942/99. Pargrafo nico. A Comisso ser constituda de acordo com o artigo 3. desta Resoluo, mediante portaria do Presidente do CONARQ, no prazo de 30 (trinta) dias a contar da data da publicao desta Resoluo. Art. 3. - A Comisso Tcnica de Avaliao ser permanente e composta de trs membros, e seus respectivos suplentes, indicados entre os servidores ocupantes de cargo efetivo do Arquivo Nacional, da Biblioteca Nacional e do Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional. Pargrafo nico. A Comisso ser sediada na cidade do Rio de Janeiro. Art. 4. - Toda pessoa fsica ou jurdica, ou rgo da administrao pblica direta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal ou dos Municpios, poder solicitar a instaurao do processo de declarao de interesse pblico e social de que trata esta Resoluo. Art. 5. - A solicitao dever ser dirigida ao Presidente do CONARQ e endereada a esse Conselho, que funciona na sede do Arquivo Nacional. Art. 6. - A solicitao dever conter os seguintes dados, sob pena de ser recusado o seu recebimento: I identicao e qualicao do solicitante ou de quem o represente; II domiclio ou sede do solicitante e local para recebimento de comunicaes; III justicativa da solicitao; IV identicao e qualicao do proprietrio ou do detentor do arquivo; V localizao do arquivo. Art. 7. - Todas as solicitaes sero autuadas na respectiva unidade protocolizadora do CONARQ e encaminhadas, pelo seu Presidente, Comisso Tcnica de Avaliao.

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Art. 8. - A Comisso promover a instruo do processo com base na anlise da justicativa da solicitao, da eventual documentao anexada quela, bem como do acervo em questo, devendo fazer constar da instruo, pelo menos, as seguintes informaes: I mensurao aproximada, traduzida em unidades, metros lineares e/ou metros cbicos;

II estado de conservao dos documentos, incluindo o tipo de acondicionamento e armazenamento; III resumo do contedo e histrico do acervo. Art. 9. - A Comisso poder requerer do solicitante informaes complementares s mencionadas no art. 6 desta Resoluo. Art. 10 - Sempre que a Comisso considerar necessrio ser solicitado parecer de especialistas em matria especca. Art. 11 - Se o arquivo, objeto do processo de declarao, estiver localizado fora da sede da Comisso, esta poder requerer, na impossibilidade de deslocamento de seus membros, a colaborao de instituies arquivsticas pblicas estaduais, do Distrito Federal ou municipais, para instruo do processo. Art.12 - Se o proprietrio ou o detentor do arquivo dicultar ou impedir, comprovadamente, o acesso da Comisso ou de quaisquer de seus membros ao arquivo, ressalvado o direito intimidade e vida privada, este fato ser comunicado ao Presidente do CONARQ para que sejam recomendadas as medidas administrativas ou judiciais cabveis. Art. 13 - A Comisso emitir, no prazo de 90 (noventa) dias, a contar do recebimento do processo, parecer conclusivo pela declarao ou no do interesse pblico e social do arquivo. Pargrafo nico. Desde que devidamente justicado, o prazo estabelecido neste artigo poder ser prorrogado por igual perodo, a critrio do Presidente do CONARQ Art. 14 - Concludo o trabalho da Comisso, o processo ser encaminhado ao Presidente do CONARQ, que adotar as seguintes providncias: I determinar o arquivamento do processo, no caso de parecer desfavorvel declarao, dando cincia ao proprietrio do arquivo e ao solicitante;

II submeter ao Plenrio do CONARQ, para a apreciao do processo, no caso de parecer favorvel .

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Art. 15 - Aprovado o parecer pelo Plenrio do CONARQ, este emitir o ato declaratrio, que ser homologado por seu Presidente. 1.- A no aprovao pelo Plenrio implicar o arquivamento do processo, dando-se cincia ao proprietrio do arquivo e ao solicitante. 2.- A cpia da ata da reunio plenria integrar o processo. Art. 16 - Aps a deciso homologatria, o CONARQ providenciar noticao cabvel ao proprietrio, bem como o informar das implicaes decorrentes do ato declaratrio. Art. 17 - O proprietrio poder impugnar o ato, no prazo de 30 (trinta) dias contados da data do recebimento da noticao, mediante recurso dirigido ao ministro de Estado da Justia, por intermdio do Presidente do CONARQ. Pargrafo nico. O recurso ser previamente apreciado pela Comisso de Avaliao Tcnica, para anlise das questes relativas ao mrito, e pela Consultoria Jurdica do Ministrio da Justia, para opinar sobre os aspectos legais eventualmente suscitados. Art. 18 - Indeferido o recurso, pelo ministro de Estado da Justia, o processo retornar ao CONARQ, que providenciar, em livro prprio, o registro do ato declaratrio, bem como dar cincia ao proprietrio do arquivo e ao solicitante, e o far publicar na Imprensa Ocial. Art. 19 - Deferido o recurso, o Presidente do CONARQ determinar o arquivamento do processo, expedindo comunicao ao Plenrio do CONARQ, ao proprietrio do arquivo e ao solicitante. Art. 20 - Na ausncia de recurso, o CONARQ providenciar, em livro prprio, o registro do ato declaratrio. Art. 21- O Presidente do CONARQ poder delegar, no todo ou em parte, as atribuies a ele conferidas na presente Resoluo, desde que no sejam conitantes com a sua competncia privativa, determinada pelo art. 6. do Decreto n. 2.942/99, e pela Resoluo n. 9/97 do CONARQ. Art. 22 - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao. JAIME ANTUNES DA SILVA [Dirio Ocial da Unio, de 31 de janeiro de 2000 Seo I, pg. 6]

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CASA CIVIL ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001 Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos, sobre a construo de arquivos e de websites de instituies arquivsticas. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX do art. 18 de seu Regimento Interno, aprovado pela Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997, resolve: Art. 1. - Recomendar a adoo das diretrizes aprovadas pelo Plenrio do CONARQ em suas 12., 13. e 19. reunies ordinrias, realizadas respectivamente nos dias 12 e 13 de agosto de 1998, 25 e 26 de maro de 1999 e 18 de dezembro de 2000, constantes das publicaes editadas em 2000 e 2001, a saber: I Subsdios para a Implantao de uma Poltica Municipal de Arquivos: O Arquivo Municipal a Servio dos Cidados;

II Recomendaes para a Construo de Arquivos; III Diretrizes Gerais para a Construo de Websites de Instituies Arquivsticas. Art. 2. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao. Jaime Antunes da Silva [Dirio Ocial da Unio, n. 40, de 26 de fevereiro de 2001) CASA CIVIL ARQUIVO NACIONAL SECRETARIA EXECUTIVA CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001 Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como

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modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e, Considerando a necessidade de se atualizar o Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento n. 62, do DOU de 29 de maro de 1996, e alterados pela Resoluo n. 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no DOU, de 23 de maio de 1997, resolve : Art. 1. - APROVAR a verso revista e ampliada do Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1. - Caber aos rgos e entidades que adotarem o Cdigo proceder ao desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especcas ou atividades-m, as quais devero ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica na sua especca esfera de competncia. 2. - Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica especca, proceder atualizao peridica deste Cdigo. Art. 2. - Aprovar os prazos de guarda e a destinao dos documentos estabelecidos na verso revista e ampliada da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivos Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. 1. - Caber aos rgos e entidades que adotarem a Tabela proceder s adaptaes necessrias para sua correta aplicao aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrncia de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinao nela denidos. 2. - Caber, ainda, aos rgos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinao dos documentos relativos s suas atividades especcas ou atividades-m, os quais devero ser aprovados pela instituio arquivstica pblica na sua especca esfera de competncia. 3. - Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica especca, proceder atualizao peridica desta Tabela.

