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Noções de arquivologia

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concurso público
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MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA
Concurso: MINISTÉRIO DA DEFESA SECRETARIA DE ORGANIZAÇÃO INSTITUCIONAL HOSPITAL DAS FORÇAS ARMADAS - HFA

Cargo: ASSISTENTE TÉCNICO-ADMINISTRATIVO (CÓDIGO 102) Matéria de estudo: Técnicas de arquivamento: classificação, organização, arquivos correntes e protocolo. • • • • • • • • Arquivo – conceitos Classificação Arquivo corrente Organização Protocolo Protocolo – Procedimentos administrativos Técnicas de Arquivamento Regras de Alfabetação

Organização: Euler Frank Lacerda Barros – Arquivista Brasília, Agosto de 2009

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Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Pode ser livremente utilizado. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com

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Arquivologia para concursos 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.1 Arquivo: Conceito
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO. INFORMAÇÃO : Idéia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

DICA LEGAL: Conjunto de documentos = ACERVO

DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. Isto significa que são ACUMULADOS dessa forma. Produzidos ou Recebidos = Acumulados

1.2 Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponíveis as informações mantidas sob sua guarda. Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a História

DICA LEGAL: _____________________________________________________________________
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3 Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAÇÃO

1.3 Distinção entre Arquivo e Biblioteca Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS

(ACUMULADOS) por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos. Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria impresso e NÃO produzido pela instituição em que está inserida. Normalmente constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos por meio de COMPRA, DOAÇAO ou PERMUTA.
Arquivo Funcional Produção Recebimento Único exemplar Orgânica Biblioteca Cultural Compra Doação Permuta Numerosos exemplares Coleção

Objetivo Formas de

ingresso

dos

documentos na instituição Quantidade de exemplares de cada documento Forma de acumulação documentos de

DICA LEGAL: O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informações que evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do tempo.

DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo são produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituição.

DICA LEGAL:

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4 A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural – guardar informações para estudo. Seus documentos são acumulados por meio de compra, doação ou permuta.

1.4 Classificação dos Arquivos Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a): Entidade Mantenedora: (Público ou Privado) Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e Permanente) Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central) 1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Público ou Privado Público: Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Também são considerados públicos os Arquivos das Fundações Públicas e Empresas Públicas. Privado: São aqueles mantidos por instituição de caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Brasília.

DICA LEGAL: Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão: Públicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados.

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados Especiais: São arquivos em que os documentos cuja forma física (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservação ou manuseio. Especializados: São aqueles que mantêm em sua guarda documentos de determinada área do conhecimento.

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5 DICA LEGAL: Arquivos Especiais: Relacionado a forma física do documento, relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme

DICA LEGAL: Arquivos Especializados: Relacionado a assunto específico, relacionado a uma área do conhecimento. Ex: Arquivo Médico, Arquivo Cartográfico, Arquivos de Engenharia.

1.4.3 Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, Intermediário e Permanente Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqüência de uso, possuem fim administrativo. Arquivo Intermediário: São os Arquivos que guardam os documentos menos utilizados pela instituição. No Arquivo Intermediário os documentos possuem baixa freqüência de uso, mas ainda possuem fim administrativo. Arquivo Permanente: São os Arquivos que guardam os documentos que, já tendo cumprido seu fim administrativo, sua função administrativa, agora são preservados, conservados, pelo seu valor histórico para Instituição.

DICA LEGAL:

C orrente I ntermediário P ermanente
DICA LEGAL:

O Arquivo Intermediário também pode ser denominado por LIMBO ou PURGATÓRIO
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DICA LEGAL: Arquivo Corrente É a fase em que os documentos são criados; - Nesta fase os documentos tramitam bastante e são muito consultados; - Os arquivos correntes se localizam nos próprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais próximos a estes (Arquivo Central/Geral).

DICA LEGAL: Arquivo Intermediário É a fase em que os documentos ainda têm valor administrativo mas são pouco consultados; - Permite que os setores otimizem seu espaço; - Não há necessidade de serem conservados próximos aos setores; - Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final (eliminação ou guarda permanente); - É também chamado de limbo ou purgatório.

DICA LEGAL: Arquivo Permanente É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e são guardados pelo seu valor histórico, probatório ou informativo; - Os documentos desta fase JAMAIS serão eliminados.

DICA LEGAL: Arquivo Permanente Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS poderão ser eliminados

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1.4.4 Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais Arquivos Setoriais: São aqueles instalados no setores que utilizam os documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia. Arquivos Centrais: São aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam em um único local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituição, de forma centralizada.

DICA LEGAL:

Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou Arquivo Intermediário
DICA LEGAL:

Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou Arquivo Intermediário
DICA LEGAL: Arquivo Setorial

É um Arquivo descentralizado Cada setor de trabalho possui o seu.
DICA LEGAL: Arquivo Central

É um Arquivo Centralizado, recebem os documentos correntes dos diversos setores da instituição.

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1.5 Classificação dos Documentos Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificação Gênero Espécie / Tipologia Documental Forma Formato Natureza do Assunto 1.5.1 Gênero Podem ser: 7 • • • • • • • Escritos ou Textuais Iconográficos Sonoros Filmográficos Informáticos ou digitais Cartográficos Micrográficos

DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais Documentos cuja informação esteja escrita ou textual e impressa. Ex.: Contrato, atas, relatórios, certidões

DICA LEGAL: Documentos iconográficos Documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras

DICA LEGAL: Documentos sonoros Documentos cuja informação esteja em forma de som/audio. Ex.: Escuta telefônica, discurso gravado em fita cassete _____________________________________________________________________
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DICA LEGAL: Documentos filmográficos Documentos cuja informação esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som). Ex.: Películas filmográficas, filmagens, vídeos

DICA LEGAL: Documentos informáticos ou digitais Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word

DICA LEGAL: Documentos cartográficos Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: Mapas e Plantas

DICA LEGAL: Documentos micrográficos Documentos em microformas. Ex.: Microfilmes e microfichas

1.5.2

Espécie/Tipologia documental Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento, as instituições possuem diversas espécies, ex.: Ofício, memorando, declaração, certidão.

Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à função ou atividade que o documento irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nascimento.

DICA LEGAL: Espécie e Tipologia documental _____________________________________________________________________
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10 Espécie Contrato Alvará Certidão Tipologia Contrato de locação Alvará de funcionamento Certidão de nascimento

1.5.3

Forma É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio de preparação do documento. São as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cópia.

1.5.4

Formato Denomina-se formato de um documento o seu aspecto físico, independente da informação nele registrada. São formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.

1.5.5

Natureza do assunto Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS

DICA LEGAL: Ostensivo = ordinário É a classificação dada ao documento cuja divulgação não prejudica a administração. O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.

DICA LEGAL: Sigiloso Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.
Decreto 4.553/2002

O Documento classificado como sigiloso será diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. São 4 os graus de sigilo.

DICA LEGAL: Grau de Sigilo – 4 GRAUS _____________________________________________________________________
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11 Ultrassecreto Secreto Confidencial Reservado

Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurança e cujo teor só devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurança e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, são autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. Confidencial: Assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraços administrativos. Reservado: Assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. 2 Ciclo Vital dos Documentos – Teoria das 3 idades A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituição. (Corrente, Intermediário e Permanente) 1ª idade 2ª idade 3ª idade C I P Corrente Intermediário Permanente

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12 DICA LEGAL: Arquivo de 1ª idade = Arquivo Corrente Alto grau da freqüência de uso Documentos em curso Necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho Serve a Administração

DICA LEGAL: Arquivo de 2ª idade = Arquivo Intermediário Baixo grau da freqüência de uso Não necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho A permanência nessa fase é transitória Aguardam destinação final Também é conhecido por limbo ou purgatório Serve a Administração

DICA LEGAL: Arquivo de 3ª idade = Arquivo Permanente Documentos que não possuem valor de natureza administrativa, mas que são conservados pelo seu valor histórico Permitem conhecer a História da Instituição Revelam a origem e constituição da Instituição Serve a História

2.1 Valor do Documento O documento só é guardado, preservado pela instituição, porque possui algum valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histórico. A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMÁRIO. A Arquivologia denomina o valor histórico como VALOR SECUNDÁRIO.

