CHECK-LIST PARA A ORGANIZAO DE UM EVENTO

PR-EVENTO
REGIO DO EVENTO
Nvel de interesse tcnico, cientfico, poltico e social da regio
Potencial da regio para o sucesso do evento
Reputao da regio
Apoio de autoridades
Preo relativo (comparado s outras regies candidatas)
Infra-estrutura local
Capacidade hoteleira
Meios de transporte
Restaurantes
Comunicaes
Segurana
Atraes tursticas
LISTAGEM DOS PARTICIPANTES:
Sero feitos convites impressos ?
Quantos acompanhantes por convidado podero participar ?
Ser passado algum questionrio de participao ?
O telemarketing de confirmao ser executado ?
Os diretores e chefes sero convidados ? Quem ?
Ofcios e Circulares sero preparados ?
Programa do evento ser preparado ?
Os conferencistas confirmou ?
Os equipamentos necessrios foram definidos ?
TRAJE
Definido ? Qual ?
CONVIDADOS E ACOMPANHANTES
Foram avisados dos horrios e locais ?
Receberam a programao ?
CONTRATO COM FORNECEDORES
H um modelo padro da sua empresa ?
DO TRANSPORTE
Aps o questionrio, definir o meio de transporte de acordo com o nmero de participantes
(incluindo a companhia area oficial, se necessrio) e um nibus caso haja visita para outros locais
fora do local onde se realizar o evento.
DOS EQUIPAMENTOS
Sero contratados (som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telo, gravadores, plpito,
bandeiras, computadores) ? Quais ?
MATERIAL AOS PARTICIPANTES
Sero fornecidos (diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.) ?
CRACHS DE IDENTIFICAO
Providenciados ?

COORDENADORES DA SUA EMPRESA

Preparados e orientados para receber os convidados e acompanhantes ?
PROGRAMAO VISUAL
Preparados (mensagem de boas vindas, filmes, vdeos, faixas, banners, programa, etc.) ?
PRODUTOS DA SUA EMPRESA A SEREM EXPOSTOS
Transporte foi acertado, local foi preparado, pessoal tcnico foi escalado ? Tomada 110 ou 220 foi
solicitada ?
DIVULGAO
Como ser feita a divulgao do evento (tipos de mdia, freqncia, etc.) ?
Peas publicitrias especficas sero feitas ?
IMPRENSA
Material de assessoria de imprensa (press-release, fotos e folhetos) ser distribudo ? Est
disponvel ?
Jornalistas, especialistas, celebridades foram convidados ?
RECURSOS HUMANOS
Haver uma cerimnia inicial?
Haver coquetel de boas vindas?
MESTRE DE CERIMNIA
Haver um mestre de cerimnia?
Programao e sistema de integrao dos convidados foram definidas ?
TRADUO SIMULTNEA
Foram contratados tradutores ?
RECEPCIONISTAS
Com uniforme da cor da sua escola para informar, conduzir, secretariar, anotar a presena, colocar
crachs, etc. Foram contratadas ?
OPERADORES
Contratados ?
Vdeo, som, luz
Fotgrafo
Segurana
Digitadores
LOCAL DO EVENTO
Bloqueado ?
Vistoriado ?
Carto de boas vindas e de citao ?
Servio de informaes ?
Meios de comunicao ?
Entrega de credenciais ?
Local para jantar / coquetel / show ?
Comit de recepo ?
Ensaio ?
Exposio paralela ?

 Seguro ?
Assistncia Mdica ?
Valet parking ?
EVENTO CAF DA MANH / ALMOO / COQUETEL / JANTAR
Espao e alimentao foram dimensionados ?
Bebidas definidas ? Quantas ? S durante as refeies ?
Bebidas alcolicas, inclusas ?
Telefone disposio ?
Plpito disposio ?
Microfone ?
Disposio das mesas e mesa principal ?
Decorao est de acordo ?
Iluminao ?
Ar condicionado ?
Msica ambiente, DJ ou ao vivo ?
Formato do salo / auditrio ?
Sala VIP ?
Estacionamento / valet parking incluso ?
Plano de assentos ?
Ponto de luz e tomadas ?
Decorao ?
Mesa principal ?
Mesa diretoria ?
Palco ?
CERIMONIAL
Mesa para o receptivo
Lista dos confirmados
Reserva de mesas
Mesa para a imprensa
Lugares especiais
Mesa principal (dimensionar)
Ordem do dia
SHOW
Analisar o perfil dos participantes (idade, nvel cultural, financeiro, interesses...)
PS-EVENTO
Notas Fiscais
Impostos
Prestao de Contas
Relatrio Final
Ofcios de agradecimento
Material para a imprensa
Edio de vdeo
lbum de fotos
Anais do evento