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GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

Rio de Janeiro 2012


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GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Srgio Cabral SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL Regis Fichtner SUBSECRETARIA DE GESTO DA CASA CIVIL Marco Antonio Horta Pereira ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Paulo Knauss Assessoria Tcnica Fernanda de Moraes Costa Diviso de Gesto de Documentos Mariana Batista do Nascimento COORDENAO Valria Regina de Almeida Morandi REDAO Carla Regina Petrpolis Vieira de Castro Freitas Cristiane Nunes Virgnio Daniela Galdina Machado Fbio da Silva Siqueira Gabriela de Souza Jordo dos Santos Luciane Tom da Cunha Marcelo Mrida Maria Rosangela da Cunha Mariana Batista do Nascimento Ndia Dvaki Pena Garcia Patrcia de Mello Silva CONSULTORIA Ana Clia Rodrigues Universidade Federal Fluminense (UFF)

Coordenao do Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD) Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro Praia de Botafogo, 480 22250-020 - Rio de Janeiro / RJ Tel. 21- 2332-1444 E-mail: pgd@aperj.rj.gov.br

SUMRIO
INTRODUO ......................................................................................................................7 1. PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO (PGD) ......................................................................................................................................8 2. FUNDAMENTOS DO PGD.............................................................................................. 10 2.1. Gesto de Documentos ................................................................................................... 10 2.2. Funes arquivsticas ..................................................................................................... 13 2.2.1. Identificao ................................................................................................................ 13 2.2.2. Classificao ................................................................................................................ 14 2.2.3. Avaliao ..................................................................................................................... 15 3. METODOLOGIA DO PGD ............................................................................................. 16 3.1. Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD) .......................................... 16 3.1.1. Mdulo 1 Identificao do rgo Produtor ............................................................ 17 3.1.2. Mdulo 2 Identificao de Tipologia Documental ................................................... 17 3.2. Plano de Classificao de Documentos .......................................................................... 18 3.2.1. Objetivos ...................................................................................................................... 19 3.2.2. Modelo de Plano de Classificao de Documentos ..................................................... 19 3.2.3 Como aplicar o Plano de Classificao de Documentos .............................................. 21 3.3. Tabela de Temporalidade de Documentos .................................................................... 22 3.3.1. Objetivos ...................................................................................................................... 23 3.3.2. Campos da Tabela de Temporalidade de Documentos .............................................. 23 3.3.3. Como aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos........................................ 25 3.3.4. Eliminao de Documentos ......................................................................................... 26 3.3.5. Procedimentos de Eliminao de Documentos ........................................................... 27 3.3.6. Transferncia de Documentos..................................................................................... 28 3.3.7. Procedimentos de Transferncia de Documentos ....................................................... 28 3.3.8. Recolhimento de Documentos ..................................................................................... 29 3.3.9. Procedimentos de Recolhimento de Documentos ....................................................... 29 4. CONTROLE DE ACESSO ............................................................................................... 30 4.1. Documentos Ostensivos .................................................................................................. 31 4.2. Documentos Sigilosos ..................................................................................................... 31 4.2.1. Documentos Reservados.............................................................................................. 32 3

4.2.2. Documentos Secretos ................................................................................................... 32 4.2.3. Documentos Ultrassecretos ......................................................................................... 33 4.3. Acesso a Informaes Pessoais ....................................................................................... 33 4.4. Competncias para a Classificao de Grau de Sigilo .................................................. 34 4.5. Prazos de Restrio de Acesso ....................................................................................... 34 4.6. Vigncia dos Prazos de Grau de Sigilo .......................................................................... 35 4.7. Critrios para Determinao do Grau de Sigilo ............................................................ 35 4.8. Atendimento ao Cidado................................................................................................ 35 5. CONSERVAO DE DOCUMENTOS .......................................................................... 37 5.1. Manuseio ........................................................................................................................ 38 5.2. Acondicionamento .......................................................................................................... 38 5.3. rea de Guarda .............................................................................................................. 39 6. REFERNCIAS ................................................................................................................ 41 6.1. Legislao ....................................................................................................................... 41 6.2. Dicionrios Tcnicos ...................................................................................................... 43 6.3. Bibliografia Bsica ......................................................................................................... 43 6.4. Sites de Consulta ............................................................................................................ 45 7. GLOSSRIO .................................................................................................................... 46

ANEXO I - MODELOS DE DOCUMENTOS Modelo A - Listagem de Eliminao de Documentos Modelo B - Termo de Transferncia de Responsabilidade de Documentos Modelo C - Termo de Eliminao de Documentos Modelo D - Listagem de Transferncia de Documentos Modelo E - Termo de Transferncia de Documentos Modelo F - Listagem de Recolhimento de Documentos Modelo G - Termo de Recolhimento de Documentos Modelo H - Requerimento de Acesso Informao Modelo I - Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgao de Informaes
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Modelo J - Documento de Arrecadao do Estado do Rio de Janeiro (DARJ) Modelo K - Afirmao de Hipossuficincia de Renda

ANEXO II - ACESSO INFORMAO - FLUXOS DE PROCESSOS DE TRABALHO FLUXOGRAMA I Acesso Informao FLUXOGRAMA II Disponibilizar Documento FLUXOGRAMA III Controlar Prazo FLUXOGRAMA IV Desclassificar Documento FLUXOGRAMA V Classificar Documento FLUXOGRAMA VI Solicitar Recurso ANEXO III - PERGUNTAS FREQUENTES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Quais devem ser as caractersticas dos profissionais que desempenham as atividades de arquivo? Como criar uma Comisso de Gesto de Documentos (CGD)? Qual deve ser o perfil do servidor para compor a Comisso de Gesto de Documentos? Para qu uma poltica de gesto de documentos? Porque no se deve chamar arquivo morto? possvel eliminar documentos de arquivo da administrao pblica? A microfilmagem permite a eliminao imediata do documento original? Quais so as penalidades aplicveis caso a documentao pblica seja eliminada, negligenciada ou divulgada sem autorizao da administrao pblica? As fotografias e filmes digitais produzidos na minha instituio podem ser considerados documentos arquivsticos? 10. Um website pode ser considerado um documento arquivstico? 11. Mensagens de correio eletrnico (e-mails) podem ser consideradas documentos 12. O documento digital e o documento digitalizado so a mesma coisa? 13. A digitalizao permite a eliminao imediata do original? 14. Quando um documento digital produzido e depois impresso, qual deles o original?
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15. Posso eliminar documentos arquivsticos digitais? Como faz-lo? 16. Como posso preservar documentos em formato digital? 17. O que o Projeto Processo Digital? 18. O que o Processo Digital? 19. Qual a validade legal do processo em meio digital? 20. Quais benefcios sero gerados para o trabalho atual e para a administrao pblica?

INTRODUO A Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009, conhecida tambm como Lei Estadual de Arquivos e que dispe sobre a poltica de arquivos pblicos e privados, define em seu artigo 1 que:
dever dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento social, educacional e cientfico e como elementos de prova e informao do Estado e do cidado, para a efetividade dos direitos e garantias individuais e coletivos.

A fim de atender o dispositivo legal, a Secretaria de Estado da Casa Civil e o Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) desenvolveram o Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD) com o objetivo de promover a racionalizao e padronizao dos procedimentos gerais referentes gesto de documentos na administrao pblica estadual. Este Manual de Gesto de Documentos foi pensado como um instrumento prtico do PGD para o uso cotidiano na gesto de documentos nos diversos rgos e entidades da administrao pblica estadual. Assim, alm de uma breve apresentao do PGD e seus fundamentos legais e conceituais, os captulos seguintes procuram apresentar passo a passo o processo de construo dos instrumentos tcnicos que caracterizam a metodologia do PGD, bem como os procedimentos gerais de controle de acesso informao e orientaes bsicas para conservao de documentos. Ao lado disso, o manual apresenta referncias bsicas de consulta e leitura alm de um glossrio dos principais termos prprios da linguagem da gesto de documentos. O manual contm ainda um anexo com os modelos de documentos mencionados no texto e que devem ser empregados nos diversos procedimentos da gesto documental no Estado do Rio de Janeiro. Ao final, apresenta-se uma lista de perguntas frequentes. O conjunto deste trabalho deve ser compreendido como mais uma demonstrao da busca pela eficincia na administrao pblica e de valorizao do patrimnio documental do

Estado do Rio de Janeiro, a partir do compromisso com a preservao e o acesso a documentos e arquivos, considerando a informao um direito bsico da cidadania.

1. PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO (PGD) O Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD) foi iniciado com a publicao do Decreto Estadual n 42.002, em 21 de agosto de 2009, que dispe sobre avaliao e destinao de documentos produzidos e recebidos pela administrao pblica. O Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD), ao lado do Programa Processo Digital e do projeto da nova sede do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro, integra as trs aes que compem o projeto de "Modernizao da Gesto da Documentao Pblica do Estado do Rio de Janeiro e Reestruturao do Arquivo Pblico", que, sob a coordenao da Secretaria da Casa Civil, est inserido no planejamento estratgico de governo e visa beneficiar a administrao pblica estadual, cidados, pesquisadores, entidades cientficas brasileiras e demais instncias governamentais. O PGD tem como objetivos principais: a disponibilizao da informao do Estado de forma organizada, acessvel e protegida; a atuao do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro como gestor da documentao estadual com modernas instalaes fsicas; o fortalecimento de mecanismos de transparncia administrativa e de comunicao; e a modernizao da gesto da informao e integrao dos sistemas de tecnologia. O PGD se desenvolve a partir do trabalho das Comisses de Gesto de Documentos (CGD) existentes em cada rgo da administrao pblica estadual, sob a coordenao do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) como rgo central do Sistema Estadual de Arquivos (SIARQ-RJ). As CGDs so auxiliadas por subcomisses, integrando gestores e operadores do Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD). As Comisses e subcomisses so compostas por um representante de cada rea fim, um especialista de documentao e um especialista de protocolo, com indicao do membro presidente, e publicada em sequncia de suplncia. As competncias do APERJ e das CGDs esto
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definidas no Decreto n 43.871, de 08 de outubro de 2012, que dispe sobre a criao do Sistema de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro (SIARQ-RJ). No mbito especfico do PGD, compete ao Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ): Coordenar as atividades do Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD), promovendo orientaes terico-metodolgicas relativas produo, classificao, avaliao, tramitao, uso, arquivamento, destinao de documentos, entre outros; Orientar, em conjunto com as Comisses de Gesto de Documentos (CGD), os respectivos rgos e entidades da administrao direta e indireta quanto implantao, execuo e aplicabilidade do Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD); Aprovar o contedo e as respectivas alteraes dos instrumentos de gesto, incluindo planos de classificao de documentos e tabelas de temporalidade das atividades-fim do Poder Executivo do Estado, elaborados pelas Comisses de Gesto de Documentos (CGD); Manter atualizados os instrumentos de gesto: Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade de Documentos de Atividades-Meio do Poder Executivo do Estado, elaboradas pelas Comisses citadas no inciso anterior; Acompanhar e garantir a qualidade do Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD); Articular com o rgo Gestor do Processo Digital aes de desenvolvimento e implementao de sistemas de informao e gesto eletrnica de documentos, no que tange definio de requisitos arquivsticos referentes produo, classificao, indexao, controle terminolgico, avaliao, fidedignidade, integridade, autenticidade, criticidade, tramitao, manuteno e preservao dos objetos digitais; Fiscalizar, por intermdio das Comisses de Gesto de Documentos (CGD), os rgos e entidades da administrao direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro no

cumprimento das normas e procedimentos tcnicos estabelecidos pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro (SIARQ-RJ); Definir a poltica de transferncia e recolhimento da documentao do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro;
Promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos

servidores, por meio de cursos, palestras e seminrios voltados para a gesto de documentos. Compete s Comisses de Gesto de Documentos (CGD), institudas no mbito do Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD): Implementar normas e procedimentos de gesto documental no seu respectivo rgo ou entidade; Elaborar e manter atualizados, sob orientao do APERJ, seus instrumentos e gesto de documentos; Gerenciar os procedimentos de seleo e destinao de documentos, a partir das tabelas de temporalidade aprovadas pelo APERJ; Fiscalizar o seu respectivo rgo ou entidade em relao ao cumprimento de normas e procedimentos tcnicos estabelecidos pelo SIARQ-RJ; Gerir e controlar o acesso aos documentos, no seu respectivo rgo ou entidade, com vistas ao atendimento dos ditames da Lei Federal N 12.527, de 18 de novembro de 2011, e do Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012.

