Menggunakan Fungsi IF dan VLOOKUP Pada MS Excel

Fungsi IF
Kita umpamakan kita belajar kembali MS Office terutama Excel yang sebenarnya mempunyai
kemampuan yang lumayan dalam mengolah logika dan mungkin hampir sama dengan bahasa
pemograman yang sudah ada. Mungkin ada dari anda yang belum tahu atau lupa cara
menggunakan fungsi IF dan VLOOKUP pada Excel karena jujur saja kedua fungsi ini hanya
diajarkan jika anda "kursus", jika anda belajar excel sendiri saya yakin banyak yang tidak tahu
cara menggunakan fungsi ini :). Sekarang kita mulai.... perbincangan yang bakalan agak panjang
ini.

Inilah lembar kerja kita (data ini cuma contoh, jangan dianggap serius). Seperti yang tampak di
gambar tersebut ada satu kolom yang sudah terisi yaitu kolom NIM dan kolom nilai hasil ujian.
Disebelahnya lagi ada tabel yang nantinya akan kita gunakan untuk fungsi VLOOKUP. Dalam
mengisi tabel yang masih kosong ada kriteria yang kita buat yaitu:

• kolom lulus (ini yang paling gampang..) diperoleh dari kolom nilai hasil ujian dengan
syarat jika nilai lebih besar dari 60 maka dianggap lulus dan jika dibawahnya dianggap
gagal
• kolom nilai berisi nilai dalam huruf dengan kriteria jika hasil ujian > 80 mendapat A, >
70 mendapat B, > 60 mendapat C, > 50 mendapat D dan sisanya mendapat E
• kolom angkatan/jurusan diperoleh dari kolom NIM dengan mengambil dua karakter
pertama sebagai tahun angkatan dan karakter ketiga sebagai jurusan.

Sekarang kita bahas dulu yang paling gampang yaitu kolom lulus. Sebagaimana kriteria yang
telah dibuat dimana nilai diatas 60 dinyatakan lulus dan dibawahnya dinyatakan gagal maka hal
yang dilakukan adalah memilih cell 'E3' dan mengetikkan fungsi berikut ini:

code:
=IF(D3>=60;"LULUS";"GAGAL")

Dalam excel untuk memulai suatu fungsi digunakan tanda '=' atau 'sama dengan' dan diikuti oleh
fungsinya. Pada kode diatas, D3 mengacu pada cell nilai yang sejajar dengan cell E3. Tanda >=
berarti nilai 60 masih masuk dalam kategori lulus. Tiap parameter yang dimasukkan dalam
fungsi dipisahkan tanda titik koma dan perhatikan bahwa jika nilai yang ingin anda hasilkan
berupa teks maka harus diapit tanda doublequote ", seperti "LULUS" atau "GAGAL".

Pada fungsi IF kita yang pertama hanya ada dua lubang yaitu LULUS dengan kriteria >= 60 dan
gagal jika < 60, jadi kalau gak masuk lobang satunya pasti masuk ke lobang disebelahnya. Eh,
jangan-jangan ada yang gak tau artinya kata IF? :) Kayaknya ada yang butuh kamus deh. Terus
bagaimana jika kita membuat lebih banyak lubang?gak masalah... kita lanjutkan ke kolom nilai
dimana hasilnya berupa huruf A, atau B, atau C dst. Pilih sel F3 dan masukkan fungsinya:
code:
=IF(D3>80;"A";IF(D3>70;"B";IF(D3>60;"C";IF(D3>50;"D";"E"))))

Pusing? semoga belum. Konsepnya hampir sama cuma kali ini ketika mau masuk lobang
sebelahnya dibuat dua lobang lagi dan seterusnya hingga masuk lobang terakhir yaitu dengan
nilai E. Misalkan nilainya 35 maka saat mau masuk lobang pertama jelas gak lolos karena lobang
pertama minta minimal 80, terpaksa deh ke lobang berikutnya, tapi disebelahnya dibuat fungsi
lagi yang minimal 70, geser lagi deh ke lobang berikutnya, terus, terus dan akhirnya masuk ke
lobang terakhir dimana semua nilai dibawah 50 akan masuk kesini. Perhatikan penulisan
fungsinya, jumlah tanda kurungnya juga harus sama antara kurung buka dan tutup.

Fungsi VLOOKUP
Ada syarat-syarat sebelum menggunakan fungsi ini, kolom NIM, tabel Keterangan Angkatan dan
Keterangan Jurusan harus diubah formatnya menjadi TEXT. Soalnya pas waktu aku coba,
fungsinya menghasilkan error N#A ketika kolom-kolom tadi tidak dibuah menjadi teks. Ciri
format teks dan number adalah jika number angka 0 didepan angka tidak akan ditampilkan. Ada
dua cara untuk mengubah format number menjadi teks, cara pertama adalah memberi awalan '
(tanda petik satu pada angka yang dimasukkan) dan kedua dengan format cell seperti gambar
berikut ini:

Jika data anda berisi campuran teks dan angka dan maka anda tidak perlu mengubah formatnya
menjadi teks karena biasanya otomatis dianggap teks. Jika sudah dirubah maka kita cari dulu
angkatannya dengan mengambil 2 karakter terdepan dari NIM. Pilih sel C3 dan masukkan fungsi
seperti ini:

code:
=VLOOKUP(LEFT(B3;2);$H$3:$I$7;2;FALSE)

Ada empat parameter ada bagian yang dibutuhkan oleh fungsi VLOOKUP, yaitu: 1. teks yang
diuji(dites), 2. tabel sumbernya, 3. kolom offset yang ingin ditampilkan, dan 4. range lookup.
Kita bahas satu-satu.