DICA LEGAL: Valor Primário = Valor Administrativo Dar suporte/apoio às atividades da instituição _____________________________________________________________________
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13 É um valo temporário – Em determinado momento o valor administrativo irá acabar Todo documento nasce com valor administrativo Finalidade: Servir a Administração

DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histórico Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para própria instituição Finalidade: Servir a História

DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico O documento que possuir valor secundário poderá ser recolhido ao Arquivo permanente O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser eliminado

1ª idade 2ª idade 3ª idade

C Corrente I Intermediário P Permanente

Valor Primário Valor Secundário

2.2 Prazo de Guarda dos Documentos O Prazo de guarda dos documentos é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermediário. O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com seguintes fatores: • Freqüência do uso das informações contidas nos documentos

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14 • • • Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos documentos (prazo prescricional) Existências de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos) Necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais)

2.3 Destinação Final dos Documentos Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá ao final ser encaminhado à sua destinação final. A destinação final do documento irá ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrivo/valor primário.

DICA LEGAL: Destinação Final dos Documentos Eliminação: Quando o documento que perdeu o valor

administrativo, não apresentar valor histórico Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, apresentar valor histórico

2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos. É ela, a tabela de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediário, bem como indica a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A tabela de temporalidade será elaborada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos.

Ex:
Código 002 Assunto Planos e projetos de trabalho Prazo de Guarda Corrente Intermediária 5 anos 9 anos Destinação final Guarda Permanente

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022.11 024.1 024.2 Cursos internos Folha de pagamento Escala de Férias 5 anos 5 anos 7 anos 95 anos Guarda Permanente Eliminação Eliminação

A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existência de QUATRO situações. 024.2 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será eliminado sem passar pela fase intermediária. 024.1 – O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será eliminado. 022.11 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo Permanente. 002 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo Permanente.

DICA LEGAL: Transferência É a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediária

DICA LEGAL: Recolhimento É a passagem dos documentos das fases corrente e intermediária para a fase permanente

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Método de Arquivamento Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de Arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal Os documentos são dispostos uns sobre os outros Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes dimensões como planta, mapa e desenho _____________________________________________________________________
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DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical Os documentos são dispostos um atrás do outro em gaveta ou estantes Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localização dos documentos

Os Métodos de Arquivamento, em relação à ordenação podem ser divididos em DOIS grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO. DICA LEGAL: Direto A busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado Característico dos métodos: Alfabético Geográfico Dicionário Enciclopédico

DICA LEGAL: Indireto É aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar um índice ou um código busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado. Característico dos métodos: Numérico simples Numérico cronológico Numérico digito-terminal Decimal Duplex

Os métodos mais comumente utilizados são os seguintes

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17 • • • • Método Alfabético Método Numérico ( Simples, Cronológico ou Digito Terminal Método Geográfico Método Ideográfico

3.1 Método Alfabético É um método direto, não exige a adoção de índice para que o documento seja localizado. A busca se dá diretamente no documento.

DICA LEGAL: Método Alfabético Utiliza um nome existente no documento Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que começam com a mesma letra

Exemplos: 1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o método alfabético(organização a partir dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados os seguintes nomes:
I – Alfredo Maia Rodrigues II – Severino Alves dos Santos Júnior III – Joaquim Pereira da Boa Morte IV – Mauricio Soares Filho V – Maria Alves Villas Boas VI - Fernanda Moreira Aguiar Qual seria a ordem correta? a) c) e) I – VI – III – V – IV – II II – V – I – VI – III – IV I – II – III – IV – V - VI b) VI – V – IV – II – III – I d) VI – III – I – II – IV – V

2- No escritório de contabilidade, o contador organizou as pastas referente a seus clientes utilizando-se do método alfabético (por nome de empresas). Para tanto, foram organizadas as seguintes pastas: I – Supermercado Baratão II – A Feminina III – Curso Aprovação IV – O Globo V – Madeireira Cupim Qual seria a ordem correta? a) III – I – V – II - IV b) II – III – V – IV – I

c) III – II – IV – V – I
d) I – II – III – IV – V

e) V – IV – III – II - I _____________________________________________________________________
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3- A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vídeo relativas aos eventos que organizou a partir dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do método alfabético. Foram organizadas as fitas dos seguintes eventos: I – Primeiro Seminário de Arquivologia II – 3º Simpósio de Biblioteconomia III – XV Congresso de Direito IV – Quinto Encontro de Contadores do DF V – 75º Curso de Medicina Alternativa Qual seria a ordem correta? a) I – II – IV – III - V b) I – II – IV – V – III c) III – I – IV – V - II d) III – V – IV – I – II e ) V – IV – III – II - I

Respostas: 1–d 2–c 3–d 3.1.1 Regras de Alfabetação O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetação, que são as seguintes: DICA LEGAL: Nome de Pessoas Físicas Considerar o último sobrenome, depois o prenome.

Exemplo: Ariovaldo Dias Furtado Frank Menezes Gilberto Alves Resende Otacílio Guedes Marques Arquivam-se:
Resende, Gilberto Alves Menezes, Frank Marques, Otacício Guedes Furtado, Ariovaldo Dias

OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabética do prenome: Exemplo: Daniele Firme Miranda Fábio Corrêa Miranda
Miranda, Veneza Firme Miranda, Luciano Corrêa Miranda, Fábio Corrêa

Miranda, Daniele Firme _____________________________________________________________________
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19 Luciano Corrêa Miranda Veneza Firme Miranda Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem não se separam, quando transpostos para o início. Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem não se separam, quando transpostos para o início. Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se: OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SÃO seguem a mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o início devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem. _____________________________________________________________________
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Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da

20 Exemplo: Adriana P. Santa Fé João do Santo Cristo José Carlos São Paulo Ricardo Santa Rita Arquivam-se:
São Paulo, José Carlos Santo Cristo, João do Santa Rita, Ricardo Santa Fé, Adriana P.

OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva Edis Silva Estevão Silva Everaldo Silva Arquivam-se:
Silva, Edis Silva, E. Silva, Everaldo Silva, Estevão

OBS: ARTIGOS E PREPOSIÇÕES não são considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma. Exemplo: Arnaldo do Couto _____________________________________________________________________
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21 Márcio Mário do Nascimento Marcos Roberto Araújo da Silva Ricardo d`Andrade Arquivam-se:
Couto, Arnaldo do Andrade, Ricardo d´
Silva, Marcos Roberto Araújo da Silva

Nascimento, Marcio Mário do

OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco são considerados parte do último sobrenome. Exemplo: Edison Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho Wilson Rodrigues da Silva Filho Arquivam-se:
Silva, Wilson Rodrigues da Silva Filho

Miranda Neto, Osório Miranda Júnior, Edison Cerqueira Sobrinho, Márcio

OBS: TÍTULOS não são considerados, Mas são colocados após o fim do nome, entre parênteses. Exemplo: Coronel Emerson Pontes _____________________________________________________________________
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22 Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Soldado Wilson R. Silva Arquivam-se:
Silva, Wilson R. (Soldado) Pontes, Emerson (Coronel) Fernandes, Carlos (Professor) Cardoso, Jorge (Ministro)

OBS: NOMES ESTRANGEIROS são considerados pelo último sobrenome, salvo no caso de nomes espanhóis e orientais. Exemplo: Arnold Schwazernegger George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitlher Arquivam-se:
Chaplin, Charles Bush, George Walker Schwazenegger, Arnold Hitler, Adolf

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPÂNICOS (países de língua espanhola), os dois últimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o início. Exemplo: _____________________________________________________________________
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23 Enrico Gutierrez Salazar Juan Ramirez Abadia Maria Pereira de La Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se:
Ramirez Abadia, Juan Puentes Hernandez, Pablo Pereira de La Fuente, Maria Gutierrez Salazar, Enrico

