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Orçamento Empresarial - Paper1

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IMPORTÂNCIA E VANTAGENS DA ELABORAÇÃO DO CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

Thiago Grassel dos Reis Prof. Valdecir Knuth Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Processos Gerenciais (EMD3311) – Orçamento Empresarial 29/09/2008 RESUMO Para auxiliar os gestores no planejamento, controle, acompanhamento e avaliação dos resultados da organização, a elaboração de orçamentos é de extrema importância. As práticas de formalização dos planos da empresa auxiliam em todas estas tarefas, e as ferramentas mais adequadas são os orçamentos. Destacam-se, dentre as vantagens, a flexibilidade e a capacidade de adaptação as mudanças nos ambientes interno e externo da organização. Palavras-chave: Orçamento empresarial; planejamento orçamentário; controle.

1 INTRODUÇÃO

No competitivo ambiente de negócios de hoje, destacam-se em particular os profissionais da área contábil-financeira que vêem os orçamentos como poderosa ferramenta capaz de levá-los a alcançar não apenas os objetivos de suas empresas, mas também seu próprio sucesso profissional.

Um sistema de planejamento global é um conjunto de planos e políticas que, formalmente estabelecidos e expressos em resultados financeiros, permite à administração conhecer os resultados operacionais da empresa e, em seguida, executar os acompanhamentos necessários para que esses resultados sejam alcançados e os possíveis desvios sejam analisados, avaliados e corrigidos.

Fundamentalmente, o sistema orçamentário implica na utilização de técnicas e procedimentos contábeis aplicados antecipadamente aos fatos decorrentes de planos, políticas e metas para a consecução de um resultado desejado. Portanto, ao final do processo, são obtidos os demonstrativos financeiros preparados sob condições de premissas que se espera que aconteçam durante o período.

Apesar de ser visto por alguns funcionários como mais uma manobra da administração para cercear sua liberdade e ação, bem como uma forma de investigar e controlar seus atos, a finalidade dos orçamentos, de acordo com Sanvicente (2000, p. 16), é auxiliar nas tarefas de controle e

2 planejamento, formalizando e sistematizando estas tarefas, criando assim condições para o aperfeiçoamento das ações administrativas, e permitindo uma aferição mais objetiva do desempenho dos diversos setores da organização. Para Narayanan (2009), os orçamentos desempenham quatro funções básicas, todas elas críticas ao sucesso geral de uma empresa em alcançar objetivos estratégicos: planejamento, coordenação e comunicação, monitoramento do progresso (controle), e avaliação do desempenho.

2 PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO

Planejar é estabelecer com antecedência ações a serem executadas, estimar recursos que serão necessários e alocados, assim como atribuir as responsabilidades em relação a um período futuro pré-determinado. Desta forma, é possível identificar a existência de oportunidade e restrições tanto no âmbito interno quanto externo da organização (SANVICENTE, 2000, p. 16). Em sua essência, segundo Dowsley (1983, p. 49), o planejamento “é um ciclo de decisões múltiplas e inter-relacionadas, devendo ter consistência entre si e conduzir a empresa a objetivos comuns”. A principal finalidade do planejamento orçamentário é projetar os resultados das atividades previstas e programadas, bem como verificar em que medida o lucro ou o prejuízo, se comparados aos objetivos de rentabilidade fixados como meta, foram atingidos.

Segundo Narayanan (2009), o planejamento pode ser dividido em três etapas com o objetivo de assegurar que a organização irá dispor de recursos para alcançar suas metas:

a) Escolha das metas: as metas podem ser tão abrangentes quanto à missão estratégica da organização; b) Rever opções e prever resultados: assim que as metas forem definidas, o próximo passo é observar as opções disponíveis para alcançá-las e prever quais serão os resultados mais prováveis para cada opção. Prever os custos e benefícios de cada opção é parte do planejamento; c) Decidir sobre as opções: após uma análise dos custos e benefícios potenciais de cada opção, deve-se decidir como alcançar as metas almejadas. Escolher que opções devem ser implementadas estabelece a direção que a empresa tomará. O orçamento reflete essas decisões.

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3 CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

Nem sempre é possível seguir o rumo traçado. As condições mudam, e a empresa tem que se ajustar a elas se não puder controlá-las. De qualquer modo, o administrador necessitará acompanhar os desvios, analisá-los e tentar corrigi-los.

O orçamento funciona como uma ferramenta que os gerentes podem usar para monitorar periodicamente o progresso, comparando resultados reais com resultados planejados. Esse feedback ou monitoramento e avaliação do progresso, por sua vez, permite que ações corretivas sejam tomadas oportunamente, se necessárias (NARAYANAN, 2009).

Portanto, a primeira finalidade do controle orçamentário é possibilitar à direção a tomada de decisões que corrijam as falhas existentes e procurar colocar a empresa no rumo certo. Se, por outro lado, a avaliação periódica mostra que a organização está no rumo certo, com resultados reais que equivalem aos resultados planejados no orçamento, nenhum ajuste ao plano de ação será, então, necessário.

4 VANTAGENS DO ORÇAMENTO

A utilização de um sistema orçamentário pode ser entendida como um plano, que engloba as operações anuais de uma empresa, onde é formalizado o desempenho das ações e funções administrativas, pois oferece vantagens pela efetiva formalização.

Através da sistematização do processo de planejamento e controle, graças ao uso de orçamentos, introduz-se o hábito do exame prévio e cuidadoso de todos os fatores antes da tomada de decisões importantes, além de obrigar a administração da empresa a dedicar atenção adequada e oportuna aos efeitos eventualmente causados pelo surgimento de novas condições externas (SANVICENTE, 2000, p. 23).

Outro aspecto importante na adoção de um orçamento global é o fato de que naturalmente é aplicado em partes, para a operação de toda a empresa, e isto força a todos os membros da administração interagir, fazendo com que reduza o envolvimento dos altos administradores com as operações diárias através da delegação de poderes.

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Assim, um programa orçamentário sempre será útil para qualquer organização, independentemente se deu tamanho e de suas incertezas. Eis os principais benefícios:

a) O orçamento, formalizando suas responsabilidades pelo planejamento, obriga os administradores a pensar à frente; b) O orçamento estabelece expectativas definidas que é a melhor base de avaliação do desempenho posterior; c) O orçamento ajuda os administradores a coordenar seus esforços, de forma que os objetivos possam ser atingidos.

5 LIMITAÇÕES DO ORÇAMENTO

Apesar das vantagens que o sistema de planejamento e controle orçamentários pode proporcionar à empresa, seus administradores, proprietários, bem como aos funcionários, clientes e fornecedores, ele não pode ser considerado a resposta para todos os males, pois para ser aplicado requer atitudes apropriadas e conhecimento da técnica envolvida na sua utilização.

Entre os obstáculos encontrados, está o fato de que os dados contidos nos orçamentos não passam de estimativas, estando assim sujeito a erros maiores ou menores, segundo a sofisticação do processo e a incerteza inerente ao ramo da empresa. Portanto, não pode ser usado com a mesma intensidade e complexidade por empresas de todos os tamanhos.

Outro aspecto importante é que o uso de um sistema ajusta-se melhor a uma dada filosofia, e a certo estilo de administração, que talvez não sejam aceitáveis em algumas empresas, entre estas empresas aquelas administradas com excesso de autoritarismo, pois o uso dessa técnica sem delegação de autoridade e responsabilidade acabará transformando-se mais em um exercício dispendioso do que em uma forma de administrar racionalmente os recursos.

Ainda, segundo Narayanan (2009), o que parece a alguns um processo direto, mecânico, torna-se, na realidade, complicado por diferenças sinceras quanto a hipóteses sobre tendências e eventos futuros, por necessidades funcionais conflitantes e por interesses individuais que se sobrepõem ao bem maior da organização. O processo orçamentário pode ser definido como uma

5 série de negociações entre interesses díspares. O elemento humano é o que torna o processo orçamentário tão envolvente e, algumas vezes, tão frustrante.

6 CONCLUSÃO A acirrada competição global vem exigindo das empresas a adoção de estratégias para manutenção de clientes e para vencer a concorrência. O sucesso de uma organização está atrelado não somente a boa gestão, mas também às ferramentas que os gestores utilizam para auxiliá-los nesta tarefa.

O orçamento empresarial deve ser amplamente utilizado como ferramenta de apoio às decisões e ao controle gerencial. A constituição de uma estrutura formal de planejamento e acompanhamento dos resultados de curto e longo prazo, bem como a definição de estratégias de ação para o cumprimento dos objetivos gerais da organização, devem servir de base para a elaboração de um orçamento empresarial.

O sucesso de um planejamento orçamentário está baseado na flexibilidade e na capacidade para responder a mudanças, na tradução perfeita da estratégia e na capacidade de democratizar as informações da empresa, convertendo-se em uma ferramenta de negócios ágil e dinâmica, que ajudará a empresa a comunicar, organizar e controlar o ambiente interno e externo, aliando o pensamento estratégico da empresa.

7 REFERÊNCIAS DOWSLEY, G. S.; DOWSLEY, C. V. Origens e aplicações de recursos e economia financeira. Rio de Janeiro: LTC Editora S.A., 1983. NARAYANAN, V. G. Elaborando orçamentos. Harvard ManageMentor. Harvard Business School. Disponível em <https://www13.bb.com.br/appbb/portal/bb/unv/func/hmm/budget>. Acesso em 27 jul. 2009. SANVICENTE, A. Z.; SANTOS, C. C. Orçamento na administração de empresas. 2.ed. São Paulo: Atlas, 2000.

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