ARTAi PARA A

PATRIMNIO DIGITAL

AARQlilVlig

Conselho Nacional de Arquivos

Conarq

Conarq
V.', L tM Conselho Nacional d. Arquivos

Conselho Nacional de Arquiuos Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Ana Maria Cascardo Varella Ana Pavani Anna Amlia de Castro Ferreira Carlos Augusto Silva Ditadi Carmen Tereza Moreno Claudia Lacombe Rocha Eugnio Pacelli Humberto Innarelli Lus Fernando Sayo Maria Izabel de Oliveira Marcos Oliveira Matos Margareth da Silva Neire do Rossio Martins Paulo Passos Ricardo Sigaud Rosely Cury Rondinelli Sergio Dagnino Falco Vanderlei Batista dos Santos

Publicao no Brasil com apoio da UNESCO Publication au Brsil avec le soutien de l'UNESCO Publicacin en Brasil con el apoyo de la UNESCO Publication in Brazil with UNESCO support 2005

CARTA PARA A PRESERVAO DO PATRIMNIO ARQUIVSTICO DIGITAL

PRESERUAR P A R A GARAMIR 0 ACESSO

Considerando que a informao arquivstica produzida, recebida, utilizada e conservada em sistemas informatizados vem constituindo um novo tipo de legado: o patrimnio arquivstico digital;
desaparecimento e de falta de confiabilidade, e que sua preservao em benefcio das geraes atuais e futuras uma preocupao urgente no mundo inteiro;

Considerando que esse patrimnio arquivstico digital se encontra em perigo de

Considerando que a Carta para a Preservao do Patrimnio Digital da UNESCO manifesta a necessidade de os Estados-membros, incluindo o Brasil, estabelecerem polticas e aes para proteger o patrimnio digital;
princpios que os arquivos devem facilitar o estabelecimento de polticas, procedimentos, sistemas, normas e prticas que levem os produtores de documentos a criar e manter documentos arquivsticos fidedignos, autnticos, preservveis e acessveis;

Considerando que o Conselho Internacional de Arquivos estabeleceu entre seus

Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo, independente do suporte em que a informao est registrada; o Conselho Nacional de Arquivos, em sua 34a reunio plenria, realizada em 6 de julho de 2004, no Rio de Janeiro, aprova a presente Carta.
As organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais transformando ou produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital, como textos, bases de dados, planilhas, mensagens eletrnicas, imagens fixas ou em movimento, gravaes sonoras, material grfico, stios da internet, dentre muitos outros formatos e apresentaes possveis de um vasto repertrio de diversidade crescente. As facilidades proporcionadas pelos meios e tecnologias digitais de processamento, transmisso e armazenamento de informaes reduziram custos e aumentaram a eficcia dos processos de criao, troca e difuso da informao arquivstica. O incio do sculo XXI apresenta um mundo fortemente dependente do documento arquivstico digital como um meio para registrar as funes e atividades de indivduos, organizaes e governos.

Os documentos arquivsticos so gerados e mantidos por organizaes e pessoas para registrar suas atividades e servirem como fontes de prova e informao. Eles precisam ser fidedignos e autnticos para fornecer evidncia das suas aes e* devem contribuir para a ampliao da memria de uma comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registram informaes culturais, histricas, cientficas, tcnicas, e c o n m i c a s e administrativas. " A eficcia de um documento arquivstico depende da qualidade e do rigor dos procedimentos de produo e manuteno realizados pelas organizaes produtoras de documentos. Entretanto, como a informao em formato digital extremamente suscetvel degradao fsica e obsolescncia tecnolgica - de hardware, software e formatos -, essas novas facilidades trazem conseqncias e desafios percucientes para assegurar sua integridade e acessibilidade. A preservao dos documentos digitais requer aes arquivsticas, a serem incorporadas em todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido criados, incluindo as etapas de planejamento e concepo de sistemas eletrnicos, afimde que no haja perda nem adulterao dos registros. Somente desta forma se garantira' que esses documentos p e r m a n e a m disponveis, recuperveis e compreensveis pelo tempo que se fizer necessa'rio. A preservao de documentos arquivsticos tem por objetivo garantir a autenticidade e a integridade da informao, enquanto o acesso depende de os documentos estarem em condies de serem utilizados e compreendidos. O desafio da preservao dos documentos arquivsticos digitais esta' em garantir o acesso contnuo a seus contedos e funcionalidades, por meio de recursos tecnolgicos disponveis p o c a em que ocorrer a sua utilizao. Assim, importante alertar os governos, as organizaes pblicas e privadas, as instituies de ensino e pesquisa e todos os setores da sociedade brasileira comprometidos com a incluso informacional para os seguintes problemas:
Dependncia social da informao digital

O governo, a administrao pblica e privada, a pesquisa cientfica e tecnolgica e a expresso cultural dependem cada vez mais de documentos digitais, no disponveis em outra forma, para o exerccio de suas atividades.
Rpida obsolescncia da tecnologia digital

A preservao de longo prazo das informaes digitais esta' seriamente a m e a a d a pela vida curta das mdias, pelo ciclo cada vez mais rpido de obsolescncia dos equipamentos de informa'tica, dos softwares e dos formatos.
Incapacidade dos atuais sistemas eletrnicos de informao em assegurar a preseruaco de longo prazo

