DSPACE COMO REPOSITORIO DIGITAL NA ORGANIZAO Ursula Blattmann Claudiane Weber

Resumo: O artigo caracteriza e identifica questes do DSpace na organizao. Apresenta o histrico e aes para utilizao na gesto da informao digital online. Destaca-se a importncia do trabalho em equipe e a especificao de polticas internas e externas para a criao do repositrio digital. Palavras-chave: Repositrio Institucional. DSpace.

1 INTRODUO A tendncia mundial das unidades de informao de ambientes acadmicos consiste em dispor seus acervos de forma eletrnica/digital na internet, com vistas preservao, acesso, uso e disponibilizar a produo acadmica (cientfica, filosfica, tecnolgica, artstica e cultural), e compartilhar recursos informacionais, pois atravs das modernas tecnologias de informao e comunicao, buscam reduzir espaos fsicos e temporais para otimizar a pesquisa e o desenvolvimento cientfico e tecnolgico. As bibliotecas do Massachusetts Institute of Technology (MIT) e os laboratrios da Hewlett-Packard em novembro de 2002, conforme Smith et al. (2003), trabalharam cooperativamente para desenvolver o repositrio de recursos abertos conhecido como DSpace. O sistema DSpace possibilita gerenciar os diferentes e complexos recursos no formato digital (padres de documentos como TIFF, AIFF, XML, ou publicados como especificaes PDF, RIFF) para coletar, preservar, indexar e distribuir os itens digitais de ambientes acadmicos (departamentos, laboratrios, centros, escolas, programas). J em novembro de 2002 mais de 1500 instituies realizaram o download do DSpace.
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Levack (2004) aponta a parceria do Google com outros 17 instituies de ensino parceiros para trabalhar no programa piloto para realizao de buscas em repositrios DSpace. Alm do Massachusetts Institute of Technology, outras 16 universidades envolvidasare foram: Australian National University, Cornell University, Cranfield University, European University Institute, Hong Kong University of Science and Technology, Indiana University-Purdue University at Indianapolis, Minho University, the Ohio State University, University of Arizona, University of Calgary, University of Oregon, University of Parma, University of Rochester, University of Toronto, University of Washington, and University of Wisconsin. Os repositrios institucionais, segundo definio do glossrio elaborado pelo IBICT (REPOSITRIO..., 2007),
So sistemas de informao que armazenam, preservam, divulgam e do acesso produo intelectual de comunidades universitrias. Ao faz-lo, intervm em duas questes estratgicas: contribuem para o aumento da visibilidade e o valor pblico das instituies, servindo como indicador tangvel da sua qualidade; permitem a reforma do sistema de comunicao cientfica, expandindo o acesso aos resultados da investigao e reassumindo o controle acadmico sobre a publicao cientfica.

Os repositrios construdos dentro da filosofia da Iniciativa dos Arquivos Abertos, Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting - OAI-PMH, utilizam tecnologia aberta e podem ser acessados por diversos provedores de servios disponveis em nvel nacional e internacional. Esta revoluo na publicao cientfica, segundo Caf et al. (2003, p.2), iniciou-se com a constituio dos chamados repositrios temticos. A evoluo para o agrupamento destes repositrios sob a responsabilidade de uma instituio maior, formando o repositrio institucional. Os repositrios institucionais so responsveis por divulgar e preservar informaes cientficas da instituio que os compreende. Conforme o DSpace Open Source Software ( http://wiki.dspace.org/index.php//DspaceInstances ) foram 324 468 Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.13, n.2, p.467-485, jul./dez., 2008.

