Administrando Com Uma Informatica Eficaz

NEREU DELGADO
administrando com uma
informtica
EFICAZ
uma proposta voltada para a produo de resultados
Administrando com uma Informtica Eficaz
A Editora Nobel tem como objetivo publicar obras com qualidade editorial e grfica, consistncia de informaes, confiabilidade de traduo, clareza de texto, impresso, acabamento e papel adequados. Para que voc, nosso leitor, possa expressar suas sugestes, dvidas, crticas e eventuais reclamaes, a Nobel mantm aberto um canal de comunicao. Entre em contato com: CENTRAL NOBEL DE ATENDIMENTO AO CONSUMIDOR Fone: (11) 3933-2800 Fax: (11) 3931-3988 End.: Rua da Balsa, 559 So Paulo CEP 02910-000 Internet: www.livrarianobel.com.br
Nereu Delgado
Administrando com uma Informtica Eficaz

Uma proposta voltada para a produo de resultados
2000 Nereu Delgado Direitos desta edio reservados Livraria Nobel S.A. Rua da Balsa, 559-02910-000 - So Paulo, SP Fone: (11) 3933-2800 - Fax: (11) 3931-3988 e-mail: ednobel@livrarianobel.com.br Coordenao editorial: Mirna Gleich Assistncia editorial: M. Elisa Bifano Reviso: Ana Luiza Frana e Maria Aparecida Amaral Capa: Marta Cerqueira Leite Composio: Empresa das Artes Impresso:
Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP) (Cmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Delgado, Nereu Administrando com uma Informtica Eficaz / Nereu Delgado. So Paulo : Nobel, 1999. ISBN 85-213-1109-5 1. Informtica - Administrao I. Ttulo.
99-3930 ndices para catlogo sistemtico: 1. Administrao da informtica 001.6068 2. Informtica : Administrao 001.6068
CDD-001.6068
PROIBIDA A REPRODUO Nenhuma parte desta obra poder ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo transmitida por meios eletrnicos ou gravaes sem a permisso, por escrito, do editor. Os infratores sero punidos - 9.610/98. pela Lei n Impresso no Brasil / Printed in Brazil
Prefcio
Para o executivo e para o empresrio no ligados rea de informtica: O objetivo principal deste livro mostrar em linguagem comum e isenta de termos tcnicos que: possvel controlar a informtica; a informtica administrvel. possvel administr-la mesmo sem conhec-la; a informtica compreensvel, qualquer pessoa pode entender seus princpios; a informtica extremamente simples; a informtica pode ser gil; a informtica imprescindvel e decisiva: na consolidao da empresa; na conquista de novos mercados; na participao do processo produtivo; na ampliao dos lucros; na reverso de prejuzos; na sobrevivncia da empresa; a idia de uma caixa preta, complicada, distante, problemtica e independente coisa do passado, ou de quem se recusa a abrir mo desse conceito ultrapassado. Para o executivo e para o empresrio ligados rea de informtica: melhor ir se mexendo. A verdadeira informtica tem um novo e importante papel, bem mais nobre, porm bem mais difcil.
No decorrer deste trabalho o leitor ir encontrar a palavra informtica significando tanto o processo de informatizao quanto a prpria rea de informtica no mercado ou na empresa e os profissionais nela envolvidos.
Sumrio
Introduo _____________________________________ 9 1 - Por que informatizar a empresa? _________________ Obtendo lucros Querendo obter ainda mais lucros Deixando de perder dinheiro e oportunidades 13 15 16 17
2 - Por que aprender a lidar com a informtica, se ela no uma exigncia da sua funo? _________ 19 O que preciso saber sobre a informtica 20 3 - Usando o computador para simplificar o cotidiano____ 25 Afinal, como o computador pode ser usado para simplificar o cotidiano? 28 4 - Criativo o homem. Simplificadora a mquina_____ 30 5 - Usando a informtica para melhorar o ritmo da empresa e a interao entre as reas ___________ 33 6 - O uso da informtica no gerenciamento da empresa _ 37 7 - Trabalhando com dados e obtendo informaes _____ 40 O que informao? 42 Os segredos contidos nos dados 43 Gerando informaes 44
8 - A importncia de dados e processos disponveis para anlise________________________ A propriedade dos dados Procurando acabar com a propriedade dos dados Administrando processos
46 46 48 50
9 - Usando a informtica para agilizar, otimizar e ampliar resultados ___________________________ 52 Otimizando e ampliando os resultados 54 10 - A evoluo contnua da tecnologia mudanas necessrias e desnecessrias __________________ 56 Adote um fornecedor e uma linha de produtos 59 11 - Planejando a informatizao ____________________ 62 Dificuldades de planejamento 64 Traando objetivos 65 12 - Estrutura conceitual da informtica ______________ 67 Colocando a informtica junto ao usurio 68 13 - Modelo de organizao da informtica ____________ Administrativa Especializada Tcnica 71 73 73 76
14 - Evoluindo por constncia, no por saltos __________ 78
Introduo
Esta histria desconcertante e surpreendentemente recorrente me estimulou a escrever este livro. Numa data qualquer, a cpula de uma empresa estava reunida e algum discursou com solenidade: Ns estamos aqui reunidos, nesta data que se tornar histrica na empresa, para contratarmos junto rea de informtica um sistema que nos colocar frente de nossa concorrncia. Ser a consagrao de nossa empresa no cenrio nacional e internacional. Esse sistema far com que possamos produzir e entregar nossos produtos na metade do prazo praticado pela concorrncia, com uma produtividade invejvel... Aplausos... aplausos... A informtica pode conseguir isso? Sim, claro! Deixe conosco... Passados meses... muitos meses, novamente: Ns estamos aqui reunidos, nesta data que se tornar histrica em nossa empresa, para conhecer o sistema desenvolvido pelo nosso setor de informtica, que nos custou (orgulhosamente!)... milhes de dlares. Com a palavra a informtica. Aplausos... aplausos... Bem, o sistema se constitui basicamente em... Terminada a espetacular apresentao, eis que se levanta o diretor industrial e lana uma pergunta fatal e final ao gerente de informtica: Agora me diga uma coisa: para que me serve isso?!
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POR QUE INFORMATIZAR A EMPRESA?
Esta trgica e verdica histria (apenas um pouco floreada para que os protagonistas no sejam identificados) infelizmente teima em se repetir em muitas empresas na atualidade. um abismo que existe (desnecessariamente) entre a rea de informtica e as demais reas das organizaes. Foi vislumbrando a possibilidade de eliminar esse abismo e por ter vivido muitas histrias parecidas com essa que fui levado a escrever este livro. Desde h muito, quando passei ( revelia) a ser um profissional de informtica, tenho instintivamente me recusado a tirar a camisa do usurio final. Acho que foi a premonio de que, um dia, a informtica aprenderia a se voltar para o usurio, tal qual as empresas esto aprendendo a se voltar para seus funcionrios, clientes e fornecedores. claro que tenho tentado com todo empenho vestir a camisa da informtica. Por um lado, certamente a camisa j a da informtica, mas por outro ela ainda a de um usurio. Por esse motivo tenho tido muitas dificuldades, principalmente por no ser bem compreendido pela prpria rea de informtica. Apesar disso, acho que foi bom ser assim, principalmente para os meus usurios, com os quais sempre procurei conversar em um linguajar por eles entendido. Esforcei-me para atender a suas reais necessidades, s vezes correndo riscos que dificilmente seriam enfrentados por outro profissional. Fiz muitos trabalhos revelia das regras e dos conceitos adotados pela informtica. Criei conceitos, regras, metodologias, processos. No me cansava de procurar caminhos que levassem ao perfeito sincronismo entre a rea de informtica e as reas usurias. Pois bem: no nada fcil trabalhar na surdina, desenvolvendo novos mtodos, quando h muitas regras estabelecidas e que devem ser respeitadas; afinal, manter-se entre a submisso e a rebeldia exige mais sacrifcio do que se situar em um dos extremos. Aos poucos fui percebendo o surgimento de um diferencial entre os meus servios e os de outros profissionais. Percebi que, enquanto eu desenvolvia muitos aplicativos e os mantinha, colegas to ou mais capazes do que eu desenvolviam e mantinham poucos sistemas. Percebi que meus aplicativos eram simples, enquanto os dos outros eram complexos. Confesso que muitas vezes at me senti frustrado, porque em geral a idia de complexidade est diretamente relacionada qualidade e capacidade profissional. Demorei para perceber que a verdade exatamente o contrrio: a capacidade de simplificar a complexidade que est diretamente relacionada qualidade e capacidade profissional. Percebi que eu no fazia mais horas
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extras, enquanto os outros continuavam a fazer. Percebi que perdera a fobia de telefone; o de casa j fazia anos no tocava de madrugada nem nos fins de semana! Percebi que eu saa de frias sem deixar nenhum substituto e, quando voltava, tudo estava na mais perfeita normalidade. Conclu ento que minha viso estava sendo boa tanto para os meus usurios quanto para a prpria informtica, embora ningum ainda tivesse percebido isso. Assim, decidi que estava na hora de tirar minha viso da obscuridade e oferec-la a quem a desejasse, pois a maioria das empresas ainda continua com dificuldades quanto informatizao. Resolvi escrever este primeiro trabalho que, embora seja sobre informtica, voltado principalmente aos executivos e empresrios no profissionais de informtica, apenas dependentes ou necessitados dela, pois acho que terei melhores chances de ser compreendido. Ainda tenho receio de que aos especialistas da rea custe muito entender e aceitar as minhas idias. Porm, agora que conclu o trabalho, acho que ele tambm ser muito til para o profissional de informtica que deseja ver seu servio absolutamente integrado s necessidades e aos objetivos da empresa.
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1 - Por que informatizar a empresa?