2. FUNDAMENTOS DO PGD 2.1. Gesto de Documentos O conceito de gesto de documentos surgiu aps a II Guerra Mundial, poca de avano da cincia e da tecnologia e de exploso documental na administrao pblica, o que imps a necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais acumuladas.
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No Dicionrio de Terminologia Arquivstica, do Conselho Internacional de Arquivos, a gesto documental abordada como uma rea da administrao geral dos rgos relacionada com os princpios de economia e eficcia da produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos, referindo-se como um conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalizao e eficincia na produo, tramitao, classificao, avaliao, arquivamento, acesso e uso das informaes registradas em documentos de arquivo". Trata-se um processo de interveno no ciclo de vida dos documentos de arquivo para garantir agilidade no controle, utilizao e recuperao de documentos e informaes, imprescindvel para o processo de tomada de decises e para a preservao da memria institucional. No Brasil, a Constituio de 1988 define que "compete administrao pblica, na forma da lei, a gesto de sua documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem" (art. 216, parg.2). A Carta Magna brasileira ofereceu, assim, o fundamento necessrio para aprovao da Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida como Lei Nacional de Arquivos. A gesto de documentos definida no artigo 3 da referida lei como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. No art. 21 fica estabelecido que: "Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei". A Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009, no artigo 1, reitera o disposto na esfera federal no que se refere gesto de documentos, estabelecendo que a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos dever dos rgos e entidades da administrao pblica estadual. A implantao de um programa de gesto de documentos decorre da necessidade de se estabelecer procedimentos comuns que visem uma boa administrao da produo
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documental, a fim de que esta seja controlada desde o momento da produo at a sua destinao final, prevendo eliminao ou preservao definitiva. Segundo as diretrizes do Conselho Internacional de Arquivos, um programa de gesto de documentos deve ser desenvolvido em trs fases: produo; utilizao e conservao; e destinao (eliminao). Produo: concepo e gesto de formulrios, preparao e gesto de correspondncia, gesto de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gesto da informao e aplicao de tecnologias modernas a esses processos; Utilizao e conservao: criao e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperao de dados, gesto de correio e telecomunicaes, seleo e uso de equipamento reprogrfico, anlise de sistemas, produo e manuteno de programas de documentos vitais e uso de automao e reprografia nestes processos; e Destinao: identificao e descrio das sries documentais, estabelecimento de programas de avaliao e destinao de documentos, arquivamento intermedirio, eliminao e recolhimento dos documentos de valor permanente s instituies arquivsticas. Na fase de produo devem ser definidas normas de criao visando no s a racionalizao de recursos materiais para o registro das informaes, mas principalmente a manuteno da integridade, autenticidade, fidedignidade e unicidade do documento de arquivo. A utilizao envolve o controle, uso, acesso e armazenamento de documentos necessrios ao desenvolvimento das atividades de uma organizao. Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos para cumprir as competncias, funes e atividades administrativas do rgo. A fase de destinao envolve decises sobre quais documentos devem ser preservados ou eliminados, referindo-se anlise e fixao de prazos de guarda dos documentos. So objetivos gerais da gesto de documentos:

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Interao sistmica da rede de arquivos com o sistema de protocolo, objetivando a normalizao de parmetros para a produo, tramitao, classificao, avaliao e uso dos documentos de arquivos; Avaliao e seleo dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuzo de perda de informaes substanciais; Coordenao do sistema de arquivos do rgo, definindo procedimentos para o funcionamento dos arquivos e garantindo as transferncias, recolhimentos e pleno acesso aos documentos; e Centralizao normativa dos aspectos que envolvem a produo documental do rgo.

2.2. Funes arquivsticas A implantao dos programas de gesto de documentos se sustenta nas funes arquivsticas de identificao, classificao e avaliao, etapas que garantem normas e padres para produo, controle da acumulao e uso dos documentos de arquivo, independente do suporte (convencionais ou eletrnicos). Os instrumentos tcnicos que sustentam a implantao de um programa de gesto de documentos so os manuais, sistemas de identificao de tipologia documental, planos de classificao e tabelas de temporalidade de documentos. 2.2.1. Identificao O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica define a identificao como "processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. A identificao das tipologias documentais se fundamenta nos princpios tericos e metodolgicos da Diplomtica Contempornea, que se define pelo estudo das formas e dos processos de formao dos documentos de arquivo, entendidos como documentos criados
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ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de uma atividade prtica. Como uma etapa do processamento tcnico, a identificao se caracteriza pelo estudo analtico do rgo produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de levantamento de dados sobre o rgo produtor, seu elemento orgnico (estrutura organizacional) e funcional (competncias, funes e atividades) que determinam as caractersticas que apresentam a tipologia documental. A atividade prtica da identificao arquivstica permite traar um panorama do contexto de produo dos documentos, subsidiando o planejamento da produo, tramitao, classificao, avaliao e utilizao dos documentos de arquivo. Em resumo, um trabalho de investigao e de crtica sobre a gnese do documento. A identificao da tipologia documental uma etapa importante desta funo arquivstica. Os tipos documentais formam as sries documentais prprias de cada rgo produtor, porque possuem igual modo de produo, de tramitao e de resoluo final do procedimento que lhe deu origem no contexto das atribuies (competncias, funes, atividades e tarefas) desempenhadas por um rgo administrativo. A denominao da srie documental obedece frmula do tipo: espcie + atividade (verbo + objeto da ao), sob a qual incide os critrios de classificao, avaliao, descrio e planejamento de produo. No mbito do PGD, as informaes coletadas nesta pesquisa ficam registradas no Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD), que origina o Manual de Tipologia Documental. 2.2.2. Classificao Como funo arquivstica, a classificao pode ser considerada a espinha dorsal da gesto de documentos, que consiste em estabelecer a imagem do contexto onde so produzidos os documentos. Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos da mesma composio (rgo produtor, competncias, funes, atividades) em classes e subclasses documentais que se articulam formando o fundo de arquivo. evidente que a disperso de documentos compromete a integridade do arquivo, por isso a classificao est fundamentada no princpio de provenincia e no princpio da ordem original.
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Por definio, a classificao uma sequncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo, de acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (AAB-SP). O estudo das caractersticas do rgo produtor - das competncias, funes e atividades - permite que se posicione a tipologia documental produzida na estrutura interna do fundo documental. Estes dados ficam registrados no Plano de Classificao de Documentos, que o instrumento que permite a enunciao lgica e hierrquica de um conjunto de documentos produzidos por um rgo. 2.2.3. Avaliao A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de polticas de gesto de documentos, pois traz agilidade ao processo de recuperao dos documentos e das informaes neles contidas; possibilita eliminao criteriosa de documentos, a reduo da massa documental acumulada e a consequente liberao de espao fsico, a preservao dos documentos de guarda permanente, alm do estimulo pesquisa e uso de dados retrospectivos. A avaliao um processo interdisciplinar de anlise documental, que consiste em atribuir valores aos documentos (primrio e secundrio) e analisar seu ciclo de vida, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos e sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). O valor primrio relaciona-se ao motivo pelo o qual o documento foi produzido, logo, a definio de prazos deve considerar a frequncia de uso que a instituio faz do documento para concluir a ao que determinou sua criao. Encerrados os efeitos da ao registrada, reduzida a frequncia de uso do documento arquivstico, permanecendo, porm, suas atribuies informativas e probatrias que lhes so inerentes. O valor secundrio est vinculado ao uso para fins diferentes daqueles que motivaram a criao do documento, refere-se ao valor decorrente do possvel potencial informativo, preservado para pesquisa e memria institucional.
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O instrumento da avaliao a Tabela de Temporalidade de Documentos, que um instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos, conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (AAB-SP). Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central e/ou intermedirio, e de sua destinao final, os prazos que determinam sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. Por ser um instrumento dinmico de gesto de documentos, a Tabela de Temporalidade deve ser periodicamente atualizada, incorporando novos documentos que venham a ser produzidos, as mudanas que eventualmente, ocorrerem na legislao que os fundamentam ou na estrutura do rgo produtor.

3. METODOLOGIA DO PGD 3.1. Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD)

O Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD) um banco de dados informatizado do PGD que se caracteriza como instrumento tcnico da identificao arquivstica. A Comisso de Gesto de Documentos (CGD), em cada rgo ou entidade da administrao pblica estadual, com acompanhamento e orientao tcnica do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ), deve realizar a identificao arquivstica por meio da operao do SITD. Inicialmente, a partir dos textos legais que dispem sobre a estrutura e funcionamento dos rgos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (regimentos internos e estatutos), os membros da CGD devem alimentar o SITD, estabelecendo o quadro de identificao de atribuies: estudos sobre as competncias, funes, atividades e reas administrativas produtoras de documentos.
COMPETNCIA (Misso) FUNES (O que?) ATIVIDADES (como?) UA (onde?)

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Fonte: Quadro de Identificao de Atribuies. Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD)

A partir desse estudo, deve ser iniciado o preenchimento dos diferentes mdulos do banco de dados informatizado. 3.1.1. Mdulo 1 Identificao do rgo Produtor

Registra a associao entre a(s) competncia(s), funes e atividades, dados obtidos a partir dos estudos de identificao do rgo produtor.

Fonte: Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD). Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD)

3.1.2. Mdulo 2 Identificao de Tipologia Documental

Registra as caractersticas que apresentam os documentos, a partir de dados registrados pelas equipes de operadores do SITD, treinadas para reconhecer os procedimentos administrativos e a especificidade da tipologia documental produzida em sua unidade administrativa (UA).

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Fonte: Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD). Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD)

Os dados do SITD so analisados para gerar dois relatrios: o Plano de Classificao de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumentos que so validados pelas comisses gestoras do PGD e autoridades competentes dos rgos e entidades, para publicao e aplicao no mbito da administrao pblica do Estado do Rio de Janeiro. 3.2. Plano de Classificao de Documentos O Plano de Classificao de Documentos o instrumento tcnico da classificao arquivstica. Elaborado na perspectiva funcional, deve estar estruturado em 4 (quatro) classes subordinadas: competncia, funo, atividade e tipologia documental. A opo pelo mtodo de classificao funcional tem por finalidade assegurar a sustentabilidade e integridade do Plano de Classificao de Documentos, considerando que a estrutura institucional mais suscetvel a mudanas que as atribuies desempenhadas pelos rgos administrativos. A Comisso de Gesto de Documentos (CGD) de cada rgo ou entidade deve solicitar ao Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) apoio tcnico e metodolgico para a elaborao do Plano de Classificao. Depois de aprovado pela autoridade competente do
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rgo ou entidade, a proposta do Plano de Classificao de Documentos de Atividades-fim deve ser encaminhada ao APERJ para aprovao final. A publicao do Plano de Classificao de Documentos de Atividades-fim obrigatria para os rgos do Poder Executivo Estadual, conforme disposto no Decreto 42.002, de 24 de agosto de 2009, e dar-se- mediante Resoluo ou Portaria Conjunta do rgo com o APERJ. O Plano de Classificao de Documentos ser revisado e republicado a cada dois anos, ou seja, bienalmente. Durante este perodo, na medida em que forem constatadas omisses e/ou erros sanveis, a Comisso de Gesto de Documentos (CGD) dever atualizar o Plano de Classificao de Documentos com as alteraes necessrias e envi-las ao APERJ para aprovao e publicao. 3.2.1. Objetivos Identificar as atribuies do rgo produtor; Identificar conjuntos documentais que possuam os mesmos requisitos; Contextualizar a produo do documento com seu objetivo e processamento (tramitao) na atividade ao qual est associado; Apresentar s competncias, funes e s atividades do organismo produtor, deixando explcitas as ligaes entre os documentos; e Facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos de arquivo.

3.2.2. Modelo de Plano de Classificao de Documentos A utilizao do cdigo de classificao na produo documental obrigatria e deve estar disposta conforme modelo abaixo.

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Competncia a misso para qual o rgo foi criado. Funo So os encargos atribudos ao rgo para o desempenho de sua competncia. Atividade ao desempenhada no cumprimento de uma funo, e est diretamente relacionada produo e acumulao documental. Espcie a configurao que assume o documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Ex: ata, carta, certido, projeto, relatrio, etc. Tipologia documental - o conjunto dos tipos documentais; configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa. Definem as sries documentais. Ex: Ata de reunio de conselho, Certido de registro de tempo de servio, Projeto de Acelerao do Crescimento, Relatrio de atividades mensais.

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No Plano de Classificao de Documentos as competncias, funes, atividades e tipologia documental apresentam-se se hierarquicamente dispostas e recebem cdigos numricos prprios. Os documentos so acompanhados dos seus respectivos cdigos numricos, sendo a primeira unidade numrica rica indicativa da competncia, a segunda unidade indicativa da funo, a terceira unidade numrica indicativa da ati atividade vidade e a quarta unidade numrica indicativa da tipologia documental.

3.2.3 Como aplicar o Plano de Classificao de Documentos Ao produzir um documento, deve-se: deve Indicar a funo na qual trabalha. trabalha
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Localizar a atividade desempenhada. Reconhecer a tipologia documental correspondente ao documento. Inserir o cdigo de classificao no canto superior esquerdo do documento. Exemplo:

No armazenamento deve-se inserir a identificao na unidade de armazenamento de documentos (ex.: caixa, pasta, fichrio, etc.) contendo: nome da tipologia documental, cdigo de classificao e perodo de produo. 3.3. Tabela de Temporalidade de Documentos O instrumento tcnico da avaliao arquivstica a Tabela de Temporalidade de Documentos. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Atividades-Meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro ser utilizada por todos os rgos e entidades do Poder Executivo estadual, sendo a aplicao de sua responsabilidade.