ocorrncias em 55 pases. Das, Sen e Josaih (2008) realizam um estudo sobre o acesso aberto ao conhecimento e informao e apresentam um panorama de iniciativas na ndia no qual o DSpace amplamente utilizado como repositrio seja para instituies acadmicas e organizaes culturais utilizam para repositrio digital para artigos, livros, material didtico, peridicos, teses, entre outros. No Brasil, conforme levantamento realizado pelas autoras, as instituies usurias do DSpace so : 1. Biblioteca Digital Jurdica (BDJur)/ Superior Tribunal de Justia - http://bdjur.stj.gov.br/dspace , 2. Biblioteca Digital do Senado Federal http://www2.senado.gov.br/bdsf/, 3. Biblioteca Virtual sobre Corrupo - http://bvc.cgu.gov.br/ , 4. Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia - RIDI IBICT - https://repositorio.ibict.br/ridi/ 5. Instituto Antonio Carlos Jobin - http://www.jobim.org/dspacexmlui/ 6. Ministrio da Educao - Banco Internacional de Objetos educacionais - http://objetoseducacionais2.mec.gov.br/ 7. Reposcom@PORTCOM http://reposcom.portcom.intercom.org.br/ 8. Repositrio Eletrnico Cincias Agrrias http://www.agro.unitau.br:8080/dspace/ 9. Universidade Federal do Paran http://dspace.c3sl.ufpr.br/dspace/index.jsp 10. Repositrio Institucional do Campus de Rio Claro - UNESP http://200.130.0.211/rep142/handle/rep142/96 O propsito deste artigo exploratrio visa caracterizar e identificar questes do DSpace na organizao e apresentar aes para utilizao adequada da gesto da informao digital on-line presentes nos cenrios interno e externo de acesso informao digital on-line. O presente estudo visa apresentar sistematicamente as etapas para uso do DSpace na organizao.

