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Cabe aos metadados, portanto, preservar a provenincia do
documento eletrnico; resguardar as caractersticas da forma e do suporte
da tipologia dos documentos; recuperar a sua relao orgnica e seu
contexto de produo; definir os responsveis (pessoas fsicas ou
jurdicas) pela produo do item; e descrever sinteticamente o contedo.
Bearman (1996?), em trabalho realizado na University of Pittsburgh,
denominado "Metadata requirements for evidence7, afirma que algumas
exigncias funcionais ditam que os documentos sejam detalhados,
identificados, completos (no que se refere estrutura e ao contexto) e
com autoridade de produo reconhecida. Essas exigncias permitiriam
especificar quais metadados seriam necessrios para garantir que os
documentos sejam preservados ao longo do tempo e que sua utilidade
seja vivel por meio de sucessivas geraes de software, enquanto
mantidos em um SIGAD.
5
MACNEIL, H. Trusting records: legal, historical and diplomatic perspectives. Dordrecht: Kluwer Academic,
2000.
6
" preciso que os metadados que documentam um sistema de registros conectem a estrutura e a funo
organizacionais, os processos empresariais e arquivsticos, os procedimentos de software e as formas
documentais (traduo nossa).
7
"Requisitos de metadados para evidncia (traduo nossa).
A prtica arquivstica: os mtodos da disciplina e os
documentos tradicionais e contemporneos
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3.7 Preservao
Quando se discute guarda permanente de documentos, no se
espera que os documentos sejam mantidos intactos por toda a eternidade,
mas que sejam guardados e protegidos de tal maneira que se estender
seu uso e acesso ao mximo, at que seu valor primrio seja superado e
seu valor secundrio seja utilizado em pesquisas ou em outras atividades
de tomada de deciso.
Conway (2001, p. 14) afirma que preservao "a aquisio,
organizao e distribuio de recursos a fim de que venham a impedir
posterior deteriorao ou renovar possibilidade de utilizao de um seleto
grupo de materiais. Para o autor, a preocupao est com o objeto
propriamente e com a noo de evidncia que este carrega, independente
da fase do ciclo vital em que se encontra o documento arquivstico.
Portanto, administrar a preservao "compreende todas as polticas,
procedimentos e processos que evitam a deteriorao ulterior do material
de que so compostos os objetos, prorrogam a informao que contm e
intensificam sua importncia funcional (CONWAY, 2001p. 14).
A vida relativamente curta do hardware e do software tem
implicaes importantes para a preservao em longo prazo dos
documentos eletrnicos. As organizaes, por exemplo, substituem seus
sistemas quando estes se tornam obsoletos ou quando novos produtos
superam as vantagens do antigo software. Preservao, nesse sentido,
assume uma nova conotao, ou seja, significa assegurar que os
documentos criados e mantidos no antigo sistema de gerenciamento
permaneam compreensveis e usveis no novo sistema a partir da
migrao dos registros.
Essa migrao implica incompatibilidade de configuraes, mesmo
que os sistemas possuam o chamado mecanismo de "compatibilidade
inversa
8
. Sistemas complexos, que foram desenvolvidos de acordo com
requisitos no-funcionais
9
especficos para uma organizao, so mais
difceis de migrar e se compatibilizar com os novos sistemas. Alm de
dispendioso financeiramente, esse processo de migrao requer mudanas
substanciais para que a estrutura e o formato dos documentos no sejam
prejudicados e no comprometam sua integridade como evidncia.
Considerar um documento eletrnico como preservado significa que este
documento pode ser acessado e, quando feito, permita evidenciar a
atividade que o produziu com confiabilidade e autenticidade (ICA, 1997).
Como afirma Conway (2001, p. 15), "a preservao no universo digital
descarta toda e qualquer noo dbia que entenda preservao e acesso
como sendo atividades distintas.
8
Funo que promete realizar a migrao sem perdas significativas para o SIGAD.
9
Requisitos no-funcionais so aqueles que devero ser definidos de acordo com as exigncias das
organizaes que implementaro um sistema informatizado de gerenciamento arquivstico de documentos,
de acordo com a estrutura de cada uma, bem como de suas caractersticas fsicas e o ambiente operacional
tcnico. Tais requisitos referem-se mais especificamente usabilidade, desempenho do sistema,
disponibilidade do sistema, normas tcnicas e regulamentares, obsolescncia tecnolgica, etc.