A informatizao deve ser feita com prioridade nas atividades por meio das quais a empresa ganha dinheiro, para que continue ganhando ou ganhe ainda mais. Tambm deve atender as atividades atravs das quais pretenda ganhar dinheiro ou vislumbre a possibilidade de faz-lo. As atividades em que est perdendo dinheiro, se no puderem ser descartadas, tambm devem ser atendidas para que as perdas cessem, reduzam-se ou sejam controladas.
O que deve levar informatizao da empresa uma das grandes questes com que todos os executivos deparam. Na verdade, todo mundo imagina por que as empresas se informatizam. Porm, se isso for perguntado aos executivos, a maioria deles titubear ao responder, haver muitas respostas diferentes e algumas at podero ser conflitantes. So raras as empresas que tm esta questo bem clara e definida. Se a todos os remadores desse barco (empresa) for passada a resposta desta questo, certamente haver mais empenho e eles tero maiores possibilidades de tornarem-se vencedores na acirrada competio pelo mercado. H alguma empresa que no quer ser vencedora? Pois ento: no acredito que uma empresa sem informatizao conseguir competir com desenvoltura em seu mercado especfico. Muitas outras questes igualmente embaraosas tambm surgem com freqncia. Uma delas por onde comear a informatizao? Pode-se ter at um objetivo claro; porm, por onde comear a informatizao nem
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sempre est definido. preciso que todos saibam como a informatizao ser feita na empresa, a fim de se evitarem atropelos ou sobrecargas. Uma escala bem definida permitir que os resultados comecem a ser colhidos mais cedo e a informatizao possa ser feita com maior naturalidade e eficcia. O que deve ser informatizado? tambm uma questo difcil de ser respondida. Muitas atividades devem ser informatizadas na empresa, porm nem todas devem ter a mesma prioridade e a mesma necessidade. No vejo como deciso acertada, por exemplo, informatizar o refeitrio antes da produo industrial. E, assim, muitas questes complicadas e outras tantas dvidas vo surgindo durante a elaborao do plano de informatizao. Todas elas precisam ser consideradas e superadas conscientemente, como veremos adiante no captulo Planejando a informatizao. Se isso no for feito, iro se constituir em problemas e entraves que podero levar ao insucesso. Algumas empresas menosprezam essas questes e se informatizam de qualquer jeito. Outras deixam que as diversas reas existentes se manifestem quando tiverem interesse. Muitas tm dificuldades em levantar parmetros que facilitem a deciso. H empresas que optam por informatizar atividades pouco nobres, pois temem que o processo de informatizao no seja benfico, eficiente e seguro. comum optar-se pelas funes mais trabalhosas, volumosas, morosas, visuais ou por aquelas em que os responsveis se dispem ou mostram mais interesse em aderir informatizao do que os de outras reas. A conseqncia de tais procedimentos uma informatizao traumtica, confusa, dispersa, muito abrangente, morosa, insegura e com resultados pouco significativos. As trs premissas enunciadas no incio deste captulo obtendo lucros, querendo obter ainda mais lucros e deixando de perder dinheiro e oportunidades so, entretanto, destacadamente importantes e, na maioria das vezes, conduzem a informatizao a uma direo perfeita. Elas podem balizar as respostas a tantas perguntas complicadas. Seguindo esses trs princpios bsicos a empresa ter a informatizao como uma de suas mais importantes aliadas. Esses princpios oferecero slido apoio deciso porque esta estar em consonncia com a essncia da empresa: o lucro. As demais atividades que inicialmente no forem beneficiadas com a informatizao com certeza podero esperar por outra oportunidade. Bem ou mal elas estaro e
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continuaro sendo realizadas. Com a manuteno ou o aumento dos lucros, mais recursos podero ser liberados para a informatizao dessas tarefas, sem que a empresa tenha que se descuidar das suas atividades essenciais. Quando digo neste trabalho ganhar dinheiro, ou obter lucro, no estou me restringindo apenas s empresas da iniciativa privada. Todos esses conceitos se aplicam tambm s chamadas entidades sem fins lucrativos: empresas pblicas, de pesquisa, ensino, assistenciais, recreativas etc. Afinal, existe alguma entidade que consiga sobreviver sem dinheiro? Seja por meio de doao, de contribuies, impostos ou taxas, elas dependem dele para realizar suas atividades mais bsicas. Quanto mais arrecadarem, mais podero realizar. Uma informatizao que no tenha seu foco principal calcado nesses princpios provavelmente no tem valor e a empresa que a fizer estar fadada a desaparecer junto com sua gerao.
Obtendo lucros Todas as empresas certamente tm uma ou mais atividades de onde provm seus lucros. Tambm executam uma srie de outras tarefas que servem de suporte s que efetivamente trazem os recursos de fora para dentro da empresa. a diferena entre o que ela traz para dentro e o que ela manda para fora que constitui o seu verdadeiro lucro, ou seja, o quanto ela ganha de dinheiro. J assim h milhares de anos e me parece haver poucas chances de que isso mude nos prximos milnios. Exemplificando: uma indstria tem no processo de comercializao uma de suas atividades principais, muito embora o processo produtivo parea ser de longe sua principal atividade. Vejamos ento: de que adianta um excelente processo produtivo se os produtos gerados no conseguem ser comercializados? Um primoroso processo de comercializao, porm, tambm no traria bons resultados por muito tempo caso o produto a ser comercializado no tivesse uma qualidade compatvel com o pblico-alvo da poltica de comercializao. Neste caso, claro, ainda que de modo simplista e apenas como ilustrao, duas atividades poderiam ser tratadas como prioritrias nessa empresa: o processo produtivo e a comercializao. Elas se completam e so altamente dependentes, o que no significa que as outras reas da empresa no sejam
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importantes. Todas elas fazem parte do processo, porm essas duas tm um peso maior. No caso dessa suposta empresa j identificamos as atividades por meio das quais ela ganha dinheiro. Logicamente, essas reas devem ser priorizadas em um processo de informatizao, para que a empresa continue ganhando dinheiro ou ganhe ainda mais. No uma obrigao somente da produo produzir bem nem da rea de comercializao comercializar bem. Todas as demais reas da empresa devem colaborar de forma efetiva para que se produza cada vez melhor e se comercialize cada vez mais. A informtica uma das ferramentas que podem ser de grande valia para essas reas. Talvez a que mais contribuio poder dar.
Querendo obter ainda mais lucros Uma empresa dinmica no deve se sentir em situao confortvel s porque no momento est obtendo bons lucros. Ela precisa colocar os olhos no futuro, lanar novos produtos, enveredar por caminhos pouco explorados, ampliar seus negcios, aperfeioar-se, influenciar o mercado, mudar as tendncias. Afinal, o objeto de fartos lucros hoje pode ser o objeto de largos prejuzos amanh. A literatura est repleta de exemplos desse gnero. O mercado dinmico, muda com rapidez e sem piedade. Por isso preciso ser um pouco como um guru, antever o futuro e investir sempre, porm, sem riscos exagerados e que no possam ser suportados caso os caminhos se mostrem infrutferos. Mesmo que a empresa seja pouco arrojada, a informatizao deve atuar com prioridade nessas investidas. Tal processo deve ser o aliado principal nas atividades pelas quais a empresa procura encontrar novos caminhos para ganhar mais dinheiro. A informtica deve ajudar a abrir esses novos caminhos, ampliar e agilizar as possibilidades de ganhos da empresa e, com isso, contribuir para a sua consolidao, solidez e longevidade. Basta olhar para o passado e este no precisa ser to distante, h apenas duas ou trs dcadas e veremos que as empresas que no mudaram, se no desapareceram, tornaram-se inexpressivas. As que demoraram para se transformar passaram por momentos de grandes dificuldades. Por outro lado, as que foram se moldando realidade ou que certeiramente apostaram
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no futuro transformaram-se nas empresas exemplares de hoje. Certamente, daqui a duas ou trs dcadas nenhuma empresa estar realizando suas atividades do mesmo modo que as realiza hoje. As que resistirem s mudanas perecero ou se tornaro inexpressivas. As que se adaptarem permanecero ativas no mercado. As que na anteviso do futuro forem mais felizes faro novos e grandes sucessos, alm dos substanciais lucros que obtero. Esse ciclo continuar eternamente, ora mais intenso ora mais ameno, tal qual tem ocorrido h milnios. claro que a maioria das empresas que tentando antever o futuro se lanarem cegamente no mercado perecer antes de poder obter qualquer resultado relevante. correto e necessrio apostar no futuro, porm com parcimnia, dentro do limite em que se possa suportar um eventual fracasso. O sensato garantir a sobrevivncia mantendo-se dentro da realidade. Apostar no futuro somente as fichas coerentemente separadas para isso, pois a qualquer momento pode-se descobrir um grande atalho rumo ao futuro. J certo, e no mais uma simples previso, que para a prxima gerao de empresas a informtica constituir a base mnima indispensvel de criao, controle e sustentao. Certamente haver muitas atividades no-informatizadas. Elas, porm, sero classificadas como habilidade pessoal, arte ou simplesmente artesanato, e tero grande valor de mercado como tais, no como produtos de consumo em massa. A sobrevivncia de uma empresa estar diretamente relacionada eficcia de sua informtica. preciso, ento, que se comece a aprender j a construir o que ser o p direito das estruturas empresariais do futuro. No consigo ver como uma empresa poder existir sem estar informatizada! A informtica j indispensvel em quase tudo, principalmente em atividades com as quais se pretende ganhar dinheiro.
Deixando de perder dinheiro e oportunidades Como nada perfeito, em todas as empresas existem buracos pelos quais sangram os lucros e foge o dinheiro. O mais prudente descartar essas atividades, embora nem sempre isso seja possvel. Ento, a informatizao deve desempenhar um papel preponderante e colocar essas atividades em sua lista de prioridades. Pelo menos dever ajudar a reduzir ou controlar esse sangramento. De nada adianta a empresa estar ganhando dinheiro de um lado e perdendo-o do outro.
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preciso amar a empresa e suas atividades para que se possa idealizar e construir seu futuro com solidez. Mas esse amor no pode ser cego, to intenso a ponto de se definhar por ele. Sei que existem muitos Romeu & Julieta Ltda., mas no so casos racionais no mundo dos negcios. Aqui a separao, o divrcio e mesmo o trmino de atividades ou empresas uma questo de sobrevivncia e no de morte. Uma empresa pode se tornar mais forte, gil e slida se tiver uma de suas partes improdutivas amputada. Quando a empresa insistir em atividades nada ou pouco lucrativas, sem nenhuma perspectiva concreta de recuperao, ela, alm de perder dinheiro, estar perdendo oportunidades. O certo seria dirigir sua ateno ao mercado e s novas oportunidades, em vez de se concentrar em atividades sem retorno. Essas devem ser descartadas ou controladas para no roubarem mais ateno do que merecem. Nesses casos, a informatizao pode se prestar a um papel doloroso, mas importante.
Embora essas trs premissas sejam claras, cada empresa ainda precisa saber, de modo especfico, como a informtica pode contribuir para que ela continue ganhando dinheiro, ganhe ainda mais e deixe de perd-lo. Sinceramente, no h uma frmula poderosa que se aplique a todas as empresas, com resultados sempre satisfatrios. Cada empresa tem seus objetivos, seus ideais, seu mercado, seus segredos e uma srie de peculiaridades que a caracterizam. De acordo com essas caractersticas que se faz o levantamento das maneiras como a informtica pode realmente ajudar. mais ou menos o modo como um psiquiatra trata seus clientes. Se a todos tratar do mesmo modo, certamente trar a cura a poucos. Porm, se para cada um direcionar um tratamento voltado s suas peculiaridades, trar a cura para um nmero bem maior de pacientes. A cura para todos ser muito difcil; afinal, ningum infalvel, tanto em seu diagnstico quanto em suas aes, e no existe o mtodo perfeito. As questes mais comuns, contudo, esto sendo tratadas neste trabalho e solues estaro sendo sugeridas. possvel, somente a partir delas, redirecionar a informtica da empresa e obter resultados expressivos.
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2 - Por que aprender a lidar com a informtica, se ela no uma exigncia da sua funo?
A informtica simplesmente estar em tudo.
Embora a informtica j seja bastante popular, poucos sabem lidar efetivamente com ela. O profissional de informtica tem uma funo tcnica bem definida e especializada que lhe custou muitos anos de estudos e sacrifcios. Os demais profissionais no precisam ser especialistas em informtica para tirar do computador informaes importantes. Para melhor entender essa relao, vamos supor um executivo de uma determinada rea. Ele consegue interpretar nmeros, balancetes e demonstrativos contbeis, porm no precisa ser um contador ou um economista. O gerente de uma rea a administra com desenvoltura, mas pode no ser um administrador de empresas... e assim por diante. O que todo profissional precisa entender de informtica um mnimo para poder extrair e exigir dela bons resultados. Diz um ditado popular: Tudo que no se entende admira-se. Muitas coisas que no entendemos, alm de despertar nossa admirao, despertam um certo temor. o caso da informtica. Aproveitando o pouco conhecimento sobre informtica das pessoas de mais idade, e por ser uma atividade acessvel s pessoas h to pouco tempo, a informtica tem se aproveitado para traar seu prprio caminho dentro das empresas. Este mal certamente estar
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POR QUE APRENDER A LIDAR COM A INFORMTICA, SE ELA NO UMA EXIGNCIA DA SUA FUNO?
extirpado na prxima gerao, pois praticamente todas as pessoas tero um conhecimento mnimo sobre ela, suficiente para influenciar no seu destino. Basta olhar para as crianas de hoje que brincam sem medo com o computador em casa e na escola. Para elas, essa mquina no traz qualquer receio ou susto. Conseqentemente, quando crescerem no tero a mesma dificuldade de entend-la quanto temos ns, das geraes anteriores a delas.
O que preciso saber sobre a informtica Primeiro preciso entender e aceitar que a informtica estar em tudo. As pessoas sero altamente dependentes dela. Ser como uma bengala para um deficiente visual que, sem ela, ter bastante dificuldade para se locomover. Mas tambm poder trazer algumas dificuldades e prejuzos, tais como ser usada para observar, registrar e verificar as atividades das pessoas claro prejuzo liberdade de todos. Muitas atribuies exclusivamente humanas passaro a ser feitas pelo computador, livrando a todos de tarefas enfadonhas. Isso, porm, poder fazer com que o ser humano perca algumas de suas habilidades. O exerccio dirio que as pessoas fazem para guardar informaes e compromissos ser desnecessrio, pois o computador far essa tarefa com maior confiabilidade. Apesar de esse quadro parecer aterrorizador, acredito que no seja um fator alarmante. O mundo sempre foi dividido em seres mais pensantes e menos pensantes. O homem certamente achar um meio termo que mantenha em harmonia essa relao, ainda mais porque a capacidade do computador estar sempre limitada inteligncia de quem o criou ou programou. Alis, nenhum computador tem inteligncia: eles tm instrues lgicas que executam risca. No acredito que um dia tenhamos um computador capaz de pensar, com sentimentos e intuio. Antes disso, morreremos todos de loucura. Somente o homem poder tomar decises mesclando conhecimentos, lgica, emoes e sentimentos. Ao passar esse modismo (ou febre!), o computador tomar seu assento e os homens se recusaro a aceitar uma mquina interferindo no que eles tm de mais valioso: inteligncia e discernimento, que os diferencia dos outros seres animados ou inanimados conhecidos. O segundo ponto a ser considerado que a informtica segura, funciona bem e em harmonia com o usurio, tal qual um carro novo. Porm, como no
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caso do carro, para que continue funcionando assim devem-se observar inmeros fatores, tais como: o ambiente e as condies dos locais por onde circula, revises peridicas e principalmente como trabalha o condutor. Se todos os fatores com alguma influncia forem observados, o que est sendo conduzido certamente chegar ao seu destino intacto e no tempo certo. Seguindo as recomendaes e o bom senso, certamente o nvel de confiabilidade no computador pode ser adequado. Acredito ser ilusrio que as pessoas, principalmente os executivos, devam sentar-se na frente de um computador para criar programas, algoritmos, digitar dados e tantas outras tarefas que levam tempo, podem e devem ser feitas por pessoas especializadas. Qualquer pessoa capaz de tirar uma fotografia ou fazer um filme; porm, quando se deseja boa qualidade, procurase um profissional, pois somente ele est habilitado para tanto. Mas o que todos precisam saber de verdade que o computador pode fazer tudo que as pessoas querem. claro, isso depende dos dados. Se os dados estiverem dentro dele, ou em algum lugar onde ele possa busc-los, qualquer que seja a informao desejada, ele ser capaz de ger-la essa histria comum na rea de informtica de que no possvel apenas lorota. Pode ser at difcil, demorado, complexo. Mas possvel . Pode no ser possvel exatamente do modo desejado, por falta de algum recurso; por exemplo, deseja-se um grfico colorido e a informtica no tem um programa grfico ou uma impressora grfica colorida. Sei que um exagero dizer que o computador pode fazer tudo. Mas isso serve apenas para demonstrar que, na verdade, poucas coisas solicitadas pelos usurios no se podem fazer. Na maioria das vezes, o que falta somente boa vontade (ou uma boa administrao). S acredite que no d para ser feito o que pediu se lhe for explicado com palavras comuns e de modo bastante lgico o motivo pelo qual no pode ser feito. Desconfie tambm se a informtica no apresentar uma soluo alternativa para compensar o que no pode fazer. Se o que lhe explicarem tiver muitos termos que no lhe so familiares ou seja algo difcil de compreender, ento certamente esto tentando pass-lo para trs. Qualquer pessoa, por menos que entenda de informtica, tem a capacidade de discernir uma simples desculpa de uma razo lgica. Nunca aceite um no como resposta. Quanto ao computador, o que todos precisam de imediato no ter medo dele. Se ao esbarrar numa tecla ou emitir um comando qualquer por
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engano acontecer uma perda irrecupervel, no se culpe. Se no houver uma opo para evitar a perda ou a recuperao for difcil de ser feita, ento o que est errado o aplicativo, que no tem o mnimo de qualidade e preocupao com aspectos de segurana e navegabilidade. Mesmo que se jogue o computador pela janela, no se devem perder os dados registrados, desde, claro, que sejam mantidas cpias de segurana. Fazer e manter cpias de segurana de tudo que h em seu computador fundamental. um trabalho rpido, indolor e fcil de ser feito, embora parea ser uma verdadeira tortura para muitas pessoas. Elas passam horas na frente do computador realizando um trabalho, mas no momento de fazer uma cpia de segurana, que demora alguns segundos, geralmente no o fazem. Os back-ups, como se chamam tecnicamente essas cpias de segurana, devem fazer parte da disciplina e rotina de trabalho. Quando os dados so guardados em um computador central (servidor), geralmente no h necessidade de se preocupar com as cpias de segurana. Existem mtodos e programas que fazem cpias automaticamente e com muita qualidade. Geralmente h tambm um administrador ou um profissional que se preocupa com isso. Porm, quando os dados esto contidos no seu computador pessoal ou no dispositivo de armazenamento de dados de sua estao de trabalho, fundamental que voc faa criteriosamente essas cpias de segurana. Quanto aos aplicativos (programas) de que todos precisam e os quais devem saber usar, limitam-se a poucos. indispensvel que se tenha um conhecimento mnimo sobre um editor de textos, uma vez que ele substitui com larga vantagem, qualidade e facilidade a velha mquina de escrever. Deve-se conhecer um pouco sobre planilhas eletrnicas, pois elas so bastante teis no dia-a-dia. Deve-se saber navegar pela Internet, pois ela a maior promessa de abertura de uma janela para o mundo. Quem tem um objetivo claro consegue achar na Internet tudo aquilo que mais lhe interessa. O mais importante de tudo isso, porm, que se deve ter apenas um editor de texto, uma planilha eletrnica e um navegador para usar a Internet. bobagem mais do que um. Alis, melhor dominar um do que ter muitos e no ter domnio sobre nenhum. Para obter os conhecimentos necessrios sobre esses aplicativos o melhor fazer um curso rpido, qualquer um desses anunciados nos jornais. No se assuste quando eles comearem a apresentar uma srie de facilidades que na ocasio vo lhe parecer dificuldades, de comandos que no vai
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conseguir perceber para que servem e uma srie de tarefas que nunca utilizar. Afinal, eles precisam provar o conhecimento que tm para se manter no mercado. Preocupe-se em aprender apenas o arroz com feijo, aquilo que se aplica ao seu dia-a-dia, que tenha utilidade imediata. Caso um dia precise de um comando que no conhea ou no domine, esse seu conhecimento mnimo lhe dar condies de procur-lo, estud-lo, aprend-lo e aplic-lo. claro que sua atividade profissional poder exigir outros tipos de aplicativos. A idia quanto a eles a mesma: limite-se aos que so realmente necessrios. Alm desses poucos aplicativos importante tambm aprender a acessar os programas desenvolvidos e/ou utilizados pela sua empresa, necessrios para suas atividades profissionais. Mas voc tambm no deve se assustar com isso. O primeiro item a observar se o aplicativo precisa de algum treinamento para ser utilizado, sem confundir treinamento com uma simples e rpida explicao sobre seu uso. Todo programa de computador que precise de um treinamento demorado ou um aplicativo mal projetado, que tem uma interface inadequada com o usurio, ou processa uma operao complexa, especial, que no pode ser tratada por qualquer um. Ao olhar para a tela do seu computador, tudo tem que estar suficientemente claro para que voc saiba o que fazer, possa tomar uma deciso lgica ou solicitar uma ajuda ou esclarecimento rpido ao prprio aplicativo. Ningum deveria ter dificuldades na utilizao de um aplicativo. Ningum poderia perder tempo navegando, navegando e tentando descobrir como fazer uma determinada tarefa. Nunca deveria ser necessrio fazer anotaes dos passos que se devem dar, das conseqncias, dos resultados que obter. Um bom aplicativo tem que ser adequado para facilitar o dia-a-dia de quem o utiliza e para dar-lhe as respostas de que precisa, sem muito trabalho ou dificuldade. No se deixe tentar pelas maravilhas que o mercado apresenta todo dia. A primeira pergunta que deve fazer sobre o produto : isso trar algum benefcio significativo ao meu trabalho ou minha vida pessoal? Caso no, deixe que outras pessoas fiquem com ele, que desfrutem essa maravilha! Se ficar claro que lhe ser bem til, talvez valha a pena adquiri-lo. No seja um manaco ciberntico que instala em seu computador todas as novidades e programas existentes, que copia todos os programas ofertados pela Internet. No transforme seu computador numa lata de lixo. Ningum pode saber tudo e dominar tudo. Seja um profissional de poucas ferramentas, mas perfeitamente dominadas. A capacidade de algum jamais ser medida pelo
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nmero de aplicativos que possui, mas sim pelo proveito que pode tirar dos poucos que realmente lhe so teis. No se deixe intimidar pelos que s falam em informtica. Se o seu negcio no informtica, ento se concentre no seu negcio e no na informtica. Qualquer que seja sua necessidade, em termos de informtica, sempre haver um profissional qualificado que saber como atend-la, ou um aplicativo no mercado que poder ser adquirido por um bom preo. Se voc pretende desenvolver algum aplicativo, multiplique o custo da sua hora de trabalho pelas horas que dever demorar para constru-lo e veja se no mais barato adquiri-lo no mercado ou encomend-lo a um profissional qualificado. Ah! um modelo inexistente, um segredo, um produto que no existe no mercado! Sendo assim, esse aplicativo pode apresentar um diferencial que justifique o investimento. Certifique-se de que seja realmente necessrio e poder trazer algum valor para o seu negcio. Agora, se fazer programas por lazer, fora do seu horrio de expediente, lhe d prazer, ento v em frente!
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3 - Usando o computador para simplificar o cotidiano