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2 ANLISE DA SITUAO Em 5 de maio de 2008 a bibliotecria Suely de Brito Clemente Soares, da BRCdigit@l Interativa do Campus da cidade de Rio Claro do estado de So Paulo, realiza uma demonstrao do repositrio institucional aos estudantes do Curso de Biblioteconomia da UFSC. Nesse contexto, procurou-se realizar o presente estudo para identificar quais as organizaes no Brasil instalaram e disponibilizaram o DSpace para suas comunidades. E aps a experincia emprica realizada como atividades do Estgio supervisionado de Claudiane Webber (2008) na Biblioteca Universitria da UFSC apresentar as etapas de instalao do DSpace na organizao. 2.1 Definio da instalao Para facilitar a instalao o DSpace Donohue; Phillips, Salo (c2006-2007) disponibilizaram um guia de instalao e muitas dicas. Orientam que para acompanhar informaes sobre criou-se na Internet o ambiente http://www.dspace.org/ rene informao sobre o software, recursos, listas de discusso, comunidades, noticias. Tambm no DSpace Wiki http://wiki.dspace.org/, DSpace Technical FAQ - http://wiki.dspace.org/TechnicalFaq, DSpace Resources Listing (including System Documentation and Mailing Lists) - http://wiki.dspace.org/DspaceResources. Nos procedimentos para instalar o DSpace na organizao necessrio considerar os seguintes passos: 1) Definir a poltica interna e externa sobre as funes do repositrio na organizao; 2) Identificar a massa documental para o repositrio. 3) Auto-arquivamento: os autores necessitam conhecer as maneiras de realizar o auto-arquivamento de seus trabalhos no repositrio institucional. 4) Disponibilizar o contedo livre na Internet da produo de carter artstico, tecnolgico, acadmico, cientfico e cultural da organizao. 5) Utilizar protocolos internacionais como o OAI-PMH e o Dublin Core para o tratamento da informao, para facilitar o 470
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acesso, recuperao, uso e disseminao da informao em provedores de servios nacionais e internacionais. 6) Estimular o trabalho colaborativo e de autoarquivamento dentro da organizao. 7) Preservar o contedo digital da organizao em formato de documentos digitais com a adoo do PDF/A. 8) Facilitar a recuperao da produo de carter artstico, tecnolgico, acadmico, cientfico e cultural da organizao. 9) Permitir a todo cidado, inclusive ao portador de deficincia, o acesso s informaes e servios por meio da internet disponveis no Repositrio da organizao. 10) Aumentar a visibilidade internacional produo de carter artstico, tecnolgico, acadmico, cientfico e cultural da organizao. 2.2 A escolha do recurso tecnolgico Dspace Aps estudos tcnicos de viabilidade dos softwares para suportar o repositrio da organizao a indicao do DSpace est devido ser gratuito, disponvel on-line e com renome internacional alm de ser utilizado por organizaes privadas e pblicas. O DSpace, software livre desenvolvido pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT) e Laboratrios Hewlett-Packard, apropriado para a criao e desenvolvimento de bibliotecas digitais e/ou repositrios. Sua estrutura prov um modelo de informao organizacional baseado em comunidades e colees, o qual pode ser configurado de modo a refletir todo o conjunto de unidades administrativas de uma instituio. Permite a configurao do processo editorial nos moldes dos peridicos tradicionais, incluindo a possibilidade de reviso pelos pares. Suporta os mais variados tipos de formatos de arquivos digitais, incluindo textos, som e imagem. (VIANA, MRDERO ARELLANO, 2006, p. 4). Ao ser adotado pelas organizaes, transfere a estas a responsabilidade e os custos com as atividades de arquivamento e
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publicao da sua produo institucional. No Brasil ele , configurado para ser utilizado como repositrio institucional e pode ser usado como repositrio das produes de carter artstico, tecnolgico, acadmico, cientfico e cultural da organizao. 2.3 Caractersticas do DSpace O DSpace, conforme estudo de Viana, Mrdero Arellano e Shintaku (200 apresenta as caractersticas : a) software livre; b) sua arquitetura de software simples e eficiente; c) uso de tecnologia de ponta; d) direcionado para o acesso aberto; e) intencionalmente implementado para servir de repositrio. 2.4 Interoperabilidade No DSpace foi adotado o protocolo para coleta de metadados da Iniciativa dos Arquivos Abertos (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting - OAI-PMH) e est registrado como provedor de dados. Conforme Marcondes (2005) a vantagem do uso do OAI-PMH consiste em permitir a coleta automtica de metadados de documentos armazenados em arquivos de publicaes eletrnicas os provedores de dados. Os metadados so coletados conforme o Dublin Core (padro internacional ), pois mais especfico para informao bibliogrfica. 2.4 Metadados e interface de usurios - Indexao para navegao e busca em colees, entre colees e comunidades; - SchemaXML para exportao de metadados; - Recuperao em diferentes formatos; - Modelo de preservao digital OAIS; - Finalidade: facilitar a localizao e recuperao das informaes; - Verso qualificada do Dublin Core. 472
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2.5 Nveis de preservao digital 1) Preservao dos Bits: para garantir que o arquivo continue exatamente o mesmo com o passar do tempo sem nenhuma modificao enquanto a mdia fsica evolui ao seu redor. 2) Preservao funcional: o arquivo muda com o passar do tempo mas, apesar disto, o material continua a ser usvel da mesma forma em que era originalmente, enquanto os formatos digitais (e a mdia fsica) evoluem com o passar do tempo. 3) URL persistentes(Handles). No caso de administrar um Repositrio DSpace as comunidades e colees sero criadas inicialmente pelos critrios da tipologia documental e por categorias temticas de cada rea da organizao. Cada acervo personalizado pode ser dividido em sub-acervos, isto , uma unidade especfica vinculada a um tipo de acervo e seu crescimento depender da realidade e necessidade do Repositrio. O padro de metadados Dublin Core (DC) o formato recomendado http://www.dublincore.org/ internacionalmente e o mais adotado pelo protocolo OAI-PMH, criado pela iniciativa dos arquivos abertos. Seus elementos permitem expressar o contedo de um documento digital de maneira bibliogrfica e particulariz-lo dentre vrios outros materiais armazenados. A importncia dos metadados justificada pela necessidade dos documentos disponveis estarem codificados em formatos e linguagens de marcao padronizadas, de modo a facilitar a interoperabilidade, o acesso e a manuteno, a recuperao e localizao eficaz do acervo digital para o usurio. 2.6 Tipos de materiais e suportes que sero indexados Ao realizar o levantamento da massa documental, pode-se ter a dimenso dos tipos de matrias produzidos e que esto pulverizados em diversos sites, sem um tratamento devido, e desta forma a implementao do Repositrio Digital objetiva reunir, tornar disponvel e difundir esta produo de: artigos, fotografias,
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ilustraes, monografias, obras de arte, registros sonoros, revistas, vdeos e outros documentos de interesse ao desenvolvimento cientfico, tecnolgico e scio-cultural da organizao. 2.7 Customizao do Repositrio Digital DSpace A customizao do ambiente online para o Repositrio necessitam ser adaptadas para os padres de acessibilidade World Wide Web Consortium - W3C e Acessibilidade Brasil - AAA. Sem estas converses, alm da perda da utilizao da pgina, pela falta de funcionalidades desejadas, elas no podero ser utilizadas pelos softwares leitores de tela, que permitem que os portadores de deficincia consigam acessar as informaes. 2.8 Infra-Estrutura Tecnolgica para instalar o Repositrio Segundo recomendaes no site do IBICT, o DSpace um sistema executvel em plataforma WEB desenvolvido com base em open source. Para sua plena operacionalizao necessita de uma infra-estrutura (hardware e software) exclusiva, prpria deste tipo de software. Para sua instalao, os sistemas operacionais recomendados so aqueles baseados em UNIX/Linux. Pode-se optar por utilizar o sistema operacional Suse (http://pt.opensuse.org/) por, e o servidor de aplicaes Tomcat (jakarta.apache.org/tomcat/) por recomendao da documentao tcnica. Tambm existe a possibilidade de instalar no servidor Windows Os bancos de dados apropriados so o Oracle (www.oracle.com) e o PostgreSql (www.postgresql.org ). O segundo, por ser gratuito, no acarreta nus adicional para instituio. A preparao do ambiente computacional segue os padres de instalao recomendados. O software originalmente compactado em arquivo do tipo Web Application Archive war (use para descompactar o programa winrar), que descompactado pelo Tomcat, e automaticamente para seguir a instalao o sistema. Cabe 474
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lembrar que o pacote do software inclui dois arquivos .war, um para a instalao em Web e outro para suporte ao protocolo OAI-PMH. O sistema tem trs camadas: Aplicao, Negcio e Armazenamento, organizadas em trs pacotes separados que contm o cdigo-fonte. Segundo Mrdero Arellano (2007), dentro de cada camada esto distribudos os componentes, tais como: Busca; Interface Web; Provedor de Dados do OAI-PMH; Bancos de Dados; Gerenciador de workflow de Submisso etc. Possui tambm um conjunto de funcionalidades relacionadas recuperao e disseminao dos metadados. No caso da recuperao dos itens depositados o DSpace utiliza o mecanismo de busca Lucene (//lucene.apache.org/), que faz parte de seu conjunto de programas. 3 DISCUSSO DO RESULTADOS Aps a instalao do DSpace necessrio observar os critrios e metas para o desenvolvimento do Repositrio na Organizao . Por exemplo especificar quais so as pessoas responsveis pela poltica do Repositrio, especificar quais os documentos a serem aceitos; definir os nveis de auto-arquivamento; especificar a responsabilidade operacional e de manuteno (backup), entre outros. Projetos desta natureza precisam da cultura organizacional prativa e de pessoas comprometidas alm de conhecerem polticas de preservao da memria institucional; identificar as iniciativas paralelas de acesso informao (pginas de professores, disciplinas, atividades on-line) existentes nos departamentos, laboratrios e nas disciplinas de cursos de graduao e ps-graduao; conhecer os impactos, as peculiaridades, as conseqncias e as dimenses do processo de auto-arquivamento e preservao digital on-line. Segundo Blattmann (2001, p. 154) ao se criar um projeto preliminar possibilita-se ter uma viso dos componentes desse processo, das pessoas envolvidas (quem), das atividades e tarefas (o que) e dos produtos (o que) processam. Ainda para a autora, compete ao bibliotecrio adequar a demanda do sistema de informao digital online, com o intuito de atender as necessidades e
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buscar a qualidade do servio, na atualizao constante e na relevncia da coleo. Tambm no pode-se esquecer o foco de cada repositrio se ser a preservao e a organizao da memria digital da instituio. No quadro 1 observa-se componentes do processo de gesto da informao. O objetivo desse quadro resgatar as peculiaridades e atribuir especificaes referente as funes, as atividades e os produtos do Repositrio.
Quadro 1: Componentes do processo de gesto da informao Perfil (quem) Aes (como) Produtos (o que) Administradores Manuteno do canal Qualidade na transmisso de da rede de de fluxo da informao pacotes de informao computadores e da comunicao Responsveis Estabelecimento de Preservao, acesso e pelas polticas polticas, padres, organizao da memria institucionais e de modelos e funes digital servios Coordenadores de pesquisa e ensino Tcnicos na rea de comunicao e informtica; Comunicadores; Bibliotecrios Engenheiros, Analistas de desenvolvimento de sistemas, Arquitetos da informao Bibliotecrios Estabelecimento das polticas referentes aos contedos Escolha da qualidade e quantidade dos equipamentos utilizados para a comunicao e a transmisso da informao Desenvolvimento de aplicativos conforme requisitos das demandas centradas nos usurios Indexao, classificao, catalogao, recuperao da informao e normalizao da documentao Estudos sobre o comportamento dos usurios remotos Diretrizes do repositrio da informao digital online

Segurana (acesso, manuteno e backup) do repositrio de informaes; qualidad na entrega e recepo da informao Interface amigvel aos usurios envolvidos no processo do Repositrio

Psiclogos e Bibliotecrios

Organizao, recuperao e disseminao do contedo do Repositrio; Credibilidade das informaes Perfil da demanda centrada no usurio remoto

Adaptao de Blattmann (2001, p.154)

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O processo dinmico necessita estabelecer fases, conforme quadro 2, estas demandam o envolvimento da equipe, funes, atividades, tarefas e prazos para abranger a implementao e desta forma atingir os objetivos propostos.
1 Fase
a

2a Fase 3a Fase

4a Fase

5a Fase

Quadro 2: Fases do projeto Definir o projeto Especificar as responsabilidades Estabelecer as comunidades e colees Definir as polticas de acesso e submisso Especificar como fazer o auto-arquivamento (quem, o que, quando, quanto tamanho do arquivo) Definir a personalizao do design Definir os metadados Definir os formatos de arquivos (PDF, TXT, HTML, JPG, GIF, MP3, WAW, etc.) Instalao e configurao do DSpace no servidor Testes de instalao Verificar requisitos tcnicos e operacionais Personalizao do design Criao de comunidades e colees Realizao de testes na plataforma com dados em diferentes categorias de comunidades Observar os resultados e implementar as melhorias conforme necessitado Inserir os metadados do auto-arquivamento Alimentao das colees Recuperao da informao Acesso aos documentos Uso da informao Avaliao e melhorias nas diversas etapas Sensibilizao junto comunidade interna da organizao Anlise e avaliao do uso do repositrio

Os documentos no formato digital podem ser desde artigos, relatrios, manuais, normas, projetos, livros, revistas, fotografias, vdeos, entrevistas, anais de congresso, papers, palestras, apresentaes de eventos, arquivos de udio, entre outros para preservar a memria da organizao.
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Especificao da estrutura dos recursos e custos estimados em Reais, detalhada na figura 1, envolvem desde servidor, backup e equipamentos para instalao e uso do DSpace.
Despesas solicitao Despesas com Material Permanente Qtde Itens Servidor com no mnimo: 64 bits bi processada 1 1 terabytede disco (raid5) Servidor para espelhamento (segurana 1 backup) Microcomputador equipados com gravadores e leitores de mdias, monitores 5 LCD, placas de captura de udio e vdeo Total Figura 1: Especificao da estrutura dos recursos Valor Unitrio Total R$

8.0000,00 3.5000,00

8.5000,00 3.5000,00

1.500,00

7.500,00 19.500,00

3.1 Auto-arquivamento e disponibilizao do contedo O DSpace est alinhado ao movimento do acesso livre, usa do protocolo OAI-PMH, a estrutura do Dublin Core para o tratamento da informao, para facilitar o acesso, recuperao, uso e disseminao da informao em provedores de servios nacionais e internacionais. Cada pessoa poder efetuar o auto-arquivamento, depender da poltica de acesso e submisso. Como uma nova cultura na organizao o auto-arquivamente requer motivao e capacitao dos envolvidos conforme Ferreira (2007, p.85). O DSpace pode ser usado para trabalho colaborativo, idia defendida pelos usurios e desenvolvedores de software livre, visto como um construtivismo social
Um grupo social construindo coisas umas para as outras, criando, de forma colaborativa, uma pequena cultura de objetos compartilhados, com significados compartilhados. Quando algum introduzido dentro de uma cultura

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como essa, ela est aprendendo o tempo todo sobre como ser uma parte dessa cultura, em vrios nveis. (Comunidade Moodle, 2008)