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Art. 3. - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia, conforme determina o art. 9. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e de acordo com a Resoluo n. 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Art. 4. - O Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de que trata esta Resoluo constitui-se numa publicao editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classicao, Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica. Art. 5. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao. Art. 6. - Ficam revogadas a Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, e a Resoluo n. 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ. JAIME ANTUNES DA SILVA [Dirio Ocial da Unio, de 8 de fevereiro de 2002] CASA CIVIL SECRETARIA EXECUTIVA ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N. 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002 O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX do art. 23 do Regimento Interno, aprovado pela Portaria n. 5, de 7 de fevereiro de 2002, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, publicada no Dirio Ocial da Unio n. 30, de 14 de fevereiro de 2002, em consonncia com o art. 9 do Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, publicado no Dirio Ocial da Unio n. 3, de 4 de janeiro de 2002, resolve: Art. 1. - Revogar a Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997 do CONARQ. Art. 2. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao. JAIME ANTUNES DA SILVA [Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 06 de maro de 2002]

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INSTRUES NORMATIVAS MINISTRIO DA JUSTIA ARQUIVO NACIONAL INSTRUO NORMATIVA AN/N. 1, DE 18 DE ABRIL DE 1997 Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos no Arquivo Nacional. O DIRETOR-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, usando da atribuio que lhe confere o item V do artigo 38 do Regimento Interno aprovado pela Portaria n. 496, de 6 de agosto de 1996, do Ministro de Estado de Justia e, Considerando o Art. 4., do Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997, do Presidente da Repblica. RESOLVE: Estabelecer na forma dos Anexos 1 a 4 os procedimentos a serem observados quando da transferncia ou do recolhimento de acervos arquivsticos para o Arquivo Nacional. JAIME ANTUNES DA SILVA DIRETOR-GERAL [Dirio Ocial da Unio, de 28 de abril de 1997] ANEXO I CAPTULO I DA ENTRADA DE ACERVOS 1. Os acervos arquivsticos a serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional devero estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados como orientado neste ato. 2. Os procedimentos a serem observados incluem: IDa parte do rgo ou entidade detentor(a) do acervo: a) comunicao ocial ao Arquivo Nacional quanto ao acervo que se pretende transferir ou recolher, solicitando, se necessria, orientao tcnica; b) avaliao e seleo dos documentos, por Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, de acordo com a metodologia constante da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de

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Documentos de Arquivo, aprovada pela Resoluo n. 4, do Conselho Nacional de Arquivos, publicada no Suplemento ao D.O.U. n. 62, de 29 de maro de 1996; c) organizao do acervo, segundo critrios tcnicos de identicao, classicao, arranjo e descrio; d) higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos; e) acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padro (0,18m de largura por 0,31m de altura e 0,42m de comprimento ou 0,14m de largura por 0,27m de altura e 0,39m de comprimento), produzidas em material inerte ou alcalino. Caixas-arquivo comerciais no alcalinas, podero ser usadas desde que a embalagem interna seja em papel alcalino. Documentos que excedam ao padro convencional devero ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses. Documentos audiovisuais, cartogrcos, microgrcos e informticos devero ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez; f ) identicao das unidades de acondicionamento com etiquetas contendo o nome do fundo/coleo, datas-limite e nmero da unidade de acondicionamento em ordem seqencial; g) elaborao de listagem descritiva, de acordo com o Anexo 2 deste ato; h) destinao de recursos humanos, materiais e nanceiros necessrios consecuo dos procedimentos previstos nas alneas anteriores, bem como para o transporte e alocao do acervo nos depsitos do Arquivo Nacional. II - Da parte do Arquivo Nacional: a) composio de grupo de trabalho, coordenado pela unidade de gesto de documentos, para orientar as atividades inerentes transferncia e recolhimento; b) visita do grupo de trabalho, ao local onde est armazenado o acervo, a m de elaborar relatrio e parecer tcnico, considerando aspectos relacionados organizao, avaliao, higienizao e acondicionamento. Para denio do cronograma de entrada no Arquivo Nacional devero ser considerados, tambm, a disponibilidade de espao fsico, bem como, os seguintes fatores:

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complementaridade e complementao de fundos documentais j custodiados e demanda de pesquisa; c) elaborao de Termo de Transferncia ou de Recolhimento do acervo a ser transferido ou recolhido, de acordo com os Anexos 3 e 4 deste ato, a ser emitido em 3 (trs) vias e assinado pelos representantes das partes. Aps a assinatura do Termo, uma via ser destinada ao rgo ou entidade celebrante, a segunda anexada ao processo relativo entrada e a terceira arquivada na unidade central ou regional do Arquivo Nacional, responsvel pela gesto de documentos; d) denio, nos depsitos de guarda, do local e do mobilirio destinados a armazenar o acervo, procedendo a respectiva sinalizao; e) programao do perodo de transferncia ou de recolhimento, informando a unidade administrativa, que apoiar a entrada do acervo; f ) acompanhamento da entrada do acervo, orientando sua alocao nos depsitos previamente determinados. CAPTULO II DAS DISPOSIES FINAIS 3. A formalizao da entrada de acervo arquivstico no Arquivo Nacional dar-se- com a assinatura, pelas partes, do Termo de Transferncia ou de Recolhimento, cando o acervo at essa data sob a responsabilidade do rgo ou entidade que solicitou a transferncia ou recolhimento. 4. Para os ns deste ato considera-se ITransferncia: passagem para a guarda temporria no Arquivo Nacional, de documentos produzidos e acumulados por rgos ou entidades pblicas, assegurado a estes o direito de acesso e consulta, inclusive sob a forma de emprstimo, por meio de solicitao formal ao Arquivo Nacional. A consulta de terceiros, excetuando-se os casos previstos em lei, somente ser permitida mediante expressa autorizao do rgo ou entidade transferidor (a). Recolhimento: passagem para a guarda permanente no Arquivo Nacional de documentos produzidos e acumulados por rgos ou entidades pblicas, sendo assegurado ao Arquivo Nacional, conforme disposto na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, promover o acesso, a divulgao e a publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado no entanto o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei. [Seguem anexos 2, 3 e 4]

II-

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ANEXO 2 LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO

Gnero Documental ( ) Documentos transferidos ( ( ( ( ) textuais ) sonoros )cartogrcos ) iconogrcos ( ) lmogrcos ( ) microgrcos ( ) informticos

( ) Documentos recolhidos

Procedncia: ________________ Provenincia: _______________

Tipo e n. das embalagens utilizadas no transporte Tipo e n. das unidades de acondicionamento Descrio do contedo das unidades de acondicionamento Dataslimite Obs.