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Por mais que estejam preservados os meios fsicos (disquetes,
discos pticos, fitas magnticas etc.), isso no significa que o documento
eletrnico esteja preservado (ICA, 1997).
3.8 Transferncia e recolhimento
Reconhece-se como transferncia a passagem dos documentos do
arquivo corrente para o arquivo intermedirio, e, como recolhimento, o
deslocamento dos documentos do arquivo intermedirio para o arquivo
permanente (ARQUIVO NACIONAL, 2005; CONARQ, 2004; PAES, 2005).
Tais processos ocorrem de acordo com a freqncia de uso e o valor do
documento, objetivando o aproveitamento dos espaos fsicos,
economizando recursos materiais e pessoais e facilitando o acesso e a
preservao dos documentos (PAES, 2005).
Talvez numa concepo "jenkinsoniana de arquivos - que expressa
continuidade no ciclo dos documentos e no separa os produzidos nas
organizaes daqueles de arquivo permanente; ou a mudana de nfase
que se verifica da preservao de documentos para o acesso informao
(DOLLAR, 1994) - com documentos eletrnicos tem-se adotado um
tratamento mais uniforme, que se inicia no momento em que o prprio
item produzido. Assim, por meio da "arquivstica integrada, preconizada
por Couture e Rousseau (1998), estes documentos, ainda na fase
denominada corrente, so identificados, classificados e descritos para que,
quando deslocados, sejam-no de forma organizada, prontos para o acesso
tanto ao documento quanto ao seu contedo. Esse deslocamento poder
ser fsico, quando se tratar de deslocamento de mdia visando ao combate
obsolescncia tecnolgica, ou um deslocamento de servidor, devido
principalmente freqncia de uso, para que documentos eletrnicos de
arquivo que tiveram sua utilidade diminuda, no ocupem espao na
memria de sistemas informatizados que poderiam ser utilizados por
outros.
3.9 Arquivamento
O CONARQ (2004) define arquivamento como uma "seqncia de
operaes que visam guarda ordenada de documentos nas fases
corrente, intermediria e permanente. Essa acepo est relacionada ao
acesso fsico do documento, seu arranjo e disposio nas estantes,
fichrios, gavetas etc. Nesse contexto, a guarda ordenada a que se refere
a citao obedece a um mtodo de arquivamento, que compreende uma
srie de "operaes que determina a disposio dos documentos de um
arquivo ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada
unidade (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Esse mtodo de arquivamento
poder ser bsico (alfabtico, geogrfico, numrico etc.) ou padronizado
(automtico, mnemnico, etc.) (PAES, 2005).
Outra acepo a que entende o arquivamento como uma ao
"pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada
a sua tramitao (ARQUIVO NACIONAL, 2005; CONARQ, 2004).
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No caso dos documentos eletrnicos, de acordo com Bearman
(1996), para ser evidncia eles devem estar intrinsecamente ligados aos
seus metadados e serem inviolados. Onde esto acondicionados
fisicamente no importa, contanto que estejam devidamente protegidos e
controlados. O contedo do documento (ou o documento em si) no
precisa estar arquivado juntamente com os metadados que a ele fazem
referncia.
3.10 Atividades de referncia ou disseminao da
informao
Muitas vezes descritas como atividades desenvolvidas somente nos
arquivos permanentes (PAES, 2005), as atividades de referncia
compreendem todos os processos de acesso e uso dos documentos. Nas
fases iniciais do ciclo vital dos documentos, essas atividades ficam a cargo
dos produtores dos prprios documentos arquivsticos, mas, na fase
permanente, polticas de uso e acesso podem ser sistematizadas com o
intuito de: determinar o que deve e o que pode ser consultado;
estabelecer como devem ser consultados e manipulados os documentos; e
analisar o direito de terceiros sobre os documentos e determinaes legais
dos responsveis pela produo dos documentos arquivsticos (PAES,
2005). As atividades mais freqentes so as de reproduo, que pode ser
entendida como o "processo de produo de cpia de um documento no
contedo e na forma, mas no necessariamente em suas dimenses
(ARQUIVO NACIONAL, 2005); e de utilizao, que o efetivo uso do
documento como evidncia de uma atividade ou funo, ou ainda para
fins informacionais, quando da tomada de deciso ou pesquisa.