• Teks yang diuji adalah cell atau bagian yang akan kita cocokkan dengan data pada tabel
sumbernya. Pada fungsi diatas kita mengambil dua karakter awal dari NIM dengan fungsi
LEFT(B3,2). B3 adalah sel NIM dan dua berarti 2 karakter dari kiri.
• Tabel sumbernya adalah tabel Keterangan Angkatan dimana memiliki range antara H3
sampai I7. Bagaimana cara memilih range dengan mouse? Pertama klik cell H3 dan
drag(jangan dilepas) dan tarik hingga cell I7. Gambarnya seperti ini:
 Jika anda
lihat fungsi VLOOKUP diatas range tabelnya agak aneh, jika secara normal anda
memilih range akan menghasilkan H3:I7 maka saya rubah menjadi $H$3:$I$7. Ada
penambahan tanda dollar pada tiap per bagian cell. Ini berfungsi menjadikan alamat
range tabel menjadi absolut alias tetap . Jika anda mengcopykan rumus ini kebawah maka
range tabel tidak bergeser. Bagian ini tidak boleh dihilangkan atau terlupa.
• Kolom offset yang ingin ditampilkan adalah kolom tabel sumber yang ingin kita
tampakkan dihitung dari kiri ke kanan
• Range lookup hanya bernilai TRUE atau FALSE. JIka tabel anda datanya berurutan
misalnya -2, -1, 0, 1, 2, maka anda bisa menggunakan TRUE tapi jika datanya tidak
beraturan atau acak maka anda harus menggunakan FALSE

Dengan sedikit keberuntungan anda akan melihat kolomnya berhasil terisi dengan data tabel di
Keterangan Angkatan. Berikutnya kita lanjutkan ke bagian mencocokkan NIM dengan tabel
jurusan. Kode jurusan diambil dari karakter ketiga dari NIM dan untuk mengambil karakter
ketiga kita memakai fungsi MID(teksnya;mulai;jumlahyangdiambil). Fungsi lengkapnya untuk
menampilkan jurusan pada kolom Angkatan/Jurusan adalah:

code:
=VLOOKUP(MID(B3;3;1);$H$10:$I$17;2;TRUE)

Caranya sama persis dengan fungsi VLOOKUP sebelumnya cuma karakter yang diuji berasal
dari karakter ketiga NIM dan diambil dengan fungsi MID. Terus range lookupnya saya jadi
TRUE karena data tabel di Keterangan Jurusan sudah berurutan. dari 1 sampai 8. (meskipun
sepertinya itu angka 1-8 tapi sebenarnya itu formatnya sudah saya ubah menjadi teks). Trus
bagaimana cara menggabungkan kedua fungsi diatas menjadi satu? Untuk menggabungkan teks
bisa digunakan fungsi CONCATENATE(teks1;teks2;ds.t..). Kode lengkapnya seperti ini dan
menghasilkan teks seperti: 2005 - Sejarah.

code:
=CONCATENATE (VLOOKUP (LEFT(B3;2);$H$3:$I$7;2;FALSE);" - ";
VLOOKUP (MID(B3;3;1);$H$10:$I$17;2;TRUE))

Sebenarnya tidak fair jika saya sudah menggabungkan fungsi VLOOKUP dengan fungsi lain
seperti LEFT, MID dsb. Tapi Jika data anda lebih sederhana tanpa harus memotong-motong teks
maka saya yakin akan lebih mudah bagi anda untuk menggunakan fungsi VLOOKUP ini.
Semoga pembahasan ini bisa berguna bagi anda yang belum tahu bagaimana menggunakan
fungsi IF dan VLOOKUP pada excel terutama bagi yang belum pernah kursus. Jika anda
menginginkan file source dari pembahasan ini anda bisa mengklik link ini [ download file
excel ]. Berikut ini adalah penggunaan fungsi IF dan VLOOKUP yang lebih kompleks dengan
melakukan cek kolom NIM dan kolom nilai. Jika kolom NIM kosong atau berisi data bukan teks
maka akan menghasilkan tanda "-" tapi jika ada datanya program akan mengeksekusinya.

code:
=IF(AND(ISTEXT(B3);NOT(ISBLANK(B3)));CONCATENATE(VLOOKUP(LEFT(B3;2);
$H$3:$I$7;2;FALSE);" - ";VLOOKUP(MID(B3;3;1);$H$10:$I$17;2;TRUE));"-")
Kode ini untuk bagian nilai yang berupa huruf A, B, C dsb dimana jika kolom nilai tidak berisi
angka atau kosong maka akan menghasilkan tanda "-", tapi jika ada angkanya maka akan
dieksekusi.

code:
=IF(AND(ISNUMBER(D3);NOT(ISBLANK(D3)));IF(D3>80;"A";
IF(D3>70;"B";IF(D3>60;"C";IF(D3>50;"D";"E"))));"-")

Dan inilah hasil akhirnya: