Você está na página 1de 18

Kapitola 8: Data

101

8. Data
Seznam Zvltnm ppadem uspodn dat v tabulce je seznam. Seznam je skupina dk s daty stejnho typu. Seznam je tedy jednoduch databzov tabulka. V kadm dku je uvedena jedna vta (zznam), ve sloupcch jsou jednotliv pole (poloky). V prvnm dku jsou uvedena zhlav sloupc, tj. struktura vty. dek se zhlavm sloupc je vhodn odliit jinm formtovnm, nap. kurzvou. dek se zhlavm od dat v seznamu neoddlujeme volnm dkem. Pipravme nov seit s listem Denk. Do denku zapeme prodeje program v 1. pololet 2000 v chronologickm poad prodej, nap. dle faktur (viz obr. 8-1).
OBR.
A 1 Datum 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 B C D Typ Datum 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 Program Poet

ENC-8-01 Denk

8-1: DENK PRODEJ


A B C D Typ Datum 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 A B C D Typ Program Poet Program Poet

2.1.2001 2.1.2001 2.1.2001 3.1.2001 4.1.2001 4.1.2001 4.1.2001 5.1.2001 5.1.2001 5.1.2001 8.1.2001 8.1.2001 10.1.2001 12.1.2001 12.1.2001 12.1.2001 15.1.2001 15.1.2001 15.1.2001 22.1.2001 22.1.2001 22.1.2001 25.1.2001 2.2.2001 2.2.2001 2.2.2001 5.2.2001 6.2.2001 6.2.2001 7.2.2001 8.2.2001 9.2.2001 9.2.2001 12.2.2001 12.2.2001 12.2.2001 14.2.2001 14.2.2001 16.2.2001 16.2.2001 16.2.2001 19.2.2001 20.2.2001 20.2.2001 22.2.2001 23.2.2001 23.2.2001 23.2.2001 26.2.2001 26.2.2001 2.3.2001 2.3.2001 2.3.2001 2.3.2001 2.3.2001

BON FIN SAF INV FIN FIN INV BON BON SAF BON KAU BON BON FIN INV BON BON FIN INV KAU SAF INV INV KAU SAF FIN FIN INV POD BON BON SAF BON INV KAU FIN INV INV SAF SAF FIN BON BON BON BON BON INV FIN KAU BON FIN FIN KAU SAF

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

B B B P P P P P P P P P P P P P P F P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P J P P P P F P P P P J P P P P P P

5.3.2001 5.3.2001 12.3.2001 13.3.2001 16.3.2001 19.3.2001 19.3.2001 21.3.2001 26.3.2001 2.4.2001 2.4.2001 3.4.2001 3.4.2001 4.4.2001 4.4.2001 4.4.2001 4.4.2001 5.4.2001 6.4.2001 6.4.2001 6.4.2001 10.4.2001 11.4.2001 12.4.2001 13.4.2001 13.4.2001 16.4.2001 16.4.2001 16.4.2001 17.4.2001 17.4.2001 19.4.2001 19.4.2001 20.4.2001 23.4.2001 23.4.2001 23.4.2001 24.4.2001 24.4.2001 25.4.2001 1.5.2001 2.5.2001 4.5.2001 4.5.2001 4.5.2001 4.5.2001 4.5.2001 7.5.2001 8.5.2001 8.5.2001 10.5.2001 10.5.2001 10.5.2001 11.5.2001 11.5.2001

POD SAF BON FIN POD BON BON POD INV POD POD BON POD FIN INV KAU POD BON FIN INV INV POD POD BON FIN INV BON FIN POD BON FIN BON FIN FIN INV POD SAF FIN INV KAU KAU BON BON BON FIN FIN POD BON FIN INV KAU SAF SAF BON POD

1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2

P P P P J B P P P P P P P P P P P P P P J P P F P P P P P P P P P P P J P P P P P P B P B P P P P P P P P P P

14.5.2001 14.5.2001 14.5.2001 14.5.2001 14.5.2001 15.5.2001 16.5.2001 16.5.2001 17.5.2001 17.5.2001 17.5.2001 18.5.2001 18.5.2001 18.5.2001 21.5.2001 21.5.2001 21.5.2001 21.5.2001 21.5.2001 24.5.2001 25.5.2001 25.5.2001 25.5.2001 28.5.2001 1.6.2001 1.6.2001 4.6.2001 4.6.2001 4.6.2001 4.6.2001 6.6.2001 6.6.2001 6.6.2001 11.6.2001 12.6.2001 13.6.2001 14.6.2001 15.6.2001 18.6.2001 18.6.2001 18.6.2001 19.6.2001 20.6.2001 20.6.2001 20.6.2001 21.6.2001 22.6.2001 22.6.2001 25.6.2001 25.6.2001 25.6.2001 26.6.2001 26.6.2001 26.6.2001 27.6.2001

BON BON INV SAF SAF POD INV POD BON INV KAU FIN FIN SAF BON BON FIN INV INV BON BON FIN POD FIN POD POD BON FIN POD SAF BON FIN SAF POD FIN BON POD POD BON POD SAF BON BON FIN POD BON KAU SAF BON FIN POD BON FIN POD FIN

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 3 2 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2

P F F P F P P P P P P P P P B P B P P P P P P P P P P P P P F F F P P P P P P P P F P P P F P P P P P P P P P

Kapitola 8: Data

102

MSC ENC-8-02 Denk

SVYHLEDAT

Jednu vtu (dek) bude tvoit faktura. Z kad faktury vypeme nsledujc poloky (sloupce): Datum, Program, Poet licenc prodanch v rmci prodeje, Typ zkaznka, ktermu jsme program prodali. Zkaznci jsou rozdleni do kategori: B: banky, F: dal finann firmy (investin fondy, leasingov spolenosti apod.), J: jednotlivci (poradci, odhadci apod.), P: vrobn podniky. st tabulky se stejnou strukturou Excel sm povauje za seznam. Seznam nemus vdy zanat v buce A1. Je vak nutn, aby buky obsahujc daje, kter nepat do seznamu, byly od seznamu oddleny alespo jednm volnm dkem a sloupcem. Nejlpe je nevyplovat buky vedle seznamu vbec. Maximln velikost seznamu je shodn s velikost listu. Pro sprvu rozshlejch seznam je vhodn pout nkter z databzovch systm. Jet ne zaneme zpracovvat OBR. 8-2: KDOVAC TABULKY seznam, doplnme do seznamu dal informace. Do sloupce E doplnme pro A B C D E ely dal analzy pole Msc. K jeho Den Nzev 1 Program Cena vyplnn vyuijeme funkci MSC ze 2 BON 3800 1 po skupiny Datum a as. M jedin argument, 3 FIN 4000 2 t kterm je poadov slo data, z nho 4 INV 2400 3 st chceme msc urit. V buce E2 tedy bude 5 KAU 10000 4 t vzorec =MSC(A2). 6 POD 1900 5 p Dle budeme chtt doplnit sloupec 7 SAF 19000 6 so s cenou programu. Do buky F1 zapeme 8 7 ne text Cena. Cenu programu chceme erpat automaticky. K tomu elu si pipravme na novm listu Tabulky od pozice A1 dv tabulky dle obr. 8-2. Tabulku s nzvy dn vyuijeme pozdji. Ob tabulky nazveme, a to Ceny (rozsah A2:B7) a Dny (rozsah D2:D8). Jakmile budeme mt tyto tzv. kdovac tabulky pipraveny, pemstme se do listu Denk do buky F2, kam budeme vkldat cenu programu prvnho obchodnho ppadu. Jet ped vloenm funkce si zobrazme oba listy najednou, abychom se na kdovac tabulku nemuseli sloit pemisovat. Z menu zadme OKNO, NOV OKNO a pot OKNO, USPODAT. V dialogovm okn Uspodat okna vybereme monost svisle. V levm okn se budeme dvat na list Denk, v pravm na list Tabulky. Cenu budeme vkldat do buky F2 pomoc vyhledvac funkce SVYHLEDAT. Tato funkce m tyi parametry, z toho ti povinn: Hledat: hodnota vyskytujc se jak v seznamu, tak v kdovac tabulce. V kdovac tabulce se tato hodnota mus vyskytovat v prvnm sloupci. V naem ppad hledme zkratku nzvu programu (je ve sloupci B seznamu) v prvnm sloupci tabulky na pozici A2. Argument nabude v naem ppad hodnoty B2. Tabulka: prohledvan (kdovac) tabulka. Obsahuje text, sla nebo logick hodnoty. Mus bt seazena podle prvnho sloupce vzestupn. Argument me obsahovat odkaz na oblast bunk nebo na nzev rozsahu, pokud byl pojmenovn. V naem ppad to bude tabulka Ceny. Kdybychom nemli tabulku pojmenovnu, tak by zde byl odkaz $A$2:$B$7. Muselo by se jednat o absolutnho adresovn, protoe bychom chtli koprovat buku se vzorcem do vech vt seznamu. Sloupec: poadov slo sloupce v kdovac tabulce, z nho chceme erpat hodnotu. Prvn sloupec m slo 1. V naem ppad vlome hodnotu 2, protoe vracme cenu. Typ (nepovinn): uruje, zda prohledvat na piblinou shodu - nevyplnn nebo na shodu pesnou - hodnota NEPRAVDA nebo 0. Poadujeme pesnou shodu, uvedeme 0. V naem ppad doplnme do buky F2 vzorec: =SVYHLEDAT(B2;Ceny;2;0) Funkce SVYHLEDAT potom pracuje nsledovn (na pkladu vty z dku 2): 1. Argument Hledat nabude hodnoty BON. 2. Funkce pejde na 1. dek a 1. sloupec kdovac tabulky - buku A2 a prochz buky 1. sloupce tto tabulky. 3. Jakmile naraz na hodnotu BON, pejde na sloupec, kter uvedeme v argumentu Sloupec. My jsme vyplnili 2, pejde tedy do druhho sloupce tabulky. 4. Hodnotu 3800, kter se tam nachz, vrt jako vsledek funkce do buky F2.

Kapitola 8: Data

103

DENTDNE

Dalm sloupcem seznamu bude Trba, souin ceny a potu prodanch licenc. Do buky G1 zapeme text Trba. Pro prvn vtu seznamu doplnme do G2 vzorec =C2*F2. Doplnme jet sloupec s slem dne, kdy se obchod uskutenil. Do buky H1 zapeme text Den. Funkce DENTDNE ze skupiny Datum a as vrt poad dne v tdnu. M dva argumenty: Poadov: slo, kter pedstavuje datum. Typ: hodnota 1 sluje ne 1, po 2, t 3,... hodnota 2 sluje po 1, t 2, st 3,... hodnota 3 sluje po 0, t 1, st 2,... V naem ppad bude v buce H2 vzorec =DENTDNE(A2;2). Do sloupce I, kter nazveme Nzev dne, doplnme pomoc funkce SVYHLEDAT zkratku nzvu pslunho dne. Vyuijeme tabulku na listu Tabulky pozici D2:E8. V buce I2 bude tedy vzorec: =SVYHLEDAT(H2;Dny;2). Zkoprujme jet na nov zhlav sloupc formt ze zhlav sloupc A a D, pokud je Excel u sm nenaformtoval. Jet zaveme druh okno pes zavrac tlatko. Pot zkoprujeme rozsah E2:I2 do dk celho seznamu. Ukame si, jak je mon toto koprovn provst velmi rychle bez pomoci myi: Ozname rozsah E2:I2 jako zdroj koprovn pomoc klves Ctrl C. Stiskneme levou klvesovou ipku. Jsme v buce D2. Stiskneme klvesu End a klvesovou ipku dol. Tm se dostaneme na pozici D166. Stiskneme klvesovou ipku doprava. Jsme na pozici E166. Stiskneme klvesu End. Stiskneme a drme klvesu Shift a stiskneme kurzorovou ipku nahoru a potom ipku dol. Je oznaen rozsah E2:E166. Odeslnm klvesou Enter dokonme proces koprovn.

8.1 Seadit
Operaci, kter zmn poad vt seznamu podle zadanho kle, kme azen. Pokud nm bude stait azen dat podle hodnot v jednom sloupci, pouijeme rychl azen. Budeme chtt seadit n seznam podle zkratek program. Klepneme na libovolnou buku sloupce B v rmci vyplnnho seznamu. Pot klepneme na tlatko Seadit vzestupn. Programy se sead podle abecednho poad sv zkratky. Do azen se nezahrne zhlav sloupc a dk. Pokud jsou dv nebo vce hodnot stejnch, zachov se jejich poad ped azenm. azen rznch Pokud jsou v jednom sloupci rzn typy dat, typ dat OBR. 8-3: DIALOGOV OKNO co nen typick ppad pro seznam, budou se adit SEADIT takto: sla se ad od nejmench zpornch a po nejvt kladn, asov daje se ad od nejstarch k nejmladm, text: nejdve sla v textovm formtu, pak ostatn texty, logick hodnoty: NEPRAVDA je ped PRAVDA, chybov hlen podle poad vzniku, przdn buky. Pi sloitjm azen se pouv pkaz DATA, SEADIT. Objev se dialogov okno Seadit (obr. 8-3). V nm meme zadat a ti kritria azen. Klepneme-li do ipky vedle pole kritria, vyklop se seznam pol, podle nich je mon seznam adit. U kadho kritria je pepna, kter uruje, zda se m adit vzestupn nebo sestupn. V sekci Seznam tak urme, zda seznam obsahuje zhlav. Tuto skutenost Excel odhaduje na zklad formtovn. (Proto jsme jinak formtovali dek s nadpisy pol.) Pokud by odhad Excelu nebyl sprvn, je teba jej opravit. Monosti azen azen

Kapitola 8: Data

104

Tlatkem Monosti meme vyvolat dialogov okno Monosti azen (viz obr. 8-4). OBR. 8-4: DIALOGOV OKNO V poli Hlavn kl azen bychom mohli zadat, e MONOSTI AZEN si pejeme adit seznam podle poad uivatelskho seznamu, tedy nap. v poad po, t, st, t p, so, ne.28 Hlavn kl azen je vak spolen pro vechna kritria azen. Meme t zapnout rozliovn malch a velkch psmen pi azen. Pak se mal psmena ve vzestupnm azen ad ped velk. Nkdy je teba zmnit nikoliv poad dk, ale sloupc v seznamu. Potom vybrme vtu ze seznamu, podle n azen probhne. Pozor, nastaven voleb azen se na listu zachovv. Je teba se ped zahjenm azen pesvdit, zda nen zapnuta nkter z tchto voleb.29 azen rozsahu Volbou DATA, SEADIT meme adit jakkoli rozsah bunk. Takov rozsah nemus mt nutn dek se zhlavmi, sloupce se pak oznauj psmeny. Pi azen vybranho rozsahu se pesouvaj jen buky v nm, nikoliv sousedn. Proto kdybychom nap. oznaili rozsah B1:I166 a seadili jej, byly by v dcch tohoto rozsahu daje nekorespondujc se sloupcem A. daje by potom byly nepouiteln.

8.2 Filtr
Filtr Dat me bt v seznamu takov mnostv, e bude obtn se v nich orientovat. Proto Excel nabz nstroje, kter prci s daty usnadn. Jednm z nich je i monost data filtrovat, tj. zobrazovat pouze data vyhovujc uritm kritrim, nap. pouze programy se zkratkou BON. Ukame si nejprve innost automatickho filtru. Z menu zvolme DATA, FILTR, AUTOMATICK FILTR. Do bunk s nzvy sloupc se umst ipky. Klepneme-li do tto ipky, objev se tzv. seznam td danho sloupce. Tda je varianta hodnoty ve sloupci. V seznamu jsou tedy zastoupeny vechny hodnoty, kterch poloky seznamu v danm sloupci nabvaj. Krom toho jsou v seznamu jet volby: ve: Zru filtrovn danho sloupce. vlastn: Umon definovat sloitj OBR. 8-5: AUTOMATICK FILTR - PRVNCH 10 kombinace dvou kritri. prvnch 10...: Zobraz dialogov okno (viz obr. 8-5), v nm meme zadat filtr pro zobrazen prvnch (maximlnch) nebo poslednch (minimlnch) n hodnot nebo n procent extrmnch hodnot ze seznamu. (Je funkn pouze pro seln poloky.) Pedpokldejme pro dal vklad, e seznam prodej je v pvodnm neseazenm poad. Po pkazu DATA, FILTR, AUTOMATICK FILTR klepneme do ipky v buce B1 a vybereme program BON. ipka u sloupce, podle kterho se seznam filtruje, je modr. Stejn tak jsou modr sla dk, kter vyhovuj podmnkm filtru, tj. maj ve sloupci Program uvedeno BON. Ostatn dky nejsou zobrazeny. Zvolen tda se nazv kritrium filtrace. Kritrium lze uplatnit ve vce sloupcch. Zobrazme pouze obchodn ppady, kdy nakupujcm Bonity byla banka. Kritrium BON jsme ji zadali. Nyn klepneme do ipky vedle slova typ v buce D2 a vybereme tdu B (viz obr. 8-6). Vsledkem filtrace jsou 4 zznamy. Volbami ve ve sloupcch Program a Typ odstranme filtry. Zobrazme nyn 25 % nejlepch obchod, tj. tch, kter pinesly nejvy trbu. Klepneme do ipky ve sloupci Trba, vybereme volbou prvnch 10 a zadme, e chceme prvnch 25 procent msto zadanch prvnch 10 poloek. Zobraz se 25 % dk seznamu s nejvy hodnotou v poli Trba.

Automatick filtr

Kritrium filtrace

Odstrann filtru

28 29

Uivatelsk seznamy se definuj pkazem NSTROJE, MONOSTI v kart Seznamy (viz kap. 3.5). Ped jakmkoliv azenm dk je vhodn pichystat sloupec, podle nho byly dky pvodn azeny, nap. dky oslovat, abychom se pozdji mohli vrtit k vchozmu poad dk. V ppad azen sloupc je vhodn obdobn ve vloenm dku oslovat sloupce.

Kapitola 8: Data
OBR.

105 8-6: AUTOMATICK FILTR V LISTU

Vlastn automatick filtr

Sloitj filtry meme pipravit pomoc volby vlastn v automatickm filtru sloupce, podle nho chceme filtrovat. Budeme chtt zobrazit pouze obchodn ppady, k nim dolo bu v beznu, nebo kvtnu a v ervnu. Nejdve odstranme pedchoz filtr. Pot klepneme do ipky filtru v poli Msc a vyuijeme monosti vlastn. Objev se dialogov okno Vlastn automatick filtr, kter vyplnme ve shod s obr. 8-7. Nezapomeneme pepnout opertor na hodnotu nebo. Takt by bylo mon ut zstupnch znak * a ?. Vlastn automatick filtr v jednom sloupci meme kombinovat s jinmi filtry v ostatnch sloupcch. Vybrnm volby DATA, FILTR, AUTOMATICK FILTR zrume zobrazen ipek u nzv pol a zobrazme vechny zznamy.
OBR.

8-7: VLASTN AUTOMATICK FILTR

Rozen filtr

Oblast kritri

Volbu z menu DATA, FILTR, ROZEN FILTR pouijeme tehdy, pokud podmnky filtrovn budou natolik sloit, e nebude mon filtrovn provst automatickm filtrem. Pro rozen filtr bude nutno pipravit tzv. oblast kritri filtrace - oblast bunk, kter budou omezovat vty OBR. 8-8: DIALOGOV OKNO zahrnut do vsledku filtrace. ROZEN FILTR Budeme chtt zobrazit pouze prodeje program BON, FIN a KAU. Oblast kritri pipravme na listu Tabulky od pozice A10. Do buky A10 zkoprujeme nzev sloupce Program. Oblast kritri mus vdy v prvnm dku obsahovat nzev pslunho sloupce, podle nho se m filtrovat. Bylo by mon tento nzev do buky zapsat pmo, avak i sebemen rozdlnost, (nap. mezera navc) zpsob nefunknost filtru, proto je vdy lep nzvy sloupc do oblasti kritri zkoprovat. Do bunk A11:A13 vyplnme zkratky program, kter chceme zobrazit, tedy BON, FIN a KAU. Chceme, aby hodnota byla bu BON nebo FIN nebo KAU, vyplnme proto hodnoty do bunk pod sebe. Klepneme nyn do oblasti seznamu. Volbou DATA, FILTR, ROZEN FILTR vyvolme dialogov okno Rozen filtr, v nm vyplnme parametry dle obr. 8-8. Oblast

Kapitola 8: Data

106

seznamu se vypln automaticky, oblast kritri vytyme. Tlatkem OK provedeme filtraci seznamu. Pokusme se nyn zmnit kritrium filtrace. Budeme chtt, aby byly zobrazeny pouze programy BON prodan podnikm. Tabulka kritri na listu Tabulky na pozici A10 bude mt nyn podobu: Program Typ BON P Pokud jsou kritria uvedena vedle sebe, mus bt splnna souasn. Nesmme zapomenout zmnit oblast podmnky pi optovn aplikaci rozenho filtru na rozsah Tabulky!$A$10:$B$11. Zkombinujeme nyn oba ppady podmnek. Zobrazme programy BON prodan podnikm a programy FIN prodan finannm institucm. Oblast podmnky od pozice A10 bude pak mt tvar: Program Typ BON P FIN F Opt nezapomeneme zmnit oblast podmnky na rozsah Tabulky!$A$10:$B$12. Excel vyhodnot vbr ve smyslu: Zobrazme pouze zznamy o prodejch programu BON podnikm a programu FIN finannm institucm. Dalm zpsobem, jak definovat kritria rozenho filtru, me bt nerovnost. Pokusme se zobrazit pouze prodeje podnikm, kde trba nebyla ni ne 2000 a zrove nebyla vy ne 9000. Pro zapsn nerovnostnch znamnek je nutno zapnout anglickou klvesnici,30 pop. lze pout prav Alt a pslunou klvesu. Kritrium od pozice A10 bude vypadat nsledovn: Trba Trba Typ >2000 <9000 P Vidme, e je mon stejn nzev sloupce pout i vcekrt. Opt nezapomeneme zmnit oblast podmnky na rozsah Tabulky!$A$10:$C$11. Zvltnm ppadem kritria je tzv. odkazovac kritrium. Pokusme se zobrazit vechny obchodn ppady, kdy byla trba vt ne prmrn. Ponechme nyn buku A10 przdnou (jako nadpis sloupce, kter je vyadovn) a do buky A11 zapime vzorec =Denk!G2>PRMR(Denk!$G$2:$G$166). Umstn dolarovch znaek ve funkci PRMR je nutn, protoe Excel prochz cel seznam. U buky G2, kter reprezentuje prvn dek seznamu, dolarov znaka bt nesm. Vraz se vyhodnot jako NEPRAVDA, protoe shodou okolnost v buce G2 je podprmrn hodnota. To vak nen dleit. Ped zadnm filtrace nezapomeneme zmnit oblast kritri rozenho filtru na Tabulky!$A$10:$A$11. Zstanou zobrazeny pouze zznamy o prodejch, kdy bylo dosaeno nadprmrn trby. Vsledek filtrace rozenm filtrem meme zobrazit bu pmo v seznamu, jak jsme inili dosud, nebo zkoprovat jinam, pokud zmnme pslun pepna v sekci Akce v dialogovm okn Rozen filtr (viz obr. 8-8). Zapnutm volby Koprovat jinam se stane aktivnm pole Koprovat do, kam zadvme cl koprovn. Zadme-li jako cl koprovn pouze jedinou buku, bude povaovna za lev horn roh oblasti koprovanch dat. Budou zkoprovny daje ze vech sloupc seznamu. Dal monost ukeme na pklad. Budeme chtt zkoprovat na pozici A170 datum, jmno programu a trbu za programy BON. Tabulku kritri opt pipravme listu Tabulky na A10. Do buky A170 vlome slovo Datum, na B170 Program a na C170 Trba nap. zkoprovnm pslunch nzv sloupc. Zatrhneme volbu Koprovat jinam pi pouit rozenho filtru a do pole Koprovat do vytyme oblast $A$170:$C$170. Zkopruj se pouze zznamy vyhovujc kritrim a pouze pole, jejich nzvy jsme pipravili ve vstupn oblasti.

Nerovnost v kritriu

Odkazovac kritria

Koprovn jinam

Vbr sloupc ve vsledku

30

Klvesnici pepnme bu klepnutm do ikony esky v dku Windows nebo pouitm kombinace klves Alt Shift . Nastaven klves lze upravit volbou START, NASTAVEN, OVLDAC PANELY, KLVESNICE na kart Jazyk.

Kapitola 8: Data Koprovn do jinch list

107

Volbou Koprovat do nememe koprovat data na jin list. Toto omezen lze obejt: volbu DATA, FILTR, ROZEN FILTR vyvolme z clovho listu koprovn. Odkazy na oblast seznamu i oblast kritri mohou smovat i do jinch list. Na zvr vymaeme veker kritria filtrace a zznamy, kter byly zkoprovny od pozice A170.

8.3 Formul
Formule

OBR.

8-9: FORMUL

Prci se seznamem mohou zpjemnit formule. Pokud klepneme do oblasti seznamu my a vybereme volbu DATA, FORMUL, objev se okno Denk (viz obr. 8-9, nzev okna je pevzat z nzvu listu). Ve formuli se zobrazuj vechna pole Ovldac prvky seznamu, pole nedopoten meme pomoc formule formule editovat (bl pozad: Datum, Program, Poet, Typ), pole dopoten editovat nememe (ed pozad: Msc, Cena, Trba, Den, Nzev dne). Vpravo nahoe vidme poad aktivn vty a celkov poet vt seznamu. Na obr. 8-9 vidme prvn vtu ze 165 vt. Tlatkem Nov bychom na konec seznamu pidali novou vtu, tlatkem Odstranit bychom prv zobrazenou vtu odstranili. Tlatko Obnovit se stane aktivnm tehdy, pokud jsme editovali vtu. Pokud chceme vrtit vchoz stav, klepneme na nj. Nesmme ovem pejt na vtu jinou, pak u nebude mon vchoz stav obnovit. Tlatky Pedchoz, Dal nebo pomoc posuvnku se pohybujeme mezi vtami. Tlatkem Kritria pejdeme do zadn kritri, kter funguj obdobn, jako je tomu u filtr (viz kap. 8.2).

8.4 Souhrny
Shrnovn dat

OBR.

ENC-8-03 Denk

Souhrny za programy

Rychl vyhodnocen seznam umouj souhrny. Souhrny vytvej v seznamu skupiny, za n me Excel spotat bn vyhodnocen (nap. souet, prmr), ani bychom pipravovali vzorce. Automatick souhrny pipravme v seznamu prodej v listu Denk. Odstranme ppadn filtry volbou DATA, FILTR, ZOBRAZIT VE. Ped definovnm souhrn je nutn seznam vhodn seadit vzhledem k charakteru poadovanch souhrn. Seazen provedeme prvotn podle programu, druhotn dle msce, oboj vzestupn. Jet klepneme na buku A2 a pro snadnou orientaci vlome pky volbou OKNO, UKOTVIT PKY. Pot klepneme kamkoliv do seznamu a z menu zvolme DATA, SOUHRNY. Objev se dialogov okno Souhrny (viz obr. 8-10). V poli U kad zmny ve sloupci: zvolme sloupec Program. V poli Pout funkci: ponechme souet. V poli Pidat souhrn do sloupce: zrume zatren u pole Nzev dne a zatrhneme pole Trba. Nyn ji chpeme, pro jsme seznam museli seadit ped aplikac souhrnu. Pokud by k seazen nedolo, Excel by u kad zmny daje ve sloupci Program vkldal souhrn do sloupce Trba. Potom bychom obdreli mnoho soutovch dk, avak bez vypovdac schopnosti. Takto vak mme zajitno, e prvnmu vskytu vty s hodnotou FIN ve sloupci Program pedchzely vechny vty s hodnotou BON. Tlatkem OK vlome souhrny. st seznamu se souhrny vidme na obr. 8-11.

8-10: DIALOGOV OKNO SOUHRNY

Kapitola 8: Data
OBR.

108 8-11: SOUHRNY ZA JEDNOTLIV PROGRAMY

Struktura souhrn

Z obr. 8-11 vidme, e za dek 48, kde dolo ke zmn ve sloupci Program z BON na FIN, Excel vloil soutov dek a seetl daje ve sloupci Trba. Do sloupce Program doplnil daj Celkem z BON. Obdobn postupoval u dalch zmn ve sloupci Program. Za posledn soutov dek doplnil celkov souet za seznam. (Pokud by v dialogovm okn Souhrn bylo zrueno zatren pole Celkov souhrn pod daty, celkov souet by byl uveden na zatku seznamu.) Nalevo od oznaen dk jsou zobrazeny symboly znzorujc strukturu souhrn. Pomoc nich lze zobrazit, pop. skrt uritou rove souhrn. Klepneme do tlatka s slic 2. Zobraz se pouze souty za jednotliv programy a celkov souet (viz obr. 8-12). Klepnutm do tlatka se znamnkem + dku Celkem z BON zobrazme podrobnosti o soutovm dku, tj. z kterch dk dan souet vznikl. Pot klepneme do tlatka se znamnkem ve stejnm dku, vrtme tak zobrazen do pedchozho stavu dle obr. 8-12. Tlatkem s slic 1 zobrazme pouze celkov souet za vechny programy. Tlatkem s slic 3 zobrazme podrobn cel seznam.
OBR.

8-12: SOUTY ZA JEDNOTLIV PROGRAMY

Vcerovov souhrny

Funkce v souhrnu

Souhrny mohou obsahovat i vce rovn najednou. Na ukzku budeme analyzovat prodeje za programy a msce. Proto jsme jet ped tvorbou souhrn seadili seznam druhotn podle msc. Klepneme kamkoli do seznamu se souhrny a zadme z menu DATA, SOUHRNY. Parametry v dialogovm okn Souhrny nastavme nsledovn: U kad zmny ve sloupci: Msc, Pout funkci: Souet, Pidat souhrn do sloupce: Poet a Trba, Nahradit aktuln souhrny: zruit zatren. Krom souhrn, kter ji v seznamu byly, se vloily jet souhrny za msce v rmci souhrn za programy. Souasnou strukturu lpe uvidme, pokud klepneme do tlatka tet rovn souhrn (viz obr. 8-13). Do souhrn meme samozejm vloit i jin funkce nabzen v dku Pout funkci v okn Souhrny. Pokud chceme souhrny s dalmi funkcemi pidat ke stvajcm souhrnm, musme zruit zatren dku Nahradit souasn souhrny.

Kapitola 8: Data
OBR.

109 8-13: SOUTY ZA JEDNOTLIV MSCE V RMCI PROGRAMU

azen skupin souhrnu

Tisk a filtrovn souhrnu

Odstranme souhrny klepnutm do tlatka Odstranit ve v okn Souhrny. Pipravme nyn souhrny se souty treb za jednotliv programy. Zobrazme pouze druhou rove souhrn, jako je tomu na obr. 8-12. Klepneme do sloupce Trba a potom adme sestupn. Dolo k azen skupin souhrnu podle velikosti msnho soutu treb. K azen uvnit skupin nedolo. Pi tisku i tvorb graf se pracuje tak pouze se zobrazenou rovn souhrn. Ped tvorbou souhrn je mon uplatnit na seznam automatick filtr, souhrny se pak potaj jen za filtrovan dky. Nen vak potom mon zobrazit jen nkter rovn souhrnu. Filtrovat lze tak seznam s ji nastavenmi souhrny. Odstranme je ze seznamu klepnutm do tlatka Odstranit ve v okn Souhrny.

8.5 Oven dat


Oven dat V Excelu mme pi prci se seznamem na listu monost zajistit, aby se v uritch bukch ovovalo zadn daj do tchto bunk. Excel tak kontroluje nai prci a zabrn nm zadat neplatn nebo nesmysln data. Na listu Denk ozname sloupec B se zkratkami program. Volbou z menu DATA, OVEN zobrazme dialogov okno Oven dat. Prvn kartou, kterou vidme, je Nastaven. V poli Povolit mme monost zadat ze seznamu, jakou hodnotu vstupu do danho rozsahu umonme zadat. Nam clem bude zadat omezen, e lze zadat pouze urit poet znak. Zvolme poloku dlku textu. V dku Data specifikujeme kritria, kter mus vstup splovat. V naem ppad zadme je rovno. Do pole Dlka uvedeme slo 3. Zatren pole Peskoit przdn buky zpsob, e nevyplnn pole nebude povaovno za chybu. Na kart Zprva pi zadvn vyplnme do pole Nadpis text V tto buce jsou ovovna data. Do pole Zprva pi zadvn uvedeme text Do buky lze vloit pouze vstup o dlce 3 znaky. Zprvu pi zadn pouvme k tomu, abychom piblili, jak data je vhodn do buky zapsat. Zprva se zobraz pi klepnut na buku. Na kart Chybov hlen mme monost vybrat styl ikony chybovho hlen: stop, varovn nebo informace. Pokud vybereme monosti informace nebo varovn, lze klepnutm na tlatka Ano nebo OK povolit vstup dat, kter neodpovdaj omezen. Pokud vybereme stop, nebude mon neplatn data zadat. Vyuijeme monosti stop. Do pole Nadpis uvedeme Neplatn data a do Chybovho hlen napeme Do tto buky je mon vloit pouze vstup o dlce 3 znaky. Opakujte zadn!. Tlatkem OK potvrme zadan hodnoty. Klepneme nyn na buku B167. Zobraz se zprva. V ppad, e je v innosti pomocnk Office, zobraz se v jeho okn. Pokusme se nyn omylem zadat cel nzev programu SAFI. Excel toto zadn nepovol. Tlatkem Znovu zadn opakujeme, tlatkem Storno se zadvn vzdme. Usnadnme si zadvn nzvu programu jet vce. Ozname opt cel sloupec B a vybereme z menu DATA, OVEN a na kart Nastaven v poli Povolit vybereme ze seznamu poloku seznam. Jako zdroj uvedeme zkratky program oddlen stednky BON;FIN;INV;KAU;POD;SAF. Pipravme jet vhodnou Zprvu pi zadvn. Zmnme tak Styl na kart Chybov hlen. Vybereme informace a do dku Chybov hlen napeme text: Pokud uvedete hodnotu mimo seznam, dopoten pole vty nemus bt platn.

ENC-8-04 Denk Dlka textu

Zprva pi zadvn

Chybov hlen

Seznam

Kapitola 8: Data

110

Klepneme nyn na buku B2. Vedle n se objev ipka. Klepnutm na ipku se rozvine seznam se zkratkami program. Klepnutm my na zkratku programu se zkratka vlo do buky. Pokusme se jet vloit hodnotu, kter nen v seznamu. Poklepeme na buku B2, vlome text SAFI a stiskneme klvesu Enter. Objev se informace, kterou jsme zadali do pole Chybov hlen. Tlatkem OK pesto hodnotu pijmeme. Funkce SVYHLEDAT v buce F2 nyn vrac chybovou hodnotu #N/A - dn hodnota nen k dispozici31. Zvrem navrtme do buky B2 hodnotu BON.

8.6 Tabulka
Citlivostn analza Pkaz DATA, TABULKA umouje vytvoit z hodnot a vzorc v listu tabulku dat. Tm umouje tzv. citlivostn analzu dat v tabulce. Pouv se k vyhodnocen rznch vstupnch hodnot do tho vzorce nebo vzorc. U tabulky s jednm vstupem meme definovat tabulku orientovanou dkov, pak jsou konstanty v dku vedle sebe, nebo sloupcov, pak jsou pod sebou. Vstupn buku potom uvedeme analogicky jako vstupn buku dku nebo sloupce. U tabulky se dvma vstupy je teba zadat jak vstupn buku dku, tak i sloupce. Na pkladu citlivostn analzu nepedvedeme, protoe pomoc vhodnho relativnho a absolutnho adresovn doshneme stejnch vsledk.

8.7 Text do sloupc


Rozdlen textovho etzce do sloupc Pi pebrn dat z jinch program je nkdy nutn importovat do Excelu data ve form textu, nebo nkter jin programy nedovedou uloit data do dnho z formt dat podporovanch Excelem. (Podrobnji o podporovanch formtech v kap. 9.4.) Zpravidla se jedn o data typu seznam, kter obsahuj dky jako vty a sloupce jako pole. Je vhodn exportovat data z externho programu s co nejvy mrou zachovn struktury. Chceme zptn zjistit alespo zatky a konce pol. Mezi jednotliv pole vlome njak smluven znak, nap. stednk i rku. Mezera nebv vhodn, me se vyskytovat v delch textovch etzcch. Jednotliv vty bv zvykem oddlit zalomenm odstavce na konci vty. Volba DATA, TEXT DO SLOUPC spust Prvodce importem textu. Na tech obrazovkch jsme vyzvni k zadn parametr nap. typ oddlovae apod. Na posledn obrazovce meme klepnutm do jednotlivch navrench sloupc mnit formt dat, kter jsou ve sloupcch uloena, vbrem mezi monostmi obecn, text a datum, pop. sloupec neimportovat.

Import textu

8.8 Slouit
Sluovn Sluovn umouje provst jednu ze statistickch operac za vce dlch tabulek. Tabulky se mohou nachzet i v rznch seitech. Ped slouenm je vhodn tabulky nazvat. Vsledkem slouen nen vzorec, ale konstantn hodnota. Z menu zadme DATA, SLOUIT. Postupn zadvme odkazy na jednotliv oblasti, kter do seznamu sluovanch oblast doplujeme tlatkem Pidat. Tlatkem OK vytvome na pozici kurzoru tabulku slouench dat.

8.9 Skupina a pehled


Pehled Analogi souhrn (viz kap. 8.4), pro sti tabulky nemajc charakter seznamu, jsou pehledy. V pehledech seskupujeme dky i sloupce oznaenm sluovanch dk i sloupc. V listu Prodeje ozname sloupce E - J a zadme pkaz DATA, SKUPINA A PEHLED, SESKUPIT. Obdobn ozname dky 8 - 13 a zadme pkaz DATA, SKUPINA A PEHLED, SESKUPIT. Nahoe nad oznaenm sloupc a nalevo od oznaen dk se zobrazily symboly znzorujc strukturu pehled (viz obr. 8-14). Na horn a lev okraj listu se doplnily symboly, kter ji znme z vkladu souhrn (kap. 8.4). Klepnutm na tlatka 1 a 2 zobrazujeme jednotliv rovn pehledu. Klepnutm na tlatka + a - zobrazujeme i skrvme detaily jednotliv skupiny pehledu. rovn me bt definovno vce. Pokud listy s daty obsahuj dky s njakm zpsobem agregovanmi daty, je
31

Pokud se v buce F2 neobjev chybov hodnota, opomnli jsme zadat ve funkci SVYHLEDAT posledn argument: 0 i NEPRAVDA.

Kapitola 8: Data

111

mon vytvet na listu automatick pehledy, kter slou k pehlednjmu zobrazen dat. Pehled, na rozdl od souhrnu v seznamu, neumouje dn poloky dopotat. Pehled z listu odstranme volbou DATA, SKUPINA A PEHLED, VYMAZAT PEHLED.
OBR.

8-14: PEHLED

8.10 Kontingenn tabulka a graf


Kontingenn tabulka ENC-8-05 Denk Zdroj dat Velmi uitenm nstrojem analzy dat v seznamu je kontingenn tabulka. Ukeme si jej pouit opt na seznamu v listu Denk. Ped vytvenm kontingenn tabulky seznam nesm obsahovat souhrny. Klepneme do oblasti seznamu a vybereme z menu DATA, KONTINGENN TABULKA A GRAF. Objev se okno Prvodce kontingenn tabulkou a grafem (viz obr. 8-15), kter nm usnaduje tvorbu kontingenn tabulky. V prvnm okn specifikujeme zdroj dat, z nich bude sestavena kontingenn tabulka. Vyuijeme prvn monost Seznam nebo databze Microsoft Excel. V dalm vkladu si ukeme jet pouit externho zdroje dat, o ostatnch monostech se pouze zmnme. Ponechme zakrtnutou volbu Kontingenn tabulka, o grafu se zmnme pozdji. Tlatkem Dal zobrazme dal okno.
OBR. 8-15:

PRVN OKNO PRVODCE KONTINGENN TABULKOU A GRAFEM

Ve druhm okn Excel sm odhadl, e se pouije seznam, do kterho jsme pedtm klepnuli. Tlatkem Prochzet bychom mohli pipravit odkaz do jinho seitu. Klepnutm na tlatko Dal se dostaneme na tet okno prvodce, kter bude pro konen vzhled a funkci kontingenn tabulky nejdleitj. Nejdve urme, e chceme kontingenn tabulku umstit na nov list. Po klepnut do tlatka Rozvren se objev okno Prvodce kontingenn tabulkou a grafem rozvren (viz obr. 8-16, kde u jsou vyplnny parametry).

Kapitola 8: Data
OBR.

112

8-16: PRVODCE KONTINGENN TABULKOU A GRAFEM - ROZVREN

Pole kontingenn tabulky

Strnkov pole

Nzvy pol seznamu jsou uvedeny na prav stran okna v podob obdlnk. Taenm my pesuneme obdlnek s textem Program do oblasti DEK. Pole Program se stv tzv. dkovm polem kontingenn tabulky. Obdobn pesuneme taenm my pole Msc do oblasti nadepsan SLOUPEC. Pole Msc se stv tzv. sloupcovm polem kontingenn tabulky. Pole Poet analogicky pesuneme do oblasti DATA. Do obdlnku se doplnil text Souet z Poet znac, e Excel bude vypotvat souty pot program. V dcch jsou zobrazeny vechny programy a ve sloupcch vechny msce. Excel zjiuje souasn vskyty kombinace jednotlivho msce a jednotlivho programu ve vt. V sti DATA potom provede pslunou matematickou operaci s polem Poet, tj. sete vechny poty licenc. Tlatkem OK uzaveme prci s tmto oknem. Nevyuijeme tlatko Monosti, k monostem kontingenn tabulky se vrtme pozdji. Klepneme do tlatka Dokonit, a tm ukonme prci s prvodcem. Na novm listu, kter pejmenujeme na Kontingent, se vytvoila nadefinovan kontingenn tabulka. Zobrazil se tak panel OBR. 8-17: PANEL NSTROJ nstroj Kontingenn tabulka (viz KONTINGENN TABULKA obr. 8-17), pomoc nho je mon rychle upravovat kontingenn tabulku. Pokusme se nyn zajistit, aby se daje vyhodnocovaly pouze za prodej uritmu typu zkaznk. Klepneme na tlatko Prvodce kontingenn tabulkou. Pokud jsme byli kurzorem uvnit kontingenn tabulky, objev se pmo tet okno prvodce kontingenn tabulkou. Klepneme do tlatka Rozvren a obdlnk s nzvem pole Typ pethneme do oblasti STRNKA ve vzoru kontingenn tabulky. Tm jsme vytvoili tzv. strnkov pole. Klepneme na tlatko OK a nsledn Dokonit. Nad tabulku se vadilo pole Typ a v buce B1 je hodnota, j nabv. Zpotku je zde zadan monost (Ve). Strnkov pole z kontingenn tabulky odstranme tm, e ho pethneme my mimo tabulku. Ukeme si te druh a jednodu zpsob pidn strnkovho pole. Pethneme pole Typ z panelu nstroj Kontingenn tabulka do buky A1, kde se objevuje vta Sem pethnte strnkov pole. Strnkov pole psob jako filtr dat v kontingenn tabulce. Klepneme do ipky u strnkovho pole a vybereme hodnotu P. Nyn se v tabulce zobrazuj pouze daje za prodeje podnikm. Klepneme jet jednou do ipky a vybereme B. Tabulka se znateln zmen nebo nkter kombinace (nap. prodej programu KAU bance v noru) vbec nenastaly. Vrtme zobrazen na hodnotu (Ve).

Kapitola 8: Data Varianty

113

Detaily

Pokud budeme chtt mt kontingenn tabulku s kadou variantou strnkovho pole na zvltnm listu, klepneme do tlatka Kontingenn tabulka a vybereme volbu ZOBRAZIT STRNKY. Potvrdme, e chceme tyto varianty pro strnkov pole Typ. Vlo se listy B, F, J, P s kontingennmi tabulkami ukazujcmi jednotliv varianty strnkovho pole. Rozhodneme se nyn, e nepouijeme strnkov pole. Klepneme do nzvu strnkovho pole (buka A1) na listu Kontingent my, chytme jej a odthneme mimo tabulku. Strnkov pole se tm odstran. Vygenerovan listy bychom odstraovali bnm zpsobem. Kurzor umstme na konkrtn hodnotu dkovho pole, nap. na BON, a klepneme na tlatko Zobrazit detaily. Objev se dialogov okno Zobrazit detaily. Vybereme poloku Typ a odeleme. Vidme nyn u programu BON podrobn lenn za banky, finann instituce a podniky. Dalm poklepnm na BON nebo klepnutm na tlatko Skrt detaily se detaily skryj. Budeme chtt jet vdt, z jakch vt erp tabulka daj, e v lednu bylo prodno 9 program BON. Poklepeme na pslun daj v kontingenn tabulce. Vad se nov list, kde jsou tyto vty uvedeny. Pejmenujeme ho na B v 1 (Bonita v lednu).
OBR.

8-18: KONTINGENN TABULKA SE DVMI SLOUPCOVMI POLI

Vce sloupcovch pol

Vce datovch pol

Funkce datovho pole

Dle chceme podrobn sledovat prodeje nejen dle msc, ale i jak se vyvjely v jednotlivch dnech tdne. Klepneme do tlatka Prvodce kontingenn tabulkou. Po klepnut do tlatka Rozvren pemstme pole Nzev dne do sekce SLOUPEC kontingenn tabulky, vpravo od pole Msc, a klepneme do tlatka OK a pot Dokonit. Vidme, e tabulka me obsahovat i vce sloupcovch pol (viz obr. 8-18). Na zvr pole Nzev dne z tabulky odstranme, podobn, jako jsme odstranili pole OBR. 8-19: POLE KONTINGENN TABULKY strnkov. (PO KLEPNUT DO TLATKA MONOSTI) Jet doplnme do tabulky dal datov pole. Opt klepneme do tlatka Prvodce kontingenn tabulkou a vyvolme okno Rozvren. Chceme zjistit celkovou trbu za msc a program. Taenm pesuneme pole Trba do oblasti DATA a klepneme do tlatka OK a Dokonit. Pro kad program jsou nyn uvedeny dva daje: Souet z Poet a Souet z Trba. Ukeme si nyn, jak zmnit agregan funkci datovho pole. Klepneme na buku D6 a potom na tlatko Nastaven pole. Objev se dialogov okno Pole kontingenn tabulky (viz obr. 8-19). V poli Nzev uvedeme text Prmrn trba, v sti Souhrn uvedeme funkci Prmr. Pomoc tlatka slo meme zadat seln formtovn. Tlatkem Skrt lze datov pole

Kapitola 8: Data

114

Zobrazen datovho pole

Skrt a zobrazit pole Formt

Odsazen formt

odstranit. My vak klepneme do tlatka OK. Jet je mon upravit zobrazovn pole. Opt vyvolme okno Pole kontingenn tabulky. Nzev zmnme na Trba celkem, Souhrn na Souet. Klepneme na tlatko Monosti a v sekci Zobrazit data jako vybereme % sloupce. Pot klepneme do tlatka OK. Pokud bychom na tlatko Nastaven pole klepnuli na nzvu dkovho i sloupcovho pole, mohli bychom mnit jeho nzev, orientaci, skrt poloky aj. Pokud klepneme do tlatka Skrt pole, tak zmnme vzhled panelu nstroj Kontingenn tabulka. Nebudou se nm pod tlatky vypisovat nzvy pol. Tlatko funguje jako pepna, optovnm klepnutm do tlatka (jmenuje se Zobrazit pole) pole zobrazme. Klepneme-li do tlatka Formt kontingenn tabulky, tak vyvolme dialogov okno Automatick formt, ve kterm si meme vybrat pro nai tabulku jeden z ji pipravench automatickch formt (viz kap. 2.3). Kontingenn tabulka s odsazenm formtem je podobn tradin formtovan sestav. Data kadho dkovho pole jsou odsazena a pipomnaj textovou osnovu. Pomoc tohoto formtu mete vechny sumarizovan hodnoty datovho pole st v jedinm sloupci. To je vhodn u dlouhch nebo titnch kontingennch tabulek. Pokud pomoc automatickho formtovn zmnme kontingenn tabulku na tabulku s odsazenm formtem, zmn se sloupcov pole v kontingenn tabulce na dkov pole a aplikace Excel pouije u kontingenn tabulky jin formty znak a bunk. Formtovn lze dle zmnit a pizpsobit tak vzhled kontingenn tabulky. Klepneme do tlatka Formt kontingenn tabulky, v dialogovm okn Automatick formt vybereme typ formtu Sestava 4 a klepneme do tlatka OK. Odsazen formty jsou pojmenovny Sestava , ostatn jsou neodsazen formty. Kontingenn tabulka se zobraz s tzv. odsazenm formtem (viz obr. 8-20). Klepnutm do tlatka Zpt odsazen formtovn zrume.
OBR.

8-20: ODSAZEN FORMT U KONTINGENN TABULKY

Aktualizace dat

Kontingenn graf

Nyn se podvejme, co se stane, pokud se zmn data, z nich dan kontingenn tabulka erp. Klepneme na list Denk a v dku 166 zmnme poet prodanch program na 2. Pokud pejdeme na list Kontingent, vidme, e ke zmn dat nedolo. Je teba kontingenn tabulku aktualizovat. Data v kontingenn tabulce jsou toti uchovvna v pozad a zmnu vstupnch dat nezaznamenaj. Klepneme na tlatko Aktualizovat data. A nyn dojde k aktualizaci dat. Musme si vak uvdomit, e pokud bychom do seznamu pidali dal dky, k aktualizaci tmto postupem nedojde. Kontingenn tabulka toti erp pouze z nmi uvedenho rozsahu. Pokud jej rozme, musme tak pslun upravit oblast dat kontingenn tabulky. Po klepnut do tlatka Prvodce grafem v panelu nstroj Kontingenn tabulka se vytvo nov list obsahujc kontingenn graf (viz obr. 8-21), kter pen innost kontingenn tabulky do grafick podoby. Graf je interaktivn a obsahuje tlatka pol, pomoc nich lze v grafu zobrazit nebo skrt poloky. Nen vhodn sluovat procentn vyjden treb a souty pot prodeje. Odstranme z grafu adu Trba celkem, a to tak, e klepneme do tlatka Data a volbu odkrtneme. Zrove dojde i k odstrann pole z kontingenn tabulky.

Kapitola 8: Data

115

Po klepnut do tlatka Prvodce grafem se objev stejnojmenn dialogov okno, ve kterm lze upravit typ grafu, formtovn apod. (viz kap. 4.2). Po klepnut do tlatka Kontingenn graf meme volbou SKRT TLATKA POL KONTINGENNHO GRAFU pipravit graf pro tisk i prezentaci tak, aby nebyly vidt pole grafu. List s grafem pejmenujeme na Kontingenn graf.
OBR.

8-21: KONTINGENN GRAF

Vbr v kontingenn tabulce

Vpotov poloka

Vrtme se do listu Kontingent a podvme se jet strun na monosti, kter nabz tlatko Kontingenn tabulka. Pokud na nj klepneme, objev se menu. Monosti FORMT KONTINGENN TABULKY, KONTINGENN GRAF, PRVODCE, AKTUALIZOVAT DATA i NASTAVEN POLE ji znme. Zapnut poloka VYBRAT, UMONIT VBR zajist, e se ozna vechna pole vztahujc se k programu, kter byl vybrn klepnutm my. Je-li vypnut, tak se po klepnut my ozna jen aktuln buka. Do oblasti dat lze pidat vpotov poloky, ktermi sledujeme napklad vvoj dat jen uritch hodnot. Budeme chtt navc v samostatnm poli sledovat trby za programy BON a FIN. Bohuel kontingenn tabulka, ve kter je obsaena OBR. 8-22: VLOIT VPOTOVOU POLOKU vpotov poloka nebo vpotov pole, nepodporuje prmr, smrodatnou odchylku a rozptyl. Kurzor umstme do dkovho pole (na nzev programu). Pot klepneme do tlatka Kontingenn tabulka a zvolme pkaz VZORCE, VPOTOV POLOKA. V okn Vloit vpotovou poloku do Program v dku Nzev pojmenujeme poloku BON a FIN. V poli Vzorec musme nadefinovat souet tchto dvou poloek. V sekci Poloky poklepeme na BON, pot nape z klvesnice + a poklepneme na FIN. Klepnutm do tlatka Pidat pidme novou poloku (viz obr. 8-22). Klepnutm do tlatka OK uzaveme prci s tmto oknem. Do kontingenn tabulky se vloil nov dek BON a FIN. Vimnme si, e vypoten hodnoty odpovdaj dlm hodnotm,

Kapitola 8: Data

116

v msci lednu se prodalo 9 licenc BON a 6 licenc FIN, co je celkem 15 licenc za oba programy. Vpotov pole Pokud chceme pidat OBR. 8-23: VLOIT VPOTOV POLE vpotov pole, odkazujeme se pi jeho tvorb na jin existujc pole. Budeme chtt sledovat zmnu v potu prodanch program pi 20% nrstu prodej. Klepneme do tlatka Kontingenn tabulka a zvolme pkaz VZORCE, VPOTOV POLE. V dialogovm okn Vloit vpotov pole (viz obr. 8-23) nadefinujeme nov pole 20% nrst. V poli Vzorec zadme Poet*1,2 a klepneme do tlatek Pidat a OK. Do kontingenn tabulky se pidalo pole Souet z 20% nrst. V msci lednu bylo prodno 5 licenc INV, pokud by se prodalo o 20% vce, tak by prodej doshl ve 6 licenc (5*1,2). Monosti Podvme se jet na volbu MONOSTI TABULKY (volba je tak dostupn ze tetho kontingenn okna prvodce kontingenn tabulkou klepnutm do tlatka Monosti). V okn Monosti tabulky kontingenn tabulky parametrizujeme formtovn, uveden celkovch sout aj. Tak meme zadat, co se m zobrazit msto przdnch a chybovch bunk. Chceme nyn ke tvorb kontingenn tabulky a kontingennho grafu vyut externho Extern data zdroje dat. Externm zdrojem dat rozumme databzi pipravenou nkterm z databzovch ENC-8-06.mdb program (MS Access, dBase, Paradox, FoxPro aj.). Pedpokldejme, e seznam z listu Denk mme uloen v databzi MS Accessu pod nzvem Enc-8-06.mdb, kter obsahuje jedinou tabulku Prodeje (je bez kle a m pole Datum, Program, Poet, Typ, Msc, Cena, Trba, Den, Nzev dne, tj. vetn vzorci dopoten pole). Zadme pkaz DATA, KONTINGENN TABULKA A GRAF. V prvnm okn prvodce kontingenn tabulkou vybereme poloku Extern zdroj dat a volbu Kontingenn graf (s kontingenn tabulkou). OBR. 8-24: VYTVOIT NOV ZDROJ DAT Ve druhm okn ns Excel informuje, e nebyla natena data. Klepneme na tlatko Nast data. Objev se okno Zvolit zdroj dat. Vybereme volbu Nov zdroj dat. Tlatkem OK odeleme. Objev se dialogov okno Vytvoit nov zdroj dat (viz obr. 8-24). Zdroj dat pojmenujeme Denk MS Accessu. V dalm dku MS Access specifikujeme Driver do Microsoft Access (*.mdb), jeliko nae extern databze byla pipravena prv programem MS Access. Tlatkem Pipojit se pipojme ke zdroji dat. Dal monosti zde uveden budou specifick pro kad typ databze.32 My klepneme na tlatko Select. Zadme cestu ke konkrtnmu databzovmu souboru, nap. k souboru Enc-806.mdb. Klepnutm na tlatko OK se vrtme do pedchozho okna, kter t ukonme klepnutm do tlatka OK. Zvolme, e vchoz tabulka pro zdroj dat bude Denk. Pot okno
32

Ke komunikaci s externmi zdroji dat pouv Excel ovladae ODBC specifick pro kadou databzi.