O que fazemos em sua maior parte desperdcio de tempo e pura rotina. Pouca coisa sobra que realmente exige abstrao e deciso.
A grande queixa de todo executivo a falta de tempo. Parece que os afazeres so muitos para as minguadas horas de um dia. Como no possvel espichar o dia, s resta uma alternativa: simplificar a carga de trabalho. Se analisarmos tudo que fazemos durante um dia de expediente, notaremos que a maior parte consiste em tarefas repetitivas, burocrticas, de busca, de pesquisa, de conversas inteis, de prestao de esclarecimentos sobre o que j est escrito e esclarecido, reunies inteis, reunies prolongadas sem nenhuma necessidade, cobranas de tarefas repassadas, dar ou ouvir desculpas e justificativas de tarefas no-cumpridas, locomoes no-planejadas (ir daqui para l, fazer isso, voltar para c, fazer outra coisa, retornar para l, pegar alguma coisa, ir acol, falar algo, voltar para c, perceber que esqueceu algo, voltar para l e, como ningum de ferro, ir at ali para tomar um caf. O dia acabou e nada de substancial foi feito) etc. Quantas e quantas vezes, ou quase sempre, voltamos para casa com a sensao do dever no-cumprido, estressados, preocupados, agitados, nervosos, agressivos e, tambm, cansados de tanto trabalhar!
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USANDO O COMPUTADOR PARA SIMPLIFICAR O COTIDIANO
Se pararmos para nos organizar, automatizarmos as tarefas que mais nos roubam tempo e adquirirmos uma disciplina (esta a palavra mgica), certamente o dia ser suficiente para tanto trabalho. Algumas tarefas podem ser transferidas para outras pessoas, outras evitadas e muitas podem ser feitas pelo computador. Muitos contatos demorados, explicaes, telefonemas, justificativas, delegao de tarefas e esclarecimentos podem ser feitos via correio eletrnico (e-mail). Prestao de contas, cobrana de servio, agendamento de tarefas, planejamento do deslocamento, entre tantas, tambm podem ser simplificadas com a informatizao. Para nada disso preciso desenvolver aplicativos, pois nas prateleiras das casas especializadas eles so encontrados j prontos por preos bem razoveis, e so compatveis com diversos sistemas operacionais. O custo do tempo que ir ser poupado compensar, em poucos dias, o investimento. Ao adquirir um programa desses no compre o mais sofisticado, compre aquele que lhe parece mais simples e capaz de fazer as tarefas de que precisa e no um que invente novas tarefas que passaro a fazer parte da sua rotina diria, sobrecarregando-a. Recentemente li em uma reportagem que um executivo, enquanto se dirigia para seu escritrio ou para um compromisso, trabalhava em seu laptop no carro. Durante esse tempo ele colocava todos os seus e-mails em dia, organizava sua agenda, fazia e lia relatrios etc. Para ele, era bem mais barato pagar um motorista do que gastar seu precioso tempo no trnsito. Para ele, o computador era indispensvel na organizao e execuo do seu trabalho e certamente ele encontrou um modo bastante eficaz para aumentar as horas de seu dia. Portanto, todos ns tambm podemos simplificar as coisas e descobrir modos de utilizar melhor o tempo disponvel. Alm dessas tarefas corriqueiras, existem muitas outras atividades, peculiares a cada um, que podem ser informatizadas com expressivos ganhos de tempo, qualidade e resultado. Basta apenas parar de correr por uns instantes e observar tudo nossa volta para perceber o quanto se desperdia de tempo. Um colega de profisso contou-me que, em uma das empresas em que trabalhou, foi-lhe solicitado fazer um sistema de contas a receber. Uma das tarefas desse sistema era emitir faturas/duplicatas. Eram centenas por dia. Embora tenha tentado argumentar e provar ao diretor que eram desnecessrias a sua assinatura e a do cliente em todas elas, desde que na
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nota fiscal constassem detalhadamente as condies de pagamento e a assinatura do cliente, ele insistia em assinar uma a uma e exigir que o cliente as assinasse tambm, uma a uma. Na impossibilidade de demov-lo da sua idia propuseram ao diretor que passasse a incumbncia a um funcionrio qualquer, cujo salrio fosse bem menor que o dele. Mas no, o diretor continuou irredutvel ainda por muito tempo, pois entendia ser aquela uma tarefa de grande responsabilidade. Gastava diariamente horas preciosssimas assinando inutilmente aquelas faturas/duplicatas. O pior de tudo que irritava o cliente que tambm tinha que assinar 20, 30 ou mais documentos! Atualmente, fala-se muito em qualidade de vida. Acontece que para obt-la a pessoa precisa simplificar seu cotidiano! Deve reduzir sua correria para que o trabalho se torne mais agradvel e sobre mais tempo para atividades criativas, de lazer e dedicao famlia. O computador pode e deve ser usado para simplificar as tarefas, sem causar qualquer prejuzo na qualidade; alis, provavelmente trazendo significativas melhorias. Numa determinada empresa, semanalmente, vrios profissionais tm que fazer registros sucintos de suas atividades por meio de programas de computador. Isso representou uma facilidade muito grande, que reduziu o tempo necessrio para produzir extensos e detalhados relatrios. Seria perfeito se, alm desses registros, no tivessem que fazer mais um relatrio para sua chefia, outro registro em um sistema de cronogramas e mais um em uma base de dados de projetos! No final do ms eles ainda tm que informar seus prprios ndices de produtividade, todos eles partindo praticamente dos mesmos dados! Assim, um funcionrio gasta em mdia meio expediente por semana para fazer esses registros. Ou seja, gasta 10% do seu tempo fazendo registros pouco confiveis e respondendo via e-mail ou telefone as dvidas na anlise desses registros. Tarefas como a exemplificada so comuns, feitas com pouco interesse e desagradam quem as faz e quem as analisa. Inclusive, nessa empresa, o dia da semana dedicado a fazer esses registros era conhecido como o dia da mentira. bvio que muitas daquelas informaes so necessrias. A informtica pode a partir de um nico registro gerar todas as informaes desejadas pelas diversas reas da empresa, com melhor qualidade e confiabilidade. Dessa forma pode simplificar ainda mais o trabalho dos j atarefados profissionais e reverter o tempo em qualidade e produtividade.
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USANDO O COMPUTADOR PARA SIMPLIFICAR O COTIDIANO
Afinal, como o computador pode ser usado para simplificar o cotidiano? Uma das facilidades que se aplica bem a quase todas as empresas o correio eletrnico (e-mail). Atravs dele os memorandos internos e externos podem ser enviados com relativa segurana e agilidade. Pode-se enderear um memorando para inmeros destinatrios, ou grupos deles, ao mesmo tempo. Pode-se at exigir a confirmao do recebimento ou um recibo de entrega. O destinatrio pode redirecion-lo para quem desejar. Pode-se mant-lo arquivado no computador, imprimi-lo ou simplesmente elimin-lo. Pode-se transcrev-lo, copi-lo ou anex-lo em qualquer outro documento no computador. Atravs desse mesmo correio eletrnico podem-se enviar recados, dar felicitaes, fazer pedidos, anexar planilhas, textos, desenhos, dar notcias, manter um setor de classificados, agendar reunies etc. Com ele, muitas sadas do local de trabalho, telefonemas demorados e deslocamentos desnecessrios so evitados. Tudo pode ser feito com informalidade e rapidez. A agenda eletrnica outra facilidade que tambm pode ser incorporada ao cotidiano. O ideal que ela faa parte do correio eletrnico. Assim, quando algum tiver que agendar uma reunio, bastar relacionar as pessoas que devem participar e o programa se encarregar de consultar a agenda de cada um deles e sugerir uma data e hora em que todos possam participar, ou que a maioria possa, ou ainda que os principais elementos da lista tenham disponveis. Alm disso, existem ainda eficientes programas para gerenciamento de projetos e cronogramas, versteis planilhas eletrnicas, editores de texto, editorao eletrnica, de apresentao (palestras, cursos, demonstraes), enfim, h programas e mquinas que fazem eficientemente quase tudo de que precisamos. Embora gostemos de dizer que nosso trabalho tem alta dose de abstrao, que cada momento crtico e exige anlise profunda, acredito que o que fazemos , em sua maior parte, desperdcio de tempo e pura rotina. At mesmo aquela anlise diria indispensvel que s ns sabemos fazer no passa de um ritual: todo dia feita do mesmo modo. Pouca coisa sobra que realmente exija abstrao e deciso. Se essa minha suspeita for verdadeira, ento possvel simplificar drasticamente o nosso cotidiano. A maior parte do que fazemos pode ser automatizado, o que far com que sobre mais tempo para tarefas que realmente exijam abstrao.
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Minha sugesto fazer periodicamente um levantamento verdadeiro do cotidiano, listando as tarefas que mais nos tomam tempo. Com essa lista em mos, devemos pegar a mais gastadora de tempo, dissec-la completamente, etapa por etapa, passo a passo, detalhe por detalhe. A seguir, colocamos tudo isso no papel. Chamamos um profissional de informtica e discutimos profundamente com ele at que uma soluo informatizada seja definida. No devemos nos deixar levar pela conversa de que preciso considerar todas as tarefas para que um planejamento geral seja feito. Isso implicar um projeto demorado e complexo e nenhuma garantia de que, ao trmino, a tecnologia empregada ainda estar de acordo. A informtica tem que dominar a tcnica de fazer as coisas seccionadas, passveis de serem alteradas de acordo com a necessidade e evoluo. A soluo a ser dada deve ser simples, prtica, flexvel (certamente ser melhorada depois) e no deve acrescentar ainda mais trabalho ao dia-a-dia. preciso concentrar-se somente no que necessrio e importante, embora mais tarde as possibilidades e facilidades possam ser ampliadas. Saber desfazer-se do que no necessrio e se concentrar apenas no que importante constitui-se na melhor ferramenta para quem deseja simplificar seu cotidiano.
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CRIATIVO O HOMEM. SIMPLIFICADORA A MQUINA
4 - Criativo o homem. Simplificadora a mquina

A dupla homem e computador, com o homem sempre no comando, ser uma das mais produtivas unies.
Tem-se falado muito sobre a informtica e as maravilhas que essa mquina chamada popularmente de computador pode fazer. Mas de uma coisa no podemos nunca nos esquecer, se desejamos ter sucesso com ela e obter o mximo de resultados com sua utilizao: ela faz somente e exatamente o que lhe ensinamos a fazer e solicitamos para que faa. Seu limite est exatamente na nossa capacidade de criar e passar-lhe as instrues corretas. Nenhuma mquina ainda capaz de pensar e criar. Se um dia entendermos exatamente os mecanismos que nos levam a pensar e criar, talvez seja possvel construirmos mquinas tambm com essa capacidade, pois o limite exato de tudo que fazemos o quanto entendemos das coisas. Portanto, se a empresa espera que o computador lhe d todas as respostas, assuma riscos, descubra novos nichos de negcios, encontre solues para seus problemas, identifique como reduzir custos, aumentar os lucros, abrir novos mercados, conquistar novos clientes, selecionar bons colaboradores, evitar que a empresa tenha perdas e tantas outras questes to intrigantes e difceis do dia-a-dia, ento pode ir encerrando suas atividades, pois essas respostas s podem vir de uma mente criativa e repleta de conhecimentos. Se a empresa tiver em seu quadro de colaboradores pessoas
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preparadas, criativas, sensveis, ento estas podero idealizar tarefas extremamente complexas e lgicas para que essa maravilhosa mquina trabalhe com desenvoltura e as ajude a encontrar, com maior rapidez e segurana, as respostas a que tanto almejam. As mentes criativas que influenciam e movem o mundo. No cinema encontramos muitas mentes extremamente imaginativas e criativas. Na fico, os computadores tomam decises estratgicas, lem pensamentos, resolvem qualquer problema apresentado pelo homem sem a necessidade de ser previamente programados, computadores com vontade prpria, com capacidade para eliminar qualquer pessoa que interfira na misso para a qual foram instrudos, inclusive seu prprio criador. Isso tudo ajuda o homem a acelerar suas pesquisas e procurar atingir o estgio em que se encontram esses personagens de fico. O difcil quando uma pessoa v tudo isso, acredita que j seja realidade e exige da informtica resultados idnticos! Eu no tenho nenhuma dvida de que o diferencial existente entre as empresas est na capacidade de seus colaboradores. No s o conhecimento que leva a bons resultados, preciso muita criatividade e capacidade de realizao. claro que raramente uma pessoa rene amplos conhecimentos, grande capacidade criativa e de realizao. O normal a pessoa ter apenas uma dessas habilidades. Portanto, preciso um quadro de pessoas na empresa que mescle essas habilidades, para que possa haver criao (criatividade) e sustentao (conhecimento) e as idias possam ser implementadas (capacidade de realizao). Conheo pessoas que so extremamente criativas e visionrias e esto relegadas periferia do mercado de trabalho porque no tm capacidade de realizar o que idealizam. Por outro lado, existem muitas pessoas com capacidade esplndida de fazer as coisas acontecerem mas que no tm o que fazer acontecer, pois no tm capacidade criativa. H muitos profissionais extremamente qualificados que dirigem mal suas reas, pois no tm capacidade administrativa ou de realizao. Se sob o mesmo teto forem reunidas algumas pessoas com capacidade criativa, outras com capacidade tcnica e outro grupo com capacidade de realizao, sem a menor dvida poder haver sucesso em qualquer empreendimento. Algumas empresas j se preocupam em colocar as pessoas certas no lugar certo. Mas identificar com clareza as caractersticas das pessoas para ento coloc-las na posio correta um trabalho muito difcil. Parece que o
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CRIATIVO O HOMEM. SIMPLIFICADORA A MQUINA
ambiente e a rotina moldam as pessoas e obscurecem suas reais caractersticas. No conheo os resultados que esto sendo obtidos por essas empresas. Acredito que ainda no seja possvel quantific-los, mas certamente j devem ser sensveis. Acredito que a sobrevivncia das empresas depender sobretudo desse discernimento e dessa capacidade de aproveitar o potencial das pessoas. nisso que se deve investir. O fator humano continuar sendo o principal diferencial enquanto existirmos. A dupla homem e computador, com o homem sempre no comando, ser uma das mais produtivas unies. A informtica um instrumento de apoio, indispensvel para permitir criao, a base tcnica e a realizao do que foi idealizado. O homem ter mais tempo e condies para criar se a tarefa de realizar o que se pode prever for delegada mquina. Nunca a mquina ser capaz de criar para o homem realizar.
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5 - Usando a informtica para melhorar o ritmo da empresa e a interao entre as reas

A informtica deve ser um instrumento de apoio evoluo da inteligncia da empresa, proporcionando e acompanhando esse apoio e, ao mesmo tempo, mantendo constante capacidade de mutao.
sabido que nas empresas em que a interao entre as reas ocorre de modo mais natural e em maior grau os resultados so melhores. H boa produtividade, melhor qualidade, satisfao dos funcionrios, dos dirigentes, dos fornecedores e dos clientes. H muito orgulho pela empresa. H lucro. Para haver interao preciso que haja ritmo, ou seja, cada rea e cada pessoa fazendo racional e progressivamente seu trabalho, sem a inteno de se sobrepor uma outra. Tudo ocorre no tempo certo e de forma harmoniosa. Para que haja ritmo preciso que haja um elo de ligao entre uma atividade e outra, entre uma rea e outra, entre uma pessoa e outra. Todos devem ter a conscincia de que seus papis so importantes e de que fazem parte de uma intrincada cadeia produtiva. Quanto melhor e mais rpido for esse ritmo, tanto melhor ser o resultado obtido pela empresa. Por conseguinte, esse elo de ligao constitui-se na chave do sucesso da empresa e deve ser construdo com base nos seus objetivos, de modo
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USANDO A INFORMTICA PARA MELHORAR O RITMO DA EMPRESA E A INTERAO ENTRE AS REAS
impessoal, respeitando as caractersticas, as necessidades e os interesses de cada rea, promovendo a interao entre elas sem ressentimentos, sem desvalorizao ou submisso. A informtica se presta muito bem a essa complexa atribuio: ser o elo entre as diversas reas e atividades da empresa. Ela o canal pelo qual transita a quase totalidade dos dados e onde a maior parte das informaes gerada. No se trata do poder para mudar o sistema ou impor nova rotina. No h razo para simplesmente substituir o que eficiente. A informtica detm os dados e gera informaes, mas no detm o conhecimento e a especializao necessrios e especficos a cada atividade para promover mudanas complexas. O que ela pode fazer agregar valor agilizando o escoamento dos dados, melhorando a gerao das informaes, oferecendo novas facilidades e ferramentas. Ainda existem muitas empresas em que isso no praticado e informtica foi dado um poder de mudanas enorme, como se todas as inteligncias da empresa nela se concentrassem. Sem dvida, deve existir inteligncia na informtica, mas tambm em todas as demais reas da empresa. No h uma s rea sem inteligncia que possa trazer bons resultados e estar perfeitamente enquadrada no ritmo da empresa. Cada rea deve executar de modo inteligente as suas atribuies. Nenhuma empresa pode se sustentar na dependncia da inteligncia de uma nica rea ou pessoa. Ainda mais se essa rea for a de informtica, cuja mais nobre funo hoje a de integrao das diversas reas e no a de se sobrepor a elas. Numa empresa em que uma rea colocada em posio de superioridade no h um nvel de deciso rpido e consistente, e as demais reas deixam naturalmente de produzir com eficincia, pois tendem a se sentir inferiorizadas, com pouca importncia e poder. Sempre que uma rea procura promover mudanas, mesmo que sejam de pouco impacto, descobre que est atrelada s demais reas da empresa num lao de maior ou menor dependncia. Por isso, poucas vezes pode promover mudanas sem antes levantar as conseqncias que causar em outras reas e sem a concordncia delas. E essa dependncia que geralmente trava o processo evolutivo. Na maioria das vezes os impedimentos so meros caprichos ou cimes entre os profissionais. Com a disseminao da informatizao, os maiores laos de dependncia das reas passaram a ser com a rea de informtica. Por meio dela passou a ser gerada a maior parte das informaes. No princpio ela centralizava a
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maior parte dos dados. Somente pela interveno de um especialista que se podia obter, realizar ou enviar informaes. Com tanto poder, a rea de informtica passou a ditar o ritmo das empresas e a decidir sobre a importncia das coisas. Havia, porm, uma limitao na capacidade e na disposio dos profissionais dessa rea em aceitar e atender a avalanche de necessidades dos demais setores da empresa e colaborar com eles. Muitas vezes sentiamse com o poder de um deus, pois podiam decidir qualquer coisa, traar destinos, impor interesses, e ainda tinham a vantagem de poder falar numa lngua que s eles entendiam. Aos demais, cabia apenas aceitar. Alguns perceberam logo que tudo aquilo era uma oportunidade de ouro para que a informtica se transformasse no principal elo entre as reas e melhorasse substancialmente o ritmo da empresa. Outros demoraram mais para perceber isso enquanto alguns, at hoje, nada perceberam! Talvez isso explique por que certas empresas evoluram rapidamente e se tornaram as grandes estrelas do mercado, enquanto outras ainda esto se debatendo ou foram dizimadas por um poder que desconheciam. Ainda hoje muito comum, e at de praxe, a informtica definir e classificar seus usurios de inconstantes, indecisos, sem domnio do que fazem e sem firmeza de propsitos. Isso ocorre porque as solicitaes dos usurios so carregadas de pontos de interrogao e constantemente alteradas, muitas vezes at mesmo antes de se tornarem programas de computador. Antes de ser um defeito, essa atitude dos usurios uma virtude. Quando um usurio se decide por alterar um trabalho, quase sempre significa que a idia inicial evoluiu e, conseqentemente, deve ser alterada para que mantenha cadncia com a evoluo. As alteraes no param por a, elas continuam existindo, pois a idia continua evoluindo. O real perigo ocorre quando os pedidos de mudana cessam. Isso significa que a idia foi descartada ou que o usurio perdeu o interesse por ela ou, ainda, que ela deixou de ser til. claro tambm que, a partir de um determinado nvel de evoluo, uma idia estar suficientemente madura e ajustada situao presente. Desse momento em diante a evoluo ocorrer de modo mais lento, porm nunca estagnar. Somente nessa fase a rea de informtica ter seus trabalhos em situao mais estvel. Com sua costumeira postura crtica e defensiva, a informtica causa uma retrao nos usurios. Ou seja, inibe a criatividade, restringe a evoluo. No incio a situao pode no parecer to grave, porm, com o passar do
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USANDO A INFORMTICA PARA MELHORAR O RITMO DA EMPRESA E A INTERAO ENTRE AS REAS
tempo a estagnao comea a ser sentida e ento a informatizao, que foi introduzida para ajudar, passa a ser tambm um problema. Quando isso comea a ser sentido certamente porque os dados e os processos esto centrados na informtica e absolutamente dependentes dela. Reverter esse quadro uma grande dificuldade. Por esse motivo que a reengenharia se deu muito bem na informtica. um modo polido de dar um basta em tudo e colocar a informtica novamente em compasso com a realidade. De toda forma, intil quando o pensamento no acompanha o processo de mudana e, dentro de pouco tempo, nova reengenharia ser necessria. Embora essa situao esteja sendo apresentada vinculada informtica, preciso considerar que o problema no exclusivo dessa rea, sendo encontrado tambm em outros setores da empresa. Para evitar a estagnao preciso que a informtica adote uma postura ativa, crtica no sentido construtivo, acessvel, receptiva, abrangente, flexvel o suficiente para implementar e fomentar a evoluo da inteligncia da empresa e a integrao entre as reas. Deve ser capaz, porm, de avaliar e dimensionar uma idia para que nenhuma atitude inconseqente coloque em risco toda a organizao. Precisa ter o esprito poltico para negociar, integrar as reas e os interesses antagnicos. A administrao da rea de informtica (alis, de qualquer rea de uma empresa) deve ser conduzida com mais habilidade e sensibilidade administrativa e poltica do que tcnica. Somente assim poder transformar a informtica no principal elo entre as reas e melhorar o ritmo da empresa. A informtica precisa estar em constante (diria) mutao para dar vazo evoluo. Nenhum trabalho idealizado hoje ser to bom que amanh j no esteja entrando em um processo de obsolescncia. Nenhum projeto ser to bom a ponto de contar, no momento de sua implantao, com o mesmo interesse e empolgao que seu criador tinha na poca de sua idealizao. Por mais evoluda que a informtica possa estar, sempre ser dependente do grau de evoluo das demais reas da empresa, porm a rea cuja maior vocao consiste em incentivar e proporcionar condies para que a inteligncia da empresa evolua e seja mantida em condies de vencer os desafios do mercado.
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6 - O uso da informtica no gerenciamento da empresa