Atualmente, no obstante os pesados investimentos em tecnologia da informao, ha' uma crescente debilidade estrutural dos sistemas eletrnicos de

informao, que os incapacitam de assegurar a preservao de longo prazo e o acesso contnuo s informaes geradas num contexto de rpido a v a n o tecnolgico.
Fragilidade intrnseca do armazenamento digital

A tecnologia digital comprovadamente um meio mais frgil e mais instvel de armazenamento, comparado com os meios convencionais de registrar informaes, tendo um impacto profundo sobre a gesto dos documentos digitais no presente para que se tenha garantia de acesso no futuro.
Complexidade e custos da preservao digital

A preservao de documentos digitais pressupe uma constante atualizao de suporte e de formato, alm de estratgias para possibilitar a recuperao das informaes, que passam pela preservao da plataforma de hardware e software em que foram criados, pela migrao ou pela emulao. Estas so algumas iniciativas que vm sendo tomadas, mas que no so ainda respostas definitivas para o problema da preservao de longo prazo. No h solues nicas e todas elas exigem investimento financeiro elevado e contnuo em infra-estrutura tecnolgica, pesquisa cientfica aplicada e capacitao de recursos humanos.
multiplicidade de atores envolvidos

A preservao da informao em formato digital no se limita ao domnio tecnolgico, envolve tambm questes administrativas, legais, polticas, econmico-financeiras e, sobretudo, de descrio dessa informao atravs de estruturas de metadados que viabilizem o gerenciamento da preservao digital e o acesso no futuro. Desta forma, preservar exige compromissos de longo prazo entre os vrios segmentos da sociedade: poderes pblicos, indstria de tecnologia da informao, instituies de ensino e pesquisa, arquivos e bibliotecas nacionais e demais organizaes pblicas e privadas. Reconhecida a instabilidade da informao arquivstica digital, necessrio o estabelecimento de polticas pblicas, diretrizes, programas e projetos especficos, legislao, metodologias, normas, padres e protocolos que minimizem os efeitos da fragilidade e da obsolescncia de hardware, software e formatos e que assegurem, ao longo do tempo, a autenticidade, a integridade, o acesso contnuo e o uso pleno da informao a todos os segmentos da sociedade brasileira. Isto s s e r possvel se houver uma ampla articulao entre os diversos setores comprometidos com a preservao do patrimnio arquivstico digital, e em cooperao com os organismos nacionais e internacionais. Desta forma, manifestamos a importncia das instituies arquivsticas, do poder pblico, da indstria de tecnologia da informao e comunicao e das instituies de ensino e pesquisa, implementarem aes, especialmente no que concerne a:

1 - E L A B O R A O D E ESTRATGIAS E POLTICAS
Gesto arquivstica de documentos

Definir procedimentos e estratgias de gesto arquivstica de documentos quando da criao, transmisso e preservao de documentos em formatos digitais, com o objetivo de garantir a produo e manuteno de documentos fidedignos, autnticos, acessveis, compreensveis e preservveis.
Instrumentalizao dos arquivos

Orientar quanto criao de infra-estrutura nas instituies arquivsticas e nas organizaes produtoras e acumuladoras de documentos, no que concerne a equipamentos, sistemas, metodologias e recursos humanos capacitados, para que possam desempenhar um papel ativo na gesto da preservao dos documentos digitais.
Governo eletrnico

Promover a participao de representantes das instituies arquivsticas nos projetos de governo eletrnico, para a definio de estratgias, padres e normas de gesto, preservao e acesso a documentos e informaes, conforme orientao do Conselho Internacional de Arquivos e da UNESCO.
Aes cooperativas

Incentivar programas cooperativos de preservao de documentos digitais para aplicao e compartilhamento de recursos sob a forma de acordos, consrcios, convnios e parcerias.

2 - ESTABELECIMENTO DE NORMAS
Padres e protocolos

Definir e/ou recomendar a utilizao de padres e protocolos abertos e de aceitao ampla na criao, uso, transmisso e armazenamento de documentos digitais; e desenvolver solues em cooperao com organizaes de pesquisa e a indstria de tecnologia da informao e comunicao.
Requisitos funcionais

Definir os requisitos funcionais e estimular sua adoo para orientar o desenvolvimento e a aquisio de sistemas eletrnicos de gesto arquivstica, que sejam adequados s especificidades da legislao e das praticas arquivsticas brasileiras.
flletadados

Definir estruturas padronizadas de metadados e determinar a sua utilizao nos sistemas eletrnicos de gesto arquivstica, com o propsito de gerir a preservao e a acessibilidade dos documentos digitais.

Segurana da informao digital

Definir poltica de s e g u r a n a da informao, que considere os aspectos legais, organizacionais, humanos e tecnolgicos, de modo a garantir a autenticidade dos documentos digitais e o sigilo da informao, bem como a proteo contra perdas, acidentes e intervenes no autorizadas.