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As Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-fim dos respectivos rgos e entidades estaduais devem ser aprovadas pelo Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro, conforme disposto no pargrafo 3 do Decreto n 42.002, de 21 de agosto de 2009.
Anualmente, no perodo de maro a maio, a Comisso de Gesto de Documentos (CGD)

deve proceder seleo de documentos, observando os prazos expressos na tipologia documental correspondente na Tabela de Temporalidade de Documentos, implementando as aes a serem tomadas (transferncia, recolhimento ou eliminao). A metodologia da avaliao demanda o conhecimento das competncias atribudas s reas e das atividades que justificam a tipologia documental produzida, para a correta atribuio de valores (jurdico, fiscal, administrativo e histrico), prazos de reteno (em cada unidade da rede dos arquivos) e destinao (eliminao ou guarda permanente) para os documentos. O procedimento de avaliao deve ser realizado por uma equipe tcnica, composta por profissionais de diversas reas e recomendvel sempre que julgar conveniente que recorra ao parecer de profissionais das reas produtoras de documentos, ou de especialistas como arquivistas, historiadores, advogados e pesquisadores. 3.3.1. Objetivos Agilizar a recuperao dos documentos e das informaes; Apoiar a seleo e destinao dos documentos. Reconhecer e preservar os documentos de guarda permanente; Embasar a eliminao criteriosa de documentos; Reduzir a massa documental acumulada; e Liberar espao fsico. 3.3.2. Campos da Tabela de Temporalidade de Documentos

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Atividade ao desempenhada no cumprimento da funo, que est diretamente relacionada produo e acumulao documental. As atividades vm acompanhadas do cdigo de classificao. Tipologia documental - o conjunto dos tipos documentais, configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa. Definem as sries documentais. Ex: Ata de reunio de conselho, Certido de registro de tempo de servio, Projeto de Acelerao do Crescimento, Relatrio de atividades mensais. Classificao de sigilo Atribuio de grau de sigilo aos documentos pblicos visando o acesso e a segurana da informao. Prazo de guarda So prazos definidos com base na legislao para guarda de documentos em arquivos correntes e intermedirios. Corrente o tempo, expresso em anos ou em aes, em que os documentos atingem o objetivo para o qual foram produzidos, ou seja, o tempo administrativo. Os documentos em fase corrente podem estar em trmite ou no e o seu prazo de guarda deve ser contado a partir da data de produo do documento. Intermedirio o tempo, expresso em anos, que os documentos so mantidos para fins legais e fiscais, ou seja, j esgotaram o seu prazo administrativo ou de vigncia. Os documentos nesta fase tem uso pouco frequente, porm devem ser mantidos para eventuais consultas. Este prazo deve ser contado a partir da data de transferncia dos documentos do corrente para o intermedirio. Destinao - Atribuio do destino final para os documentos aps o vencimento dos prazos de guarda, quando considerados de guarda permanente, ou passveis de eliminao. Eliminao - Indica quais documentos devem ser eliminados, devido ausncia de valor histrico ou cientfico. Guarda permanente - Indica quais documentos, devido o seu valor histrico e cientfico, devem ser armazenados permanentemente, no devendo ser eliminados.
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Fundamentos legais e observaes Explicitao dos atos legais que embasam a produo e os prazos de guarda das tipologias produzidas. Constam tambm informaes relevantes quanto aos prazos de guarda e destinao. Processo Nome do processo do qual a tipologia documental parte componente. A Tabela de Temporalidade de Documentos deve estar disposta conforme modelo abaixo:

3.3.3. Como aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos Ao aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos: O responsvel pela Unidade Administrativa (UA) deve analisar cada documento cujos prazos expiraram orientando-se pela Tabela de Temporalidade de Documentos, anualmente, de maro a maio. O responsvel pela UA deve selecionar as sries documentais de acordo com a ao a ser tomada (transferncia, recolhimento ou eliminao). A UA deve elaborar listagem para transferncia, recolhimento ou eliminao (ver modelos constantes no Anexo I) e enviar Comisso de Gesto de Documentos (CGD) para apreciao e aprovao.
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A CGD deve autorizar a transferncia ao arquivo intermedirio, o recolhimento guarda permanente ou a eliminao. A CGD poder sugerir modificaes das aes supracitadas quando identificadas falhas, omisses ou quaisquer no conformidades no processo de seleo, considerando a destinao e os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos vigente do rgo.

Os documentos cujos prazos no constem na Tabela de Temporalidade devem ser avaliados pelos responsveis por sua produo. A avaliao deve ser validada pela Comisso de Gesto de Documentos (CGD) e aprovada pelo Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ). A Tabela de Temporalidade de Documentos dever ser revisada bienalmente pela CGD, com a finalidade de atualizao das tipologias documentais e adequao dos prazos de guarda. 3.3.4. Eliminao de Documentos A eliminao de documentos consiste na destruio dos documentos que j cumpriram prazo de guarda e no possuem valor secundrio. O objetivo da eliminao evitar o acmulo desnecessrio de documentos em depsitos, diminuindo os gastos com recursos humanos e materiais. A eliminao resultado da avaliao documental e deve ter como base a Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor. A Unidade Administrativa (UA) deve, anualmente, no perodo de maro a maio, selecionar os documentos que tiveram o prazo de guarda expirado e que esto destinados eliminao. Para tal deve emitir uma listagem com todas as informaes das sries documentais a serem eliminadas e envi-las Comisso de Gesto de Documentos (CGD). A aprovao da eliminao responsabilidade da CGD do rgo, que deve observar se os documentos, no transcorrer do seu ciclo vital, realmente no assumiram valor secundrio, o que corresponde a afirmar uma utilidade para fins diferentes daqueles para os quais os

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documentos foram originalmente produzidos, assumindo interesse cultural ou para o conhecimento e que por esse motivo devem ser preservados. Ao aprovar a Listagem de Eliminao de Documentos (Anexo I - modelo A), a CGD deve envi-la para publicao em Dirio Oficial e aguardar, pelo perodo de 45 dias, o surgimento de eventual manifestao contrria ao prosseguimento dos procedimentos de eliminao. Caso no haja manifestao de eventuais interessados, os documentos sero eliminados por procedimento mecnico de desfragmentao e a reciclagem de papis. Os documentos a serem eliminados devero estar desclassificados quanto ao sigilo, ou seja, devero apresentar a classificao de ostensivos. importante destacar que a reproduo de documentos por meio de microfilmagem ou digitalizao, por exemplo, no autorizam a eliminao de documentos permanentes. 3.3.5. Procedimentos de Eliminao de Documentos A Unidade Administrativa (UA) deve selecionar os documentos passiveis de eliminao embasada na Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor; A (UA) deve emitir e encaminhar a Listagem de Eliminao de Documentos, conforme Anexo I - Modelo A) para a Comisso de Gesto de Documentos (CGD); A CGD deve avaliar a listagem, aprovando ou no a eliminao dos documentos nela citados; Caso algum documento constante da listagem assuma valor secundrio, a CGD deve retir-lo da relao e providenciar o recolhimento guarda permanente; Caso algum documento constante da listagem esteja classificado quanto ao sigilo, a CGD deve retir-lo da relao e devolv-lo Unidade de Arquivamento de origem para aguardar a expirao do respectivo prazo de vigncia de sigilo; Aps validao, a CGD deve enviar a listagem das sries documentais para publicao em Dirio Oficial e aguardar 45 dias;
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Se houver contestao contrria eliminao de algum documento, o interessado dever se manifestar, por meio de carta ou email enviado ao rgo que est procedendo a eliminao, justificando a contrariedade. Caso o interessado venha requerer o documento, alm de se manifestar dentro do prazo previsto, deve se dirigir ao rgo que est procedendo eliminao e assinar o Termo de Transferncia de Responsabilidade de Documentos, conforme Anexo I - B; e Caso no haja nenhuma manifestao contrria eliminao, a CGD deve emitir e assinar o Termo de Eliminao de Documentos, conforme Anexo I - Modelo C, e providenciar a destruio mecnica, seguida, preferencialmente, do encaminhamento das aparas para reciclagem. 3.3.6. Transferncia de Documentos Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda permanente. O objetivo da transferncia racionalizar o uso do espao fsico das reas administrativas, mantendo, nas Unidades de Arquivamento, os documentos de valor primrio. Os conjuntos documentais a serem transferidos pelos rgos devero estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Ressalva-se que somente sero transferidos os documentos originais ou cpias com valor probatrio, em substituio ao original. 3.3.7. Procedimentos de Transferncia de Documentos A Unidade Administrava (UA) deve selecionar as sries documentais a serem transferidas para Unidade de Arquivamento Central; A UA deve emitir Listagem de Transferncia de Documentos, conforme Anexo I Modelo D, e enviar Comisso de Gesto de Documentos (CGD); e
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A CGD deve aprovar a listagem e emitir, em duas vias, o Termo de Transferncia de Documentos, conforme Anexo I - Modelo E, a ser assinado pelo responsvel da UA e pela CGD. 3.3.8. Recolhimento de Documentos O recolhimento a passagem dos documentos para guarda permanente, por assumirem valor secundrio, o que corresponde a afirmar uma utilidade para fins diferentes daqueles para os quais os documentos foram originalmente produzidos, assumindo interesse cultural ou para o conhecimento. O objetivo do recolhimento preservar e dar acesso aos documentos de forma contnua, resguardando a memria institucional, os valores culturais, sociais, educacionais e cientficos e os elementos de prova e informao do Estado e do cidado. Os documentos de guarda permanente devem ser recolhidos ao Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ). Os conjuntos documentais a serem recolhidos devero estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Ressalva-se que somente sero recolhidos os documentos que estiverem devidamente desclassificados. 3.3.9. Procedimentos de Recolhimento de Documentos A Unidade de Arquivamento Central deve selecionar as sries documentais que cumpriram o prazo de guarda e que so consideradas permanentes, conforme disposto em tabela de temporalidade; A Unidade de Arquivamento Central deve emitir Listagem de Recolhimento de Documentos, conforme Anexo I - Modelo F e envi-la Comisso de Gesto de Documentos (CGD); A CGD deve analisar a listagem visando aprovao ou reprovao; Em caso de aprovao a CGD deve entrar em contato com o Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) para proceder ao recolhimento dos documentos; A CGD, em conjunto com o APERJ, deve assinar o Termo de Recolhimento de
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Documentos, conforme Anexo I - Modelo G, em duas vias; A CGD deve providenciar o envio dos documentos ao APERJ devidamente acondicionados e com instrumento descritivo; e Em caso de reprovao do conjunto documental a CGD deve apontar as adequaes Unidade de Arquivamento Central e solicitar o reenvio.

4. CONTROLE DE ACESSO Constitucionalmente, a administrao pblica deve assegurar a transparncia dos atos administrativos e o direito ao cidado de ter conhecimento das suas informaes pessoais e de interesse social. Dessa forma, devem ser institudas polticas que fomentem a proteo e a gesto dos documentos pblicos visando garantir disponibilidade, autenticidade, integridade e pleno acesso aos documentos. A legislao prev, contudo, casos em que o acesso informao deve ser tutelado, definindo de grau de sigilo para documentos que contenham informaes que possam representar alguma ameaa segurana do Estado e da sociedade, assim como ao direito do indivduo privacidade e intimidade. No mbito da administrao pblica estadual fluminense, a classificao do grau de sigilo da informao deve ser elaborada considerando o disposto na Lei Federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011, e no Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012, que regulamentam a matria (conforme Anexo II). No processo de classificao do grau de sigilo da informao, deve-se buscar sempre o grau de segurana menos restritivo possvel, visando otimizar e agilizar o processo de tratamento e reduzindo os custos com sua proteo e defendendo o carter ostensivo da informao pblica. A classificao do grau de sigilo, a princpio, determinada no levantamento e identificao de requisitos da tipologia documental, na classificao funcional, e deve ser usada para definir um conjunto apropriado de nveis de proteo e determinar a necessidade de medidas especiais de tratamento. Caso seja constatado que o sigilo de determinado tipo
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documental no est previsto no Plano de Classificao de Documentos, dever ser comunicado, imediatamente, Comisso de Gesto de Documentos (CGD) para anlise e sugesto de classificao de grau de sigilo. Feita a anlise e diante de eventual pertinncia, a CGD deve encaminhar autoridade responsvel recomendao para classificar o documento quanto ao grau de sigilo. Para o caso de tipos documentais que no estejam previstos no Plano de Classificao de Documentos, a CGD dever inseri-los no plano no perodo determinado de reviso dos instrumentos de gesto documental, garantindo sua publicao. 4.1. Documentos Ostensivos So aqueles cujo acesso irrestrito, no havendo limitao explcita de conhecimento e de divulgao e, tampouco, impactos, danos e/ou riscos para a organizao. O acesso a documentos ostensivos um direito constitucional assegurado por lei, cabendo sanes ao rgo e ao servidor que descumprir as normas legais. 4.2. Documentos Sigilosos So aqueles cujo acesso restrito em funo da natureza de seu contedo e da convenincia de limitar sua divulgao. Os documentos sigilosos podero ser classificados como reservados, secretos ou
ultrassecretos, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da

sociedade, defesa do Estado ou que possam: Pr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional; Prejudicar ou pr em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais do Pas, ou os que tenham sido fornecidos em carter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; Pr em risco a vida, a segurana ou a sade da populao; Oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas; Prejudicar ou causar risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas;
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Prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional; Pr em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou Comprometer atividades de inteligncia, bem como de investigao ou fiscalizao em andamento, relacionadas com a preveno ou represso de infraes. 4.2.1. Documentos Reservados O grau de sigilo reservado ser atribudo aos documentos que, imediatamente, no devam ser de conhecimento pblico. Sero classificados no grau mnimo de reservados os documentos relativos s atividades de inteligncia, inclusive os produzidos no mbito do Sistema de Inteligncia de Segurana Pblica do Estado do Rio de Janeiro (SISPERJ). Sero igualmente classificados no grau mnimo de reservados os documentos pertinentes s atividades de investigao, fiscalizao ou auditoria em andamento. Os relatrios finais de investigao, fiscalizao ou auditoria devero receber a classificao de maior grau de sigilo aplicado a documento neles mencionado. Podero ser classificados como reservados os documentos inerentes fase interna ou preparatria de procedimentos administrativos em que haja tal previso. Aps a concluso do procedimento, mediante homologao pela autoridade competente ou caso tenha expirado o prazo mximo de restrio previsto (05 anos), tais documentos reassumem o carter de ostensivos, ficando franqueados plenamente ao acesso. 4.2.2. Documentos Secretos So passveis de classificao como secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas
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ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. 4.2.3. Documentos Ultrassecretos O grau de sigilo ultrassecreto ser atribudo aos documentos que requeiram excepcionais medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas s devam ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So passveis de classificao como ultrassecretos, dentre outros, dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacional, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. 4.3. Acesso a Informaes Pessoais As informaes pessoais, relativas intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoa, so de acesso tutelado, independentemente de classificao de grau de sigilo e pelo prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo, restringindo-se a agentes pblicos legalmente autorizados e pessoa a que elas se referirem. O acesso ou a divulgao de informaes pessoais poder ser autorizado a terceiros por consentimento expresso da pessoa a que se referirem ou diante de previso legal, como no caso de procuradores, sucessores ou herdeiros. Aquele que obtiver acesso a tais informaes ser responsabilizado por seu uso indevido. Caso o documento que contenha dados pessoais seja ostensivo e seja requerido acesso ao seu contedo, os dados pessoais sero tarjados, protegendo as informaes pessoais do conhecimento no autorizado. O consentimento citado anteriormente no ser exigido quando as informaes forem necessrias:

