BUKU LAPORAN LATIHAN INDUSTRI

OLEH

RAHIMAH BINTI ABDUL RAZAK

DI

PERBADANAN KEMAJUAN EKONOMI NEGERI PERLIS NO. 173-191, TAMAN KEMAJUAN 01000 KANGAR PERLIS

Buku laporan ini dikemukakan kepada Jabatan Perdagangan sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat penganugerahan Kursus Diploma Akauntansi

POLITEKNIK TUANKU SYED SIRAJUDDIN DISEMBER 2010

DEDIKASI

Khas buat yang teristimewa ayahanda, bonda, ahli keluarga tercinta, Pensyarah, rakan-rakan seperjuangan serta tidak lupa warga Syarikat Perbadanan Kemajuan Negeri Perlis ribuan Terima kasih atas segala sumbangan yang telah kalian berikan.. Tidak dapat dibalas oleh diri ini Hanya doa yang dapat ku pohonkan Semoga ukhwah ini akan terjalin selamanya... Dan diberkati Allah selalu.....

PENGHARGAAN

Setinggi-tinggi penghargaan diberikan kepada kakitangan Perbadanan Kemajuan Ekonomi Negeri Perlis, terutamanya kepada Penyelia Audit Dalam iaitu Pn. Che Shahriyani Bt.Sharuddin yang juga merupakan penyelia saya kerana telah memberikan peluang kepada saya untuk menjalani Latihan Industri di Bahagian Audit Dalam yang bermula pada 29 November 2010 hingga 29 April 2011. Juga tidak lupa kepada Puan Mazlinda Bt Mazlan, Pembantu Tadbir kepada Pengurus Audit Dalam dan Puan Sofieyatul Bt Hassan yang merupakan Pelatih Pengurusan kerana telah banyak memberikan tunjuk ajar dan penerangan dalam melaksanakan tugas-tugas untuk menjadi seorang juruaudit yang berkualiti. Ribuan sepenuh penghargaan juga kepada staf-staf di setiap jabatan di organisasi ini yang banyak membantu serta memberi bimbingan sepanjang tempoh Latihan Industri ini. Segala kenangan manis bersama-sama kalian sukar untuk dilupakan. Semoga ikatan silaturrahim ini sentiasa terpelihara dan terjalin selamanya. Semua bimbingan dan tunjuk ajar kalian akan dijadikan sebagai panduan dan teladan. Bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan izin dan limpah kurniaNya saya telah berjaya menyiapkan Laporan Latihan Industri ini dengan sepenuh komitmen yang diberikan. Saya berharap agar tiada sebarang kelemahan dan kecacatan pada laporan yang telah saya hasilkan ini. Seterusnya, saya juga ingin merakamkan terima kasih kepada pensyarah-pensyarah Jabatan Perdagangan, Politeknik Syed Sirajuddin yang memberi banyak tunjuk ajar dan semangat kepada saya.

Kepada rakan-rakan seperjuangan yang banyak membantu, hanya Allah yang dapat membalas budi kalian semua. Juga tidak lupa kepada keluarga yang telah banyak memberi sokongan moral kepada saya. Dan juga kepada seorang kakak senior yang telah memberikan tunjuk ajar dalam menyiapkan laporan ini. Seandainya terdapat kekurangan dalam menghasilkan laporan ini, jutaan maaf dipohonkan kerana hakikatnya bahawa tidak ada seorang insan pun yang dilahirkan begitu sempurna dalam melakukan sesuatu pekerjaan. Tetapi, saya telah pun mencuba dengan sebaik mungkin dalam menghasilkan Laporan Latihan Industri ini.

Sekian, terima kasih.

SENARAI RAJAH

BIL. 1.2.6 1.2.7.1 1.3.1 1.7 2.2 3.2.1 3.4.3.1 3.4.3.2 3.6.1.1 4.4.4.1 5.2.4.1 5.2.8.1 6.2.1.1 6.2.2.1 6.2.2.2 6.4.1.1 6.5.1.1 6.6.1.1 6.7.1.1 6.8.1.1

TAJUK Logo Perbadanan Kemajuan Ekonomi Negeri Perlis ( PKENPs) Senarai Ahli Lembaga Pengarah Senarai anak-anak syarikat Carta organisasi PKENPs Carta organisasi Audit Dalam Contoh Memo Pemberitahuan Pengauditan Contoh format sijil pelupusan aset alih kerajaan Contoh format sijil pelupusan penyaksian pemusnahan aset alih syarikat Contoh Memo mengenai Penyerahan Laporan Pengauditan Contoh Perancangan Audit bagi Tahun 2010 Contoh Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Audit & Pemeriksaan PKENPs Senarai nama Ahli Jawatankuasa Audit & Elaun yang diterima Contoh sistem fail tegak Contoh sistem fail mengikut nama Tempat penyimpanan fail mengikut nama Mesin faksmili Mesin photostat Mesin Penghancur kertas Mesin Binding Telefon

MUKA SURAT 11 12 20 26 28 46 58 59 66 75 88 91 99 100 101 104 106 108 110 112

ISI KANDUNGAN

Kandungan 6

Muka Surat

JUDUL DEDIKASI. PENGHARGAAN. SENARAI RAJAH SENARAI ISI KANDUNGAN vii

i ii iii v

BAB 1 1.1

PENGENALAN DAN LATAR BELAKANG PKENPs Pendahuluan 1.1.1 Objektif Latihan Industri 1.1.2 Objektif Laporan Latihan Industri 1.1.3 Kepentingan Latihan Industri 1 3 4 5

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.3 1.3.1 1.4 1.5

Latar Belakang PKENPs Pengenalan Organisasi Sejarah penubuhan PKENPs Visi dan Misi PKENPs Budaya Korporat PKENPs Objektif penubuhan PKENPs Logo dan Slogan PKENPs Ahli Lembaga Pengarah Aktiviti utama PKENPs Fungsi utama setiap bahagian di PKENPs Senarai Anak Syarikat PKENPs Prosedur keselamatan semasa bertugas di PKENPs Kebakaran, pencegahan, dan keselamatan di PKENPs 7 20 21 6 7 9 10 10 11 12 13 15

1.5.1 1.6

Prosedur semasa kebakaran Panduan mengenai Tatatertib di PKENPs 1.6.1 Sebab pemecatan 1.6.2 Sebab dikenakan tindakan displin 1.7 Carta Organisasi PKENPs

22 24 25 26

BAB 2 2.1 2.2 2.3 2.4 BAB 3 3.1 3.2 3.3

RINGKASAN AKTIVITI SEPANJANG LATIHAN INDUSTRI Pendahuluan Carta Orgaisasi Bahagian Audit Dalam Fungsi Audit Dalam Jadual tugasan mengikut mingguan PROSEDUR PENGAUDITAN Pendahuluan Prosedur sebelum pengauditan Prosedur semasa pengauditan (Bahagian Kewangan) 3.3.1 Prosedur pemeriksaan keatas penerimaan tunai 3.3.2 Prosedur pemeriksaan keatas pembayaran 3.3.3 Tujuan pemeriksaan keatas tunai ditangan 3.3.4 Tujuan pemeriksaan keatas tunai dibank 3.3.5 Prosedur dan tujuan pemeriksaan keatas penghutang 47 48 49 49 44 45 27 28 29 29

3.4

Prosedur semasa pengauditan (Bahagian Pentadbiran) 3.4.1 Prosedur pemeriksaan keatas aset tetap 3.4.2 Prosedur pemeriksaan keatas belian aset tetap 3.4.3 Prosedur pemeriksaan keatas belian aset tetap 52 54 56 60 62

3.4.4 3.5

Prosedur pemeriksaan keatas penyediaan jadual aset tetap Prosedur selepas pengauditan 8

3.6 3.7 BAB 4

Penyediaan Laporan Audit 3.6.1 Kandungan Laporan Audit Kesimpulan TERMA DAN RUJUKAN YANG DIGUNAKAN DALAM JAWATANKUASA AUDIT DAN PEMERIKSAAN PKENPs 63 67

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Pendahuluan Objektif terma dan rujukan Keahlian dalam Jawatankuasa Audit Bidang kuasa Jawatankuasan Audit 4.5.1 Perlantikan 4.5.2 Penilaian dan semakan Laporan Audit 4.5.3 Bajet dan perancangan aktiviti tahunan 4.5.4 Pelan audit 4.5.5 Memelihara kebebasan aktiviti pengauditan 4.5.6 Melaksanakan keputusan Lembaga Pengarah

68 69 70 71 71 72 73 74 76 76 77 77 78 79 79 8

Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan PKENPs

4.6

Piagam Audit Dalam 4.6.1 Objektif penubuhan Audit Dalam 4.6.2 Tanggungjawab dan kuasa 4.6.3 Ketulusan perseorangan

4.7 4.8 4.9 BAB 5

Teguran/perakuan Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan Terma dan Rujukan Kesimpulan

MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT DAN PEMERIKSAAN PKENPs

5.1

Pengenalan 9

81

5.2

Tatacara sebelum mesyuarat 5.2.1 Merancang mesyuarat 5.2.2 Menempah bilik mesyuarat 5.2.3 Menyediakan notis mesyuarat 5.2.4 Menyediakan agenda 5.2.5 Menyediakan pekeliling 5.2.6 Persediaan khas mesyuarat 5.2.7 Penyediaan kenderaan 5.2.8 Penyediaan elaun mesyuarat 82 83 84 86 89 89 90 90 92 92 95 95 96

5.3

Tatacara semasa mesyuarat 5.3.1 Mengambil kehadiran 5.3.2 Membincangkan agenda

5.4 5.5. 5.6 BAB 6 6.1 6.2

Tatatcara selepas mesyuarat Laporan mesyuarat Kesimpulan TEKNIKAL DI PEJABAT Pendahuluan Sistem penyimpanan fail di Bahagian Audit Dalam 6.2.1 Sistem fail tegak 6.2.2 Sistem fail mengikut nama

97 98 100 102 102 103 104 105 106 107 108

6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

Surat-surat rasmi Pengendalian mesin faksmili 6.4.1 Cara pengendalian mesin faksmili Pengendalian mesin Photostat 6.5.1 Cara pengendalian mesin Photostat Pengendalian mesin penghancur kertas 6.6.1 Cara pengendalian mesin penghancur kertas Pengendalian mesin binding 10

6.7.1 Cara pengendalian mesin binding 6.8 6.9 BAB 7 7.1 7.2 Pengendalian telefon 6.8.1 Cara pengendalian telefon Kesimpulan AKTIVITI/PROGRAM LUAR Pendahuluan Antara majlis dan program yang dihadiri: 7.2.1 Larian 1 Malaysia 7.2.2 Jemputan ke Majlis Perasmian Pesta Usahawan 7.2.3 Gotong-royong Pencegahan wabak denggi di Taman Kim 7.2.4 Bertugas sebagai urusetia bagi Pertandinagan Catur Bistari Kampung 117 7.2.6 Bertugas sebagai urusetia bagi perlawanan futsal antara Anak syarikat 7.2.7 Menghadiri majlis pelancaran produk SDSI 7.2.8 Menyertai gotong-royong di Taman Ular Penyediaan 120 7.3 Kesimpulan laporan sekolah-sekolah Negeri

109 110 111 112

113 114 114 116 117 Aman

7.2.5 Gotong-royong pencegahan wabak denggi di RPA Batu 16 dan

118 119 119 Perlis 121

7.2.9 Bertugas sebagai urusetia bagi Program pembubaran syarikat dan

BAB 8

KESIMPULAN

122

11

BAB 9

KOMEN DAN CADANGAN 9.1 9.2 Cadangan kepada pihak Perbadanan Cadangan kepada pihak UPLI

125 127 129 131

BAB 10

LAMPIRAN

12