3 - PROMOO DO CONHECIMENTO
Agenda de pesquisa

Desenvolver uma agenda nacional de pesquisa para a preservao e longevidade* dos documentos digitais, alinhada com as principais iniciativas nacionais e internacionais, com a participao das agncias governamentais de fomento e de amparo pesquisa, universidades e outras entidades dos setores pblico e privado.
Gnsino e formao de recursos humanos

Estimular a insero do tema Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital na formao dos profissionais de informao, especialmente dos arquivistas, nos cursos de graduao e ps-graduao.
Disseminao do conhecimento

Estabelecer aes de identificao, disseminao e compartilhamento do conhecimento e a utilizao de metodologias e tcnicas para a gesto e a preservao de documentos arquivsticos digitais. O Conarq reafirma o seu compromisso com a aplicao de polticas pblicas voltadas para a preservao do patrimnio arquivstico digital, e convoca os setores pblicos e privados, envolvidos com a produo e proteo especial dos documentos em formato digital, a envidarem e s f o r o s para garantir sua preservao e acesso contnuo, condio fundamental para a democratizao da informao arquivstica em nosso p a s e a preservao da m e m r i a nacional.

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CHARTE BRSILIENNE SUR LA PRSERVATION DU PATRIMOINE ARCHIVISTIQUE SOUS FORME NUMRIQUE

Prserver pour assurer son accessibilit universelle

Considrant que l'information archivistique produite, reue, utilise et c o n s e r v e sous des systmes informatiques, devient de plus en plus un nouveau type d'hritage: le patrimoine archivistique sous forme numrique; Considrant que ce patrimoine risque de disparatre et manque de fiabilit, et que sa prservation dans l'intrt des gnrations prsentes et futures est une proccupation urgente qui intresse le monde entier; Considrant que la "Charte de l'UNESCO sur la conservation du patrimoine numrique" met en garde les Etats membres, y compris le, Brsil, pour qu'ils laborent des politiques et des actions visant sauvegarder ce patrimoine; Considrant que le "Conseil international des archives" a tabli parmi ses principes que les archives doivent pouvoir favoriser la mise en oeuvre des politiques, des procdures, des systmes, des normes et des pratiques entranant les producteurs crer et veiller l'entretien des documents archivistiques qui soient dignes de foi, authentiques, susceptibles d'tre c o n s e r v s et accessibles; Considrant que le "Conseil national des archives" du Brsil a pour but de dfinir la politique nationale des archives publiques et prives, ainsi que de fournir les normes visant la gestion de l'ensemble du fonds documentaire et la protection spciale des documents d'archiv, quel que soit le support o l'information ait t enregistre; Le "Conseil national des archives" du Brsil, lors de sa 34ira,: a s s e m b l e plnire tenue le 6 juillet 2004 Rio de Janeiro, adopte la prsente Charte. Les organismes publics et privs ainsi que les citoyens transforment ou produisent un nombre croissant de documents d'archiv uniquement sous forme numrique comprennant, parmi un large ventail de formats qui ne cesse de se diversifier, des textes, des bases de d o n n e s interactives, des formulaires, des messages letroniques, des images fixes ou animes, des enregistrements sonores, du matriel graphique et des pages Web. Les facilits procures par les supports et les technologies letroniques concernant le traitement, la transmission et le stockage d'informations, tout eh ayant rduit considrablement leur cot oprationnel, ont fait augmenter l'efficacit des procdures de cration, d ' c h a n g e et de diffusion de l'information archivistique. En ce dbut de sicle, notre monde reste fortement tributaire des

documents archivistiques sous forme numrique en tant que moyen d'enregistrement des fonctions et des activits fournies par les individus, les organisations et les gouvernements, en conservant leur valeur de preuve et de source de renseignements. Dans ce cas, il faudra qu'ils soient dignes de foi et authentiques pour tablir le bien-fond de leurs actions et ils doivent contribuer l'largissement de la mmoire d'une communaut ou de la socit dans son ensemble, du fait qu'ils enregistrent des informations d'ordre culturel, historique, scientifique, technique, conomique et administratif. Inefficacit de la documentation archivistique relve de la qualit et de la, rigeur des procdures de production et de maintenance mises en oeuvre par les organismes qui la produisent. Cependant, tant donn que l'information sous forme numrique reste extrmement vulnrable la dgradation physique et l'obsolescence technologique - aussi bien du matriel et des logiciels que des formats -, toutes ces nouvelles facilits entranent des c o n s q u e n c e s et des obstacles majeurs pour assurer leur intgrit et leur accessibilit. La prservation des documents numriques exige des actions archivistiques qu'il faudra incorporer l'ensemble de leur cycle de vie, avant mme de leur cration, y compris tout au long des tapes de planification et de conception des systmes lectroniques, pour qu'il n'y ait pas des pertes ni aucune altration des enregistrements. C'est la seule faon d'assurer que ces documents restent disponibes, rcuprables et comprhensibles pour la dure qu'il faudra. La conservation de documents archivistiques a pour but de garantir l'authenticit et l'intgrit de l'information, tandis que leur accessibilit relve des conditions qui rendent possibles leur usage et leur comprhension. Le dfi concernant la prservation de ces documents numriques c'est celui d'assurer l'accs en permanence leurs contenus et leurs fonctionnalits, par le truchement de supports technologiques disponibles au moment o ils seront utiliss. Cela tant, il est important de mettre en garde les gouvernements, les organismes publics et privs, les institutions d'enseignement et de recherche, ainsi que tous les secteurs de la socit brsilienne e n g a g s dans le processus de l'inclusion informationnelle, l'gard des problmes suivants:
Dpendance sociale vis--uis de l'information numrique

Le gouvernement, les administrations publique et prive, la recherche scientifique et technologique, ainsi que l'expression culturelle sont de plus en plus tributaires des documents numriques, disponibles uniquement sous cette forme, pour l'accomplissement de leurs activits.