Gerenciar a empresa com a informtica estabelecer pontos de sensibilidade na organizao e transformar os gerentes em estrategistas.
Quando se fala em gerenciar a empresa utilizando a informtica comum as pessoas entenderem que a rea de informtica que gerenciar a empresa. Isso nunca daria certo porque a informtica de carter acentuadamente lgico, enquanto a administrao de carter perceptivo e estratgico. Um gerenciamento baseado somente na percepo, sem uma razovel fundamentao lgica, certamente seria uma administrao com um grau de risco muito elevado. A informtica numa administrao fundamental para que haja equilbrio nas decises. As decises no devem ser tomadas com base somente na percepo do administrador nem to-somente na lgica dos acontecimentos. Muitas vezes percebemos equivocadamente e os acontecimentos podem ocorrer de acordo com uma lgica inesperada. Quando digo administrao, no me refiro especificamente quela exercida pelos altos comandos da empresa. Refiro-me tambm administrao setorizada, quela exercida de forma quase isolada em cada rea da empresa. Qualquer que seja a tarefa que um setor tenha que realizar, ele ter que contar com uma administrao especfica para realiz-la, mesmo que seja feita por um tcnico e no por um administrador.
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O USO DA INFORMTICA NO GERENCIAMENTO DA EMPRESA
E justamente no auxlio que pode prestar a esses administradores que est uma das grandes utilidades da informtica. Essas pessoas precisam estar permanentemente atentas ao que ocorre em suas reas e ter tudo sob absoluto controle. Geralmente so pessoas com grande conhecimento do trabalho que realizado em suas reas, porm muitas vezes desprovidas dos conhecimentos necessrios para uma gerncia adequada. muito difcil para algum que domina um determinado trabalho desprender-se dele para se dedicar apenas sua administrao. uma resistncia natural, compreensiva, pois h o receio da perda do conhecimento e da habilidade adquiridos para se arriscar com um trabalho para o qual ainda no se sente preparado e seguro. Toda pessoa passa por um perodo de transio crtico no qual, em uma primeira etapa, custa a se desvincular do trabalho que realiza. Numa segunda etapa a pessoa comea a perder a habilidade no que fazia e ento evita faz-lo com medo de errar e de ser ridicularizada por seus colegas. Alguns procuram desesperadamente recuperar a habilidade perdida. Esse um perodo de transio que pode ser curto, longo ou at permanente; depende muito do nvel de conscientizao do profissional e de seu preparo. Essa insegurana naturalmente se reflete em toda a rea. Mais uma vez a informtica pode ter a funo de facilitadora nesse processo auxiliando, apoiando, direcionando, conduzindo o administrador e fazendo com que ele se sinta mais seguro e confiante em seu trabalho. A interferncia da informtica no deve ser arbitrria, mas seguir um modelo determinado pela gerncia geral e que tenha o suporte de gerentes experientes. Gerenciar a empresa utilizando a informtica pode simplificar todo o processo de administrao, ampliar o inter-relacionamento das reas, aproximar os procedimentos, disseminar as boas prticas, apontar com mais rapidez os desvios e as tendncias benficas ou malvolas decorrentes de decises tomadas ou de procedimentos adotados. Por meio da informtica, a gerncia pode acompanhar o que ocorre na empresa, em todos os estgios, sem muito esforo. Quando penso em gerenciamento com o uso da informtica, o que primeiramente me salta aos olhos o estabelecimento de pontos de sensibilidade em toda a organizao. Esses pontos que devero acionar de forma automtica a necessidade de uma observao mais acurada ou a tomada de uma atitude preventiva ou corretiva. A informtica deve ser um instrumento de alerta permanente para que no haja desvios srios e, ao mesmo tempo, permitir ajustes e melhorias na rota estabelecida pela empresa.
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muito difcil determinar os pontos de sensibilidade de uma empresa ou rea sem conhec-los profundamente. Grosso modo esses pontos funcionam como sensores que, com base em parmetros, indicam o nvel de risco, de qualidade e de desequilbrio do trabalho que est sendo realizado, acionando os responsveis sempre que o menor sinal de desvio for detectado. Os programas de computador so ideais para esse trabalho, pois so impessoais e quando bem programados muito raramente falham. O ideal que ao acionar um alerta o programa tambm mostre o que deve ser feito. Isso facilita e agiliza a tomada de deciso. H casos e nveis de sensibilidade em que o prprio computador pode tomar uma deciso. Pode-se ter a impresso de que o estabelecimento desses pontos de sensibilidade se aplique somente em reas de produo e de maior risco de acidentes. Mas isso no verdade. Esses pontos existem em qualquer rea, desde a recepo at a rea contbil, financeira e de recursos humanos. s uma questo de sensibilidade... Talvez seja por falta deles que muitas empresas s percebem que esto endividadas, perdendo mercado ou entrando em crise, quando a situao j grave ou irreversvel. Lembro-me de que, quando ainda garoto, no entusiasmo do meu primeiro emprego, criei um conceito um tanto radical: Chefe que trabalha no presta. A expresso no significa que o chefe no deva fazer coisa alguma. Significa que ele no deve estar sempre to ocupado que no tenha tempo para observar, para sentir e perceber os desajustes em sua rea. Significa que ele est nessa posio para idealizar solues, melhorias, fazer experimentos e correes. No significa que o chefe no deva pr as mos na massa, mas que isso o faa natural e eventualmente e no seja parte de sua rotina diria. Embora esse pensamento seja um pouco chocante e tenha sido idealizado no resplendor de minha juventude, ainda no perdi a crena nele, alis, acho at que est bem atualizado! O parntese que acabo de fazer foi com a inteno de reforar a idia de que o uso da informtica no gerenciamento da empresa deve visar tambm a reduo da carga de trabalho das chefias, para que elas tenham mais tempo de observar, procurar e criar solues. Para que uma empresa possa crescer e se solidificar preciso possuir um time de estrategistas, pessoas com os olhos atentos, sempre frente, mas que organizem corretamente a retaguarda de acordo com o que percebem. Afinal, se um comando se distrair limpando armas, poder ser surpreendido pelo inimigo.
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TRABALHANDO COM DADOS E OBTENDO INFORMAES
7 - Trabalhando com dados e obtendo informaes

Os dados de uma empresa so comparveis ao DNA de um ser vivo. A sade da empresa e seu futuro neles esto estampados. O segredo est em sua interpretao.
A forma de guardar dados utilizada pela informtica a mesma que j vem sendo empregada pelas empresas h sculos. Calma! Isso no nenhuma crtica maliciosa. Um mtodo de trabalho que vem sendo empregado e melhorado h tanto tempo no pode ser ruim. Alis, tem que ser muito bom. Por mais que os profissionais de informtica abominem essa idia (vou ser apedrejado por isso), por mais termos novos criados para diferencila, por mais sofisticadas que sejam as metodologias, a informtica ainda no conseguiu emplacar um modelo prprio diferenciado de armazenar dados. Acredito que essa dificuldade est atrelada cultura humana e qualidade desse mtodo centenrio. Acredito que, no futuro, a informtica ir mudar a forma de guardar os dados, porm isso s ocorrer quando houver uma mudana cultural, incluindo aspectos jurdicos e tributrios, de propores mundiais. Alis, uma mudana pela qual a informtica certamente ser a principal responsvel. Para que qualquer pessoa no habituada com a informtica possa entender bem o que ser detalhado a seguir, fao agora uma correlao entre a forma de guardar dados utilizada pela informtica e o modo tradicional, no-informatizado.
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No armazenamento tradicional, so usados arquivos de ao para guardar fichas, relatrios e pastas suspensas; na informtica, o armazenamento deixa de ser feito em papel para ser feito em meios magnticos, registrados em CD, disquete, disco rgido, fitas magnticas etc. Na informtica tambm existe o velho arquivo de ao do escritrio, porm de forma invisvel, contido em um meio de armazenamento. Ele pode ser chamado de arquivo mesmo ou de file, database, base de dados, banco de dados etc. Embora tenha uma variedade de nomes, a idia continua sendo a mesma: dentro dele se colocam pastas, caixas, documentos, fichrios e tudo o que couber. O que ele tem de mais importante que possui controles mais rgidos, mais seguro e no pode ser comido por traas. s vezes bem mais desorganizado do que o seu arquivo de ao, porm pode-se encontrar nele o que se deseja com muito maior rapidez e facilidade. Tal qual seu armrio, de vez em quando precisa de uma limpeza, pois tambm pega poeira, documentos so arquivados em lugar errado, misturam-se as coisas... e muito lixo guardado! Aquele fichrio guardado no seu armrio de ao, na informtica continua existindo com o nome de tabela, entidade etc., dentro do banco de dados. A idia a mesma: dentro de um fichrio existem fichas; na informtica existem registros, instncias etc. Nas fichas existem campos que contm dados; na informtica tambm so chamados de campos ou atributos e contm dados. No sei ainda porque os profissionais de informtica acham ruim quando se faz comparao entre a armazenagem eletrnica e o armrio de ao. No h nenhum demrito nisso. Alis, essa foi at hoje a melhor forma de organizao encontrada pelo homem. Por isso que a informtica a usa. Usa o que h de melhor, at que um dia algum invente algo mais eficaz. Essa correlao simplista costuma deixar os profissionais do setor um tanto decepcionados. Acho, porm, que com ela fica mais fcil para as pessoas, no-profissionais de informtica, entenderem como as coisas esto dentro de um computador e, assim, melhorar seus relacionamentos com aqueles que verdadeiramente entendem da rea. claro que a semelhana fica somente na correlao. A sofisticao to grande e as facilidades to eloqentes que j at difcil imaginar como que as empresas conseguiam se organizar sem a informtica! Arrisco-me a afirmar que certamente as grandes empresas no estariam to grandes como esto se no fosse a informtica. Se isso verdade, ento tambm verdade que a informtica o instrumento mnimo e indispensvel para o crescimento de uma empresa.
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O que informao? Quando se pega um punhado de fichas e se somam seus valores, por exemplo, os crditos (cada crdito um dado), obtm-se um resultado, ou seja, uma informao. Se somarmos os dbitos (cada dbito tambm um dado), obtm-se outro resultado, ou seja, outra informao. Se subtrairmos um do outro obteremos uma terceira informao: o saldo. Concluso: os dados so obtidos de registros reais de aes ou produtos da empresa enquanto a informao o resultado da manipulao ou combinao de dados. Normalmente a informao no est disponvel, pronta para ser usada. Para obt-la preciso trabalhar os dados, muitas vezes combinando os da prpria empresa com os obtidos no mercado, os obtidos dos concorrentes e os das mais variadas fontes. A principal caracterstica de uma informao a inconstncia. Muitas vezes ela at imprecisa. Assim que chegamos a ela, ao repetirmos exatamente os mesmos procedimentos poderemos chegar a outro resultado. Isso porque constantemente novos dados so inseridos e outros so eliminados ou alterados, embora, em mdia, o ciclo de vida de um dado seja muito superior ao de uma informao. Porm, como o volume de dados considerados na gerao de uma informao geralmente muito grande, a possibilidade de que haja uma alterao nesse universo em um curto espao de tempo muito significativa. Em nosso exemplo, enquanto a soma dos valores das diversas fichas est sendo feita, algum pode precisar de uma das fichas e retir-la do fichrio. Ou, ainda, algum pode introduzir uma nova ficha no fichrio. Algum tambm pode alterar os valores de uma das fichas, e por a afora... Isso tudo normal, embora parea estranho e de difcil controle. O fato que a empresa no pode parar enquanto algum busca uma informao. Por isso a tomada de uma deciso to difcil e arriscada. Geralmente feita com base em uma informao que no representa mais o momento. A informtica introduziu um fator relevante na gerao da informao: a velocidade com que pode ser obtida. Mesmo assim, a informao continua com alguma defasagem, mas pode ser melhorada para que haja menos riscos numa deciso. Existem muitas maneiras de fazer isso. A mais comum a combinao de informaes. Por exemplo: apresenta-se o saldo, conforme anteriormente desejado, mostrando-se tambm a tendncia para um determinado perodo.
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As informaes podem ser apresentadas sob os mais diversos modos: um nmero, um ndice, um valor, um texto, um relatrio, um grfico, uma planilha etc., de uma forma concisa, pronta para uma tomada de deciso ou de modo que a facilite ou agilize.
Os segredos contidos nos dados comum as pessoas ocultarem dados com medo dos concorrentes. Apesar de os dados, isoladamente ou mesmo agrupados, poderem no ter nenhum significado importante, legtima essa preocupao. A sua interpretao, cincia que poucas pessoas dominam, o segredo. bom proteger tais dados, pois algum inimigo pode interpret-los e utilizar essas informaes para prejudicar a empresa. Contudo, maior preocupao devese ter com as informaes, pois elas representam a interpretao dos dados pela empresa, mesmo que feita com superficialidade, e no difcil deduzir a tendncia ou atitude que a empresa tomar com relao a uma informao. O dado o elemento mais primitivo de uma informao. Somente depois de um tratamento e da combinao com outros dados que se origina uma informao. muito difcil, trabalhoso e complexo trabalhar dados para que gerem informaes. As pessoas conseguem entender as informaes com facilidade, o que raramente acontece com os dados. O trunfo da informtica manter os dados em seus estados naturais para que, por meio de frmulas e algoritmos, gerem as mais diversas informaes. A sabedoria da empresa est na sua capacidade de interpretar os dados existentes e, assim, ter um perfeito diagnstico do passado, a imagem do presente e a projeo do futuro. Os dados guardam com preciso o momento da empresa. Um equvoco em seu tratamento pode fazer com que as informaes sejam percebidas pelos executivos da empresa de forma errada. Isso , sem dvida, a principal causa que tem levado muitas empresas a tomar decises sem obter resultados. Os dados devem ser capturados ntegros na origem e armazenados na forma natural. As diversas funes de inteligncia da empresa que devem estar preparadas para fazer o tratamento desejado dos dados e, com isso, gerarem informaes estratgicas, rpidas, seguras e claras. Os dados, inclusive, nunca devem ser modificados, suprimidos, agrupados ou seccionados.
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Devem ficar sempre em seu estado natural e primitivo. Partindo-se do nvel mais baixo pode-se escolher um leque de caminhos ou tratamentos possveis, enquanto partindo-se de um nvel mais alto esse leque se torna bem mais restrito. Por exemplo: se ao fazer uma venda a empresa registra apenas a data e o valor total da nota fiscal, esses dados possibilitam a apurao do montante das vendas do dia, da semana, do ms, entre outros. Agora imagine o leque de informaes possveis se forem registrados tambm o nome da loja, do vendedor, do comprador e as condies de pagamento!
Gerando informaes A informtica nas empresas at que est bem evoluda em relao captao e guarda dos dados, porm, em se tratando de gerao de informaes, ainda muito pobre. A culpa no cabe s informtica ou ao usurio, mas sim a ambos. A informtica no poder gerar informaes inteligentes se o usurio no lhe explicar claramente o que precisar fazer, com quais dados e onde eles se encontram ou podem ser encontrados para gerar a informao necessria. Por outro lado, cabe informtica incentiv-lo a fazer isso e mostrar que ela o meio mais seguro e rpido para faz-lo. O que vemos hoje a informtica gerando uma gama muito grande de informaes, porm a maioria delas de cunho meramente operacional, burocrtico ou legal, o que uma pena. Embora os executivos tenham prioridade na obteno de informaes, s vezes seus pedidos atropelam o processo de informatizao. Alguns deles fazem a informtica entrar em polvorosa. Nem sempre os dados necessrios esto disposio. Por causa disso, criam-se muitos artifcios precrios para atender a determinada necessidade. feita uma srie de quebra-galhos e acabam sendo armazenados dados j consolidados (transformados por premissas em simulaes sem registro), e no em seus estados primitivos, invalidando a sua utilidade. A soluo sempre implica muito trabalho, difcil de administrar, morosa e no inspira confiana. Assim que comea a degradao do setor de informtica de uma empresa. importante ter em mente que a informtica deve primeiramente estruturar os dados, isto , relacion-los de uma forma ordenada e facilmente rastrevel. As necessidades, embora essenciais, no devem atropelar o
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processo de estruturao dos dados. As informaes so apenas conseqncias dos dados existentes. Se a informtica tiver todos os dados necessrios, bem estruturados, qualquer que seja o desejo ser atendido com facilidade, rapidez, eficincia e o resultado inspirar total confiana. Se o processo de informatizao for bem conduzido, em um curto espao de tempo todos tero mais informaes do que podem imaginar. Em termos de utilizao, a informtica comparvel, hoje, ao crebro humano. Tem uma capacidade extremamente grande, porm ningum consegue utilizar ou desvendar mais do que uma pequena parcela dessa capacidade.
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A IMPORTNCIA DE DADOS E PROCESSOS DISPONVEIS PARA ANLISE
8 - A importncia de dados e processos disponveis para anlise