Ser o ambiente eletrnico o responsvel por oportunidades e
desafios, realizando as funes arquivsticas que relacionam o acesso e o
uso dos documentos. Sendo assim, no necessariamente o pesquisador e
o arquivista precisam estar no mesmo local para que haja troca, acesso e
utilizao de documentos arquivsticos10. Ser o SIGAD a tecnologia
mediadora desse acesso e utilizao. Para que ambos os processos
ocorram nos moldes e dentro dos princpios arquivsticos, preciso
garantir que a configurao desse sistema esteja voltada para a teoria da
arquivologia e esteja, principalmente, engajada em resguardar as
caractersticas do documento arquivstico eletrnico, atravs de um plano
de classificao bem estruturado, de um processo de captura e descrio
seguro e relacionado s normas internacionais, nacionais e s
necessidades internas da organizao; atravs de um controle de acesso e
de segurana em que se atente tanto aos documentos como aos usurios
do sistema.
10
Tais oportunidades causam outras discusses que se estendem por determinar os conceitos de
custdia e momento ps-custodial, mas que no compreendem o escopo do presente trabalho. Para maiores
detalhes sobre essa discusso, sugere-se o texto: BRITO, D. M. A informao arquivstica na arquivologia ps-
custodial. Arquivstica.net. Rio de Janeiro, v.1, n.1, p. 31- 50, 2005. Disponvel em: <www.arquivistica.net>.
Data de acesso: 06 set. 2006.
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4 Consideraes finais
O presente artigo objetivou a apresentao dos mtodos e
procedimentos realizados em arquivos, relacionando as diferenas do
tratamento de documentos arquivsticos tradicionais e eletrnicos.
Percebeu-se que, com a utilizao das novas tecnologias e dos
documentos produzidos em meio eletrnico, esses processos no sofreram
grandes modificaes.
Algumas preocupaes, como com as atividades de avaliao e
seleo e, conseqentemente, a aplicao da tabela de temporalidade,
foram antecipadas para a fase inicial do ciclo vital dos documentos
arquivsticos.
Questo crucial continua sendo a manuteno da provenincia, que
a atribuio sistematizada de metadados no processo de captura e
descrio de documentos arquivsticos e a classificao se encarregam,
mesmo em ambiente eletrnico, de manter. A preservao ganha outras
acepes. Preservar no significa, em arquivos, somente deixar acessveis
para geraes futuras os documentos arquivsticos, mas garantir que as
caractersticas arquivsticas dos documentos sejam mantidas e que o
hardware e o software no venham a se tornar obstculo acessibilidade,
ou seja, que os documentos possam continuar sendo acessados e
visualizados, independente dos aplicativos que os geraram.
As atividades de referncia, tambm chamadas de disseminao da
informao, so as mais beneficiadas pelo aparecimento das novas
tecnologias da informao. Novas possibilidades de acessar documentos e
obter informaes so disponibilizadas pela Internet comunidade a que
se refere ou a que dizem respeito os documentos arquivsticos.
A arquivologia, nesse sentido, torna-se mais ampla - tomando as
devidas precaues com o sigilo e o acesso aos documentos -,
preocupando-se, alm da estrutura formal do documento e sua
organicidade, tambm com o contedo e suas possibilidades para a
tomada de deciso.
Fica a certeza de que a arquivologia, embora tradicionalmente ligada
aos documentos produzidos em papel, est preparada para gerenciar a
produo, o acesso e a preservao de documentos em ambiente
eletrnico, por meio de suas prticas. Os sistemas informatizados de
gerenciamento arquivstico de documentos vm, no s para reunir a
gesto da diversidade documental que a contemporaneidade apresentou,
mas para permitir que a produo, a utilizao e o armazenamento de
documentos sejam dinmicos, eficientes e eficazes.
Referncias:
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