Obsolescence rapide de la technologie numrique

La conservation long terme des informations numriques se trouve* srieusement m e n a c e par la vie phmre des mdia, et par le cycle de plus en plus rapide de l'obsolescence des systmes informatiques, des logiciels et des formats.
Incapacit des systmes letroniques de l'information actuels assurer la prservation long terme

s # ; / | Actuellement, malgr les investissements assez considrables placs dans la technologie de l'information, il y a une faiblesse structurelle accrue des systmes letroniques de l'information, laquelle les rend incapables d'assurer la conservation long terme et l'accs en permanence au fonds documentaire gnr dans un cadre de progrs technologique de plus en plus rapide.
Fragilit intrinsque du stockage de l'information numrique

La technologie letronique est incontestablement un support plus fragile et plus instable de stockage, si l'on compare avec les moyens conventionnels d'enregistrement d'informations; prsent, elle ne cesse d'exercer un impact profond sur la gestion des documents numriques pour que l'on ait l'assurance d'y avoir accs dans l'avenir.
Complexit et cots de la prservation des documents numriques

La conservation des documents numriques implique une mise jour en permanence du support et du format, outre les stratgies pour rendre possible la rcupration des informations, qui passent par la prservation de la plate-forme du matriel et des logiciels o ils avaient t crs, par la migration ou par l'mulation. Ce sont quelques-unes des d m a r c h e s ayant dj t prises mais qui ne sont pas encore des r p o n s e s dfinitives pour rsoudre le problme de la conservation long terme. Il n'y a pas qu'une seule solution d'autant plus que chacune de celles qui ont t adoptes exigent un investissement financier, assez considrable et permanent, concernant le support technologique, la recherche scientifique applique et le renforcement des capacits du personnel.
multiplicit des acteurs concerns

La conservation de l'information numrique ne se tient pas au domaine technologique, mais elle implique aussi des questions administratives, juridiques, politiques, c o n o m i q u e s et financires et, surtout, celles concernant la description de cette information par le moyen des structures de m t a d o n n e s qui rendent viable la gestion de la prservation du fonds documentaire numrique et leur accs dans l'avenir. De cette faon, prserver exige des engagements long terme entre les diffrentes couches sociales, tels que les pouvoirs publics, les industries de technolo-

gie de l'information, les institutions d'enseignement et de recherche, les archives et les bibliothques nationales et encore d'autres organismes publics et privs. Une fois reconnue l'instabilit de l'information archivistique sous forme numrique, il faut tablir une lgislation adquate, ainsi que des politiques publiques, des principes directeurs, des programmes et des projets spcifiques, des mthodologies, des normes, des modles et des protocoles afin de minimiser les effets de la fragilit et de l'obsolescence touchant le matriel, les logiciels et les formats; en outre, il faut assurer,* aufildu temps, l'authenticit, l'intgrit, l'accs en permanence et l'usage sans aucune limite de l'information toutes les couches de la socit brsilienne. Tout cela ne sera possible que moyennant une articulation assez large entre les divers secteurs e n g a g s dans la conservation du patrimoine archivistique sous forme numrique, et en coopration avec les organisations nationales et internationales. De cette faon, nous soulignous l'importance des institutions archivistiques, des pouvoirs publics, des industries de technologie de l'information et de la communication, ainsi que des institutions d'enseignement et de recherche, en vue de la mise en oeuvre d'actions, en particulier concernant les trois aspects suivants: I - LABORATION D E STRATGIES E T DE POLITIQUES
Gestion archivistique des documents

Dfinir des procdures et des stratgies de gestion archivistique en matire de documents numriques au moment de leur cration, de leur transmission et de leur prservation, ayant le but d'assurer la production et la maintenance de documents qui soient dignes de foi, authentiques, accessibles, comprhensibles et susceptibles d'tre conservs.
Support technique des archives

Orienter la cration d'un support technique dans les institutions archivistiques et dans les organismes producteurs et dpositaires de documents, en ce qui concerne les priphriques, les systmes, les mthodologies et le personnel dment qualifi, pour qu'ils soient mme de jouer un rle actif dans la gestion de la conservation des documents numriques.
Intendance letronique

Promouvoir la participation de reprsentants des institutions archivistiques dans les projets d'intendance letronique, en vue de la dfinition des stratgies, des modles et des normes de gestion, de conservation et d'accs aux documents et aux informations, en accord avec les principes directeurs du "Conseil international des archives" et de l'UNESCO.

Agir en coopration

Encourager la mise en oeuvre de programmes en coopration visant la , conservation des documents numriques moyennant l'application et le partage des ' financements sous forme d'accords, de consortiums, de conventions et en partenariat. 2 - TABLISSEMENT D E N O R M E S
modles et protocoles

Dfinir et/ou prconiser l'utilisation de modles et de protocoles ouverts qui favorisent la cration, l'usage, la transmission et le stockage des documents numriques; et dvelopper des solutions en coopration avec les organismes de recherche et avec les industries de technologie de l'information et de la communication.
Conditions fonctionnelles

Dfinir les conditions fonctionnelles et stimuler leur mise en place pour orienter le dveloppement et l'acquisition de systmes letroniques de gestion archivistique, qui soient a d q u a t s aux spcificits de la lgislation et des pratiques archivistiques appliques au Brsil.
mtadonnes

Dfinir des cadres standardiss de m t a d o n n e s et dterminer leur utilisation dans les systmes letroniques de gestion archivistique, ayant pour but de grer la conservation et l'accessibilit en permanence des documents numriques.
Sret de l'information numrique

Dfinir une politique de sret concernant l'information, qui prenne en compte les aspects juridiques, organisationnels, humains et technologiques, de f a o n assurer l'authenticit des documents n u m r i q u e s et la privacit de l'information, ainsi que la protection contre les pertes, les accidents et toute tentative d'intrusion.

3 - P R O M O T I O N D U SAVOIR
Agenda de recherche

Dvelopper un agenda national de recherche visant la conservation et la longvit des documents numriques, en accord avec les principales initiatives au plan national et international, et en comptant sur la participation des agences gouvernamentales de dveloppement et d'appui la recherche, des universits et d'autres entits des secteurs public et priv.

enseignement et formation du personnel

Stimuler l'insertion du sujet "Prservation du patrimoine archivistique sous forme numrique" dans la formation des professionnels de l'information, en particulier celle des archivistes, au niveau du 3me cycle et de la spcialisation.
Diffusion des connaissances

tablir des actions de reprage, de diffusion et de partage des connaissances, ainsi que l'usage des mthodologies et des techniques en matire de gestion et de conservation des documents archivistiques sous forme numrique. Le CONARQ [Conselho Nacional de Arquivos/Conseil national des, archives du Brsil] raffirme son engagement vis--vis de l'application des politiques publiques touchant la prservation du patrimoine archivistique sous forme numrique, et appelle les secteurs public et priv, e n g a g s dans la production et la protection spciale des documents numriques, dployer des efforts pour assurer leur conservation et leur accessibilit en permanence, en tant que condition fondamentale pour la dmocratisation de l'information archivistique dans notre pays et pour la prservation de la m m o i r e nationale.

CARTA PARA LA PRESERVACIN DEL PATRIMNIO ARCHIVSTICO DIGITAL BRASILENO

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PRGSGRURR P H R H GHRRflTIZDR GL RCCESO

Considerando que la informacin archivstica, producida, recibida, utilizada y conservada en sistemas informatizados, esta' constituyendo un nuevo tipo de legado: el patrimnio archivstico digital;
gro de desaparicin y falta de confabilidad, y que su preservacin, en efcio de las generaciones actuales y futuras, es una preocupacin urgente en :undo entero;

Considerando que este patrimnio archivstico digital se encuentra en

Considerando que la Carta para la Preservacin dei Patrimnio Digital de la UNESCO manifiesta la necesidad de que los Estados Miembros, incluyendo Brasil, establezcan polticas y acciones para proteger el patrimnio digital; Considerando que el Consejo Internacional de Archivos estableci, entre

sus principios, que los archivos deben facilitar el establecimiento de polticas, procedimientos, sistemas, normas y prcticas para asistir a los productores de documentos en la creacin y el mantenimiento de documentos archivsticos fidedignos, autnticos, preservados y accesibles;

definir la poltica nacional de archivos pblicos y privados y ejercer orientacin normativa observando la gestion documental y la proteccin especial a los documentos de archivo, independiente del soporte en que la informacin esta' registrada; El Consejo Nacional de Archivos, en su 34a reunion plenria, realizada el 6 de julio de 2004, en Rio de Janeiro, aprueba la presente Carta. Las organizaciones pblicas y privadas y los ciudadanos esta'n, cada vez ma's, transformando o produciendo documentos archivsticos exclusivamente en formato digital, como textos, bases de datos, planillas, correos electrnicos, ima'genes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material grafico, pa'ginas de la web, dentro de muchos otros formatos y presentaciones posibles de un vasto repertrio de diversidad creciente.

Considerando que el Consejo Nacional de Archivos tiene por finalidad

Las facilidades proporcionadas por los m d i o s y tecnologias digitales de procesamiento, transmisin y almacenamiento de informaciones redujeron costos y aumentaron la eficcia de los procesos de creacin, cambio y difusin de la informacin archivstica. El inicio del siglo XXI prsenta un mundo fuertemente

dependiente dei documento archivstico digital como un mdio para registrar las funciones y actividades de indivduos, organizaciones y gobiernos. Los documentos archivsticos se generan y se mantienen por organizaciones y personas para registrar sus actividades y para servir como fuente de prueba e informacin. Ellos necesitan ser fidedignos y autnticos para proporcionar evidencia de sus acciones y deben contribuir para la ampliacin de la memoria de una comunidad o de la sociedad como un todo, una vez que registran informaciones culturales, histricas, cientificas, tcnicas, e c o n m i c a s y administrativas. La eficcia de un documento archivstico depende de la cualidad y dei rigor de los procedimientos de produccin y mantenimiento realizados por las organizaciones productoras dei mismo. Sin embargo, como la informacin en formato digital es extremamente susceptible a la degradacin fsica y a la obsolescncia tecnolgica - de hardware, software y formatos - estas nuevas facilidades traen consecuencias y desafios importantes para asegurar su integridad y accesibilidad. La preservacin de los documentos archivsticos digitales require acciones archivsticas que se deben incorporar en todo su ciclo de vida, antes de que estos documentos hayan sido creados, incluyendo las etapas de planeamiento y la concepcin de sistemas electrnicos afinde que no ocurran perdidas ni adulteraciones de los registros. S l o de esta forma se garantizar que esos documentos permanezcan disponibles, rcuprables y comprensibles por el tiempo que sea necesario. La preservacin de los documentos archivsticos tiene por objetivo garantizar la autenticidad y la integridad de la informacin, ya que su acceso depende de las condiciones de utilizacin y comprensin. El desafio de la preservacin de los documentos archivsticos digitales esta' en garantizar el acceso continuo a sus contenidos y funcionalidades, por mdio de recursos tecnolgicos disponibles en la p o c a de su utilizacin. As, es importante alertar a los gobiernos, a las organizaciones pblicas y privadas, a las instituciones de ensenanza e investigacin y a todos los sectores de la sociedad brasilena comprometidos con el acceso a la informacin, sobre los siguientes problemas:
Dependncia social de la informacin digital

El gobierno, la administracin pblica y la administracin privada, la investigacin cientfica y tecnolgica y la expresin cultural dependen cada vez ms de documentos digitales, no disponibles en otro formato, para el ejercicio de sus actividades.
Rpida obsolescncia de la tecnologia digital

La preservacin a largo plazo de las informaciones digitales est seriamente amenazada por la corta vida de los m d i o s de comunicacin, por el ciclo cada vez m s rpido de obsolescncia de los equipos de informtica, dei software y de los formatos.

Incapacidad de los actuates sistemas electrnicos de informacidn para asegurar la preseruacin a largo plazo

Actualmente, no obstante las elevadas inversiones en la tecnologia de la informacidn, hay una creciente debilidad estructural de los sistemas electrnicos de informacin, que los incapacitan, para asegurar la preservation a largo plazo y el acceso continuo a las informaciones generadas en un contexto de ra'pido avance
Fragilidad intrnseca del almacenamiento digital

La tecnologia digital es comprobadamente el medio ma's fra'gil e inestable de almacenamiento, comparado con los m d i o s convencionales a n l o g o s de registrar informaciones, teniendo un impacto profundo sobre la gestion de los documentos digitales en el presente para que se tenga garantia de acceso en el futuro.
Complejidad y costes de la preseruacin digital

La preservation de los documentos digitales presupone una constante a c t u a z a c i n del soporte y dei formato, adernas de e s t r a t g i a s para posibilitar la recuperation de las informaciones, que pasan por la preservation de la plataforma de hardware y software en la que fueron creados, por la migration o por la emulation. Estas son algunas de las iniciativas que se esta'n tomando, pero que no son las respuestas definitivas al problema de preservation a largo plazo. No hay soluciones nicas y todas ellas exigen una inversion financiera elevada y continua en infraestructura tecnolgica, investigation cientfica aplicada y capacitacin de recursos humanos.
IHultiplicidad de actores inuolucrados

La preservation de la informacin en formato digital no se limita al domnio tecnolgico, pues involucra, tambin, cuestiones administrativas, lgales, polticas, econmicas-financieras y, sobretodo, de description de las informaciones a travs de estructuras de metadatos que posibiliten la gestion de la preservation digital y el acceso en el futuro. De esta forma, preservar exige compromisos a largo plazo entre los vrios segmentos de la sociedad: poderes pblicos, industria de tecnologia de la informacin, instituciones de ensenanza e investigation, archivos y bibliotecas nacionales y dema's organizaciones pblicas y privadas. Reconocida la inestabilidad de la informacin archivstica digital, es necesario el establecimiento de polticas, directrices, programas y proyectos especficos, legislation, metodologias, normas, patrones y protocolos que minimicen la fragilidad y la obsolescncia de hardware, software y formatos y que aseguren, a lo largo dei tiempo, la autenticidad, la integridad, el acceso continuo y el uso pleno de la informacin a todos los segmentos de la sociedad brasilena. Esto slo sera' posible si existiera una amplia articulacin entre los diversos sectores comprometidos con la preservation del patrimnio archivstico digital, y en cooperacin con los organismos nacionales e internacionales.

De esta forma, manifestamos la importncia de que las instituciones archivsticas, dei poder pblico, de la industria de la tecnologia de la informacin y la comunicacin y de las instituciones de ensenanza e investigacin, implementen acciones, especialmente en lo que concierne a: 1 - ELABORACIN D E - E S T R A T E G I A S Y POLTICAS
Gestirjn archivstica de documentos

Definir procedimientos y estratgias de gestin archivstica de documentos desde el momento de la creacin, transmisin y preservacin de documentos en formatos digitales, con el objetivo de garantizar la produccin y mantenimiento de documentos fidedignos, autnticos, accesibles, comprensibles y preservados.
Instrumentacin de los archivos

Orientar la creacin de infraestructura en las instituciones archivsticas y en Ias organizaciones productoras y acumuladoras de documentos, en lo que concierne a equipos, sistemas, metodologias y recursos humanos capacitados, para que puedan desempenar un papel activo en la gestin de la preservacin de los documentos digitales.
Gobierno electrnico

Promover la participacin de representantes de las instituciones archivsticas en proyectos de gobierno electrnico para la definicin de estratgias, patrones y normas de gestin, preservacin y acceso a los documentos y a la informacin de acuerdo a orientaciones dei Consejo Internacional de Archivos y de la UNESCO.
(leciones cooperativas

Incentivar programas cooperativos de preservacin de documentos digitales para la aplicacin y para compartir los recursos en forma de acuerdos, consrcios, convnios y sociedades.