Kapitola 8: Data

117

MS Query

Vbr sloupc

Filtrovn a azen

Aktualizace dat, vhody externho zdroje dat

Jin kontingenn tabulka

Nsobn oblasti slouen

Vytvoit nov zdroj dat ukonme klepnutm do tlatka OK, stejn tak i okno Zvolit zdroj da t . K natn dat pouv Excel doplnk MS Query. Tvorba dotaz v MS Query je podobn tvorb dotaz v databzovm systmu MS Access. Protoe vak ne vichni uivatel jsou s postupem tvorby dotazu obeznmeni, provz ns Prvodce dotazem. Jeho prvn okno se jmenuje Prvodce dotazem - volba sloupc a vybrme sloupce z databzovch tabulek. Tabulka Denk33 je oznaena. Klepnutm na tlatko ipky pesuneme vechny sloupce do pole Sloupce v dotazu. Pokud bychom chtli jen nkter daje, poklepeme na tabulku Denk a klepnutm my vybrme sloupce. Kad sloupec pidme do naeho dotazu tlatkem ipky. Klepneme na tlatko Dal. V okn Prvodce dotazem - filtrovn dat bychom mohli vybrat zznamy splujc pouze jist kritria. Filtrovat data nebudeme a tlatkem Dal se pesuneme na dal okno. V okn Prvodce dotazem - poad azen bychom mohli zadat azen dat. Opt pejdeme dle tlatkem Dal. V poslednm okn mme monost urit, zda se chceme pesvdit o vsledku dotazu v aplikaci MS Query, nast data do Excelu, nebo vytvoit z dotazu tzv. datovou krychli OLAP. Zvolme monost nast data a tlatkem Dokonit zavrme naten dat. Vrtme se na druh okno Prvodce kontingenn tabulkou a grafem, kde obdrme informaci, e data byla natena. Ve tetm okn klepneme do tlatka Rozvren a vytvome novou kontingenn tabulku a graf stejn jako v pedchzejcm vkladu. Do dkovho pole uvedeme Program a do sloupcovho pole Msc. Datovm polem bude Poet a budeme na nj aplikovat funkci souet. Do seitu se vlo dva listy, jeden s tabulkou a druh s grafem. Pejmenujeme je na Kontingent 2 a Kontingenn graf 2. Zskali jsme kontingenn tabulku a graf, kter ovem erpaj data z externho zdroje. Tlatko Aktualizovat data nyn zpsob propojen s datovm zdrojem a naerpn dat. Nen ji tedy teba cel proces opakovat, sta pouze aktualizovat data. Takto meme denn erpat erstv daje nap. z etnho programu, evidence majetku apod. Pokud bychom chtli modifikovat dotaz, nap. nkter sloupce vypustit nebo pidat, pouijeme tlatko Prvodce kontingenn tabulkou, kde ve druhm okn klepneme na tlatko Nast data. Dle ji postupujeme stejn, jak bylo vysvtleno ve. Nakonec podme strunou informaci o dalch dvou monostech zdroje dat tak, jak je nabz prvn okno Prvodce kontingenn tabulkou. Prvn z nich je monost Jin kontingenn tabulka. Jak u jsme uvedli, data v kontingenn tabulce jsou uchovna ve zvltnm zsobnku. Proto je nutn, pokud se data zmn, tento zsobnk aktualizovat. Z tohoto zsobnku vak tak me naerpat data jin kontingenn tabulka. Ta bude napojena na tento zsobnk, a tm se sn velikost souboru, protoe nebude mt svj vlastn zsobnk. Dal monost jsou Nsobn oblasti slouen. Pokud je v seitu obsaeno vce tabulek se zhlavmi, je mon jejich slouenm obdret kontingenn tabulku. Zpravidla budou tyto tabulky mt i jednotnou strukturu.

8.11 Nast extern data


Strun se nyn zmnme o monosti vloit extern data z jinch aplikac do MS Excelu. Ji v sti o kontingennch tabulkch (viz kap. 8.10) jsme poznali, e zdrojem dat pro kontingenn tabulku me bt extern databze. Vme, jakm zpsobem Excel s externmi daty pracuje, nebude tedy problmem tato data zpracovvat i mimo kontingenn tabulky, nap. jako seznam na listu. Vlome nov list, nazveme jej Extern a z menu zadme DATA, NAST EXTERN DATA, NOV DATABZOV DOTAZ. Dle nai prci d MS Query, kter mus bt nainstalovn. Postupujeme stejn jako pi natn externch dat do kontingenn tabulky: Specifikujeme zdroj dat (meme ut ji pipraven zdroj Denk MS Accessu). Vybereme sloupce (tentokrt pouze Datum, Program, Poet, Typ). Specifikujeme filtrovn (pouze prodeje typu P). Specifikujeme azen dat (dle data).
33

Nov dotaz

Objekt Denk je dynamick sada MS Accessu. Pro nae ely posta vak oznaen tabulka.

Kapitola 8: Data

118

Aktualizace

V poslednm okn prvodce mme monost uloit definici dotazu. Klepneme do tlatka Uloit dotaz a ulome dotaz pod nzvem Enc-8-07.dqy. V tomto formtu se ukldaj nikoliv data, ale jen struktura dotazu. Ve stejnm okn vybereme volbu Nast data do aplikace Microsoft Excel a klepneme do tlatka Dokonit. V dalm okn specifikujeme umstn dat, tj. na nov list, na jistou pozici listu existujcho listu, nebo jako zdroj pro kontingenn tabulku. Posledn monost zpsob pechod na tet okno Prvodce kontingenn tabulkou. My zadme vloit data na existujc list Extern, pozici A1. Natou se data jako seznam na listu. Objev se tak panel nstroj Extern data. Tlatko Aktualizovat OBR. 8-25: PANEL NSTROJ data aktualizuje seznam pi zmn zdrojov databze EXTERN DATA MS Accessu. Tlatkem Upravit dotaz spustme Prvodce dotazem a mme monost modifikovat dotaz. V prvnm okn Prvodce dotazem volba sloupc pidme nov pole Cena. V dalch oknech ji dn zmny neprovdme. Po klepnut do tlatka Dokonit v poslednm okn pibude na listu Excelu nov sloupec Cena. Dle s externmi daty pracujeme jako s bnm seznamem Excelu. Vhody uit externch dat jsou stejn jako v ppad externch dat u kontingenn tabulky. Obdobn meme pro naten externch dat z Internetu pout pipraven dotazy v pkazu DATA, EXTERN DATA, NOV DOTAZ V STI WWW. Ty vak nememe upravovat.

Shrnut
1. Data databzovho charakteru je vhodn v Excelu organizovat jako seznam. Seznam je tvoen vtami. Kad vta m stejnou strukturu, skld se z pol. 2. Seznam je mon adit bu pouitm tlatek, nebo je mon sloitj kritria azen zadat volbou Seadit. 3. Vbr dat splujcch jist kritria provede Filtr. 4. Jednodu koly provede pmo v seznamu Automatick filtr, sloitj koly provd Rozen filtr. Jm je tak mon filtrovan data zkoprovat mimo seznam. 5. Pohodlnj zadvn dat seznamu umouj formule. 6. Zjitn zkladnch daj za skupiny dat provd volba Souhrny. Ped jejm pouitm je nutn data seadit. Souhrn me obsahovat vce rovn i vce funkc. 7. Pokud chceme zamezit zadn neplatnch dat do seznamu, pouijeme monost Oven dat. Je mon na zadn neplatnch dat jen upozornit nebo jejich vloen pmo znemonit. 8. Citlivostn analzu umon volba Data, Tabulka. 9. Nateme-li do Excelu textov data, meme je pomoc prvodce pevst do sloupc. 10. Na listu lze vytvet skupiny a pehledy podobn jako souhrny. 11. Pomoc kontingenn tabulky lze analyzovat seznam. Kontingenn tabulka obsahuje dkov pole, sloupcov pole a datov pole. Me t obsahovat pole strnkov. 12. Kontingenn tabulka me mt pol i vce, datov pole me mt vce funkc. 13. Kontingenn tabulku meme uspodat ve form sestavy s odsazenmi formty, m zvme pehlednost velkch a sloitch kontingennch tabulek. 14. Kontingenn graf pen innost kontingennch tabulek do grafick podoby. Stejn jako kontingenn tabulka je interaktivn a obsahuje dkov, sloupcov, datov i strnkov pole. 15. V kontingenn tabulce lze nadefinovat vlastn vpotovou poloku a vpotov pole. 16. S vhodou lze pout propojen na extern data. Lze potom zskvat aktuln informace. 17. Extern data nen teba nast jen do kontingenn tabulky, lze s nimi pracovat i jako se seznamem na listu.