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preveno e diagnstico mdico, quando a pessoa estiver fsica ou legalmente incapaz, e para utilizao nica e exclusivamente para o tratamento mdico; realizao de estatsticas e pesquisas cientficas de evidente interesse pblico ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificao da pessoa a que as informaes se referirem; Ao cumprimento de ordem judicial; defesa de direitos humanos; ou proteo do interesse pblico e geral preponderante. A restrio de acesso informao relativa vida privada, honra e imagem de pessoa no poder ser invocada com o intuito de prejudicar processo de apurao de irregularidades em que o titular das informaes estiver envolvido, bem como em aes voltadas para a recuperao de fatos histricos de maior relevncia. 4.4. Competncias para a Classificao de Grau de Sigilo No grau ultrassecreto: o Governador do Estado, o Vice-Governador do Estado e os Secretrios de Estado, no mbito de suas respectivas Secretarias. Tais autoridades podero delegar a competncia para classificao de documento a um agente pblico, porm, este no poder delegar a outrem. No grau secreto: as autoridades referidas no grau ultrassecreto, os Subsecretrios de Estado ou ocupantes de cargos equivalentes (Smbolo SS) e os titulares de autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista estadual. Tais autoridades podero delegar a competncia para classificao de documento a agente pblico, porm, este no poder delegar a outrem. No grau reservado: as autoridades referidas nos graus ultrassecreto e secreto, e os agentes pblicos a quem essa atribuio for delegada. 4.5. Prazos de Restrio de Acesso Os prazos mximos de restrio de acesso informao so:
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Documentos reservados: 05 (cinco) anos; Documentos secretos: 15 (quinze) anos; e Documentos ultrassecretos: 25 (vinte e cinco) anos, podendo ser renovado, uma nica vez, motivadamente. 4.6. Vigncia dos Prazos de Grau de Sigilo Conforme a classificao prevista, os prazos vigoram a partir da data de produo do documento. Alternativamente aos prazos previstos, poder ser estabelecida, como termo final de restrio de acesso, a ocorrncia de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo mximo de classificao. Transcorrido o prazo de classificao ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informao tornar-se, automaticamente, de carter ostensivo e acesso pblico pleno. 4.7. Critrios para Determinao do Grau de Sigilo Para a classificao da informao por determinado grau de sigilo dever ser observado o interesse pblico da informao e utilizado o critrio menos restritivo possvel. Um documento recebe sua classificao no momento de sua produo. A classificao de um grupo ou conjunto de documentos deve ser a mesma atribuda ao item documental classificado com o mais alto grau de sigilo. Da mesma forma, os itens documentais do conjunto herdaro o grau de sigilo do processo, se este for mais elevado. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento ostensivo podem conter dados pessoais. Neste caso, a tutela do acesso a dados sensveis necessria, por exemplo, por meio de cpia tarjada. 4.8. Atendimento ao Cidado Atendendo ao disposto no Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei Federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011, que visa garantir aos cidados o acesso a informaes contidas em documentos produzidos ou custodiados pelos
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rgos e entidades que integram a administrao pblica estadual, o acesso aos documentos pblicos ser viabilizado conforme orientao dos Fluxos de Processos de Trabalho - Anexo II, cuja descrio geral das etapas segue abaixo: COMO PERMITIR O ACESSO: 1. A Unidade Protocoladora dever registrar o recebimento do Requerimento de Acesso Informao, conforme Anexo I - modelo H, atribuindo um nmero para controle do prazo legal de atendimento (15 dias); 2. Emitir protocolo de recebimento em duas vias, entregando uma ao requerente; 3. Enviar o Requerimento de Acesso Informao Comisso de Gesto de Documentos (CGD) do rgo; 4. A CGD deve avaliar o assunto do Requerimento de Acesso Informao, verificando a necessidade de abertura de processo administrativo. Em caso positivo, enviar Unidade Protocoladora para proceder abertura; 5. Se o assunto for referente ao rgo, CGD deve enviar ao setor responsvel pelo documento. Se o assunto no for referente esfera de atuao do rgo, responder ao solicitante informando qual o rgo dever procurar para proceder solicitao; 6. O setor responsvel pelo documento dever localiz-lo no prazo de 15 dias, mantendo a CGD informada acerca do trmite; 7. Ao encontrar o documento, o setor dever despach-lo para a CGD; 8. A CGD ir analisar se o documento j possui classificao de sigilo; 9. Se o documento for classificado como ostensivo, a CGD ir disponibiliz-lo para o solicitante, mediante assinatura de Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgao de Informaes, conforme Anexo I - modelo I; 10. O solicitante dever indicar se deseja vista ou cpia. Em caso de cpia, dever apresentar Unidade Protocoladora comprovante do Documento de Arrecadao estadual (DARJ), conforme ANEXO I - Modelo J, referente ao pagamento do nmero de cpias solicitado. A emisso do DARJ ser orientada pela Unidade Protocoladora. A Unidade Protocoladora providenciar as cpias solicitadas.;

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11. No caso de hipossuficincia, em que o requerente afirma no ter possibilidade de arcar com as custas das cpias requeridas, deve apresentar documento de Afirmao de Hipossuficincia de Renda, conforme Anexo I - Modelo L, devidamente assinada. opcional a apresentao de documentos que comprovem a impossibilidade de arcar com as custas das cpias requeridas. 12. Em caso de vista, a Unidade Protocoladora dever disponibilizar local e recursos para consulta; 13. Caso o documento esteja classificado, a CGD dever informar ao cidado por meio de despacho motivado; e 14. Caso o documento no conste na Tabela de Temporalidade de Documentos vigente, ou o rgo no possua tabela: a) O servidor responsvel pela produo do documento dever preencher o Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD), com o apoio da CGD, sugerindo a classificao a ser atribuda ao documento; b) A CGD dever verificar os dados inseridos no SITD e, de acordo com a classificao de sigilo indicada, enviar ao responsvel pela classificao; c) O responsvel pela classificao dever ratificar ou retificar a classificao. Em caso de retificao dever atribuir outra classificao e enviar CGD; d) Em caso de ratificao, enviar CGD para continuar com os trmites, de acordo com a classificao recebida pelo documento.

5. CONSERVAO DE DOCUMENTOS Os procedimentos bsicos para conservao de acervos documentais devem ser conhecidos e seguidos por todos que mantm sob sua responsabilidade documentos de guarda de curto

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ou longo prazo, evitando assim a destruio e a perda dos documentos pblicos produzidos e recebidos na administrao pblica. Nesse sentido, a gesto documental deve estar comprometida com a Conservao Preventiva, que se define pelo conjunto de procedimentos e tcnicas que visa manter a integridade dos documentos a partir da garantia de condies adequadas de guarda, prolongando o tempo de vida do acervo e assegurando seu uso e acesso s informaes neles contidas de maneira eficaz e segura. A conservao de documentos diminui a proliferao de pragas e melhora a utilizao dos documentos. Alm disso, proporciona segurana ao documento e aos servidores que o manuseiam. 5.1. Manuseio Ao manusear documentos arquivados, usar Equipamentos de Proteo Individual (EPI) jalecos (guarda p), luvas, mscaras, e culos a fim de evitar riscos sade; No comer ou beber durante o manuseio dos documentos ou dentro das reas de guarda, para evitar que resduos de alimentos danifiquem os papis ou se tornem atrativos para insetos; Evitar objetos metlicos como clipes, grampos ou bailarina de metal, pois oxidam, danificando o papel. Nestes casos utilizar bailarinas e clipes de plstico; e Evitar rabiscos e utilizao de fitas adesivas para pequenos reparos. 5.2. Acondicionamento Para empacotar documentos, usar papel branco alcalino. Quando possvel, evitar o uso de papis cidos tipo pardo ou craft; No usar fitilho ou barbante para amarrar documentos; Caixas e pastas usados para a guarda de documentos devem ter o tamanho suficiente para que os mesmos sejam guardados abertos, sem a necessidade de dobr-los; Caixas devem ser de poliondas e no de papelo. Caixas e pastas devem ser, preferencialmente, de poliondas cristal ou branco;

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Documentos de grande formato como plantas e mapas devem ser preferencialmente acondicionados em mapotecas, ou de forma a evitar que sejam dobrados; Fotografias em papel devem ser preferencialmente guardadas em jaquetas de polister ou envelopes de papel alcalino; e Fitas magnticas (p. ex. VHS e K-7) no podem ser guardadas em contato com metal, pois podem perder registros por desmagnetizao. Recomenda-se colocar em caixas de papel. 5.3. rea de Guarda Evitar que as reas de guarda sejam localizadas em espaos de umidade e temperatura alta ou variao intensa. No so adequados subsolos ou stos, reas em que existam canos de gua expostos ou que apresentem riscos de acidentes com gua, como salas com banheiros, prximas a cozinhas e despensas de comida, locais com telhados sem manuteno adequada, sujeitos a goteiras ou vazamentos constantes e ambientes com janelas abertas ou com vos que permitam entrada de insetos e pragas; No manter alimentos e bebidas nas reas de guarda de documentos para evitar a proliferao de insetos e pragas; As estantes e armrios para guarda de documentos devem ser instalados em posio perpendicular parede ou, se houver necessidade de colocao de estante paralela parede, que seja feita com distanciamento para melhorar a circulao de ar e no criar condies de abrigo de insetos; As estantes no devem ficar prximas a janelas que no tenham proteo, para que os documentos no fiquem expostos luz solar altamente prejudicial ao acervo, mesmo este estando dentro de caixas; Nas reas de guarda onde haja iluminao artificial, indicado que esta seja acionada somente para se ter acesso aos documentos e desligada sempre ao sair do local; A limpeza da rea de guarda deve ser feita com mnimo de gua possvel. As prateleiras devem ser limpas a seco, de preferncia com aspirador de p e o cho deve ser aspirado ou varrido, porm, de modo que no levante poeira; e

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Por razes de segurana, o acesso ao recinto de guarda de documentos deve ter controle de chaves e ficar restrito a pessoas formalmente autorizadas. Em casos de deteriorao avanada dos documentos acondicionados, o rgo deve entrar em contato com Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) e solicitar orientao tcnica.

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6. REFERNCIAS

6.1. Legislao

BRASIL. Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988. Art. 5 - Incisos: X, XIV, XXXIII, XXXIV, LX, LXXII, LXXIII e Art. 216, 2, art. 23. BRASIL. Decreto-Lei n 2848, de 07 de dezembro de 1940 Cdigo Penal. BRASIL. Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. BRASIL. Lei n 8159, de 08 de janeiro de 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. RIO DE JANEIRO. Lei n 5.427, de 01 de abril de 2009 Estabelece normas sobre atos e processos administrativos no mbito do Estado do Rio de Janeiro, tendo por objetivo, em especial, a proteo dos direitos dos administrados e o melhor cumprimento dos fins do Estado. RIO DE JANEIRO. Lei n 5.562, de 20 de outubro de 2009 Dispe sobre a poltica de arquivos pblicos e privados do Estado do Rio de Janeiro e d outras providncias. RIO DE JANEIRO. Decreto n 42.002, de 24 de agosto de 2009 Dispe sobre avaliao e destinao de documentos produzidos e recebidos pela administrao pblica estadual e d outras providncias. RIO DE JANEIRO. Decreto n 42.352, de 15 de maro de 2010 Regulamenta a Lei Estadual n 5.427, de 01 de abril de 2009, no que dispe sobre a informatizao de documentos e processos administrativos na administrao pblica estadual e d outras
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providncias. BRASIL. DECRETO n 4.073, de 03 de janeiro de 2002 - Regula a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 2002 e exerce orientao normativa visando a gesto documental e proteo aos documentos de arquivo. RIO DE JANEIRO. Decreto n 43.597, de 16 de maio de 2012 Regulamenta procedimentos de acesso a informaes previsto nos artigos 5, XXXIII e 216 da Constituio da Repblica e na Lei Federal n 12.527 de 18 de novembro de 2011. RIO DE JANEIRO. Decreto n 43.871 de 08 de outubro de 2012 - Dispe sobre a criao do Sistema de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro - SIARQ-RJ e d outras providncias. RIO DE JANEIRO. Decreto n 43.897 de 15 de outubro de 2012. Aprova o manual de gesto de protocolo e institui a numerao nica de protocolo no mbito do Poder Executivo Estadual e d outras providncias. RIO DE JANEIRO. Resoluo CONEARQ N 01 de 04 de setembro de 2012 - Dispe sobre as medidas a serem observadas na Transferncia ou no Recolhimento de acervos documentais ao Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro. RIO DE JANEIRO. Resoluo CONEARQ n 02 de 04 de setembro de 2012 - Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. RIO DE JANEIRO. Resoluo CONEARQ n 03, de 04 de setembro de 2012 Dispe sobre a adoo das recomendaes do Conselho Nacional de Arquivos para digitalizao de documentos arquivsticos permanentes.

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6.2. Dicionrios Tcnicos

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTTO, Helosa Liberalli (coord.).
Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas

Brasileiros, Ncleo Regional de So Paulo (AAB-SP), 1996. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS.

Dicionrio

de

terminologia

arquivstica. s.l.: s.n., 1988.

6.3. Bibliografia Bsica

ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995. (Publicaes Tcnicas, 47.) BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica em
arquivstica: reconhecendo e utilizando o documento de arquivo. So Paulo: Arquivo do

Estado

Imprensa

Oficial,

2002.