2 - ESTABLECIMIENTO DE N O R M A S
Patrones y protocolos

Definir y/o recomendar la utilizacin de patrones y protocolos abiertos y de aceptacin amplia en la creacin, almacenamiento, uso y transmisin de documentos digitales; as como a desarrollar soluciones en cooperacin con organizaciones de investigacin y de la industria de tecnologia de la informacin y comunicaciones.

Requisitos funcionales

Definir los requisitos funcionales y estimular su adopcin para orientar el desarrollo y la adquisicin de sistemas electrnicos de gestin archivstica, que se* adecuen a las especificidades de la legislacin y de las prcticas archivsticas b r a s e n a s .
IMadatos

Definir estructuras normalizadas de metadatos y determinar su utilizacin en los sistemas electrnicos de gestin archivstica, con el propsito de administrar la preservacin y la accesibilidad de los documentos digitales.
Seguridad de la informacin digital

Definir polticas de seguridad de la informacin, que considere los aspectos legales, organizacionales, humanos y tecnolgicos, de modo que se garantice la autenticidad de los documentos digitales, el secreto de la informacin, as como la proteccin contra perdidas, accidentes e intervenciones no autorizadas 3 - PROMOCIN D E L C O N O C I M I E N T O
Agenda de investigacin

Desarrollar una agenda nacional de investigacin para la preservacin y longevidad de k>s documentos digitales, alineada con las principales iniciativas nacionales e internacionales, con la participacin de las agencias gubernamentales de fomento y de amparo a la investigacin, universidades y otras entidades dei sector pblico y privado.
Gnsenanza y formacin de recursos humanos:

Estimular la insercin dei tema Preservacin dei Patrimnio Archivstico Di gital en la formacin de los profesionales de informacin, especialmente de los archivlogos, en los cursos de graduacin y de especializacin universitria.
Disemmacin dei conocimiento

Establecer acciones de identificacin, diseminacin y coparticipacin dei conocimiento y la utilizacin de metodologias y tcnicas para la gestin y la preservacin de documentos archivsticos digitales. El CONARQ reafirma su compromiso con la aplicacin de polticas pblicas dirigidas a la preservacin dei patrimnio archivstico digital, y convoca a los sectores pblicos o privados, involucrados en la produccin y proteccin especial de los documentos en formato digital, a redoblar esfuerzos para garantizar su preservacin y acceso continuo, condicin fundamental para la democratizacin de la informacin archivstica en nuestro p a s y la preservacin de la memoria nacional.

CHARTER FR THE PRESERVATION OF

DIGITAL ARCHIVISTE HERITAGE

PRCSCRUMG T O COSURC RCCGSS

Considering that the information being produced, received, used and kept in computerized systems constitutes a new type of legacy: digital archivistic heritage; Considering that this digital archivistic heritage is at risk of disappearing and becoming unreliable, and that its, preservation for current and, future generatiSfis is an urgent concern all oyer the unild: Considering that I'NESCO's Charter for the Preservation of Digital Heritage presents the need for allmember-states/iiftluding Brazil, to''establish policies and actions to protect digital heritage; Considering that the International Council offi&rchives established, among its principles, that archivestjnust facilitate thefestablishment ofjpolicies, procedures, systems, regulations and practices that'd'ead documlfit producers to create and maintain accurate, authentic, ffpervable and accessible archivistic documents; Considering that the-objective of.thejNational Cofhcil on \rehi\ci is to define thinational polie\ fur public .mil piiute ardmcs and to oiler normative regulatory guidance;fd! document management and for the special protection of archive documents regardless of the support swem in which the information is registered; The National Council on Archives, during its 34th plenary meeting held on July 6, 2004 in Rio de Janeiro, approved this ( haitcr. Public and private organizations as well as citizens have increasing transformed oibroduced archivistic documents such as texts, databases, spreadsheets, electronic messages, still or moving images, sound recordings, graphic materials, internet sites and several other possible formats and presentations <>l a \ast. growingly diversity repertoire. The increased ease musing technological means for processing, broadcasting and storing data reduced costs and increased the efficacy of the processes related to the creation, exchange and distribution of archivistic information. The beginning of the 21st century presents a world that is highly dependent on digital archivistic documents for registering the functions and acuities of individuals, organizations and governments.