Data da entrada: ________

Nome:.__________________ Cargo:.__________________ Matrcula: _______________

Assinatura:_______________________

INSTRUES PARA PREENCHIMENTO DA LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO Documentos recolhidos/transferidos - assinale com X entre os parnteses correspondentes, se a listagem refere-se entrada de documentos por recolhimento ou transferncia. Gnero documental - assinale com X entre os parnteses correspondentes ao gnero documental a ser recolhido ou transferido ao Arquivo Nacional, preenchendo uma listagem para cada gnero. Procedncia - nome do rgo ou entidade que est realizando a transferncia ou o recolhimento. Provenincia nome do rgo ou entidade que produziu e acumulou o acervo.

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Tipo e n das embalagens utilizadas no transporte - indicar, em ordem numrica e seqencial, o nmero da embalagem utilizada no transporte, sejam caixas de mudana ou pacotes. Caso a unidade de embalagem do transporte seja a unidade de acondicionamento, por exemplo caixas-arquivo, indicar o tipo e a numerao na coluna destinada s unidades de acondicionamento. Tipo e n das unidades de acondicionamento - indicar o tipo e a numerao das unidades de acondicionamento (caixas-arquivo, tubolatas, estojos plsticos, envelopes, embalagens em polipropileno, etc.) contidas nas embalagens utilizadas no transporte. Descrio do contedo das unidades de acondicionamento - descrever a espcie dos documentos contidos em cada unidade de acondicionamento, usando elementos que o caracterizem. Ex.: processos de prestaes de contas, de aposentadoria, livros contbeis, atas de reunies de diretoria, plantas de locomotivas, pers de plataformas. Observaes: 1) evitar, sempre que possvel, a utilizao de termos genricos, tais como: correspondncias diversas, papeletas de encaminhamento. 2) para descrio dos documentos especais indicar, sempre que possvel, o ttulo do documento. Datas-limite - indicar o ano do documento mais antigo e do mais recente da unidade de acondicionamento. Ex.: 1966-1994. Observaes - indicar qualquer outro elemento que possa fornecer dados complementares sobre o acervo. ANEXO 3 MODELO DE TERMO DE TRANSFERNCIA Termo de Transferncia para a guarda temporria no Arquivo Nacional do Ministrio da Justia, do acervo documental produzido e acumulado por (nome do rgo ou entidade transferidor/a), vinculado ou subordinado ao Ministrio (nome do Ministrio ao qual o rgo ou entidade se encontra vinculado ou subordinado). O Arquivo Nacional, rgo especco do Ministrio da Justia, com sede na Rua Azeredo Coutinho, n. 77, Rio de Janeiro - RJ, neste ato representado por seu (nome do Diretor-Geral do Arquivo Nacional e ato legal que lhe

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confere a referida competncia) e, de outro o (nome do rgo ou entidade transferidor/a), (natureza administrativa e vinculao/subordinao do rgo ou entidade transferidor/a), situado (endereo), neste ato representado por seu (nome do presidente ou diretor do rgo ou entidade transferidor/a e ato legal que lhe confere a referida competncia), nos termos da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e do Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997, resolvem assinar o presente Termo de Transferncia mediante as seguintes clusulas e condies. Clusula Primeira - Do objeto. Constitui objeto do presente Termo, a transferncia para a guarda temporria no Arquivo Nacional, do acervo documental produzido e acumulado por (nome do rgo ou entidade transferidor/a), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensurao e quanticao) conforme discriminado nas listagens descritivas, que passam a fazer parte integrante deste, como Anexos. Clusula Segunda - Responsabilidades das partes. Para os ns previstos no presente Termo de Transferncia as partes assumem as seguintes responsabilidades: ICaber ao (nome do rgo ou entidade transferidor/a) sob a orientao tcnica do Arquivo Nacional, garantir a integridade do acervo at o seu destino nal s dependncias do Arquivo Nacional, bem como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Nacional.

II - Caber ao Arquivo Nacional a orientao e acompanhamento das providncias para a entrada do acervo. Clusula Terceira - Do acesso e utilizao. Manter-se- sob restrio de acesso, exceto nos casos previstos em lei, a documentao de que trata a Clusula Primeira do presente Termo de Transferncia, at que se proceda o seu recolhimento ao arquivo permanente. Pargrafo nico. A consulta e utilizao, sob qualquer forma, da documentao objeto do presente Termo de Transferncia, somente poder efetuar-se nas seguintes condies: a) b) na sede do Arquivo Nacional, por servidor autorizado pelo rgo ou entidade transferidor/a: sob forma de emprstimo, mediante solicitao formal do rgo ou entidade transferidor(a) ao Arquivo Nacional;

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c)

em caso de necessidade de reproduo de documentos, o rgo ou entidade transferidor(a) determinar se a providncia ser efetuada na sede do Arquivo Nacional ou fora dela. No caso de reproduo na sede do Arquivo Nacional as despesas correro conta do rgo ou entidade transferidor(a); se realizada fora, o Arquivo Nacional car eximido de responsabilidade por extravio ou dano; a consulta de terceiros somente ser permitida mediante expressa autorizao do rgo ou entidade transferidor/a;

d)

Clusula Quarta - Das novas transferncias. Mediante ulteriores entendimentos entre as partes, nas condies estabelecidas na IN/AN n. 1, podero ocorrer outras transferncias de documentos que constituiro Anexos deste Termo. Clusula Quinta - Da guarda permanente. Ultrapassado o prazo da guarda temporria de que trata o presente Termo, os documentos podero ter sua guarda permanente no Arquivo Nacional, mediante a celebrao do competente termo de recolhimento. Pargrafo nico. A guarda permanente ser precedida de seleo prvia dos documentos pelas partes, em conjunto, sob orientao dos tcnicos do Arquivo Nacional. Clusula Sexta - Do foro. Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente Termo sero resolvidas por acordo entre as partes, elegendo-se o foro da Seo Judiciria da Justia Federal do (Estado em que foi rmado o Termo) para aqueles no consensualmente acordados. E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 3 (trs) vias de igual teor e forma com as testemunhas abaixo. Rio de Janeiro, de de 19

TESTEMUNHAS: 1 - _______________________________________ 2 - _______________________________________

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ANEXO 4 MODELO DE TERMO DE RECOLHIMENTO Termo de Recolhimento para guarda permanente no Arquivo Nacional do Ministrio da Justia, do acervo documental produzido e acumulado por (nome do rgo ou entidade recolhedor/a), vinculado ou subordinado ao Ministrio (nome do Ministrio ao qual o rgo ou entidade se encontrar vinculado ou subordinado). O (nome do rgo ou entidade recolhedor/a), (natureza administrativa e vinculao/subordinao do rgo ou entidade recolhedor/a), situado (endereo), neste ato representado por seu (nome do presidente ou diretor do rgo ou entidade recolhedor/a) e, de outro, o Arquivo Nacional, rgo especco do Ministrio da Justia, com sede na Rua Azeredo Coutinho, n. 77, Rio de Janeiro - RJ, neste ato representado por (nome do Diretor-Geral do Arquivo Nacional), nos termos da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e do Decreto n. 2.182 de 20 de maro de 1997, resolvem assinar o presente Termo de Recolhimento mediante as seguintes clusulas e condies. Clusula Primeira - Do objeto. Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento para guarda permanente no Arquivo Nacional, do acervo produzido e acumulado pelo (nome do rgo ou entidade), abrangendo (indicar datas-limite), perfazendo (mensurao e quanticao), conforme discriminado nas listagens descritivas, que passam a fazer parte integrante de deste, como Anexos. Clusula Segunda - Das responsabilidades das partes. Para os ns previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades: I) Caber ao (nome do rgo ou entidade recolhedor/a) sob a orientao tcnica do Arquivo Nacional, garantir a integridade do acervo at o seu destino nal, s dependncias do Arquivo Nacional, bem como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Nacional. Caber ao Arquivo Nacional a orientao e acompanhamento das providncias para a entrada do acervo.

II)

Clusula Terceira - Do acesso e utilizao. A assinatura do presente Termo de Recolhimento implica autorizao plena, permanente e geral do rgo recolhedor para que o Arquivo Nacional

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proceda, nos termos da Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991 ao acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, sendo vedado o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei. Clusula Quarta - Dos novos recolhimentos. Mediante ulteriores entendimentos entre as partes, nas condies estabelecidas, na IN/AN n. 1, podero ser efetivados outros recolhimentos de documentos que constituiro Anexos deste Termo. Clusula Quinta - Dos casos omissos. Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente Termo sero resolvidos por acordo entre as partes, elegendo-se o foro da Seo Judiciria da Justia Federal do (Estado em que foi rmado o Termo) para aqueles no consensualmente acordados. E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 3 (trs) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo. Rio de Janeiro, de de 19

TESTEMUNHAS: 1 - _______________________________________ 2 - _______________________________________ GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL LEI N. 2.545, DE 28 DE ABRIL DE 2000 Dispe sobre a proteo dos documentos de arquivos pblicos. O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, FAO SABER QUE A CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL DECRETA E EU SANCIONO A SEGUINTE LEI: Art. 1. Incumbe ao Poder Pblico do Distrito Federal a gesto e a proteo dos documentos de arquivos pblicos, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientco e como elemento de prova e informao. 1. Consideram-se arquivos pblicos, para ns desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos e entidades da adminis-

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trao pblica do Distrito Federal, no exerccio de suas atividades, em decorrncia de funes administrativas e legislativas. 2. So, tambm, arquivos pblicos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituio de carter pblico ou por entidade privada encarregada da administrao de servios pblicos. Art. 2. O Poder Pblico do Distrito Federal dever estimular a gesto dos documentos de arquivos pblicos visando: I organizao dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes, de forma a viabilizar a recuperao das informaes contidas em seus documentos e o atendimento eciente aos seus usurios;

II - avaliao e seleo dos documentos, conforme os valores que apresentam para a administrao e para a sociedade; III - preservao dos documentos que constituem o patrimnio arquivstico pblico do Distrito Federal, em todas as fases de arquivamento; IV - garantia do acesso s informaes contidas nos documentos de arquivos pblicos, observado o disposto na legislao federal e nesta Lei; V - adequada formao de recursos humanos que exeram atividades arquivsticas. Art. 3. Os documentos de arquivos pblicos considerados de valor permanente so inalienveis e a sua guarda imprescritvel. 1. O valor permanente ser determinado mediante avaliao documental; 2. Os documentos de valor permanente sero preservados preferencialmente em sua forma original. Art. 4. Os rgos e entidades do Poder Pblico do Distrito Federal devero constituir Comisses Permanentes de Avaliao, s quais competir denir os prazos de guarda e a destinao dos documentos por eles produzidos e recebidos, observadas as orientaes do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Art. 5. A eliminao de documentos produzidos e recebidos por rgos ou entidades do Poder Pblico do Distrito Federal ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia. Art. 6. A cessao de atividades de rgos e entidades do Poder Pblico do Distrito Federal implicar o recolhimento de seus documentos instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

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Art. 7. So instituies arquivsticas pblicas para ns desta Lei: Ido Poder Executivo, o Arquivo Pblico do Distrito Federal, rgo central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF;

II - do Poder Legislativo, os arquivos da Cmara Legislativa do Distrito Federal e do Tribunal de Contas do Distrito Federal. Art. 8. Compete s instituies arquivsticas pblicas a orientao e o acompanhamento das atividades de gesto documental desenvolvidas pelos rgos e entidades do Poder Pblico do Distrito Federal, a guarda e a preservao permanente dos documentos pblicos e de carter pblico e a implementao da poltica distrital de arquivos. Art. 9. assegurado o acesso pleno aos documentos sob a gesto e a guarda de arquivos pblicos do Distrito Federal, nos termos do disposto na Constituio Federal, na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Art. 10 O Poder Pblico do Distrito Federal, ouvidas as instituies arquivsticas pblicas, poder identicar arquivos privados como de interesse pblico e social, quando constiturem conjunto de fontes relevantes para a histria e para o desenvolvimento cientco local. 1. O acesso aos documentos de arquivos privados identicados como de interesse pblico e social ser facultado ao pblico mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. 2. Os arquivos privados identicados como de interesse pblico e social podero ser depositados, a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 11 Os arquivos privados identicados pelo Poder Pblico do Distrito Federal como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso e perda da unidade documental, nem transferidos ao exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos, o Poder Pblico do Distrito Federal exercer a preferncia na aquisio. Art. 12 O Poder Executivo e o Poder Legislativo tero o prazo de sessenta dias para regulamentar esta Lei nas suas respectivas esferas de atuao. Art. 13 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 14 Revogam-se as disposies em contrrio. [Dirio Ocial do Distrito Federal de 8 de maio de 2000].