Os dados precisam estar permanentemente disposio dos usurios de cujas decises depende o futuro da empresa. Porm, no basta somente torn-los disponveis, preciso que haja processos e ferramentas para seu rpido tratamento.
indiscutvel que a velocidade na obteno de uma informao e a rapidez com que uma deciso deve ser tomada se tornaram os fatores de importncia crtica no competitivo mundo capitalista. Necessitando-se de uma informao, ela tem que estar mo ou ser gerada num piscar de olhos. Para isso preciso que os dados necessrios estejam disponveis e haja processos e ferramentas para rapidamente trat-los e gerar as informaes desejadas. Somente com uma informatizao consciente pode-se chegar a tal estgio.
A propriedade dos dados muito comum os dados de uma empresa serem tratados como segredos pessoais ou setoriais, embora na maioria das vezes a pessoa que deveria ter os dados disposio no saiba como lidar com eles. Estou longe
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de afirmar que os dados tenham pouco valor: eles so bem mais preciosos do que podemos imaginar. O problema que o legtimo dono dos dados o proprietrio da empresa ou os executivos que constantemente precisam tomar importantes e arriscadas decises invariavelmente no tem acesso, poder e domnio sobre eles. Alm disso, tem muita dificuldade em obt-los, ou os obtm distorcidos e adulterados. claro que nem sempre intencionalmente, mas por falta de sensibilidade do responsvel pela sua manuteno. A extrao de informaes muitas vezes vitais, principalmente aquelas ainda no programadas, geralmente demorada, depende de processos burocrticos, disponibilidade de tcnicos e autorizao de algum ou de algum setor que se julga proprietrio dos dados. s vezes, quando tudo parece resolvido surgem as famosas impossibilidades tcnicas que so pacientemente detalhadas e explicadas, porm difceis de serem compreendidas e digeridas. Os irrefutveis argumentos: estratgico, importante ou confidencial geralmente so somente rtulos atribudos aos dados, visando apenas (inconscientemente) garantir a sua posse. Guardar os dados a sete chaves no tem nenhum significado. A cada dia que passa eles perdem atualidade e utilidade e a empresa perde oportunidades. Atualmente um executivo atuante extrapola os limites de sua rea e se mune de informaes das mais diversas reas, inclusive externas empresa, para a tomada de uma deciso. Da a necessidade da disponibilidade e atualidade dos dados. Quando sugiro que os dados no sejam tratados como segredos, pessoais ou setoriais, no significa que devam ficar disposio de qualquer pessoa. Significa que apenas reas e pessoas estratgicas devem ter livre acesso a eles. As restries devem continuar, mas no as dificuldades burocrticas e tcnicas. Os processos existentes devero ser vistos e utilizados por qualquer pessoa, bastando para isso um simples comando de autorizao, no importando a rea da qual provenha ou quem seja o responsvel pela atualizao dos dados. Na organizao os segredos devem ser minimizados em vez de incentivados, pois podem servir apenas a propsitos pessoais, contrrios aos interesses da empresa. Numa era em que os executivos esto saindo das trincheiras construdas para defender seus feudos, para se integrar organizao e ao mundo, no correto colocar sua disposio apenas os dados que se referem s suas
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reas. Eles tm que ter acesso a todos os dados da empresa, pois no devem ser confinados s suas limitaes fsicas, mas sim integrados a um esforo comum e geral.
Procurando acabar com a propriedade dos dados Acabar com a propriedade dos dados uma misso impossvel, pois sempre restar algum dado retido ou escondido. Esconder dados uma necessidade ntima das pessoas e, s vezes, uma estratgia para suas ascenses profissionais. possvel, porm, minimizar e reduzir as conseqncias desse problema. Fazer com que toda a organizao tenha conhecimento da existncia dos dados e dos processos que os tratam o primeiro passo para minimizar a propriedade dos dados. Ainda assim, no significa que todos tero acesso livre a eles, pois, no mnimo, iro precisar da autorizao de quem administra os dados e processos da empresa. O fundamental que todos saibam que eles existem e que tambm existem processos que os tratam e que os dados estaro facilmente disposio. Mesmo como profissional de informtica tenho muita dificuldade de saber quais os dados disponveis e quais os processos que os tratam no momento em que preciso atender a uma nova necessidade. Essa a razo de muitos aplicativos serem gerados com redundncia. No momento de criar um aplicativo acaba-se por criar bancos de dados e processos que j existem na empresa. H muitos casos em que diversos aplicativos se prestam para gerar informaes semelhantes. O pior que geralmente uma informao no bate com a outra. s vezes so at contraditrias. Outro mal que nesses casos os aplicativos so gerados e somente depois integrados aos demais, quando o correto seria que j fossem gerados de modo integrado. Como exemplo: em uma certa empresa havia um aplicativo que alimentava um banco de dados e, na seqncia, emitia uma extensa listagem. Essa listagem seguia para um setor da empresa que precisava daqueles dados, porm no tinha acesso a eles atravs do computador. A soluo encontrada pelo setor foi, com base naquela listagem, digitar todos os dados e alimentar o seu prprio banco de dados (que, por sua vez, residia no mesmo computador), para ento extrair as informaes de que necessitava. Este um caso real, extremo e idiota em todos os sentidos. Uma rea queria proteger seus dados,
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porm no o fazia, j que a listagem tinha que ser apresentada a outro setor. Por sua vez, este tinha um retrabalho desnecessrio, caro e inseguro. Provavelmente nenhuma das duas reas chegava a algum resultado importante, pois ambas agiam como verdadeiras toupeiras. Atingir o estgio ideal para tornar disponveis os dados e processos no implica necessariamente centralizao. Os dados e processos podem estar distribudos por diversas reas, filiais e computadores. O que importa que eles sejam confiveis e possam ser, quando necessrios, imediatamente recuperados. O mtodo tradicional de construo de sistemas isolados (contabilidade, contas a pagar, contas a receber, administrao de pessoal, estoques etc.) tem alimentado e reforado a propriedade dos dados. Para complicar ainda mais, os sistemas s vezes no so construdos sob a mesma plataforma tecnolgica, o que dificulta a integrao dos dados e o acesso a eles por diferentes reas. A grande preocupao que as empresas geralmente tm quanto a essa mudana de enfoque que seja necessrio desenvolver novamente todos os aplicativos. De fato, o ideal seria comear tudo de novo, mas isso no necessrio e racional. D para aproveitar quase tudo o que j foi feito anteriormente. Seria at irracional jogar fora tanto investimento. Sua empresa j fez um levantamento de quanto custou o desenvolvimento de todos os aplicativos? Se no o fez, experimente faz-lo. Muitas empresas se surpreendem ao constatar que o maior investimento que fizeram no est nas reas essenciais, como a produo, mas sim no desenvolvimento de aplicativos pela informtica. O que geralmente consideram so os preos dos equipamentos, que so os menos onerosos. O que custa realmente caro o desenvolvimento de aplicativos e sua manuteno. O pior que em grande parte a qualidade desses aplicativos duvidosa. Muitos deles so desnecessrios, muitos no so terminados e muitos deixam de ser utilizados! Experimente exigir uma planilha de custos (principalmente da mo-de-obra tcnica a ser utilizada), antes de aprovar o desenvolvimento de um novo aplicativo em sua empresa. Embora cada empresa tenha uma situao peculiar e necessite de uma estratgia especfica, no geral basta seguir alguns princpios bsicos para a obteno de uma mudana de postura frente informatizao. O primeiro deles a definio clara da plataforma e da linha tecnolgica a ser seguida (que sero detalhadas no captulo A evoluo contnua da tecnologia
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mudanas necessrias e desnecessrias). Em seguida determina-se um modelo de administrao para os dados e processos. A administrao de dados e processos evitar a redundncia de dados e processos e o retrabalho, unificar a forma de navegao (procedimentos de acesso e operao do sistema pelos usurios) e critrios de segurana. A partir desse ponto todos os programas que foram adquiridos e desenvolvidos devero ser compatveis com a plataforma escolhida. Para os aplicativos e programas existentes, pequenos retrabalhos e adaptaes podero ser desenvolvidos para permitir sua comunicao com os da nova plataforma. A grande vantagem dessa estratgia que no sero despendidos grandes esforos e recursos para a reconstruo de sistemas. Afinal, um grande investimento foi feito em informtica e no seria louvvel jogar tudo fora para se comear algo que, ao ser terminado, estar implacavelmente desatualizado tecnologicamente. E, o mais importante: enquanto uma reformulao se processa a empresa no pode sofrer pela carncia de informaes estratgicas. Outra grande vantagem que qualquer necessidade no implicar um projeto grandioso e demorado e a confeco de redundncias tais como a migrao, criao e atualizao de tabelas. Alm disso, qualquer projeto poder ser seccionado e cada uma das pequenas partes, desenvolvida e implantada rapidamente, sem que se necessite esperar que todo o projeto esteja pronto. Com isso, novos projetos encontraro grande parte de suas funes j desenvolvidas.
Administrando processos Processo um conjunto de instrues (comandos do computador) logicamente ordenadas que, quando executadas, do origem a uma ao ou informao. Um processo equivale a um programa, a uma rotina ou a um procedimento. Tecnicamente se constitui numa evoluo desses. Ele tem uma funo bem mais restrita, especializada e melhor performance. Exemplo de processo: Clculo do dgito verificador. Talvez eu fale muito em administrar processos, alm da administrao de dados. Sei que poucas empresas fazem isso. Ao considerarmos que os processos so o que h de mais caro, na informtica e na empresa, poderemos
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atribuir-lhes a devida importncia. Aqui residem os maiores custos hoje existentes nessa rea. Vejamos. Um aplicativo desenvolvido no decorrer de seis meses por uma equipe de trs tcnicos computando-se todos os custos, tempo dos usurios que prestaro as informaes e faro os testes finais, depreciao de equipamentos, custos dos softwares de apoio e muitos outros, principalmente o da equipe tcnica (salrios, encargos, benefcios etc.) , no custa menos de US$ 100 mil. Por esse valor podem-se adquirir no mercado centenas de aplicativos iguais (seno melhores), j prontos e testados. claro que s vezes vale a pena pagar esse preo por um segredo comercial que dar um retorno muito significativo, mas o que pretendo destacar que pelo menos 30% do que se faz no desenvolvimento de um aplicativo redundante: j foi feito por outra pessoa, j existe em outro aplicativo dentro da empresa e, s vezes, em mais de um. Ou seja, desse nosso hipottico sistema US$ 30 mil foram gastos inutilmente. Agora multiplique isso pelo nmero de aplicativos desenvolvidos em sua empresa. Em muitas empresas esse valor maior que o seu prprio capital social. Isto no muito?! Ao introduzirmos nesse valor o custo da manuteno do aplicativo vamos perceber que isso quase um saco sem fundo, como se diz. Em mdia os programadores e analistas dedicam cerca de 80% de seu tempo manuteno de aplicativos. Considerando que 90% das manutenes so conseqncia de programas malfeitos e aplicativos mal projetados, veremos que o tamanho do rombo assustador. Muito dinheiro desperdiado. Por isso insisto na necessidade da administrao de processos. Alm de evitar custos desnecessrios com o desenvolvimento de aplicativos, pode reduzir em muito o dinheiro gasto com a sua manuteno. Processos bem estanques e estruturados comumente no do problemas.
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USANDO A INFORMTICA PARA AGILIZAR, OTIMIZAR E AMPLIAR RESULTADOS
9 - Usando a informtica para agilizar, otimizar e ampliar resultados

Agilidade na captao dos dados e na gerao das informaes de vital importncia. Ser gil antes de tudo antever o futuro e preparar-se para ele.
No basta capturar os dados em sua forma primitiva e na origem se isso no for feito de forma gil. Tem pouco valor estratgico um demonstrativo que retrate apenas o ocorrido h meses. O que realmente importa saber o que est acontecendo, qual a tendncia futura e como tirar proveito (resultado) disso tudo. Perde tempo e oportunidades o executivo que fica se lamentando das loucuras da economia e do mercado. preciso encarar tudo como uma oportunidade e ver que, mesmo em momentos adversos, possvel buscar resultados positivos. Os dados devem ser capturados preferencialmente no momento em que ocorrem. Qualquer demora pode trazer conseqncias desagradveis, pois a empresa deixa de estar momentaneamente retratada. Mas no adianta capturar os dados rapidamente se eles no ficarem imediatamente disposio e a empresa no tiver a capacidade de gerar, com agilidade, informaes estratgicas. preciso, entretanto, estar atento para no confundir agilidade com precipitao. A precipitao pode ser um mal to grande quanto uma ao lenta. Exemplificando. Vamos considerar a entrada de um material qualquer na empresa. De imediato os usurios devero ter o material disposio, o
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controle de estoques dever ser atualizado, os lanamentos contbeis devero ser automaticamente gerados, ao caixa ser autorizado o seu pagamento e os indicadores devero imediatamente considerar a entrada. Enfim, onde possa haver algum reflexo motivado por essa transao, essa informao dever estar disponvel. Assim, qualquer que seja a informao solicitada ela ser gerada com atualidade, no momento da necessidade e tambm com muita agilidade. Caso no ocorram desse modo, os procedimentos de agilizao no estaro corretos. Portanto, a agilidade deve existir no momento em que os dados, o material e a gerao de informaes sejam solicitadas. No adianta muito saber que j tenho o material desejado no estoque mas que ele estar disponvel para ser requisitado somente daqui a 30 dias, ou que s obterei nova informao aps o fechamento do ms. Ter rapidamente uma informao pode ser vital para uma tomada de deciso. Pode ser a diferena entre uma deciso acertada ou errada, com maior ou menor risco, com melhor ou menor ndice de retorno. Pode ser um passo a mais frente da concorrncia. Assim, a empresa tem, a cada momento, sua situao presente, o passado mais recente e maior segurana quanto projeo do futuro. Quando me refiro a informaes estratgicas, no estou falando da emisso dos tradicionais relatrios e dos demonstrativos corriqueiros. Refiro-me a extrair algo mais, um diferencial que balize e alicerce uma tomada de deciso. Como exemplo, temos uma empresa cujas vendas eram sazonais. Nela se queria montar uma linha de produo contnua mais estvel, de modo que se estocasse adequadamente em momentos de baixa e se vendesse em momentos de alta. Porm, para isso era preciso saber-se com antecedncia o grau de sazonalidade para no se correr riscos de produzir a mais ou a menos. Paralelamente a isso era preciso prever os compromissos financeiros, de modo que se pudesse poupar para poder sald-los no momento necessrio. Alm dessas dificuldades, os produtos tinham certa interferncia da moda, o que exigia boa sintonia com o mercado. Era um quebra-cabea difcil e que se tornara mais complicado porque poucos dados do passado estavam guardados. Depois de muito estudo o modelo foi definido e implantado com uma margem de segurana muito grande, porm, com a expectativa de poder ser refinado a cada ano, medida que mais dados fossem coletados e informaes diferenciadas e confiveis geradas.
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USANDO A INFORMTICA PARA AGILIZAR, OTIMIZAR E AMPLIAR RESULTADOS
Nesse caso, a empresa optou por correr o risco de implantar o modelo sem ter dados suficientes do passado, os quais permitiriam fazer projees mais precisas a respeito do futuro. Mesmo assim, um avano importante foi feito, e em poucos anos uma confivel base de dados poder dar sustentao a decises estratgicas, otimizando o processo produtivo e ampliando os resultados da empresa.
Otimizando e ampliando os resultados H alguns anos, quando a informtica comeou a se tornar mais vivel para as empresas, ela se destinava basicamente a captao, armazenamento e emisso de minuciosas e extensas listagens. Em outras palavras, destinavase a substituir o homem em trabalhos volumosos e repetitivos. Mas ela evoluiu e hoje seu papel mais nobre o de otimizar e ampliar a produo de resultados. Apesar disso, no deixou de realizar com eficincia aquelas tarefas; pelo contrrio, est mais apta a realiz-las, mas captar e armazenar dados a funo bsica indispensvel para a realizao de atividades mais complexas. No incio da informatizao, um dos trabalhos mais complexos era a ordenao dos dados para a gerao das listagens. Na poca, os executivos se debruavam sobre essas listagens, faziam muitos clculos e anlises e chegavam s suas inseguras concluses. Hoje, a informtica continua absorvendo muitos dados, muito mais do que no passado, porm com maior refinamento e qualidade. No mais so geradas aquelas interminveis listagens! Geram-se apenas informaes concisas, poupando o trabalho maante que era feito pelo executivo e sua equipe. Basta ao executivo usar a sua capacidade conclusiva e tomar a deciso. Alis, em muitas situaes a prpria mquina pode ser programada para tomar uma deciso. Aos executivos restaram as tarefas mais nobres, a funo poltica, a responsabilidade pelas decises e o exerccio da criatividade, coisa que a mquina ainda no est habilitada para fazer. Contudo, no est sobrando mais tempo aos executivos, como seria de se supor. Embora tenham-se reduzido significativamente o nmero e o tamanho das listagens, a complexidade das informaes e as exigncias de mercado aumentaram. preciso que o executivo esteja mais atento e sensvel aos negcios. Tudo ocorre a uma velocidade estonteante e apresenta mais dificuldade.
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Apesar da significativa evoluo, ainda existem muitos sistemas informativos executando apenas atividades burocrticas. A grande vocao da nova informtica para a extrao de informaes imaginadas pelo homem, porm difceis de serem rapidamente obtidas apenas com suas habilidades manuais. A nova informtica representa um grande diferencial na disputa de mercado, na conquista e consolidao do cliente. A empresa que a estiver utilizando fora desse propsito estar cruelmente condenada a deixar de atuar no primeiro plano do mercado. A informtica deixou de ser apenas o bicho-papo de dados e a produtora de listagens. A nova informtica est voltada para a produo de resultados.
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A EVOLUO CONTNUA DA TECNOLOGIA MUDANAS NECESSRIAS E DESNECESSRIAS
10 - A evoluo contnua da tecnologia mudanas necessrias e desnecessrias