Archivistic documents are generated and maintained by organizations and individuals to register their activities and serve as sources of evidence and information. They must be accurate and authentic to provide evidence of their^ actions and contribute to the a community's or a society's memory expansion as a whole since they register cultural, historical, scientific, technical, economic and administrative information. The efficacy of an archivistic document depends on the quality and rigor of production and maintenance procedures on the part of the organizations that produce documents. However, because information in digital form is extremely susceptible to physical degradation and technological obsoleteness - of hardware, software and format - this new ease brings along significant consequences and challenges in terms of ensuring integrity and accessibility. The preservation of archivistic documents requires archivistic action, which should be incorporated into their entire life cycle, including the time before their creation - the stages involving the planning and creation of electronic systems - so loss and adulteration of records does not occur. This is the only way to guarantee that these documents will remain accessible, recoverable and understandable for as long as they are necessary. The objective of the preservation of archivistic documents is to guarantee the authenticity and integrity of information. Access, on the other hand, depends on whether or not the documents are in a condition that makes it possible for them to be used and understood. The challenge in terms of the preservation of digital archivistic documents lies in ensuring continuous access to their content and functionalities through technological resources available at the time of use. Thus, it is important to call the attention of governments, public and private organizations, education and research institutions and all sectors of Brazilian society committed to informational inclusion to the following issues:
Social dependence on digital information

The government, public and private administrations, scientific and technological research and cultural expression increasingly depend on digital documents, not available in other formats, for the performance of their activities.
Fast obsoleteness of digital technology

Long-term preservation of digital information is seriously threatened by the short life of media and by the increasingly fast cycle of obsoleteness of computer equipment, software and formats.
Lach of capacity of currently available electronic information systems to ensure long-term preservatmM

Currently, despite considerable investment in information technology,

there is a growing structural debility in electronic information systems which prevents these systems from ensuring long-term preservation and continuous access to information generated in a context of fast technological progress.
Intrinsic frailty of digital storage

Digital technology has been proven to be a more fragile and unstable form of storage in comparison to conventional methods used to register information. This has a considerable impact on the management and future accees guarantee of present digital documents.
Complexity and costs related to digital preservation

The preservation of digital documents requires constant updating in terms of support and format. It also requires strategies that enable the recovery of information, including the preservation of the hardware/software platform on which information was created through migration or emulation. These are some of the initiatives in progress, but they are not definite responses to the issue of longterm preservation. There is no single solution, and all solutions require a great deal of continuous investment in technological infrastructure, scientific research and human resource training.
Great numbiiir of actors involved

The preservation of information in digital format is not limited to the technologicalfield.It also involves administrative, legal, political, economic and financial issues and especially issues related to the description of this information through metadata structures that enable the management of digital preservation and future access. Preservation requires long-term commitments involving several segments of society: public authorities, information technology industries, research and education institutions, archives and national libraries and other public and private organizations. Once the instability of digital archivistic information has been recognized, it is necessary to establish public policies, guidelines, specific programs and projects, legislation, methodologies, regulations, standards and protocols that minimize the effects of the frailty and obsoleteness of hardware, software and formats, as well as ensure the authenticity, integrity, continuous access and full use of information by all segments of Brazilian society over time. This will only be possible if there is great coordination among all sectors committed to the preservation of digital archivistic heritage in cooperation with national and international organizations. Thus, we manifest the importance of the implementation of actions by archivistic institutions, the public authority, the information and communication technology industry and educational and research institutions, especially in regards to the following areas:

I - ELABORATION OF STRATEGIES A N D POLICIES

Rrchivistic management of documents
4

Defining procedures and strategies for the archivistic management of documents at the time of their creation, broadcasting and preservation in digital format in order to guarantee the production and maintenance of accurate, authentic, accessible, comprehensible and preservable documents.
Instrumentahzation of Archives

Guiding the development of archive infrastructure regarding equipment, systems, methodologies and trained human resources at institutions and organizations so that these institutions and organizations can play an active role in the preservation of digital documents.
electronic government

Promoting the participation of representatives of archivist institutions in electronic government projects for the definition of management strategies, standards, regulations and for the preservation and access of documents and information according to guidelines set by the International Council on Archives and UNESCO.
Cooperative actions

Fostering cooperative programs for the preservation of digital documents in order to use and share resources in the form of agreements, consortiums, pacts and partnerships. 2 - ESTABLISHMENT OF REGULATIONS
Standards and protocols

Defining and/or recommending the use of standards and open, widelyaccepted protocols for the creation, use, broadcasting and storage of digital documents; developing solutions in cooperation with research organizations and with the communication and information industry.
Functional requisites

Defining functional requirements and fostering their adoption to guide the development and acquisition of electronic systems for archive management. These systems should be adequate to meet the specificities of Brazilian legislation and archiving practices.
Metadata

Defining standard metadata structures and determining their use in

electronic systems for archive management with the purpose of administrating the preservation of and access to digital documents.
Digital information security

Defining a security policy that takes into account legal, organizational, human and technological aspects in order to ensure the authenticity of digital documents and information secrecy and to protect digital documents from loss, accidents and unauthorized interventions.

3 - PROMOTION OF KNOWLEDGE
Research agenda

Developing a national research agenda for the preservation and longevity of. digital documents in synch with the main national and international initiatives, with the participation of universities and government agencies that foster and support research, and other agencies in the public and in the private sector.
educating and training human resources

Fostering the inclusion of the theme Digital Archivistic Heritage Preservation in the training of information professionals, especially archivists, in undergraduate and graduate courses.
Knowledge distribution

Establishing actions to identify, distribute and use methodologies and techniques for the management and preservation of digital archive documents. CONARQ reaffirms its commitment to the enforcement of public policies for the preservation of digital archivistic heritage and calls on the areas within the public and the private sector involved in the production and special protection of digital documents to join efforts to guarantee their preservation and continuous access - a condition which is fundamental for the democratization of archives in our country and for the preservation of national memory.

V7

Conarq
Conselho Nacional do Arquivos

Casa Civil da Presidncia da Repblica

T O D O S
GOVERNO FEDERAL