No que se refere poltica de copyright, que pesa sobre o contedo do repositrio necessrio especificar se utilizar as licenas flexveis do Creative Communs, o Copyleft ou outra modalidade de direitos autorais e esta precisa estar clara para toda a comunidade. Sobre a capacidade do armazenamento requisitos tcnicos como tamanho da capacidade do servidor e velocidade do processador so fundamentais para acesso e uso do ambiente. Em seguida necessita-se formular as normas ou diretrizes para definir questes como: o tamanho e formato dos arquivos (por exemplo, tamanho mximo em bits para upload de vdeos, udios e fotos), o tratamento mais adequado de documentos para a guarda, tal como o PDF/A-1, que a Norma Internacional ISO 19005-1, que tem por objetivo ser um padro para arquivamento e conservao de documentos digitais a longo prazo. 3.2 Organizao e gesto do contedo Segundo Ferreira (2007, p.87) analisar o uso do software, capacitar sua equipe e, ter um tempo para consolidar e fortalecer a infra-estrutura adequada na instituio para implementao do repositrio torna-se vital. O contedo do repositrio deve ser organizado em Comunidades, que so as entidades administrativas conhecidas como colees Cada Comunidade pode conter um nmero ilimitado de sub-comunidades. Cada sub-comunidade poder ser uma coordenao de reas temticas, ou mesmo um ncleo ou grupo de ao e manifestao cultural que atue no repositrio. Os documentos digitais sero denominados de Itens e estaro agrupados em Colees. As Comunidades e Sub-Comunidades podem ter tambm um nmero ilimitado de Colees. Os Itens sero indexados seguindo os padres j pr-estabelecidos de metadados do prprio software pautado no Dublin Core. As Comunidades so Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.13, n.2, p.467-485, jul./dez., 2008. 479