O grande erro do comprador de computador e software acreditar em tudo que o vendedor diz. O grande erro do vendedor acreditar que o comprador saber usar tudo o que ele lhe vendeu.
Para adquirir um equipamento ou software (sistema ou programa), no basta ir a uma loja e optar pela melhor sugesto de um vendedor. Tambm no possvel ligar o equipamento adquirido em uma tomada e sair trabalhando imediatamente, com toda a eficincia! O computador ainda no um eletrodomstico, embora alguns vendedores mais afoitos afirmem que seja. Mesmo que fosse, ainda h muitas pessoas que mal sabem ligar os eletrodomsticos mais simples. Antes de escolher os equipamentos e softwares preciso levantar uma srie de variveis para dimensionar corretamente os produtos necessrios. Existem produtos adequados para cada situao. importante observar uma infinidade de detalhes e necessidades, como capacidade para tratamento de som e imagem (esttica ou em movimento), resoluo e cores do monitor, velocidade de processamento, capacidade de armazenamento, tipo de operao (de modo isolado, em rede, centralizado ou distribudo), caractersticas
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das pessoas ou reas que iro utiliz-los, distncias, linhas de comunicao, qualidade e cores de impresso, estabilizadores de voltagem, geradores de energia, no breaks, piso, esttica, sobressalentes, leitoras pticas etc. Existem alguns grandes fornecedores que j se preocupam em dimensionar as necessidades de seus clientes e montar equipamentos adequados e exclusivos. Para cada necessidade h um produto na medida certa. No adianta comprar pouco e ficar limitado ou comprar com exagero e ficar com equipamento ocioso. Em qualquer das situaes o prejuzo ser grande. Os softwares devem merecer especial ateno. Geralmente custam mais caro que os equipamentos em que sero instalados. Por isso devem-se adquirir softwares que tero utilizao e utilidade e, ainda, que sejam compatveis entre si. So muitos os tipos existentes: planilhas eletrnicas, editores de texto, editorao eletrnica, desenhos, pintura, banco de dados, linguagens de programao, aplicativos etc. preciso identificar os que existem no mercado prontos para serem adquiridos, os que realmente atendem as necessidades, o que ser preciso desenvolver, qual o tempo necessrio e se isso ser feito com recursos prprios ou de terceiros. Paralelamente, ser preciso dimensionar a necessidade de treinamento do pessoal tcnico e dos usurios. s vezes o custo com o treinamento supera em muito o custo do equipamento ou do software a que se destina. preciso tambm avaliar o suporte tcnico oferecido pelo fornecedor. No sendo bom e rpido, melhor tomar cuidado. Alguns minutos fora do ar podem trazer incalculveis prejuzos para uma empresa que trabalhar com computadores em rede. Depois que todos esses detalhes tiverem sido resolvidos, ser necessria ainda muita pacincia at que os equipamentos estejam instalados, os softwares utilizados e que surjam os primeiros e talvez apticos resultados. Muitas empresas optam por adquirir produtos de informtica que representem a tecnologia mais avanada, independentemente de quem seja o fornecedor. Essa opo feita em virtude do medo da desatualizao ou de que a concorrncia obtenha mais vantagens antecipando-se na utilizao de produtos novos. Acontece que a informtica ainda uma atividade nova, em sua fase de maior evoluo e ebulio. Mesmo assim, as pessoas compram e os utilizam indiscriminadamente. As empresas acabam tendo uma miscelnea de fornecedores e produtos que, na maioria das vezes, tm problemas de compatibilidade. Conseqentemente, as empresas acabam tendo dificuldade
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em manter e utilizar seu equipamento sem tirar todo o proveito do que possuem, em integrar os produtos novos com os que j esto em uso, e finalmente gastam muito e obtm uma produtividade muito abaixo do esperado. Em resumo, as empresas acabam por se decepcionar com a informatizao! Se for feita uma verificao em todos os computadores de uma empresa, certamente na maioria deles haver uma quantidade muito grande de softwares instalados que no so utilizados. mnimo o nmero de produtos que realmente so necessrios e teis. H um grande desperdcio de recursos, de conhecimentos e de treinamento, adquirindo e instalando produtos que so dispensveis. Encontrei um usurio cuja sala de trabalho se parecia mais com uma loja do que com um simples escritrio. Havia diversas impressoras, scanner e equipamentos de todos os tipos. Seu microcomputador fazia inveja para muitos servidores de rede. Ele exibia com orgulho a infinidade de softwares que possua, a maioria dos quais copiadas pela Internet. Com exceo de alguns, no tinha a menor idia do que fazer com eles. Antivrus, tinha todos! No incio senti-me at humilhado perante tanta tecnologia, depois fui percebendo o quanto era ridculo tudo aquilo. O pior que ele justificava com nfase e convico a utilizao de tudo: Dependendo do relatrio eu utilizo uma impressora, conforme o caso a outra, com isso otimizo meus resultados. S que ele emitia por dia duas ou trs pginas de relatrios sem nenhuma importncia e todas basicamente com a mesma diagramao! O scanner ele j havia utilizado para copiar sua fotografia para pr no currculo e a fotografia de sua filha para colocar na tela de proteo do micro! Esposa ele j no tinha, claro. Seu computador nunca podia ser desligado, afinal, a qualquer momento podia chegar um e-mail que, alis, a cada nova mensagem fazia um estardalhao danado. A janela da Internet ficava permanentemente aberta, pois qualquer tempo disponvel era importante para vasculhar o mundo procura de... Este caso somente ilustra o exagero e o conceito errado que muitas pessoas tm quanto s necessidades de inovao tecnolgica. evidente que toda tecnologia que traga produtividade, qualidade, que acrescente um diferencial empresa e que possa melhorar seus resultados deve ser considerada. Antes, porm, de optar pela aquisio preciso fazer uma anlise fria e realista quanto aos resultados operacionais, financeiros, sociais, ecolgicos etc. que isso trar. Nem toda tecnologia se aplica realidade da empresa. preciso ser realista e no um manaco por tecnologia.
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Adote um fornecedor e uma linha de produtos Quando digo fornecedor, no estou me referindo loja da esquina que vende de tudo sobre informtica, nem a um distribuidor ou representante de produtos (embora seja com eles que mantenhamos contatos e por intermdio deles que compremos nossos produtos). Geralmente essas empresas tm vida curta e no podem oferecer muitas vantagens, a segurana e a garantia dos produtos que vendem. Refiro-me a uma empresa que produz e coloca seus produtos em termos globais. Pois o que importa a origem do produto, quem o produz. Para bons produtos certamente sempre haver algum interessado em sua representao. Algumas empresas, numa tentativa desesperada, criam junto informtica reas exclusivas para estudo e pesquisa de novas tecnologias. Se o negcio dessas empresas no informtica, elas acabam consumindo muitos recursos para um retorno duvidoso. Todos os fornecedores de produtos de informtica tm grandes reas de pesquisa e esto sintonizados com as tendncias e novidades do mercado. Gastam milhes para se manter atualizados e criar produtos cada vez melhores e eficientes. Se os grandes fornecedores fazem intensos investimentos, centenas de vezes superiores ao que qualquer usurio capaz de fazer, parece-me pouco proveitoso as empresas-fim tambm investirem em pesquisa. Por que no pegar uma carona com esses fornecedores? melhor estudar, pesquisar, investir e se especializar no seu negcio e deixar que as empresas cujo negcio informtica estudem, pesquisem e invistam em novas tecnologias! Adotar um fornecedor e uma linha de produtos pode ser uma prtica muito lucrativa para a empresa. A especializao dos usurios em um universo limitado de produtos, todos com as mesmas caractersticas, ser natural, mais rpida e trar grande produtividade e qualidade. Se a empresa ficar correndo atrs de toda nova tecnologia que aparece no mercado, seu pessoal nunca ter domnio ou grande produtividade e nunca poder oferecer boa qualidade. A adoo de qualquer nova tecnologia um processo moroso e caro, cujo retorno pode demorar ou nunca vir. Acompanhar a evoluo de uma linha tecnolgica adotada mais simples, tudo ocorre com naturalidade, sua avaliao fcil, seu custo menor e propicia um retorno a curtssimo prazo. Para adotar um fornecedor e uma linha de produtos no preciso observar muitos e complicados critrios. O mais importante dos critrios
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que ambos estejam classificados entre os grandes do mercado e que atendam suas necessidades mais importantes. No preciso que no momento sejam os maiores, com uma tecnologia na dianteira. A liderana na informtica se alterna constantemente. Outro critrio importante saber se o fornecedor e os produtos tm boa aceitao e bom conceito entre seus usurios (pergunte isso aos clientes, no ao fornecedor). preciso tambm que tanto o fornecedor quanto os produtos tenham atingido maturidade no mercado. Produtos e fornecedores da moda tm vida curta. Quanto aos custos, no so muito relevantes, desde que, claro, caibam no oramento da empresa. Os custos no devem se constituir no principal critrio para uma empresa que busca, acima de tudo, qualidade e produtividade. Os produtos mais baratos na maioria das vezes exigem manuteno e treinamento mais caros e propiciam menor produtividade. Por final, aps identificado o fornecedor mais interessante, a empresa deve perguntar para si mesma: quem tem maior chance de desaparecer do mercado nos prximos 20 anos, o fornecedor ou eu? Se a resposta for eu ou houver qualquer dvida quanto a isso, ento no deve vacilar: adote esse fornecedor. Nenhum fornecedor de porte correr o risco de ficar afastado das tecnologias de ponta. Seus produtos fatalmente acompanharo a evoluo ou estar condenado a ser alijado do mercado em pouco tempo. Por conseguinte, nenhum produto fica por muito tempo na vanguarda, logo aparece outro que o supera. A empresa que deseja estar permanentemente na vanguarda, sem adotar um fornecedor, ter que trocar de produtos pelo menos uma vez ao ano, o que parece absolutamente invivel. O que importa que o fornecedor se mantenha atualizado e possa oferecer produtos viveis. No necessrio que sempre seja o mais elaborado ou o mais atualizado. O importante que sua evoluo seja constante e que seus produtos atendam plenamente as necessidades da empresa. Porm, imprescindvel que a empresa troque as verses de seus produtos de acordo com a evoluo do fornecedor. Por pior que seja uma verso de produto, ela ser melhor que a anterior e propiciar uma converso natural e tranqila para a prxima verso. Quando se salta uma verso, a dificuldade para readequao muito grande. As diferenas podem ser muito significativas, o que exige um reaprendizado. Isso fatalmente ir se refletir na produtividade e qualidade da empresa. claro tambm que a empresa no dever adquirir toda a linha de produtos do fornecedor, mas apenas os produtos que lhe so mais teis e necessrios.
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Mesmo que o fornecedor saia do mercado, o suporte aos seus produtos no desaparecer to cedo. Certamente surgiro outras empresas para dar continuidade comercializao e ao suporte do produto ou, ainda, este ser incorporado por outro grande fornecedor. Ainda que nada disso acontea, sempre haver um tempo relativamente grande para estudar e adotar um novo fornecedor. Se for necessrio ou desejvel a troca de fornecedor, qualquer outro, de porte, far a converso de tudo que a empresa possui para a sua linha de produtos, de modo seguro, rpido, pouco indolor, de graa ou por um custo bastante reduzido, s para t-la como cliente. a lei do mercado. Se a empresa costuma adquirir produtos de diversos fornecedores, voc sempre ser um pequeno, inexpressivo ou desconhecido consumidor perante todos eles, portanto, no merecedor de tratamento e ateno especiais. Agora, se adotar um s fornecedor, ser para ele um grande cliente, portanto merecedor de especial e melhor tratamento. a lei da fidelidade. A indstria e a literatura afirmam que no h mais problemas em se conectar equipamentos e softwares de fornecedores diferentes. No momento muito difcil e quase impossvel provar o contrrio. como uma lei promulgada, referncia e base para o assunto, mas na prtica no funciona do mesmo modo para todos. Cada indstria procura incessantemente embutir vantagens em seus produtos para suplantar a concorrncia. Assim, at certo ponto os equipamentos e softwares podem se conectar sem problemas. A dificuldade, porm, comea nessas vantagens que roubam muitas noites de sono dos tcnicos e dos usurios. No meu entender, nunca haver plena transparncia e similaridade entre equipamentos e softwares de diferentes fornecedores. Se isso acontecer, ento significar a quase cessao da evoluo e a concorrncia estar se limitando a apenas questes de aparncia.
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PLANEJANDO A INFORMATIZAO
11 - Planejando a informatizao
Administrar sem um plano desperdiar esforos plantando sobre pedras. Planejar sem um objetivo o mesmo que caar com uma venda nos olhos.
A informatizao um processo lento, trabalhoso, por vezes muito caro e nem sempre indolor. Lento, porque preciso que os tcnicos em informtica compreendam em seus mnimos detalhes o trabalho que as reas desenvolvem. Esse aprendizado pode ser demorado pois depende da familiaridade dos tcnicos com o assunto tratado, suas propenses ao aprendizado, a facilidade de absoro de conceitos, a forma de organizar as idias, os conhecimentos, a disposio em aprender, a capacidade para perceber detalhes importantes no-revelados, ocultos ou ignorados. Por outro lado, as reas envolvidas necessitam rever alguns conceitos, reaprender alguns processos e se reorganizar para que a informatizao possa ser feita de acordo com um modelo mais adequado. A informatizao pode ser trabalhosa porque exige muitos contatos, muitas explicaes, muito detalhamento, muita compreenso do modelo idealizado pelo tcnico para que ele reflita a verdade sobre a rea envolvida. Depois, preciso transformar o modelo em milhares, s vezes milhes de cdigos de programa perfeitamente seqenciveis e inter-relacionados. Antes que se possa utiliz-lo so necessrios ainda exaustivos e minuciosos testes, feitos principalmente pelos futuros usurios, para confirmar a sua exatido e por vezes corrigir conceitos mal-entendidos.
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um processo caro, principalmente porque envolve por um longo perodo o trabalho de pessoas bem formadas e treinadas, cujos salrios so elevados. Mesmo depois de concludo o projeto, ainda haver um elevado custo em funo das correes necessrias e alteraes decorrentes da evoluo do processo. Alm da mo-de-obra, h ainda equipamentos, outros softwares, servios e materiais de alta tecnologia, cujos preos so elevados. Nem sempre a informatizao indolor, porque h desentendimentos, equvocos, dvidas, necessidades de mudanas bruscas e profundas de hbitos, de atribuies, alm de aprendizagem, submisso, dependncia, readaptao. claro que possvel informatizar a empresa toda de uma s vez e rapidamente. Existem no mercado algumas empresas e produtos que se propem a isso. Mas uma possibilidade remota, ao menos para a maioria das empresas. preciso que a empresa tenha muitos recursos, excelente organizao e esteja culturalmente preparada para contratar uma soluo de tal porte. So poucas as empresas que podem contratar uma soluo to abrangente. Mesmo para essas necessrio um detalhamento profundo e demorado planejamento . Precisam ainda reformular sua organizao e treinar o pessoal. preciso ter controle sobre o processo para no gerar falsas expectativas, impasses difceis de transpor e descontinuidade de trabalho, trazendo como conseqncia a perda dos investimentos. Enfim, para que realmente haja qualidade, produtividade e ganhos financeiros com a informatizao preciso haver segurana de que o planejamento feito o melhor possvel e de que haver fora de realizao para concretiz-lo. Por outro lado, apenas ter um plano no significa que tudo ir correr bem e que a informatizao dar certo. Um plano apenas um mapa de um caminho desconhecido, elaborado sob a viso de quem j passou por ele (s vezes por quem nunca passou por ele!). Se o mapa no for realista e inteligente e no for elaborado a partir do mesmo ponto de vista de quem ter que passar por ele, certamente sero tomados desvios que nem sempre conduziro meta prevista. Pelo caminho haver muita insegurana, dvidas, discusses, imprevistos e obstculos, alguns at intransponveis. A misso poder se perder num desvio sem retorno ou retornar debilitada, sob forte frustrao. Um plano seguro deve ter inmeros pontos de referncia para que a misso no se desvie muito do caminho principal. Caso haja um desvio, deve ser percebido a tempo para a retomada da rota correta. indispensvel que os participantes da misso estejam bem informados, treinados, conscientes
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dos riscos, concordantes, empenhados e comprometidos com os objetivos traados. Ser preciso tambm uma liderana expressiva, para que os participantes do processo no queiram, em um momento de dificuldade e por conta prpria, dividir o grupo e cada um seguir o caminho que achar mais correto. Parece at uma guerra, no ? Bem, ao menos a estratgia bem parecida...
Dificuldades de planejamento A maior dificuldade na elaborao de um plano estabelecer um objetivo de consenso. Um plano que no foque corretamente o objetivo no um plano, apenas uma lista de vontades, uma aventura em que os imprevistos e dificuldades se constituem no mago da atividade. Se o plano no for de conhecimento e domnio dos envolvidos, ento de nada adiantar, pois cada um traar objetivos e estratgias de acordo com seus interesses e vises. comum surgirem dificuldades para estabelecer os parmetros que facilitem a tomada de deciso e a elaborao de um plano. Tambm muito comum as pessoas no confiarem na informtica. Isso ocorre porque corriqueira a existncia de problemas, tais como demora, perda de dados e informaes equivocadas. A informtica hoje comparvel a um avio, meio de transporte mais seguro do mundo. O ndice de confiabilidade de um avio est diretamente relacionado experincia do piloto, sua propenso a correr riscos, ao conhecimento e eficcia dos mecnicos, observao das normas de segurana, ateno dos controladores de vos. Na informtica a correlao a mesma. Se cuidados bsicos no forem tomados, certamente um dia haver um grave acidente em uma tradicional empresa, com incalculvel prejuzo, o que far com que a informtica passe a ser tratada com menos displicncia... A informtica uma rea muito nova ainda, comparada s outras centenrias e milenares atividades exercidas pelo homem. Est passando por um momento de grande evoluo. O que traz muita dificuldade de assimilao e domnio, uma vez que a tecnologia tem evoludo bem mais rapidamente do que a nossa capacidade de absorv-la. Fala-se que quando algum freqenta at mesmo um curso rpido de algumas horas sobre a mais avanada tecnologia ou metodologia, ao sair da sala j est desatualizado (Ops! Acabo de perder
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um pouco do estmulo. Ser que quando acabar de escrever este livro ele j estar um tanto quanto desatualizado?! Ainda bem que ele mais conceitual que tcnico... Ufa!). Deixando os exageros de lado, a velocidade da evoluo tecnolgica faz com que os tcnicos e especialistas em informtica encontrem dificuldade em se entender, usem tcnicas e ferramentas que o colega ao lado ainda desconhece, que o chefe mal ouviu falar, mas finge que conhece porque tem medo de ser tachado de ultrapassado. Isso demonstra que na maioria das empresas os profissionais de informtica esto trabalhando de forma quase individualizada, numa competio desenfreada, numa busca descontrolada pelas melhores opes. Nessas empresas s existe o mnimo necessrio de integrao; o que mantm o ferramental funcionando a dependncia que se tem da informtica. sensvel a fragilidade desse mnimo que a sustenta. Por todas essas razes muitas empresas optam por iniciar a informatizao por funes pouco nobres. Temem que o processo de informatizao no seja benfico, eficiente e seguro. comum a informatizao de atividades mais trabalhosas, volumosas, morosas ou de reas cujos responsveis se mostram especialmente mais interessados do que os de outras reas. A informtica que feita assim, dispersa, sem um planejamento, tende a ser confusa, improdutiva, sem qualidade, carregada de conflitos, morosa e cara. Uma informatizao no-planejada jamais trar solues, trar problemas.
Traando objetivos Existe uma farta literatura sobre a importncia dos objetivos e de como determin-los. No cabe aqui nos aprofundarmos sobre o assunto, mas vale a pela relembrar algumas idias. comum nas empresas que os objetivos traados para a informtica sejam amplos demais, superficiais ou inexistentes. Quando no se tem um objetivo claro fica difcil at argumentar e justificar a impossibilidade ou a necessidade da execuo de um projeto. Fica muito difcil avaliar e quantificar a contribuio da informtica quanto realizao dos objetivos maiores da empresa. H empresas que esto em situao lamentvel, no tm objetivos bem definidos e, por isso, tudo internamente muito confuso. Cada um age de acordo com seus prprios conceitos. O que retarda o desmoronamento dessas
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empresas a responsabilidade, o esforo e o desejo de acertar de cada um de seus colaboradores. As coisas no devem e no precisam ser assim. preciso que exista um objetivo bem claro para concentrar os esforos e no mais se dispersem conhecimentos e habilidades de modo pouco produtivo. Uma informatizao adequada, participativa e produtiva s pode ser obtida se houver um objetivo de verdade. Traar objetivos comuns empresa e persegui-los no uma tarefa das mais fceis. Os interesses setoriais e pessoais dificultam a identificao dos objetivos que realmente interessam para a empresa. Tra-los perfeitos, exeqveis, atingveis, depende de conhecimento, mas sobretudo de conscincia, para que no sejam confundidos com um sonho, uma vingana ou com uma agonia. Parece incrvel, mas comum certos dirigentes sonharem e esse sonho ser transcrito como objetivo da empresa. Da ele j nasce inatingvel, difcil de ser sustentado. Todo objetivo deve provir de um sonho, claro, mas ser moldado e envolvido pela realidade. tambm muito comum objetivos serem traados s para exibir poder, ou at mesmo para uma disputa pessoal. Sobreviver a uma competio j uma faanha admirvel, porm usar a empresa para uma vingana pessoal ou pelo simples prazer de destruir um concorrente no um objetivo coerente. Tambm h muitas empresas que, encontrando-se em estado de agonia, traam grandiosos objetivos, impossveis de ser atingidos, o que desvia a ateno de todos do seu real problema. Todos esquecem que o objetivo do momento deveria estar vinculado necessidade de sair do estado agonizante em que se encontram. Desse modo, os recursos e esforos so direcionados para o lado oposto da necessidade, o que leva acelerao dos problemas e at morte da empresa. Poucas so as empresas cujo real objetivo de sua existncia no seja o lucro. Heureca! Ser que esse no seria o nico e principal objetivo a ser traado pela maioria das empresas?! Se , ento por que tanta discusso sobre esse assunto? Se existem outros objetivos, certamente devem ser departamentais, pois sem lucro nada poder ser feito, principalmente os projetos de expanso, mesmo os assistenciais. Bem, se j descobrimos o grande objetivo da empresa, ento ficou muito fcil definir os objetivos para a sua informatizao. Ser que ainda h alguma dvida sobre isso?
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12 - Estrutura conceitual da informtica