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS – JAPONESES, CHINESES, COREANOS E ARÁBES, são registrados como se apresentam. Exemplo: Abdulah Mustafah – (árabe) Law Kim Chong – (coreano) Li Yutang – (chinês) Sasazaki Yonoyama (japonês) Arquivam-se:
Law Kim Chong Abdulah Mustafah Sasazaki Yonoyama Li Yutang

OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIÇÕES, se registra como se apresentam, mas não se consideram os artigos e preposições. Exemplo: _____________________________________________________________________
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24 Antonio Silva e Cia Associação dos Jornalistas A Tentação El País Arquivam-se:
Tentação, ( A) País, (El) Associação dos Jornalistas Antonio Silva e Cia

OBS: EM TÍTULOS DE CONGRESSO, CONFERÊNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas 3º Curso de Ciências Contábeis Quinto Congresso de Biblioteconomia 24º Seminário de Direito Arquivam-se:
Seminário de Direito (24º) Encontro Nacional de Arquivistas (II) Curso de Ciências Contábeis (3º) Congresso de Biblioteconomia (quino)

3.2 Método Numérico É quando o método de arquivamento é feito por ordenação numérica.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO _____________________________________________________________________
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25 • • • Método Numérico Simples Método Numérico-Cronológico Método Numérico-Digito-Terminal

3.2.1

Método Numérico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número. É dado um número para cada documento A busca é feita por um nome, por isso exige um índice alfabético, também conhecido como ONOMÁSTICO. DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES • Métodos que necessitam de índices são INDIRETOS

3.2.2

Método Numérico-Cronológico

Documentos organizados por uma data. Não é necessário que seja a data de produção do documento. É o método ideal para arquivar documentos contábeis (balanço e balancete, diário), contas a pagar, contas a receber. DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO Exemplos: Balanço contábil de : 1998, 1999, 2000 Contas de água por mês: 01, 02, 03 Prontuário médico organizado por data de nascimento do paciente. João Paulo Medeiros – nascimento – 15/10/1980

3.2.3

Método Numérico-Digito-Terminal

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26 Documentos organizados a partir de números que a eles foram atribuídos. Muitas vezes, porém, tais números são enormes, dificultando o trabalho. Assim o método Digito-Terminal ( dois últimos números) será o indicado. DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO DIGITO-TERMINAL Decompor o número dois a dois e utilizar os dois últimos números Ex: Número do documento: 198.465 Para o arquivamento: 19.84.65

OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples e Digito-Terminal
Números a serem organizados 34.758 254.786 915.698 7.666 477.998 Método Numérico Simples 7.666 34.758 254.786 477.998 915.698 Método Numérico Digito-Terminal 03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98

Organizados em ordem crescente

Ordenação feita a partir dos dois últimos dígitos Organizados em ordem crescente

3.3 Método Geográfico Os documentos serão arquivados de acordo com local, lugar ou setor. É considerado a origem, a procedência do documento. _____________________________________________________________________
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DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO Local ou Setor de origem = Procedência = Lugar

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO Podem ser por: • • • País Estado Cidade

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabética

Exemplo:
MALÁSIA GRÉCIA FRANÇA ESPANHA CANADÁ ARGENTINA Buenos Aires BÉLGICA Córdoba Mar del Plata Mendonza Três Lagos

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO Os ESTADOS deverão ficar em ordem alfabética Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL _____________________________________________________________________
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28 As demais cidades seguem em ordem alfabética Exemplo:

TOCANTINS SÃO PAULO PARANÁ GOIÁS CEARÁ ALAGOAS Maceió BAHIA Arapiraca Palmeira dos Índios Penedo Santana do Ipanema

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE Quando o Arquivo é organizado por cidade, sem a separação por estado, deverão: As CIDADES deverão ficar em ordem alfabética Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente. Exemplo:

Taguatinga (DF) São Paulo (SP) Piripiri (PI) Macapá (AP) Lages (SC) Campinas (SP) Arapiraca (AL)

3.4 Método Ideográfico Organiza os documentos por assunto. Uma vez idenficados os assuntos, os temas gerais podem ser considerados por nome ou códigos numérico a eles atribuídos. Os códigos numéricos sempre apresentação uma relação do GERAL para o Particular. _____________________________________________________________________
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DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS Podem ser Alfabético ou Numéricos

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - ALFABÉTICO DICIONÁRICO – Ordenação alfabética, como um dicionário

Exemplo:

Salários Férias Demissão Controle de estoque Contas a receber (SC) Contas a pagar Admissão

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - ALFABÉTICO ENCICLOPEDICO – Organizados, agrupados sob títulos gerais e dentro dele alfabeticamente

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30 Exemplo: FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Material de consumo Material permanente PESSOAL Abono Admissão Férias

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS NUMERICO atribuídos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral para o Particular

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - DECIMAL É Limitado a divisão de 10 classes É o método utilizado pelo CONARQ Atribuídos do Geral para o Particular

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - DUPLEX NÃO possui limitação de criação de classes Exemplos DUPLEX – PESSOAL

1

DECIMAL 020 – Pessoal

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31 1.1 Férias 1.2 Admissão 1.3 Salários 1.4 Demissão – FINACEIRO 2.1 Contas a pagar 2.2 Contas a receber – MATERIAL 3.1 Material de consumo 3.2 Material permanente 022 – Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 – Cursos 022.12 – Promovidos por outra instituição 022.121 – No Brasil 022.122 – No Exterior 022.2 – Estágios 022.21 – Promovidos por outra instituição 022.221 – No Brasil 022.222 – No Exterior

2 3

3.5 Método de Arquivamento que deverá ser adotado? Na hora de escolher o Método de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituição. A instituição poderá adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar seus documentos

DICA LEGAL: MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha O Método de Arquivameto é escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura da instituição A instituição pode ter quantos métodos forem necessários
.

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32 4 Organização do Arquivo No momento em que uma organização toma a decisão de organizar seu arquivo, é necessário que seja realizada uma campanha de sensibilização a toda empresa, envolvendo os diversos níveis hierárquicos, com o objetivo de envolver todos no projeto. A organização do Arquivo de uma instituição ocorre em quatro etapas: • • • • Levantamento de dados; Análise dos dados coletados; Planejamento; Implantação e acompanhamento

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – 4 ETAPAS 1 – Levantamento dos dados 2 – Análise dos dados coletados 3 –Planejamento 4 – Implantação e acompanhamento

4.1 Levantamento dos dados Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas. É necessário, nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que circulam na instituição.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento É necessário conhecer, analisar, estudar: Normas, organogramas, estatuto, regimento Gêneros documentos ( textual, iconográfico, sonoro, etc..) Espécies mais freqüentes ( ofício, relatório, fatura, projeto, eto..) Modelos e formulários em uso Quantidade e estado de conservação do acervo Métodos de Arquivamento utilizados Existência de registro e protocolo Média de arquivamento diário Controle de empréstimo e consulta Existência de normas e manuais de arquivo _____________________________________________________________________
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DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento É necessário conhecer, também: Quantidade de servidores no arquivo, formação profissional e escolaridade Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso Situação física do arquivo ( área ocupada, luminosidade, umidade, tipo de proteção contra incêndio e outros sinistros)

4.2 Análise dos dados coletados Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, será feito o DIAGNÓSTICO sobre a real situação do arquivo. É com base nesse diagnóstico irá propor as alterações, modificações necessárias. O Diagnóstico deverá indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituição quanto ao uso dos arquivo. DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Análise de dados Elaboração do DIAGNÓSTICO 4.3 Planejamento É nesta fase que será elaborado o PLANO ARQUIVISTICO. Ele definirá a posição do arquivo na estrutura do órgão, os serviços, as normas e todo recurso necessário para o bom funcionamento. DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Planejamento Deverá considerar: • • • • • • • Posição do arquivo na estrutura do órgão Centralização ou descentralização do Arquivo Método de arquivamento Normas de funcionamento Qualificação de recursos humanos Instalações e equipamentos Constituição de Arquivos intermediário e permanente