Disponvel

em:

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_17_Como%20fazer%20analise%20di plomatica%20e%20analise%20tipologica.pdf. Acesso em: 19 nov. 2012. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. Disponvel em: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_ Arquivo.pdf. Acesso em: 19 nov. 2012.
43

CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Avaliao e destinao de documentos de arquivo: normas e procedimentos. So Paulo: Arquivo do Estado, 2001. Disponvel em: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_ Arquivo.pdf. Acesso em: 20 nov. 2012. CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservao preventiva em arquivos e
bibliotecas. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2000. Disponvel em:

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_14_Como%20fazer%20conservacao% 20preventiva%20em%20arquivos%20e%20bibliotecas.pdf. Acesso em 20 nov. 2012. COSTA, Clia Maria Leite. Intimidade versus interesse pblico. Estudos Histricos, Rio de Janeiro, 2012. JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Acervo, Rio de Janeiro, nov. 2012. RODRIGUES, Ana Clia. Identificao: uma nova funo arquivistica? Revista EDICIC, v.1, n.4, p.109-129, Oct./Dic. 2011. Disponvel em: http://www.edicic.org/revista/index.php?journal=RevistaEDICIC&page=article&op=view &path%5B%5D=79&path%5B%5D=pdf. Acesso em: 20 nov. 2012. SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. As bases do processo classificatrio em arquivstica: um debate metodolgico. So Paulo: Associao dos Arquivistas de So Paulo, 2002. v.2, n.2, p.35-42, 1987. Disponvel em: http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/media/v.2,n.2,jul.dez.1987.pdf. Acesso em: 20 v.11, n.21, 1998. Disponvel em: http://bibliotecadigital.fgv.br/ojs/index.php/reh/article/view/2066/1205. Acesso em: 20 nov.

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6.4. Sites de Consulta

http://www.aperj.rj.gov.br/ http://www.portalprocessodigital.rj.gov.br http://www.siga.arquivonacional.gov.br http://www.senado.gov.br http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br

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7. GLOSSRIO

A ACAUTELAMENTO Medida tomada pela administrao pblica que, em caso de perigo ou risco iminente de leso ao interesse/patrimnio pblico, visa sua proteo por meio de paralisao do processo, at que os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados. ACERVO Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. ACUMULAO Formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo. Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa. ADMINISTRAO PBLICA Conjunto de todos os rgos pblicos institudos legalmente para a realizao dos objetivos constitucionais do governo, seja nas esferas federal, estadual ou municipal, por meio da prestao de servios, execuo de investimentos, implementao de programas sociais e regulao de atividades de toda natureza em benefcio do interesse pblico. integrado pelos servidores pblicos e deve atuar segundo os princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e razoabilidade, de acordo com o artigo 37 da Constituio Federal. Difere do conceito de governo, pois, ao contrrio deste, no desenvolve atividade poltica, e sim atos administrativos, visando a execuo instrumental da ao governamental.

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Recebe tambm a designao de Poder Executivo, quando se busca dar significado responsabilidade constitucional para execuo da ao governamental. A administrao pblica classificada em administrao pblica direta e indireta. ASSINATURA DIGITAL Modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma operao matemtica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do documento. ASSINATURA ELETRNICA Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou srie de smbolos executados, adotados ou autorizados por um indivduo para ser o lao legalmente equivalente assinatura manual do indivduo. ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS 1. Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria no voltil. 2. Guarda de documentos arquivsticos em local apropriado. ARQUIVAMENTO a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificao dada. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado erroneamente poder ficar perdido quando solicitado posteriormente. ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
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ARQUIVO CORRENTE Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por eles consultados. ARQUIVO INTERMEDIRIO Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguardam em depsitos de armazenamento temporrio sua destinao final. ARQUIVO PERMANENTE Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu valor histrico, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais. ATIVIDADES-FIM (ou FINALSTICAS) Atividades que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento. ATIVIDADES-MEIO As atividades que uma instituio leva a efeito para o desempenho de atribuies decorrentes das atividades-fim. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar as atividadesfim. AUTENTICAO a declarao de autenticidade de um documento, num determinado momento, por uma pessoa fsica ou jurdica investida de autoridade para fazer tal declarao (servidor pblico,

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notrio, autoridade certificadora). Ela tem a forma de uma declarao que se insere no documento para atestar que ele autntico. AUTENTICIDADE a qualidade de um documento ser autntico e merecedor de aceitao, isto , a caracterstica de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulterao e corrupo. AVALIAO DE DOCUMENTOS Consiste na anlise dos documentos de arquivos visando estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos. Os documentos podem ser encaminhados para: descarte quando no apresentarem servirem administrao; transferncia para arquivo intermedirio para cumprir prazo de guarda; recolhimento para guarda permanente.

C CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS Sucesso de fases por que passam os documentos, desde o momento em que so criados (produo) at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Tambm conhecida como Teoria das trs idades. Ver tambm TABELA DE TEMPORALIDADE. CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS Consiste em organizar os documentos de um arquivo, a partir do agrupamento dos mesmos em classes - capazes de refletir a estrutura organizacional de onde provm e de atribuirlhes um cdigo de classificao, com base numa tabela de classificao de documentos utilizada.

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CLASSIFICAO DE SIGILO Classificao atribuda queles documentos que, em virtude de seu contedo e tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conheclos, devem ter o seu acesso restrito. Conforme o teor do sigilo atribudo, podem ser classificados no grau ultrassecreto, secreto e reservado. CDIGO DE CLASSIFICAO Instrumento tcnico utilizado nos arquivos correntes e intermedirios para consolidar codificao hierrquica de assuntos de documentos, visando, principalmente ao respectivo agrupamento lgico e fsico. CONSERVAO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. Ver tambm PRESERVAO DE DOCUMENTOS. CONSULTA Ao de examinar ou conhecer um documento. Busca direta ou indireta de informaes. CPIA Resultado da reproduo de um documento com a finalidade de dar conhecimento a um determinado setor. CUSTDIA Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de vnculo de propriedade. No caso do governo estadual, a instituio arquivstica custodiadora o Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.
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D DATAS-LIMITE Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e o trmino do perodo de produo de uma unidade de descrio. DESTINAO DE DOCUMENTOS Encaminhamento dos documentos, em decorrncia da avaliao, guarda permanente ou eliminao. DIGITALIZAO Reproduo por varredura eletrnica e armazenamento em disco tico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal de alta resoluo ou sua impresso em papel. DOCUMENTO Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato. DOCUMENTO ARQUIVSTICO Documento criado ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade prtica. DOCUMENTO DIGITAL Documento Digital todo arquivo digital gerado em um computador ou perifrico, que tambm contenha um resumo de seu contedo (hash) e a identificao de seu autor. Caracterizado pela codificao em dgitos binrios e acessado por meio de sistema computacional.
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DOCUMENTO DIGITALIZADO a representao digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para o formato digital. DOCUMENTO ORIGINAL Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. Corresponde tambm verso final de um documento, j na sua forma apropriada. DOCUMENTOS OSTENSIVOS Documentos cujo acesso irrestrito, no havendo limitao explcita de conhecimento e de divulgao no mbito interno. DOCUMENTOS RESERVADOS So os documentos que no devem, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em geral, pois podem conter dados ou informaes cuja revelao no autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos. DOCUMENTOS SECRETOS Documentos que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caractersticas possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional. DOCUMENTOS ULTRASSECRETOS Documentos que requeiram excepcionais medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas s devam ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

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ELIMINAO DE DOCUMENTOS Destruio de documentos que, na avaliao, forem considerados sem valor para guarda permanente. EXPEDIO DE DOCUMENTOS o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para instituies externas.

F FIDEDIGNIDADE OU CONFIABILIDADE Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmao do fato. Existe quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criao.

G GESTO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

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I INFORMAO Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contida num documento. INTEGRIDADE DOS DOCUMENTOS Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.

L LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada por autoridade competente. Ver tambm TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS. LISTAGEM DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS Relao de documentos recolhidos para guarda permanente no Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro. Ver tambm TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS.

M MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA No mbito das organizaes, compreende a documentao volumosa, formada em virtude da falta de realizao de uma gesto de documentos eficiente, gerando o congestionamento
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dos setores de trabalho. Dentre os documentos que fazem parte desta massa acumulada, esto os que se encontram ativos; os eliminveis de imediato, isto , sem nenhum valor administrativo, tcnico, legal ou histrico; os de valor intermedirio, ou seja, que podero ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre e; os de valor permanente, que interessam pesquisa de fundo histrico. MICROFILMAGEM um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico sendo juridicamente amparada.

O ORGANICIDADE Relaes que os documentos arquivsticos guardam entre si e que expressam as funes e atividades da pessoa ou organizao que os produziu.

P PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. PRAZO DE GUARDA Prazo, definido na Tabela de Temporalidade de Documentos e baseado em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo
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intermedirio, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno. PRESERVAO DE DOCUMENTOS Gesto que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da integridade das informaes contidas nos documentos. PROVENINCIA A instituio que originou o documento. PROCESSO HBRIDO So documentos digitais e no digitais de natureza diversa, oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, formando um conjunto conceitualmente indivisvel. PROTOCOLO Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a garantir a sua imediata localizao e recuperao.

R RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente. RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS Passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente.

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RECUPERAO DA INFORMAO Identificao ou localizao da informao desejada presente nos documentos. REGISTRO DO DOCUMENTO a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados.

S SELEO DE DOCUMENTOS Separao fsica dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento de sua destinao. SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas. Exemplos: papel, pergaminho, filme, disco tico, disco magntico, fita magntica etc.

T TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Instrumento tcnico de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. TERMO DE DOAO DE DOCUMENTOS

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Constitui-se no registro das informaes relativas ao ato de doao de documentao privada para o Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS Instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS Constitui-se no registro das informaes relativas aos documentos recolhidos para guarda permanente no Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro. TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS Constitui-se no registro das informaes relativas ao ato de transferncia dos documentos do arquivo corrente para guarda temporria no arquivo intermedirio. TIPOLOGIA DOCUMENTAL Estudo dos tipos documentais, que podem ser definidos como a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. TRAMITAO a atividade de circular documentos e processos entre unidades organizacionais internas e/ou externas, para dar conhecimento, bem como receber informes, respostas e pareceres que subsidiem a tomada de decises. a movimentao do processo atravs de sistema prprio. TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

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a passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio. Os documentos presentes no arquivo intermedirio, embora sejam menos frequentemente consultados, nele devero ser conservados, por tempo estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos, por razes de ordem administrativa, legal ou financeira. TRATAMENTO DOCUMENTAL Conjunto de atividades de classificao e descrio de documentos.

U UNIDADE DE ARQUIVAMENTO Menor conjunto de documentos reunidos de acordo com critrio preestabelecido, que pode denominar-se caixa-arquivo, dossi, mao, pasta, etc. UNIDADE PROTOCOLIZADORA Ver PROTOCOLO.

V VALOR ADMINISTRATIVO Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. VALOR FISCAL Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras
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ou fiscais. VALOR LEGAL Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Ver tambm VALOR PROBATRIO. VALOR PRIMRIO Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos (fase corrente), legais e fiscais (fase intermediria). VALOR PROBATRIO Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. VALOR SECUNDRIO Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (fase permanente). VIA Tramitao de um documento desde a sua produo ou recepo, com finalidade de executar uma ao, at o cumprimento de sua funo administrativa.

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ANEXO I MODELOS DE DOCUMENTOS

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MODELO A

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor>

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS <RGO/ENTIDADE> <UNIDADE/SETOR> UNIDADE DE ARQUIVAMENTO QUANT. ESPECIFICAO CDIGO TIPOLOGIA DATA-LIMITE

LISTAGEM N:_________ FOLHA N:___________

OBSERVAES

Data ____/___/_____

Data ____/____/_____

_______________________ Responsvel pela eliminao

____________________________________ Presidente da Comisso de Gesto de Documentos

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MODELO B

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo>

TERMO DE TRANSFERNCIA DE RESPONSABILIDADE DE DOCUMENTOS DADOS DO CEDENTE Secretaria/rgo: Nome do responsvel: DADOS DO REQUERENTE Nome: CPF: Doc. de Identidade: Endereo: Bairro: Telefone de Contato: Data Nasc. Grau de Instruo: Profisso: INFORMAES DO DOCUMENTO Tipologia: Cd. de Classificao: N do Documento: Nome/ Ttulo: Aos ____ dias do ms de ___________ do ano de _____ foi realizada transferncia de responsabilidade do documento supra citado, que, em decorrncia de trmino de prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos seria eliminado. Responsabilizo-me me integralmente e a qualquer tempo pela adequada utilizao das informaes contidas nos documentos que sero de minha guarda. Estou ciente de que posso vir a ser responsabilizado por danos morais e materiais decorrentes da utilizao, reproduo ou u divulgao indevida dessas informaes. Isento a Administrao Pblica Estadual, o rgo ou entidade ou seus servidores de qualquer responsabilidade a este respeito. Assinatura do Cedente Assinatura do Requerente Requ
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rgo Expedidor. Municpio/UF: Email: Grau de Instruo: Sexo:( )F ( )M Estado Civil:

MODELO C

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo>

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aos <DD> dias do ms de <ms por extenso> do ano de <AAAA>, o <NOME DO RGO RESPONSVEL PELA ELIMINAO>, de acordo com o que consta da Tabela de Temporalidade de Documentos, e conforme consta na listagem publicada no D.O.E.R.J de <DATA DA PUBLICAO>, procedeu-se eliminao de <QUANTIDADE DE DOCUMENTOS>, <TIPOLOGIAS>, integrantes do acervo do(a) <RGO PRODUTOR>, do perodo <DATA-LIMITE DAS TIPOLOGIAS>.