A maioria dos grandes problemas e dificuldades com a informtica no tem origem tcnica mas, sim, gerencial.
A informtica como ferramenta evoluiu muito, mas em algumas empresas, a organizao de um CPD* (alis, termo j em desuso) ainda procura imitar os modelos mais tradicionais. Geralmente um modelo hierrquico, centralizador e ultrapassado, mesmo para reas que poucas mudanas experimentaram nos ltimos anos. No organograma da empresa geralmente a informtica colocada numa posio superior, privilegiada e segura, o que lhe traz algumas sensveis vantagens. Talvez seja por esse motivo que, com freqncia, adote uma postura presunosa, autoritria e de gesto autnoma. A informtica j deveria estar presente no dia-a-dia de cada uma das reas da empresa, sustentando a produo e a administrao, mas ainda encontramos muitas empresas resistindo s mudanas e insistindo no modelo estritamente centralizado. J possvel, tranqilamente, promover-se a descentralizao da informtica. Equipamentos, funes e pessoal podem ser estrategicamente distribudos nas diversas reas da empresa. Captar dados e extrair informaes j no devem ser tarefas exclusivas da rea de informtica. Devem ser feitas por tcnicos e usurios diretamente em seus postos de trabalho.
* Centro de Processamento de Dados.
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ESTRUTURA CONCEITUAL DA INFORMTICA
Por outro lado, a estruturao dos dados, dos processos, dos acessos, a instalao e manuteno de equipamentos e softwares, entre outras tarefas, dependem de conhecimentos especializados, dos cuidados com a segurana e da poltica de informatizao da empresa, o que justifica ter essas tarefas centradas numa rea que se pode denominar de informtica. No cabe mais aos especialistas em informtica o papel de desenhar relatrios e confeccionar programas que possam emiti-los. Isso papel exclusivo dos interessados, cabendo aos especialistas assegurar que esse trabalho seja feito com desenvoltura, eficincia, rapidez e de modo estruturado. A informtica no mais uma rea independente e isolada na empresa, mas sim a principal responsvel pela integrao das diversas reas existentes. uma extenso, um fragmento de cada uma das demais reas. Cada setor da empresa deve conter um pouco da rea de informtica para que possa realizar melhor seu trabalho.
Colocando a informtica junto ao usurio Quando se fala em colocar a informtica junto ao usurio, muitos entendem que basta instalar alguns microcomputadores ou terminais nas reas, lig-los a uma rede de computadores ou a um computador central e instalar alguns aplicativos tais como editores de texto e planilhas. Isso evidentemente indispensvel, mas alm disso deve-se colocar disposio dos usurios uma estrutura que lhes permitam retirar do computador todas as informaes desejadas. Conforme proposto no Modelo de organizao da informtica, no captulo seguinte, o ideal colocar ao lado dos usurios, fisicamente alocados, profissionais intermedirios que tenham um mnimo de conhecimento das atividades da empresa e razovel conhecimento de informtica. Esses profissionais devem ser capazes de entender estruturas de dados bem criadas e extrair delas, com segurana, rapidez, exatido e qualidade, as informaes de que as reas necessitam. O objetivo bsico do modelo proposto facilitar, agilizar e otimizar o acesso aos dados por parte dos usurios, principalmente dos executivos. Por mais que um usurio ou executivo conhea informtica, dificilmente ter a mesma desenvoltura de um tcnico na extrao de informaes. uma simples questo de especialidade.
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A primeira grande vantagem desse modelo que ele evita a criao de bases de dados paralelas para acessos exclusivos pelos usurios. So economizados esforos e recursos necessrios para a duplicao e/ou consolidao de dados. Evitando-se a consolidao de dados, afastam tambm as limitaes ao leque de informaes que se podem obter a partir dos dados. Como j vimos neste trabalho, os dados nunca devem ser consolidados, porque dessa forma criam-se limitaes. Por mais simples que uma estrutura paralela possa ser, em uma grande organizao ela muito complexa para usurios no-profissionais de informtica. As bases de dados paralelas tendem a ficar cada vez maiores e, portanto, mais complexas. Aos poucos iro tornar-se parecidas com as complicadas bases estruturadas (bancos de dados cuidadosamente projetados para interrelacionarem-se e obterem a melhor performance possvel do computador). Ento, a extrao de informaes passar a ser uma tarefa muito enfadonha para os usurios. Nesse momento poder haver erros de interpretao e de acesso e a elaborao de procedimentos equivocados. Conseqentemente, uma deciso tomada com base em tais informaes poder ser muito prejudicial empresa. A segunda grande vantagem do modelo proposto a atualidade. Os dados so retirados de uma base de dados nica, estruturada, estvel e atualizada. Isso muito importante numa era em que a atualidade da informao uma riqueza. Uma informao atualizada gera uma deciso compatvel com a atualidade, portanto, com menor risco e com maior validade. Para mim, somente este fato j suficiente para sepultar qualquer estrutura paralela, salvo raras excees em que as informaes so geradas com base somente em dados histricos, distantes do momento presente, ou ainda cuja preciso e atualidade no sejam relevantes. Ainda que muitos argumentem que difcil extrair informaes de bases estruturadas, acredito que essa dificuldade no por causa da sua complexidade, mas sim por ainda estarem a meio caminho da estruturao. Estruturao pressupe clareza. Ningum se prope a estruturar alguma coisa com o intuito de torn-la menos compreensvel. Se uma base de dados no est clara, ento no est estruturada. Alm disso, como j foi comentado anteriormente, no basta estruturar os dados, preciso tambm estruturar os processos. Uma verdadeira reestruturao de dados e processos leva ao fcil entendimento e fcil obteno das informaes, sem ser necessrio replicar
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ESTRUTURA CONCEITUAL DA INFORMTICA
ou consolidar dados. O caminho correto tornar as estruturas slidas, lmpidas e simples. Impossvel? No, perfeitamente exeqvel, rpido e no to complexo quanto parece ser. claro que para isso preciso algum com a capacidade de simplificar as coisas. H muitas pessoas, principalmente na informtica, que tm o dom de complicar tudo e transformar uma simples necessidade num complexo quebra-cabea. Um dos fortes argumentos daqueles que so adeptos de uma estrutura analtica paralela (aplicativos especialmente preparados para serem compreendidos pelos usurios finais e facilitarem a gerao das mais diversas informaes) que as altas exigncias dessas estruturas podem prejudicar a performance dos aplicativos estruturados. Para se ter uma estrutura paralela preciso adquirir ou seccionar os equipamentos de informtica. Minha dvida: continuaria havendo significativa perda de performance se em vez de criar uma estrutura paralela fossem ampliados os equipamentos existentes na quantidade exigida por essa estrutura? Nunca tive a oportunidade de fazer essa verificao, porm suspeito de que o custo seria menor e a performance no seria prejudicada! um erro pensar que executivos e especialistas de outras reas sentaro na frente de uma estao de trabalho e criaro procedimentos eficientes para extrao das informaes que desejam, principalmente as de cunho gerencial. Eles no tm tempo para isso. Suas especialidades, necessidades, focos e prioridades so outras. Eles precisam canalizar o tempo para as necessidades especficas de suas reas e especialidades. Alm disso, embora paream simples e os fornecedores digam que so fceis de serem utilizados por qualquer pessoa, os aplicativos esto se tornando cada vez mais complexos e especializados. Muitos executivos acham que dominam a informtica, mas na verdade apenas substituem a mquina de escrever por um editor de textos e a calculadora por uma planilha eletrnica. O treinamento e atualizao so necessidades constantes. Basta observar que at mesmo os simples editores de texto e planilhas so subutilizados por seus usurios. Existem muitos recursos contidos nesses aplicativos, desconhecidos pela maioria das pessoas e raramente utilizados. O que cada profissional deve saber no operar um grande nmero de aplicativos, mas sim ter perfeita noo do que eles podem oferecer e exigir dos profissionais as informaes de que necessitam.
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13 - Modelo de organizao da informtica