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34 • Recursos financeiros necessários e os disponíveis

4.4 Implantação e Acompanhamento É nessa fase que o que foi planejado será colocado em prática, será executado, será implantado. É nessa fase que as orientações e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO serão implantadas na instituição.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Implantação e Acompanhamento Implantação e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado Implantação das orientações descritas no Manual de Arquivo O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto, atualizado quando necessário

5

Gestão de Documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação e uso, avaliação e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Lei 8.159/1991 - § 3º

A Gestão de documentos é atingida por meio do planejamento, organização, controle, coordenação, dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar o ciclo documental. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes, de forma a assegurar a eficiência das atividades

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS • • Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produção, administração, manutenção e destinação de documentos Garantir que a informação estará disponível no momento necessário ao usuário (instituição, estado, pessoa) _____________________________________________________________________
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35 • • Eliminação de documentos que não possuem administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa científica ou histórica Assegurar uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados, informação • Contribui para o acesso e a preservação dos documentos que deverão ser guardados e preservados por seus valores históricos, cintíficos, valores secundários. e outras técnicas da gestão da

5.1

A Gestão Documental acontece em 3 FASES básicas: PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO

5.1.1

Gestão Documental - PRODUÇÃO Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – PRODUÇÃO – 1ª FASE Otmização na criação de documentos Evitar a reprodução desnecessário de documentos Acontece na fase corrente

5.1.2

Gestão Documental - UTILIZAÇÃO Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE É referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após o tramite DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE

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36 Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificação de documentos, controle de acesso e recuperação da informação Elaboração de instrumentos de recuperação É desenvolvida a gestão de arquivos correntes e intermediários

5.1.3

Gestão de Documentos – AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO Atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – AVALIAÇAÕ – 3ª FASE Decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente Acontece no Arquivo Corrente e Intermediário É regida pela lei 8.159/91

5.1.4

Gestão Documentos – Gestão de Arquivos Correntes e Intermediários DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES Procedimentos de classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento Têm o objetivo de facilitar o acesso as informações contidas nos documentos As unidades responsáveis por esses serviços são o Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicações administrativas e o serviço de comunicações.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS Responsável pela guarda física de documentos de uso pouco freqüente • • Atendem as consultas aos órgãos/setores depositantes Coordenam a transferência de documentos ao seu depósito

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37 • • Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminação ou
recolhimento

Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo da 3ª idade.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS Os documentos só devem ser aceito para guarda intermediária quando for conhecido: Conteúdo; prazo de guarda e data de eliminação ou recolhimento

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS Os documentos transferidos ao Arquivo Intermediário, continuam sendo de posse dos setores que os transferiram • • • • Podem consultá-lo Podem tomá-lo emprestado A consulta por 3º só é permitida se autorizada pela unidade que o transferiu Geralmente o espaço físico (depósitos de arquivamento intermediário) são localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservação adequada contra incêndio, poluição atmosférica, excesso de umidade e luz.

6

Protocolo

Conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação. O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações: • • • Recebimento Registro Autuação

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38 • • • Classificação Expedição/Distribuição Controle/Movimentação

DICA LEGAL: PROTOCOLO A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente

DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento Receber os documentos produzidos pela instituição ou o aqueles produzidos por outras instituições, que para lá foram encaminhados DICA LEGAL: PROTOCOLO – Registro • • • Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básico do documento Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado) Os dados são utilizados para localização do documento

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação • • • • Documentos são transformados em processo – abertura de processo Inserção de capa específica Numeração das páginas Atribuição de nº de identificação do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para identificar o assunto, classificando de acordo com o código de classificação de documentos • Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERÃO SER ABERTOS no PROTOCOLO

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39 • Os únicos documentos que não são abertos no protocolo são: PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto) DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) deverão ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatários

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Expedição / Distribuição Enviar os documentos para os seus destinatários • • DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro do próprio órgão EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão

DICA

LEGAL:

PROTOCOLO

Controle

da

Movimentação/Tramitação • Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. Para recuperá-lo com agilidade quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação. • É realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha
de protocolo)

DICA

LEGAL:

PROTOCOLO

Controle

da

Movimentação/Tramitação Tramitação de processo: E a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, feita em sistema próprio.

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7

Procedimentos administrativos em relação a processo Processo é documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexo, instruções de pagamento de despesa. Que a partir de autuados, são autorizados pelo órgão a executar tal procedimento. • • • Autuação Numeração de folhas Juntada o Juntada por anexação o Juntada por apensação • • • • • • • • Desapensação Desentranhamento de peças Desmembramento de peças Diligência Encerramento de processo e abertura de volume Encerramento de processo Abertura de volume Reconstituição de processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação Também conhecida como formação, abertura de processo • • • • • • Colocação de capa, ordenação cronológica das peças; Colocar etiqueta na capa com o nº de protocolo Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica Registrar, conferir Encaminhar fisicamente para o setor pertinente Descartar o envelope, ele não será peça do processo

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DICA LEGAL: PROTOCOLO – Numeração das folhas Serão numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo próprio para colocação de número. Colocar no canto superior direito da página. • • • • • • • A primeira folha é a número 1 A capa não será numerada A numeração inicial é feita no protocolo central ou setorial Cada unidade que receber o processo e colocar mais peças deverá numerá-las A peça que estiver em tamanho reduzido deverá ser colocada em folha branco maior Processos vindos de outros órgãos públicos só serão renumerados se a respectiva numeração estiver incorreta Qualquer solicitação ou informação, deverá ser feita por despacho no próprio documento ou em folha de despacho.

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Será executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho ANEXAÇÃO: Dependência entre processos a serem anexados APENSAÇÃO: Não há dependências entre os processos

Na anexação existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) ACESSÓRIO (MAIS RECENTE). Exemplos: Processo Principal Inquérito Administrativo Aquisição de material

e o MAIS

Processo Acessório Recurso contra decisão do inquérito Prestação de contas

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DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Anexação • • • • O processo acessório é renumerado Lavrar termo de anexação na última folha do mais antigo Anotar na capa do principal o nº do acessório (anexado) Registrar no sistema a juntada por anexação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Apensação • • • • • Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o processo que pediu a juntada. Cada processo continua com sua numeração original Lavrar termo de apensação no processo mais antigo, que ficará em primeiro lugar Anotar no processo que ficará em primeiro lugar o nº do apensado Registrar nos sistema a juntada por apensação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desapensação Após decisão final o processo poderão ser desapensados nos protocolo setorial onde se encontrem • • • • • É executada mediante indicação em despacho A desapensação ocorrerá antes do arquivamento Lavrar o termo de desapensação no processo que solicitou a juntada Colocar despacho de encaminhamento em cada processo Registrar em sistema a desapensação

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DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desentramento de peças A retirada de folha ou peça acontecerá onde se encontrar o processo, mediante despacho • • • Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento após o último despacho A numeração continua a mesma É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desmembramento de peças • • • • É feita para forma outro processo, ocorrerá mediante despacho. Retirar o documento que constituirá outro processo Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o documento Proceder autuação do documento retirado e renumerar as páginas do novo processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Diligência Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade indispensável ou disposição legal é devolvido ao órgão para sanar a pendência. Deverá ser enviado a instituição para que em prazo especificado devolva com a diligencia sanada. • Vencido o prazo sem a conclusão da exigência, a instituição anexara cópia da convocação e o devolverá ao órgão que pediu diligência _____________________________________________________________________
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DICA LEGAL: PROTOCOLO – Encerramento • • • • • O encerramento acontecerá quando: Pleito indeferido Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados Pela expressa desistência do interessado Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Abertura de volume • • • • Um processo não deve exceder a 200 folhas A colocação de colchetes deverá ser a 2 cm da margem esquerda Colocar na última folha do volume anterior o termo de encerramento de volume, devidamente numerado Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura de volume

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Exercícios de fixação: Conceitos Fundamentais de Arquivologia
01- (2008/ Cespe – SECAD-TO) Os documentos podem servir de prova de transações realizadas. 02- (2006/ Cespe – MDIC) O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo. 03- (2006/ CLDF) Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada. É conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. 04- (2006/ Cespe – TCE/AC) Arquivo é o conjunto de documentos reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

1 C

2 C

3 C

4 C

Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo
08- (2008/ Cespe – FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função principal tornar disponível as informações contidas no acervo documental. 09- (2008/ Cespe – SECAD-TO) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. 10- (2008/ Cespe – MPE/ AM) O arquivo, cujo principal objetivo é ser um instrumento de apoio à administração, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da historia da instituição a que pertence. 12- (2005/ Cespe – PRG-DF) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da historia. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda. 13- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. 14- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

8 C

9 C

10 C

11 C

12 C

13 C

14 C

Distinção entre Arquivo e Biblioteca _____________________________________________________________________
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132- (2008/ Cespe – MPE/RR) O arquivo é produzido com objetivos culturais. 133- (2008/ Cespe – MPE/RR) Os documentos nos arquivos existem em numerosos exemplares. 135- (2008/ Cespe – MPE/RR) Os documentos de um arquivo são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. 138- (2007/ Cespe – TSE) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

132 E

133 E

134 C

135 E

136 E

137 E

138 E

Classificação dos Arquivos
147- (2006/ Cespe – TCE/AC) Segundo as entidades criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos classificam-se em públicos, institucionais, comerciais e pessoais. 149- (2005/ Cespe – Sead/Egpa) O arquivo público é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal em decorrência de suas funções especificas administrativas, judiciárias ou legislativas. 150- (2005/ Cetro – Radiobrás) Segundo a natureza da entidade a que está vinculado, os arquivos podem ser: (A) Ativos e inativos (B) Públicos e privados (C) Nacionais e intermediários (D) Permanentes e de guarda (E) Históricos e de pesquisa

147 C

148 C

149 E

150 B

Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados
151- (2008/ Cespe – TJDFT) Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais. 152- (2006/ Cespe – Ancine) Dá-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservação. 155- (2005/ Cespe – ANS) O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acondicionamento ou conservação é chamado arquivo especializado.

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156- (2005/ Cespe – PRG-DF) Quanto à natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes às decisões de tribunais superiores é chamada arquivo especial. 157- (2003/ Cespe – CREA-DF) Arquivos médicos são considerados especializados. 158- (2003/ Cespe – CREA-DF) Arquivos de engenharia são considerados especializados. 159- (2003/ Cespe – CREA-DF) Arquivos de documentos audiovisuais são considerados especializados.

151 C

152 E

153 E

154 E

155 E

156 E

157 C

158 C

159 E

Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, Intermediário e Permanente
15- (2008/ Cespe – SECAD-TO) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 16- (2006/ Cespe – TCE/AC) As fases do ciclo de vida de um arquivo são duas: corrente e permanente. 17- (2006/ Cespe – Ipajm) Com relação à idade, os arquivos são chamados arquivo corrente, arquivo temporário e arquivo permanente. 18- (2005/ Cespe – PRG-DF) Os estágios de vida dos documentos arquivísticos cumprem um ciclo de três fases. 19- (2005/ Cespe – TRE-TO) Atualmente, com a evolução da arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. 20- (2005/ Cespe – TER/PA) O ciclo documental é constituído por somente duas fases básicas: os arquivos correntes e os arquivos intermediários. 21- (2004/ Cespe – MME/CPRM) A terminologia fase mediana é inexistente em arquivística. 22- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) Os arquivos podem ser divididos em três idades: corrente, intermediaria e permanente.

15 E

16 E

17 E

18 C

19 E

20 E

21 C

22 C

Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais
160- (2008/ Cespe – DFTRANS) A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas à mesma instituição é classificada como arquivo setorial. 161- (2007/ Cespe – ANVISA) Os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. 162- (2005/ Cespe – PRG-DF) Na elaboração de um plano de arquivo, uma questão que deve ser considerada se refere à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. No arquivo centralizado, tem-se a reunião dos documentos sob guarda em apenas um local. 163- (2003/ Cespe – CREA-DF) Os arquivos setoriais devem se localizar junto aos órgãos produtores.

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48 160 E 161 C 162 C 163 C

Classificação dos Documentos
168- (2008/ Cespe – DFTRANS) Ofícios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulação de veículos são classificados, quanto ao gênero, como documentos textuais, cartográficos e filmográficos, respectivamente. 170- (2008/ Cespe – SECAD-TO) Papel, microfilme e papel fotográfico são gêneros documentais. 171- (2007/ Cespe – Pref. Mun. Vitoria/ES) Documentos do gênero iconográfico são aqueles que contem imagens estáticas. 173- (2006/ Cespe – INPI) Fotografias, slides, desenhos e gravuras são classificados como micrográficos. 174-(2006/ Cespe – Censipan) Os documentos em formato eletrônico (ou digital) não são considerados documentos de arquivo. 176- (2005/ Cespe – PRG-DF) Documentos manuscritos são classificados como textuais, documentos com imagens estáticas são classificados como iconográficos.

168 E

169 C

170 E

171 C

172 A

173 E

Espécie/Tipologia documental
183- (2008/ Cespe – Pref. Vila Velha/ES) Ofícios, cartas, telegramas, avisos e memorandos são espécies de documentos. 184- (2008/ Cespe – FUB Arquivista) A tipologia documental e o gênero documental são sinônimos 185- (2008/ Cespe – FUB Arquivista) Alvará, ata, auto, regulamento, solicitação e passaporte são exemplos de tipologias documentais. 186- (2008/ Cespe – SEBRAE) Acordo, alvará, mapa, mensagem e organograma são espécies documentais. 187- (2008/ Cespe – Pref. Vila Velha/ES) Pronunciamento, proposta, precatório, laudo, informe, convite e telegrama são exemplos de tipologias documentais. 188- (2006/ UnB/Cespe – MI) Ata, relatório, cronograma e projeto são exemplos de tipologias documentais. 189- (2004/ FCC – TRT 17ª Região) Contrato de prestação de serviços é exemplo de (A) Espécie documental (B) Gênero documental (C) Suporte (D) Formato (E) Tipo documental

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49 183 C 184 E 185 E 186 C 187 E 188 E 189 E

Natureza do assunto – Ostensivo ou Sigiloso
190- (2008/ Cespe – MPE/RR) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custodia e divulgação. 191- (2008/ Cespe – MPE/RR) Documentos ostensivos são aqueles que, alem de exigirem um alto grau de segurança, apresentam teor ou características que só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 196- (2006/ Cespe – TJPA) Entre as regras para tramitação de documentos sigilosos, está o seu acondicionamento em envelope duplo. 197- (2006/ Cespe – MPE/TO) Quanto à natureza do assunto, os documentos são classificados em ostensivos ou sigilosos. Segundo o grau de sigilo requerido para sua guarda e circulação, os documentos sigilosos são classificados em reservados, confidenciais, secretos ou ultra-secretos. 202- (2006/ Cespe – TJPA) Documentos classificados como ostensivos não apresentam restrições quanto à divulgação de seu conteúdo. 205- (2004/ Cespe – Cohab/Bauru) Quanto à natureza do assunto, os documentos classificam-se em ostensivos e sigilosos. Ostensivos são os documentos cuja divulgação não prejudica a administração; sigilosos são os que devem ter conhecimento restrito, pois requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custodia e divulgação (restritos). 206- (1996/ Cespe – FEDF) Os documentos sigilosos são classificados como (A) Ultra-secretos ostensivos e reservados (B) Ostensivos e reservados (C) Ultra-secretos e secretos (D) Ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados (E) Confidenciais e reservados

190 C

191 E

196 C

197 C

202 C

205 C

206 D

Ciclo Vital dos Documentos – Teoria das 3 idades – PAUSA
15- (2008/ Cespe – SECAD-TO) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 16- (2006/ Cespe – TCE/AC) As fases do ciclo de vida de um arquivo são duas: corrente e permanente.

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17- (2006/ Cespe – Ipajm) Com relação à idade, os arquivos são chamados arquivo corrente, arquivo temporário e arquivo permanente. 18- (2005/ Cespe – PRG-DF) Os estágios de vida dos documentos arquivísticos cumprem um ciclo de três fases. 19- (2005/ Cespe – TRE-TO) Atualmente, com a evolução da arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. 20- (2005/ Cespe – TER/PA) O ciclo documental é constituído por somente duas fases básicas: os arquivos correntes e os arquivos intermediários. 21- (2004/ Cespe – MME/CPRM) A terminologia fase mediana é inexistente em arquivística. 22- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) Os arquivos podem ser divididos em três idades: corrente, intermediaria e permanente.

15 E

16 E

17 E

18 C

19 E

20 E

21 C

22 C

Valor do Documento – Primário e Secundário 1ª idade 2ª idade 3ª idade C Corrente I Intermediário P Permanente Valor Primário Valor Secundário
23- (2008/ Cespe – DF Trans Anal. Adm.) A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor secundário. 24- (2008/ Cespe – DF Trans Anal. Adm.) Os documentos de guarda temporária, via de regra, não tem valor primário. 25- (2007/ Cespe – TSE) Prevalece, na fase corrente, o valor secundário dos documentos, pela importância que eles têm. 26- (2007/ Cespe – UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O valor primário pode ser encontrado nos documentos nas fases corrente e intermediária. 27- (2007/ Cespe – UnB/ Pref. Rio Branco/AC) Os documentos que não possuem valor primário, mesmo que tenham valor secundário, podem ser eliminados. 28- (2007/ Cespe – TSE Anal. Jud.) Em relação aos arquivos correntes é correto afirmar que os documentos tem valor secundário. 29- (2007/ Cespe – TSE Anal. Jud.) Em relação aos arquivos intermediários, é correto afirmar que os documentos tem valor primário. 30- (2007/ Cespe – TSE Anal. Jud.) O arquivo permanente apresenta documentos com valor primário e secundário.

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31- (2007/ Cespe – Pref. Mun. Vitória/ES) A historia se faz com documentos que nasceram para ser históricos. 32- (2007/ Cespe – Pref. Mun. Vitória/ES) Os arquivos intermediários são constituídos por documentos ainda com valor primário

23 C

24 E

25 E

26 C

27 E

28 E

29 C

30 E

31 E

32 C

Prazo de Guarda dos Documentos
101- (2008/ Cespe – DFTRANS Anal. Adm.) Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos. 102- (2005/ Cespe – TRE/MT) Serão preservados, em caráter permanente, todo e qualquer documento com produção anterior ao século XIX. 103- (2005/ Cespe – TRE/MT) Serão preservados, em caráter permanente, documentos que contenham assinatura dos agentes e diretores das instituições públicas. 104- (2005/ Cespe – TRE/PA) Todos os documentos produzidos por uma instituição são considerados de valor histórico após um período superior a setenta anos de sua produção. 105- (2005/ Cespe – PRG-DF) O prazo de guarda atribuído para os documentos da PRG/DF, finalizado o trâmite, é de 5 anos, após o qual esses documentos são descartados. 106- (2005/ Cespe – FUNAG) Um dos critérios adotados pela comissão responsável pela avaliação dos documentos nos órgãos públicos é descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos há mais de 50 anos. 107- (2004/ Cespe – TRT 10ª região) Um dos critérios estabelecidos nos processos de avaliação documental é indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos. 108- (2004/ Cespe – FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado. 109- (2004/ Cespe – MME/CPRM) O prazo máximo de retenção de documentos na fase corrente é de seis meses

101 102 103 104 105 E E E E E Destinação Final dos Documentos

106 E

107 E

108 E

109 E

102- (2005/ Cespe – TRE/MT) Serão preservados, em caráter permanente, todo e qualquer documento com produção anterior ao século XIX. 103- (2005/ Cespe – TRE/MT) Serão preservados, em caráter permanente, documentos que contenham assinatura dos agentes e diretores das instituições públicas. 105- (2005/ Cespe – PRG-DF) O prazo de guarda atribuído para os documentos da PRG/DF, finalizado o trâmite, é de 5 anos, após o qual esses documentos são descartados.

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106- (2005/ Cespe – FUNAG) Um dos critérios adotados pela comissão responsável pela avaliação dos documentos nos órgãos públicos é descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos há mais de 50 anos. 107- (2004/ Cespe – TRT 10ª região) Um dos critérios estabelecidos nos processos de avaliação documental é indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos. 108- (2004/ Cespe – FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado. 111- (2003/ Cespe – MEC) Após cinco anos, os documentos da fase corrente devem ser completamente eliminados.

102 E

103 E

105 E

106 E

107 E

108 E

111 E

Tabela de Temporalidade de Documentos Ex:
Código 002 022.11 024.1 024.2 Assunto Planos e projetos de trabalho Cursos internos Folha de pagamento Escala de Férias Prazo de Guarda Corrente Intermediária 5 anos 9 anos 5 anos 5 anos 95 anos 7 anos Destinação final Guarda Permanente Guarda Permanente Eliminação Eliminação

80- (2007/ Cespe – UnB/TSE) O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o (a) (A) Plano de preservação (B) Plano de classificação (C) Listagem de eliminação (D) Tabela de temporalidade 81- (2007/ Cespe – UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos é o quadro de arranjo. 86- (2006/ Cespe – MDS) A avaliação de documentos não fornece subsídios á fixação de prazos para 92- (2005/ Cespe – TRE-MA) Uma das funções da tabela de temporalidade é indicar os prazos de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária. 93- (2005/ Cespe – PRG-DF) Tabela de temporalidade é o documento que específica os prazos de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário. 94- (2004/ Cespe – FUB) O período de guarda dos documentos é definido pelo arquivista, após o pronunciamento da chefia. 95- (2004/ Cespe – FUNCAP/PA) A definição da guarda ou do descarte de documentos diversos é atribuição exclusiva da chefia.

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96- (2004/ Cespe – Hemopa/PA) A tabela de temporalidade dos arquivos do setor deve ser definida somente pelo responsável pela unidade. 97- (2004/ Cespe – UnB/Pol. Federal) Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada. 98- (2004/ Cespe – UnB/Pol. Federal) A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. 99- (2004/ Cespe – UnB/Pol. Federal) A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação. tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente. 122- (2006/ Cespe – TJPA) A eliminação de documentos de valor permanente é permitida apenas quando prevista em tabela de temporalidade, devendo ocorrer no processo de transferência para o arquivo intermediário. 123- (2006/ Cespe – ANA) A avaliação de documentos gera a tabela de temporalidade, instrumento que determina prazos e condições de guarda, segundo os quais poderão ser realizados, ou não, a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. 125- (2005/ Cespe – MEC) A função principal dos arquivos correntes é possibilitar o descarte dos documentos de valor secundário.

80 D 99 C

81 E 122 E

86 E 123 C

92 C 125 E

93 C

94 E

95 E

96 E

97 C

98 E

Método de Arquivamento .
288- (2008/ Cespe – SECAD-TO) O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. 289- (2008/ Cespe – FUB) A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico. 290- (2008/ Cespe – FUB) Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma seqüência numérica. 291- (2005/ Cespe – TRE/GO) O método de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de documentos. 292- (2004/ Cespe – SGA-DF) O método de arquivamento alfabético considera o nome como elemento principal. 293- (2004/ Esaf – ANEEL) O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para faciitar o arquivamento e a localização dos documentos.

288 289 290 291 292 293 C E E C C C _____________________________________________________________________
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Regras de Alfabetação
343- (2008/ Cespe – MPE/RR) Na ordenação alfabética de pastas de um arquivo por nomes de pessoas físicas consideram-se o ultimo sobrenome e depois o prenome. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 344- (2008/ Cespe – SEAD-UEPA) Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a opção em que todas as propostas estão adequadas a este tipo de arquivamento. (A) Barbosa, Antonio Augusto Cardoso, Pedro Henrique de Araújo Ferreira, João Batista Ferreira, José de Arimatéia Neto, Afonso de Almeida Costa (B) Bernardes, Professor Carlos Augusto Campos, Professor Diogo de Lima Rangel, Coordenador Felipe Bernardes Rangel, Professor Eduardo de Almeida Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva (C) Branco, Carlos Alberto Castelo Carneiro, Patrícia de Souza Oliveira, Fernando Afonso Pereira, Maria Adelaide Queiroz, João Carlos de Souza (D) Brochado, Marcos André Gonçalves, Ricardo André de Assis Ramalho, J. Pedro Ramalho, João Batista Silva, Pedro Antonio da 345- (2008/ Cespe – TST) A seqüência alfabética a seguir está de acordo com as regras de alfabetação. Alencastro, Marcelo Pereira d’ Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo 346- (2008/ Cespe – TST) A seqüência alfabética a seguir está de acordo com as regras de alfabetação. Bernardes, Ministro Marcus Afonso Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida

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Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza 347- (2008/ Cespe – TST) A seqüência alfabética a seguir está de acordo com as regras de alfabetação. Júnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto de Morais Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva 348- (2008/ Cespe – MPE/AM Adaptada) Segundo as regras de alfabetação utilizadas no método de arquivamento alfabético, os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 349- (2008/ Cespe – MPE/AM Adaptada) No arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabética do prenome. 350- (2006/ Cespe – DETRAN/PA) João Barbosa arquiva-se como Barbosa, João. 351-(2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a seguir atende às regras de alfabetação: Araújo, José Alberto de Castro, Diogo de Farias Ferreira, Maria Aparecida Lima, Paulo Oliveira, Benedito Martins de 352- (2006/ Cespe – DETRAN/PA) Nos sobrenomes compostos: Paulo Castelo Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo. 353- (2006/ Cespe – ANCINE) Considerando-se as regras de alfabetação, está incorreta a seqüência a seguir: - Junqueira, Antonio Carlos - Negra, Marco Antonio Serra - Neto, Carlos José de Araújo - Souza, José Paulo de 354- (2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a seguir atende às regras de alfabetação: Abreu, Paulo de (Ministro) Barbosa, José Pedro Barbosa, Maria Aparecida Silva, José Ricardo da Sobrinho, Ricardo Pereira

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355- (2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a seguir atende às regras de alfabetação: Gonçalves, Paulo de Abreu Magalhães, Pedro Antonio de São Tiago, Heitor de Teles, Manoel de Souza Villa-Lobos, Henrique 356- (2006/ Cespe – INPI) Julgue as propostas de alfabetação apresentada nos itens a seguir. I. Cabral, Pedro Álvares Colombo, Cristovão Ferreira, J. Ferreira, José Neto, Afonso de Almeida II. Almeida, Benedito de Souza Almeida, Carolina de Assis Castelo Branco, José Humberto Gonçalves, Hamilton Lima, Augusto de Oliveira III. Alencastro, Pedro Ferreira d’ Barbosa, Pedro Paulo Garcia, José Antonio Lima Marins, Digo Cesar de Almeida Tião, Carlos Alberto de São IV. Carvalho, Maria Aparecida de Fagundes, Vicente da Silva Magalhães, Gilberto Villa-Lobos, Heitor de Jesus Ximenes, Paulo Barbosa V. Campos, Professor Carlos Castro Campos, Professor Diogo de Lima Rangel, Coordenador Felipe Bernardes Rangel, Professor Eduardo de Almeida Reis, Professor Luiz Augusto da Silva Estão corretos apenas os itens: (A) I e III (B) I e V (C) II e III (D) II e IV

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57 343 C 353 C 344 D 354 E 345 C 355 C 346 E 356 D 347 E 348 C 349 C 350 C 351 C 352 C

Método Numérico: Simples, Cronológico, Digito-terminal OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples e Digito-Terminal
Números a serem organizados 34.758 254.786 915.698 7.666 477.998 Método Numérico Simples 7.666 34.758 254.786 477.998 915.698 Organizados em ordem crescente Método Numérico Digito-Terminal 03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98 Ordenação feita a partir dos dois últimos dígitos Organizados em ordem crescente

300- (2008/ Cespe – MPE/RR) O método numérico simples constitui-se na atribuição de um numero de uma letra a cada documento de pessoa física ou jurídica. 301- (2007/ FCC – TRF 2ª reg.) Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os prontuários de seus servidores: 1) 001.299- Hilary Jenkinson 2) 032.699- Eugenio Casanova 3) 129.129- T.R. Schellenberg 4) 159.544- Luciana Duranti 5) 305.218- Angelika Menne-Hantz 6) 306.818- Bruno Delmas 7) 288.029- Paola Carucci 8) 246.344- Michel Duchein A adequada ordenação de tais prontuários é: (A) 1, 2, 3, 4, 8, 5, 6, 7. (B) 5, 6, 7, 3, 8, 4, 1, 2. (C) 5, 6, 2, 1, 4, 8, 7, 3. (D) 7, 2, 6, 8, 4, 1, 5, 3. (E) 7, 2, 6, 8, 4, 5, 1, 3. 302- (2005/ Cespe – PRG-DF) Simples e dígito-terminal são métodos numéricos de arquivamento. 303- (2005/ Cespe – TRE/MT) O método de arquivamento dígito-terminal apresenta como desvantagem a lentidão na recuperação da informação. 304- (2004/ Cespe – SGA/DF) O método de arquivamento numérico pode ser dividido em numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.

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305- (2004/ Cespe – SESPA/PA) A ordenação cronológica não faz parte dos métodos numéricos de arquivamento. 306- (2004/ Cespe – STM) No método numérico simples, a recuperação da informação obedecerá ao numero atribuído ao documento.

300 E

301 B

302 C

303 E

304 C

305 E

306 C

Método Geográfico
294- (2008/ Cespe – MPE/RR) O método geográfico de arquivamento de documentos é o método indicado quando o elemento a ser considerado em um documento é a procedência. 295- (2008/ Cespe – DFTRANS) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a procedência, é correta a seguinte ordenação. MINAS GERAIS: Belo Horizonte/ Ouro Preto/ Uberlândia. PARANÁ: Curitiba/ Londrina/ Paranaguá. 296- (2004/ Cespe – SGA/DF) O método de arquivamento geográfico considera a data do documento como elemento principal. 297- (2005/ Cespe – TRE/MT) Na adoção do método de arquivamento geográfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da federação, na seqüência são ordenadas as capitais, seguidas dos demais municípios. 298- (2005/ Cespe – TRT 16ª região) No método geográfico, quando se adota a ordenação geográfica por estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. 299- (2004/ Cespe – SESPA/PA) O método geográfico de arquivamento tem como elemento principal a procedência ou local.

294 C

295 C

296 E

297 C

298 C

299 C

Método Ideográfico – Alfabético ou Numérico

307- (2008/ Cespe – FUB) Considere que uma empresa organiza seus documentos em pastas, separandose por assunto em ordem alfabética. Neste caso, os documentos relativos a férias devem se localizar após dos documentos relativos a diárias e antes daqueles que tratam de transferência. 308- (2005/ Cespe – ANTAQ) No método alfabético dicionário, os temas obedecem a uma rigorosa ordem alfabética e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um titulo genérico. 309- (2004/ Cespe – TRE/AL) No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento a ser adotado para a recuperação da informação é o assunto.

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310- (2005/ Cespe – ANTAQ) Uma das vantagens do método de arquivamento duplex é que ele possibilita a criação de uma infinidade de classes. 311- (2005/ Cespe – TRE/MT) O método de arquivamento duplex apresenta como desvantagem à definição de dez classes. 312- (2005/ Cespe – TRE/MT) O método de arquivamento numérico decimal possibilita a criação de mais de 10 classes. 313- (2004/ Cespe – Terracap) O método decimal possibilita a expansão ilimitada de subdivisões.

307 C

308 E

309 C

310 C

311 E

312 E

313 E

Método de Arquivamento que deverá ser adotado?

DICA LEGAL: MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha O Método de Arquivameto é escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura da instituição A instituição pode ter quantos métodos forem necessários
327- (2008/ Cespe – FUB) O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem cronológica, vedado o seqüenciamento adicional pela ordem alfabética. 328- (2008/ Cespe – DFTRANS) Considere que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organização do seu acervo. PESSOAL CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes/ de Gonçalves até Lima/ de Miranda até Oliveira. GAMA: de Abreu até Ferreira/ de Garcia até Maciel. VEÍCULOS MATERIAL PERMANENTE Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquivamento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos secundários, o geográfico e o alfabético. 329- (2008/ Cespe – DFTRANS) Quando a unidade de arquivo distribui os documentos recebidos para guarda em seqüência alfanumérica, diz-se que, nesse caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou classificação. 330- (2008/ Cespe – MPE/AM) O método de arquivamento é determinado apenas pela espécie dos documentos. 331- (2008/ Cespe – MPE/TO) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.

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332- (2006/ Cespe – INPI) Arranjo é o processo destinado a colocar ou distribuir os documentos de arquivo em seqüência estabelecida pela organização. 333- (2006/ Cespe – CENSIPAN) Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.

327 E

328 C

329 C

330 E

331 C

332 C

333 E

Organização do Arquivo 8 Etapas: 4 • Levantamento dos dados • Análise dos dados coletados • Planejamento • Implantação e acompanhamento •

358 - (2006/ Cespe – Ancine) A organização de arquvos ocorre em várias fases. Na fase de planejamento, é feita a verficiação das normas, dos regulamentos, das políticas e da estrutura organizacional da instituição. 359 - (2006/ Cespe – TCE) A instalação de um arquivo requer a análise dos seguintes aspectos: localização,iluminação, arejamento, higienização, disposição e segurança. 360 - (2006/ Cespe – Ancine) Os arquivos correntes podem ser sistematizados de maneira centralizada ou descentralizada. 361 - (2005/ Cespe – ANS) Na elaboração do plano de arquivo, deve ser definida a centralização ou descentralização dos serviços de arquivo nas fases corrente e intermediária.

358 E

359 C

360 C

361 E

Gestão de Documentos 3 FASES básicas: PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO
271- (2007/ Cetro – Confea) O conjunto de procedimentos e operações técnicas a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é denominado (A) Arquivologia (B) Gestão do conhecimento (C) Gestão de documentos (D) Gestão procedimental (E) Gestão física documental 272- (2006/Cespe – MI) Em termos de fase arquivística, a gestão de documentos compreende a idade corrente.

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273- (2006/ Cespe – CLDF) Gestão de documentos é o conjunto de medidas e rotinas relativas à aplicação de técnicas e praticas arquivísticas para racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso e avaliação de documentos de arquivo. 274- (2006/ Cespe – CENSIPAN) Gestão de documentos é o nome dado, de modo geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas instituições. 275- (2005/ Cespe – TRE/MT) A gestão de documentos atende, fundamentalmente, os documentos da fase corrente. 276- (2005/ Cespe – funag) A gestão de documentos arquivisticos ocupa-se apenas dos documentos das fases intermediaria e permanente. 277- (2005/ Cespe – TRE/TO) Assinale a opção que apresenta as fases básicas da gestão de documentos. (A) Produção, avaliação e recolhimento (B) Tramitação, avaliação e divulgação (C) Produção, utilização e destinação (D) Tramitação, uso e divulgação (E) Produção, valoração e controle 278- (2005/ Cespe – IBAMA) Uma das fases básicas da gestão de documentos é a destinação. 279- (2004/ Cespe – SGA Arquivista) Gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.

271 C

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273 C

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Protocolo O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações: • • • • • • Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição/Distribuição Controle/Movimentação

207- (2007/ Cespe-UnB – Pref. Rio Branco/AC) O protocolo é uma atividade típica da fase corrente. 208- (2007/ Cespe – SEAD/FCPTN) De acordo com o ciclo de vida dos documentos, os arquivos dividem-se em correntes, intermediários e permanentes. Ao arquivo corrente refere-se a atividade de (A) Difusão (B) Restauração

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(C) Protocolo (D) Inventário 209- (2006/ Cespe – MI) O protocolo, pela natureza, é de responsabilidade dos arquivos intermediários. 210- (2003/Cespe – CNPq) A atividade de protocolo é responsabilidade típica do arquivo permanente. 211- (2008/ Cespe – MPE/RR) O setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso, além da abertura de processos e expedição de documentos, é identificado como arquivo setorial. 212- (2008/ Cespe – SECAD/TO) Recebimento, classificação, registro, movimentação, conservação e preservação são rotinas de protocolo. 213- (2008/ Cespe – FUB) Protocolo é a denominação do processo pelo qual um arquivo corrente é encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva. 214- (2008/ Cespe – INSS) Os documentos de arquivo protocolados devem ser arquivados permanentemente nos setores de protocolo. 215- (2008/ Cespe – TST/ Anal. Jud.) A expedição, a tramitação e a distribuição de documentos são atividades de protocolo. 216- (2008/ Cespe – MPE/AM) Além do setor de protocolo, todas as demais unidades de um órgão público têm responsabilidade pela expedição de documentos. 217- (2007/ Cespe – Pref. Mun. Vitória/ES) Nos órgãos públicos, o protocolo é responsável pelo registro, pela expedição dos documentos e pela abertura de processos. 218- (2007/ Cespe – Pref. Rio Branco/AC) As correspondências (cartas, memorandos, ofícios) e os processos devem ser registrados no protocolo antes de serem distribuídos aos destinatários. 219- (2007/ Cespe – TSE) As atividades de protocolo incluem o recebimento da correspondência, a abertura de processo e a distribuição de documentos. 220- (2006/ Cespe – MI) A expedição, o registro, a distribuição e a tramitação dos documentos são atividades típicas do protocolo. 221- (2005/ Cespe – ANTAQ) Nas organizações, os serviços de protocolo devem ser os responsáveis pelo controle do trâmite de documentos. 222- (2005/ Cespe – PRG-DF) É de competência do setor de protocolo o empréstimo de documentos. 223- (2004/ Cespe – STJ) A principal função de um setor de protocolo deve ser o empréstimo de documentos.

207 C 217 C

208 C 218 C

209 E 219 C

210 E 220 C

211 E 221 C

212 E 222 E

213 E 223 E

214 E

215 C

216 E

Procedimentos administrativos em relação a processo
540 - (2008/Fundac-PB-Cespe-UnB) A correspondência externa é aquela trocada entre órgãos de uma mesma instituição

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542 - (2008/Hemobras-Cespe-UnB ) Se uma correspondência oficial é encaminhada para um destinatário que não mais ocupa o cargo, ela deverá ser devolvida ao remetente com justificativa da sua devolução 544- (2008/Hemobras-Cespe-UnB) Se, de determinado processo,foi necessária a retirada de folhas, isto é, desapensação, nesse caso, as peças dos autos terão nova numeração de folhas. 545- (2008/Hemobras-Cespe-UnB) O processo é autuado pelo protocolo ou por unidade protocolizadora, mas a numeração de documentos incluídos posteriormente deverão ser numeradas e rubricadas pelo responsável pela inclusão. 550 – (2008/ME-Cespe-UnB) Desmembramento é o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição lega, é devolvido ao órgão de origem a fim de que sejam corrigidas ou sanadas falhas apontadas.

540 E

542 E

544 E

545 C

550 E

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