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6 Aplicao do Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo do MS

Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo do MS

Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 900 Administrao Geral Assistncia Sade Vigilncia Sanitria Auditoria do Sistema nico de Sade Relaes Internacionais Assuntos Diversos

ATIVIDADE-MEIO Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especcas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrios. ATIVIDADE-FIM Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especcas e que resulta na acumulao de documentos de carter substancial para seu funcionamento. CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PARA A ADMINISTRAO PBLICA: ATIVIDADES-MEIO1 1 O CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: DEFINIES E CONCEITOS O cdigo de classicao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classicar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classicao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos
Texto retirado da publicao do Arquivo Nacional (Brasil)/Conselho Nacional de Arquivos: Classicao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, 2001.
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sob um mesmo tema. Tal medida tem a nalidade de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, a seleo, a eliminao, a transferncia, o recolhimento e o acesso a esses documentos. Isso feito considerando que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classicao dene, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. No cdigo de classicao, as funes, as atividades, as espcies e os tipos documentais, genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e as atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos, que reetem a hierarquia funcional do rgo, denida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. Para este instrumento adotou-se o modelo de cdigo de classicao decimal. Como o prprio nome indica, o sistema decimal de classicao por assuntos constitui-se num cdigo numrico dividido em dez classes, e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so divididas em subclasses, e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:

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CLASSE SUBCLASSE GRUPO SUBGRUPOS

000 010 012 012.1 012.11

ADMINISTRAO GERAL ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO COMUNICAO SOCIAL RELAES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Note-se que os cdigos numricos reetem a subordinao dos subgrupos ao grupo, do grupo subclasse, e desta classe. Essa subordinao representada por margens, que espelham a hierarquia dos assuntos tratados. 2 APLICAO DO CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO A classicao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui procedimentos e rotinas especcas, possibilitando maior ecincia e agilidade ao gerenciamento e ao controle das informaes. Dessa forma, para que o Cdigo de classicao de documentos de arquivo possa ser aplicado ecientemente, apresentam-se, a seguir, as operaes e rotinas para classicao e arquivamento de documentos. 2.1 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 2.1.1 CLASSIFICAO A classicao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes: a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a m de vericar sob que assunto dever ser classicado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. 1. Receber o documento para classicao; 2. Ler o documento, identicando o assunto principal e o(s) secundrio(s), de acordo com seu contedo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classicao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;

b)

ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO

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4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia (ver item 2.2) para os assuntos secundrios. Obs.: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s). 2.1.2 ARQUIVAMENTO Uma vez classicado e tramitado, o documento dever ser arquivado obedecendo s seguintes operaes: a) INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para vericar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classicao atribuda ser mantida ou alterada. ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classicados sob um mesmo assunto. A ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente, ser possvel manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

b)

Aps a ordenao, os documentos classicados sob o mesmo cdigo formaro dossis acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, rgo, rma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua identicao. Os dossis, processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimenses. Essa operao possibilita: racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta podero ser arquivados vrios dossis correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o nmero de pastas. Exemplo: Pasta: Dossis: 061 PRODUO EDITORIAL 061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL 061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, rgo, rma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justicar e desde que relativos a um mesmo assunto.

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Exemplo: Pasta: Dossis: c) 021.2 EXAMES DE SELEO Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de concurso, todos ordenados alfabeticamente.

ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classicao dada. Nesta fase, deve-se ter muita ateno, pois um documento arquivado erroneamente poder car perdido, sem possibilidades de recuperao quando solicitado posteriormente. Vericar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; Ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrca ou outra), formando dossis. Vericar a existncia de cpias, eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia; Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permaneam soltos para facilitar o manuseio; Arquivar os documentos nos locais devidos, identicando de maneira visvel as pastas suspensas, gavetas e caixas; Manter reunida a documentao seriada, como, por exemplo, boletins e atas em caixas apropriadas, procedendo ao registro em uma nica folha de referncia, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero. RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para:

ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE ARQUIVAMENTO 1. 2.

3.

4.

5. 6.

d)

emprstimo aos usurios; prestao de informaes; efetuao de uma juntada.

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Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de emprstimo (ver item 2.3), no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ou outros documentos retirados, alm do setor, do nome, da assinatura do servidor responsvel pela solicitao e, posteriormente, da data de devoluo do documento. O recibo de emprstimo tem como nalidade controlar o prazo para devoluo do documento e servir como indicador de sua freqncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferncia e recolhimento. Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s) documento(s) retirado(s). O recibo de emprstimo preenchido em duas vias: 1. via: tal como guia-fora, ela substitui o documento na pasta de onde este foi retirado, devendo ser eliminada no ato de devoluo do documento; 2. via: arquivada em chrio parte, em ordem cronolgica, para controle e cobrana, quando vencido o prazo de devoluo.

2.2 FOLHA DE REFERNCIA (MODELO I) ESPECIFICAES: Cor Via Formato Utilizao BRANCA UMA A-4 ANVERSO

INSTRUES PARA PREENCHIMENTO: CDIGO DO ASSUNTO: indicar o cdigo de classicao referente ao assunto sob o qual a folha de referncia estar arquivada e que corresponde realmente ao assunto secundrio do documento. RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do documento. DADOS DO DOCUMENTO: . . NMERO: indicar o nmero do documento a ser arquivado. Se no houver, indicar s.n. DATA: indicar a data do documento.

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. .

ESPCIE: indicar a espcie do documento: ofcio, carta, memorando, relatrio, aviso ou outra. REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do rgo de origem do documento, ou seja, do rgo onde foi assinado o documento. DESTINATRIO: indicar o setor para onde foi destinado o documento.

. -

VER: indicar o cdigo de classicao referente ao assunto sob o qual o documento est arquivado.

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Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s AtividadesMeio da Administrao Pblica: Tabela Bsica
1 INTRODUO A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivstico, na medida em que dene quais documentos sero preservados para ns administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade. Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de documentos no servio pblico datam do nal do sculo passado, em pases da Europa, nos Estados Unidos e no Canad. No Brasil, a preocupao com a avaliao de documentos pblicos no recente, mas o primeiro passo para sua regulamentao ocorreu efetivamente com a Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9. dispe que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia. Desde a dcada de 1970, estudos vm sendo realizados, nos setores pblico e privado, com o objetivo de estabelecer critrios e parmetros para a avaliao documental. O Arquivo Nacional publicou em 1985 um manual tcnico com o ttulo Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos, no qual constam diretrizes gerais para a realizao da avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carter intermedirio sob a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupao de estabelecer prazos de guarda com vistas eliminao e, conseqentemente, reduo do volume documental e racionalizao do espao fsico.

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A metodologia adotada poca envolveu pesquisas na legislao que regula a prescrio de documentos administrativos e entrevistas com historiadores e servidores responsveis pela execuo das atividades nos rgos pblicos, que forneceram as informaes relativas aos valores primrio e secundrio dos documentos, isto , ao seu potencial de uso para ns administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concludos os trabalhos, ainda que restritos documentao j depositada no arquivo intermedirio do Arquivo Nacional, foi constituda, em 1993, uma Comisso Interna de Avaliao que referendou os prazos de guarda e destinao propostos. Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da ento Secretaria de Planejamento, Oramento e Coordenao (Seplan), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por tcnicos do Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos s atividades-meio, serviriam de subsdio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinao para os documentos da Administrao Pblica Federal. A tabela, elaborada com base nas experincias j desenvolvidas pelos dois rgos, foi encaminhada, em 1994, Direo Geral do Arquivo Nacional para aprovao. Com a instalao do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos (CTAD) para dar suporte s atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho do Arquivo Nacional/Seplan, com o objetivo de torn-la aplicvel tambm aos documentos produzidos pelos rgos pblicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientao a todos os rgos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento bsico para elaborao de tabelas referentes s atividades-meio do servio pblico, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicao da tabela dever estar condicionada aprovao por instituio arquivstica pblica na sua especca esfera de competncia. A tabela de temporalidade dever contemplar as atividades-meio e atividades-m dos rgos pblicos. Dessa forma, caber aos mesmos denir a temporalidade e a destinao dos documentos relativos s suas atividades especcas, complementando a tabela bsica aqui apresentada. Posteriormente, esta dever ser encaminhada instituio arquivstica pblica para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe conra legitimidade.

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2 CONFIGURAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao que tem por objetivo denir prazos de guarda e destinao de documentos, com vistas a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao nal eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilizao do instrumento: 1. Assunto. Neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente, e distribudos de acordo com as funes e as atividades desempenhadas pela instituio. Para possibilitar melhor identicao do contedo da informao, foram empregados funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um cdigo de classicao, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o ndice, que contm os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localizao na tabela. 2. Prazos de guarda. Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, objetivando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, mencionados, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, podem ser expressos a partir de uma ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a um determinado conjunto documental. Entretanto, devem ser objetivos e diretos na denio da ao. Exemplos: at a aprovao das contas, at a homologao da aposentadoria e at a quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta. A realidade arquivstica no Brasil aponta para variadas formas de concentrao dos arquivos, seja ao nvel da administrao (fases corrente e intermediria), seja no mbito dos arquivos pblicos (permanentes ou histricos).

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Assim, a distribuio dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria foi denida a partir das seguintes variveis: I rgos que possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio:

Para os rgos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta varivel, h necessidade de redistribuio dos prazos, considerando-se as caractersticas de cada fase, desde que o prazo total de guarda no seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivsticos: - arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); - arquivo central (fase intermediria I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituio); - arquivo intermedirio (fase intermediria II, que corresponde ao depsito de arquivamento intermedirio, geralmente subordinado instituio arquivstica pblica nas esferas federal, estadual e municipal). II rgos que possuem arquivo central e no contam com servios de arquivamento intermedirio: Nos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so responsveis pelo arquivamento corrente, e o arquivo central funciona como arquivo intermedirio, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. III rgos que no possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio: Nesta varivel, as unidades organizacionais tambm funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos aps cessado o prazo previsto para esta fase para o arquivo intermedirio, que promover o recolhimento ao arquivo permanente. IV rgos que no possuem arquivo central nem contam com servios de arquivamento intermedirio: Quanto aos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so igualmente responsveis pelo arquivamento corrente, cando a guarda intermediria a cargo das mesmas ou do arquivo pblico, que dever assumir tais funes. 3. Destinao nal Neste campo registrada a destinao estabelecida, que pode ser a eliminao, quando o documento no apresentar valor secundrio (probatrio

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ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para ns de prova, informao e pesquisa. A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Outras instituies podero manter seus arquivos permanentes, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos. 4. Observaes Neste campo so registradas informaes complementares e justicativas necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao e aspectos elucidativos quanto destinao dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. 3 METODOLOGIA PARA ELABORAO Para a elaborao da tabela de temporalidade, h que se observar os princpios da teoria das trs idades, que dene parmetros gerais para arquivamento e destinao dos documentos de arquivo. O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi criado o documento, identicando os valores a ele atribudos (primrio ou secundrio), segundo o seu potencial de uso. O valor primrio refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da criao do documento, o que pressupe o estabelecimento de prazos de guarda ou reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos ns administrativos, legais ou scais. O valor secundrio refere-se ao uso para outros ns que no aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) b) probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para ns de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154).

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4 APLICAO DA TABELA A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir: 4.1 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE 1. 2. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; Vericar se os documentos para destinao esto organizados de acordo com os conjuntos documentais denidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois, neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos de controle; Separar os documentos a serem destinados, vericando se eles cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontremse no mesmo conjunto ou dossi; Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; Proceder eliminao; Elaborar termo de eliminao; Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase intermediria (guias/listagens de transferncia);

3.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. Operacionalizar a transferncia seguindo orientaes do setor responsvel pelo arquivamento intermedirio. 4.2 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIRIA 1. 2. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; Vericar se os documentos para destinao esto organizados de acordo com os conjuntos documentais denidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; Separar os documentos a serem destinados, vericando se eles cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

3.

148

4.

Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justique sua guarda (ver item 4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA); Proceder alterao de suporte, se for o caso (ver item 4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO); Proceder ao registro dos documentos eliminados; Proceder eliminao; Elaborar termo de eliminao; Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relao/listagem de recolhimento);

5. 6. 7. 8. 9.

10. Operacionalizar o recolhimento segundo orientaes da instituio arquivstica responsvel pela guarda permanente. 4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de determinados critrios que levem em considerao os preceitos tcnicos da arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo/benefcio de sua implantao. Embora tais recursos permitam a reduo das necessidades de armazenamento da informao, eles podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para o rgo, sem que se obtenham resultados positivos. Dentre as vantagens da alterao do suporte, destacam-se: a agilidade na recuperao das informaes, bem como o seu intercmbio; a garantia da preservao de documentos originais passveis de destruio pelo manuseio, bem como a segurana do acervo contra furto, incndios, inundaes, etc; o preenchimento de lacunas nos acervos arquivsticos; a substituio, em situaes especcas, de grandes volumes de documentos destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaes e facilitando o seu manuseio.

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No entanto, qualquer deciso quanto alterao do suporte da informao deve estar fundamentada nos seguintes critrios: 1. Avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especicaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais. Cada rgo necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando vantagens e desvantagens que envolvam a adoo desses recursos, bem como o custo global e os benefcios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que: a) a atual legislao de microlmagem no permite a eliminao de documentos pblicos ou ociais destinados guarda permanente, mesmo aps microlmados; b) o microlme tem validade em juzo desde que obedecidos os critrios e os padres estabelecidos em lei; c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica encontra-se em processo de regulamentao, sendo aconselhvel a observncia da legislao em vigor no momento da adoo deste suporte. 2. Os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a recuperao das informaes neles contidas antes e depois de ser processada a alterao do suporte. Os documentos devem ser previamente avaliados, identicandolhes valor que justique o custo da operao. Os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do recurso, dando preferncia s grandes sries e no a peas isoladas, observado o estado de conservao para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados. O recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao. O rgo que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte.

3. 4.

5.

6.

150

Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao e recursos nanceiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, dos materiais e dos acessrios necessrios. Deve-se, ainda, vericar as instalaes dos arquivos de segurana, bem como as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes. 4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA O conceito de triagem se confunde com o de avaliao, na medida em que ambos os processos se relacionam depurao da massa documental arquivstica, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para ns administrativos ou de pesquisa histrico-cientca. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas exemplares nicos de documentos repetitivos ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram preservados. No entanto, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora corretamente classicados, no possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao contedo das informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos documentos em fase intermediria devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peas cujo contedo justique sua guarda do ponto de vista probatrio e/ou informativo. igualmente recomendvel a seleo por amostragem, processo que permite a preservao de parcela de documentos do conjunto documental destinado eliminao, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar. Para isso, alguns critrios devero ser observados, conforme a especicidade dos documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva esfera de competncia. Outros procedimentos e critrios podem surgir no processo de seleo para o recolhimento, porm, em todos os casos, o arquivo intermedirio dever elaborar listagem dos documentos a serem eliminados, submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica na sua esfera de competncia, em conformidade com o art. 9. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

151

7 RESUMO DE TEXTOS

Resumo de Textos
RESUMO a apresentao condensada do contedo de um documento, isto , deve conter dados essenciais que ajudem o leitor a decidir sobre a necessidade de ler ou no o texto no todo. De acordo com sua posterior utilizao, ele ter uma redao especca, ou seja, cada tipo de resumo tem sua redao prpria. CERTO Um resumo: Deve ser o mais conciso possvel, mesmo expondo todos os dados importantes do texto. Deve seguir a mesma ordem lgica do texto, ressaltando os pontos de vista tratados. Deve dar ao leitor o maior nmero de informaes possvel sobre o texto, de maneira condensada. EVITAR No resumo: Escrever muito para expor os dados essenciais de um texto.

O resumo deve ter um contedo coerente. Para tanto, necessrio saber que as informaes essenciais de um texto se encontram tambm na introduo e na concluso. O assunto principal do texto deve ser denido de maneira bem precisa, em qualquer tipo de resumo.

Sempre que possvel, convm dar resultados numricos, pois, muitas vezes, dados importantes podem passar despercebidos. CERTO Para redigir um resumo, deve-se ter o conhecimento de todo o texto. EVITAR Ler somente a introduo e a concluso do texto.

Formulrios

158
RGO/SETOR: RELAO/PGINA: DOCUMENTOS ESPCIE/SRIE/N.s OBSERVAES QUANTIDADE DE CAIXAS (USO PELO ARQUIVO CENTRAL) CAIXA N. DATA ___/___/_____ DATA _____/_____/_____ RESP. P/ ARQUIVO CENTRAL ___________________ RECEBIMENTO

Ministrio da Sade DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA SIPAR GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

CDIGOS

DATAS ASSUNTOS ABRANGENTES

RESP. P/ UNIDADE SETORIAL

__________________________________ ENCAMINHAMENTO

Ministrio da Sade DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA SIPAR GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS RELAO/PGINA: 1/1 OBSERVAES QTDE DE CAIXAS (USO PELO ARQUIVO CENTRAL) CAIXA N..

RGO/SETOR:

CDIGOS 1990 1991 1991 SRIE/PORTARIAS N. 01 a 234 SRIE/OFCIOS N. 01 a 334 SRIE/OFCIOS N. 01 a 1.230 FALTAM OS N.s 152/164/180/985 FALTA O N. 289

ASSUNTOS

DATAS DOCUMENTOS ESPCIE/SRIE/N. ABRANGENTES

RESP. P/ UNIDADE SETORIAL

DATA ___/___/_____

RESP. P/ ARQUIVO CENTRAL ___________________ RECEBIMENTO

DATA _____/_____/_____

_____________________________________ ENCAMINHAMENTO

159

160
RGO/SETOR: Coordenao-Geral de Planejamento RELAO/PGINA: 1/2 DOCUMENTOS ESPCIE/ SRIE/N.s OBSERVAES QTDE DE CAIXAS (USO PELO ARQUIVO CENTRAL) CAIXA N. DATAS ABRANGENTES 1989 a 1994 DOSSI 1988 a 1989 1991 a 1995 1980 1990 a 1991 DOSSI DOSSI DOSSI PROCESSO N. 25016.345001/90 N. 25016.000003/91 DATA ___/___/_____ RESP. P/ ARQUIVO CENTRAL ___________ RECEBIMENTO DATA ___/___/_____

Ministrio da Sade DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA SIPAR GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

CDIGOS

ASSUNTOS

002

PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO

003 004

RELATRIO DE ATIVIDADES CONVNIOS

011 020.5

1985 a 1993 DOSSI 1990 a 1992 PROCESSO N. 25016.001345/90 N. 25016.228228/91 N. 25016.003340/91 * ANEXOS 02 N. 25016.010000/92 VOLUMES COMISSES TCNICAS 1993 a 1995 DOSSI ASSENTAMENTO INDIVIDUAL 1978 a 1998 DOSSI Dbora Duarte Paulo Gracindo

029.1 029.21 037.1 052.22

CONTROLE DE FREQNCIA NO PAS MATERIAL PERMANENTE DESPESA

RESP. P/ UNIDADE SETORIAL

____________________________________________ ENCAMINHAMENTO

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO/ENTIDADE: UNIDADE/SETOR: CDIGO OU UNIDADE DE ARQUIVAMENTO N. DO ITEM ASSUNTO/SRIE DATAS-LIMITE QUANTIDADE ESPECIFICAES RGO/SETOR: LISTAGEM N.: FOLHA N.: OBSERVAES/JUSTIFICATIVAS

______________________________ RESPONSVEL PELA SELEO

LOCAL/DATA ____________ ___/___/___

_________________ PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO

LOCAL/DATA ____________ ___/___/___

________________ AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

161

162
RGO/SETOR: LISTAGEM N.: FOLHA N.: 1987/1989 1997 1985 10 Processos a 25 Dossis N. 25016.000345/85, N. 25016.010345/85 N. 25016.000123/85, N. 25016.080234/85 N. 25016.010228/85, N. 25016.015253/85 N. 25016.015278/85, N. 25016.020340/85 N. 25016.010129/85, N. 25016.015456/85 01 Dossi LOCAL/DATA ____________ ___/___/___

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO/ENTIDADE: UNIDADE/SETOR:

CDIGO OU N. DO ITEM 034

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO ASSUNTO/SRIE DATAS-LIMITE QUANTIDADE ESPECIFICAES OBSERVAES/JUSTIFICATIVAS Requisio, distribui- 1986 a 1997 20 Dossis o e/ou movimentao de material

042.911

Requisio

052.22

Despesa

060.2

Publicao de Matria 1990 nos boletins administrativos de pessoal de servio

063.2

Protocolo: recepo, 1980 a 1989 16 Dossis tramitao e expedio de documentos LOCAL/DATA __________________________ ____________ ______________________ RESPONSVEL PELA SELEO PRESIDENTE DA COMISSO PER___/___/___ MANENTE DE AVALIAO

___________________ AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO/ENTIDADE: UNIDADE/SETOR: CDIGO OU N. DO ITEM ASSUNTO/SRIE DATAS-LIMITE RGO/SETOR: LISTAGEM N.: FOLHA N.: UNIDADE DE ARQUIVAMENTO QUANTIDADE ESPECIFICAES OBSERVAES/JUSTIFICATIVAS 03 Dossis De 001 a 1.234

N. 1

Srie Memorando 1991

N. 2

Srie Memorando 1992

01

Dossi De 001 a 456

LOCAL/DATA _______________________ ___________________________ ____________ PRESIDENTE DA COMISSO RESPONSVEL PELA SELEO PERMANENTE DE AVALIAO ___/___/___

LOCAL/DATA ____________ ___/___/___

_________________________ AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

163

CGPL/SEAD CDIGO 004 ANO 1971 a 1985

R. 01 P. 01 ANO 2001

164

/MS

CDIGO

ANO

R.

P.

ANO

Obs.: Documentos classicados por assunto

R refere-se ao n. da relao da Guia de Transferncia P refere-se ao n. da pgina da relao da Guia de Transferncia ANO refere-se ao ano da transferncia Medidas da etiqueta: 17cm de altura X 12cm de comprimento

165

CGPL/SEAD

SRIE OFCIO OFCIO OFCIO

NMEROS 1.241 a 2.105 001 a 1.450 001 a 1.051

ANO 1991 1992 1993

R. 01 P. 02 ANO 2001

166

/MS

SRIE

NMEROS

ANO

R. Obs.:

P.

ANO

Documentos classicados por assunto

R refere-se ao n. da relao da Guia de Transferncia P refere-se ao n. da pgina da relao da Guia de Transferncia ANO refere-se ao ano da transferncia Medidas da etiqueta: 17cm de altura X 12cm de comprimento

167

FOLHA DE REFERNCIA

RESUMO DO ASSUNTO: DADOS DO DOCUMENTO: N.: Data: Espcie: Remetente: Destinatrio:

168

Ministrio da Sade SIPAR RECIBO DE EMPRSTIMO

Documento/tipo/n./data Nome do interessado: Cdigo/assunto: Unidade: Relao n.: Pgina n.: Ano da transferncia:

Obs.: Declaro estar ciente de minha responsabilidade quanto guarda, preservao e devoluo desta documentao. Retirado em _____/_____/_____ Recebido por/setor Telefone para contato

Devolvido em _______/______/______

Recebido por:

Ministrio da Sade SIPAR RECIBO DE EMPRSTIMO

Documento/tipo/n./data Nome do interessado: Cdigo/assunto: Unidade: Relao n.: Pgina n.: Ano da transferncia:

Obs.: Declaro estar ciente de minha responsabilidade quanto guarda, preservao e devoluo desta documentao. Retirado em _____/_____/_____ Recebido por/setor Telefone para contato

Devolvido em _______/______/______

Recebido por:

2. via

169

9 Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)

COMPETNCIAS
O Conselho foi criado pelo art. 26 da Lei n.o 8.159/91 e regulamentado pelos Decretos n.o 1.173, de 29 de junho de 1994, e n.o 1.461, de 25 de abril de 1995. Dentre suas competncias, destacam-se as seguintes: Denir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo; Promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados, com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; Estimular programas de gesto e de preservao de mbitos federal, estadual e municipal, produzidos e recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; Estimular a implantao de sistemas de arquivo nos Poderes Legislativo e Judicirio, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municpios; Declarar como de interesse pblico e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 13 da Lei n.o 8.159/91.

Em razo das funes normativas atribudas ao Conselho, no que se refere tanto aos arquivos pblicos quanto aos arquivos privados, a sua representatividade est assegurada no apenas na esfera governamental como, tambm, entre diversos segmentos da sociedade civil.

172

COMPOSIO
Presidido pelo diretor geral do Arquivo Nacional, o Conarq constitui-se de 16 membros conselheiros representantes do Poder Executivo Federal, do Poder Judicirio Federal, do Poder Legislativo Federal, do Arquivo Nacional, das universidades mantenedoras de cursos de Arquivologia, dos arquivos pblicos estaduais e municipais, da Associao dos Arquivistas Brasileiros e de instituies no-governamentais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao e/ou acesso a fontes documentais. Sua composio, portanto, espelha a convergncia de interesses do Estado e da sociedade, de modo a compatibilizar as questes inerentes responsabilidade do Poder Pblico perante a preservao do patrimnio arquivstico brasileiro e o direito de os cidados terem acesso s informaes. Para melhor funcionamento do Conarq e maior agilidade na operacionalizao do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), foi prevista a criao de Cmaras Tcnicas e de Comisses Especiais com a incumbncia de elaborar estudos e normas necessrias implementao da Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, cabendo ao Arquivo Nacional dar suporte tcnico e administrativo ao Conselho.

173

MINISTRIO DA SADE COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS RESOLUO N. 1 (Publicada no BS n. 34, de 20.08.99) 18 de agosto de 1999 Dispe sobre a transferncia de documentos ao Arquivo Central. A PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS CPADA, no uso de suas atribuies, de conformidade com reunio ordinria em 18 de agosto de 1999 e Considerando que memorando um tipo documental de carter unicamente interno; Considerando a racionalizao de procedimentos; Considerando a necessidade de evitar, a duplicidade de documentos transferidos ao Arquivo Central, RESOLVE: Art. 1. - As unidades organizacionais do MS s devero transferir, ao Arquivo Central, memorandos originais. Art. 2. - As unidades organizacionais do MS que mantiverem cpias de memorandos nas pastas classicadas por assunto, devero elimin-las no momento da transferncia. Art. 3. - Os memorandos circulares originais, sero classicados por assunto e transferidos apenas pelo emitente. Art. 4. - Os memorandos circulares recebidos sero eliminados no momento da transferncia. Art. 5. - As sries de memorandos cpia sero utilizadas apenas para consulta nas unidades organizacionais e no devero ser transferidas ao Arquivo Central. SELMA BRAGA DUBOC Presidente

174

MINISTRIO DA SADE COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS RESOLUO N. 02 (Publicada no BS n. 41, de 08.10.1999) 30 de setembro de 1999 Dispe sobre alterao de prazo de guarda de documentos. A PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS - CPADA, no uso de suas atribuies e Considerando a necessidade de localizao de documentos no registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo; Considerando a inexistncia de sistemas informatizados de protocolo e arquivo nos Ncleos Estaduais do Ministrio da Sade RESOLVE: Alterar o prazo de guarda dos documentos referentes ao Cdigo 063.2, constante da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, aprovado pela Resoluo n. 04, de 28/03/96, do Conselho Nacional de Arquivos, segundo quadro abaixo:
ASSUNTO 063.2 PROTOCOLO RECEPO, TRAMITAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS 2.2 2.3 DESTINAO FINAL A R Q U I V O ELIMINAO NACIONAL Eliminao PRAZOS DE GUARDA NO MS NO A.N ARQUIVO SETO- ARQUIVO ARQUIVO INTERRIAL CENTRAL MEDIRIO 2 ANOS 8 ANOS OBSERVAES/ JUSTIFICATIVAS

MUDANA DE SUPORTE

SELMA BRAGA DUBOC

Presidente

175

A coleo institucional do Ministrio da Sade pode ser acessada gratuitamente na Biblioteca Virtual em Sade: http://www.saude.gov.br/bvs O contedo desta e de outras obras da Editora do Ministrio da Sade pode ser acessado gratuitamente na pgina: http://www.saude.gov.br/editora

EDITORA MS Coordenao-Geral de Documentao e Informao/SAA/SE MINISTRIO DA SADE (Normalizao, reviso, editorao, impresso e acabamento) SIA, Trecho 4, Lotes 540/610 CEP: 71200-040 Telefone: (61) 233-2020 Fax: (61) 233-9558 E-mail: editora.ms@saude.gov.br Home page: http://www.saude.gov.br/editora Braslia DF, abril de 2004 OS 0417/2004