Para comandar a rea de informtica de uma empresa, o ideal um administrador com sensibilidade em informtica, que melhor do que um tcnico em informtica travestido de administrador.
O modelo de organizao da informtica, proposto a seguir, pode ser aplicado em qualquer empresa, independentemente do seu ramo de atividade, tamanho ou nvel de informatizao. Ele pode ser ajustado de acordo com as necessidades, suprimindo, seccionando ou adicionando funes. As funes constantes do modelo so as mais bsicas e necessrias numa organizao. Porm existem outras, derivadas ou no dessas, que tambm podem ser necessrias. O que realmente importa o modo como as funes so distribudas e como elas atuam dentro da empresa. As funes esto distribudas em trs faixas de atuao: administrativa, de especialidade e tcnica. No um modelo hierrquico, embora a idia de que a gerncia se coloca em um nvel hierarquicamente acima dos demais cargos seja evidente. No h necessidade de se estabelecer qualquer vnculo hierrquico entre as funes. Porm, se houver preferncia pela hierarquizao, ela poder ser feita sem nenhuma dificuldade e sem nenhum prejuzo, desde que no seja perdida a essncia do modelo.
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ADMINISTRATIVA TCNICA
ESPECIALIZADA
MODELO DE ORGANIZAO DA INFORMTICA
Gerncia
Infraestrutura fsica Infraestrutura fsica
Internas
Secretaria Comunicao Comunicao
Externas
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Auxlio administrativo
Dados e Processos
Dados e Processos
Tratados
Tratados
Administrativa A faixa administrativa contempla as funes da rea de informtica necessrias administrao. So funes para as quais no so necessrios conhecimentos profundos em informtica. Certamente muitos diriam que pelo menos a gerncia deveria ter domnio em informtica. Eu acho que a rea de informtica j est cheia de especialistas, porm vazia em administradores. Portanto, est bem servida quanto s questes tcnicas da rea, e mal servida quanto s administrativas. Penso que o ideal est claro no pensamento que abre este captulo. A secretaria dever secretariar no s a gerncia, como tambm todos os demais profissionais da rea. Dependendo do tamanho da organizao ela poder contemplar ou no as tarefas de recepo e telefonia. O auxlio administrativo constitudo pelos servios rotineiros internos e externos tais como expedientes bancrios, correios, busca e entrega de documentos e materiais. importante ressaltar que as funes da faixa administrativa devem absorver todas as tarefas da rea que no sejam estritamente tcnicas. comum vermos especialistas caros gastando tempo atendendo telefonemas que no lhes dizem respeito, transcrevendo textos, enfrentando longas filas bancrias, locomovendo-se pela empresa procura de um material ou de um papel qualquer. So muitas as tarefas que executam que poderiam ser perfeitamente feitas por algum cujo salrio seja bem inferior ao seu.
Especializada Devem ser classificados como pertencentes faixa especializada os servios que exijam domnio, permanente ateno e monitoramento de um profissional. So servios especficos da rea de informtica e que, para ser realizados, necessitam de experincia e conhecimentos profundos. A principal caracterstica dessa faixa de atuao que os profissionais que nela atuam sempre trabalharo em duplas. A razo disso ser explicada ainda neste item. Cada dupla atender um segmento bem definido e cuidadosamente planejado. Exemplificamos conforme o modelo:
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Segmento da infra-estrutura fsica: servio de instalao e manuteno de equipamentos (computadores, cabos, antenas, perifricos etc.) e softwares bsicos (gerenciador de rede, sistema operacional, gerenciador de banco de dados, linguagens de programao, editor de texto, planilha eletrnica etc.). Segmento da comunicao: servio que garante a perfeita circulao dos dados e informaes pela rede interna e externa, inclusive pela internet, extranet, intranet e correio eletrnico. Segmento de dados e processos: conforme j foi tratado no captulo A importncia de dados e processos disponveis para anlise, esse servio se responsabiliza principalmente pela representao, detalhamento e disponibilidade dos dados e processos estruturados existentes na organizao. Segmento dos tratados: servio de desenvolvimento e manuteno de aplicativos. O nome tratados provm de uma metodologia para desenvolvimento de aplicativos, administrao de dados e processos baseada em assuntos, que leva esse nome. Cada dupla de especialistas (analistas de sistemas) cuida especificamente de determinados assuntos, no necessariamente correlacionados. Cada assunto tratado de modo completamente desvinculado dos demais, porm tem a capacidade de se relacionar com qualquer programa ou aplicativo dentro da organizao. Exemplos de tratados: livros fiscais, cdigo de endereamento postal, plano de contas, clientes, fornecedores e tratamento de resduos. Uma dupla de analistas ter como funo a estruturao dos dados de seus tratados, a construo de processos, otimizao de processos desenvolvidos dentro da organizao, suporte aos tcnicos internos e externos, treinamento e documentao, entre outras. Dependendo do volume de responsabilidades conferidas a um segmento, ele poder ser seccionado e cada parte ser atribuda a uma dupla diferente. O segmento em que isso ser mais comum o dos tratados. Dependendo do nmero de tratados, uma dupla de analistas de sistemas no conseguir domin-los. Assim, ser necessrio fazer uma redistribuio para outras duplas. A razo principal para a instituio de duplas de especialistas proporcionar maior segurana, qualidade, rapidez, melhor atendimento e suporte aos demais profissionais e usurios. , por exemplo, muito comum existirem sistemas e rotinas nas quais o analista responsvel no tem um substituto para suas ausncias. Quando tem,
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o substituto no est preparado ou no possui domnio sobre o servio para atender adequadamente s necessidades. Substituir um analista ausente desgastante, desagradvel e um risco que pode ser evitado na maioria das empresas. A baixa qualidade e velocidade de resposta do substituto costuma ser motivo de constantes queixas e descontentamento dos usurios. A implantao do conceito de duplas pode se constituir em uma grande oportunidade para qualificar, quantificar e redistribuir os servios da rea de informtica. Novamente exemplificando, facilmente podemos encontrar analistas pouco experientes responsveis por aplicativos crticos, quando deveriam estar apenas auxiliando um analista mais bem qualificado ou respondendo por aplicativos simples. Por outro lado, temos muitos analistas altamente experientes codificando programas ou executando trabalhos corriqueiros para os quais no so necessrias tantas qualificaes. Conseqentemente, temos usurios e aplicativos mal atendidos por falta de recursos qualificados, enquanto h recursos preciosos sendo mal geridos e desperdiados. As duplas de especialistas devero ser constitudas por profissionais bem qualificados e, de preferncia, sem diferenas significativas no nvel de suas carreiras. O objetivo no que um ensine o outro, mas que possam discutir os problemas e resolv-los em igualdade de condies. Todo trabalho a ser executado em cada segmento passar a ser feito em conjunto pela dupla responsvel, isto , os dois devem ter pleno domnio sobre o mesmo universo de trabalho. Nesse nterim necessita-se de uma boa racionalizao do trabalho para que haja produtividade. A diviso do trabalho, no sendo feita adequadamente, poder fazer com que um deles perca o domnio sobre o ambiente em que est envolvido. Se isso ocorrer o objetivo da instituio da dupla estar perdido. A total submisso de um ao outro tambm trar prejuzos ao modelo. O maior desafio desse modelo de trabalho, para os especialistas, aprender a conviver harmoniosamente, dividir o trabalho e informaes com algum que um concorrente direto e potencial. Assumir compromissos e distribuir o trabalho racionalmente uma das qualidades mais essenciais e a dupla ter que saber lidar com isso. Durante o horrio normal de expediente, pelo menos um dos especialistas dever estar presente ao local de trabalho. Fora desse horrio, um dever estar de planto, com um pager ou celular, pronto para atender qualquer emergncia. Durante frias, licenas, feriados, fins de semana,
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ausncias por motivos particulares, tratamento de sade etc., um dos especialistas deve poder ser contatado. Desse modo as questes relativas s ausncias ou escalas de planto podero ser tratadas somente entre a dupla, no necessitando o envolvimento da chefia. Isso significa mais liberdade e flexibilidade s duplas, menos carga de trabalho para a chefia e delegao de responsabilidades. At a metade dos especialistas poder estar temporariamente ausente do trabalho sem que qualquer transtorno ou dificuldade seja causado aos usurios da informtica. No caso de um dos dois se demitir, aposentar-se, ter que se ausentar de modo definitivo ou por um longo perodo, o atendimento no sofrer nenhum impacto significativo. Bastar chefia designar outro profissional para ocupar a vaga. Caso se tenha optado pelo modelo hierrquico e o especialista secundrio esteja bem preparado, ele poder ser promovido a principal e outro tcnico indicado como secundrio na dupla. Porm, nem todos os profissionais da rea de informtica devero fazer parte de uma dupla. O objetivo no criar duplas indiscriminadamente, mas sim de acordo com a amplitude dos aplicativos e das necessidades. Os profissionais que no passarem a fazer parte de uma dupla sero caracterizados como tcnicos internos ou externos e podero prestar seus servios a uma dupla, com exclusividade, ou aleatoriamente a vrias duplas, conforme a necessidade.
Tcnica Caracteriza-se como tcnico o profissional de informtica cujos conhecimentos e experincia sejam inferiores aos dos especialistas e que no faa parte de uma dupla de especialistas. Como exemplo de tcnico temos os analistas de sistemas menos experientes, os programadores, digitadores e os instaladores de equipamentos e softwares. Os tcnicos internos trabalharo junto rea de informtica. Atendero exclusivamente s necessidades das duplas de especialistas. Os tcnicos externos trabalharo junto ao usurio final. Desenvolvero especificamente processos para atender as necessidades dos usurios, tais como relatrios, consultas, anlises, operao de equipamentos e alimentao de dados. Tais tcnicos, que no captulo anterior foram classificados como
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sendo profissionais de nvel intermedirio, fariam basicamente dilogos, acessos aos processos escritos de modo eficiente por especialistas e criariam processos especficos s necessidades de suas reas. Trabalhariam alocados fsica e/ou hierarquicamente junto aos executivos, atendendo de forma gil e desburocratizada suas necessidades. Porm, continuariam sendo orientados e supervisionados pelos especialistas em informtica. O tcnico externo seria o elo entre a rea em que se encontra alocado e a informtica. Os processos e tabelas que esses profissionais criarem podero, se forem de utilidade mais abrangente, ser otimizados e transformados pelos especialistas, em processos e bancos de dados padres e estruturados para ficar disposio de toda a organizao. bem verdade que a grande maioria dos acessos aos dados da empresa bem como seu manuseio desejado pelos usurios previsvel, portanto, passvel de se tornar processo padro. Uma minoria se constitui em experimentos. Na maioria das vezes esses experimentos no levam a lugar algum. Mas assim que muitas vezes se encontram valiosssimas informaes. O principal papel dos tcnicos externos seria facilitar e permitir esses experimentos. Comprovando a hiptese que levou essa construo, esta poder ser transformada em estrutura permanente. Caso contrrio, ser descartada, sem grandes prejuzos, porque somente se investiria em projetos comprovadamente importantes.
Embora o modelo no estabelea uma hierarquia funcional, ele restabelece o princpio da competitividade por meio da abertura de oportunidades e evoluo profissional. Fazer parte de uma dupla de especialistas e obter a liderana ser um dos principais objetivos de todos os profissionais da rea. Isso certamente trar significativas melhorias produtividade, e preocupao quanto qualidade do trabalho. A adoo desse modelo no implicar mudanas de estrutura, salrios, plano de cargos da empresa ou custos adicionais. Essa uma de suas grandes virtudes. Ele muito simples e fcil de aplicar.
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EVOLUINDO POR CONSTNCIA, NO POR SALTOS
14 - Evoluindo por constncia, no por saltos

O ideal no revolucionar.
O incio deste trabalho foi motivado por um incmodo descontentamento, aparentemente sem nenhuma razo de existir. Comecei o trabalho com o objetivo apenas de desenhar a empresa em que gostaria de estar trabalhando. Agora que cheguei ao final, acho que j sei o porqu desse descontentamento. J sei como sair dele e evitar que seja novamente tomado por ele. Quando assumimos um novo trabalho, por mais habilidade e conhecimentos que possamos ter, ele constitui para ns um verdadeiro e emocionante desafio. Os desafios excitam, atraem, fazem nascer os interesses e ativam a criatividade. Nessas circunstncias temos nimo para pesquisar, estudar, desenvolver o trabalho, enfrentar e vencer dificuldades. Conseqentemente, evolumos e nos nivelamos ao desafio assumido. Quando atingimos esse estgio evolutivo, o trabalho deixa de ser um desafio, j no atrai, no excita, no interessa. Mas continuamos executando-o, j sem a mesma qualidade, cuidados e produtividade. Mesmo em um ritmo bem menor, s vezes nos automotivamos inventando pequenos desafios para continuarmos evoluindo, pois no h crescimento sem desafios. J nesse estgio nos sentimos preparados para fazer julgamentos e avaliaes, estamos sensveis o bastante para fazer crticas, temos experincia para antever problemas e resultados, temos conhecimento para propor solues, exigimos alguma perspectiva.
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Como quase natural, tirando os modismos, uma organizao segue modelos e diretrizes predeterminados. Pelos mesmos motivos que j citei, as diretrizes deixam de ser revistas constantemente e ento comeam a perder contato com a modernidade e a dificultar o acesso a essa evoluo. Crescem o medo, as resistncias, as dificuldades de adaptao e as incertezas. A ausncia da necessidade de correr riscos, os impedimentos estruturais e a insensibilidade s pequenas e necessrias evolues, entre outras situaes, levam ausncia de projetos e oramento para modernizao constante. Conseqentemente, abre-se um hiato entre o estgio em que se encontra a empresa e a modernidade. Gradativamente, esse espao vai aumentando. Chega um momento em que ele to grande e incmodo que decidimos dar um salto na evoluo e ficar ao lado da modernidade novamente. Assim, muitas organizaes evoluem por saltos e no por constncia, o que seria mais racional. Ao evoluir por saltos incorre-se em muitos riscos. O primeiro deles o alto investimento exigido de uma s vez. A empresa pode j estar debilitada e no ter os recursos necessrios. Muitas empresas recorrem a emprstimos e financiamentos, o que abre uma sangria atravs dos exorbitantes juros cobrados pelas instituies financeiras. Outras se debatem at perder as foras. Algumas tm sorte e conseguem um parceiro com capital ou um concorrente interessado em sua aquisio. Outro risco a necessidade de readequao rpida a uma nova realidade. muito comum essa readaptao ser difcil ou mais demorada do que o necessrio, pois h resistncia, acomodao, medo, falta de conhecimento. Muitas nem conseguem se adaptar a uma nova situao. As mudanas j no fazem parte da cultura da organizao. Um risco comum a opo por um modelo errado. A distncia da modernidade to grande que no h mais conhecimento para diferenciar um modelo emergente de um modelo decadente ou de um modismo. Uma mudana muito grande pode levar a um caminho sem retorno. Mas em que momento surge o descontentamento? Surge exatamente dentro do tal hiato e tem a gravidade proporcional ao tamanho do hiato. Quando isso ocorre, temos dois caminhos a seguir: o primeiro, mais usual, o da acomodao e do pouco caso ( o fim!); o segundo reagir, tentar mudar a situao ou, quando todo esforo tiver sido intil, procurar um novo desafio, antes que o hiato seja to grande que tambm seja capaz de nos colocar definitivamente margem da evoluo.
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EVOLUINDO POR CONSTNCIA, NO POR SALTOS
O ideal no revolucionar. A revoluo deve ser a ltima alternativa. O ideal permanecer sensvel s mudanas e se manter coeso aos caprichos da realidade. preciso ser ousado, no louco. preciso correr riscos porm com conscincia das alternativas, das conseqncias nunca maiores do que nossa capacidade de recuperao. preciso evoluir sempre...
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Atualmente no se pode pensar em uma empresa no-informatizada. No entanto constata-se, com freqncia, uma grande dificuldade no entrosamento dos procedimentos da informtica com as vrias reas das organizaes. Especialista em criar aplicativos para abolir esse distanciamento em empresas, buscando caminhos que levem ao perfeito sincronismo entre informtica e usurio, Nereu Delgado mostra que possvel controlar a informtica mesmo sem conhec-la, simplesmente entendendo seus princpios.
Administrando com uma informtica eficaz um texto acessvel, organizado com o objetivo de demonstrar, principalmente a executivos e empresrios no profissionais da informtica, como a informtica pode resolver com simplicidade o cotidiano das empresas, melhorando seu ritmo, consolidando a firma e auxiliando na conquista de novos mercados e na ampliao dos lucros.

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NEREU DELGADO

administrando com uma

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14 - Evoluindo por constncia, no por saltos __________ 78

POR QUE INFORMATIZAR A EMPRESA?

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POR QUE INFORMATIZAR A EMPRESA?

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1 - Por que informatizar a empresa?

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3 - Usando o computador para simplificar o cotidiano

USANDO O COMPUTADOR PARA SIMPLIFICAR O COTIDIANO

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USANDO O COMPUTADOR PARA SIMPLIFICAR O COTIDIANO

ADMINISTRANDO COM UMA INFORMTICA EFICAZ

CRIATIVO O HOMEM. SIMPLIFICADORA A MQUINA

4 - Criativo o homem. Simplificadora a mquina

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CRIATIVO O HOMEM. SIMPLIFICADORA A MQUINA

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5 - Usando a informtica para melhorar o ritmo da empresa e a interao entre as reas

USANDO A INFORMTICA PARA MELHORAR O RITMO DA EMPRESA E A INTERAO ENTRE AS REAS

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USANDO A INFORMTICA PARA MELHORAR O RITMO DA EMPRESA E A INTERAO ENTRE AS REAS

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6 - O uso da informtica no gerenciamento da empresa

O USO DA INFORMTICA NO GERENCIAMENTO DA EMPRESA

ADMINISTRANDO COM UMA INFORMTICA EFICAZ

TRABALHANDO COM DADOS E OBTENDO INFORMAES

7 - Trabalhando com dados e obtendo informaes

ADMINISTRANDO COM UMA INFORMTICA EFICAZ

TRABALHANDO COM DADOS E OBTENDO INFORMAES

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TRABALHANDO COM DADOS E OBTENDO INFORMAES

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A IMPORTNCIA DE DADOS E PROCESSOS DISPONVEIS PARA ANLISE

8 - A importncia de dados e processos disponveis para anlise

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A IMPORTNCIA DE DADOS E PROCESSOS DISPONVEIS PARA ANLISE

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A IMPORTNCIA DE DADOS E PROCESSOS DISPONVEIS PARA ANLISE

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USANDO A INFORMTICA PARA AGILIZAR, OTIMIZAR E AMPLIAR RESULTADOS

9 - Usando a informtica para agilizar, otimizar e ampliar resultados

ADMINISTRANDO COM UMA INFORMTICA EFICAZ

USANDO A INFORMTICA PARA AGILIZAR, OTIMIZAR E AMPLIAR RESULTADOS

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A EVOLUO CONTNUA DA TECNOLOGIA MUDANAS NECESSRIAS E DESNECESSRIAS

10 - A evoluo contnua da tecnologia mudanas necessrias e desnecessrias

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A EVOLUO CONTNUA DA TECNOLOGIA MUDANAS NECESSRIAS E DESNECESSRIAS

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