Nome do Responsvel do rgo Cargo do Responsvel Matrcula do Responsvel do rgo

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MODELO D

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo>

LISTAGEM DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS <RGO/ENTIDADE> <UNIDADE/SETOR> UNIDADE DE ARQUIVAMENTO QUANT. ESPECIFICAO CDIGO TIPOLOGIA DATA-LIMITE

LISTAGEM N:_________ FOLHA N:___________

OBSERVAES

Data ____/___/_____

Data ____/____/_____

_______________________ Responsvel pela Transferncia

____________________________________ Presidente da Comisso de Gesto de Documentos

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MODELO E

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo>

TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS Aos _____ dias do ms de ______________ de _________, foi efetuada a transferncia dos documentos abaixo relacionados Unidade de Arquivamento Central do rgo ___________________. Setor: _______________________________ Tipo Documental Datas limite Quantidade Observao

Presidente da Comisso de Gesto de Documentos Data ___/____/______

Responsvel pelo Recebimento Data ___/___/____

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MODELO F

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo>

LISTAGEM DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS <RGO/ENTIDADE> <UNIDADE/SETOR> UNIDADE DE ARQUIVAMENTO QUANT. ESPECIFICAO CDIGO TIPOLOGIA DATA-LIMITE

LISTAGEM N:_________ FOLHA N:___________

OBSERVAES

Data ____/___/_____

Data ____/____/_____

_______________________ Responsvel pelo recolhimento

____________________________________ Presidente da Comisso de Gesto de Documentos

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MODELO G

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo>

TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS Termo de Recolhimento de documentos para guarda permanente no Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro, do acervo documental produzido e/ou acumulado por ........ (inserir nome do rgo).

O ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, rgo integrante da Secretaria de Estado da Casa Civil, com sede na Praia de Botafogo, n 480, Botafogo, Rio de Janeiro, RJ, neste ato representado por seu Diretor Geral, xxxxxxxxxxxxxx, brasileiro, xxxxxxxxx (estado civil), XXXXXX (profisso), portador da cdula de identidade n XXXXXXXXX, expedida pelo XXXXXXXX e inscrito no CPF/MF sob o n XXXXXXXX, doravante designado APERJ, e ............. (nome do rgo ou entidade transferidor/a), vinculado ou subordinado Secretaria .................(nome da Secretaria ao qual o rgo encontra-se vinculado ou subordinado), situada na Rua ........................., n.........., ....... andar, ............... (bairro), Rio de Janeiro, RJ, neste ato representado por ............................., brasileiro, (estado civil), (profisso), portador da cdula de identidade n ............, expedida pelo .......... e inscrito no CPF/MF sob o n ......................., doravante designada .............., nos termos da Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009, Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e do Decreto Estadual n 43.156, de 26 de agosto de 2011, resolvem assinar o presente Termo de Recolhimento, mediante as seguintes clusulas e condies:

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Clusula Primeira Do objeto Constitui objeto do presente Termo o recolhimento para a guarda permanente no APERJ, do acervo produzido e acumulado pelo ........... (inserir rgo), abrangendo ..... (indicar datas-limite), perfazendo .......... (mensurar a quantidade), conforme discriminado na listagem descritiva, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo. Clusula Segunda Das responsabilidades das partes Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades: I) Caber ao ........... (inserir rgo), sob a orientao tcnica do APERJ, garantir a integridade do acervo at o seu destino final (s dependncias do APERJ), bem como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do APERJ. II) Caber ao APERJ a orientao e acompanhamento das providncias para a entrada do acervo. Clusula Terceira Do acesso e utilizao A assinatura do presente Termo de Recolhimento implica na autorizao plena, permanente e geral do .............. para que o APERJ proceda, nos termos da Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009, Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 c/c Decreto n 43.156 de 26 de agosto de 2011, ao acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, sendo vedado o emprstimo de originais, exceto nos casos previsto em lei. Clusula Quarta Dos casos omissos Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente Termo sero encaminhados ao APERJ, para manifestao e providncias.

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E por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 03 (trs) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo. Rio de Janeiro, de de xxxx.

_____________________________________________ XXXXXXXXXXXXXXXX Diretor Geral do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro APERJ _____________________________________________ XXXXXXXXXXXXXXXXX Nome do responsvel pelo rgo que est realizando o recolhimento

TESTEMUNHAS: 1NOME: CPF: 2NOME: CPF:

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MODELO H

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo>

REQUERIMENTO DE ACESSO INFORMAO N ____________________ Requerente Nome completo (pessoa fsica)/Nome ou razo social (pessoa jurdica) ______________________________________________________________________ Nome do representante legal (obrigatrio para pessoa jurdica). Anexe documento comprobatrio. ______________________________________________________________________ CPF ou CNPJ n: _______________________________________________________ Documento de identificao n ______________________rgo Exp.____________ Anexe cpia da identidade do solicitante e do representante legal, quando for o caso. Endereo:__________________________________n_______ complemento_______ Cidade _____________________________________________ Estado ____________ CEP ____________________ Telefones: ( ___ ) _________________________, (___ )________________________ E-mail: _______________________________________________________________ Elementos de Pesquisa (dados para localizao de documentos: datas ou perodo, lugares, temas, tipos de documentos etc.) _________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________Estou ciente de que a informao poder ser prestada em at 20 (vinte) dias, cabendo prorrogao por mais 10 (dez) dias, e que deverei retornar para obter os documentos solicitados. Local e data: Assinatura:
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MODELO I

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo>

TERMO DE RESPONSABILIDADE PELO USO E DIVULGAO DE INFORMAES Requerimento de acesso informao n _________ Nome do requerente: ____________________________________________________ Declaro que: a) Responsabilizo-me integralmente e a qualquer tempo pela adequada utilizao das informaes a que tiver acesso. Estou ciente de que posso vir a ser responsabilizado por danos morais e materiais decorrentes da utilizao, reproduo ou divulgao indevida dessas informaes. Isento a Administrao Pblica Estadual, o rgo ou entidade ou seus servidores de qualquer responsabilidade a este respeito; b) Estou ciente das restries a que se referem os arts. 4 e 6 da Lei n 8.159, de 08.01.1991 (Lei de Arquivos); da Lei n 9.610, de 19.02.1998 (Lei de Direitos Autorais); dos arts. 138 a 145 do Cdigo Penal, que prev os crimes de calnia, injria e difamao; bem como da proibio, decorrente do art. 5, X, da Constituio da Repblica Federativa do Brasil, de 1988, de difundir as informaes obtidas que, embora associadas a interesses particulares, digam respeito honra e imagem de terceiros, alm do art. 25, 1 e 2, da Lei Federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011(Lei de Acesso Informao Pblica); c) Estou ciente da obrigatoriedade de, por ocasio da eventual divulgao das referidas informaes, mencionar a fonte a que os respectivos originais pertencem; d) Estou ciente de que autorizaes relativas a direitos autorais e de imagem, quando pertinentes, devem ser solicitados aos autores ou retratados. Local e data: Assinatura:

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MODELO J
DOCUMENTO DE ARRECADAO (artigo 231, do Livro VI) DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO (DARJ)

.
INSTRUES DE PREENCHIMENTO CAMPO CDIGOS DE RECEITA 01 Preencher com o N. da ICMS Inscrio no Cadastro de 021-3 ICMS NORMAL Contribuintes do Estado do Rio de 022-1 ICMS ESTIMATIVA Janeiro. 023-0 - ICMS SUBSTITUIO TRIBUTRIA 024-8 ICMS IMPORTAO 027-2 ICMS AQS.AT.FIXO OU MAT.FORA 02 Preencher com o Cdigo de ESTADO Receita, conforme tabela. 028-0 ICMS PARCELAMENTO 030-2 - ICMS AUTO DE INFRAO 03 Indicar o N. do CNPJ ou CPF 032-9 - ICMS PETRLEO E DERIVADOS COMB. do contribuinte responsvel pelo LUB. recolhimento, conforme o caso. 033-7 ICMS ENERGIA ELTRICA 034-5 ICMS COMUNICAES 04 Indicar o N. do auto de 036-1 - ICMS SERVIOS DE TRANSPORTE infrao, do RQP (Parcelamento), 037-0 ICMS OUTROS Certido da Inscrio em Dvida 039-6 - ICMS AUTO DE INFRAO Ativa, Declarao de Importao, PARCELAMENTO RENAVAM ou Guia de Controle ITD 101-5 ITD BENS MVEIS

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do ITD, conforme o caso.

102-3 ITD BENS IMVEIS 107-4 ITD AUTO DE INFRAO ITD AUTO DE INFRAO 05 Apor o ms e ano, no formato 108-2 MM AAAA, referente ocorrncia PARCELAMENTO ITD PARCELAMENTO do fato gerador do tributo ou 109-0 nmero da parcela quando for parcelamento. IPVA IPVA 06 Indicar o valor atualizado da 150-3 151-1 IPVA AUTO DE INFRAO receita principal, ou nominal em IPVA AUTO DE INFRAO alguns casos. Este valor est 152-0 sempre associado ao cdigo de PARCELAMENTO TAXAS receita informado no campo 02. 200-3 - TAXA DE SERVIOS ESTADUAIS TAXA JUDICIRIA 07 Indicar o valor correspondente 300-0 310-7 - TAXA AUTO DE INFRAO atualizao monetria, caso ela seja 311-5 - TAXA AUTO DE INFRAO cobrada de forma no associada ao PARCELAMENTO principal. 400-6 CUSTAS EXTRAJUDICIAIS DVIDA ATIVA 08 Indicar o valor dos juros, 500-2 DVIDA ATIVA ICM acrscimos moratrios e da multa 501-0 - DVIDA ATIVA ICM PARCELAMENTO de mora somados. 502-9 DVIDA ATIVA ICMS 503-7 - DVIDA ATIVA ICMS PARCELAMENTO 09 Indicar o valor da multa em 507-0 DVIDA ATIVA OUTROS decorrncia da infrao. Este valor 508-8 DVIDA ATIVA OUTROS est sempre associado ao principal PARCELAMENTO informado no campo 06, existindo 509-6 - DVIDA ATIVA TAXA JUDICIRIA ou no. MULTAS 542-8 - MULTA TRIBUNAL DE CONTAS MULTA PROCON/RJ 10 Preencher com o somatrio dos 545-2 551-7 MULTA FORMAL ICMS campos 06 a 09. 552-5 MULTA FORMAL ITD RECEITAS 11 Indicar o dia, ms e ano (no OUTRAS formato DD/MM/AAAA) em que a 601-7 - ALUGUIS E ARRENDAMENTOS 602-5 FOROS E LAUDMIOS receita dever ser recolhida. 604-1 - UTILIZAO SERVIDO DE USO BENS PRPRIOS 12 Apor o nome, firma ou razo 801-0 - ALIENAO DE BENS MVEIS DO social do contribuinte responsvel ESTADO pelo recolhimento. 802-8 - ALIENAO DE BENS IMVEIS DO ESTADO 13 a 16 - Indicar dados completos 803-6 - PRODUTO DA REMISSO DE FORO do endereo do contribuinte. 901-6 - SALRIO EDUCAO ESTADUAL 902-4 - INDENIZAES E RESTITUIES 17 Indicar, por extenso, o nome 903-2 - COMPENSAO RECURSOS HDRICOS da receita relativa ao cdigo 905-9 - IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA informado no campo 2. FONTE 909-1 - DEPSITO OU FIANA EM DINHEIRO 18 Informaes complementares DIVERSOS 999-7 - OUTRAS RECEITAS que se fizerem necessrias.
(Nota: Alterado pelo Decreto Estadual n. 28.674/2001, vigente a partir de 29.06.2001)

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MODELO K

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo>

AFIRMAO DE HIPOSSUFICINCIA DE RENDA


_____________________________________________________________________ (Nome Completo) ENDEREO: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (endereo completo com bairro, CEP e cidade) TELEFONE COM DDD: ( )____-______ PROFISSO:__________________________________________________________ N DE IDENTIDADE: __________________________________________________ CPF n _______________________________________________________________ ESTADO CIVIL: ______________________________________________________ Eu, acima qualificado (a) afirmo, sob as penas da lei e baseado na Lei 7.115 de 29 de Agosto de 1983, que no tenho condies de arcar com as custas dos servios e materiais utilizados para a disponibilizao das informaes por mim requeridas sem prejuzo do sustento prprio e de minha famlia, razo pela qual requeiro o benefcio da GRATUIDADE, contemplado pelo Pargrafo nico do Artigo 12 da Lei 12.527/2011.
Art. 12. O servio de busca e fornecimento da informao gratuito, salvo nas hipteses de reproduo de documentos pelo rgo ou entidade pblica consultada, situao em que poder ser cobrado exclusivamente o valor necessrio ao ressarcimento do custo dos servios e dos materiais utilizados. Pargrafo nico. Estar isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situao econmica no lhe permita faz-lo sem prejuzo do sustento prprio ou da famlia, declarada nos termos da Lei no 7.115, de 29 de agosto de 1983"

Local e data: Assinatura do Declarante:

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ANEXO II ACESSO INFORMAO FLUXOS DE PROCESSO DE TRABALHO

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FLUXOGRAMA I - ACESSO INFORMAO

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FLUXOGRAMA I ACESSO INFORMAO


Solicitar Documento - SOLICITANTE Preenche o Modelo H - Requerimento de Acesso Informao e o Modelo I - Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgao de Informaes, assina e entrega ao Protocolo do rgo. Informa, ainda, se o documento para Vista ou Cpia, conforme orientao do Fluxograma II Disponibilizar Documento, deste Manual. Protocolar Requerimento - PROTOCOLO Recebe o Requerimento, confere as informaes, encaminha para a Comisso de Gesto de Documentos e comunica Chefia de Gabinete, dando cincia da entrada do Requerimento no rgo.

OBS: Nesta etapa comea a contar o tempo de prazo de resposta, de acordo com o Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei Federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011. O Protocolo deve seguir o Fluxograma III Controlar Prazo, deste Manual.

Registrar a cincia do protocolamento CHEFIA DE GABINETE Registra a cincia de entrada do Requerimento. Neste caso, a Chefia de Gabinete pode verificar se h necessidade de fazer parte deste fluxo, de acordo com a estratgia do rgo.

ANLISE DA COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS Identificar o assunto do Requerimento Recebe o Requerimento, analisa o contedo do documento, identifica o assunto do Requerimento e avalia a resposta ao Requerimento pertinente ao seu rgo: 1) Caso a informao no seja pertinente ao rgo, encaminha para a atividade Informar qual o rgo responsvel.
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2) Caso a informao seja pertinente aos documentos produzidos pelo seu rgo, verifica se h necessidade de abertura de processo. 2.1) H necessidade da abertura do processo, encaminha a solicitao ao Protocolo para abertura do processo. 2.2) Caso no seja necessria a abertura do processo, encaminha para atividade Solicitar localizao do documento para rea.

OBS: O processo dever ser aberto conforme as orientaes do item 3.1.2 do Manual de Gesto de Protocolo, que orienta quanto autuao de processos. Autua-se um processo quando a natureza da ao dependa da deciso de duas ou mais pessoas. Dispensa-se a composio de processo nos casos em que a deciso dependa de uma nica pessoa com uma tramitao simples e breve, podendo assim, serem solucionados sem as formalidades do processo.

Informar qual o rgo responsvel Elabora um Ofcio para o solicitante informando o rgo responsvel por disponibilizao da informao e encerra o Requerimento. Solicitar localizao do documento para rea Solicita para rea identificada as informaes do Requerimento.

OBS: No caso do Requerimento no possuir processo autuado, a solicitao pode ser feita por meio digital (e-mail, fax e etc...), mas em caso de processo autuado, a solicitao deve ser por meio de Despacho.

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ANLISE DO SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO SOLICITADO Localizar documento Recebe o Requerimento e verifica a informao a ser concedida ao Solicitante. Verifica se a informao requerida possui documento: 1) Caso no exista o documento, segue para a atividade Informar inexistncia do documento. 2) Caso o documento exista, verifica se pode ser localizado: 2.1) No foi localizado, segue para a atividade Informar inexistncia do documento. 2.2) Foi localizado, verifica se est classificado na Tabela de Temporalidade: 2.2.1) O documento no est classificado, segue para a atividade Classificar o documento. 2.2.2) O documento est classificado, verifica o grau de sigilo. Se o documento for sigiloso, segue para a atividade Informar o grau de sigilo. Caso no possua sigilo, verifica a existncia de informaes pessoais. Caso possua, segue para a atividade Tarjar documento. 2.2.3) Caso no haja informaes pessoais, segue para a atividade Entregar documento. DOCUMENTO FOI ELIMINADO Apresentar documento de eliminao RESPONSVEL PELO SETOR DO DOCUMENTO SOLICITADO Encaminha Comisso de Gesto de Documentos a cpia do Termo de Eliminao de Documento (Modelo C) assinado pelo Superior e pela Comisso de Gesto DE DOCUMENTOS.

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DOCUMENTO NO EXISTE OU NO FOI LOCALIZADO Informar inexistncia do documento RESPONSVEL PELO SETOR DO DOCUMENTO SOLICITADO Informa ao Superior da rea do documento e este encaminha Despacho (processo autuado) ou CI (sem processo autuado) Comisso de Gesto de Documentos, informando que o documento no existe. DOCUMENTO NO EST CLASSIFICADO Classificar o documento RESPONSVEL PELO SETOR DO DOCUMENTO SOLICITADO Classifica o documento quanto ao grau de sigilo definidos no item 4.0 e no Fluxograma V Classificar Documento deste Manual. DOCUMENTO EST CLASSIFICADO Informar o grau de Sigilo RESPONSVEL PELO SETOR DO DOCUMENTO SOLICITADO Elabora Despacho (processo autuado) ou CI (sem processo autuado) para a Comisso de Gesto de Documentos, informando a impossibilidade da disponibilizao do documento. Tarjar as informaes pessoais RESPONSVEL PELO SETOR DO DOCUMENTO SOLICITADO Caso o documento possua dados pessoais conforme define o item 4.3 deste Manual, antes da liberao do documento, a rea deve tarjar as informaes pessoais.

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DOCUMENTO LIBERADO Entregar documento RESPONSVEL PELO SETOR DO DOCUMENTO SOLICITADO Encaminha o documento solicitado Comisso de Gesto de Documentos. Disponibilizar resposta ao solicitante COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS Encaminha Despacho (processo autuado) ou Ofcio (sem processo autuado) de resposta para o Protocolo disponibilizar ao Solicitante e em caso de liberao de documento, encaminha o documento original em anexo. Disponibilizar resposta ao solicitante PROTOCOLO Protocolo entra em contato com o Solicitante e comunica: 1) Em caso de Indeferimento do Requerimento - Comunica ao Solicitante a disponibilidade da resposta ao Requerimento. 2) Em caso de Deferimento do Requerimento de Vista Segue as etapas do Fluxograma II Disponibilizar Documento, deste Manual. 3) Em caso de Deferimento do Requerimento de Cpia Segue as etapas do Fluxograma II Disponibilizar Documento, deste Manual. Analisar Resposta SOLICITANTE Analisa a resposta do Requerimento. Caso seja satisfatria, assina e data o encerramento do Requerimento, o qual arquivado pelo Protocolo. Se a resposta ao Requerimento no for satisfatria, este: 1) Solicita recurso conforme as etapas do Fluxograma VI Solicitao de Recurso, deste Manual.

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2) Solicita a desclassificao do documento requerido, caso ele tenha sido indeferido por ser um documento com grau de sigilo. Neste caso, segue as etapas do Fluxograma IV Desclassificao.

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FLUXOGRAMA II DISPONIBILIZAR DOCUMENTO

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FLUXOGRAMA II PARA DISPONIBILIZAR DOCUMENTO


EM CASO DE VISTA DE DOCUMENTO Solicitar acesso ao documento SOLICITANTE Preenche o Requerimento com o tipo de acesso disponvel. 1) Se for cpia, segue para atividade de Verificar quantidade de cpias. 2) Se no, segue para atividade Solicitar vista. Solicitar vista SOLICITANTE Solicita a vista da documentao para anlise da informao. Disponibilizar local para vista PROTOCOLO Disponibiliza para o solicitante o local para vista de documentos. Comunicar local da vista PROTOCOLO Informa a disponibilidade do local para vista do documento. Realizar vista SOLICITANTE Realiza a vista dos documentos solicitados e encerra o processo.

EM CASO DE CPIA DE DOCUMENTO Verificar quantidade de cpias PROTOCOLO Verifica a quantidade de cpias solicitadas. Calcular custo das cpias PROTOCOLO Calcula o custo das cpias e comunica ao Solicitante.

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Informar como emitir o DARJ PROTOCOLO Orienta o Solicitante como emitir o DARJ no site: www.fazenda.rj.gov.br Emitir DARJ SOLICITANTE Emite o DARJ com o valor a ser pago pela cpia do documento. Pagar o DARJ SOLICITANTE Paga o DARJ com os valores informados pelo Protocolo. Produzir fotocopia PROTOCOLO Recebe o DARJ pago pelo Solicitante e produz a fotocpia dos documentos. Entregar fotocpia PROTOCOLO Entrega as fotocpias para o solicitante, que assina o recebimento, encerra, arquiva o Requerimento e devolve o documento original rea responsvel.

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FLUXOGRAMA III CONTROLAR PRAZO

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FLUXOGRAMA III CONTROLAR PRAZO


Verifica se o primeiro aviso do prazo de atendimento do Requerimento (10 dias) expirou: 1) Se sim, segue para a atividade Informar prazo de vencimento. 2) Se no, verifica se expirou o segundo aviso (5 dias). 2.1) Se sim, seguir para a atividade Informar prazo de vencimento. 2.2) Se no, aguarda outro evento de tempo Controlar prazo. Informar vencimento do prazo PROTOCOLO Comunica que o primeiro prazo para atendimento Requerimento foi expirado. Informar vencimento do prazo COMISSO DE GESTO DE

DOCUMENTOS Informa o vencimento do prazo do segundo aviso para o Superior do Setor Responsvel pelo Documento. Verificar necessidade de prorrogao do prazo SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO Verifica a necessidade de prorrogao do prazo para atendimento do Requerimento. 1) Se sim, segue para atividade Solicitar prorrogao do prazo com justificativa. 2) Se no, disponibiliza resposta Comisso de Gesto de Documentos. Avaliar situao do prazo SUPERIOR DO SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO Avalia o prazo e informa rea que esta avaliando o atendimento do Requerimento. Solicitar prorrogao do prazo com justificativa SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO Justifica a prorrogao do prazo para a Comisso de Gesto de Documentos.
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Informar solicitante prorrogao do prazo COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS Informa a prorrogao do prazo para o Protocolo comunicar ao Solicitante, e aguarda outro evento de tempo de Controlar prazo.

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FLUXOGRAMA IV DESCLASSIFICAR DOCUMENTO

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FLUXOGRAMA IV DESCLASSIFICAR DOCUMENTO

Solicitar desclassificao SOLICITANTE Preenche um Requerimento de desclassificao do documento, solicitando a mudana do grau de sigilo para o Protocolo.

OBS: O Requerimento de desclassificao pode ser uma solicitao ou petio preenchida pelo Solicitante, com a justificativa da necessidade de ter acesso quele documento.

Protocolar Requerimento PROTOCOLO Recebe o Requerimento de desclassificao. Abrir processo PROTOCOLO Abre o processo, caso ainda no tenha sido autuado na etapa anterior de Requerimento. Se j foi autuado, utilizar o mesmo processo para instruo. Analisar solicitao COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS Recebe o Requerimento solicitando a desclassificao do documento e faz um parecer tcnico quanto desclassificao do mesmo. Analisar parecer SETOR RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO Analisa o parecer da Comisso de Gesto de Documentos e verifica a possibilidade de desclassificao do documento. 1) Se o documento for desclassificado, segue para a atividade Justificar a desclassificao. 2) Se no, segue para a atividade Justificar a no desclassificao. Justificar a desclassificao SETOR RESPONSVEL PELA
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CLASSIFICAO

Justifica a desclassificao do documento conforme anlise do parecer da Comisso de Gesto de Documentos e encaminha o documento original para a Comisso. Justificar a no desclassificao SETOR RESPONSVEL PELA

CLASSIFICAO Justifica a no desclassificao do documento conforme anlise do parecer da Comisso de Gesto de Documentos. Tomar cincia COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS Toma cincia da deciso justificada da rea responsvel pela desclassificao. Permitir acesso COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS 1) No caso do Requerimento ser deferido, a Comisso encaminha o original para disponibilizar no Protocolo. 2) No caso do Requerimento ser indeferido, a Comisso encaminha o processo para o Protocolo. Disponibilizar documento PROTOCOLO 1) No caso do Requerimento ser deferido, o Protocolo comunica ao Solicitante, conforme as etapas do Fluxograma II Para Disponibilizar Documentos deste Manual. 2) No caso do Requerimento ser indeferido, o Protocolo comunica ao Solicitante para dar vistas ao processo. Solicitar recurso SOLICITANTE Analisa as justificativas e decide quanto interposio de recurso. 1) Caso haja recurso, seguir para o Fluxograma VI - Solicitao de Recurso. 2) Caso no haja necessidade de recurso, o Solicitante assina as vistas ao processo e o Protocolo encerra o processo.

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FLUXOGRAMA V CLASSIFICAR DOCUMENTO

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FLUXOGRAMA V CLASSIFICAR DOCUMENTO


IDENTIFICAO DAS ATRIBUIES DO SETOR Preencher Sistema de Tipologia SETOR RESPONSVEL PELO

DOCUMENTO Preenche as informaes das atribuies do setor no Sistema de Tipologia de Documentos (SITD). IDENTIFICAO DA TIPOLOGIA DE DOCUMENTOS Informar sobre tipologia preenchida SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO Preenche os requisitos do documento a ser classificado no Sistema de Tipologia de Documentos (SITD). Avaliar preenchimento COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS Verifica o documento preenchido no Sistema de Tipologia de Documentos (SITD) e confere se est de acordo com a metodologia: 1) Se aprovada a descrio do documento, encaminha para corroborao. 2) Se no aprovada, solicita que o setor faa os ajustes no preenchimento. Ajustar o preenchimento SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO Corrige o documento conforme solicitado pela Comisso de Gesto de Documentos. Encaminhar para corroborao COMISSO DE GESTO DE

DOCUMENTOS Aprova os documentos que foram preenchidos no Sistema de Tipologia de Documentos (SITD) e encaminha para anlise da classificao.
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ANLISE DE CLASSIFICAO Analisar classificao RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO Verifica a classificao quanto ao grau de sigilo. 1) Se a classificao estiver correta, segue para a atividade Classificar o documento. 2) Se no estiver, segue para atividade Justificar a no aceitao. Justificar a no aceitao RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO Justifica o motivo da no aceitao da classificao atribuda. Ajustar a classificao RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO Ajusta o documento quanto classificao de sigilo sugerida. Informa ajuste RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO Informa o ajuste ao setor responsvel pelo Documento para tomar cincia e encerrar o processo. Classificar o documento RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO Classifica o documento quanto ao grau de sigilo e encerra o processo. Tomar cincia SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO Toma cincia do ajuste executado.

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FLUXOGRAMA VI SOLICITAR RECURSO

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FLUXOGRAMA VI SOLICITAR RECURSO


Entrar com recurso SOLICITANTE Preenche o pedido com justificativa para recurso. Protocolar a solicitao PROTOCOLO Recebe o pedido de recurso. Abrir o processo PROTOCOLO Abre o processo com o pedido de recurso.

OBS: A autuao do processo s ocorrer neste momento, caso o processo no tenha sido aberto anteriormente. Neste caso, o processo ser o mesmo.

Analisar pedido COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS Analisa o motivo do pedido de recurso: 1) Se for sobre desclassificao, encaminha para a Comisso Mista analisar a solicitao. 2) Se sobre qualquer outro motivo, encaminha para o Chefe da Pasta analisar o pedido de recurso. Analisar solicitao CHEFE DA PASTA Analisa a o pedido de recurso: 1) Se o recurso for deferido, segue para a atividade Gerar resposta. 2) Se o recurso for indeferido, segue para a atividade Gerar justificativa do indeferimento. Analisar solicitao COMISSO MISTA Analisa a o pedido de recurso e gera resposta.

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Gerar resposta SECRETRIO Gera resposta ao pedido do recurso para a Comisso de Gesto de Documentos. Liberar acesso COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS Solicita a liberao do documento pela rea e encaminha ao Protocolo para comunicar ao Solicitante. Informar o indeferimento COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS Informa indeferimento do recurso ao Solicitante por meio de correspondncia fsica ou digital e/ou por contato telefnico. Disponibilizar documento PROTOCOLO Comunica ao Solicitante, conforme as etapas do Fluxograma II Para Disponibilizar Documentos deste Manual. Comunicar indeferimento PROTOCOLO Comunica ao Solicitante, que assina as vistas ao processo e encerra o processo.

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ANEXO III PERGUNTAS FREQUENTES

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1. Quais devem ser as caractersticas dos profissionais que desempenham as atividades de arquivo? Resposta: O tratamento tcnico dos arquivos e dos documentos indispensvel para a implantao de polticas eficazes de informao em qualquer organizao. Nesse sentido, indispensvel o conhecimento de legislao especfica e das tcnicas arquivsticas, bem como dos procedimentos administrativos. Os servidores que trabalham diretamente com acervos documentais arquivsticos administrativos devem ter o seguinte perfil: finalidade da documentao a ser tratada. 2. Como criar uma Comisso de Gesto de Documentos (CGD)? Atendendo aos requisitos do Decreto n 42.002, de 24 de agosto de 2009, e sendo composta por um representante de cada rea fim, um especialista de documentao e um especialista de protocolo, com indicao do membro presidente, e estando publicada em sequncia de suplncia. 3. Qual deve ser o perfil do servidor para compor a Comisso de Gesto de Documentos (CGD)? Os membros indicados para compor a Comisso de Gesto de Documentos (CGD) devero estar capacitados: a) Em noes de informtica, j que os dados sero recolhidos por meio do sistema via web; b) Para avaliar quanto ao impacto para o rgo, em caso de perda de documento ou de informao; c) Para ser o multiplicador das normas e procedimentos estabelecidos pelo Programa de Gesto de Documentos (PGD -RJ) no seu rgo de representao;
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afinidade com a atividade,

disponibilidade para executar as atividades e conhecimento dos assuntos e da

d) Para responder sobre os procedimentos internos e a produo documental em sua rea de atuao; e e) Para gerenciar as solicitaes de acesso informao, de modo que controle os prazos e promova a interlocuo entre as reas envolvidas no processo. 4. Para qu uma poltica de gesto de documentos? Resposta: Porque a gesto documental e a proteo especial aos documentos de arquivo dever do Poder Pblico como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. 5. Porque no se deve chamar arquivo morto? Resposta: O Arquivo um todo orgnico, com caractersticas prprias. Origina-se das atividades de um rgo e reflete o dia-a-dia dessas atividades. , portanto, um organismo vivo que nasce, cresce e sofre transformaes, e ganha novos usos. 6. possvel eliminar documentos de arquivo da administrao pblica? Resposta: Sim, desde que respeitada a legislao vigente e adotados os procedimentos tcnicos necessrios orientados pelo Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ). A eliminao consequncia natural do trabalho de avaliao de documentos, que executada pelas Comisses de Gesto de Documentos (CGD), equipes multidisciplinares (ou subcomisses) constitudas formalmente, a quem cabe a definio de critrios para eliminao da massa documental acumulada, bem como a elaborao das Tabelas de Temporalidade de Documentos. importante registrar que a eliminao implica na destruio de documentos que, no processo de avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. O procedimento correto para a inutilizao de documentos a fragmentao manual ou mecnica do papel para reciclagem e nunca a incinerao, considerando as determinaes da Lei
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Federal n 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente.
"A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia". (Lei Federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991,

art. 9)
"A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9. da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991". (Decreto Federal n 1799, de 30 de janeiro de 1996, art. 12, pargrafo

nico)
As Secretarias de Estado e demais Entidades da Administrao Direta e Indireta devero apresentar, ..., proposta de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade referente s atividades-fim da Administrao". (Decreto 42.002, de

24 de agosto de 2009) 7. A microfilmagem permite a eliminao imediata do documento original? Resposta: No. A eliminao do documento original no pode ser feita apenas porque foi microfilmado. A eliminao do documento original, bem como de sua cpia em microfilme, depender de uma avaliao prvia que definir seu prazo de guarda e destinao. A eliminao de documentos, no setor pblico, obedece a procedimentos previstos na legislao arquivstica especfica, que prev a constituio de Comisso de Gesto de Documentos (CGD) e a elaborao de Tabela de Temporalidade de Documentos. Conforme determina a legislao, caso o documento original seja considerado de valor permanente, no poder ser eliminado mesmo havendo cpia em microfilmes.
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A finalidade principal da microfilmagem no a eliminao de documentos, mas facilitar a disseminao e o acesso, alm de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservao. 8. Quais so as penalidades aplicveis caso a documentao pblica seja eliminada, negligenciada ou divulgada sem autorizao da administrao pblica? Resposta: Os responsveis ficaro sujeitos a sanes administrativas, civis e penais.
Art. 314 - Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razo do cargo; soneg-lo ou inutiliz-lo, total ou parcialmente: Pena - recluso, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, se o fato no constitui crime mais grave. (Decreto-Lei

n 2848, de 7 de dezembro de 1940, Cdigo Penal. Art. 314) 9. As fotografias e filmes digitais produzidos na minha instituio podem ser considerados documentos arquivsticos? Resposta: Sim, desde que tenham sido produzidos (elaborados ou recebidos) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumentos ou resultados de tal atividade, e retidos para ao ou referncia. Esses documentos devem ser contemplados pelo programa de gesto arquivstica da instituio. 10. Um website pode ser considerado um documento arquivstico? Resposta: Sim, desde que tenha sido elaborado no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ao ou referncia. O website deve ser contemplado pelo programa de gesto arquivstica da instituio. 11. Mensagens de correio eletrnico (e-mails) podem ser consideradas documentos arquivsticos?

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Resposta: Sim, desde que tenham sido produzidas (elaboradas ou recebidas) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho como instrumentos ou resultados de tal atividade, e retidas para ao ou referncia. Na qualidade de documentos arquivsticos, as mensagens devem ser completas e criadas por pessoas autorizadas, e recomendvel que sejam redigidas de acordo com normas oficiais de comunicao. No devem ser tratados assuntos fora da matria que originou o documento e devem existir procedimentos que controlem a tramitao e o arquivamento, de forma a garantir sua autenticidade. Esses documentos devem ser contemplados pelo programa de gesto arquivstica da instituio. 12. O documento digital e o documento digitalizado so a mesma coisa? Resposta: No. Os documentos digitais tm duas origens distintas: os que j nascem digitais (documento digitais) e os que so gerados a partir de digitalizao (documentos digitalizados). Ambos so codificados em dgitos binrios, acessveis e interpretveis por meio de um sistema computacional. a) O documento digital produzido, tramitado e arquivado em meio digital. b) O documento digitalizado a representao digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para este formato. Geralmente, esse representante digital visa facilitar a disseminao e o acesso, alm de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservao. Todo documento digitalizado um documento digital, mas nem todo documento digital um documento digitalizado. 13. A digitalizao permite a eliminao imediata do documento original? Resposta: No. A eliminao do documento original no pode ser feita apenas porque foi digitalizado. A eliminao do documento original, bem como de sua cpia digital, depender de uma avaliao prvia que definir seu prazo de guarda e sua destinao.

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A eliminao de documentos, no setor pblico, obedece a procedimentos previstos na legislao arquivstica especfica, que prev a constituio de Comisso de Gesto de Documentos (CGD) e a elaborao de Tabela de Temporalidade de Documentos. Conforme determina a legislao, caso o documento original seja considerado de valor permanente, este no poder ser eliminado,. A finalidade principal da digitalizao no a eliminao de documentos, mas facilitar a disseminao e o acesso, alm de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservao. 14. Quando um documento digital produzido e depois impresso, qual deles o original? Resposta: Depende do contexto em que se d a produo do documento: a) Se o documento digitado em processador de texto impresso e assinado, tramita e arquivado em papel, ele ser considerado original. Neste caso, o computador foi utilizado como uma ferramenta para apoiar a produo do documento em papel. b) Se o documento produzido em sistema informatizado e, aps a assinatura e a tramitao, arquivado em meio digital, a impresso em papel ser eventual e o documento dela resultante ser considerado uma cpia. 15. Posso eliminar documentos arquivsticos digitais? Como faz-lo? Resposta: Sim. A eliminao de documentos arquivsticos segue o mesmo processo, sejam eles convencionais ou digitais. No setor pblico, a eliminao deve ser precedida pela elaborao de listagem de eliminao de documentos, que, depois de aprovada pela instituio arquivstica na especfica esfera de competncia, dever ser publicada e, quando for efetivada a eliminao, ser lavrado o termo de eliminao de documentos, segundo a legislao vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este no
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poder ser eliminado, conforme tambm determina a legislao. Deve-se observar ainda os seguintes procedimentos: a) Os documentos arquivsticos que estiverem pendentes sob litgio ou investigao no podero ser destrudos; b) A eliminao dever ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao posterior de qualquer documento eliminado; e c) Todas as cpias dos documentos eliminados, incluindo cpias de segurana e cpias de preservao, independentemente do suporte, devero ser destrudas. 16. Como posso preservar documentos em formato digital? Resposta: A instituio deve possuir um programa de preservao de documentos arquivsticos que incorpore os documentos convencionais e digitais. A preservao digital o conjunto de estratgias e metodologias destinadas a preservar os documentos em formato digital. Ela pode implicar desde transferncias peridicas dos suportes de armazenamento at a converso para outros formatos digitais, bem como a atualizao do ambiente tecnolgico, o hardware e o software. Tais estratgias devem alcanar todas as caractersticas essenciais que definem um documento digital, que so: fsicas (suporte / registro fsico), lgicas (software e formato digital) e conceituais (estrutura / contedo exibido). Alm disso, elas devem levar em conta os elementos necessrios para a produo, a manuteno e o acesso aos documentos digitais. Deve-se compreender, ainda, que a preservao digital no a digitalizao de documentos que se apresentam em outros suportes. A digitalizao uma ao que serve captura de documentos para sistemas de informao como forma de facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservao dos originais. J a preservao digital visa exclusivamente preservao dos documentos digitais. 17. O que o Projeto Processo Digital?
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um projeto desenvolvido pela Secretaria de Estado da Casa Civil que realizar a Gesto Eletrnica de Documentos no Estado do RJ, mediante implantao de um sistema que informatizar os processos administrativos e possibilitar que todos os documentos pertencentes ao mesmo sejam geridos de forma digital. Em uma primeira fase so trs processos-piloto: "Nomear e exonerar servidores", da Casa Civil; "Gerir solicitao de combustvel" e "Cadastrar veculos", da Secretaria Estadual de Planejamento e Gesto. Entretanto, outros processos sero automatizados pelo sistema, gradativamente. O objetivo que, futuramente, todos os processos da administrao pblica estadual sejam produzidos eletronicamente. 18. O que o Processo Digital? Resposta: um sistema desenvolvido para realizar as operaes tcnicas da gesto arquivstica de documentos, processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , ambientes que incluem documentos digitais e convencionais. Compreende funcionalidades tais como: gesto e aplicao do plano e do cdigo de classificao; avaliao e destinao (aplicao da tabela de temporalidade); captura, pesquisa, localizao e apresentao; e segurana, armazenamento e preservao. Pode incluir ainda outras funcionalidades como tramitao e fluxo de trabalho, e caractersticas como usabilidade, interoperabilidade, disponibilidade, desempenho e escalabilidade.

19. Qual a validade legal do processo em meio digital? Resposta: O processo digital e todos os seus documentos possuem a mesma validade legal dos processos convencionais (em papel), ou seja, so dotados de
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legalidade, autenticidade e fidedignidade em toda a esfera jurdico-administrativa. Para isso, o sistema utiliza assinaturas e certificaes digitais, conforme disposto no Decreto Estadual n 42.352, de 15/03/2010. 20. Quais benefcios sero gerados para o trabalho atual e para a administrao pblica? Resposta: Os processos tero reduzidos seus custos e o tempo de execuo. Tambm haver aumento significativo na qualidade, uma vez que o sistema possui tecnologia avanada e customizado s necessidades especficas de cada processo de trabalho. Logo, haver economia, racionalizao e aumento da eficincia no Estado. Segundo clculos da Subsecretaria de Gesto da Casa Civil, o Estado do Rio obter economia superior a R$ 100 milhes nos prximos 10 anos. Alm disso, ao final da implantao do projeto o Estado ter evitado, anualmente, o corte de 1.877 rvores, economizado mais de trs milhes de litros de gua e mais de 156 quilowatts-hora (KW/h) de energia.

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