mostradas em pgina prpria e tero suas informaes, notcias e links prprios, alm de mostrar a lista com suas Sub Comunidades e Colees. As descries dos metadados de cada coleo sero estudadas e definidas, respeitando-se suas especificidades, formato e suporte. Porm, adequando-as a proposta j existente no software DSpace, de modo a garantir a facilidade nos momentos de atualizao (upgrade) do prprio sistema (Ferreira, 2007, p.88). O tratamento dos documentos a serem depositados necessitam de estudos particulares, em especial no que se refere incluso dos documentos retroativos a implantao do repositrio, sua autoria (se autores podero incluir materiais antes de terem vnculo com a organizao), normalizao, e a incluso de informaes mnimas de identificao e tratamento, visando a preservao e organizao em meio digital. A insero dos contedos da Comunidade, ser definida estrategicamente em funo do interesse da sub comunidade. Por meio desse sistema, os autores devero tambm auto-depositar seus trabalhos preenchendo os metadados padronizados alm de serem direcionados a tratar e formatar seus documentos seguindo padres, normas e diretrizes definidos na polticas da organizao. Os autores necessitam contar com uma estrutura de apoio para proceder no auto-arquivamento e no trabalho colaborativo na Internet. 3.3 Polticas de acesso e submisso Para acessar as reas restritas ser necessrio ao preenchimento do cadastro. Algumas tarefas iro requerer, alm do cadastro, uma autorizao, como para a submisso de Itens. Na prpria plataforma DSpace h formulrios que podero servir de modelo para solicitar tal autorizao. Antes de logar-se pela primeira vez, ser necessrio registrar-se no Repositrio, ter um e-mail vlido e seguir as instrues no ambiente. 480
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Estas polticas podem ser implementadas e diferenciadas para cada coleo ou comunidade, dependendo da especificidade de cada uma. Caso o autor deseje submeter Itens e no encontre uma Comunidade ou Coleo adequada, o autor poder submeter comisso constituda pela organizao. 3.4 Administrando o repositrio DSpace Aps a implantao do Repositrio, definio das polticas de submisso e gesto de contedos, se torna necessrio o planejamento, execuo, manuteno de mudanas conforme as anlises e avaliaes peridicas no ambiente. O acompanhamento do repositrio necessita de indicadores: acessos, downloads, uploads, anlise bibliomtrica, entre outros, e desta forma, proporcionar visibilidade de quem acessa, o que acessa, quando e com que ferramentas. Delinear a poltica de institucionalizao e buscar o compromisso de participao de todos os membros da equipe so os primeiros passos. A equipe DSpace do MIT desenvolveu em 2002 uma apresentao Business Planning Presentation (http://www.dspace.org/implement/business-plan.ppt ) e tambm o plano de negcios DSpace Business Plan (http://www.dspace.org/implement/mellon.pdf ) com foco em 5 reas: a distribuio da Licena, descrio dos servios, a entrega dos servios, conscientizar e adotar a direo, modelo financeiro. Para administrar o ambiente torna-se crucial determinar as etapas: a) Processo de gesto: especificar as responsabilidades baseados na gesto participativa. b) Entrada de documentos: - quem a realizar e ou far as instrues; - controle de qualidade (contedo e formato). c) Quem contribuir com o contedo e definir o autoarquivamento? d) Como ser feita a reviso do contedo?
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e) Quem far parte da comisso das polticas internas e externas? f) Decidir como ser o fluxo de publicao (edio, reviso, quais os metadados e formatos a serem adotados)? g) Quais os bibliotecrios da instituio passaro pela formao e atuantes na assistncia aos usurios e autores? h) Como ser feito o gerenciamento das colees ? i) Quem e como ser a avaliao do sistema (anlise dos acessos e depsitos)? 3.5 Divulgao Aps uso do ambiente ser necessrio acompanhar as possveis melhorias nas diversas etapas. A sensibilizao junto comunidade interna possibilita um retorno melhor e pontual sobre o que e aonde alterar. Ao ofertar treinamento da comunidade para o uso, auto-arquivamento e trabalho colaborativo cria-se uma comunidade auto-suficiente. O uso das ferramentas de marketing, o registro nos motores de busca, podem auxiliar na melhoria da visibilidade da produo (produo tcnico, artstica, cientfica, acadmica e cultural) na organizao. 4 CONCLUSES Ao implantar tecnologias da informao e comunicao necessita-se da conscientizao das potencialidades e respectivos usos. Concorda-se com Smith et al. (2003) sobre a necessidade de polticas, requisitos da equipe tcnica, uso de estratgias de comunicao, estruturas de gerenciamento e controle, planos de treinamento, e seguir requerimentos operacionais. A participao ativa no grupo torna-se um meio para a equipe da biblioteca se familiarizar com o sistema e a discusso ampla desses tpicos possibilita desenvolver os servios via DSpace. Um repositrio digital em determinada organizao altera desde a poltica interna externa, as atividades e tarefas, os produtos e servios oferecidos. Cabe lembrar a importncia de compreender os motivos da mudana; as vantagens e as dificuldades na 482
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implantao; usar os dados e retornos oriundos da anlise de processos (feedback), os custos e as novas responsabilidades implcitas em desenvolver um novo servio para a biblioteca; em administrar os recursos limitados, em obter apoio (recursos financeiros, operacionais e humanos), e identificar potenciais recursos de fomento (repositrios institucionais so uma extenso dos servios bibliotecrios). Cabe lembrar os alertas do estudo de Davis e Connolly (2007) referentes ao no usar repositrios digitais: evitar a redundncia com outras modalidades na disseminao da informao; analisar a curva de aprendizagem dos envolvidos no processo; evitar a confuso com direitos reservados; o medo do plgio; a qualidade dos trabalhos incompatvel; e consideraes quando depositar um documento no repositrio significa publicao. REFERNCIAS
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DSPACE AS ORGANIZATIONAL DIGITAL REPOSITORY

Abstract: This paper article characterizes and identifies questions about using DSpace in the organization. It presents a historical description and some action to management digital information on-line. The team work and internal and external policies specifications are important to build the digital repository. Keywords: Institucional repository. DSpace. _____

Ursula Blattmann
Dra. Engenharia de Produo - UFSC. Mestre em Biblioteconomia PUCCAMP. Bacharel em Biblioteconomia - UFSC. Professora na UFSC. Ministra aulas nos cursos de Biblioteconomia e Cincia da Informao (PGCIN) UFSC. Florianpolis Santa Catarina E-mail: ursula@ced.ufsc.br

Claudiane Weber
Bacharel em Biblioteconomia UFSC. Bibliotecria da Faculdade Antonio Meneghetti. Supervisora do Laboratrio de Ambientes de Educao a Distncia (LAED) - CFM/UFSC,- Florianpolis. E-mail: clauweber@gmail.com Artigo: Recebido em: 11/07/2008 Aceito em: 31/08/2008
Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.13, n.2, p.467-485, jul./dez., 2008.

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